公文處理的方法

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檢察機關公文處理淺談

檢察機關公文處理屬于機關應用文寫作范疇，屬于辦公室文秘工作的一部分，也是檢察機關內勤人員年復一年、日復一日的“必修課”。因此，從這個意義上講，深入了解、掌握這方面的知識與技巧對我們而言就顯得非常必要。談公文處理之前，首先要搞清楚幾個概念，如大家經常談到的應用文、機關應用文、文件、文書、公文等等。不認真辯析清楚這幾個概念，也不利于我們對這方面知識的理解、掌握和運用。事實上，它們主要有兩方面的差異：一是稱呼上的差異，應用文=文書，機關應用文=公務文書，公文=文件；二是外延上的大小差異，應用文＞機關應用文＞公文，文書＞公務文書＞文件。比如我們談到的公文處理與信息調研這兩塊工作，它就屬于機關應用文范疇，只不過“公文處理”，也就是我們平常所說的“文件”，有點近似于以前常講的“八股文”，其格式、用語均非常講究；而信息調研，大體上等同于我們平常所說的“簡報”和“調研文章”，它屬于機關應用文中的事務文書這一個范疇，其版面格式、行文用語等相對“法定公文”而言，要簡單一些，但也有它自身的一些規定和要求。

一、公文的分類

這里談到的“公文”，就是我們通常意義上講的“文件”，或者說是黨政公文、法定公文，也就是指黨中央、國務院分別批準頒布的黨的機關公文和行政機關公文。其法定依據分別是中央辦公廳1996年5月3日印發的《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）、國務院辦公廳2000年8月24日的《國務院行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）?！稐l例》中規定黨的機關公文文種有14種，《辦法》中規定國家行政機關公文有13種，其中有9種公文屬于共有文種（決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要和函），黨的機關公文有5種特有文種（公報、決議、指示、條例、規定），行政機關公文有4種特有文種（命令、公告、通告、議案）。

（一）按使用范圍：分為通用公文、專用公文兩種。通用公文指的便是黨的機關公文和行政機關公文；專用公文指的是特定行業、部門使用的具有特定內容、特定格式的公文，如外交公文、司法文書等;

（二）按行文方向：分為上行文（典型的如請示、報告等）、下行文（典型的如決定、指示、批復等）、平行文（典型的如函、議案等）;

（三）按涉密程度：分為對外公開件、限國內公開件、內部使用件、普通公文、秘密公文、機密公文、絕密公文;

（四）按處理時限：分為平件、急件、特急件三類。如以電報方式傳送，則分為平急、加急、特急、特提四類;

（五）按公文性質：分為領導指導性公文（如命令、指示等）、規范性公文（如條例、規定等）、報請性公文（如請示、報告等）、知照性公文（如公告、通告等）、商洽性公文（如函）、會議公文（如決議、會議紀要等）。

二、公文的規范

（一）文種規范。就是要求我們在擬制公文時，必須按照有關規定和機關權限、行文關系、發文目的等正確選用文種，確保公文的嚴肅性、規范性、權威性和有效性。目前，就我院而言，大家在寫作過程中，混用、錯用或生造文種的現象非常突出。比如，分不清楚行文關系，有用“通報”形式為上行文的，有向平級機關行文時用“請示”文種的，有發文時直接套用計劃、要點、總結等事務文書名稱的，甚至有用“匯報”為文種等不倫不類的現象出現。事實上，只要是套用了文件版頭的，就必須在18類文種中選用。

（二）行文規范。首先要了解行文關系，主要有四種類型：隸屬關系、指導關系、平行關系、不相隸屬關系。凡有隸屬關系的下級機關、有指導關系的下級部門，向上級機關和部門行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；屬于平行關系和不相隸屬關系的機關、單位之間的行文，一律采用平行文。比如我們向市院、區委的正式行文，只能是請示、報告之類的上行文；向區政府的行文，因為是平行關系，就應當使用平行文。再假如我們向市高級法院行文，雖然它級別比我們高得多，但由于兩者不屬于同一組織系統，是不相隸屬關系，所以也應當使用“函”之類的平行文。

