衛生系統檔案印發通知

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各醫療衛生單位：

年我局系統檔案工作繼續堅持“圍繞中心、服務大局”的工作宗旨，按照市衛生局、市檔案局《關于貫徹落實〈衛生檔案管理暫行規定〉實施意見》（滬衛辦[]2號）和行區檔案局“關于行區年檔案工作要點（檔[]1號）”的文件精神，加強組織領導，建立健全檔案管理工作制度，加強對“六重”檔案的管理，積極推進衛生檔案信息化建設，提升檔案干部綜合素質，切實提高衛生檔案管理水平。年著重做好以下幾項工作：

一、建立健全檔案管理工作制度

按照市衛生局、市檔案局《關于貫徹落實〈衛生檔案管理暫行規定〉實施意見》精神，結合本單位工作實際，制定完善檔案管理工作制度和各種門類檔案的歸檔范圍、保管期限表。組織本單位管理人員、專業技術人員、檔案干部學習、貫徹落實檔案管理工作制度，確保衛生檔案的完整、準確、安全，便于利用。

二、加強“六重”檔案管理

各單位要將履行職能工作中的重大活動、重點建設項目、重大科技項目、重要會議、重大改革舉措、重要工作中形成的各種形式（載體）的材料，按照檔案工作規范，系統收集、規范歸檔。重點建設項目、重大科技項目、大型儀器設備管理的歸檔工作應與項目管理同步進行。檔案管理部門和檔案工作人員要積極參與歸檔文件材料的檢查驗收。重大活動、重要會議以及突發事件應急處置中形成的相關材料，要指定專人負責收集、整理，并按有關規定向檔案部門移交，確保檔案客觀真實地反映單位的工作變化和發展。

三、完成文書檔案和其他各種門類檔案的歸檔工作

各單位要按照《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，準確理解、把握歸檔范圍和保管期限，規范開展文件材料的收集、整理、歸檔和軟件錄入工作，提升檔案內涵質量。6月30日前，完成上一年度文書檔案的整理、歸檔工作，并將全引目錄報送局辦公室。10月31日前，完成會計、設備、聲像、科研、榮譽、薄冊及已竣工驗收的基建檔案的整理歸檔工作。

四、積極開展衛生檔案信息化建設

衛生檔案管理工作的信息化建設要與單位信息化建設同步進行，實行辦公自動化和文檔一體化管理，實現室藏檔案電子目錄全覆蓋，試行電子文件與紙質文件“雙軌制”管理，并逐步完成紙質檔案數字化工作。加強對電子文件的收集、管理，建立健全電子文件歸檔制度。

五、完成晉升“市級先進”和“區級先進”的目標任務

根據行區衛生局“關于行區衛生系統檔案管理工作晉升市級標準計劃安排的通知”（衛辦[]39號）要求，年，區婦幼保健所、社區衛生服務中心8家單位要完成晉升“市級先進”的目標任務。對照上海市科研事業單位檔案管理市級先進標準，著手開展晉升前期工作，10月份接受評審。區腫瘤醫院、區牙防所完成晉升“區級先進”檔案室的目標任務，11月份接受評審。

六、重視檔案干部隊伍建設

檔案工作者必須具有相應的檔案專業知識，掌握檔案的專業技能。衛生局和檔案局將加強溝通協調，組織檔案專、兼職人員的培訓，并采取多種形式為各醫療衛生單位檔案人員交流經驗、信息、開展業務學習搭建平臺。各單位要重視關心檔案干部的繼續教育和崗位培訓工作，新任的檔案工作者要在一年內參加崗位知識培訓并取得任職資格證書；取得資質的檔案干部要不斷參加繼續教育和學歷教育，提高檔案干部的綜合素質和業務水平。對衛生檔案管理工作中做出突出成績的應給予表彰或獎勵。

七、積極開發檔案信息資源

各單位檔案部門要進一步優化檔案服務工作，借助檔案的原始性、真實性、直觀性等特點，圍繞中心工作，編制本單位組織機構沿革、基礎數字匯編、大事記匯編及具有本單位特色的編研材料，編制利用效果實例，做好查閱利用登記和統計利用率，做到主動服務、及時服務和有效服務，充分實現檔案的自身價值。

八、加強局機關檔案內部管理

1、按時完成文書和其他各種門類檔案的歸檔工作，6月30日之前，完成局機關文書檔案的整理歸檔工作，按要求對永久、30年保存的檔案進行全文數字化處理，實行雙套制歸檔，按時向區檔案館移交電子目錄。下半年完成會計、榮譽、設備、聲像等其它門類檔案的歸檔工作及資料卷的整理立卷工作。

2、積極做好對基層單位檔案工作的監督指導工作，認真做好8家晉升“市級先進”和2家晉升“區級先進”檔案室的檔案業務工作的指導，確保年度晉升工作順利通過。

3、繼續開展基建檔案的整理歸檔工作，著手對“區婦幼保健院”、“區精神衛生中心”、“莘莊社區衛生服務中心”建設項目，江川地段醫院改擴建等重點建設項目中形成的文件材料進行整理歸檔工作。繼續做好建設中的區中心醫院改擴建、市五醫院門急診樓改造、吳涇醫院整體改擴建、區疾控中心遷建裝修工程項目中形成的文件材料的收集及預立卷工作。

4、統籌做好其它工作，做好政府信息公開文件的梳理和報送工作，按要求，每月對局機關應主動公開的政府信息文件進行梳理，及時網上公布，并向區檔案局移交目錄和紙質文件。根據區政府檔案資源整合和檔案進館的要求，將進駐區檔案保管中心的檔案按規定裝盒、粘貼條形碼、編制代號，并按時間節點向保管中心移交紙質、電子目錄各一套。按時報送檔案工作基礎數字年報，提供利用效果實例和工作動態篇，上報年度檔案工作總結。做好列入年區政府重點工作、實事項目的檔案登記、建檔工作。