學校檔案信息化建設問題及策略

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摘要：學校的檔案主要包括學生的學籍檔案與教師的教學檔案兩大部分，由文字與圖表組成記錄。在信息時代背景下，實現更加便捷的檔案管理，同時也成為學校工作的必然趨勢。因此，怎樣才可以更好地進行學校檔案信息化管理顯得至關重要。本文通過學校檔案信息化建設的思考進行深度探究，并提出相對應策略，為之后學校檔案信息化建設提供有效的參考。

關鍵詞：學校；檔案管理；信息化

檔案管理工作作為學校管理工作的重要內容之一，對促進學校長足發展和學生成人、成才有極為重要的意義。信息化檔案管理與傳統檔案管理方式相比，具有較大的差異性，將信息技術融入檔案管理過程，在提升檔案管理乃至學校整體管理效率的同時，也有力促進了學校數字化工作的進行，同時還能大大提升教學質量。現階段，隨著信息技術不斷發展，許多學校開始運用信息技術開展檔案管理工作，但在此過程，依然出現很多的問題。如何有效解決這些問題、充分發揮檔案管理信息化的優勢，是當前需要深度探究的一大課題。

1信息化背景下中學檔案數字化管理的重要意義

首先，有利于提高工作的效率。現階段，我國個別學校還是運用傳統方式進行人工整理，以紙質版材料為主，雖然這種方式在一定程度上可保證信息的準確性，但龐大的工作量也給檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。而學校利用檔案信息化管理，不僅可節省大量的時間，還解決人為丟失材料的問題；其次，有利于節省存儲空間。傳統的檔案保存都是紙質裝訂，采用的是棉線，而隨著社會不斷發展，學校也隨著擴大規模，所以應保存的材料也逐漸增多，檔案室的空間已無法滿足自身的要求，通過檔案信息化管理，就可解決以上的問題，節約空間[1]；最后，信息化管理能滿足教師與學生間的需求。傳統的紙質版檔案目錄不能快速查詢到所需的資料，而信息化建設卻能及時地解決此問題，僅需創設大的信息庫，就可將這部分資源全部進行保存，在查看檔案時通過搜索就可呈現出來，無論是在整理檔案時，還是在增加檔案過程中，都比傳統的方式更加便捷、便利。

2學校檔案信息化建設中存在的問題

2.1對檔案信息化缺乏全面的認知

目前，學校在檔案信息化建設過程中，多數工作人員缺乏對信息化的全面認識，認為檔案信息化與檔案數字化以及檔案網絡化都是相同的，都需利用計算機、掃描儀等儀器設備，處理學校內的紙質版檔案，認為做到這些就是完成相關檔案信息化建設工作，但是，學校檔案信息化不僅是對紙質版檔案加以管理，也需用校園網絡以及現代化技術方法去搜集檔案信息資源，以此保證學校信息化建設管理的智能性與規范性；

2.2基礎設施不夠完善

在新時代的背景下，學校檔案信息量也逐漸遞增，其類型也多種多樣，并對相關基礎設施也提出更高的要求。但一些學校由于自身的實際情況，相關設施、設備配備不夠齊全、完善，導致學校在檔案信息化建設中，運用相關儀器設探究學校檔案信息化建設的思考王春梅（山東省聊城第三中學聊城252002）備都非常有限，同時大多數學校直接利用網絡中現有的方案管理軟件進行工作[2]，久之，忽略對軟件的升級與維護，在一定意義上直接影響學校檔案管理信息化水平的提升；

2.3相關細則有待完善

從整體上說，部分學校的檔案信息化建設管理制度體系有待完善，其中制度相關內容都是站在全局角度上介紹檔案信息化建設范圍以及管理要求，由于在實際檔案信息化建設管理過程中，相關細則不夠完善，且缺乏良好實操性，進而阻礙了工作進度；不僅如此，隨著學校檔案類型朝著多元化方向發展，目前的檔案管理制度也存在落后現象，其中檔案信息化建設的相關內容，僅運用在文字、圖片以及影音視頻上，無法實現自身的價值，同時也給學校檔案信息化建設工作帶來巨大的挑戰；

2.4對網絡安全重視不夠

現今大部分學校在進行檔案管理信息化建設工作時，往往著重檔案信息化處理上，比如，利用現代化先進技術設備去解決紙質版檔案，同時也利用現有的軟件對學校檔案資料整理與保存。但卻忽略了網絡安全管理工作，由于投入資金較少，部分學校僅僅安裝非常簡單的防病毒軟件[3]。然而，隨著社會不斷地發展，各種、各樣的網絡病毒也隨著不斷地進行變異，運用簡單防病毒軟件已無法保證學校檔案信息的安全；另外，在檔案共享與傳輸時，經常出現丟失、竊取信息的情況；

