管理實戰：跨越七種會議“陷阱”的技巧

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一、員工會議

員工會議是企業中最常見的會議。公務員之家版權所有，全國公務員共同的天地!研究顯示，企業會議總數的至都是員工會議。員工會議通常都是由經理或部門經理、主管等企業領導召集的會議。

陷阱員工會議太頻繁

員工會議常依慣例安排。不必要的會成為員工偷閑機會。

跨越技巧員工會議應盡量限制在一周一次。可以取消沒有太多重要事情要處理的定期會議，但不宜超過總會議次數的。使會議真正為需要而開。

陷阱員工會議時間太長

跨越技巧會前應把開會時間確定出來。主持人應嚴格遵守開會時間。在預定時間內處理完事情，然后結束會議。

陷阱主持人話說得太多由于這種會議的主持人常是企業領導，其發言一般占全部開會時間的。與會者僅能在會議快結束時發表意見，使得會議無法征詢員工有益的建議和意見。

跨越技巧主持人的發言時間應縮短，應盡量不要超過全部會議時間的一半，發言應有組織。同時，可指定與會者發言或作簡要評論。

陷阱領導太獨裁這是員工最常發的怨言之一。經理人因怕惹事，而在會中保持沉默。

跨越技巧主持人應使與會者能真正參與會議，對與會者意見保持中立態度。主持人可將會議進行過程錄像，觀看自己的議事行為是否霸道。

陷阱討論結構松散即使主持人采取權威性的作風，會議也可能以混亂收場。與會者彼此太熟悉，也使會議難以照原議程進行。因為與會者和主持人沒有達成按議程有系統地議事的共識。

跨越技巧主持人會前準備議程的工作決不可少，公務員之家版權所有，全國公務員共同的天地!且要在會中指定與會者作簡要發言，要有簡短、主旨明確的開場白。

陷阱主持人講的內容重復許多與會者不一定須通過主持人講話才知道公司要公開的消息，有時會前就知道。

跨越技巧主持人完整的會前準備工作，包括了解與會者已經知道了哪些內容，以避免重復與會者已知的事項。

陷阱員工會議常墨守成規由于員工會議常是定時定點舉行，處理可以預料中的事，要避免這一問題并不容易。然而，強調團隊合作的企業，會要求與會者反映當時發生的問題，而非只報告舊聞。

跨越技巧議程設計應隨最新情況而有所變化。討論方式也應有彈性。主持人可以指派與會者輪流擔任。

陷阱會議記錄不完整會議記錄不完整，甚至無法提供給與會者，是開會的大忌。清楚無誤的會議記錄對決議的執行有很大幫助。

跨越技巧主持人一定要指定某個與會者擔任這項工作，專心傾聽個人發言，并有組織地將發言記錄下來。

陷阱會議常流于形式會議只重視決策結果，對執行情況就不關心了。這是員工會議常有的情況。

跨越技巧分派工作要記錄負責人姓名及工作完成日期，并對執行決策情況進行檢查，以確保會議決策落到實處。

二、緊急會議

緊急會議通常是為解決緊急問題而臨時召開的。其開會目的通常也非常明確。由于要處理的事情緊急，因此決議能在有限的時間內達成。

陷阱缺乏會前準備工作這有可能降低效率，由于事情緊急，有權決定事情處理方式的人，往往無法出席。當議程不明時，也可能使討論無章法。

跨越技巧避免常開這種會議。若非召開不可，主持人須在會前準備討論形式及領導方法等。若沒有詳細議程，也要列出三四個討論要點，會議記錄不可缺少。

三、專題討論會議

專題討論會議一般先由三四個專家針對議題發表意見。與會者在專家發言后發問。主持人可以指定專家回答所提問題。

陷阱專家發言過長或不善于發言與會者很快就會覺得無聊。這種討論會較偏重一對一的溝通。如能配以其他更能調動參與討論的會議方式更好。

跨越技巧會前即和專家商量好他該負責的發言的要點，使彼此的發言內容不重疊。主持人也要控制個人發言時間，必要時給發言者某些暗示。

四、集思廣益的會議

這是最常見的傳統會議形式之一，是目前企業普遍采用的方法。這種開會方式的好處就是能集思廣益。它不僅能理清問題，也有完整的決議過程。

陷阱這種方法未必效率最高若討論的問題缺乏邏輯性，這種方法便行不通。

跨越技巧首先要把各步驟該花的時間定出來。若有好幾種解決辦法可供選擇，則應考慮另開以討論決議為主的會議，這樣才會更有效率。

五、電子郵件會議

電子郵件會議以電腦為輔助工具。這種會議，與會者不需面對面地討論，而是將意見以電子郵件的方式和他人討論，或交由主管單位審議。這種會議可以以匿名的方式進行問卷調查，可避免與會者間的沖突，得來的意見也較中肯。

陷阱太早得到的答復，可能未經深思熟慮

跨越技巧在使用上述方法前，確定是否有必要采用可延長作出決議時間的方法。另外，受訪者應在三人以上。

六、書寫議事會議

書寫議事會議是與會者以書面方式答復主持人的問題，可說是現代企業中發展最快的、適用范圍極廣的一種會議，從討論問題、商議解決辦法到作出決議，都可穿插使用這種方法。

陷阱若為解決簡單問題，該方式則太費時間為求準確，該方式一定時間內只能討論一個主題，對于時間緊迫的會議并不合適。

跨越技巧雖然這種方法不適于解決復雜的問題，但經驗豐富的主持人能引導問題方向，并能控制會議進度。要達成的決議，應最適合解決問題，而不是以完美作為標準。

七、旁觀者清會議

旁觀者清的會議，對于企業處理棘手的問題很有幫助。舉行這種會議，首先主持人要在會前將與會者分為三類：一是引導會議進行的“協調者”，二是與問題直接有關的“受困擾者”，三是跟問題完全無關的與會者。這些與會者的任務，是幫助“受困擾者”從各種行不通的問題中“解套”。

陷阱上述方法較適用于解決不太抽象的問題但若與會者提出的想法太過抽象，也可能一下子就被“受困擾者”否決。