人事檔案利用人力資源開發改進措施

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【摘要】本文對于加強人事檔案的利用管理、促進人力資源的開發提出相應的措施，論述加強人事檔案利用管理有哪些必要的工作，分析人事檔案工作中存在的問題，從而提出相應的改革措施，實現新時代人事檔案的利用，促進人力資源管理有序發展。

【關鍵詞】人事檔案；檔案利用；人力資源開發；檔案數字化

人力資源開發亟須人事檔案管理意識的增強和人事檔案利用模式的創新。人事檔案作為體現個人成長發展過程的客觀記錄和憑據，對于人員評估和發展方向預測具有重要作用，人事檔案的利用可以為好的人力資源工作打下堅實的基礎，同時為人力資源的針對性開發提供有效的佐證和指引，充分提高人力資源管理的精度和準度。對于怎樣優化和改革人事檔案利用，需要我們去思考。

一、加強人事檔案工作的重要性

（一）為人力資源發展奠定基礎。人事檔案作為客觀記錄個人身份、學習及工作經歷等方面的檔案材料，可以真實反映個人的人生軌跡、工作經歷和個人表現。個人學習和工作的變動伴隨著人事檔案的轉遞、變動情況會實時記錄在人事檔案中。通過人事檔案查閱利用，可以真實掌握職工個人的工作技能、經驗和擅長的領域，能夠幫助企事業單位科學預測職工個人發展前景和方向，更為合理地選人、用人。由此可以看出，人事檔案利用是做好人力資源利用的基礎內容。（二）提高人力資源管理水平。人事檔案管理工作是企事業單位內部人力資源管理體系的重要組成部分，人力資源管理的結果性文件，如職工的年度考核、績效評估結果等都需要歸入人事檔案，人事檔案的利用又反作用于人力的合理配置，進而影響人力資源配置工作，由此形成人力資源管理的良性內循環。而人力資源能否完整順暢地循環運行是整個單位運轉的重要因素，人事檔案管理的精細化程度和效率的提升，可以提高人力資源管理的效能，因此人事檔案利用得好，會切實提高人力資源的管理水平。

二、目前人事檔案利用現狀

（一）缺少對人事檔案利用重要性的認知。由于人事檔案由干部人事機構統一管理和使用，且檔案按照年度收集整理歸檔材料，具有一定程度的滯后性，因此在工作中，職工普遍缺少對人事檔案利用開發的認知，在人事檔案管理方面存在因循守舊的情況，僅僅認為人事檔案是對職工個人資料進行簡單收集、整理以及保管，以及員工入職、離職、轉正等工作手續處理結果的匯總，這些處理結果在成為檔案之前，已經進行了統一公示，因而習慣性忽略其進入個人人事檔案后的重要作用，人事檔案在“一人一檔”的整理方式下，可以更為直觀和針對性地預估職工個人職業發展潛力和前景，忽略了人事檔案在為組織選擇人才以及如何用人提供了客觀標準和保證。（二）人事檔案管理人員配置參差不齊。人事檔案管理人員是負責管理人事檔案的工作人員，包括檔案收集、整理、利用、統計、轉遞和接收等工作。由于不同的單位對于人員配置的差異和職工個體上的差異，如檔案人員換崗的頻度差異，人員之間不同的職業能力差異，工作方式的差異，以及單位管理機制差異，都會導致人事檔案崗位人員配置上的不均衡。企事業單位對檔案管理人員的重視程度也會影響人事檔案管理的水平。歸檔材料的真實性、存檔的及時性、檔案保管的安全性和程序性都依賴于管理人員的崗位專業水平和工作態度。因而人事檔案管理人員配置的參差不齊會影響人事檔案利用效能的發揮。（三）人事檔案管理制度不全面。人力資源伴隨著經濟社會的發展日益變得市場化，人才的流動也非常頻繁，越來越多的企事業單位人力方面的流動趨于日常化，伴隨著入職、離職等流程日益頻繁地推進，人事檔案工作面臨著挑戰，人事檔案的審核、轉遞方面也面臨著較大壓力。企事業單位在人事檔案工作流程方面的制度制訂和管理上如果不完善，將會造成人事檔案的歸檔、審核與轉遞工作流程的混亂，并加劇滯后性，從而影響人事檔案發揮作用。同時，在不完善的制度之下，易出現隨意修改他人的檔案，造假檔案，以及職工個人檔案資料不全、轉遞過程中丟失等問題，影響人事檔案的真實性、保密性、安全性和可參考性，嚴重阻礙人力資源的開發和發展。

