建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式分析

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摘要：本文主要研究信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式。通過分析檔案管理信息化的概念，以及在信息化環(huán)境下檔案管理存在的問題，提出相應(yīng)解決方案。在信息化環(huán)境下，信息技術(shù)已經(jīng)滲透人們的日常工作和生活當(dāng)中，尤其是在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面，實(shí)施信息化檔案管理能夠增強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率，提高建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，通過思考信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，以供其他建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；模式；思考

傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理都是人工操作，難免會出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)信息丟失的問題，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較占空間，在查閱相關(guān)檔案信息的時(shí)候不太方便。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也開始實(shí)行信息化建設(shè)，這樣的模式有助于彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業(yè)開展科學(xué)、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，代表建設(shè)企業(yè)的發(fā)展歷程，集中反映建設(shè)項(xiàng)目在施工建設(shè)期間的各種決策。檔案對建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，提升建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益和社會效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納，從而提升檔案管理的規(guī)范性。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，科學(xué)、合理地實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，幫助建筑企業(yè)獲得長久發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指建設(shè)項(xiàng)目利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下建筑行業(yè)的市場動(dòng)態(tài)行情變化，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將建設(shè)項(xiàng)目原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行有效整合，傳輸?shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)上保存，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)部資源的共享。檔案信息化幫助建設(shè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化、數(shù)字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時(shí)間、不同空間查詢重要數(shù)據(jù)信息，為建設(shè)單位日后發(fā)展提供一定的理論數(shù)據(jù)。

二、檔案信息化管理的工作內(nèi)容分析

1.網(wǎng)絡(luò)化在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，大部分建設(shè)項(xiàng)目單位都擁有屬于自己的官方網(wǎng)站，官方網(wǎng)站為建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理提供較先進(jìn)的技術(shù)手段，在一定程度上推動(dòng)建設(shè)單位檔案管理信息化的高效發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核就可以進(jìn)行相關(guān)操作，在整個(gè)過程中，不需要工作人員進(jìn)入檔案管理室，對于提高檔案管理工作質(zhì)量有一定的推動(dòng)作用。2.數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的基礎(chǔ)是數(shù)字化。在過去，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化以便捷、高效為基本目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的儲存數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源有效共享，為建設(shè)單位的日后發(fā)展提供參考。3.自動(dòng)化隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，給建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式創(chuàng)造了良好條件，如計(jì)算機(jī)檢索速度快、工作效率高，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)、多角度檢索，這是傳統(tǒng)檢索工具不能與之相比的?；谛畔⒒h(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案自動(dòng)化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機(jī)制建立符合實(shí)際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權(quán)的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設(shè)項(xiàng)目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計(jì)算機(jī)存在木馬病毒。由于其設(shè)立的檔案信息化管理機(jī)制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當(dāng)，就會引發(fā)各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網(wǎng)站，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴(yán)重泄露。對此，建設(shè)單位在建立檔案信息化管理模式時(shí)，必須要做好相應(yīng)管理機(jī)制的把控工作，并將其具體落實(shí)到實(shí)際工82022年第25期蘭臺內(nèi)外數(shù)字檔案創(chuàng)新研究作中，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄露等問題。2.基礎(chǔ)設(shè)備存在的問題隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，雖然現(xiàn)階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實(shí)過程中還會暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工全過程中占據(jù)重要的地位，涉及施工團(tuán)隊(duì)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位出具的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，如果檔案管理不當(dāng)，很容易導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目在最后結(jié)算時(shí)候產(chǎn)生造價(jià)、工程質(zhì)量安全、施工合同內(nèi)容等方面的問題。同時(shí)，在實(shí)際建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備配置不到位，還是使用落后的計(jì)算機(jī)，沒有及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在一定程度上就會抑制檔案管理信息化的發(fā)展。3.檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理人員自身的專業(yè)技術(shù)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)、工作能力有待進(jìn)一步提升，有的員工對打印、復(fù)印、數(shù)字掃描信息、多媒體技術(shù)等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對于現(xiàn)代化的信息管理不太適應(yīng)，無法借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展檔案管理，導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設(shè)項(xiàng)目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創(chuàng)新在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作是人工對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案規(guī)范化管理工作的認(rèn)知度較低，只在乎建設(shè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及財(cái)政資金的具體落實(shí)情況，認(rèn)為工作人員查閱相關(guān)資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創(chuàng)新檔案管理意識，在一定程度上抑制了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的發(fā)展，甚至嚴(yán)重影響檔案管理的工作質(zhì)量，打消檔案管理人員的積極性，還會浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價(jià)值和意義。