2.5學校檔案管理軟硬環境不夠明確

現階段，大多數學校檔案室已引進了現代化先進儀器設備，進而保證檔案工作的順利運行。但檔案信息管理權限、電子檔案管理等幾個方面出現了很多的問題。一些檔案部門高度重視紙質版文件整合與搜集，而忽略電子檔案備份，造成具有一定價值的檔案出現丟失的現象。因此，需加大優化學校檔案管理軟硬環境力度，促進自動化辦公系統與軟件管理平臺進行有效管理，便于信息化檔案管理的工作與科研工作、教學工作以及管理工作進行有效地對接；

2.6資源整理力度有待加強

在傳統管理環境背景下，學校檔案資源整合力度較薄弱，進而出現效率低與資源體量小的現象，檔案信息化管理在一定程度上可豐富檔案資源，也給檔案管理帶來一定的挑戰。一方面，隨著數字化檔案增多，讓檔案資源建設逐漸地過渡到多節點模式，在一定意義上增加檔案館工作的壓力，讓工作人員可及時地參與進行檔案資源整合，但檔案資源也出現較明顯的離散性特點，給檔案部門整合能力帶來一定的挑戰；另一方面，目前，學校檔案需求也在不斷地變化，類型也逐漸增多，怎樣才能有計劃地為不同層面提供檔案資源，已成為檔案部門高度重視問題；

2.7檔案管理人員安全意識薄弱

由于學校中檔案管理人員自身能力普遍薄弱，不能符合現代化信息檔案管理的需求，缺乏一定的專業素質以及創新精神。更為嚴重的是檔案管理理念與方法過于陳舊、落后，自身的業務與信息技術管理要求不吻合，進而無法實現檔案管理的規范性。

3學校檔案信息化建設的有效策略

3.1運用互聯網思維完成三網聯動

學校在進行檔案信息化管理過程中，工作人員自身需要具備正確的思想認識及熟練的計算機操作技能，形成良好的互聯網思維，并積極地將互聯網、校園網絡以及局限網絡相結合，并對學校中檔案資源進行有效整合，在此基礎上，建立完善檔案信息化管理平臺，并可覆蓋整個學校。通過三網聯動，就可對學校各個部門進行統一的管理，增強彼此間的溝通與交流，為實現檔案信息資源共享提供堅實保證。一方面，學校各部門兼職檔案管理工作人員需及時地認清自身崗位工作的重要性，并積極主動地收集與整理檔案信息，再通過平臺將相關信息轉交給其他人員；另一方面，學校檔案建設管理人員，可用相關渠道收集與整理學校以及學科建設等信息資源，將這部分信息資源作為底根，在對其編輯與復制以及下載過程中，將整理好的檔案資源全部歸納到資源庫中，統一進行保存。這樣不僅可豐富檔案資源，還能讓信息資源進行有效地運用，在優化教學管理的同時，為學校教、科研活動提供一定的依據；

3.2完善基礎設施并建設檔案信息庫

學校在進行檔案信息化建設管理過程中，應結合自身的實際情況，加大資金的投入，特別是為檔案信息化建設提供大量的基礎設備，為學校開展檔案信息化建設管理工作打下良好基礎。比如，學校需購買計算機以及掃描儀等設備，統一對學校紙質版的信息內容進行處理，再將其上傳到計算機系統集中保存，為計算機以及打印機等設備留出足夠的空間[4]；其次，由于學校各個部門都需用各種平臺來輔助教學工作，這時就可有效地利用串口通信方式，通過總線將以往分散在各個部門的系統進行統一的連接，讓各個平臺都能實現共享與傳輸檔案信息數據；最后，學校還可將現有的檔案管理軟件融入信息技術，建立完善檔案信息庫。這樣不僅可保證學校檔案信息利用率，還能讓檔案信息間的數據進行有效地傳輸與共享；

3.3建立完善管理制度體系

學校在進行信息化建設管理時，需根據國家法律規定以及政策要求對檔案信息化管理相關制度進行完善，并保證檔案信息管理制度都呈現明確性，為此，學校可將檔案信息化管理建設劃分成幾個部分，為紙質檔案歸檔整理、相關儀器設施完善、檔案信息化管理以及檔案信息化運用等，再結合每一個部分的具體情況，對電子檔案信息與電子檔案管理進行集中的采集與共享，并在此基礎上，逐一地進行細化[5]；同時在管理規章制度中，需將各個部門的工作人員的工作以及責任加以明確。而在建立檔案信息化建設管理評估制度過程中，應科學、有效地利用定量結合定性分析的方法，為檔案信息系統建設、檔案資源共享與傳輸以及工作人員的規范性等設計差異性的指標，以此建立完善評價指標制度，讓學校檔案信息化建設管理工作更加規范與標準；

3.4通過運用先進技術加強安全化管理

檔案工作人員應結合檔案法，主動地保護檔案信息的安全，防止相關檔案信息被盜用。學校在進行檔案信息安全管理過程中，應用先進技術建設學校檔案信息化安全防護體系，如區塊鏈技術、大數據技術等。在這個體系中，通過集成化技術將多種檔案保存設備進行連接，并統一保存到網絡中，保存方式可用IP將相關數據進行傳輸[6]，進而集中管理檔案管理信息系統。如果大量的病毒對其進行攻擊，系統之中的自動備份功能就會發揮出自身的作用，及時地對檔案信息進行復原；另外，檔案信息在采集以及錄入后，就能運用預處理技術對無用的信息進行刪除，進而生成真實性與完整性的數據；

