高校干部人事檔案信息化路徑

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一、檔案信息化發展背景

2021年1月1日新的《檔案法》正式實施，其中包括檔案管理體制、檔案管理制度、檔案開放與利用、檔案信息化建設、檔案安全工作機制、檔案工作支持保障力度、檔案監督檢查和法律責任等內容。新《檔案法》總則的第一條，就明確提出了推進檔案現代化、信息化的要求。由此可見，檔案信息化建設勢在必行，這也是2020版《檔案法》修訂內容的重中之重，檔案工作要加快信息化的腳步，高校檔案亦是如此。在新的《檔案法》第五章就涉及檔案信息化建設的7條內容，由此可見，國家對于檔案信息化的重視，同樣的，檔案工作者應當認真研讀新《檔案法》的相關內容，其中關于檔案信息化建設的內容如下：高校干部人事檔案是高等院校檔案工作管理中的重要內容，是服務組織人事工作的重要活動，是高校教職工留存的重要記錄，也對干部認識提拔、黨的組織建設、人才服務等工作提供了重要的歷史依據，也是黨和組織選拔人才、監督管理和評鑒人才的重要依據。新《檔案法》的正式實施，也給高校干部人事檔案提出了新的要求，必須加快高校干部人事檔案信息化的步伐。根據2018年由中共中央辦公廳修訂頒布的《干部人事檔案工作條例》，仔細研讀該條例我們會發現干部人事檔案工作必須要緊跟國家和社會發展的腳步，深入貫徹黨的組織路線、要充分發揮干部人事檔案對于高素質干部隊伍的積極作用。當然檔案管理工作要緊跟時代發展步伐和社會發展實踐，滿足人們對于檔案不斷變化的需求。高校干部人事檔案信息化正是對時代發展的積極響應，為廣大教職工帶來更大的便利，信息化的進行有利于促進干部人事檔案工作的秩序化和規范化管理。

二、高校干部人事檔案信息化現狀

高校干部人事檔案信息化是指將高校教職工檔案材料和信息以電子的方式保存于網絡中。目前河南省不少高校的干部人事檔案仍是以紙質的形式保存于檔案館，但是隨著時間的推移，干部人事檔案材料發黃變色等現象時有發生，更難以預防不可抗力因素的存在，比如河南省在2021年7月20日，多地遭遇了罕見的強降雨，發生了洪澇災害，道路成河，鄭州地鐵被淹，同樣地，也導致了不少機關單位的檔案材料被淹，導致檔案信息模糊，為河南省部分地區的檔案工作帶來了一定困難。因此，全省的檔案信息化建設也被高度重視，高校干部人事檔案信息化既是順應時代發展的潮流，滿足公眾對檔案的多樣化需求，同樣也是確保高校干部人事檔案材料的完整性的一條途徑。這便于高校進行干部人事檔案審核，加快高校干部人事檔案的利用，為選拔人才提供途徑和技術支持。但是，目前干部人事檔案信息化這項工作還未完全在各大高等院校普及，根據河南省高校的發展現狀而言，也只有部分高校完成了干部人事檔案信息化的工作，個別院校檔案館的信息化水平走在了河南省高校檔案管理信息化的前列，但是仍有些高校對檔案信息化工作沒有引起一定的重視，到現在仍未認識到檔案信息化的重要性，由于各種原因導致高校干部人事檔案信息化工作無法開展。河南省是人口大省，隨著高校的擴招和發展規模的逐步擴大，干部人事檔案也越來越多，但是干部人事檔案信息的利用仍停留在傳統的模式，而無法達到高效率的利用。同時，高校干部人事檔案信息化工作不是一次性工作，隨著教學工作的開展、人才的引進與晉升、人員外調、工資表產生等業務，每年都會形成新的干部人事檔案材料，因此高校干部人事檔案信息化工作并非一次性投入的工作，而是一項持續性、長久性的工作。高校干部人事檔案信息化是一項長久性、復雜性工作，這項工作怎么做、如何去做，檔案信息化平臺眾多，到底如何去選擇相關的具備國家保密資質的信息系統平臺等問題，是我們進行信息化過程中應該提前思考好的問題。因此，高校干部人事檔案工作離真正的信息化還有很長一段路要走，任重而道遠，我們要向著真正的高校干部人事檔案信息化而奮斗，認真落實和履行高校干部人事檔案信息化這項工作，完善高校干部人事檔案管理體系，高校干部人事檔案信息化建設已是大勢所趨。

