數字檔案資源整合與服務機制探討

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摘要：大數據背景下，數字檔案資源整合與服務同時面臨著新思維、新方式、新資源、新基礎設施、新能力和新權益等六個方面的發展機遇與挑戰，必須強化數字檔案資源整合與服務協同機制，重點做好數字檔案資源整合與服務頂層設計，建立數字檔案資源整合與服務利益平衡，加強數字檔案資源整合與服務全面監管，應用數字檔案資源整合與服務現代技術，培養數字檔案資源整合與服務綜合人才。

關鍵詞：數字檔案資源；資源整合；檔案服務；協同機制

現代信息技術的快速發展和廣泛應用推動了數字檔案管理方式的轉型，推動了數字檔案資源整合與服務機制的創新[1]。但是，受制于傳統檔案管理體制和管理模式，數字檔案資源整合發展不盡如人意，特別是數字檔案資源整合不全面、數字檔案資源服務不到位等問題，如何進一步充分整合和利用數字檔案資源，成為檔案管理部門的現實課題。因此，要對數字檔案資源整合與服務機制進行探討，提出構建數字檔案資源整合與服務機制現實路徑，建立數字檔案資源整合與服務的協同機制，推動我國檔案事業與時俱進。

一、數字檔案資源整合與服務的機遇與挑戰

1.數字檔案資源整合與服務的機遇。大數據時代，各國政府積極應用大數據技術推動政治經濟發展、提升社會管理水平和提高公共服務能力，中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》更是明確提出，檔案管理部門要“加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用”，數字檔案資源整合與服務面臨著新的發展機遇。大數據時代為數字檔案資源整合與服務帶來了以下六個方面的機遇[2]：第一，新思維機遇。在大數據時代，數字檔案資源整合與服務過程中以全新的管理思維，對數字檔案資源進行資產化管理，從而成為政府進行社會治理和提供公共服務的重要支撐，在助力數字經濟發展和創新社會治理中發揮著越來越重要的價值作用。第二，新方式機遇。在推進數字檔案資源整合與服務過程中，數字檔案資源的管理方式發生了根本性轉變，全生命周期、全過程管控、全要素管理成為必然要求，與大數據技術的深度融合、對數字檔案資源實施單套制與單軌制管理成為檔案資源管理發展方向。第三，新資源機遇。數字檔案資源成為國家推進信息化建設的戰略性資源和公共服務的競爭性資源，其價值與作用顯著提升，確保數字檔案資源的可信、可用、可追溯，成為數字檔案資源整合與發展的共同要求。第四，新基礎設施機遇。把數字檔案資源建設作為全社會基礎設施建設重要組成部分，是大數據基礎設施配套建設的重要支撐內容。第五，新能力機遇。對數字檔案資源的整合，關系到國家在數字化轉型背景下的可持續發展能力構建，也關系到民生服務保障能力建設，成為檔案走向社會、服務百姓的重要路徑，是大數據時代數字記憶、數字身份、數字生活、數字文化構建的基礎保障。