企業財務共享服務中心研究

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［提要］財務共享作為公司財務變革的新形態，大大提高財務部門的效率，減少公司的經營成本。但是，企業財務共享中心在我國的發展還不成熟，尤其是業務流程方面尚未全面實現自動化，仍需投入大量的人工成本，而RPA機器人的引入可以顯著提升財務共享服務中心自動化水平。本文針對財務共享服務中心業務流程現狀設計相關流程方案，并對企業未來發展提出幾點建議。

關鍵詞：智能化財務；RPA機器人；財務共享

云計算、大數據、人工智能等技術的發展帶來了信息化的變革，使自動化、智能化的應用走進企業的管理當中，除了對企業的生產制造部門產生重大影響外，智能化的應用也推動了企業財務管理模式的改革，RPA機器人的引入無疑是企業財務運轉更加自動化的證明之一。因此，企業更應該抓住國家經濟轉型的機遇，更新自身的管理理念、轉變自身的經營模式。目前，多數企業在提高自身財務運行效率方面都建立了財務共享服務中心，財務共享服務中心依靠信息技術可以集中收集企業的財務信息，并能夠處理一些簡單的基礎性工作，降低了業務方面的差錯率，也縮減了人工成本。但是，由于企業資金投入程度的不同，財務共享服務中心的流程效率和準確率不高，容易使財務人員脫離原有的業務流程而淪為輔助的崗位，而RPA（機器人流程自動化）技術的引用可以解決這方面的問題。RPA是新型的人工智能工具，本身可以按照既定的規則完成具有重復性的工作，將RPA運用到財務共享中心可以完成基礎的重復性質工作和既定規則的判斷，代替人工成為新的勞動力，使企業的財務處理模式發生改變，推動企業財務共享中心業務流程改革向著更加自動化的方向發展，以滿足了企業的財務轉型和技術變革的需要。

一、企業財務共享服務中心業務流程現狀

企業的財務共享中心是以財務業務為基礎的分布式管理模式，能夠集中處理業務的流程，降低運營成本，所以企業投入大量的資金來建立ERP等系統，在建立過程中更注重軟件連接方面的開發，出于投資回報方面的考慮，一些簡單的重復性業務、量大易錯業務仍需要投入大量的人力來完成。總體來說，主要為以下幾個方面：

（一）財務共享服務中心自動化程度低。財務共享中心負責大量的單數的掃描和錄入，發票作為企業最常見的單據之一，在財務共享服務中心的應付管理流程中占據很大比例，發票的類型較多，因此對發票的處理流程較為復雜。在傳統的財務共享服務中心的模式下，紙質版的發票需要通過影像掃描傳到財務共享中心，電子發票填寫完成則可以直接上傳到系統里，負責發票初審的工作人員負責檢查發票的真偽、掃描進來的信息是否正確、數量與金額之間的關系是否合理等，若信息存在錯誤，就會造成流程的中斷，需要重新返回上一步再次進行掃描錄入信息，更深層次地進行數據信息的審核，人工審查的不確定性導致大量的時間被浪費，使系統遲遲無法進行下一步的流程審查，財務共享服務中心的效率大打折扣。在傳統的財務共享服務中心模式下，在發票流程完成之后，企業需要根據可抵扣的憑證完成對供應商的付款業務。其中，企業匯總到的會計憑證是企業進行款項支付的依據，為了保證發票信息的真實性和銀行賬戶信息的準確性，在以往的會計處理中需要核算崗、復核崗和結算崗三個崗位同時協作才能完成，如果客戶的信用體系不完善，獲取的客戶信息不全面就會影響資金流動的安全，太多步驟的重復審核也會影響工作的效率和質量。除此之外，財務共享服務中心的總賬流程承擔著日常事務的處理，需要處理大量的會計憑證，業務量較大，需要大量的人工進行數據信息的整理和審核，在傳統財務共享服務中心下，企業各個部門產生的票據會通過影像掃描技術上傳到系統中心，電子票據完成網上填寫之后可以直接傳入數據庫，較早期的數據收集與整理方面節省了人工的時間成本，但是后面記賬憑證所對應的會計科目審核仍需要人工完成，在最終的報表形成過程中，仍需會計人員完成數據的摘取并檢查業務、會計和財務報表數據是否一致，使得財務人員不能從繁瑣的基礎會計工作中解放出來，阻礙了企業財務管理向智能化方向的轉變。

