重大活動檔案管理研究

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一、高校重大活動檔案與高校治理

(一)高校重大活動檔案及其特征

高校重大活動一般涉及重要慶典、紀念活動、重要賽事、全校性重大專項工作、外事交流與合作等，具體指高校組織舉辦的對黨和國家、高校、行業、地方等各方面具有重大意義和重要影響的各類會展、迎檢評估、紀念、校慶、主題教育、大型文體活動、重大學術研討會、重要賽事等，這些活動的舉辦會形成大量的文件和聲像資料，其中對國家、學校和社會具有保存價值的文件和聲像資料就應當完整地留存下來，形成高校重大活動檔案。可見，高校重大活動檔案是在各高校發生的涉及教學、科研、外事、學生、衛生、體育等方面具有重要影響、規模較大的活動中直接形成的的文字、圖片、音視頻、實物等不同載體和形式的真實記錄，[1]由于活動涉及黨政部門、職能部門較多，工作環節多，因此形成的材料具有明顯的特點。首先是檔案來源廣泛。高校重大活動一般會涉及學校兩辦、學工處、各二級學院(教學系部)、群團部門、宣傳部門等?；顒舆^程中，各責任部門都會形成相應的檔案，如學校兩辦印發的活動方案、機構成立文件、會議材料、報告、總結等；宣傳部門拍攝的有關活動的照片、采訪錄音、錄像等；本校舉辦活動獲得的印章、紀念冊、紀念章等；師生創作的與活動主題有關的書畫、攝影、詩歌、朗誦、音樂、短視頻、抖音作品等。其次是載體和形式的多樣性。從載體和形式看，隨著國家關于電子文件管理相關規定、辦法的出臺，各高校也在電子文件管理領域進行積極的探索，以數據形態存在的電子文件數量日益增多，在高校重大活動開展過程中，除形成傳統紙質文件、實物檔案外，還會形成大量的電子文件。最后是形成的階段性。高校重大活動從動議、籌劃、實施、總結驗收等各階段都會形成相應的文件材料，但是從形成的時限范圍看，主要集中在活動啟動至活動實施這一時間段。其間隨著各項工作的不斷推進，在某一個特定的時間段相關文件材料會呈爆發式增長，其形成規律是整個活動越接近尾聲，相應的文件材料就會迅速減少甚至無文件材料產生，體現了明顯的階段性。

(二)高校重大活動檔案在學校治理中的作用

檔案不僅是高校一切活動、工作的歷史記錄，更是各部門業務連續開展的重要輔助和支撐，同時還是高校及師生合法權益的有效憑證。因此，可以說檔案治理是高校治理體系中的基礎一環。高校重大活動因工作需要，一般都需要成立臨時領導小組或委員會等機構協調各方面關系，調度一定的人力和資源等活動保障要素，這就是治理。而作為重大活動真實記錄的重大活動檔案，其管理和服務水平在一定程度上體現了高校治理水平的高低。

二、高校重大活動檔案管理工作的意義

(一)檢驗高校重大活動開展的成效

完整系統的高校重大活動檔案不僅能有效檢驗活動開展的成效，還有利于推進活動開展的常態化、長效化和深化情況。學習黨史、國史是堅持和發展中國特色社會主義、把黨和國家各項事業繼續推向前進的必修課；[2]是一項長期任務，在不同的批次都會以不同的主題來進行。這次黨史學習教育形成的檔案材料對檢驗各高校重大活動開展成效，鞏固后續黨史學習教育成果，推進黨史學習教育的常態化和長效化具有重要的作用。

(二)優化高校館藏結構

隨著科技的進步特別是信息技術的進步，非紙質載體和形式的檔案也在高校大量出現，高校重大活動如黨史學習教育開展過程中形成的檔案載體和形式豐富多樣。如上級黨委及黨史學習領導機構下發的紅頭文件，領導巡回指導照片、講話音視頻，本校黨史學習教育中產生的文字、照片，媒體報道材料，錄音、錄像等，對其進行收集，整理入庫，有利于高校形成分類科學、門類齊全的檔案資源體系，優化館藏結構。

(三)為高校文化建設提供具體可感的素材

高校重大活動檔案是高校文化傳承與創新的基礎和重要載體，重大活動檔案能夠為校園文化提供鮮活、豐富的素材，提升文化建設內涵，離開檔案搞文化建設就猶如無源之水、無本之木。校園文化建設若能有效利用重大活動檔案這一鮮活、真實的檔案資源，必將大大豐富校園文化內涵。

(四)賦能高校內部治理體系不斷完善

高校檔案工作是學校一項重要的基礎性工作，高校重大活動一般以高校黨委、黨辦、校辦及相關職能部門牽頭，有關部門具體承辦，重大活動檔案管理水平在某種程度上真實反映了高校的執行力和內部治理能力的高低。2020年12月12日，國家檔案局頒布的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，對3類主體的分工進行了明確，方便不同主體明晰各自任務，在職責范圍內推動工作的開展。[3]這為高校重大活動檔案管理提供了重要的思路和參考，有利于理順上級檔案主管部門、重大活動責任部門和高校檔案機構之間的關系，建立分工明確、權責清晰的重大活動檔案責任體系，客觀上推動高校內部治理結構的改革和完善。