（三）辦理規范。公文辦理分為收文（一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序），發文（一般包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、催辦、查辦等程序）和辦結文（一般包括立卷、歸檔、清退、銷毀等程序）。公文辦理規范就是指的在辦文過程中要遵守每個程序的具體規定和要求。鑒于該方面的內容太多，此處也不一一敘說。僅舉發文階段中“用印”一例作一說明：“用印”即在正式公文上加蓋公章，公文用印之后即可生效，整個撰制公文的過程也到此結束。

三、公文的格式

公文的文面格式，可分為三個部分，即文頭、主體和版記。

（一）文頭部分。文頭部分位于公文首頁紅色間隔線之上，主要有6個項目：份號、秘密等級和保密期限、緊急程度、公文版頭、發文字號、簽發人。其中，公文版頭和發文字號屬于必要項目，其余4項屬于選擇項目。重點談談兩個必要項目：⑴公文版頭。公文版頭即發文機關標志，也叫公文名稱，居中套紅排印于公文首頁上方，一般來說有三種形式：《××人民檢察院文件》，俗稱“大版頭”，主要用于作出重要工作部署，重要決定、指示，轉發重要文件等；《××人民檢察院（）》，俗稱“中版頭”，主要用于通知重要事項、任免干部，向上級機關請示、報告工作；《××人民檢察院》，俗稱“小版頭”，主要用于制發函件。⑵發文字號。發文字號由發文機關代字、發文年份和發文順序號構成，如渝中檢〔2005〕1號，重要文件后面應加上“發”字，如渝中檢發〔2005〕1號；若機關發文太多，還可以在“發文機關代字”后面加上公文性質或文種，如渝府人〔2005〕1號、渝府批〔2005〕1號等。去年的競賽中，多數參賽干警使用中括符［］或小括符（），也有在文號中出現了“第XX號”字樣的錯誤用法等。

（二）主體部分。主體部分也稱行文部分，公文的內容和主要生效標志都安排在這一部分，主要有7個項目：公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附注。其中公文標題、正文、成文時間為必要項目，主送機關、印章多數狀況下為必要項目，其余2項為選擇項目。⑴公文標題。位于公文首頁間隔線之下，用2號小標宋體字居中排印。公文標題一般則發文機關名稱、發文事由和文種名稱組成，前面常冠以介詞“關于”，如《渝中區人民檢察院關于召開內勤工作會議的通知》，此種三要素齊全的標題也稱之為“完全式”標題。當然，也有采用省略式標題的，如《渝中區人民檢察院公告》（略事由）、《通知》（略發文機關和事由），但任何情況下都不能省略文種。標題中除法規、規章名稱加《》外，一般不用標點符號。但在我院日常工作中，標題寫作十分不規范，有的不按要求使用“完全式”標題，也有使用文章式標題的，有的在標題中用頓號或逗號，甚至有使用“正副標題式”的奇異現象發生；⑵主送機關。俗稱“臺頭”。一般公文均應標注主送機關，但公布性、周知性公文，如通告、公告等，可不標注主送機關。下行文可有多個主送機關，但上行文尤其是請示、報告，一般只寫一個主送機關，不應多頭主送。⑶正文。位于主送機關名稱下一行，用3號防宋字（目前多數干警好用宋體字）。其外在結構一般為開頭、主體、結尾三部分構成，其內在模式則是“憑”（發文的緣由、依據）—“事”（發文的事由、事項）—“斷”（發文的要求、希望）。⑷成文時間。通常以領導簽發時間為準。行政公文成文時間用小寫漢字標識，黨的公文成文時間用阿拉伯數字標識，法規性文件或經會議討論通過的公文，如決議、決定、條例、規定等，其成文時間用阿拉伯數字書寫，括入圓括號中置于標題之下。此時，正文后便不再標注發文機關署名和成文日期。

