管理制度

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收發(fā)文管理制度

一、發(fā)文

發(fā)文是指本委發(fā)出的一切關(guān)于公務(wù)的文件、電報、信函及其它材料，主要是指編號文。發(fā)文處理工作一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、打印、校對、用印、封發(fā)、歸卷等程序。

1、擬稿。擬稿根據(jù)工作需要，經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室或各處室依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》進行。擬稿統(tǒng)一使用擬稿紙并按項目用藍黑或碳素墨水填寫清楚，不得使用圓珠筆和純藍墨水，文件發(fā)送范圍要明確、具體。

2、核稿。本委文件草稿在送交委領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽發(fā)之前，由辦公室在各處室負責人初核稿的基礎(chǔ)上，對文稿的內(nèi)容、體式作全面審核檢查，以保證文件質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人審閱、修改文件的時間和精力。經(jīng)過審核，核稿人認為沒有問題，或者經(jīng)過修改后沒有問題的文稿，由核稿人簽注意見后送交委領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

3、編號登記。文稿經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由文書檔案人員進行發(fā)文登記。

4、打印校對。文件的打印工作由打字員負責，校對工作由承辦人負責。

5、用印封發(fā)。文件印好后，承辦人員帶定稿找文書檔案人員用印。用印后應(yīng)將定稿和兩份打印件留存歸檔。聯(lián)合發(fā)文且編本委文號的，或由外單位打印的，用印前要核對定稿，核對無誤后方可用印，并將定稿連同打印件兩份留存歸檔。聯(lián)合發(fā)文，編外單位文號的，用印前也要核對定稿，看有無本委領(lǐng)導(dǎo)會簽，打印件與定稿內(nèi)容是否—致，核對無誤后方可用印，并將打印件2份留存歸檔。文件封發(fā)由承辦人員辦理。

二、收文

凡是從外部送達本委的關(guān)于公務(wù)的文件、電報、信函和其它文字材料都是本委的收文。收文一般按簽收、拆封、登記、分辦、傳閱、承辦(催辦)、注辦歸卷的程序由文書檔案人員處理。當文書檔案人員不在時，辦公室其他工作人員可代為簽收。

1、簽收文件時要認真細致，不可馬虎大意。

2、由指定的文書檔案人員專門負責，其他人員未經(jīng)同意一般不得私自拆封。

3、依據(jù)合理、簡明、實用的原則，按《收文登記簿》的欄目，清楚、完整地做好收文登記。登記后，在文件首面右上方加蓋收文記，填寫收文編號和收文年月日。

4、分辦。由文書檔案人員協(xié)助辦公室主任進行。文書檔案人員在文件首頁下方貼上《公文批閱單》，辦公室主任提出分辦意見后送委領(lǐng)導(dǎo)“請批”或送有關(guān)處室“請辦”。

5、文書檔案人員組織文件的傳閱。組織傳閱堅持急件先送、急辦先看的原則。借閱文件要辦理借閱登記手續(xù)。

6、文書檔案人員對委領(lǐng)導(dǎo)在文件上的批示要及時向辦公室主任匯報并跟蹤落實。對承辦人員已經(jīng)辦結(jié)的文件，文書檔案人員要做好“注辦”（即把文件的處理結(jié)果在《文件批閱單》上作簡單注明）和歸卷（即分類歸卷，以便日后檢索和利用工作）；對需要辦復(fù)的文件，要適時地進行催辦。

7、文書檔案人員在認真做好登記的基礎(chǔ)上，定期進行公文處理的統(tǒng)計和歸卷工作。

8、網(wǎng)上收發(fā)文：

由辦公室負責管理，文件批分人田衛(wèi)東，文件收發(fā)員陳梅芳，電子印章的使用由陳梅芳負責。要求及時處理文件及相關(guān)信息，確保電子印章的安全使用。