大型供電企業檔案精益化管理措施

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摘要：國務院提出關于東北老工業基地振興發展的戰略部署，對沈陽地區電網發展提出挑戰，同時對記錄電網建設的全過程、反映電力企業管理成果的檔案管理工作也提出新的要求。沈陽電網檔案管理工作存在諸多問題，已經不能適應沈陽電網高速發展需求，唯有精益管理，才能充分發揮引領作用，為沈陽振興發展提供堅強的電力保障。因此，構建適應東北老工業基地振興發展戰略的電網檔案體系勢在必行。

關鍵詞：企業；檔案；精益化管理

電力企業檔案是電網建設、運營與發展過程的真實記錄，是企業電網建設、資產運營、安全生產、營銷服務等管理的重要憑證與依據，對維護企業員工合法權益具有十分重要的意義，是企業不可或缺的信息資源和重要資產。近年來，隨著國家投資建設項目逐漸增多，沈陽供電公司（以下簡稱“公司”）業務部門間的分工越來越細，歸檔文件材料日漸增多，面對檔案數量大、管理環節多、檔案管理模式落后等問題，變革傳統檔案管理方式已經勢在必行。

一、電力企業開展檔案精益化管理的意義

1.實施檔案精益化管理是建設電網的需要。電網建設項目檔案記錄了電網建設的全過程，反映工程管理的真實情況。電網建設項目檔案管理在電網建設過程中是一項系統全面的工作，貫穿工程開工至竣工的各個階段，一套完整、準確、系統、齊全的電網建設項目檔案體現了該工程的原始記錄和真實形象。檔案工作中發現的問題，往往是工程管理和施工管理中的漏洞和缺陷，通過開展檔案精益化管理，規范項目文件編制要求，提升工程檔案管理水平，可以倒逼工程管理，改進工程管理中的問題，促進工程管理水平的提升。同時，電網建設項目檔案是項目驗收投產的依據、企業運維經營的前提及其他后續工作的基礎，做好此項工作能夠為企業運維體系的完善提供有效保障，為電網建設提供有力支撐。2.實施檔案精益化管理是法治電網的需要。檔案具有管理借鑒、技術積累、經驗參考、成效評估等重要參考價值，是企業合法運營的憑證、法治水平的展示、依法維權的依據、責任追溯的主線。檔案管理是為企業當好“參謀”、提供“鏡鑒”、規避風險的重點環節，也是公司依法治企的重要工作。開展檔案精益化管理工作是企業依法決策、依法經營管理、依法維護正當合法權益的重要憑據。3.實施檔案精益化管理是文化電網的需要。檔案是企業文化的傳承者，是企業文化之根。檔案工作真實全面地記錄了企業創新發展的歷程，把企業的歷史記錄保存下來，經過長期積淀，成為了公司企業文化的重要來源和標志。開展檔案編研和開發利用等精益化工作，能夠有效地促進企業文化和公司價值的傳播，以檔案真實的力量講述公司各個方面的發展業績，形成對企業文化和公司價值的高效傳播，對推進企業文化建設、弘揚企業精神、塑造企業形象起到積極的作用。4.實施檔案精益化管理是服務電網的需要。檔案能夠為員工提供最原始的憑證，做好檔案工作，對于維護企業員工合法權益具有重要意義。只有不斷適應員工需求變化，強化細化服務功能，尋求更有效的服務途徑，提高檔案利用的質量和水平，才能更好地維護員工合法權益，更好地體現檔案的價值、發揮檔案的作用。

