會計電算化實習報告

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實習單位簡介

中國工程與農業機械進出口總公司于年月成立是一家擁有雄厚資本具有良好信譽的大型貿易企業現為中國機械裝備集團公司的全資子公司公司主要經營工程機械農業機械等機電產品的進出口貿易中國工程與農業機械進出口總公司現有家國內控股公司

中國工程與農業機械進出口總公司財務部主要負責統籌和調配資金降低資金成本負責公司的年度財務決算的合并報批定期編制和提供會計報表并向有關國家管理部門報送財務報告根據公司的經營目標編制財務預算并組織實施和執行負責公司系統的擔保保函審核利用各種有利條件幫助子公司提高財務管理水平增加經濟效益降低經營風險

會計電算化管理制度

電算化操作使用人員的操作職責與權限

一系統管理人員職責

根據財務軟件的特點及公司會計核算要求建立適應會計電算化體系與核算方式會計科目的設置及報表格式必須符合國家有關會計制度以及公司核算管理的要求

負責所有會計核算軟件數據的初始化數據備份與恢復系統運行錯誤的登記與排除工作

負責系統操作使用的組織與管理工作分配操作使用人員的工作權限

負責已復核數據的入賬

做好軟件數據及資料的安全保密工作

二數據操作人員職責

按照操作規程錄入機制憑證數據核算經濟業務并負責錄入數據的正確性校驗并打印會計憑證

制單人員無權修改原始憑證的數據不得對本人填制的憑證進行復核操作

核對各類會計賬簿編制相應的會計報表并負責賬簿報表的打印工作

用計算機查詢各類會計數據

保護計算機軟硬件對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統管理員

三數據復核人員職責

負責對已錄入計算機的憑證編號及原創：數據的真實性完整性正確性審核確保入賬數據的完整與正確

復核無誤后在打印輸出憑證上及計算機內簽章

復核時發現憑證錄入錯誤必須通知制單人員進行修改待數據錄入人員修正錄入數據后再進行復核簽章操作

四系統維護人員職責

負責對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作以保障會計電算化工作的正常運行協助系統管理員定期做好數據的備份工作系統維護人員一般由經過培訓的人員或計算機專業人員擔任

實施數據維護外一般情況下不允許隨意打開系統數據庫進行操作實施維護時不準修改數據庫結構其他操作人員一律不允許實施數據庫操作

電算化賬務處理流程及規定

一財務部門應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的賬務文件根據現行財務制度運用當前在用系統的規則正確地設置全部級次的會計科目會計年度中間可以追加新的會計科目但已制單或記賬的會計科目不得修改或刪除

二轉換會計年度時應在上年會計年度決算后完成結轉各賬戶的年初手續并保證數據檢驗平衡正確

三任何登記入賬的經濟業務都必須填制計算機記賬憑證簡稱機制憑證記賬憑證摘要需按規范填入記賬憑證編號應當連續自動生成

四記賬憑證必須經過復核人員簽字后才能根據其登記賬薄同一張記賬憑證制單和復核不能是同一個人記賬憑證在記賬以前必須打印輸出

五每張憑證必須經以下步驟審核

原始憑證經業務人員確認業務部門經理核實簽字

制單人員檢查原始憑證金額是否準確票據是否齊全審批手續是否完備確認各項無誤后方可編制機制憑證

復核人員核實機制憑證摘要金額科目是否真實準確完整地記錄了經濟業務的發生情況打印輸出憑證與機內憑證是否完全一致

六出納人員根據復核人員審查并準許報銷的機制憑證付出款項并于每日核對現金余額表保證賬實相符按月編制打印銀行存款余額調節表及時將銀行對賬單輸入計算機中利用計算機已有的功能進行自動及手工核對

