在省政府各部門辦公室主任會議上的講話

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今天省政府辦公廳邀集省政府各工作部門的辦公室主任來開個會。會議的主要任務是研究如何改進省政府機關的公文處理工作按照規范化、制度化、科學化的目標進一步提高省政府機關的公文質量和辦文效率。召開這個會議一是根據洪虎省長的指示。月日洪虎省長在省政府一個部門報送的一份文件上批示這個文件“既無單位印章又無領導人簽字這是什么文件”這份文件不僅沒有加蓋印章和標注簽發人姓名而且沒有發文機關標識紅頭、沒有發文字號、沒有主題詞也沒有印發機關和印發日期這份文件還錯用文種本應使用“意見”卻寫成了“報告”這個文件的報送還違反了行文程序越過省政府辦公廳文秘部門直接向省政府領導同志個人報送公文這份文件還將以括號注明的未經部門領導人審定的意見報送省政府領導審定。洪虎省長在此處批示未經部門領導審定怎么就作為部門的意見報出洪虎省長除作出書面批示外還指示辦公廳召開省政府各部門辦公室主任會議講一講公文處理的基本規則這類不規范的文件部門辦公室不應當報出省政府辦公廳也不應當受理。要把提高公文質量和辦文效率作為省政府機關政風建設的一項重要內容。二是根據《國家行政機關公文處理辦法》的要求。《辦法》規定“各級行政機關的辦公廳室是公文處理的管理機構主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作”。根據這個規定省政府辦公廳對省政府各工作部門的辦公室的公文處理工作有指導之責。今天開這個會也是對省政府各部門辦公室的公文處理工作履行指導的責任。三是《國家行政機關公文處理辦法》自年月日起實施以來到現在已有一年多時間有必要對省政府機關前一段學習貫徹落實《辦法》情況進行一次總結對繼續學習貫徹落實《辦法》提出新的要求。下面我講兩個問題。

一、省政府機關學習貫徹落實《國家行政機關公文處理辦法》的基本情況

年月日國務院以國發〔〕號文件了《國家行政機關公文處理辦法》。在此之前國家行政機關曾先后施行過三個《辦法》都是以國務院辦公廳文件的而這次首次以國務院文件使《辦法》的法律效力和權威性得到提升。新《辦法》是我國行政機關公文處理工作經驗和制度的科學總結是貫徹依法行政方針的有力措施是行政機關在新時期、新世紀做好公文處理工作的基本保證。

省政府辦公廳把認真學習、深刻領會、貫徹落實《辦法》作為政府機關工作的一件大事來抓。主要做了以下幾項工作一是于年月發出了《吉林省人民政府辦公廳關于學習貫徹〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》吉政辦發〔〕號對全省各級行政機關學習貫徹《辦法》作了安排部署。二是編寫了約三萬字的《〈國家行政機關公文處理辦法〉學習輔導講話》印發各市州政府和省政府各部門辦公室并在專網上和在《吉林政報》上刊登還出版了《國家行政機關公文處理實務研究》一書。三是與省質量技術監督局聯合舉辦了三期培訓班分別對省政府辦公廳的全體干部省政府各工作部門的辦公室主任及文秘人員市州政府的辦公廳室主任、處科長及文秘人員進行了培訓。四是圍繞貫徹落實《辦法》印發了一系列配套文件。例如《吉林省人民政府辦公廳公文運轉規則》吉政廳字〔〕號、《吉林省人民政府公文審批制度》吉政辦發〔〕號、《吉林省人民政府關于部門間協調工作的幾點意見》吉政發〔〕號、《吉林省人民政府關于進一步精簡會議和文件的通知》吉政發〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于加強審核把關工作的幾點意見》吉政辦發〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于嚴格執行公文運轉規則的通知》吉政廳字〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于進一步做好公文處理工作有關事項的通知》吉政辦發〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于報送公文工作中幾個問題的通知》吉政辦發〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于加強計算機網絡應用管理工作的通知》吉政辦函〔〕號、《吉林省人民政府辦公廳關于督查電子公文傳輸情況的通報》吉政辦函〔〕號與省委辦公廳聯合印發了《關于進一步精簡會議和文件減少領導同志事務性活動的若干規定》吉辦發〔〕號另外省政府辦公廳還準備根據《辦法》的規定對《關于精簡省政府發文的通知》吉政發〔〕號和《向省政府報送文件的若干規定》吉政辦發〔〕號這兩個文件進行修訂發出了關于征求對這兩個文件修訂意見的函吉政辦函〔〕號。一共印發相關文件件加上征求修改意見的文件共件。五是組織省政府辦公廳機關各辦文處室多次召開了關于公文處理工作的座談會、研討會針對存在問題研究改進措施提高業務素質。例如舉辦了對省政府上報國務院的公文怎樣做好審核把關工作的講座針對辦公廳公文運轉規則中出現的問題開展研討制訂補充意見采用一事一議的形式組織有關辦文人員對一些違反《辦法》的公文進行典型分析等等。六是組織力量對各市州政府辦公廳室、省政府部分部門貫徹落實《辦法》的情況進行了抽查。

