工程測量項目檔案管理策略

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摘要：工程測量項目檔案記載著各個施工環節的測量數據，對工程開展發揮著關鍵性指導作用。本文對工程測量項目檔案管理中存在的問題進行了分析，并對新時期提高工程測量項目檔案管理水平的有效性進行了探討，以供參考。

關鍵詞：新時期；工程測量；檔案管理；策略

工程測量項目肩負了整個工程建設中的所有測量任務，包括勘測、設計、施工等階段的測量，測量中獲得的數據和信息可以為工程開展提供重要參考。因此，保證存檔資料的齊全性、完整性以及真實性是工程測量項目檔案管理工作的關鍵點。

一、工程測量項目檔案形成類型

事實上，工程測量是所有測繪工作的總稱，在開展工程建設過程中，幾乎每個階段都涉及測量工作，包括勘測、設計、施工等環節，測量內容包括地形圖測繪、施工放樣定位等，可以這樣說，不論是在哪種工程建設中，都需要測量工作的支撐，測量結果具有較強的科學性、全面性及專業性等特點。測量工作結束之后，需要將測量過程中產生的所有數據資料進行整理歸檔，從而形成工程測量項目檔案文件。工程測量項目檔案的類型主要包括以下幾種：

（一）設計階段測量文檔資料

工程測量為設計工作提供了可靠依據，為了確保設計方案的科學性及可行性，需要對施工現場及實際環境進行全面勘測，為設計工作順利開展做好鋪墊。在工程選址和勘測之前，應先對測量工程項目進行立項與審批。在設計階段，為設計人員提供相應的參考依據，包括各種比例尺的地形圖、數字地形資料等。測量過程中獲得的各種資料，可以為項目設計書和施測的編寫提供指導性參考。在此過程中，產生的文件和報告歸檔之后，便形成了設計階段的測量檔案資料。

（二）建設過程觀測資料

在施工建設階段，需要將工程中設計目標的位置在施工現場進行明確標定，以便為實際施工提供重要參考依據，確保工程施工順利開展。在此過程中，工程測量工作發揮著不可或缺的作用。與此同時，為了保障工程施工質量符合國家規定標準，在施工全過程中，需要對工程施工情況進行監理檢測。在施工建設階段，工程測量工作主要包括兩個部分，即施工測量和監理測量。施工測量主要包括施工控制網的建立和施工放樣等內容，而監理測量的主要內容則是對施工測量數據進行檢查與審核。在施工建設階段，所有工程測量工作應嚴格按照國家相關規范標準進行操作，即由整體到局部，由控制到碎部。施工建設階段的工程測量觀測資料包括控制資料和碎部資料，控制資料包含：控制點的選埋、觀測數據、點之記、計算成果及總結性文件；碎部資料包含：采集的數據、草圖、觀測手簿、轉換參數、圖件及觀測說明性文件。

（三）檢查驗收階段測量文件資料

工程竣工后，需要對工程及上交的成果、圖表和文檔進行檢查驗收，并進行最終的定位測量工作，從而形成對設計和施工階段做出客觀評價的報告性文本資料。在檢查驗收階段需要上交的資料有：外業定位測量獲取的數據、手簿、計算成果、檢查驗收報告等。

二、工程測量項目檔案管理中存在的問題

（一）各部門資料管理人員檔案意識薄弱

工程測量項目工作可以為后期工程設計工作提供重要參考數據，以此保障設計出來的工程施工方案具有科學性和可行性，從而使得最終的工程質量符合實際質量要求與標準。然而在實際資料管理工作中，大多數資料管理人員未能深刻意識到檔案管理對工程開展的重要性，認為資料管理無非就是簡單的整理與存儲，在移交資料前并未進行資料的確認與審核，使得資料內容的真實性和時效性得不到全面保障，直接影響著后期資料移交和檔案室接收資料的工作效率。在工程設計階段，相關人員需要根據測量后獲得的各種地形圖進行項目設計書的編寫，如果資料不完善，就會對項目設計書編寫工作造成影響。此外，工程測量檔案資料涉及內容廣泛，無形中加大了檔案管理難度，資料管理人員需要對這些資料實施定期篩查管理，以便為工程開展提供具有時效意義的相關資料，促使工程高效、順利地開展。然而，部分資料管理人員并未做到這一點，通常是在工程完工之后才開始對資料進行收集或者篩選和分類，大大降低了日后形成的檔案資料的利用率，不利于工程質量的提升[1]。