（二）缺乏客戶信用體系。企業應收款項的安全決定著企業資金鏈的穩定，應收款流程作為企業財務共享中心的主要業務流程之一，應收款的風險與企業客戶信用管理息息相關，但是在傳統的財務共享服務中心下，客戶的信用體系是缺失的，無法對企業的信用風險和還款能力進行售前評估，使企業的壞賬風險大大提高，并且大多數企業缺失客戶關系管理系統，無法掌握客戶在合作前的各種交互記錄，不能為財務共享中心的運行提供支持和保障。客戶關系管理系統具有自動開票，稅控盤與待開票信息對接等功能，能夠為財務共享服務中心提供更多的客戶信息，滿足本環節的需求。在此基礎上，傳統企業的財務共享服務中心的影像管理技術較為落后，只能進行單據的掃描和錄入，無法為客戶關系管理系統提供數據信息，無法實現平臺共享的無縫連接。

（三）內部管理體系不完善。網絡報銷流程是財務共享中心信息收集的主要平臺，在傳統的財務共享服務中心模式下，網絡報銷單需要人工填寫，再上傳到系統中，根據對應的報銷項目進行報銷申請，最后系統將相關信息傳到財務總部進行審批，因為人工審批的不確定性較大，會出現人員不足或者相關人員不及時在崗的情況，就會出現報銷滯后的情況，若是審批環節出現問題則會造成整個業務流程環節的癱瘓。由于傳統的財務共享中心缺乏相應的信用評價體系和較高的影像管理技術，在員工發票報銷方面存在著費用超標、違規跨級操作、違規費用或者提供過虛假發票等情況，就需要投入大量的人工加大對發票號碼、代碼、日期、金額的審核力度，無形中加大了企業財務的人工成本。

二、基于財務共享服務中心的財務機器人應用設計

財務共享服務中心的一些流程標準、統一且具有重復性，財務機器人的相關功能正是為此而設計的。所以，本文在財務共享服務中心的基礎上，針對其業務流程現狀，將財務機器人應用于收付款管理流程、費用報銷管理流程以及總賬管理流程，以此來保證流程效率的提升以及準確度。

（一）應付管理流程設計。首先是發票管理業務，不僅具有業務量大的特點，也存在臨期、逾期、未抵扣、已抵扣異常等風險。將RPA財務機器人應用到此流程中，其會運用光學字符識別技術（OCR）來完成發票的提取與掃描工作，隨即與稅務網站進行對比并查辨真偽。這樣一來，不僅大幅度提高了流程效率，并且整個流程都在系統的監控和自動跟蹤之下，業務處理時效性得以提高，同時安全性得到保障。發票管理流程操作結束后，核算崗位的機器人負責對相關憑證進行記錄并提交付款申請。同時，結算崗位機器人根據申請生成支付指令，復審崗位的機器人將審核無誤的發票交給財務部進行審批，審批通過后由結算機器人劃款付款。系統中會預設會計科目以及借貸方向，財務機器人基于此自動編制流程中涉及的會計分錄，隨后自動成生憑證并完善期末報表。另外，財務機器人會根據業務合同中的付款期限來處理支付申請與劃款工作，避免逾期付款，從而提高了工作效率。

（二）應收管理流程設計。合同管理、收款管理以及訂單結算是財務共享中心應收管理板塊的主要業務管理。財務機器人上崗之后，可以使操作更加統一、更加標準，企業回款的進度有跡可循，客戶的信用等級也可隨時瀏覽。資產科出納部門確認應收款，在CRM系統收到款項后確認收款，隨后應收組初審崗接收發票并利用OCR掃描技術將紙質發票轉為電子發票并自動進行核對，隨后交由核算崗審批，審核無誤后自動生成憑證，復審崗復審并入賬。RPA財務機器人在此流程上崗后，客戶的相關信息及信用等級、征信情況等會在外部信息系統有所記載，有需要的用戶可隨時登錄查閱。并且，RPA財務機器人還可以計算客戶的相關指標對客戶的信用等級進行排名，為銷售人員提供決策支持。另外，RPA財務機器人會根據系統設定的付款期限到期通知提示有關工作人員進行催款，保證企業資金的正常回流。財務共享服務中心的影像采集系統可以批量識別不同種類的紙質發票、文件以及檔案資料，將采集到的數據信息上傳至SAP系統。為了確保財務數據信息的真實可靠性，RPA將發票的名稱賬戶及合同金額等信息與收款單自動進行對比檢查，審核無誤后核算崗的機器人根據預設的程序自動編制合同相關會計分錄及生成記賬憑證；若審核發現信息不一致，則返回至初審崗的機器人重新核查，直至無誤。