第六，新權益機遇。數字檔案資源整合與服務機制的建立，關系到人類發展過往、現在與未來的留存與持續，與公民身份識別、隱私保護、權益保障等息息相關。因此，加強數字檔案資源整合與服務機制建立，是新權利建立與保障的重要內容。2.數字檔案資源整合與服務的挑戰。與數字檔案資源整合與服務機制建立所面臨的六個發展機遇相比，同樣面臨著六個方面的新挑戰，具體表現如下：第一，新思維挑戰。在數字檔案資源整合與服務機制建立過程中，要以多元主體數字治理的新思維，重點解決數字檔案資源法律可采性問題，確保數字檔案資源價值得到多方主體的共同認可，才能更好地發揮數字檔案資源對國家社會治理的支撐作用。當前，國家對數字檔案資源法律可采依據依然嚴格限定，從而影響了數字檔案資源的跨地域、跨層級、跨部門、跨系統的互信互認，對數字檔案資源的公信力和公共服務能力產生影響。第二，新方式挑戰。對數字檔案資源的整合，必須根據社會對檔案資源的多樣化需求進行改進，使數字檔案資源在服務的過程中更加便捷，為檔案資源利用人員提供多渠道、多路徑、多方式的應用，要求數字檔案資源必須要從雙套雙軌管理方式轉向無紙化單軌制管理。第三，新資源挑戰。數字檔案資源的整合，就是為了更好地用數據說話、用數據管理、用數據決策，對檔案信息孤島進行突破。當前，數字檔案資源的共建共享共用，成為數字檔案資源整合與服務的瓶頸，必須建立全新的檔案資源觀，推進數字檔案資源的信息開發，更好地解決數字身份認同問題，實現“讓數據多跑路，讓百姓少跑腿”，從而更好地保障個人合法權益的核心基礎數據資源。第四，新基礎設施挑戰。為了更好地適應信息技術的發展，要加強數字檔案資源整合與服務新機制的建立，在信息基礎設施建設過程中，必須把數字檔案資源建設作為有機組成部分，探討現代信息技術對數字檔案資源工作轉型的深度應用，包含數字檔案資源采集從基于目標的局部采集向全面場景采集，數字檔案資源類型從單一來源向多源異構轉變，在數字檔案資源采集過程中實現非結構化數字檔案資源線上線下深入融合、云備份和云存儲的轉變，建立不同行業、不同區域、不同層級的統一數字檔案資源協同建設體系和服務機制。第五，新能力挑戰。一方面，數字檔案資源整合與服務機制的建立，對復合型人才隊伍建設要求更高，必須增強檔案管理人員的大數據觀，對數字檔案資源的復雜特征進行深度學習，重點加強數字檔案資源多樣性、數字記憶多元性、數字身份認同多維性的知識重構。另一方面，檔案管理部門要基于大數據發展形勢，提升跨領域合作的數字檔案資源整合與服務協同能力，提升數字檔案資源在社會數據治理和數字文化建設以及數字信息生態建設中的服務水平。第六，新權益的挑戰。數字化時代，數字檔案資源應用范圍十分廣泛，數字檔案資源整合與服務涉及國家信息安全、個人隱私保護、企業商業秘密安全等多方面的挑戰。而且，數字檔案資源在身份認證方面的應用，可能導致隱私泄露問題；數字檔案資源應用，可能對特定人群權益產生負面影響，要重點關注。

