醫院物資采購內部控制問題及對策

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摘要：當前，國家對公立醫院的資金投入力度明顯加大，醫療物資、醫療設備采購成為各界關注的焦點。探索以信息系統為依托，完善各項活動和各環節的內部控制，對采購、招標、合同簽訂、驗收、領用、付款等環節進行全流程監管，建立安全可靠的物資供應管理體系，以預算管理為主線，強化醫院成本控制，優化庫房管理，提高服務效率，統一數據來源，為全成本核算、大數據分析、工作方案優化提供數據支撐。本文對此進行了探討，以供參考。

關鍵詞：醫院；物資采購；內部控制

一、引言

隨著新醫改向縱深推進，醫院注重藥品成本控制，徹底扭轉了以藥養醫的運營模式。近年來，耗材、保障物資、設備作為消耗性成本，比重逐年增長，造成物資浪費、設備閑置，對醫院效益造成不利影響，需要不斷優化成本控制。國家對公立醫院的各項投入不斷增加，醫療物資、醫療設備采購成為社會關注的焦點。醫院物資種類繁多，消耗量大，涉及的業務環節多，科室之間的差異大，管理難度高，這也是醫院管理從粗放型向精細化轉變過程中的難點、重點。結合醫院高質量發展戰略，完善內部控制，優化領用使用流程，提高服務效率，保障安全質量，提高財政資金使用效率，防范廉政風險，建立穩定安全可靠的物資采購內部控制體系。通過對醫院物資采購和領用管理流程進行梳理，結合內部控制制度和工作開展需要，不斷優化流程，加強內部控制，實現精細化管理。醫院物資主要是指醫院開展醫療活動、教研工作，以及維持正常運轉所需的所有物資，涵蓋了醫院活動所需的所有物資及設備，具有范圍廣泛、種類多樣、專業性強、安全要求高等特點。根據功能可分為醫療設備、藥品、衛生耗材和通用物資等類別。醫療設備主要通過招標和政府集中采購；藥品已經全部納入陽光采購，實行零加成采購管理，本文重點分析衛生耗材和通用物資。衛生耗材主要包括普通衛生耗材、高值耗材、試劑材料、無菌器械、影像材料、小型醫療設備等；通用物資主要包括五金配件、辦公用品、小型電器、被服、清潔衛生用品等。

二、物資采購內部控制現狀

1.缺乏完善的供應管理體系醫院尚未形成完善的采購計劃、論證審核、采購、入庫、領用、評價、付款的供應管理體系。特別是醫用耗材進入醫院，耗材的可行性論證、項目審批、招標管理比較松散，沒有做到嚴格把關，缺乏科學論證、嚴格把關、精細管理，經常存在同類物品重復采購、虛報預算等現象，浪費資金，影響了醫院的經濟效益。后勤部門的采購人員普遍缺乏專業知識，由于醫院物資的專業要求高，臨床科室對專用耗材是否進入醫院，具有實際上的決定權。采購人員在醫療物資采購過程中，由于采購品種多、供應商多，對于供應商資質、配合度、產品價格、質量、配送服務等情況不了解，缺少全面評價，使得醫院物資采購有失公平，存在物資采購風險。2.缺乏統一的信息平臺醫院雖然已經建立了HIS信息系統、藥械采購平臺，也應用了政采云平臺、財務軟件系統等，但是不同系統之間缺乏聯系，信息共享不足。物資管理無法實現全流程數據傳遞，無法覆蓋醫院物資采購管理的全過程，各項物資的匹配度不高，物資管理部門和物資使用部門對物資信息不了解。3.物資采購存在價格風險由于醫療行業的特殊性，醫療技術發展迅速，市場競爭激烈，許多公立醫院缺少專業的市場調研，采購人員未及時掌握當前的醫療設備技術水平，以及物資供需和市場價格等信息。醫用耗材品種多，規格不統一，價格不透明，給醫院采購帶來困難；市場信息公布不全面、不及時，導致供需信息不對稱，部分信息不具有參考價值，可能出現采購風險。4.庫房管理不規范物資驗收流程不完善，合同關鍵信息未錄入庫房管理系統，無法與配送物資進行核對。庫房管理人員僅對照送貨清單和發票，就驗收入庫，未核對合同信息，可能存在發票、送貨單與合同不符的情況，在付款環節才發現，再執行退庫手續和采購退貨程序，可能導致超合同期限付款的情況，存在違約風險。5.成本核算方式不合理通過庫存控制來管理醫院物資，以領代耗是物資領用成本核算的常見模式。在這種模式下，庫存大，資金占用大，專人管理，運營成本高，容易造成浪費，不利于進行病種成本核算。在以采購為主導的情況下，采購人員沒有根據臨床需要，科學合理地制訂采購計劃，無法及時適應新技術、新變化、新要求，物資供應與醫院發展之間可能出現矛盾和脫節的現象。同時，科室耗材管理較為松弛，沒有形成二級庫房管理，未納入庫存管理系統，導致不必要的醫用耗材浪費，很難及時監管、預警、追溯。