（三）版記部分。版記部分共有3個項目：主題詞、抄送、印發機關和印發時間，均屬于選擇項目。⑴主題詞?！爸黝}詞”是揭示公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組，用3號黑體字，左頂格標注。正式公文一般都應標注主題詞。一份公文的主題詞至少2個，最多不超過5個，主題詞之間不加標點符號，空一格為距。標引主題詞時，應先標類別詞，再標類屬詞，最后標識文種。如文件《關于進一步加強檢察文化工作的意見》，其主題詞應為：政法檢察文化意見。⑵抄送。指除主送機關以外的其它需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。位于主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。

四、語言要求

公務文書的語言運用與一般文章相比，既有相同之處，更有其獨特的要求。具體表現為：

（一）準確。這是對公文語言的第一要求，是公文語言的生命。俗話說的“一字入公文，九牛撥不出”、“字字珠璣”等，便極其形象地說明了公務文書語言的準確性特點。那么，如何來把握“準確”這個第一要求呢？首先，要做到用詞準確。要注意區別詞語的不同含義，尤其是要嚴格辯析同義詞之間的細微差別，務求詞義準確，在此基礎上做到造句合乎語法邏輯，數據圖示準確無誤；注意區別詞語的感情色彩和語體色彩；注意區別詞義在不同語境中的不同變化；注意掌握公務文書寫作的特定用詞：如“遵照、茲有”等開端用語，“鑒于、基于”等承啟用語，“本、貴、該”等稱謂用語。其次，要正確使用句式。要將長句和短句交替運用，使行文鏗鏘有力；要將整句和散句結合起來，使行文錯落有致；要注意把握好幾種常見的特定句式，如以“為、為了”開頭的目的句式、以“必須、嚴禁”等強調語為特征的祈使句式、以“將”字結構組成的賓語前置句式等；要注意表意的準確性，不用含混不清似是而非的句式，如類似于“我被青春撞了一下腰”、“像霧像雨又像風”或“天不刮風天不下雨天上有太陽”等莫名其妙、暈天眩地的句子。

（二）簡潔。言約意豐，精煉明快，意思表達清楚而不累贅冗長，達到“句中無余字，篇內無贅語”，這就是簡潔。做到簡潔的關鍵是：一要刪除一切套話、空話、意思重復的話；二要注意語句的提煉，杜絕堆砌修飾語現象；三要適當使用縮略語；四要恰當使用文言詞語及短句。從去年開展的競賽活動情況來看，許多干警恰恰沒有遵從上述要求，在行文中較多使用描寫性、抒情性語言，堆砌一些花里胡俏的修飾性語句，寫作的公文如同催人淚下的“人物通訊”一般，與公文“簡潔明快”的特點大相徑庭。再比如，有一份反映公路上發生重大交通事故的簡報：“……大客車翻下公路邊的深溝里，如墜萬丈深淵……車內鬼哭狼嚎，滾作一團”，大家可以讀讀看，是否有點刻意渲染的感覺。

（三）平實。公文重在“實用”，用語應開門見山，直陳其事，通俗易懂，淺顯流暢；不搞“曲筆”，不作夸飾，不故弄玄虛，不嬌揉造作。如一般政府工作報告，用語看似平淡，實際上寓意深遠，概括力很強，雖然樸實無華，但并非隨意道來，而是深思熟慮、獨具匠心的結果。同時，公文還應盡量使用大眾化語言，不用冷僻詞語。、鄧小平等老一輩革命家歷來提倡寫文章、作報告要通俗易懂，使用“群眾喜聞樂見的的語言”。他們寫的文章親切自然，生動活潑。如《鄧小平文選》第三卷，語言樸實無華，說理清晰明朗，既沒有深奧的典故，也沒有華麗的辭藻，讀來朗朗上口，聽來句句實在。

（四）適體。公文的適體是指用詞、語氣、語體風格應符合特定的文體要求。如決定、決議、指示宜莊重；調查報告、總結須平實；規定、條例應嚴謹；感謝信、慰問信、悼詞需情真意切等。