二、電力企業開展檔案精益化管理的措施

1.進一步完善檔案管理制度體系。公司認真貫徹執行業務標準規范，實施檔案精益化管理，提高工作質量，建立并不斷完善《國網沈陽供電公司檔案管理實施細則》及各門類檔案管理辦法，針對國家檔案局下發的《企業文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《國家電網有限公司電網建設項目檔案管理辦法》《國家電網公司關于文書檔案整理規范等九項檔案業務規范》等文件，結合沈陽公司實際，完善《國網沈陽供電公司檔案歸檔制度》，細化文書、工程項目等12項檔案歸檔范圍、保管期限及分類細則，使檔案工作做到有章可循、有據可依。另外，為適應電網建設不斷發展的實際，創新建立檔案交底制度，強化“三納入”“四參加”“四同時”制度的完善與執行力度，按照“嚴格工程質量管理、嚴格工程檔案管理”的雙嚴要求，堅持做到“三落實”（組織落實、制度落實、管理落實）及“四同步”（計劃同步、管理同步、檢查同步、驗收同步），確保歸檔資料的完整、準確、規范[1]1。2.進一步完善檔案管理組織體系。（1）實施分級管控。公司檔案部門是檔案的歸口管理部門，負責全公司文書、會計、聲像、實物、人事、建設項目等各種門類、載體檔案的集中統一管理。公司堅持“統一領導，分級管理”原則，構成由分管領導負總責、辦公室履行管理職能、檔案管理服務中心履行具體職責的組織體系。公司領導一直將檔案工作作為提高企業管理水平的重要手段，并將檔案工作列入公司年度工作計劃，為檔案工作順利開展提供了強有力的支持。檔案部門在專職檔案管理人員層級基礎上，不斷完善檔案管理二級網絡，要求每個專業部門、單位至少設置一名兼職檔案員，負責各部門、單位的檔案形成、積累、整理、歸檔工作。共設置二級檔案室40個，兼職檔案員85人，形成完整的檔案管理網絡體系，為加強檔案管理工作提供了堅強的組織支撐。（2）明晰管理職責。檔案工作涉及與人資、社保、建設、運維檢修、電纜、安裝公司等多部門配合和資料的承接，具有管理、服務和政治性的特殊使命，在重大工程和事件的驗收及追溯中扮演著舉足輕重的角色。結合公司實際工作，細化檔案歸檔范圍，制定完善會計、聲像、實物、人事、工程項目等各門類檔案歸檔范圍及歸檔要求。同時將歸檔工作融入科研成果發布、工程竣工驗收等各環節，嚴格落實檔案歸檔要求，發現問題及時提出，并認真整改，確保歸檔檔案內容完整、分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊標準。3.進一步完善檔案管理保障體系。（1）收集歸檔。根據國家檔案局文件精神，強化企業檔案資源的整合與管理，調整和擴大檔案收集范圍、收集門類，逐步建成內涵豐富、門類齊全、結構合理、載體多樣、富有特色的檔案資源體系。為了確保收集工作，我們重點采取幾個方面措施：一是細化檔案歸檔范圍。根據上級標準，結合公司實際工作，制定完善各門類檔案歸檔范圍及歸檔要求。文書檔案編制出每個部門的歸檔范圍，每年年初都通過公司內部網絡下發到各單位，并定期到各部門跟蹤指導，監督歸檔制度的執行。二是從源頭上加強對檔案資源的監督指導。對于公司重點工作、重大活動、重要事件、重大建設工程項目檔案等，要全過程監督指導，及時做好檔案的收集歸檔工作。針對農網改造升級工程項目和66kV及以上工程檔案，分別制作了“動態指導書”和“檔案歸檔資料進程管控清單”，確保各項資料規范、完整、準確，對項目建設全過程控制起到了重要作用，實現了“應交盡交、應歸盡歸、應收盡收”。三是科學整合檔案信息資源。打破部門和條塊的分割，建立以檔案部門為主導，各專業主管部門密切配合，檔案部門集中統一管理的檔案資源架構。（2）數字管理。檔案信息化是實現檔案現代化的必由之路。公司圍繞實現檔案“信息數字化、管理自動化、服務智能化”的目標，實施“數字化帶動”戰略[2]149；以室藏檔案目錄全部數字化、重要檔案全文數字化為重點，開展檔案信息化建設；將檔案信息化建設納入企業信息化建設總體規劃，使公司檔案工作逐步向自動化、信息化、網絡化轉變。