三、開展高校干部人事檔案信息化工作的利好背景及所存在的問題

1.高校干部人事檔案信息化發展的利好背景在新《檔案法》實施之前，各大高校對于干部人事檔案信息化的認識也僅存于倡導、宣傳，而在新《檔案法》實施之后，與檔案工作相關的部門也都意識到檔案信息化不能再停留于倡導階段，應該落到實處。各大高校檔案館以及校領導也對干部人事檔案信息化有了更深刻的認識，意識到檔案信息化必須認真實施，緊緊跟隨國家檔案事業發展的步伐，向更先進的檔案管理發展。隨著高校的擴招和不斷發展壯大，干部人事檔案也越來越多，局限于傳統的人事檔案利用已經不能夠滿足高校發展的需求，特別是在疫情期間，更應該通過信息化對高校干部人事檔案進行管理，來滿足相關部門工作人員對檔案的利用。正是在這樣的大背景下，干部人事檔案信息化的進行就有了實質性的意義。2.高校干部人事檔案信息化發展所存在的問題剛開始進行高校干部人事檔案信息化的院校，面臨著諸多難題，如干部人事檔案信息化專項經費的申請、開展此項工作場地的問題、干部人事檔案信息系統的選擇等等，這些問題我們需要一一考慮才能正常開展高校干部人事檔案信息化工作，而不可忽視的是現在的諸多河南省高校干部人事檔案信息化都面臨著這樣的問題。除此之外，高校的檔案管理人員有些并非檔案專業出身，這就對檔案管理工作的良好發展起到了阻礙作用。在高校干部人事檔案信息化的過程中，需要專業的檔案管理人員對信息平臺軟件有一定的了解、并且熟知干部人事檔案工作相關內容。其次，高校干部人事檔案信息化工作是一項持續性的工作，需要階段性的投入技術支持和人員支持，而不是一次性的投入。再次，對于市場上符合標準的干部人事檔案信息化系統的選擇，也是高校干部人事檔案信息化工作所面臨的問題所在，標準是什么，選擇的依據是什么，都處于全新的階段、探索的階段。高校干部人事檔案信息化工作還未形成一套完善的、完整的管理體系，相關管理體系的建立也是高校干部人事檔案信息化工作者的重要任務。最后，高校干部人事檔案信息化工作是為了給高校教職工提供便捷的信息查詢渠道、便于干部人事檔案審核工作的進行，對于高校干部人事電子檔案管理信息系統如何與其他相關部門的業務系統進行相互銜接，也是我們亟待解決的問題。針對此種種，高校干部人事檔案信息化工作是一項具有挑戰性、全新性、持續性的工作。