七會計年度為每年的月日至月日會計月份為自然會計月份確定每月的記賬期限為每月最后一日即每月最后一日之前必須將屬于本月的所有業務全部編制機制憑證經審核完畢登記入賬

八每月結賬后各主管會計應根據職責生成打印月報表

九為了保證會計信息的準確性總賬必須按月打印可用科目余額表代替其他各類明細帳應每月打印末級余額表主管會計年終必須將各自經管的賬簿輸出打印并裝訂成冊

資金管理辦法

公司資金管理的具體實施部門為財務部財務部有目的有計劃的籌措資金取得的資金在規模和期限上要符合公司的經營需要并注意防范財務風險凡劃轉對外還付款金額超過萬元的資金業務需經公司總經理批準

總公司為降低全系統的資金成本提高系統總體的資金使用效率將為子公司經營發展提供資金支持并對子公司的資金保留調度權子公司因經營需要向總公司申請直接借款或以總公司名義向銀行借款進行轉貸應向總公司提交以下文件

股東大會或董事會審批簽報決議

借款申請書重點說明申請借款的原因款項用途還款來源還款計劃借款子公司目前的資金狀況和經營情況

項目借款還需提供對外采購合同合同評審表項目可行性分析報告利潤測算收匯方式還款計劃風險防范措施

總公司財務部會同戰略規劃部負責對子公司的借款申請進行審核報單位主管財務領導及總經理批準方可放款總公司和子公司需簽訂正式的借款合同

子公司向總公司直接借款或以總公司的名義向銀行借款進行轉貸總公司承擔的風險大于擔保責任子公司除按銀行同期貸款利率每季度支付總公司貸款利息外同時還應比照擔保業務向總公司支付‰的擔保費

總公司財務部事先與子公司協商后在保證各子公司自身正常生產經營資金需求的前提下經公司總經理批準后將子公司暫時閑置資金統一調集供系統內其他有資金需求的公司使用以提高整體的資金使用效率雙方需簽訂正式的資金調度合同借款期限在天以下含的調度資金的利率為企業在銀行同期活期存款利率的基礎上增加借款期限在天以上的調度資金的利率為企業在銀行同期定期存款利率的基礎上增加在調度資金期滿后總公司一次性還本付息

總公司對各項資金業務的監控檢查實行逐級負責制并納入審計范圍各公司的財務部門應建立資金業務備查帳全面掌握本公司的融資借款綜合授信的使用情況每季度向本公司財務部門的主管領導提交書面報告

財務預算制度

財務預算由經營預算費用預算資本支出預算和信貸及財務費用預算現金流量預算資產負債和利潤預算以及財務預算說明共同組成

公司業務部門負責編制經營預算投資部負責編制投資預算公司各職能部門及其它非經營性單位需編報管理費用預算和固定資產預算人力資源部門負責編制工資總額及相關的住房公積金養老保險醫療保險失業保險預算公司財務部負責編制信貸及財務費用預算并匯總各部門的預算形成全面預算報告

在預算報告中各附表都要將各明細項的實際發生數與本年預算數及上年同期數進行比較分析反映預算完成情況和同比增減情況對同比增減超過的項目要分析增減變化的主要原因計算說明本年度各類費用預算數及實際發生數分別占成本費用總額的比重同時與上年度同類指標進行比較說明成本費用總額指主營業務成本主營業務稅金及附加經營費用營業費用管理費用財務費用以上費用除按照報告說明要求分析說明外要對各費用明細科目發生的主要內容以及金額按照項目進行列示說明就大額支出要計算其所占相應費用項目管理費用經營費用財務費用的百分比率

各公司應根據公司附列的基礎表格逐項填列預算并對預算數據提供詳細的文字說明確保數據的可靠和真實預算執行情況報告中要在相應附注中對資產負債表損益表現金流量表中的數據進行分析說明主要分析指標如下進出口總額出口總額經營額主營業務收入銷售毛利率利潤總額現金盈余保障系數利潤增長率凈資產收益率成本費用占主營業務收入的比重報表數據變化如金額較大并且是客觀因素導致的要加以解釋說明同時要剔除影響因素重新計算分析指標同時要結合報表對本企業的潛虧掛帳以及預計損失各項資產減值計提進行解釋說明