公司檔案管理已完成從業務信息系統到檔案信息系統的數據轉換，實現文檔實體與電子文件“生成一體化、管理一體化、利用一體化和規范一體化”的全鏈條式檔案信息體系[3]137。實行痕跡化管理，通過查證協同辦公系統保留下來的文字、圖片、電子檔案等，追溯發生的生產經營活動，保證公司電子檔案不流失，同時也可以明確責任。通過“全痕跡”建立“大數據”，定期在海量數據中實現檔案信息的挖掘分析，為公司的各項管理工作及領導決策提供有力支撐[4]45。做到傳統與非傳統并行，紙質與電子并存，網上與網下互動，創造檔案更大的活力和空間。既要及時有效提供檔案原件的借閱、復制和送檔案到現場等服務，還要為公司的專業部門和職工提供計算機查閱、檔案信息公開、公司內網查詢利用等數字化檔案利用，實現檔案價值的深度挖掘和利用。（3）培訓指導。針對兼職檔案員檔案專業知識相對薄弱、人員更換比較頻繁這一問題，采取了集中指導和分散指導相結合的指導方式，即每年針對二級檔案室的兼職檔案員開展定制化業務培訓，著力提升兼職檔案員的專業素質和業務能力。通過老帶新、師帶徒，研發檔案知識管理平臺，集網上培訓、工作交流、考核評價為一體，實現網絡學習常態化。通過組織檔案協作組活動、專題講座、專項檢查、交叉互查、現場觀摩等形式，開展形象生動、形式多樣、內容豐富的檔案交流，實現培訓交流多元化，逐漸形成一支技術精、作風硬、素質高的檔案隊伍。（4）業務宣傳。采取多種途徑和手段加大檔案的宣傳力量，擴大檔案的宣傳范圍，設計宣傳主題，創新宣傳形式，不斷提高檔案部門的影響力。在公司內部各個層面營造濃烈的檔案氛圍，努力擴展檔案工作的廣度和深度。一是構筑以檔案借閱學習室為主的宣傳園地，通過榮譽墻展示、制作懸掛宣傳牌板等方式，使員工抬頭能見、側耳能聞；二是形成以公司門戶網站、網絡大學、微信群等新媒體方式為主的宣傳模式，適時調整、更新、充實內容，增強檔案宣傳教育實效；三是開展主題鮮明、內容豐富、形式靈活的教育活動，通過答題、競賽、培訓、經驗交流、專題講座等方式，豐富檔案宣傳教育內涵，實現人人心中有檔案，從而實現檔案宣傳的全面覆蓋，增強全公司員工的檔案意識，為檔案收集創造條件。4.進一步完善檔案管理服務體系。（1）提供編研產品。加大開發力度，充分挖掘檔案資源的價值，活化信息應用管理，凸顯公司各階段管理特色。與相關部門聯合，及時匯集、整理檔案利用的優秀典型成果，制成展牌或專欄進行展示，配合黨群工作部推出優秀共產黨員先進人物事跡、“青春心向黨、建功新時代”等典型成果，努力把“死檔案”變成“活信息”，更好地為公司各層級服務。積極開展檔案編研工作，以庫藏檔案為基礎，新編、續編檔案編研成果十余項并編輯成冊，客觀、真實、完整地續寫公司年鑒。著有《專業技術職務任職資格匯編》《組織機構沿革》《榮譽錄》《國有土地使用證匯編》《房屋所有權證匯編》《變電工程簡介》《干部任免錄》《大事記》《年鑒》等。（2）提供貼近服務。隨著社會檔案意識的不斷增強，員工個人對檔案的利用需求越來越多，依法獲取自身信息的知情權要求不斷提升。公司以職工需求為導向，提供網絡化、智慧型服務，擴展服務范疇，提升服務能力，開展檔案專題培訓，推出檔案編研成果。通過與相關部門密切配合，建立和完善民生檔案信息資源，制定民生檔案的歸檔范圍及管理辦法，進一步整合各類民生檔案信息資源，創新檔案工作服務民生的途徑和辦法，加大民生檔案的管理力度，實現民生檔案的信息資源共享。建立惠及全公司員工的多元民生檔案利用體系，認真梳理室藏檔案，積極把涉及民生的各類檔案、信息及時整理、鑒定出來，方便公司員工查閱利用，更好地維護職工的合法權益。

參考文獻

[1]張惠瓊.淺談建設項目檔案管理與項目管理同步實施[J].廣東造船，2013（4）.

[2]王金蘭.智能化時代下的檔案管理新模式探討[J].卷宗，2019（19）.

[3]符昌慧.文檔一體化管理的思考[J].產業與科技論壇，2012，11（22）.

[4]張慧鑫.大數據時代檔案信息化建設措施[J].卷宗，2019（36）.

作者：金梅