如何加強產業功能區檔案管理

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摘要：產業功能區建設是成都市委認真落實中央、四川省委推進高質量發展決策部署的創新先導之舉，已整合形成14個產業生態圈、66個產業功能區，產業形態發生了質的飛躍。成都市城市建設和自然資源檔案館圍繞“站位全局發揮專業優勢，主動找準檔案服務切入點，突出抓好產業功能區檔案服務”的原則，對標國內先進地區，結合產業功能區檔案工作現狀，走訪調研部分園區管委會和企業，針對難點問題圍繞檔案工作提檔升級作了謀劃思考，并提出了相關建議。

關鍵詞：產業功能區；檔案管理；園區檔案

產業功能區建設是成都市委認真落實中央、四川省委推進高質量發展決策部署的創新先導之舉。近年來，在重新審視和反省傳統產業園區發展模式后，成都市圍繞建設現代化開放型產業體系，以產業生態圈引導功能區建設取得了階段性成效，以產業功能區為牽引優化空間結構重塑經濟地理的態勢全面形成，已整合形成14個產業生態圈、66個產業功能區，產業形態發生了質的飛躍。面對新發展形勢，按照成都市檔案局部署“站位全局發揮專業優勢，主動找準檔案服務的切入點，突出抓好產業功能區檔案服務”，成都市城市建設和自然資源檔案館結合產業功能區檔案工作現狀，回顧歷史，走訪調研部分產業園區管委會和企業，對標國內先進地區，針對難點問題圍繞檔案工作提檔升級謀劃思考，提出相關建議。

一、基本情況

產業園區檔案是園區管委會及園區內各單位在開發、建設、管理活動中形成的具有保存和利用價值的歷史記錄，是提高園區工作質量和效率的重要基礎，是國家檔案資源的重要組成部分。成都產業發展隨著國家經濟發展變革，產業布局隨之發生變化。從特殊背景下的“三線”建設開始，到20世紀80年代蓬勃發展，再到90年代改制轉型，經濟工作的重要承載空間和組織方式不斷提升和演進。企業檔案管理工作圍繞經濟建設改革開放大局，經歷了從無到有，從各個行業主管部門歸口管理到分散園區統籌管理的模式轉換。成都市工業園區檔案工作經歷了兩個發展高峰期：一是截至2007年底，成都市20個工業集中發展區有12個管委會機關達到了四川省檔案規范化管理省級標準；二是從2015年到2017年，為貫徹國家檔案局在天津召開的開發區檔案工作座談會精神，成都市檔案局對成都市成華區龍潭總部經濟城管委會、成都海峽兩岸科技產業開發園管委會、青白江區現代物流與商貿園區管委會創建“成都市工業（產業）園區檔案規范化管理示范園區”進行了認定，以點帶面引導工業園區檔案工作發展；并于2017年轉發貫徹《四川省產業園區檔案管理辦法》。在目前構建產業生態圈、建設產業功能區“產研城”一體發展的新定位中，如何為科技創新型新興企業提供建檔用檔服務，滿足“辦事不出功能區”的新需求，成為園區檔案工作的新挑戰。從某種角度來看，如今企業檔案工作的主陣地已經轉向產業功能區，必須謀求園區檔案管理工作的變革。

二、園區檔案工作新形勢下的新問題和需求

園區企業日益增長的檔案工作新需求與園區檔案工作傳統模式之間的不平衡，正在成為企業檔案管理工作的主要矛盾。

（一）園區企業面臨的問題

進駐園區的企業主要是不同主體的國有、民營、外資、合資等不同所有制形式的企業，自負盈虧，自主經營。受規模、盈利狀況、行業特點、人員素質和檔案意識等各種條件限制，檔案管理水平差異較大。國有企業檔案管理工作比較規范，大多數其他企業檔案工作處于比較基礎狀態。主要有以下問題：1.政策法規不清。企業檔案工作人員對于國家和地區管理機構的政策法規和相關規范缺乏了解，在檔案工作規劃和開展的過程中，缺乏標準，導致檔案工作無方向性，不能滿足企業對檔案發展的要求。2.專業指導缺乏，信息渠道不暢。部分企業檔案工作人員沒有檔案專業背景，缺乏專業的檔案基礎知識，缺乏專業的檔案信息渠道，又不能獲得專業的指導，無法了解最新的檔案管理模式、方法和技術等前沿信息，導致檔案工作包括檔案收集、整理和著錄等方面不規范，不利于檔案的利用和開發，跟不上時代的發展。3.區域交流不夠。園區企業多屬于高新科技企業，檔案工作有數量大、種類多、專業性強等特點，企業之間檔案工作存在很多共性問題，目前各企業各自為戰，不能進行資源共享和經驗交流。

