高職院校干部人事檔案管理機(jī)制探討

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摘要：本文應(yīng)用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢、機(jī)會和劣勢、威脅進(jìn)行深入分析，提出通過完善規(guī)章制度建設(shè)、造就專業(yè)檔案人才隊(duì)伍、加快檔案數(shù)字化進(jìn)程、發(fā)揮干部人事檔案功能、確保檔案安全管理等措施，加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理機(jī)制建設(shè)，提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：SWOT分析法；高職院校；干部人事檔案；管理機(jī)制

SWOT分析法，是在調(diào)查與研究對象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機(jī)會、威脅等基礎(chǔ)上，運(yùn)用系統(tǒng)分析的思想，制訂發(fā)展戰(zhàn)略、計(jì)劃及對策的一種綜合分析方法。運(yùn)用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理進(jìn)行分析，是面對新時(shí)期、新形勢，在高職院校干部人事檔案管理過程中，需要正確認(rèn)識到其內(nèi)部環(huán)境中優(yōu)勢和劣勢，以及外部環(huán)境帶來的機(jī)會與威脅，通過“內(nèi)外兼修、知行并重”，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理水平有效提高。

一、高職院校干部人事檔案管理SWOT分析

高職院校干部人事檔案是直接反映學(xué)校人才情況的真實(shí)記錄和重要載體，是學(xué)校人事管理的重要組成部分。隨著社會快速發(fā)展，人才競爭愈演愈烈，干部人事檔案對學(xué)校發(fā)展的作用日益凸顯，為學(xué)校未來規(guī)劃、發(fā)展提供了強(qiáng)有力的人才支撐。應(yīng)用SWOT分析法，綜合分析高職院校干部人事檔案管理的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢以及外部機(jī)遇、挑戰(zhàn)，有利于正確認(rèn)識其內(nèi)外部形勢，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制。1.優(yōu)勢（Strengths）分析高職院校干部人事檔案是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容，是“重中之重”。學(xué)校干部人事檔案記錄了教師、職工的相關(guān)個(gè)人信息以及個(gè)人經(jīng)歷過的大事件，是個(gè)人成長軌跡的客觀記錄，也是一個(gè)人從出生、學(xué)習(xí)到工作的縮影。在強(qiáng)調(diào)“人才是第一資源”的新時(shí)期，干部人事檔案管理對高職院校各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更為突出，尤其是在人力資源管理方面，干部人事檔案管理的科學(xué)化、合理化、信息化水平直接影響了學(xué)校人力資源開發(fā)和利用水平。干部人事檔案為學(xué)校進(jìn)行人力資源管理提供了客觀、可靠、可信的依據(jù)。從微觀來看，干部人事檔案是學(xué)校對教師和職工進(jìn)行信息核查、考核錄用、培訓(xùn)培養(yǎng)的重要途徑；從宏觀來看，通過查閱學(xué)校內(nèi)部教師和職工的檔案信息，更加充分了解教職工的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)績成果、工作表現(xiàn)等，合理配置、優(yōu)化人才資源，針對性開發(fā)和應(yīng)用，促使人崗匹配、才盡其用。同時(shí)，掌握學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)，找出人才空缺，為學(xué)校的人力資源規(guī)劃做出合理、科學(xué)的預(yù)測。2.劣勢（Weaknesses）分析一是干部人事檔案管理人員意識薄弱。高職院校干部人事檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部性、保密性強(qiáng)的工作特性，從事該項(xiàng)管理工作的人員多是默默無聞，難以凸顯工作成績。因此，常常處于“口頭上重視、行動(dòng)上忽視”的尷尬地位。此外，大多數(shù)人存在“檔案管理沒有難度、誰都可以做”的偏見，忽視了檔案管理的專業(yè)性，尤其是干部人事檔案管理的專門性、特殊性，導(dǎo)致干部人事檔案管理隊(duì)伍力量薄弱。二是干部人事檔案管理體制機(jī)制落后。從目前很多高職院校來看，干部人事檔案存在各自為政、分散管理的現(xiàn)象，未能按要求及時(shí)統(tǒng)一規(guī)整到人事管理部門。例如，反映教師學(xué)術(shù)研究、學(xué)生管理工作、教學(xué)獎(jiǎng)懲等材料，分散保存在了相關(guān)業(yè)務(wù)科室，加劇了干部人事檔案收集、歸檔的困難。三是干部人事檔案管理方法滯后。大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案管理要跟上新時(shí)代智能化發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。但其數(shù)字化管理仍然相對滯后，體現(xiàn)在起步較遲、設(shè)備較差、利用率較低、從事干部人事檔案管理工作的人員不夠?qū)I(yè)。3.機(jī)會（Opportunities）分析一是黨和國家高度重視檔案工作。檔案記錄了歷史、傳承了文明，在現(xiàn)代乃至未來都發(fā)揮著服務(wù)社會、造福人民的作用，是黨和國家事業(yè)發(fā)展、社會治理過程中不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作。