省政府各工作部門按照《吉林省人民政府辦公廳關于學習貫徹〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》要求結合轉變政府職能、轉變工作方式、轉變工作作風提高工作質量和效率也做了大量工作取得一定成績。許多部門的領導同志對學習貫徹《辦法》高度重視帶頭學習模范遵守列入工作日程擺在重要位置親自過問、親自檢查。例如省水利廳張德新副廳長收到辦公廳的《通知》后作出批示“公文是水利廳的門面《辦法》的學習貫徹工作是年度廳機關全體公務員的一項重要工作也是水利系統各級辦公室的中心工作各單位各部門必須把《辦法》的學習、貫徹列入工作日程擺在重要位置切實抓實抓好”。大多數部門辦公室舉辦了各種形式的培訓班對本部門、本系統的文秘人員乃至全機關的公務員進行了普遍培訓。省林業廳不僅對全廳干部進行了培訓還進行了驗收考試并公示了成績從而推動了學習活動的深入。各部門都依照《辦法》查找公文處理工作中的薄弱環節和突出問題制定和完善本機關的公文處理規定和制度。省農委根據《辦法》制定了《吉林省農業委員會公文處理若干規定》結合本部門實際進一步細化了公文辦理程序使公文辦理的每一個環節都有章可循省衛生廳制定了《公文處理實施細則》省政府法制辦結合《辦法》的學習在法規文件、規章文件辦理方面提出了很好的建議省財政廳對公文催辦作出了明確的規定確保省政府領導批示件及時辦理做到了件件有著落、事事有結果。

總之由于省政府和各部門領導同志高度重視各部門辦公室積極工作省政府機關學習貫徹落實《辦法》取得了可喜成績公文處理工作有所改進公文質量和辦事效率有所提高。省政府機關的公文處理工作是一個系統工程省政府辦公廳的公文辦理工作離不開各部門的支持和配合。多年來特別是在學習貫徹《辦法》的工作中省政府辦公廳的公文辦理工作得到了各部門辦公室的大力支持借召開這次會議的機會我代表省政府辦公廳向各部門辦公室的領導同志表示誠摯的謝意向默默無聞地在文秘崗位上辛勤工作的文秘干部表示崇高的敬意和親切的慰問。

對前一段學習貫徹《辦法》所取得的成績應當肯定但不可估計過高。我們必須正視省政府機關目前在公文處理工作中存在的一些問題。從省政府辦公廳掌握的各部門報送公文的情況看有以下幾個問題比較突出

一是公文格式不規范。洪虎省長作出批示嚴厲批評的那份文件可以說是公文格式不規范的一個典型。各部門報送省政府的公文中格式缺項丟項仍占一定數量。公文一般由個部分組成其中發文機關標識紅頭、發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關和印發日期等組成部分是必不可少的。如果是上行文還必須注明簽發人、會簽人姓名其中“請示”、“意見”還必須在附注處注明聯系人的姓名和聯系電話。但是在辦公廳收到的各部門報送的文件中有的公文沒有文頭或者文頭沒有套紅有的公文沒有加蓋印章有的“請示”、“意見”不注明簽發人、會簽人姓名也不注明聯系人的姓名和聯系電話有的不標注主題詞或不按省政府的主題詞表標注主題詞。《辦法》實施后從年開始全省行政機關公文用紙已統一采用國際標準型可有些部門至今仍在采用開型。

