檔案法規對電子文件歸檔范圍的制定

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摘要：歸檔范圍的制定對高校電子文件管理至關重要。從目前來看，《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等規范及標準為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了指引。高校電子文件歸檔范圍的制定應充分考慮需求，結合電子文件的流程、稿本和一體化的實際來開展。

關鍵詞：高校；電子文件；歸檔；范圍

電子文件歸檔是電子文件管理的重要環節，這一環節為電子文件管理提供了支撐，也為電子文件后續工作提供了基礎，是防止國家和高校電子資源流失的重要舉措，是保障高校記憶延續的重要途徑。在高校電子文件歸檔工作中，歸檔范圍是否明確、可行，直接影響電子文件管理其他各項工作。新修訂的《檔案法》首次將檔案歸檔范圍納入法規層面，體現了國家對檔案管理中文件歸檔問題的重視程度，這一立法內容也將對高校電子文件管理產生重要的影響。除了《檔案法》外，其他法律規范的要求對高校電子文件歸檔范圍的制定也產生重要的指引作用，以下詳細分析。

一、制定高校電子文件歸檔范圍的依據

在電子文件歸檔工作中，哪些電子文件需要歸檔，哪些不需要歸檔，作為機構來說是要進行明確規定的。在電子文件歸檔范圍的確定問題上，大多數機構都以傳統環境下形成的歸檔范圍作為基礎，結合文件產生環境的變化來確定電子文件歸檔范圍。從目前來看，高校電子文件歸檔范圍的制定在很大程度上受到國家有關法規的指引。《檔案法》為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了重要的依據。新修訂《檔案法》第十三條規定，直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍，并且詳細羅列了歸檔范圍。從《檔案法》的相關內容來看，把反映組織沿革和職能活動、維護企事業單位的權益、反映基層群眾性自治組織和活動情況的檔案納入歸檔范圍[1]。《檔案法》所增設的這個條款是在1987年《檔案法》的基礎上，結合實踐發展的需要而作出的調整，也反映了實踐對此問題的高度關注?！稒n案法》作為我國檔案事業規范的基礎，必然會對檔案工作產生指引、調節、協調等作用，也會給高校電子文件歸檔范圍的制定提供更多的參考。與《檔案法》的施行同步，其他相關的檔案管理規范也應進行修訂，這種情況也會出現在高校電子文件管理規范的修訂中。除了《檔案法》之外，教育部于2002年發布的《高等學校檔案管理辦法》中規定，高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式[2]。該辦法賦予高校制定電子文件歸檔范圍的權限，具體如何執行，在實踐中還需要更多、更具體的參考和指導。從目前來看，國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）第3條提到機關文件材料歸檔范圍，為電子文件歸檔范圍的制定提供更多的依據。如其中規定：“反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料……”[3]國家檔案局8號令明確了文書類檔案的歸檔范圍，為高校文書類電子文件歸檔范圍的制定提供了依據。國家檔案局13號令《機關檔案管理規定》第二十七條至第三十條中的相關內容也對歸檔范圍進行了明確。在高校電子文件歸檔范圍的制定中，目前可直接參考的是《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016），其中有關電子文件歸檔范圍的內容較為明確，如其中規定“反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數據應收集、歸檔；文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》……”[4]從所引內容來看，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對目前社會存在的電子文件的各種類型都進行了一定程度的規范，對于高校電子文件歸檔范圍的制定具有積極價值，但是《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》也保留了與傳統載體濃重的聯系，許多規定都直接參考和引用紙質環境下形成的規范?！镀髽I電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中的有關規定值得借鑒，如：“電子文件歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其來源包括來自辦公自動化系統、支持本企業產品和業務的業務系統、財務和會計管理信息系統、人力資源管理信息系統及本企業其他職能活動業務系統，或從外部接收的。企業有些業務系統有可能是通過租用或以云計算服務的形式存在，所形成的電子文件不一定存于本企業的服務器中，其產生的電子文件也應納入本企業歸檔范圍?！盵5]所引內容充分考慮了電子文件來源的不同，如來源于機構內部辦公自動化系統、業務系統、財務系統等文件，具有鮮明的行業要求；對來源于機構外部的電子文件，該指南也有充分考慮，如云存儲形式的電子文件，在進行歸檔范圍的制定時更應給予關注。這是高校電子文件管理所面臨的新業態，具體到電子文件歸檔范圍的制定上，也要充分考慮這些新業態的發展趨勢和管理的要求，從而能夠更加充分地制定出科學的歸檔范圍。除上述相關法律法規外，目前許多省份結合實際需要、區域電子文件管理的特點制定了適合自身情況的電子文件歸檔范圍，如《天津市電子公文歸檔管理辦法》就是其中較有特點的，其中第十三條規定：“各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關于紙質文件歸檔有關規定執行，電子公文的歸檔內容包括：符合規范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發文）、附件、法律法規和規劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉換成版式文件?！盵6]從所引內容來看，區域電子文件歸檔范圍，較國家層面的規范來說，更加側重于微觀層面和操作層面，也更符合實際需要。

