科研院所檔案工作發展誤區及應對策略

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一、引言

伴隨科研院所半個多世紀的發展，科研院所的檔案工作進步明顯：檔案管理體系日漸規范，檔案資源體系從單一向全面囊括，改卷為件細化管理單元，檔案數字化率大幅提升，電子文件歸檔初步實現。但相較于綜合檔案館還有不小的差距，與科研院所高速發展的現實需求仍不匹配，尤其工作中存在的一些發展誤區可能或已經影響檔案工作整體格局的良性推進，必須引起所有檔案工作者的重視。

二、科研院所檔案工作的發展誤區

發展誤區一：對檔案工作的作用認知有偏差檔案工作是伴隨科研院所創建而最早開展運行的一項工作，是科研生產經營管理活動的真實記錄，對維護科研院所歷史面貌、協調科研工作運轉、促進效能發揮、提高管理效率和產品質量起著不可低估的作用。所以，對檔案工作的定位比較中肯的是：檔案工作是科研院所管理工作中的一項基礎性支持服務工作。但隨著我國科技體制改革的深化，科研院所緊隨多元化經濟發展趨勢，在不斷夯實、創新、提升主營專業優勢的同時，優化各項資源配置，向市場需求提出產業發展目標，將實現高質量持續發展放在首要地位。而科研院所檔案工作的從屬性和服務性決定了其無法產生明顯的經濟效益，這也使得高層領導對檔案工作的重視度始終不高，在全局規劃中缺乏對檔案專業的長遠發展設想，在檔案信息收管存用的理念、范圍和模式方面缺乏清晰的目標設定；檔案工作與業務工作融合度不高，導致檔案數據潛在價值在優化業務管理方面無法顯化，檔案地位趨向邊緣化；檔案技術發展水平與主營專業信息化需求不協調，多數檔案部門從獨立機構變成科研院所信息中心的下屬組織，有些劃歸后勤運營部門之下，檔案專業特色漸失，甚至不見“檔案”二字。發展誤區二：對推進檔案信息化建設有誤解當前科研院所正在開展“數字檔案”建設，提出從“管文件”向“管數據”轉變，普遍采用檔案管理系統對檔案資源進行綜合管理，并配備了檔案數字化設備，可實現目錄、全文數據庫在內部網絡的檢索利用；且與PDM、OA等業務系統建立自動歸檔接口，打破了檔案管理系統信息孤島現象，初步實現電子文件自動歸檔。但隨著科研院所信息化的深入發展，檔案信息步伐明顯落后，尤其是對推進檔案信息化建設產生誤解：對檔案信息化建設全局規劃不清晰，階段目標不明確；在享用檔案管理系統、掃描儀等新系統新設備帶來工作便利的同時，產生設備至上心理，一談如何深入信息化就是升級系統或者購置新設備，缺乏對檔案信息化建設內涵的研究；重視對實體新館的建設，缺乏檔案管理嵌入式服務理念，在業務系統與檔案管理系統集成、電子文件歸檔與長久保持、電子檔案共享利用等方面研究不足。發展誤區三：對檔案重點工作的規范化梳理不足科研院所檔案部門基本都要制定年度工作計劃，計劃內容多為規章制度的編寫修訂、檔案管理系統的改進升級、管理流程的優化完善、業務范圍的拓寬延展、檔案宣傳周活動等，這些多為科研院所的內部工作計劃。但隨著所屬集團公司專業檔案館對其檔案工作的管理加強，越來越多的重點工作以上級一號文的形式出現，被列為院所工作的考核項。如航空工業集團自2017年開展航空武器裝備型號檔案進館工作，旨在實現“恢復能力、還原生產”，達到為產品復現提供所需全套產品檔案的目標。這項重點工作得到各級領導的重視，也成為檔案全員的重點工作。從最初的探索性開展，到經歷進館工作指引的換版升級，上級檔案館對檔案進館工作從組織管理、計劃編制、工作流程、進館要求、現場檢查等各方面提出明確指引，但多數科研院所仍存在對檔案工作梳理不足之處：更多關注上級考核項，對提升業務能力的檔案技術發展未列入重點計劃；集中大量精力于重點工作，疏于檔案業務性工作的安排和跟進，不利于本院所檔案服務科研一線的基本職能發揮；在重點工作已呈現常態化趨勢時，沒有及時分析工作流程和總結經驗教訓，未形成專項工作的規范化流程體系和制度化操作手冊，工作模式仍是主管一手抓、全員聽分配，工作效率低且完成質量受限于人為因素。發展誤區四：對檔案職業發展規劃不夠明確為提升檔案信息化水平，增進檔案服務科研一線的能力，科研院所檔案人才隊伍也在不斷優化，專職檔案員本科學歷占比不斷提升，引入并留住碩士研究生初具競爭力，專業人才推動檔案工作快速發展已現戰略成效。但科研院所對檔案人才隊伍的構建遠不如科研一線關注高和投入大，整體呈現出對其檔案職業發展規劃不明確的勢態：從科研院所信息化全局發展出發，更趨向于任用信息技術類人才為檔案管理層領導，致使檔案專業高學歷出身且工作業績突出的上進人才晉升困難，工作信心倍受打擊；部分科研院所不僅空降管理領導且頻繁更換，不利于確保檔案業務開展的連續性和專業發展的掌控度；檔案系列職稱評定與工程師同等規則，競爭激烈，重視科研成果（論文和獲獎）并將其量化，造成檔案職稱晉升困難；檔案崗位績效考核調節力度較差，且崗位流動性不強，基層檔案員易安于現狀，致使創新驅動力和拼搏事業心動力不足。

