獨(dú)家原創(chuàng):檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作意見

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檔案是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財(cái)富。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

筆者多年從事文書檔案的日常管理工作，現(xiàn)結(jié)合自己的學(xué)習(xí)體會(huì)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)談以下幾點(diǎn)看法。

一、文書處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且也影響到日后檔案的質(zhì)量，決定著檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的整體水平。為了做到檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們要樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，認(rèn)真做好文書處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體要做到五檢查：一檢查公文用紙，質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂，左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。二檢查制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)是否履行，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三檢查公文字跡是否牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。四檢查文種使用，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。五檢查移交環(huán)節(jié)，交接雙方應(yīng)當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

二、案卷材料的統(tǒng)一收集管理是前提

案卷材料的統(tǒng)一收集管理是檔案建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提，實(shí)踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的重要因素。單位的檔案室是單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查考核。因此，要從加強(qiáng)檔案室建設(shè)入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時(shí)歸檔制度，及時(shí)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)單位的全部檔案，并對(duì)單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

首先，所有單位的檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實(shí)履行自己的工作職責(zé)，負(fù)責(zé)所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個(gè)人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)由幾個(gè)科室聯(lián)合組織的，涉及多個(gè)部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負(fù)責(zé)歸檔，其他科室協(xié)助提供相關(guān)材料。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行文件、材料的形成單位立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項(xiàng)工作時(shí)，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個(gè)人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動(dòng)離開原工作崗位時(shí)，要徹底清理文件、材料，及時(shí)辦理文檔材料的交接手續(xù)。同時(shí)，立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級(jí)。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保存期限。凡反映單位重大活動(dòng)和基本歷史面貌，有長期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的文件，列為長期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的，列為短期保存。

三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是關(guān)鍵

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

因此，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要致力解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、檔案的開發(fā)利用是目的

加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本目的就是充分利用檔案為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關(guān)的咨詢服務(wù)。如利用通過對(duì)文書檔案資源的再加工、再整理，如專題編研等，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，為各級(jí)黨委政府決策經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中遇到的問題提供參考和依據(jù)，發(fā)揮文書檔案“資政”的作用。利用文書檔案中的具有宣傳價(jià)值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化，使他們了解歷史發(fā)展軌跡，掌握時(shí)代進(jìn)步脈搏，自覺加強(qiáng)革命傳統(tǒng)、愛國主義、集體主義和社會(huì)主義教育，發(fā)揮文書檔案“育人”的作用。

要充分利用檔案、發(fā)揮檔案的作用，就要使死檔案成為活檔案，努力使檔案為規(guī)范單位管理服務(wù)，為單位工作發(fā)展服務(wù)。當(dāng)前，檔案工作要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的需要，優(yōu)化服務(wù)方式，積極主動(dòng)為單位各級(jí)各部門和廣大干部提供相關(guān)的檔案材料。為此，有必要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映本單位特色且有較高利用價(jià)值的《單位檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發(fā)檔案信息資源，為單位管理和工作提供實(shí)際服務(wù)。

檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)持之以恒且默默無聞的工作，它看似平凡，但卻是單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案不僅記載著單位發(fā)展的歷程和所取得的工作成效，而且還承擔(dān)著為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供資料支持的艱巨任務(wù)。為了推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，單位要在人力、物力和財(cái)力等方面加大對(duì)檔案工作的投入，并且在工作部署和制度落實(shí)上予以保障。檔案工作人員更應(yīng)愛崗敬業(yè)，自強(qiáng)不息，勤奮工作，積極參加檔案專業(yè)的繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，全面熟悉與檔案工作相關(guān)的政策和法律法規(guī)，扎實(shí)掌握檔案工作的方法和規(guī)律，真正精通檔案管理業(yè)務(wù)，以不斷適應(yīng)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需要。