二是行文不規則。主要表現是上行文直報。將需要省政府審批的事項以部門或部門負責人的名義越過省政府辦公廳文秘部門直接報送省政府領導同志個人。上行文多頭主送。一個請示同時報送省政府多位領導同志甚至報送省委、省政府多位領導同志。上行文直報和多頭主送造成公文脫離正常運轉渠道體外循環形成了一些“倒流文”和“帳外文”增加了公文處理的難度降低了辦文的效率。屬于主管部門職權范圍內的具體問題不是直接報送主管部門處理卻報送省政府審批或要求辦公廳轉辦增加了公文旅行的時間。未經省政府同意有些部門向下一級政府正式行文有的還責令下一級政府向部門報文有些部門甚至要求下一級政府必須轉發部門下發的文件否則在評優達標活動中扣分。部門下屬單位和一些與省政府沒有行文關系的企業事業單位越級向省政府行文。

三是文種混用。在上行文中經常混用的文種是“報告”、“請示”、“意見”。主要表現是在報告中夾帶請示事項或者本應使用“意見”的卻寫成了“報告”。“報告”是閱件辦公廳文秘部門在分辦收文時把“報告”作為閱件處理報告中夾帶請示事項就很可能造成誤時誤事。如年某市遭受嚴重雪災向省政府報文報告受災情況并請省政府幫助解決救災急需物資和資金文種使用了“報告”結果辦公廳有關處室按閱件處理。如果不是省政府領導同志通過信息渠道及時了解到情況果斷決策就會造成嚴重的后果。《辦法》規定部門之間相互請求批準和答復審批事項應當用“函”這個文種但是部門之間請求批準用“請示”答復審批事項用“批復”的現象仍然存在這也是不符合《辦法》規定的。

四是公文處理效率低。有些轉到部門辦理的請示件和查辦的領導批示不按時報送結果拖延很長時間才報上來有的辦公廳三番五次地催要辦理結果卻屢催不辦甚至連拖延的原因也不說明。而一些部門請示省政府審批的事項在本部門拖延了很長時間卻不給省政府領導研究決策預留充足的時間要求省政府領導像照快相一樣立等可取。急件不能部門不急卻全急到省政府領導同志手上。

五是向省政府報送的文件、簡報仍然偏多。超越本部門職權的重大事項必須及時向省政府請示、報告不得自行其是。但是一些部門報送省政府的公文有些并不是重大事項有些也不屬于省政府受理的范圍卻事無巨細地統統報送省政府。特別是一些部門辦的簡報言之無物空話套話占了很大篇幅形式主義的東西很多不加篩選也都報到了省政府。這樣的文件和簡報送到省政府領導同志案頭增加了領導同志的閱文量浪費了領導同志的精力和時間。

六是電子公文漏接現象嚴重。現在省政府專網已連接到各市州、縣市政府和省政府各工作部門非涉密文件、電報都可以在專網上傳輸。從年月開始省政府的會議通知、明傳電報、《參閱文件》、《內部情況通報》以及需翻印的非涉密的國務院文件、國務院辦公廳文件等取消了雙軌制只在網上發電子郵件由接收單位異地同版印刷不再同時印發紙質公文。但是相當一些部門存在嚴重漏接現象。月份省政府辦公廳通過網絡傳輸的電子公文各部門全部按時接收的為數不多辦公廳對此作了通報。從月份的情況看除省公安廳及時向辦公廳說明了原因并全部接收外其他接收情況較差的部門仍無令人滿意的表現。

省政府機關公文處理工作目前存在的上述六個方面的問題雖然不是普遍現象但必須引起我們高度重視采取有力措施盡快扭轉一些部門存在的文件多、質量差、效率低、程序亂的現狀。分析存在的這些問題我認為是不是有以下幾個原因一是部門領導同志對本機關的公文處理工作沒有做到高度重視有的自身對《辦法》也沒有模范遵守對這項工作過問不多領導不力檢查不夠有的甚至把這項工作看得過于簡單在力量配備使用上不愿配備精兵強將致使一些部門文秘干部素質不高。二是部門的辦公室沒有負起主管本機關并指導下級機關公文處理工作的責任有的部門的辦公室只管收收發發蓋個章、編個號沒有把審核把關當成辦公室的主要職責。據我們了解一些部門報送省政府的公文辦公廳向辦公室了解有關情況辦公室卻全然不知。三是對《辦法》學習不深入領會不深刻因此不能熟練運用。四是一些部門至今還沒有制定公文處理的基本制度沒有一個適合本部門實際的公文運轉規則。五是政府機構改革后多數部門對辦公室的負責人和工作人員進行了調整熟悉公文處理工作的同志調作其他工作了一些新同志對公文處理業務不熟悉缺乏工作經驗這也是一個重要原因。當然存在上述問題辦公廳也是有責任的既有指導不力的問題也有審核把關不嚴的問題。省政府辦公廳機構改革充實了一些新同志政治文化素質都很好但也存在對公文處理業務不熟悉的問題有一個逐漸熟悉的過程。再一個原因是改革前公文由文電處一個處集中統一辦理改革后由文電處與有關處主要是綜合一、二、三處分工合作管理。文電處負責公文運轉、格式把關綜合處負責辦文和公文內容把關這有助于提高辦文質量也有一個磨合的過程。