二、構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機(jī)制的建議

高職院校干部人事檔案管理水平直接影響著學(xué)校人事管理的質(zhì)量、水平和效率。新時(shí)期，構(gòu)建符合國家教育發(fā)展方針以及高職院校發(fā)展實(shí)際的干部人事檔案體制機(jī)制迫在眉睫。在SWOT分析基礎(chǔ)上，對構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機(jī)制做了一些探索。1.強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，完善規(guī)章制度建設(shè)一是貫徹執(zhí)行《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、新《檔案法》及相關(guān)政策規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)《干部人事檔案工作條例》，按要求完成干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定科學(xué)的、有效的、配套的、切實(shí)可行的干部人事檔案管理制度，規(guī)范檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞等流程，細(xì)化檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔、信息化等規(guī)定，確保干部人事檔案管理有章可循、有制可守。二是將干部人事檔案管理納入高職院校檔案事業(yè)建設(shè)中來，列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，組建檔案管理相應(yīng)機(jī)構(gòu)，高效、切實(shí)解決干部人事檔案管理中遇到的重大問題，確保干部人事檔案管理工作正常有序，且順利開展，發(fā)揮干部人事檔案的重要作用。三是重視檔案工作宣傳教育，組織領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)干部人事檔案以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，促使各級領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理，擴(kuò)大教職工的知曉度，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正意識到檔案與其切身利益的密切相關(guān)性，從而樹立起強(qiáng)烈的檔案管理、維護(hù)意識，進(jìn)而促進(jìn)干部隊(duì)伍建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)，提升學(xué)校人文內(nèi)涵。2.強(qiáng)化學(xué)習(xí)培養(yǎng)，造就專業(yè)檔案人才隊(duì)伍首先，加強(qiáng)人事檔案專業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)。高職院校人事管理部門作為干部人事檔案集中管理部門，應(yīng)選擇一些政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、忠誠擔(dān)當(dāng)、作風(fēng)正派的專職干部從事干部人事檔案管理工作，并進(jìn)行擇優(yōu)培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案專業(yè)化、專門化管理。為了滿足人事管理需要，還需培養(yǎng)和儲備一些兼職的檔案管理人員，使其掌握基本的人事檔案收集、整理規(guī)范，逐漸形成一支專兼職相配合的干部人事檔案管理隊(duì)伍。其次，加強(qiáng)對其他業(yè)務(wù)科室的指導(dǎo)培訓(xùn)。人事管理部門會同檔案管理部門，對其他業(yè)務(wù)科室相關(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，強(qiáng)化干部人事檔案管理工作流程，明確與干部人事有關(guān)的材料、信息應(yīng)及時(shí)歸類歸檔，移交人事管理部門，避免丟失、缺漏，逐漸形成各部門協(xié)同管理機(jī)制。最后，強(qiáng)化人事檔案管理人員繼續(xù)教育。鼓勵(lì)、支持人事檔案管理人員參加有關(guān)檔案管理部門舉行的業(yè)務(wù)培養(yǎng)、行業(yè)內(nèi)繼續(xù)教育，進(jìn)一步了解、熟悉人事檔案管理的內(nèi)容、流程，引導(dǎo)他們主動(dòng)不斷更新理念、提高技能、創(chuàng)新工作方式方法，造就學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型管理人才。3.強(qiáng)化信息建設(shè)，加快檔案信息化進(jìn)程隨著信息化時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)推動(dòng)檔案信息化向縱深發(fā)展，也對高職院校干部人事檔案管理提出了信息化、數(shù)字化要求。