三、醫院物資采購內部控制的優化措施

1.加強制度建設，完善全流程監管梳理采購活動的流程和風險點，結合醫院的實際情況，不斷完善采購內部控制制度，包括采購計劃、論證審核、采購方式確定、合同審核簽訂、貨物收驗收發、評價、資金支付管理等具體規定。合理設置崗位，實現不相容崗位相分離。采購計劃制訂與審批、招標文件擬定與審核、驗收與保管等，實現不相容崗位相分離，明確職責、業務流程、審批權限、檢查監督責任，提高效能，相互監督，相互制衡，實現內部控制定期考核并落實獎懲制度。醫院可以成立由采購管理、資產管理、預算編制等相關人員組成的內部控制工作小組，引入熟悉耗材使用、經驗豐富的臨床工作人員，通過對物資現有存量、使用量、使用效果、新材料購買必要性、成本效益比較等進行綜合考慮，避免物資使用部門盲目提出采購申請，提高資金使用效益。內部控制工作小組縱向聯通所有部門，及時發現問題，加強溝通協調，提出解決方案，有效避免風險問題。2.完善信息系統建設，加強過程管控第一，以提高精細化管理水平、降低總體運營成本為目標，強化并規范醫院物資管理，以信息技術手段為依托，建立供應商管理系統、庫房管理系統、科室成本管理系統、財務核算系統、績效評價系統、預算考核系統等模塊，實現計劃編制、在線請領、論證審核、合同簽訂、院外接單、配送、驗收倉儲、領用、財務全成本核算、供應競價考核的全流程閉環管理。第二，優化預算管理，注重財務流程精細化。以預算為主線，依托財務系統、HIS系統、LIS系統、藥械采購平臺、政采云平臺，通過數據接口，增加供應商管理系統、價格管理一體化信息系統，有助于實現數據的一次采集，以及全流程、各部門、多維度的共享復用，實現全院各系統數據口徑統一，為數據科學準確、互聯互通提供保障，實現供應鏈系統與醫院信息系統之間的信息交互，實現對上游供應商的規范化管理，加強庫房管理、物價同步管理、物資消耗監管、財務核算，功能覆蓋所有業務控制流程，通過崗位系統設置不相容崗位及權限，持續優化預算管理、成本核算、賬務處理等核心模塊。第三，注重成本管理精細化核算。對現有物資進行全面清查梳理，對價值較低、使用頻率高的材料（如一次性注射器、無菌敷貼、棉簽、一次性手套等），根據一品一規的原則建立常用目錄。各科室根據不同使用特點，設立科室目錄。目錄內的材料，臨床科室可以直接申領，對科室用量進行合理控制；非目錄內的材料，由設備管理科管理。新材料由運營小組論證通過，可采用詢價采購的方式，同時通過市場調研、網絡查詢，以及近年來其他單位的交易價格等信息，降低物資采購價格，確保物資質量。第四，加強采購價格管控。通過物資采購信息平臺，供應商實時更新物資、材料、服務價格，采購部門進行比較分析及品種議價，降低采購成本，同時為最高限價提供依據。同時，完善耗材采購制度，嚴格審批和招標程序，穩步實現國務院辦公廳2019年印發的《關于治理高值醫用耗材改革方案》的相關目標，取消公立醫院耗材加成，實現零加成銷售。第五，建立供應商管理系統。通過采集采購、后勤部門信息，建立供應商資料檔案庫，同時結合臨床反饋，對資質和信用進行考核及動態更新，堅持價格、質量、服務相結合的原則，定期對資質有效性、履約能力、產品或服務價格質量、配合度、付款方式等進行綜合評價，不斷優化供應體系，為臨床科室提供優質、規范、便捷的服務，推動耗材精細化、專業化管理。3.加強對科室物資材料領用的控制醫院內部控制工作小組以預算為主線，對各科室的物資材料用量進行調研，確定每月的領用量上限，明確材料費用預算。通過預算控制科室的領用行為，每月形成成本費用分析報告，有效控制科室成本費用，提高資產使用效益。