二、進一步加強和改進省政府機關公文處理工作的意見

一充分認識公文和公文處理工作在政府工作中的地位和作用增強做好公文處理工作的責任感

國家行政機關的公文是各級行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書是依法行政和進行公務活動的重要工具它具有鮮明的政策性、法定的權威性、嚴格的規范性和較強的時效性起著傳達政令、指導工作、公務聯系、記載憑證的作用。公文處理是指公文的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作是政府工作這個龐大系統的一個組成要素是一切行政機關不可或缺的一項基礎工作。熟練掌握公文和公文處理的基本知識是政府機關工作人員特別是辦公廳室工作人員的一項基本功也是一個領導干部應當具備的基本素質。朱基總理高度重視這項工作多次從不同方面對政府系統的公文處理工作提出明確的要求這次修訂的新《辦法》許多地方都體現了國務院領導同志對公文處理工作提出的新要求。洪虎省長主持省政府工作以來多次指出政府機關的公文是政府機關領導人的相片一個機關的公文質量、辦文效率代表著一個機關的形象反映出一個機關的工作和管理水平是與機關的作風聯系在一起的。他還說過吉林省在經濟上屬于欠發達省份但在公文方面不能欠發達要創全國一流水平。洪虎省長還撰文指出“公文處理是國家行政機關實施其管理的重要形式也是國家機關工作人員必備的行政職業能力。國家行政機關應把公文處理擺在政務工作的重要位置高度重視并切實抓好。機關公務員要熟悉和掌握公文處理知識努力增強公文處理能力為提高機關工作效率、有效發揮公文的應有作用、保障黨和國家的政令暢通作出積極努力”。國務委員、國務院秘書長王忠禹同志在政府系統秘書長、辦公廳室主任培訓班開班儀式的講話中指出“對于新《辦法》一般地了解、一般地重視還不行還要了解《辦法》的修訂情況熟悉公文處理的業務這樣才能在工作中認真地把好關”。我們要站在依法行政、加強政風建設的高度來認識機關公文處理工作的重要性繼續加大學習貫徹落實《辦法》的力度克服公文處理工作中的官僚主義和形式主義積極探索創新和改進省政府機關的公文處理工作。

二繼續推進《辦法》的學習貫徹落實工作把學習《辦法》的活動引向深入

《辦法》體現了改革精神和創新精神是新中國成立以來國家行政機關最好的一部《公文處理辦法》是國家行政機關公文處理工作歷史上法律效力和權威性最高、規定最具體、操作性最強的一部《公文處理辦法》是行政機關公文處理的根本法是每一個公務員、尤其是文秘工作人員進行公文處理工作的基本規范和準則也是文秘工作人員乃至每個公務員包括領導同志必讀的教科書。《辦法》的內容十分豐富。《辦法》規范了公文處理的總原則闡述了公文和公文處理的定義、公文處理的基本原則、對國家行政機關負責人的要求、公文處理管理機構及其職責等《辦法》規范了行政機關公文的主要種類闡述了個文種的適用范圍和選擇使用的原則《辦法》規范了公文的格式闡明了公文格式的個組成部分及其標識規則以及公文用紙的規格標準《辦法》規范了行文的規則從行文原則、行文方向和行文要求三個層次闡述了各級行政機關之間行文時應遵循的原則《辦法》規范了發文辦理程序闡述了發文辦理的基本程序、草擬公文的基本要求、公文審核把關的內容、公文的簽發權限以及主辦部門主動會簽的原則等《辦法》規范了收文辦理程序闡述了收文辦理的基本程序以及如何進行收文簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等內容《辦法》規范了公文管理、公文歸檔闡述了對公文管理、公文歸檔的基本要求。年月國務院辦公廳印發的《關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》國辦函〔〕號對《辦法》中的個問題作出了具體解釋使《辦法》具有更強的可操作性。因此學習《辦法》要與學習《意見》結合起來。