三、人事檔案利用改進措施

（一）完善管理制度。為了讓人事檔案的管理更順暢和高效，利用更廣泛更智能化，必須建立健全相關的管理制度和機制，以切實指導各項工作的開展，使各項工作流程清晰、操作規范、有據可循。制度的完善離不開管理層對制度建設、制度實施、制度評估和制度完善的重視，必須持續保持高度重視，并且加強制度建設，以制度規范工作流程。在制度建設的基礎之上，實行監督機制，確保制度實施到位，各工作環節落實制度要求。對于職工一些違規操作要及時地進行處理和糾正，例如未經允許擅自修改他人資料，修改抹黑他人的工作成績，違規查詢他人的資料，偽造自己的個人檔案資料，隨意出售他人的信息資料等違規的人事檔案管理操作，應根據情節嚴重程度進行公開批評、紀律處分以及開除等懲處措施。在制度實施過程中，還需要定期組織評估以便于制度及時更新完善，通過評估過程中理智的判斷分析，提出制度需要修改的地方，并組織修改完善，以確保管理制度的持續合理化和適用性，減少在操作中以及管理中的不規范性。（二）提高人事檔案管理崗位人員綜合素質。企事業單位應加強人事檔案管理人員的崗位培訓，充分利用新媒體等平臺，多渠道開展形式多樣的培訓，幫助崗位人員提高工作的專業水平、職業素養和工作能力，幫助職工建立崗位榮譽感和責任感，讓崗位人員充分發揮出自己工作的優勢和專業能力，展現出自己的閃光點。培訓后，可以進行相關的技能培訓考核，制訂獎勵機制，激發崗位人員學習的積極性和對于工作的熱情，讓人事檔案管理員隊伍持續提高專業技能和綜合素質，以飽滿的熱情履責盡職。同時，還要強化“傳幫帶”的責任意識，鼓勵以老帶新，加快崗位人員的成長，提高人事檔案管理隊伍的凝聚力和戰斗力。最后，企事業單位應積極鼓勵崗位人員進行繼續教育學習，鼓勵崗位人員利用個人時間參與行業內培訓交流，獲取相關崗位證書、學歷證書等，企事業單位還可以組織開展相應的學習內容分享活動，讓職工相互學習，相互進步，在工作交流中學習新的知識，以更好的狀態投入工作中。（三）人事檔案利用引入信息化技術。企事業單位應及時關注行業發展動向，利用新技術提高人事檔案管理和利用的水平。企事業單位可根據實際條件探索實施人事檔案數字化工作，適應大數據時代的發展趨勢，將人事檔案資源進行信息化處理，改革創新開展人事檔案的整理和利用，以更智能化的手段提高工作效率和精準度。對于信息化的投入，單位也需要加強，以充足的資金和完備的軟硬件設施設備保障數字化工作的開展，同時應積極儲備人才，確保引入相應的技術后，以專業的人才和專業的設備保障工作順利進行。從人事檔案資料的歸集、整理，到數據整合和利用，都可以通過數字化手段確保工作效率和便捷程度的提升，打破時間和空間的束縛，做到人事檔案隨時找到隨時使用，提高利用頻度的同時，避免紙質檔案利用過程中造成的損耗。在增加電子存儲方式和管理模式的基礎上，充分探索數據整合和智能化利用。例如針對某一特長類型職工的摸底調查，可利用關鍵詞搜索、關聯搜索功能進行信息采集，使摸底的工作量大幅降低，同時精準度得到提高。另外，對于新入職職工的信息錄入，可以根據數據庫分類進行一站式錄入和關鍵詞關聯，方便在職工發展前景和方向預測時進行數據抓取和分析，使復雜工作簡單化。通過人事檔案數據庫建設，改善了傳統紙質人事檔案歸檔滯后等不足，通過電子政務網絡的協同關聯，人事檔案數據庫可以得到實時的資料收集、更新、修改等，保證人事檔案數據庫資料的實時性和準確性。（四）保護人事檔案信息安全。現代技術信息化便捷了我們的生活，改變了我們的生活方式和工作模式。