（二）園區企業的需求

園區企業普遍希望檔案機構能夠提供以下服務：1.政策法規咨詢。提供專業的政策法規咨詢，保證企業檔案工作有正確方向，符合規范要求。2.檔案專業指導培訓。開展企業檔案人員的指導工作，對園區內企業檔案工作進行監督和指導，培養企業管理人員的檔案意識，提高檔案工作地位，對于企業檔案工作中出現的問題提出合理的專業化建議，保證企業檔案工作規范開展；定期對法律法規、行業規范、管理手段等各方面進行培訓，提高企業檔案管理水平。鑒于目前園區企業眾多，檔案管理水平差異較大，可以先提供無償培訓的基礎培訓，主要針對管理水平較低、檔案人員業務能力較差的企業，逐步提高園區內企業檔案管理水平。然后根據企業需求，提供有償的專題培訓。3.交流平臺搭建。發揮橋梁作用，組織開展檔案工作經驗交流活動，為企業間的檔案工作橫向溝通和交流提供平臺，使各企業能夠相互借鑒檔案工作經驗，從整體上提高各企業檔案工作水平。

（三）園區檔案工作管理模式

成都市市級及各區（市）縣檔案主管部門歷來重視園區檔案工作，幫助管委會建立了檔案管理機構，切實做好檔案的收集、整理和利用工作。園區管委會檔案部門在做好自身檔案工作的同時，還肩負對園區企業的指導和監督。由于機構和人員的限制，對園區企業的檔案指導和監督工作開展不多，導致園區企業對檔案工作要求不清楚。建設初期的園區管委會，更多地將精力放在如何引進企業上，無暇顧及基礎管理的檔案工作。有的園區管委會對參建的國土、建設、交通等部門工作中形成的基本建設檔案沒有集中管理，大多數散存在各方，這種狀況非常不便于今后利用，滿足不了園區企業的需求，必將制約園區的節約高效發展。相較原有的“市級檔案主管部門-行業主管部門-行業所屬企業”的管理體制，現在的“市級檔案主管部門-園區管委會-園區企業”的三級管理網絡由于管理體制和業態的變化，聯系更為松散，因而形成了檔案工作很難將服務延伸到產業功能發展區及企業的模式。一是檔案主管部門認為產業功能區多為自主經營的民營企業，難以介入。園區企業的管理模式有別于各級機關和平臺投資公司，檔案管理的難度也有別于機關。園區企業的檔案管理多屬于自我管理、自我監督的行為，常常將檔案行業主管部門拒之門外。各園區管委會主要是基礎設施建設、招商引資、園區產業規劃和布局、科技成果轉化、提供融資擔保等服務性職能，而對于民營企業的自身經營和行政管理，既無權干預也不便介入。因此，檔案主管部門和管委會檔案部門大多在外圍提建議做宣傳，不了解企業的真正需求。二是不同行業、不同類型的企業，檔案管理方法亦有不同，難以統一。園區企業多為生產型企業，形式多樣，業態復雜，檔案管理工作有一定難度。外企、航空公司等大型國企，其檔案管理要么采納其本國、本公司總部的管理方式，要么沿用其垂直管理部門或行業系統的規范，無論是管理機制、整理要求還是檔案軟件應用，均有自身的規定。

三、思考和建議

（一）轉變認識，正確定位園區檔案工作

園區企業特別是一些大型企業集團，這幾年發展很快，但檔案信息工作大多處于混亂狀態。檔案部門提供的業務指導和技術咨詢是企業發展壯大的客觀需要，與其自身利益緊密相系，可為什么二者之間達不成共識呢？其中有企業對檔案工作的認識不夠，也有檔案部門工作方式方法的問題。我們建議：檔案管理部門要適應產業園區企業發展市場化運作方式，找到工作的結合點，重新定位，去掉過多的行政監管，主動以企業檔案的業務建設工作為切入點，把工作重心擺在為企業解決實際問題上，擺在引導企業自我發展上；積極與園區管委會和企業溝通，表明檔案管理部門的指導服務，不會給企業帶來過多負擔；加強宣傳和引導，讓企業管理者認識到對檔案工作的必要投入完全出于自身發展需要，做好檔案工作也是企業長足發展的必要保障。檔案部門、園區管委會、企業業主齊心協力，共同助力檔案工作成為園區發展的有力推手。