三、新時期科研院所檔案工作的發展策略

（一）明確檔案工作發展思路

要明確檔案工作發展思路，首先要對檔案工作的定位和作用有清晰的認知，要從科研院所全局發展出發，用全新的視角去審視檔案工作。檔案工作是基礎性支持服務工作的定位不會變，但檔案工作伴隨科研院所發展的作用重點卻越來越接近檔案自身價值的體現。隨著大數據、云計算和信息網絡技術的廣泛應用，科研院所聚焦“智慧院所”的建設如火如荼，檔案不再是孤立的數據，而是以發揮“數據層面價值”的能力符號形式成為主動驅動力量，在不斷助推業務質量和效率的提升。科研院所檔案工作應與全局同步規劃、同步建設、同步發展，結合“智慧院所”建設背景，重新定義“智慧檔案”收管存用的要求和內涵。通過企業治理框架下的頂層設計，推進檔案管理模塊嵌入業務流程體系進程，進一步打破各類數據條塊分割約束，暢通信息通道，為實現檔案數據的新能力和新價值提供契機與可能。檔案部門和檔案工作者也要主動站位、系統思考，以科研需求為牽引、以規章制度為抓手、以流程再造為手段，鉆研檔案業務與檔案技術的發展，堅守檔案專業陣營，實現以檔案力量推動科研院所的高質量發展。

（二）深入推進檔案信息化建設

檔案信息化建設是一個連續性的過程，隨著時代背景變換在不同階段有著不同的內涵與內容要求。科研院所檔案信息化多處于數字檔案館建設階段，應及時總結建設經驗，立足實際發展需求，不斷深入推進檔案信息化建設進程。一方面，要從理論層面深化研究檔案信息化建設的目標、原則、方式、內容與路徑，梳理并分析檔案信息化建設思路和發展趨勢，加強對其內部要素關系和組織實施階段的研究；同時結合科研院所信息化發展現狀，加強前端設計、過程管理、規范分類、流程完善等文檔全生命周期理論知識的研究和應用，從管理層面找準檔案信息化融入全局的契合點，確保檔案信息化建設有計劃、有步驟、可開展、可落地。另一方面，要立足實際加快館藏檔案數字化步伐，熟練使用現有檔案管理系統，最大限度地發揮其功能作用，通過局部系統開發、特色模塊訂制、歸檔接口優化等方式提升系統性能；要及時識別前沿技術，明確新技術應用方向，既不過于膜拜新技術新設備，也不盲目摒棄當前基礎設施，要在更好履行檔案工作基本職能的前提下，統籌檔案業務和檔案技術等發展規劃，全方位、多角度地打開適合本院所發展需求的特色檔案信息化建設新局面。