（二）檔案管理不合理

近年來，我國工程事業的發展如日中天，導致了市場競爭的加劇，工程建設企業想要在激烈的市場競爭環境中獲得可持續發展，提高工程建設質量是關鍵。檔案資料對工程質量的把控有著不容忽視的影響。在實際工程施工中，為了保障施工質量，以工程測量觀測資料為施工依據，對工程進行監理檢測，以此確保施工質量符合實際標準與要求。目前，大多數建設企業已經認識到檔案管理的重要性，然而在實際管理中更傾向于對檔案資料的收集，缺乏對檔案質量的評估與認定，以至于許多工程測量檔案并不具備應用價值，完全沒有保存的必要，不僅浪費了大量的人力、財力，而且不能為工程開展提供建設性指導。此外，缺乏高度重視是工程測量檔案管理中普遍存在的問題，主要體現在兩個方面：一方面是部分檔案資料出現損壞或丟失；另一方面是信息篩查不到位，使得部分檔案資料缺乏真實性和準確性。

（三）未建成系統化的檔案管理系統

大多數檔案管理人員之所以忽視了檔案管理的重要性，是因為部分企業管理者認為檔案管理不能對企業經濟效益產生直接影響，以至于前期資料收集成了工程測量檔案管理中的短板，使得檔案管理體系始終未能完善。殊不知，不論是在工程設計階段、建設階段，還是在工程驗收階段，工程測量檔案管理均發揮著重要作用，可以為各個施工階段的推進提供有效資料支持，確保工程井然有序地開展。然而在實際的工程測量檔案管理中，由于檔案管理人員專業水平參差不齊，不能對相關檔案資料進行規范化管理，使得檔案管理工作效率與質量不高，無法為工程質量的提升提供指導性建議，給企業后期經濟效益帶來了巨大的負面影響[2]。

三、工程測量項目檔案管理控制要點

保證工程測量項目檔案的齊全性、完整性及真實性，是檔案管理控制質量工作中的關鍵點，只有保證檔案文件資料來源及內容的真實性，才能將檔案資料的憑證與依據作用充分發揮出來，這樣的檔案資料才具備保存和使用的價值。工程測量項目檔案管理控制要點主要包括以下幾點：

（一）控制工程測量項目檔案

資料的齊全性與完整性的質量基于工程測量工作繁重復雜，大大增加了檔案資料的積累和收集難度。想要進一步保障檔案資料的管理質量，應對文件資料借閱情況進行詳細登記，消除文件資料在流轉過程中的失散隱患。督促施測單位根據協議約定移交文件資料，以便消除文件資料移交過程中的缺項隱患。

（二）控制檔案文件的真實性，維護檔案來源原始性的質量

加強對施工現場各種記錄原始性的監督檢查，確保記錄描述與實際相一致，杜絕事后杜撰或憑記憶補救現象的發生。由于同一份文件存在不同載體的情況，為了保證記錄內容的真實性，應對相關內容的一致性進行檢查與核對。

（三）檔案管理人員要認真履行自身職責

對各專業工作程序和文件處理程序進行密切關注，加強對檔案文件的管理。除特殊約定外，各分包項目文件材料的收集與整理工作，應由分包方負責，根據協議規定，向承包方按時上交相關材料。項目監理單位應承擔其監理文件的收集、整理及移交的責任。