四、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及很多歸檔方面的內(nèi)容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對建設(shè)項(xiàng)目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監(jiān)督反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目單位可以建立檔案信息化管理平臺，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。首先，反饋問題信息化。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題，定期向上級主管部門匯報(bào)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在的問題，早發(fā)現(xiàn)、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關(guān)工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺，重點(diǎn)反映階段性評審的整改問題，有效落實(shí)整改責(zé)任制，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。同時(shí)，信息化方法在對歸檔文件份數(shù)、頁數(shù)、卷數(shù)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，具有更大的優(yōu)勢，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。其次，質(zhì)量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質(zhì)文件，針對電子文件做好歸檔工作，技術(shù)人員可以設(shè)置“逐級審批”模塊，防止出現(xiàn)檔案文件“無人審批”的現(xiàn)象。另外，在相關(guān)法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，結(jié)合國家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化要求，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫，為不同施工階段的文件收集提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并且利用信息化方法對歸檔文件的真實(shí)性、精準(zhǔn)性進(jìn)行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質(zhì)檔案無人檢查的問題，按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對接全部歸檔文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化模式轉(zhuǎn)變。2.建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化在新時(shí)化背景下，建設(shè)項(xiàng)目如果還是使用紙質(zhì)檔案歸檔，很容易出現(xiàn)丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設(shè)單位提供基礎(chǔ)的信息服務(wù)，因此建議相關(guān)管理人員可以使用檔案管理信息系統(tǒng)，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關(guān)工作人員使用的情況，并為施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。在設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，必須要考慮數(shù)據(jù)來源的分類，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、外來文件等，針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和郵箱數(shù)據(jù)的采集，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對接到前端業(yè)務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔。3.檔案服務(wù)知識化首先，提升檔案本身價(jià)值。為了提高檔案的使用價(jià)值，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)審批、目錄檢索、紙質(zhì)閱讀等方式，在內(nèi)部建立檔案利用模塊，設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索功能，同時(shí)建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應(yīng)的資料，節(jié)省時(shí)間和精力。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)和進(jìn)度管理。在信息化背景下，建設(shè)項(xiàng)目建立檔案管理信息系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)線上信息和資源共享。相關(guān)管理人員借助檔案管理信息系統(tǒng)，可以全面了解建設(shè)項(xiàng)目工程的整體建設(shè)情況，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺，將建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)期間涉及的檔案信息推送給上級主管人員，在臨近節(jié)點(diǎn)之前，設(shè)置自動(dòng)提醒功能，提醒其在第一時(shí)間了解工程變更情況，及時(shí)調(diào)整檔案資料歸檔，同時(shí)將變更的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料提交給相關(guān)責(zé)任人。在到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，建設(shè)項(xiàng)目施工人員、上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以直接了解檔案資料的收集進(jìn)度，保證檔案資料的完整性?？傊?，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統(tǒng)信息化檔案管理信息系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也會存在一系列問題，需要相關(guān)管理人員從測試和維護(hù)工作兩方面確保其能夠正常運(yùn)行。首先，在運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)做好測試工作。部分建設(shè)項(xiàng)目單位為了盲目追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，在短短的時(shí)間內(nèi)就開發(fā)出檔案管理信息系統(tǒng)，并且沒有經(jīng)過相關(guān)技術(shù)人員測試就將其投入使用，如果使用不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問題，無法滿足建設(shè)項(xiàng)目的基本需求。因此，在開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，企業(yè)不要急功近利，必須經(jīng)過技術(shù)人員對其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要馬上提出解決方案，進(jìn)行修改、更新。檔案管理信息系統(tǒng)的測試工作不是短時(shí)間的工作，要經(jīng)過反反復(fù)復(fù)地測試才能投入正常運(yùn)行工作中。在測試階段，會消耗技術(shù)人員大量的時(shí)間和精力，尤其對于一些機(jī)密、重要的文件數(shù)據(jù)，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，技術(shù)人員要格外注意檔案管理信息系統(tǒng)的測試工作，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作也非常重要。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，將檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案信息化管理工作中，需要相關(guān)工作人員定期對其進(jìn)行維護(hù)。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達(dá)到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限，其維護(hù)工作量也越來越大。檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)工作占據(jù)整個(gè)檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，建設(shè)項(xiàng)目單位要配置適當(dāng)?shù)木S護(hù)人員定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢測，從而延長檔案管理信息系統(tǒng)的使用時(shí)間。

五、結(jié)語

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關(guān)檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式實(shí)施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識，熟練使用計(jì)算機(jī)等各種設(shè)備，提高專業(yè)技能，加快檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)建設(shè)單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。

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作者：戴競花