（三）充分梳理檔案工作重點

科研院所檔案部門應以檔案專業發展規劃為指引，科學合理地制定年度或階段檔案工作計劃。本著“存以致用，服務科研”的宗旨，將檔案工作重點放在如何提升檔案服務能力、體現檔案價值方面。要創新檔案服務機制，拓展檔案工作與業務工作融合范圍和深度，主動了解大型科研活動和重要項目的檔案管理及信息利用需求，通過流程嵌入、管理滲透、過程監管、數據分析等方式凸顯檔案價值。要充分梳理檔案工作重點，應從這幾點入手：第一，要梳理重點考核項工作的要求、內容和驗收標準。對于類似型號檔案進館的趨向常態化重點工作，應及時總結經驗教訓并積極學習其他院所的先進方法，結合本院所實際情況，將其組織管理、工作流程、節點把控、數據標準、人員分工等形成專項工作制度規范，確保重點專項工作的科學有序實施和高質量完成；第二，要梳理可內部完善的檔案工作內容。通過優化檔案管理流程、重視提升業務能力、加強檔案數據分析、筑牢電子檔案安全建設等方式，提升檔案專業建設水平；第三，要梳理需外部拓展的檔案工作內容。通過掌握科研信息化動向、加強現行文件管控、推進電子文件歸檔管理、深化業務流程再造、嵌入檔案管理模塊等方式，構建檔案基因在“智慧院所”信息體系的價值顯化環境。

（四）營造檔案職業發展良好環境

做好檔案工作，人才是關鍵。科研院所應轉變思想觀念，重視檔案專業人才的引進和培養，營造良好的檔案職業發展環境。第一，要完善用人機制和人才培養計劃，打通檔案專業人才晉升通道，重視培養高層次管理型檔案工作領導，加強檔案項目專家和業務技術骨干的培養，積極引入經驗豐富的專家級檔案人才，分配相應初級技能人才從事檔案基礎工作，積極構建多層次檔案人才體系；第二，要優化檔案系列職稱評定標準，將工作業績量化為考核硬件，提升論文發刊質量的考核，增加檔案晉升占比總量；第三，要加強檔案職業培訓，提供檔案在職繼續教育機會，通過營造檔案工作創新氛圍和活躍績效考核機制，提高檔案工作積極性。檔案工作者應基于新時代科研院所發展需求，科學規劃自身檔案職業發展方向，面對檔案工作新理論和新技術的發展，及時更新知識結構，不斷練就新本領新技能。方向之一，加強現代化檔案管理、業務檔案一體化、電子文件和電子檔案管理、檔案信息化建設等方面知識的學習和研究，逐步構建檔案工作發展大局觀，向檔案工作全局掌舵者方向發展；方向之二，關注大數據、人工智能、信息技術等在檔案工作的應用研究，熟練掌握檔案管理系統的運行維護、權限設置、模塊功能拓展等技術，深入探究業務應用系統的運行架構及其與檔案管理系統的可融合基點，逐步夯實檔案信息技術知識和應用，向檔案技術專家方向發展；方向之三，提升檔案工作業務內容和工作流程的研究能力，清晰問題所在及解決方法，精于業務且善于研究，逐步強化檔案工作專業特色和價值研究，向檔案知識專家方向發展。

參考文獻：

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作者：張寧