四、提高工程測量檔案管理水平的有效策略

（一）控制工程測量項目存檔文件的完整性和齊全性

工程測量項目肩負了整個工程建設中的所有測量任務，包括勘測、設計、施工等階段的測量。因此，保證存檔資料的齊全性、完整性以及真實性是工程測量項目檔案管理工作的關鍵點。由于工程測量項目需要跟進工程各個環節中的測量工作，具有測量周期長、多方參與以及人員不固定的特點，大大增加了收集和整理檔案資料的難度。檔案管理人員作為專門負責管理檔案資料的執行者，其專業水平的高低直接影響著檔案管理工作的效果和質量。因此，建設企業應加強對檔案管理人員的培訓與教育，定期組織相關人員進行相應專業知識的培訓，以此提高其專業水平和專業技能，進而提高存檔資料的專業性和實效性。經過相關專業知識的培訓與教育，端正檔案管理人員的工作態度，使其在面對專業性比較強的文檔時，能夠及時發現歸檔材料中存在的問題，并采取相關解決措施，以此保障檔案資料的有效性。做好檔案借閱登記，以免檔案在借閱過程中出現遺失的情況。此外，明確資料編制格式，以此加強檔案資料的規范性，避免發生漏項的情況，進一步提升檔案資料的管理質量[3]。

（二）建立電子檔案

新時期發展形勢下，現代信息技術的廣泛應用給傳統檔案管理帶來了新的發展契機，可以打破常規，規避傳統管理模式中存在的風險，使得檔案管理效率實現大幅度提升。加強檔案管理工作信息化建設，借助計算機技術進行工程測量項目檔案資料數據庫的搭建，形成電子檔案管理平臺。利用信息化技術對存檔資料以及相關數據進行編制，同時注重編入系統資料的更新與完善，這樣一來，既可以簡化檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，有效規避傳統檔案管理中資料丟失或損壞的問題，又可以為資料借閱、查詢及存儲等工作提供便捷服務。此外，還可以在局域網環境下創建一個檔案管理系統和工程測量項目之間的相互處理平臺，這樣一來，既可以縮短相關人員查詢資料的時間，又可以在極短的時間內打印所需的工程清單，大大提高了信息處理速度，減輕了檔案管理人員的工作量，從而讓他們可以抽出更多的時間放在資料收集和評估工作上，以便為工程開展提供更多有參考價值的資料信息[4]。

（三）控制測量項目存檔文件的真實性

在當前工程測量項目檔案管理中，負責檔案管理的人員具有很強的流動性，所以難以保證工程檔案的齊全性和規范性，給檔案管理工作的開展帶來了嚴重的阻礙。為了解決這一問題，企業在對外招聘時，應提高人員招聘門檻，引進一些專業能力較強的人員從事檔案管理工作，以此提高檔案資料的專業性和真實性。加強崗前培訓，完善檔案管理考核制度，應聘人員需要通過一系列考核才能順利步入崗位，為檔案管理工作質量的提升奠定良好基礎。在實際檔案管理工作中，對于接收到的發文，應及時向發文單位索要正式的打印文件；對施工現場產生的各種數據信息，應時刻監督信息的真實性和準確性，確保收集的信息數據與實際情況相符；信息數據的記錄和收集應在施工現場明確，避免事后編寫或僅憑自身記憶編寫，以此保證工程測量項目存檔資料的真實性和有效性。通常來說，不論是哪種性質的工程建設，最容易忽視的環節便是檔案管理工作，這是因為檔案管理不能對企業的經濟效益帶來直接的影響，以至于大多數企業缺乏對檔案管理的重視，殊不知，檔案管理工作對工程質量的控制有著很大的影響。因此，建設企業要清醒地認識到檔案管理工作的重要性，采取行之有效的管理方式，提高檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻：

[1]陳柳伊.探討如何做好工程總承包項目檔案管理工作[J].卷宗，2019（30）：76-76.

[2]張勇.如何做好重點工程建設項目檔案管理工作[J].智庫時代，2019（25）：237-238.

[3]黎麗春.論如何做好企業技改項目檔案管理工作[J].現代企業文化，2019（35）：118-118.

[4]杜晨.測繪工程檔案信息化管理有效策略研究[J].低碳世界，2020（4）：225-226.

作者：劉秀卿 單位：廣州市增城區城鄉規劃與測繪地理信息研究院