（三）報銷管理流程設計。每個企業都有費用報銷流程，不僅普遍而且過程繁瑣，因此在此流程應用RPA財務機器人效果顯著。RPA系統上線后，員工費用報銷的歷史情況會被提前儲存在系統中，財務機器人根據這些信息對員工進行信用等級劃分，不同等級的員工報銷流程不同。員工提交報銷申請后，按是否為信用員工進行分類，信用好的員工直接提交報銷票據進行審批，而信用等級低的員工報銷申請會被反復核查比對，確認無誤后，再報送上級審批，避免報銷出錯、預算超標以及虛假報賬等情況的出現。在資金支付環節，以前SAP系統和銀行沒有直接對接，相關信息需要手工錄入，工作繁重，而RPA技術運用后，支付時機器人根據指令自動匯款至報銷員工賬戶，雙方確認無誤后，機器人直接進行核算、入賬、發票增值稅抵扣以及期末報表填列。這不僅使報銷效率得到顯著提高，也一定程度上避免了人工差錯。

（四）總賬管理流程設計。總賬系統中會計憑證處理的工作量最大，在這部分應用機器人進行自動化處理效果顯著。RPA財務機器人上崗后，初步審核崗位的機器人運用影像識別技術掃描票據信息并進行自動分類，如沒發現疑點，則自動生成憑證，如果發現有疑點的地方，就由核算崗手工錄入，復審崗復核無誤后，再自動生成憑證。此外，財務機器人還可以進行語音輸入、語音轉文本等工作，實現語音控制，提高工作效率。總賬業務中，RPA機器人還能夠做到自動識別、提取和核對賬表信息。將業務數據表、財務報表、會計賬簿的項目自動對比，三表一致的話直接出具報告，如若三表信息不匹配，則會觸發機器人預警機制，將有異常的項目自動標紅并匯總成表格交由人工審核。因此，應用了RPA機器人后，財務共享服務中心提供的數據是可靠真實的，為下一步企業現金流量及經營效果評估提供數據支持。

三、幾點建議

（一）深度挖掘企業的數據信息。如何讓信息價值發揮其最大的作用是當今財務共享中心發展的要求，現今智能時代背景下的財務共享中心對數據要求更高，科學和有效的數據才能使會計核算工作更為準確高效。智能化的財務共享中心可以有選擇地將數據整理成需要的信息，再利用信息系統的算法進行運算，挖掘到的數據信息將為企業財務管理與經營決策提供支持，使數據信息的價值發揮到最大。因此，企業可以將電子發票系統、影像掃描識別等技術集成化，深度挖掘系統內外的數據，再將其發送到財務共享服務平臺進行集中整理與分析，與存儲的歷史數據進行對比，智能對比分析數據的差異，尋找數據變化的趨勢，可以有效地避免企業的經營風險與財務風險的發生。智能化的系統使信息得到最大化的挖掘與利用，最大限度地開發了會計信息的價值，滿足了企業在智能時代對財務管理的要求。

（二）充分實現人機交互。智能機器人是智能時代的最標志性代表，企業智能財務管理的需要也應跟上步伐。智能化的財務共享服務中心應該引入RPA技術，利用機器人或智能助手等優化升級財務管理模式，實現會計核算自動化。RPA技術的引進，會計人員不用再從事簡單重復的工作，能夠參與到數據管理與分析的工作當中，財務共享中心存在著大量的數據信息，智能技術只能完成特定的指令性工作，動態的數據、多維的分析還需會計人員的參與，這就需要會計人員轉變思維，加強對智能財務軟件的學習，充分利用智能軟件，深度挖掘數據的深層價值，保證會計處理的整體性。人與智能軟件的相結合，充分地發揮了二者的價值，為企業財務共享服務的優化提供了保證。

（三）先進的信息技術促進業財處理自動化和智能化。RPA技術、影像掃描識別技術等先進信息技術的運用，使財務共享服務中心變得更加智能化和自動化。隨著“大智移云物”時代的到來，引入智能信息技術是企業發展的需要，是時代變革的要求，是財務共享中心優化的必要手段。如，在發票管理流程中，OCR識別技術自動識別發票并與國家稅務網站中的發票信息進行核對，實現發票的自動查辨真偽。由此可見，當代企業若想順應數字化變革，引入智能信息技術是必不可少的。綜上，從發展趨勢來看，更加自動化、智能化的財務流程可以給企業帶來巨大的經濟效益。財務共享服務中心引進RPA財務機器人可以代替人工完成重復性的基礎工作，特定的規則設計使RPA機器人的犯錯率降低，降低了企業的財務風險。同時使會計人員從傳統的會計核算轉為智能型的管理服務人才，充分發揮了智能化時代下會計人員的價值，人機的互惠發展，符合管理會計工作的要求，也對我國企業智能化發展具有現實意義。

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作者:金秀玉 劉海蝶 單位:哈爾濱商業大學