為保證預算的嚴肅性預算單位不得對已批復的預算隨意調整在執行過程中由于市場環境經營條件政策法規等發生重大變化致使財務預算編制的基礎不成立或導致財務預算執行結果產生重大偏差可對預算進行調整調整預算需經董事會批準并向公司預算委員會提交書面預算修改申請就調整內容和原因作出詳細說明預算委員會審核后報總經理辦公會批準后方可調整并下達執行

擔保保函管理制度

一擔保制度

總公司提供擔保須經總經理辦公會討論決定全資子公司提供擔保須經董事會審批通過后報總公司總經理辦公會批準控股公司提供擔保須根據擔保標的額分別經股東大會或股東大會授權董事會批準總公司各部門及駐外機構無權提供擔保

擔保種類

為流動資金貸款提供的還款擔保

為項目專項貸款提供的還款擔保

為支持法律訴訟等向國家機關提供的責任擔保等

總公司對外提供擔保的總額應以公司承受能力為依據最高不能超過總公司凈資產的兩倍擔保期限一般不超過一年項目貸款的還款擔保期限與項目收款期一致申請單位申請擔保時必須提供反擔保子公司向總公司申請擔保時須經董事會批準方可上報總公司

總公司子公司提供的對內所有擔保被擔保單位每年必須按擔保金額的千分之四交納擔保費互保的相應扣除對于經營風險較小的公司可適當降低擔保收費比率但不能低于千分之一一切對外單位提供擔保擔保費不得少于擔保金額的百分之五

二保函制度

業務部門或子公司以總公司的名義開展業務需要開具保函時應先提出書面申請經公司戰略規劃部和財務審計部審核公司主管經理批準方可送交銀行申請開出開具保函需提供以下材料

《保函開具申請單》

《要求開具保函申請書》銀行要求其他銀行格式另行通知

與保函相關的材料如標書合同等與開具保函相關的部分

保函格式

此外還需要說明收匯方式等情況如為投標保函還需提供項目利潤測算

子公司占用總公司額度開具保函需提交保函額度使用申請書總公司要求及承諾書中行要求其他銀行暫不要求如開具無效期保函還需向總公司提供擔保

為減少風險節約資金財務部將每月通知各業務部門保函開具明細情況并對將到期已到期的保函提出警告各業務部門應加強對保函的管理及時清理對已過效期或未中標的保函應及時向受益人或招標公司催回保函正本以便及時辦理撤銷手續

對于有具體失效日期的保函撤銷待保函到期后由各業務部門需填寫工作聯系單經財務部審核登記后便可到銀行辦理撤銷手續保函中規定應撤回正本的還應向業主要求退回保函正本

對于無具體失效日期的保函撤銷待保函實質性失效后各業務部門應負責向業主聯系撤銷保函根據保函開立方式的不同撤銷的條件不同

轉開保函只有在收到國外銀行來函電同意撤銷保函后才能向國內銀行辦理撤銷手續由各業務部門填寫工作聯系單及提供國外銀行同意撤銷保函的書面信函函電經財務部審核登記后到銀行辦理撤銷手續

直開保函需持保函正本到開出行辦理撤銷申請撤銷保函時由各業務部門填寫工作聯系單和提供保函正本經財務部審核登記后到銀行辦理撤銷手續

對于工程已驗收合格而保函不能及時撤原創：回或未中標而不能及時撤回保函業務部門應當限期聯系業主及時撤回保函以避免損失

財務審計部有權對保函執行不好的單位提出警告要求業務部門或子公司盡快整改對于到期保函給予一個月的辦理時間如到期仍不能及時撤銷仍繼續占用總公司額度總公司有權對保函金額按日萬分之三的利率加收額度占用費對子公司占用額度過多保函管理不善不能及時向總公司提供保函情況表的總公司財務審計部有權拒絕為其開具新保函

實習體會

通過這次實習我不僅熟悉了會計電算化制單—賬簿—報表的整個流程能夠熟練運用南北會計軟件而且對企業的預算制度及預算過程也有了更加理性的認識由于實習單位是外貿企業所以我還了解到一些關于進出口貿易的事項如保函的審核出口退稅等

總之這次的實習讓我提高了理論結合實踐的能力并且加深了對所學知識的理解可謂獲益匪淺