建立激勵約束機制，將費用預算控制納入績效考核體系，與科室績效掛鉤，從而激發科室的內在動力，不斷優化材料用量、病種成本。同時，發揮點評機制的積極作用，既能夠引導臨床科室科學合理地使用醫用耗材物資，逐步降低醫用物資材料的使用比率，也可以厲行節約，避免浪費，調整醫院收支結構，實現降本增效目標。另外，加強防疫物資管理。根據《醫院接受捐贈物資管理辦法》，規范捐贈物資接受、領用流程。在庫房管理過程中，登記捐贈物資管理明細表，詳細記錄接受物資明細，以及捐贈物資領用情況；及時公示，接受社會各界、審計部門對捐贈事項進行監督。同時，依照政府會計制度，根據接受捐贈物資的實際數量，確認捐贈收入，捐贈物資必須專人入賬、專賬管理。對于需要時間緊急、需求量較大的口罩、面罩、手套、防護服、隔離衣、手消液等防護物資，建立采購綠色通道，特事特辦，進行緊急采購。醫院內部控制工作小組研究建立緊急采購事項的內部控制機制，探索制定緊急采購流程，加強供應商選擇、論證審批、采購驗收、資金支付各個環節，規范防疫物資采購、出入庫管理，建立防疫物資管理臺賬，清楚記錄物資來源、庫存數量和消耗情況，保障防疫工作有序進行。4.提高庫房管理水平醫院需要安排專業人員，根據驗收標準、相關要求、簽訂的合同、開具的發票燈，對貨物進行驗收；嚴格檢查規格型號、數量、質量，并做好到貨驗收、記錄、入庫手續；不合格物資做好登記，并與供應商協商退貨事宜；入庫數據由庫管系統、會計核算系統互聯產生，關聯供應系統的關鍵信息。5.優化庫房管理首先，醫院物資因價值不同，可以分為普通衛生耗材和高值耗材。普通衛生耗材遵循相關管理原則，控制科室領用成本；高值耗材在全院耗材使用中占比較高，只要有需要就必須使用，因此使用數量沒有壓縮空間，這也是管控的難點。通過與HIS信息系統進行收入和核銷匹配，實現高值耗材的采購、儲存、使用、收費的全流程管理。其次，物資因性質不同，可以分為收費物資和不收費物資。對于收費物資嚴格控制消耗，據實核銷，收支匹配；不收費物資，由護理、醫療部門給出意見，不同科室規定不同領用范圍，控制供應量，根據科室成本預算合理控制，納入績效考核，對材料虧損查明原因，嚴格考核。最后，建立科室二級庫房管理模式。據實核銷，控制用量，結合使用習慣、使用數量，設庫存不足提醒。庫存低于最低庫存量時，自動產生采購建議單，報上級庫房，審核通過后推送采購平臺，供應商處理接單，將配送信息回傳醫院庫房管理系統，一級庫根據合同、訂單、發票信息比對一鍵完成入庫程序。系統不斷完善，同時對往期數據進行統計分析，設定自動補充臨界值，自動計算需要的補充量，推送建議采購訂單，實行自動化精細化管理。6.加強對兩級庫房物資盤點建立健全庫房管理內部控制系統，同時檢查庫房管理的薄弱環節，排除可能存在的隱患，定期對資產進行全面細致清點。建立責任制度，定期盤點，明確庫房盤點原則、頻次及規程，采用自主盤點、抽查盤點等多種內審機制，提高庫房物資使用效率和效果，提升盤點準確性。

四、結語

綜上所述，醫院需要加強內部控制，建立權責清晰、管理科學、運行高效、監督有力的內部管理制度體系。從微觀上看，提高物資及資金的使用效率，實現高效運營，以及高質量可持續發展。從宏觀上看，衛生投入總量有限，通過不斷調節收支結構，控總量、提質量，優化運行機制，提高資源配置效率，強調人力資源技能要素，擺脫依靠藥品、耗材、器械要素補償模式，規范開展診療技術，保障居民健康水平，強化運營管理效能，遵循全面性、適應性原則，根據醫院實際情況不斷修訂和完善內部控制制度，切實保障患者利益，充分體現公立醫院的公益性，樹立公立醫院良好的社會形象。

作者：韓潔芳 單位：海鹽縣于城鎮衛生院