從辦公廳抽查情況看省政府機關學習貫徹落實《辦法》雖然取得了一定成績但發展不平衡不少部門學習還不夠深入真正熟悉和掌握《辦法》的干部還不夠多。辦公廳希望沒辦班的單位還是要辦班培訓。已經辦班的部門要鞏固辦班的成果把集中辦班與平時的學習運用結合起來辦班的目的是為了應用。去年月省委辦公廳、省人事廳聯合印發了《關于對黨的機關文秘人員進行業務培訓和實行持證上崗制度的意見》決定在全省開展對黨的機關文秘人員進行培訓并實行文秘人員持證上崗制度。培訓范圍包括省政府各工作部門辦公室的分管主任和文秘人員。經與省委辦公廳協商省政府辦公廳不再重復辦班省政府辦公廳將在每期培訓班上講課。各部門的領導同志要帶頭學習《辦法》模范遵守《辦法》加強指導和檢查要寓領導和檢查于日常的公文處理工作之中發現問題及時指出具體指導。辦公室主任和文秘干部要成為熟悉和精通公文處理工作的內行和專家每個公務員都要掌握公文處理的基本業務知識。

三省政府各工作部門要盡快制定和完善符合本機關實際、科學合理的公文運轉規則和工作制度

《辦法》是公文處理的基本準則無論哪一級行政機關都是應當遵守的。但是貫徹執行《辦法》必須與本單位的實際情況相結合。省政府的公文處理工作不完全同于國務院市州縣政府的公文處理工作不完全同于省政府部門的公文處理工作也不完全同于政府。《辦法》不可能對各單位的公文處理問題都提出具體解決方案把遵守《辦法》規定的原則同本單位的實際結合起來不斷探索、勇于創新才是貫徹執行《辦法》的正確態度和方法。省政府各工作部門的辦公室要按照《辦法》的規定從本單位實際出發制定本單位的公文運轉規則和相關工作制度。

制定和執行本機關的公文運轉規則和工作制度省政府各部門的辦公室處于關鍵地位。辦公室是本機關公文處理的中心是公文運轉的樞紐是公文收發的總漏斗。因此本機關的公文運轉規則和相關制度要由辦公室牽頭組織制定并帶頭嚴格執行。

制定本機關的公文運轉規則一是要明確適用范圍不只是要求文秘工作人員遵照執行而是從部門領導同志到機關每一個與公文處理工作發生聯系的工作人員都必須一體遵行特別是領導同志要帶頭執行。二是要明確辦公室的職責。按照集中統一的原則公文的收發、登記、分辦、擬辦、傳遞、審核、呈批、催辦、用印、歸檔、銷毀等項工作應由辦公室負責。三是要明確收文的呈批程序由辦公室統一簽收、拆封根據內容將收文分為閱件和辦件。閱件辦公室按規定范圍分送或組織傳閱辦件由辦公室附上公文處理單按呈批程序辦理。對上來文辦件一般應由辦公室主任提出擬辦意見呈送分管領導同志批辦其中重要的還要送主要領導同志批辦。對下來文辦件一般的辦公室主任可直接批請有關處室承辦重要的由辦公室提出擬辦意見呈分管領導同志批辦。一般情況下部門領導同志不要越過辦公室直接受理文電。四是要明確發文的簽發權限。未經辦公室審核把關的發文發電部門領導同志不予簽發向省政府報送的文電要由部門主要負責人簽發發文發電的主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期其他審批人圈閱視為同意明確由辦公室統一審核把關、登記、編發文字號、用印、封發。

除了制定本機關的公文運轉規則外省政府各部門的辦公室還應建立、制定配套的制度這些制度主要包括一是本部門的公文審批制度二是加強公文審核把關的規定三是文電保密制度四是公文催辦制度五是公文立卷歸檔辦法等等。

上面講的一項規則和五項制度是各部門貫徹落實《辦法》實現公文處理的規范化、制度化、科學化必備的制度。省政府辦公廳將對各部門辦公室制定和完善制度情況進行檢查。

四加強審核把關嚴格執行向省政府報送公文的規定

審核把關是辦公廳室的三大職能審核把關、跟蹤調研、督促檢查之一。關于公文的審核把關《辦法》也有明確規定。《辦法》規定公文送負責人簽發前應當由辦公廳室進行審核公文由負責人審批后、正式印制前文秘部門應當進行復核。向省政府報送的公文應是部門辦公室審核把關的重點。