二、制定電子文件元數據歸檔范圍的依據

在電子文件環境下，電子文件的歸檔是全要素的歸檔，元數據的歸檔也是必不可少的內容。從目前來看，國家層面的標準規范也多強調此類數據的歸檔問題。高校電子文件歸檔范圍的制定也要充分考慮元數據。在高校電子文件元數據歸檔范圍的制定過程中，可以參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016），其中以列舉的方式規定了電子文件元數據歸檔的主要內容，如其中規定，應歸檔電子文件元數據應與電子文件一并收集、歸檔。具體內容限于篇幅的限制，不再贅錄。從《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》有關元數據的規定來看，對于元數據的內容要求與實體環境下形成的相關經驗相對應，提出了一些可供參考的元數據項目。當然，高校電子文件元數據歸檔還有其自身的特點，需要在實踐中不斷摸索。在探索時，要注意不同格式類型電子文件對元數據的需求，誠如研究者所論：“電子文件應歸檔的元數據項是歸檔范圍中不可缺少的一個重要內容。針對不同類型的電子文件，所需要采集的元數據項是不同的，如文本格式、圖像格式、聲像格式和圖紙、多媒體等各類專業格式。”[7]尤其是隨著大范圍出現的網頁電子文件的擴展、各種基建設計中出現的3D、BIM文件，也為高校電子文件歸檔工作中元數據的收集提出了更好的要求。

三、高校電子文件歸檔范圍制定的思考

上述所列電子文件歸檔范圍僅是眾多的電子文件管理中的部分內容，在實踐中由于機構業務活動的不同、組織結構的不同、電子文件產生的流程及所屬行業規范約束的不同，有關電子文件歸檔范圍也存在著眾多的差異。從目前來看，國內一些研究者已經開始關注如何從宏觀的角度為電子文件歸檔范圍的確定提供更多的指導和啟示，以便不同的機構在制定電子文件歸檔范圍時能有一定的理論支持和框架。這些內容對于高校電子文件歸檔范圍的制定來說，同樣具有積極的價值。概括來說，電子文件歸檔范圍需要考慮如下基本要素。1.電子文件管理系統中有關稿本的問題?！半娮游募牟莞逵涗浟宋募淖匀恍纬蛇^程以及最原始的流轉、修改流程等信息，因此保留電子文件草稿也應納入電子文件歸檔的范圍內?！盵8]“對需要保存草稿或歷次修改稿的電子文件，應當用版本保護措施和版本留跡技術，將重要的草稿、定稿一并歸檔?！盵9]從上述所引的內容看，對于機構電子文件歸檔范圍的制定來說，考慮稿本問題也不能盲目擴大范圍，應該集中于電子文件中有重大價值的文件，如果盲目擴大范圍，必然會增加電子文件管理的壓力，使得機構電子文件管理陷入復雜的管理局面。2.電子文件產生的流程。電子文件產生流程的不同，也會導致電子文件歸檔方式的巨大差異?！白R別文件流程伊始，必須跳出IT系統本身，先分析工作流程，包括相關的規章和業務需求，以確定究竟哪些證據需要保存。由于文件與業務流程直接關聯，識別文件要借助標準的業務流程分析技術和工具，比如活動圖表、流程分解和流程圖。”[10]在這樣的情況下，為高效完成電子文件歸檔工作，“就不能簡單將傳統紙質檔案的歸檔流程照搬到電子文件歸檔中，必須從電子文件產生的業務系統開始……使電子檔案能夠像傳統紙質檔案一樣，起到其憑證價值的作用，具備同等的法律效力”[11]。3.合理考慮電子文件歸檔與OA系統的關系。從目前來看，在電子文件歸檔范圍的制定過程中，很少考慮與OA系統的銜接問題。許多高校基于已有的文件管理實踐，將電子文件保存在OA系統中，這是較為普遍的做法。由于OA系統在規劃、設計時并沒有充分考慮電子檔案保管的需求，尤其是滿足電子文件管理“四性”檢測的需要，對于電子文件元數據的捕獲、鏈接、處置等方面，也缺乏系統的規劃，因此在電子文件歸檔范圍的制定過程中，遵循大電子文件觀，從OA系統設計出發，把電子文件歸檔的各要素有機融合在文檔一體化的規劃中，并明確相關的管理要求、元數據方案等，是電子文件歸檔范圍制定過程中需要充分考慮的內容。隨著新《檔案法》的施行，《檔案法》中有關歸檔范圍及檔案信息化建設方面的規定，如對電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，對高校電子文件歸檔范圍的制定提出了新的挑戰。高校檔案管理部門應該立足電子文件的基本特性、高校檔案工作的特點、高校檔案歸檔范圍的具體內容及電子文件歸檔的基本要求，認真分析和研究適合本機構的電子文件歸檔范圍，這樣才能真正適應國家檔案事業發展的趨勢，才能更好地開展高校電子文件管理工作。

參考文獻

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作者：劉玉紅