德國的秘書與秘書工作

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當今之世，西方發達國家有關專家都正在從各方面探討和研究秘書科學。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點等方面去著手研究提高工作效率的實用方法。該專家認為，有效地借助現代技術，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關系中的心理因素方面，對管理領域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進的工具也代替不了人的意志，從而使人聯想到《人際關系學》在秘書工作領域的重要性。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。

德國于世界二次大戰后，作為戰敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經濟由復蘇到崛起舉世矚目。隨著經濟的發展及科學技術的突飛猛進，日益需要加強行政管理，以求提高工作效率，增進社會效益。本著此原則，德國秘書工作之發展，極端注意時間，分秒必爭，重又引起世人注目。

（一）德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

．國務秘書

在德國，總理府設一名國務秘書，主管首都的事務，由總理直接領導。此外，還設一位議會國務秘書，負責議會院和政府之間的聯系，并協助總理保持同議會的聯系。政府各部，也都設有國務秘書和議會國務秘書，作為部長的助手。概而言之，議會國務秘書必須是議院議員，協助部長處理行政事務，負責部里的常務工作，相當于某些國家的常務副部長，他有權代表該部出席內閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。當部長因故不能任職時，他可以被委任為部長。至今，德國一般每個部設議會國務秘書和國務秘書一人，重要的部各設兩人。國務秘書屬于高級秘書，是政府高級官員的組成部分。人數雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國務秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執行的是秘書職責；對下級單位來講，他們卻又是領導和指揮者。

．企業秘書

一般是指企業中從事秘書工作的人員，皆為企業董事長或經理的專職秘書。德國企業秘書唯一重要的原則是，要合理計劃時間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過歲，必須是中等文化程度，專業秘書訓練班和英語訓練班畢業，通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨自編寫一般信息，懂英語，年齡不得超過歲，要求其工作必須以最短的時間達到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領導者的報告，電話交談，書寫內容復雜的信函，（不得超過分鐘）同領導人座談，向同事進行咨詢，與秘書實習生進行入門座談，準備整理書信，發出電傳打字和通訊，為領導人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時間限制，不得超過規定時間。同時，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內容和重點，便于擬出扼要提綱。故而企業秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執行的，緊急執行的，普通公務信件和處理有一定期限的四種。關于變更重要定貨人電話號碼的通知；關于分配全年獎金的指示；同你號合作的企業的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價要求；邀請你公司或號領導人出席作為重要供應者的企業紀念會；關于某企業首領生病需要休假之際變更代替人的通知；有關電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對本公司領導人報告內容質詢，秘書要立即答復，如在休假期間，假終進行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領導人報告摘要手稿三天之內作好；進行關于發起組織技術裝備的提案；電話中達成的協議，值本公司領導人休假，會晤問題由秘書負責；對本公司或號領導人參加的董事會重要會議計劃記錄事項要由秘書掌握；十分重要的是，供領導人用的資料要由秘書進行擇選，以便于領導人對各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時如何交談的指導材料，以便提高領導人在這方面之技能。企業秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進行分類：企業內部規章；顧客訂貨信息單據；有關同行業競爭信息；生產計劃；有關公司對手方面的信息；進行舉辦講習班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關各學院進行秘書講習班提高技能的辦法；企業史；企業工作活動圖表；參觀訪問者的統計表冊；實習生工作須知等等。

若按文件重要程度及其保存時間，宜分別放置，以示其實用價值。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復的公文；在……法律生效期間內保存的文件；長期保存的文件，共此六種。

資料則分為：郵寄費用手冊；送領導人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號雜志；對初參加工作者的職業信息表；旅館飯店一覽表；企業于某一時期停業的通告；董事會選舉的結果；決定性的生產會議記錄；半年之久的剪報；有關干部問題咨詢服務信件；老常規條文；企業用的只供領導人收受、專門研究領導的過期三個月之久的專門雜志；生產上不幸事故的報告書；董事會對領導人關于必須為降低工時損耗作斗爭的預告。對書籍提出如下的要求：將書籍詳細訂出目錄卡片；將有關書籍資料正確登入卡片內；將書籍按第一個字母、按學術領域分類。秘書對書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學校》第4版，門什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁。內容：秘書職業；速記；打字；通訊；電話交談；電報及電傳打字報道；人際學；工作室、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內部通訊；書籍與雜志；領導人出差；會議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費爾拉格出版社年版，頁。內容：秘書職業；同來訪人接觸；秘書行業；分配工作；電話交談；準備開會和會議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領導人的工作負擔》維卡出版社年再版，頁。內容：秘書職業；秘書本人的工作；準備會議；準備出差；文件工作；速記；生產交談特點。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，年版，頁。內容：通信；秘書處實用方面的工作與技術方面的工作；準備會議；準備公務旅行；按期完成工作檢查；提供領導人信息；組織工作的技術設備；同人聯系；縱橫交錯計劃的擬定方法。

（二）德國秘書學專家對正確使用電話和書信的觀點

正確使用電話和書信書寫的觀點分別為：

．打電話

秘書應每日盡量撥出一定時間合理用于一切必要的電話聯系。電話交談之前，宜認真短暫準備，電話前應將認為重要之事記于紙上或將電話擬通知之事錄于小冊上。同他人交談時思考好交談目的，準備交談信息。電話交談時要多做記錄，刪去不需要的內容，記錄簡潔而通情達理。公務電話免除與公務無關的話語，以免浪費時間并使公務通訊工具中斷。通電話時話語速度要慢，言談要準確，免使對方再問；電話交談時精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當時對方的精神狀態，而免犯心理上的錯誤判斷。

、書信書寫技能

德國專家認為，信之格式系屬次要，可靈活運用。但當注意書寫信前宜周密思考，言辭應妥當，字體要端正，這對信的寫收雙方皆有利。收信人職位越高，越無更多時間細觀，故應寫得一目了然，洞悉實質。寫信前應先擬定提綱，以免遺漏；信的內容宜簡短扼要，要求簡短、準確、友好、禮貌；信的本質或形式皆不要重復，要符合現行的語言規范；避免虛假表示，壓縮書信內容，留心勿有語法錯誤；書信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內容，如某些數據；可用編號表示段落，以便于收信人更快更具體地擬出函復；業務方面的敘述，只道清解決的結果，要文理通順，要從速涉及主題，宜貫穿主題，不偏離主題。