一是審核擬報送的公文是否是需由省政府審批的事項或需要報告的問題。凡屬應該直接與有關主管部門協商解決的事項要建議部門負責人不要報送省政府。

二是審核公文的格式。凡向省政府報送公文要以正式公文報出。公文的發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關和印發日期等個部分不可缺少。“請示”、“意見”還應當在附注處注明聯系人的姓名和電話號。簽發人應是部門正職負責人或主持工作的副職負責人聯系人應是熟悉文稿的辦公室負責人。

三是審核文種使用。部門向省政府報文只能使用“請示”、“報告”、“意見”一般不使用其他文種。這三個文種不能混用。“報告”中不可夾帶請示事項也不可寫成《關于意見的報告》。“請示”應一文一事不可一文數事。“意見”可以單獨使用但必須在文中說明所提意見是供省政府領導參考的還是請省政府審批的。

四是審核主送機關。向省政府報文主送機關應寫給“省政府”。除省政府領導同志交辦要求報送省政府領導同志個人的事項和需要直接報送省政府領導同志的絕密事項以及少數特別緊急的事項、重大突發性事件外省政府各部門不得將需要省政府審批的公文以部門或部門負責人的名義直接報送省政府領導同志個人也不得以部門內部簽報、白頭文等形式代替需要省政府審批的公文直接報送省政府領導同志個人。許可直接向省政府領導同志報送的情況報告一般不得多頭分送情況緊急確需分送的應注明已分送的領導同志。落實省政府領導同志批示的情況報告一般應報送省政府或省政府辦公廳也可直接報送領導同志個人主送機關寫給省政府領導同志信封寫給省政府辦公廳但必須附上省政府領導同志原批示的復印件。

五是審核會簽情況。請示省政府的事項如涉及其他部門的職責主辦部門要主動征求有關部門的意見協辦部門要積極配合取得一致意見后經有關部門負責同志會簽上報省政府。部門間如有分歧意見主辦部門主要負責同志要出面協調。如果召開協調會議協辦部門負責同志應出席并將協調情況及時向本部門主要負責同志報告。經協調后仍不能達成一致的主辦部門應將有關部門的意見及理據列明并將有關部門的正式意見或協調會議紀要作為附件經有關部門主要負責同志會簽后上報省政府。部門之間征求意見或會簽文件時除主辦部門另有時限要求的以外協辦部門一般應當在個工作日內予以回復。如因特殊情況不能按期回復協辦部門應當提前主動與主辦部門溝通并商定回復時限及方式否則視為失職主辦部門可以視其為沒有不同意見并據此繼續辦理有關公文。這里說的主辦部門省政府各部門向省政府報文報文部門即為主辦部門辦理省政府辦公廳轉辦的市州政府的報文牽頭辦理的業務主管部門即為主辦部門。

關于報送以省政府或省政府辦公廳名義發文有關問題。為確保省政府出臺的有關政策更及時、有效地貫徹實施今后各部門報送的需要以省政府或省政府辦公廳名義發文的代擬稿或者需要省政府批轉或省政府辦公廳轉發的公文報告、意見上報時要向省政府報“請示”代擬稿或需要批轉或轉發的公文附在“請示”之后并在請示中說明發文的緣由以及相關部門的會簽情況同時應將有關部門的會簽意見、省政府領導的批示復印件作為附件一并報上。

這次會議之后凡不認真審核把關違反上述規定報送省政府的公文省政府辦公廳將嚴格執行向省政府報文的規定一律不予受理將按程序退回報文單位重新辦理。省政府辦公廳各有關處室要嚴格審核把關退文時要寫明退文的根據和理由不準違反規定辦“人情文”、“關系文”。

五不懈努力提高省政府機關的辦文效率

提高省政府機關公文處理工作的效率主要抓四條第一條是加強管理落實責任。第二條是公文處理要有明確的時限要求。第三條是建立催查辦制度。第四條是充分利用政務信息化的手段。

