公路工程大宗材料采購審計數據分析

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【摘要】隨著我省經濟的穩步發展，公路工程數量逐年增長，而材料采購成本在公路工程總成本中占比較大，是企業開展公路工程內部審計的重要風險環節。在公路工程審計中，審計人員主要審查公路工程大宗材料采購的真實性、合規性、效益性。本文主要根據采購流程中各環節風險點，利用表格數據分析設定風險指標，對多品種的采購合同及單據進行篩選，從而得到可靠數據，發現公路工程大宗材料采購中的疑點問題，助推材料采購審計項目高質量、高效完成。

【關鍵詞】公路工程；大宗材料；數據分析；審計

公路工程大宗材料采購審計數據分析模型的研究應遵循提高審計效率、保證審計質量和普遍適用性原則。為更好地開展模型研究，首先應充分了解公路工程大宗材料采購流程各個環節的重點風險，根據重點風險點確定風險預警指標；其次要收集材料采購基礎數據，利用excel建立模型進行數據分析。

一、梳理采購流程及風險

1.上報采購計劃。材料使用企業根據所承擔的工程內容及施工進展情況提前預測施工所需材料的規格、質量、數量、技術要求、使用時間、付款方式等信息來編制采購計劃。存在的主要風險：虛列采購計劃，增高成本，套取材料款；無計劃采購大宗材料，違反企業規定導致成本增加。2.編制采購方案。企業根據采購材料計劃，編制切實可行的采購實施方案。存在的主要風險：采購實施方案不符合企業規定，不具備可操作性，導致材料采購工作滯后影響施工工期。3.采購主要方式。根據材料采購法律法規要求，單項物資、設備合同估算價或年度累計采購金額在200萬元以上（含）的采購項目，應當通過公開招標方式采購。存在的主要風險：未按法定及企業規定進行招標采購，造成企業利益受損；將采購項目化整為零或者以其他方式規避招標。4.通過平臺實施。采購實施企業根據采購實施方案選定合理采購方式，通過正規采購平臺實施采購活動。存在的主要風險：未采用符合國家相關規定的平臺，可能引發法律糾紛風險。5.確定供應商。通過材料采購程序，擇優選出材料供應商并對其進行排名，確定最終供應商。存在的主要風險：違背采購結果選擇供應商，存在違規違約風險；供應商資信不良，存在違約風險。6.簽訂采購合同。采購合同的簽訂和履行按企業管理辦法進行管理。存在的主要風險：合同簽訂不規范，引發法律糾紛，造成資金損失。7.材料驗收。采購組織企業或部門負責采購項目驗收工作。存在的主要風險：材料驗收不合規，存在以次充好、缺斤少兩等現象，造成企業利益受損。8.付款結算。采購組織企業或部門根據合同約定及合同的執行與驗收情況提出付款申請，按合同要求準備相關采購合同約定的驗收單、發票等付款依據，按企業付款流程，通過必要的系統審批后，由財務部門確認付款。存在的主要風險：超付材料款、內控不健全、無審批付款等情況，造成資金損失；材料驗收單、發票及付款憑證信息不一致，存在虛假支付業務，造成企業資金損失。9.材料統計。采購組織企業或部門將采購結果報備至企業成本管理部。采購結果包括采購項目名稱、用途、數量、金額、合同履行日期、供應商信息等重要采購信息。存在的主要風險：統計材料數量與實際不符，多計或少計材料數量，造成材料核算不準確。10.采購文件歸檔。采購文件包括采購活動記錄、采購計劃、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、合同文本、驗收證明等其他有關資料。存在的主要風險：采購歸檔文件不齊全，影響后期材料核算及審查工作，可能存在虛假采購等情況。

二、風險預警指標研究

1.材料采購計劃階段風險預警指標。材料采購計劃階段主要存在虛列采購計劃、無計劃采購等問題，采購計劃階段應根據材料采購項目是否有計劃及采購計劃的真實性設置風險預警指標。2.材料采購階段風險預警指標。根據法規及企業關于材料采購的規定，對公路工程大宗材料采購中涉及的采購文件、招標過程中的中標和評標等審計重點進行梳理，總結出采購時間倒置、平臺選擇不規范、采購方式不合規、采購控制價制定不合理、未按平臺采購結果選擇供應商、供應商存在不良記錄以及違約債務等風險預警指標，為采購環節提示預警。3.材料使用階段風險預警指標。通過相似工程材料價格表及歷年材料價格走勢，總體考慮市場環境變化，確定價格區間設置價格風險預警，再通過材料進出庫臺賬、材料接收單等基礎數據與工程內業、計量臺賬、施工圖紙中材料數量對比，查看是否存在虛報材料、偷工減料等風險，設置數量風險指標。4.采購材料文件歸檔階段風險預警指標。采購材料文件歸檔階段主要審查資料是否齊全，是否有弄虛作假等違規行為，應設置有關資料是否完善的風險預警指標。

三、基礎數據收集

基礎數據收集是否全面，是模型能否有效進行數據分析的關鍵，直接影響數據分析模型的使用質量。筆者認為應從以下幾方面收集被審計企業材料采購的基礎數據：一是結合風險預警指標，確定收集數據，做到少而精。二是依靠工程報表、NC財務系統、審計平臺提取有效數據。三是制作excel表格，規定時限完成數據收集。

四、建立數據分析模型

1.編制表格，收集基礎數據。利用excel表格，根據公路工程大宗材料采購基本屬性，制作大宗材料采購基礎數據表，收集采購材料名稱、規格、采購方式、發布采購公告時間、供應商名稱、材料金額、簽訂合同日期等材料采購基本信息，為下一步模型建立、數據分析打好基礎。2.匯總數據，掌握總體情況。通過excel表格數據匯總功能，將已知審計年度內材料采購基礎信息進行匯總，了解需要分析的數據總量，掌握總體數據情況。3.確定指標，分析數據風險。根據采購數據情況，初步確定分析模型指標，通過excel數據分析公式，設定約束條件，對采購數據進行篩查及分析，初步確定材料采購中存在的問題及風險。4.依據風險，確定審計重點。參考以往材料采購審計經驗，依據篩查出的問題及風險，綜合考慮項目實施過程中的實際問題，確定公路工程大宗材料采購審計重點。通過以上分析可以看出，對公路工程大宗材料采購審計數據分析模型的研究，重點在于基礎數據收集是否完整、預警指標是否可靠，難點在于excel表格使用是否熟練、數據分析是否準確。如果在審計過程中，以上重點、難點問題能迎刃而解，數據分析模型一定能在公路工程大宗材料采購審計中發揮作用，助力審計項目高效、高質量完成。但想要長期使用數據分析模型，關鍵在于模型的時效性，應依據材料規格及價格走勢、供應商簽訂合同情況等動態信息，及時更新數據，確保模型數據緊跟市場行情，達到實時能夠進行材料采購審計數據分析的目的，為以后企業開展公路工程大宗材料采購審計、完成全面覆蓋審計提供數據分析模型支持，也為企業規避采購風險、高質量發展保駕護航。

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作者：王志遠 單位：黑龍江省交通投資集團有限公司