二、數字檔案資源整合與服務機制構建路徑

數字檔案資源整合與服務機制，必須建立在協同機制基礎之上，通過協同機制的建立，實現優勢互補、互利共贏的檔案管理新機制。重點是要建立數字檔案管理協同、組織協同和技術協同[3]。1.做好數字檔案資源整合與服務頂層設計。加強數字檔案資源整合與服務協同機制頂層設計，要從系統論出發，樹立全局觀念，根據數字檔案資源整合與服務新目標，基于用戶需求開展全面總體設計，建立多維度、多視角、多層次的數字檔案資源協同管理機制[4]。第一，要制定數字檔案資源整合與服務機制的戰略規劃，不僅要站在全局高度建立符合國家數字資源整合與服務的整體發展規劃，也要站在行業角度建立符合檔案管理部門和合作部門利益的具體實施方案。第二，要更加注重協同合作，抽調多部門的檔案管理技術骨干和優秀人員，建立跨機構的綜合管理部門，探索數字檔案資源的跨部門、跨地域、跨行業、跨層次管理模式。第三，強化檔案管理部門主體認同性，要求檔案管理部門化被動為主動，主動優化檔案管理人才隊伍，引入數字檔案資源管理先進理念，完善數字檔案資源整合與服務協同工作機制，建立檔案主體地位。2.建立數字檔案資源整合與服務利益平衡機制。數字檔案資源整合與服務協同機制的建立，本質上就是一個利益平衡機制的建立，主要是由于數字檔案資源整合涉及主體更加復雜，涉及節點更加多樣，如何實現資源合理配置，關鍵就是要對各個環節和各個主體的利益進行平衡，避免協同機制利益沖突[5]。第一，要制定合理的協同合作方案，對數字檔案資源整合與服務中的利益需求進行充分調研，以利益需求為基本出發點，與博物館、圖書館等機構合作，同時也要從社會整體效益出發，建立以用戶需求為目標的協同合作方案。在與相關商業機構合作的過程中，要基于經濟效益發揮數字檔案資源優勢，制定個性化的整合與服務合作方案。在與個人合作的過程中，檔案管理部門更是可以制定個性化的合作方案，為其提供專業的數字檔案資源存檔環境，更好地保障個人合法權益。第二，建立數字檔案資源整合與服務協同反饋機制，對合作過程中的問題、進度進行及時跟蹤反饋，同時對協同合作意向和合作協議進行完善，確保數字檔案資源整合與服務協同機制的持續推進。3.加強數字檔案資源整合與服務的全面監管。建立數字檔案資源整合與服務協同機制，必須統一標準、統一要求、統一規范，要建立健全相關管理辦法和條例，形成全方位的監督工作體系[6]。首先，為了確保數字檔案資源整合與服務規范運行，必須建立相關管理規章制度，落實到具體工作中，要建立數字檔案資源管理辦法，實施數字檔案資源整合與服務協同職責體系、管理規范、考核辦法等多個制度，也要充分發揮相關法律制度效力，對數字檔案資源整合與服務中的矛盾糾紛進行規范，建立數字檔案資源整合與服務良好秩序。其次，重視知識產權保護，建立數字檔案資源整合與服務有效知識產權管理體系，保障數字檔案資源整合與服務多個主體的合法權益，也便于應用數字檔案資源。4.應用數字檔案資源整合與服務現代技術。數字檔案資源整合與服務協同機制的建立，要充分應用現代信息技術，增強資源的適應性。首先，通過元數據整合技術，把分散異構的數字檔案資源采用關聯數據的方式，通過URI（統一資源標識）或者HTTP（超文本傳輸協議）等，實現技術統一，最終構建完整的數字檔案資源數據庫。其次，通過一站式信息服務系統的應用，構建數字檔案資源技術服務平臺，為檔案用戶提供一站式檔案資源檢索服務，即統一元數據標準和數據轉換接口，對數字檔案資源進行合理獲取，并基于語義技術的應用搭建數字檔案資源語義模型，對數字檔案元數據進行統一著錄，構建一個統一的技術服務平臺。最后，通過數字檔案資源分類去重技術的應用，建立數字檔案資源多維分析數據庫，并在數字檔案異構資源共建環境中，建立安全性高的分布式數字檔案數據系統，實現聯網聯庫檢索應用服務。5.培養數字檔案資源整合與服務綜合人才。數字檔案資源整合與服務協同機制的建立，要求管理服務人員不僅要精通單一主體知識，還要熟悉合作方的需求，培養綜合人才是當務之急。首先，采取聯合培養模式，定期組織交流學習培訓活動，不僅要培養其專業檔案管理知識，還要培養其綜合管理、服務模式等方面知識，培養跨機構人才隊伍。其次，強化專業知識與技能培養，根據數字檔案資源整合與服務協同機制建設要求，結合實際需求強化信息技術培訓，加強全方位人才培養。最后，加強對檔案管理與服務人員的技術培訓，重點是加強對數字檔案資源整合與服務專業能力和技術的培訓，提升人員檔案管理與服務專業技能。建設數字檔案資源整合與服務協同機制，是檔案管理在數字化背景下的必然選擇，也是檔案管理服務工作整體提升的必然路徑。檔案管理部門要以用戶需求為中心，借助社會各方力量，勇于打破檔案管理界限壁壘，著眼全局觀念與視角，融合技術協同、管理協同、人員協同，充分發揮檔案數字資源社會價值，為用戶提供更加便捷優質的檔案服務。

參考文獻

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[4]孫俐麗，吳建華.關于國家數字檔案資源整合與服務機制頂層設計的初步思考[J].檔案學研究，2016（1）：57-61.

[5]許濟滄，安小米.國外數字檔案資源整合與服務機制類型研究[J].北京檔案，2016（8）:22-25.

[6]肖靜萍，朱一麗.面向用戶的數字檔案資源整合：國外研究及借鑒[J].檔案學研究，2017（2）:98-101.

作者：劉劍雄