總裁辦公會會議管理規章制度

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編者按：本文主要從職權和議事范圍；會議組織程序和要求；會議紀要的落實情況進行講述。其中，主要包括：總裁辦公會是總裁在職權范圍內，對所屬各部門、分/子公司、人員和工作實行全面領導，對重要事項進行集體議事的會議、總裁辦公會討論和決定事項、總裁辦公會開會時間、總裁辦公會參會人員、總裁辦負責總裁辦公會的文書整理、信息傳遞和會議記錄等保障服務工作、會議要求、具體責任人需對各自落實的決議內容進行細化和分解、參會人員要嚴守會議紀律、總裁辦公會作出的會議決議需落實到具體責任人組織認真貫徹執行等，具體材料請詳見：

為規范辦公秩序，提高工作效率，依據有關規章制度，結合公司實際，制定本手冊。

本手冊是組織總裁辦公會的基本依據。總裁辦公室對本手冊的實施負有檢查和監督責任，所屬人員必須各司其職，認真貫徹落實，并在執行中進一步改進完善。

一、職權和議事范圍

（一）總裁辦公會是總裁在職權范圍內，對所屬各部門、分/子公司、人員和工作實行全面領導，對重要事項進行集體議事的會議。

（二）總裁辦公會討論和決定下列事項：

1.公司經營管理重大議題。

2.溝通傳達公司經營管理重要信息。

3.重大人事安排或機構調整。

4.臨時性、突發性事務。

5.對內部制度的重要修改建議。

6.其他必須由總裁辦公會討論決定的問題。

二、會議組織程序和要求

（一）總裁辦公會開會時間一般為每月第二周下午2：00（時間約2個小時）。

（二）總裁辦公會參會人員為總裁班子成員，根據議題需要，可特邀董事局、監事會成員、顧問、總監、有關部門、分/子公司負責人和其他人員列席參加時，由總裁辦公室負責界定參會人員名單并提前通知。

（三）總裁辦公會由總裁主持，總裁辦公會討論和決定問題，通常按照確定議題、準備預案、提前通知、充分醞釀、會議發言、形成決議的程序進行。

（四）總裁辦負責總裁辦公會的文書整理、信息傳遞和會議記錄等保障服務工作。

（五）北京市內參會人員集中在總部開會，外阜人員可以通過視頻參會。

（六）會議要求：

1．總裁辦公室于會前10天向各總裁秘書發準備議題郵件，會前回收議題，按議題緊要程度排序匯總。議題及相關方案附件如不清楚或不完整的，要及時溝通，搞清弄懂。會前4至5天將議題、議程、參會人員名單及座次、經費預算、有關預案報俞總審核后，報王總審批。

2．重要議題提交總裁辦公會討論前，要組織深入調研，進行科學論證，明確具體方案建議，必要時由有關人員到會作出說明。

3．總裁辦公會議題由總裁最終確定。總裁辦公室提前三天將議題通知參會人員，必要時附上會議討論議題的預案。參會人員接到議題和預案后，進行必要的準備。會議準備期三天內如有臨時議題經總裁確定后可進行調整。

4．參會人員不得請假，不得由他人替代參會。遇有極特殊情況不能到會時需經總裁批準，并用書面形式表達對相關議題的意見，或委托相關人員征求議題。

5．總裁辦公會發言與決議情況，要有完整準確記錄。會議記錄由總裁辦公室負責保存，保存地點為公司檔案室。查閱會議記錄，須經總裁批準。

三、會議紀要的落實情況

（一）總裁辦公會作出的決議，在一個工作日內由總裁辦公室負責形成會議記要，經會議主持人審批后，在會后兩個工作日內下發相關人員或單位。

（二）總裁辦公會作出的會議決議需落實到具體責任人（包括獲得授權的副總裁、總裁助理、下屬各分/子公司負責人）組織認真貫徹執行。

（三）具體責任人需對各自落實的決議內容進行細化和分解，明確負責人、完成時限和標準，統一調度力量，形成整體合力。

（四）參會人員要嚴守會議紀律，對會議內容除按規定的范圍傳達外，不得以任何形式向外泄露，不得在公司散布不同意見和不滿情緒。

（五）總裁辦公室對決議落實情況及時檢查督促，確保總裁辦公會決議的貫徹落實。