四、高校干部人事檔案信息化路徑分析

1.高校干部人事檔案信息技術安全根據新《檔案法》檔案信息化建設第三十五條，我們發現安全性是進行檔案信息化首要也是必要的考慮因素，安全不可忽視。高校干部人事檔案信息化工作的硬性條件就是需要借助高校干部人事檔案信息系統，信息技術的應用給我們檔案工作帶來極大便利的同時，也應該注重高校干部人事檔案信息的安全性，而該信息系統的安全性必須要經過審核，符合國家檔案數字化保密資質的信息平臺提供者。新《檔案法》檔案信息化建設第三十八條，也提到了在檔案信息化建設的過程中有關安全的問題，干部人事檔案信息是黨的重要機密，必須嚴格落實查詢程序。2.建立和完善高校干部人事檔案信息管理體系高校干部人事檔案信息系統的良好運營離不開一套規范的高校干部人事檔案信息管理體系，如檔案收集體系、檔案查詢體系、檔案利用體系、檔案借閱體系等。只有建立一套完整的高校干部人事檔案信息管理體系，才能確保日常的檔案工作有序地進行，防止檔案信息被隨意利用。如檔案移交時，應對檔案信息進行核實，把不符合邏輯的檔案交給相關部門處理，確保移交高校干部人事檔案信息的準確性，為后續的檔案工作減少麻煩。高校干部人事檔案信息進入系統之前，要經過一系列的流程操作，首先需要干部人事檔案工作人員線下審核并整理好，人事檔案的整理要嚴格按照干部人事檔案整理細則進行編碼和排序，確保各項檔案材料進入信息化之前是整理完整的，以便于快速掃描每一頁檔案材料，錄入干部人事檔案目錄和信息，因此，高校干部人事檔案工作人員要嚴格按照檔案整理的相關規定操作，從而為干部人事檔案信息化提供支撐。高校干部人事檔案信息系統支持線上、線下和線上線下結合的干部人事檔案信息的管理，在高校教職工檔案查詢時，可以線上申請、線下取用，但是應經過相關部門的批準方可進行信息系統查詢相關內容，審批手續依舊不可缺少，這是確保干部人事檔案信息安全的一道關口。高校干部人事檔案信息化工作也屬于日常檔案管理工作內容之一，因此也必須按照檔案管理的工作管理制度來有序地進行。3.提升高校干部人事檔案信息化工作人員的專業知識素養社會在不斷地發展與進步，機遇與挑戰并存，此次疫情給我們上了深刻的一課。因此，我們的檔案信息化工作也面臨著一定機遇的挑戰，如何在新形式下更好地服務于廣大教職工，也是我們檔案工作者重要的職責。高校干部人事檔案信息化是一項新工作，是充滿挑戰性的工作，從事高校干部人事檔案信息管理工作的人員仍需要不斷地學習，如積極參與干部人事檔案信息化相關的會議、業務培訓等，更何況目前高校從事檔案工作的人員有些并非檔案專業出身，對于檔案專業知識的缺乏更加需要不斷充實自身，提高檔案專業技術修養，更好地貢獻于檔案事業。此外，高校干部檔案信息化建設也涉及一些計算機方面的知識，這就要求檔案信息化工作人員應該具備多方面的知識素養，不僅僅是檔案收集、整理、存儲、歸檔等方面的知識，還需要計算機方面的專業素養，以及服務能力的培養。簡而言之，從事高校干部人事檔案信息化工作并非一項簡單的工作，需要不斷地學習最前沿的知識，多方面多領域的涉及。特別是高校干部人事檔案信息化業務是一項新型的業務，可以向已經建設數字檔案館和已經進行干部人事檔案信息化并且運營得比較好的高校學習，實地參觀考察學習，相互交流討論，以尋求適合本單位的干部檔案人事信息化系統，互相促進協調發展，共同為河南省高校檔案事業、甚至是中國檔案事業獻出自己的一份力量。高校干部人事檔案信息化建設不是單方面努力的結果，這項工作的完成需要檔案工作人員、校領導、教職工等的共同努力，共同完善高校干部人事檔案信息管理系統，從而為廣大教職工提供便利。隨著新《檔案法》的實施，各個單位和部門也開始對檔案工作給予充分的重視，這正是干部人事檔案信息化建設和發展的良好契機。因此，身為干部人事檔案工作人員，應當認真貫徹和履行新《檔案法》的職責，認真研讀和解讀新《檔案法》相關工作條例，切實履行自己的責任，更好地服務于檔案事業，加快推進高校干部人事檔案信息化的進程。新《檔案法》的實施給高校干部人事檔案信息化工作提供了前所未有的發展動力。高校干部人事檔案信息化工作提高了干部人事檔案審核的效率，加快了審核工作的進度，為干部人事檔案審核工作帶來了極大的便利。干部人事檔案信息化是一項持久、不斷更新的工作，我們應該適應時代發展，按照檔案信息化的需求來不斷充實自己，以便更好地推進高校干部人事檔案信息化工作。

參考文獻：

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作者：周錦