三、高校重大活動檔案管理工作建議

(一)建立健全高校重大活動檔案管理制度

在高校內部，重大活動一般由一個主要部門牽頭負責，其余多個部門配合完成，但檔案管理工作往往因相關協調機制、制度沒有建立而被擱置和忽視。因此，要抓好重大活動檔案管理工作，就必須站在學校治理的高度加以重視。以黨史學習教育檔案管理為例，首先是高校黨委要加強重大活動檔案管理工作的督導，履行好主體責任，切實推進高校檔案管理工作“三同步”制度的落地見效。其次，檔案管理部門應站在檔案業務部門的角度，強化檔案工作的業務指導，制定重大活動檔案管理的制度、辦法等，并報校長辦公會審議，強化制度的權威性。

(二)明確職責分工和收集范圍

首先要明確責任分工。一是檔案管理部門要保持職業敏感性。在重大活動開展期間，密切關注活動進展，積極與責任部門溝通，調研黨史學習教育檔案資料的形成情況、完整性、管理現狀；主動服務對接檔案的收集工作，重點圍繞黨史學習教育過程中形成的文字、照片、專題材料、音頻、視頻、實物等各種載體形式檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作環節進行業務指導，并及時制定本校黨史學習教育文件材料歸檔范圍和保管期限表。二是各責任部門要認識到黨史學習教育檔案收集、管理工作是黨史學習教育工作的重要組成部分，[4]及時和參與活動的部門建立工作協調機制，要求各工作組定期向協調組檔案人員移交所形成的最終版本的文件材料，并最終由協調組檔案管理人員將收集整理好的檔案文件材料向學校檔案管理部門移交。其次要明確收集范圍。高校重大活動檔案主要分為兩大類。第一類是黨和國家有關部門重大決策部署、領導批示、印發的正式文件；第二類是本校工作機構成立文件、活動方案、專題會議材料、工作計劃、總結、活動清單和任務清單、統計臺賬、新聞媒體報道材料、社會力量參與等相關材料。從形成主體、載體形式來看，既有上級機關的正式文件，又有本校及各二級學校(教學系部)組織和舉辦活動過程中產生的電子文件、紙質文件、音視頻文件，圖像文件和各類實物等，還有師生個人、校友及社會形成的檔案材料等。以上各類檔案文件材料，各高校都應該遵循“應收盡收、應歸盡歸”的原則，將具有查考利用價值和長期保存價值的過程性材料和總結性材料一并納入歸檔范圍。

(三)加強重大活動檔案資源的信息化管理

實施重大活動檔案的信息化管理，能夠更加多維、立體地呈現和留存高校記憶，更重要的是使檔案利用突破時空限制，便于網絡傳輸和信息交流。因此，高校要列支專項經費，確保重大活動檔案電子化管理資金鏈的持續性。就黨史學習教育檔案管理而言，一方面除了要收集管理原生的電子文件外，還可以通過對相關紙質文件進行數字化加工，形成黨史學習教育專項數字化檔案，為高校文化傳承與創新奠定堅實基礎。

(四)利用重大活動檔案豐富校園文化建設內涵

高校重大活動檔案在一定程度上反映了高校的辦學實力和成效，檔案材料中蘊藏的校領導、基層干部、一線教師、學生等的動人故事、學校良好的精神風貌等，具有重要的感召、育人功能。因此，高校檔案管理部門要充分彰顯自身的文化性和學術性，有效利用館藏優勢，積極參與校園文化建設。一是要在對黨史學習教育檔案進行收集整理、編制規范檢索工具的基礎上，多角度、多領域地開發黨史學習教育檔案信息資源。有條件的要深挖和整理黨史學習教育專題檔案史料，開展編研工作，編纂、出版專題文獻資料，開發更多適宜網絡傳播、符合青少年口味的優秀作品。[5]二是舉辦黨史學習教育專題展覽，在校史館等特色場館建設中融入黨史學習教育檔案文化元素，為校園文化建設提供豐富、鮮活的紅色素材，豐富校園文化建設內涵。

四、結語

重大活動檔案治理是高校治理的有機組成部分，我們要站在高校整體治理的角度去審視重大活動檔案管理工作。要從實現學校戰略目標的需要出發，深入高校內部治理釋放的用檔需求，在具體的業務活動中有意識地收集、積累和開發重大活動檔案資源。高校檔案管理工作只有從這個原點出發，才能在高校治理中充分發揮檔案的基礎性和支撐性作用。就黨史學習教育檔案管理而言，高校檔案部門要積極統籌做好黨史學習教育檔案文件材料的收集、整理和歸檔及開發利用工作，為黨史學習教育檔案賦能高校治理創造條件。

作者：金滿銀