在工作處理上，極大提高了我們的工作效率和便捷程度，但是信息化技術的引入和應用也產生了潛在的危險性。例如黑客的侵入導致資料外泄系統崩潰，組織內部信息被竊取等，這些都是我們在日常工作中很容易出現的問題，因此在使用現代技術信息化的同時，也要保證數據信息的安全性。在我們引進新的技術時，應該建立完善的信息管理和安全保護系統，避免出現電腦入侵、信息盜走或者有害病毒入侵等各種情況。企事業單位應建立信息安全防護機制，負責保障信息安全。例如通過加密技術、防火墻技術和訪問技術的應用，最大程度避免信息的丟失和損壞。人事檔案信息涉及每位職工的隱私，我們必須格外重視加強人事檔案資源信息的安全管理，完善人事檔案資源信息系統，保障人事檔案信息的安全。在信息安全的基礎上，企事業單位才能充分利用智能化手段開展數據分析以及利用，最大程度助力人力資源管理的發展。（五）組建專業化團隊。人事檔案管理工作的長足發展離不開人力資源管理的大環境，需要人力資源提供專業化團隊的保障。在信息化時代，檔案已經不再局限于傳統紙質檔案的保管使用，而是借助計算機技術和先進算法實現最大程度的數據挖掘和運用，這不僅需要檔案專業本身的人才，也需要相應的計算機應用、數字化操作和設備應用方面的人才，因而專業化團隊建設勢在必行。企事業單位的人力資源管理應充分考慮人事檔案相關專業人才的梯隊建設和長足發展。首先，針對檔案本身，應培養具有一定的檔案專業技能和業務知識能力的人才，保障人事檔案本身的高質量管理。因為人事檔案利用所涉及的智能化設備、信息化系統等均需相關專業人才進行保障。所以在人才團隊組建的基礎上，企事業單位應注重相應技術人員的培養。同時，要組織團隊人員定期開展交流討論活動，團隊技術人員溝通分享自己在工作中遇到的難題和預計的解決方案、希望得到技術支持，以此提高團隊人員的協同配合程度。同時，有效更新每個人的知識儲備能力，促進人才隊伍之間的工作交流和經驗分享。人事檔案涉及每一位職工的個人信息資料，因此人事檔案利用對保密的要求極高，那么作為人事檔案專業化團隊，需要有高度的保密性原則，也需要有極高的思想道德素養和職業素養。團隊應建立正確的價值觀和職業觀，學會抵制外來的或潛在的誘惑，堅決抵制利用檔案資料進行違法操作，這是合格的人事檔案團隊必須做到的，也是人事檔案專業化團隊長足發展非常重要的環節。

四、結語

在目前的工作中，作為人事檔案管理人員，一定要明確自己在工作中的職責，充分了解自己在管理人事檔案中存在的不足，并針對不足進行自我革新和完善。在檔案管理規章制度和機制上，應具備監督、評估、完善職責。除此以外，新時代，人力資源管理對人事檔案利用提出了更高的要求和更廣闊的需求，企事業單位應順應時代的發展，將新時期人事檔案利用方式進行改革和創新，提出改革創新的措施并加以完善，以切實提高人事檔案利用工作的智能化水平，提高人事檔案專業團隊的綜合素質和工作能力，為后續人力資源發展提供有力的保障和支撐。只有順應時代的發展，我們才能與時俱進：時刻做好改革和完善管理，才能促進人力資源快速發展。在引進新技術和設施設備的同時，要保證數據信息的安全，在充分保證安全保密的基礎上，通過大力挖掘人事檔案信息，為人力資源發展提供方向的指引和數據的支撐。如此，智能模式的人事檔案的利用將會促進人力資源開發力度。

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作者：許銘洋 單位：深圳海事局后勤管理中心