（二）擬制規范，依法監管，建立檔案工作網絡

1995年，國家檔案局頒布《開發區檔案管理暫行規定》，開始了對園區檔案工作的規范管理；2014年啟動了修改工作，印發《開發區檔案管理規定（征求意見稿）》，在天津召開全國開發區檔案工作座談會，廣泛征求意見；近日，從國家檔案局得知，新修訂的《開發區檔案管理規定》將于明年出臺。園區檔案是國家檔案的一部分，檔案主管部門應當依法監管。建議明年成都市檔案主管部門出臺《成都市貫徹〈開發區檔案管理規定〉實施意見》，依法履行對園區檔案工作的監督和指導職責，督促和指導其做好檔案管理工作。

（三）整合檔案資源，建立園區檔案信息管理中心，構建有效的服務平臺

大多數企業由于規模、場地、資金、人員等限制，無法開展專業、規范的檔案工作。依托園區管委會檔案部門，建立服務小微企業的相對集中、專業和完善的企業檔案中心，通過政府購買服務的方式，為企業提供專業的檔案管理服務，包括安全的保管場所、專業的設備設施、規范化的整理和著錄、安全的檔案銷毀等服務，集中管理小微企業檔案，使得企業擺脫大量檔案帶來的沉重負擔，提高工作效率，降低文件保管費用，并保證企業檔案得到妥善保護。為小微企業發展提供檔案信息服務，建立一種更方便小微企業利用檔案的新機制。在企業檔案中心的基礎上，有條件的園區管委會還可以以“大檔案”理念，整合檔案資源，從有利于園區長期高效發展出發，構建園區綜合管理檔案、建設檔案、國土檔案、人才流動檔案、企業檔案中心等為一體的檔案信息綜合管理中心，同時通過互聯網技術與市級城建檔案館、國土檔案館、人才服務中心共享互訪，把全市檔案資源整合成網，為園區提供“一站式”服務，真正做到“辦事不出功能區”，幫助功能區及園區做好招商引資、城建規劃、土地開發等方面的檔案信息收集整理和管理利用，推動功能區及園區產業協調發展。檔案信息綜合管理中心的設立可以借鑒“蘇州工業園區經驗”。蘇州工業園區是中國和新加坡兩國政府間的重要合作項目，蘇州工業園區檔案管理中心于2007年成立，2013年成為江蘇省開發區首家5A級數字檔案館。經過多年的發展，園區檔案工作走向了全面系統和科學管理的發展之路。主要經驗：一是整合資源，形成了集中統一的大檔案工作。園區檔案館集中統一管理園區管委會機關各局辦、各國有控股大公司、直屬企事業單位以及各街道的各類文書和城建、房產、國土等專業檔案資源，增掛“蘇州工業園區城建檔案館”副牌，形成門類齊全、內容豐富、結構較為合理的館藏體系。二是加強保障，建設有一流水準檔案大廈，為園區檔案工作提供了堅實的組織保障。園區檔案大廈于2011年5月正式啟用。檔案館主樓總建筑面積2.24萬平方米，設計庫房為150萬卷的儲藏規模，配備先進完備的現代化設施設備，為檔案的安全保管、科學管理、提升服務創造了有利的條件。三是創新機制，提升檔案的現代化管理水平。園區積極借鑒新加坡公共行政管理方面的先進機制、創新意識以及國內外檔案管理先進經驗，努力提升管理工作效能。建立了覆蓋全區各單位的檔案管理網絡和業務指導管理、跟蹤服務機制；建立了以園區檔案館為主體、各單位檔案室或檔案部門互動、共享的區域性檔案工作平臺，數字檔案館信息平臺包括檔案管理、虛擬檔案室、在線業務指導、館藏資源管理、離線檔案管理、城建檔案整理、GIS管理和門戶網站八大子系統。四是注重發揮檔案公共服務職能。服務大廳充分整合城建檔案報建、接收、查閱等相關業務，設置地理信息系統（GIS）可視化管理系統觸摸屏，編制查檔指南、查檔須知、查檔流程等便民手冊，使檔案利用者能便捷、直觀地獲取檔案各類信息。

作者：濮寒梅 單位：成都市城市建設和自然資源檔案館