省政府轉有關部門辦理的公文凡明確提出時限要求的各部門在辦理時對屬于本部門職權范圍內的事項應當在規定的時限內辦理完畢并同時將辦理結果告知辦公廳對屬于需要報省政府審批的事項應當在規定的時限內予以回復確因情況特殊不能按時回復的應當在回復時限內以書面形式向省政府辦公廳說明理由對其中省政府領導同志關注的重大事項省政府辦公廳有關辦文處室要把有關情況向省政府領導同志報告。對省政府辦公廳未明確提出辦理時限要求的各部門應本著認真負責的精神盡快予以辦理。辦理時限一般確定為特急件日內辦理完畢急件不超過個工作日一般件不超過兩周。也就是說辦公廳轉部門辦理的公文凡在兩周內未辦理完畢的都應在兩周內向辦公廳說明理由未向辦公廳反饋的辦公廳的辦文處室要催辦催辦情況要向領導同志報告。

各部門需要請示省政府的事項應當抓緊做好前期工作及時上報要給省政府留出研究、決策的時間一般事項不得少于兩周緊急事項也不得少于個工作日特別緊急的事項需要在個工作日以內批復的除突發事件或領導同志另有交待的事項外必須在文中說明緊急原因及在本部門的辦理過程。

公文催辦工作各部門的主管領導要親自過問辦公室主任要親自抓具體承辦人員要按規定及時反饋辦文情況要堅決杜絕拖延、推諉和壓誤的現象發生。各部門辦公室的負責同志應是負責公文催辦的第一責任人。過去曾發生過這種現象辦公廳電話催辦部門辦公室的同志說這個文件已經轉到某某業務處室你問他們去吧。我們希望類似現象今后不要再發生各部門的辦公室要切實負起催辦的責任。省政府機關的公文催辦網絡要進一步完善起來工作變動的及時進行調整。這件事由辦公廳文電處負責將各部門分管辦公室的領導同志、辦公室主任和辦公室具體負責公文催辦的工作人員名單登記成冊分送各辦文處室并輸入微機建立起正常的工作關系密切合作共同做好催辦工作。

六與時俱進加快公文處理工作信息化的步伐

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢大力推進信息化是我國的一個重大戰略舉措而政府系統的政務信息化是整個社會信息化的基礎和龍頭。朱基總理在年國家信息化領導小組第一次全體會議上強調指出政府信息化要先行帶動整個信息化發展。政府信息化建設要與政府職能轉變相結合提高辦事效率和管理水平。洪虎省長也多次指出一定要把推進政府政務工作信息化作為大事來抓要把信息化作為全局性的工作來推動。我們辦公部門是政府系統政務信息化建設的主管部門不僅要重視這項工作、抓好這項工作更重要的是要帶好頭抓好自身業務工作的信息化建設。公文處理工作是政府辦公部門的一項主要工作應率先實現信息化。

當前公文處理工作的信息化建設重點有兩個方面一是進一步推進公文無紙化傳輸。公文無紙化傳輸工作我省是從年開始隨著全國政府系統專網建設同步進行的。從年月日起省政府及省政府辦公廳的《吉政明電》、《吉政辦明電》、《內部情況通報》、《參閱文件》和需翻印的非涉密的國務院文件和國務院辦公廳文件都已采取電子公文形式通過網上傳輸實行異地同版印刷不再發紙質文件。兩年多來大多數部門和單位都很重視電子公文的傳輸工作并按要求建立了相應的管理制度和規范網絡傳輸上下暢通形成了較好的公文網上傳輸體系大大縮短了文件傳遞時間提高了公文處理工作的時效。下一步我們還將在電子印章和數字簽名等技術的支持下進一步擴大公文無紙化傳輸的種類和范圍逐步向取消紙質文件過渡。各部門也要充分利用現有的網絡條件積極開展公文的網上傳輸應用。二是盡快實現各部門網上公文處理。近幾年在網上公文處理應用方面一些部門進行了有益的嘗試取得了可喜的成效。省政府辦公廳經過多年的實踐建立了一套依據國務院《國家行政機關公文處理辦法》規范、便捷、有序的網上公文運轉體系機關公文處理工作逐步走向網絡化和數字化不僅提高了公文處理工作的效率和質量而且還起到了規范工作流程、創新工作方式的作用。辦公廳的公文辦理工作已徹底甩掉了公文登記簿改變了傳統的手工作業方式公文辦理過程形成的信息包括省政府領導同志的批示全部輸入微機連同輸入的電子公文積累了大量的電子信息資源實現了有權限的公文信息資源共享。當前為了推進政府各部門公文處理信息化進程逐步達到各部門間網上協同辦公、辦文的目的我們正在組織力量開發面向不同層面的通用公文處理軟件屆時計劃選擇—個部門進行試點應用。

