人事局檔案管理學習材料

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今年以來，*縣人事局針對檔案管理信息化程度低、調閱信息時間長、檔案磨損快、勞動強度大、管理成本高等問題，利用現代電子信息技術，對檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用進行了改進和完善，不僅為廣大機關事業單位工作人員提供了方便快捷的服務，而且有力促進了人才人事工作的科學發展。

一、建立電子檔案。

由于辦公自動化的進一步發展和深化，我局各科室、二級單位的各項日常業務辦理工作均由微機操作，特別是工資檔案和職稱檔案幾乎完全電子化，紙質檔案早已不能完全涵蓋各項業務保存要求，而且紙質檔案易污損、不方便保存，因此我們非常有必要將其中具有檔案保存價值的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子報表等電子資料進行收集、整理、歸檔。電子文件資料歸檔后就形成了電子檔案。

二、改進查閱方式。

利用掃描儀、數碼相機等設備將重要的檔案資料做數字化處理，保存在電腦上，應用相關軟件建立檢索系統和利用系統，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案原件的前提下查閱檔案資料，不僅可以提高查閱檔案的速度，而且反復的查閱也不會對檔案原件造成破損，更不會出現借檔遺失的現象，逐步做到“有紙化存檔、無紙化查閱”。

三、強化管理措施。

為確保檔案的安全和保密，我們加強了檔案專用計算機的管理。規定由專人負責檔案專用計算機的操作，每天對計算機進行檢查，及時排解或預防各種可能的意外。經常對數據進行備份，對數據的安全性作定期檢查。凡需輸入數據，打印材料或拷貝程序等必須經檔案中心負責同志同意，不得私自代入輸入數據和拷貝程序。對外來的軟盤須先進行病毒檢測，消除病毒后方可使用，以防止病毒對檔案管理系統的侵害。