3.5提升檔案管理人員專業素質

首先，學校應結合自身的實際情況，組織開展線上檔案管理培訓。學校利用現代化先進技術手段建立線上培訓班，主要的作用就是提升檔案管理人員能力水平。同時也要邀請經驗豐富的專家到校作專題講座，在幫助檔案管理人員掌握知識技能的同時，也促進學校檔案管理效率的提升。同時，大力鼓勵相關人員進行溝通與交流，通過運用信息技術優化檔案管理相關工作；其次，加大對技術人員指導力度[7]。由于學校檔案管理具有一定的優勢，建議學校與外界技術中心加強合作，聘請專業技術人員進行指導，以此打造更加完善的辦公平臺，加強學校檔案部門管理人員的工作對接，在節省時間與精力的同時，為營造良好信息化檔案管理氛圍夯實基礎；

3.6建立完善學校檔案信息化硬環境與軟環境

3.6.1硬環境建設首先，優化基礎設施。現階段，我國大多數學校已有效地運用比較先進的檔案管理系統，但由于自身平臺存在的問題，無法進行有效地運用，因此需及時優化系統軟件平臺，完成硬件配置工作；其次，建立完善數學化信息資源體系。以學校的電子檔案進行舉例，在收集與整理檔案時，可與學校自動化系統融合在一起。針對多種檔案形式，通過科學、有效的方式轉變成數字化檔案，之后上傳到網絡服務器，統一進行保存，為工作人員之后開展工作夯實基礎；最后，可建立完善門戶網站，將可被公開的檔案信息上傳到其中，為教師與學生查找信息打下良好基礎。合理運用此網站添加多個信息檔案管理模塊，主要的作用就是減輕工作人員的工作壓力，以此保證檔案數據的運用效率。可有效地建立完善在線檔案館，在利用網站平臺保存具有一定價值的檔案信息，方便之后教師與學生可隨時找到自己需要的資料，并充分感受到高效服務；3.6.2軟環境建設現階段，我國出臺了大量的政策法規，都是以依法治檔為中心，在根據《檔案法》，以此保證學生的檔案信息資源的安全。隨著檔案信息化不斷地進行深入，所帶來的風險也隨著增大，進而出現很多問題，如檔案管理混亂、信息泄漏等情況。所以，學校需建立完善檔案安全保障體系，優化網絡結構，保證檔案順利進行登錄，進而減少檔案管理遇到的問題；另外，檔案管理人員需用相關軟件[8]，將紙質版檔案變成電子檔案進行保存，在利用信息計劃書將檔案進行科學、合理劃分，以此保證工作保密性。建立完善心理健康信息檔案，通過一系列的測試，就可充分分析出學生自身的實際情況，便于對學生針對性的管理，并將這部分數據作為活動開展的依據；同時，通過利用云技術，結合虛擬化檔案管理方法詳細分析相關信息，建立相對應的云儲存數據庫，將數據上傳到其中，防止檔案出現丟失現象；3.6.3建立完善三位一體檔案建設體系首先，重點突顯出學校檔案管理服務。需要加強學校檔案建設工作，為教師、學生以及社會提供信息化服務。無論是在電子檔案錄入時，還是在電子檔案制作中，都需突出學校檔案管理服務理念[9]；其次，根據學校自身特色以及檔案管理個性化，借助自身文化內涵，為其拓展檔案建設路徑。例如，開展光榮冊、校歷檔案以及名師檔案等，將檔案建設信息化的重要性充分發揮。

4結語

綜上所述，現階段，部分學校檔案信息化建設中還存在很多的問題，如對檔案信息化缺乏全面的認知、基礎設施不夠完善、相關細則有待完善、對網絡安全管理重視不夠。學校應根據自身的實際情況，在遵守國家法律與要求下，通過運用互聯網思維完成三網聯動、建立完善管理制度體系、運用先進技術加強安全管理、提升檔案管理人員專業素質、完善學校檔案信息化硬環境與軟環境、完善三位一體檔案建設體系等途徑，推動促進學校檔案信息化建設工作的高效完成，以此實現預期的建設效果。

參考文獻

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[2]喬碩功，向禹.高校檔案信息化建設的實踐與思考———以中南大學檔案信息化建設為例[J].資源信息與工程，2019，34（2）：193-196.

[3]錢紅.關于做好檔案管理信息化建設的思考與研究[J].卷宗，2019，9（21）：157.

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[7]劉超，韓宗川，孫震，等.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2018（20）：87.

[8]張曉培.高校檔案信息化建設中的問題與對策思考[J].2021（2019-10）：16-17.

[9]張曉江.中職院校檔案信息化建設的實踐與思考[J].2021（2018-12）：87-87.

作者：王春梅 單位：山東省聊城第三中學