這里我還要強調一下就是各部門、各單位對計算機網絡聯通和電子公文傳輸工作要給予足夠重視部門領導同志要親自過問加強對本部門本單位計算機網絡應用和電子公文傳輸工作的領導和督促檢查進一步強化計算機網絡應用管理和電子公文傳輸工作。要建立健全本部門本單位電子郵件系統管理制度按規定配置好系統管理員和具體操作人員并明確工作職責對新配備的人員要及時做好培訓以保證網絡傳輸正常運行。各部門各單位要確保及時接收電子公文做到至少每天上下午兩次開機對接。要加強傳輸設備管理、維護確保網絡暢通。未實現網間互聯的部門、單位要盡快加入全省行政機關計算機網絡系統。各部門對辦公廳傳輸的電子公文不僅要及時接收而且要及時下載及時打印及時呈送或辦理。要建立各部門的電子公文庫以備存查。在內部辦理過程中電子公文與紙質公文具有同等效力。

七大力精簡文件要把精簡文件作為政風建設中的一個突出問題來抓

近年來黨中央、國務院三令五申要求黨政機關精簡會議和文件以改進作風。黨的十五屆六中全會作出的《關于加強和改進黨的作風建設的決定》又一次明確提出“改進領導方式和工作方法。下決心精簡會議和文件改進會風和文風。”最近中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步精簡會議和文件的意見》中辦發〔〕號省委辦公廳、省政府辦公廳印發了《關于進一步精簡會議和文件減少領導同志事務性活動的若干規定》吉辦發〔〕號對精簡文件提出了明確要求辦公廳室作為辦文辦會的主管部門要堅決貫徹執行。

關于精簡文件一是要大力壓縮發文數量。各部門要在進一步轉變管理職能和減少審批事項上多下功夫采取有力措施從源頭上解決問題堅決把本部門的發文總量減下來。要制止發文升級。凡本部門發文或幾個部門聯合發文能夠解決的事項不得要求省政府批轉或省政府辦公廳轉發。各部門要嚴格控制向市州政府發文。除與市州政府商洽工作、征求意見或回復意見外未經省政府批準各部門不得向市州政府行文。部門的內設機構除辦公室外不得對外正式行文即不得向本部門機關以外的其他機關包括本系統制發政策性和規范性文件不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項。二是嚴格控制收文數量。各部門要各司其職、各負其責。凡本部門權限范圍內能夠解決的事項不要請示省政府凡通過部門間協商能夠解決的事項要直接協商解決不要再報經省政府辦公部門轉辦。未經省政府批準各部門不得指令市州政府向本部門報文。三是認真做好各種簡報的清理、整頓工作。一個部門應集中力量辦好—種簡報言之無物、形式主義的簡報要堅決取消。各部門上報省政府的簡報應向省政府辦公廳備案登記省政府辦公廳《關于向省政府報送簡報實行備案制度的通知》近幾天將要發出從月日起凡不在備案登記之列的簡報辦公廳一律不予受理。四是切實改進文風。文風反映領導機關的思想作風。當前機關文風的主要問題是長而空。精簡文件既包括壓縮文件數量也包括壓縮文件的篇幅。一件公文一般應不超過三千字真正做到開門見山直述不曲要言不煩意盡言止。我們正處在加快推進社會主義現代化的新的發展階段應該研究一下文件怎樣寫得短些寫得精粹些。

精簡文件必須常抓不懈。文山是個頑癥但不是絕癥。以前的工作之所以收效不大是因為沒有一以貫之地長期抓下去往往是整頓作風的時候緊一陣過后則松下來不該發的文件照發。精簡文件是全面落實同志“三個代表”要求和黨的十五屆六中全會精神的重要內容同時也是一個長期任務。領導同志高度重視模范遵守精簡文件的規定辦公部門認真履行職責嚴格把關加強督促檢查鍥而不舍常抓不懈文山這個頑癥是可以治愈的。

今天到會的都是各部門的辦公室主任都是從事公文處理工作的同行許多同志是這方面的專家和行家。由于這次會議的會前準備工作比較倉促我的上述發言可能有不準確、不周嚴的地方講錯的地方希望各位同行、各位專家批評指正。衷心希望省政府辦公廳與各部門辦公室建立和鞏固團結友善、互助合作、管道暢通的良好關系共同做好省政府機關的公文處理工作和辦公部門的各項工作積極為推進我省經濟的跨越式發展做貢獻以優異成績迎接黨的十六大和我省第八次黨代會的召開。