為確保干部人事檔案管理工作的有效、高效運(yùn)作，在規(guī)范人事紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，各高職院校應(yīng)利用現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化。首先，重視檔案信息化的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是檔案信息化取得實(shí)效的關(guān)鍵。其次，對照國家關(guān)于干部人事檔案管理的規(guī)范要求，進(jìn)行高職院校干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)，形成一整套可操作、合規(guī)范、高標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。最后，在上述基礎(chǔ)上，探索并逐步建立學(xué)校人事檔案管理平臺，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺。利用數(shù)字化技術(shù)授予不同使用者相應(yīng)的利用權(quán)限，當(dāng)事人可以直接從計(jì)算機(jī)中調(diào)閱和打印檔案，對人事檔案內(nèi)容信息進(jìn)行刪減、添加、修改、更新等，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充完善。4.強(qiáng)化服務(wù)管理，發(fā)揮干部人事檔案功能“管好檔案”最終是為“用好檔案”服務(wù)，干部人事檔案管理，最終目的是為干部人事工作提供真實(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息，為干部考核、任免、晉升、調(diào)動(dòng)等工作服務(wù)，為學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)、師資力量建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)資料參考。因此，高職院校應(yīng)強(qiáng)化干部人事檔案管理服務(wù)意識，提高檔案利用率，以充分發(fā)揮干部人事檔案資政、服務(wù)功能。一方面，必須加強(qiáng)對檔案日常工作的管理，仔細(xì)核查干部身份，包括年齡、學(xué)歷、任職情況等，確保提供的個(gè)人信息真實(shí)有效。另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案信息更新，如工資、職稱、職務(wù)變動(dòng)等，確保檔案服務(wù)效能提高。與此同時(shí)，應(yīng)建設(shè)完善干部人事檔案利用、查閱等管理制度，明確干部人事檔案利用范圍、查詢流程，做好查詢登記、防止檔案信息泄露。5.強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制，確保檔案安全管理檔案安全是檔案工作的底線。高職院校干部人事檔案安全關(guān)乎學(xué)校、教職工的發(fā)展、切身利益，無論是損毀、丟失檔案實(shí)體還是泄露檔案所記載的特定信息，都將對學(xué)校、教職工造成難以估量且無法挽回的損失。因此，高職院校必須堅(jiān)持檔案工作的安全底線。一是建立完善干部人事檔案工作責(zé)任制，明確人員分工、落實(shí)責(zé)任。形成以黨委領(lǐng)導(dǎo)班子為核心的干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從領(lǐng)導(dǎo)層面重視檔案安全工作。同時(shí)，以人事管理部門為主要成員組建干部人事檔案管理辦公室或工作組，建立完善安全管理制度，加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，宣揚(yáng)檔案安全防范意識，形成“人人有責(zé)”的檔案安全管理氛圍。二是建立健全檔案安全工作機(jī)制以及風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)急管理機(jī)制，形成檔案安全工作常態(tài)化管理，讓管理人員充分認(rèn)識到各類風(fēng)險(xiǎn)因素的特點(diǎn)及后果，進(jìn)而采取積極有效的措施應(yīng)對，推進(jìn)人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)，確保干部人事檔案實(shí)體安全、信息安全。

三、結(jié)語

通過SWOT分析，明確了高職院校干部人事檔案管理面臨的內(nèi)外形勢、機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的有效管理、高效利用，充分發(fā)揮其在學(xué)校發(fā)展、教職工發(fā)展中的重要作用，探索從規(guī)章制度建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)、檔案數(shù)字化管理、安全保障等方面構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)高職院校干部人事檔案專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，彰顯新時(shí)期干部人事檔案管理工作的實(shí)效。

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作者：甘鳳 何家莉