選用公文文種技巧參考

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少數(shù)擬文人員在日常工作中，然而據(jù)筆者的實際工作經(jīng)驗。還是會出現(xiàn)選用公文文種不恰當甚至錯誤的現(xiàn)象。

首先就會遇到這樣一個問題：如何選擇一個合適的文種來行文？要擬寫一篇公文。

國務院于年月日的國家行政機關公文處理辦法》以下簡稱《辦法》中已有明確規(guī)定：公文的文種應當根據(jù)行文目的發(fā)文的職權和與主送機關的關系確定。對于公文文種的正確選用。

一、所選文種應當在法定文種之列

根據(jù)《辦法》的規(guī)定，目前行政機關的公文共有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。而“計劃”、“總結”、“規(guī)劃”、“方案”等則不在13種法定文種之列。筆者曾遇到過這樣一個例子：某機關一擬文人員就某一項工作起草了一份總結，并擬行文上報給上級機關，標題為“（省略發(fā)文機關）關于年情況的總結”。顯然，將“總結”直接上報是不正確的。那么，我們遇到這種情況該如何處理呢？一般的處理方法是：選用一個恰當?shù)摹拜d體”來行文。在上述例子中，因行文對象為上級機關，故該文可改為《關于報送年情況總結的報告》（該稿還可直接改為《關于年情況的報告》）。而當行文對象為不相隸屬機關時，則可選用“函”來做“載體”。以下如《（發(fā)文機關）關于報送試點工作階段總結材料的報告》、《（省略發(fā)文機關）關于報送〈專項工作實施方案〉的報告》、《（發(fā)文機關）關于報送總結的函》、《（發(fā)文機關）關于報送年度需求計劃的函》、《（發(fā)文機關）關于報送〈‘十一五’重點專項規(guī)劃（草案）〉及編制說明的函》都是比較典型的例子。

由于牽涉到“報送”字樣，這里需要提一下另外一個細節(jié)，參照《市人民政府辦公廳關于〈市國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》（府辦發(fā)〔〕3號）第十一條中的規(guī)定：“正文標題中已標明所批轉、轉發(fā)、印發(fā)、報送、轉報、的文件的，不加附件說明，也不標注‘見附件’等字樣”。（其他省市是否也有類似規(guī)定暫不詳。）

二、文種選用應當嚴格遵守行文規(guī)則

關于這一點，筆者可為大家舉一個例子：年上半年，本市某區(qū)因申請建立某產(chǎn)業(yè)園區(qū)，以區(qū)政府名義向市政府某部門行文，在行文時選用了“請示”文種。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，“請示”文種適用于向上級機關請求指示、批準，但根據(jù)一般常識，區(qū)政府與市政府的一個部門之間并不存在上下級行政隸屬關系，由此不難判斷，該區(qū)選用“請示”文種行文是不合適的。那么，作為市政府的一個部門，在收到這樣不符合行文規(guī)則的來文時，應該如何處理呢？是否將錯就錯選用“批復”來回復“請示”呢？對此，《辦法》中明確指出：“政府各部門依據(jù)部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。而“批復”則適用于“答復下級機關請示事項”，故類似上述例子可選用“函”來回復。在實際工作中，當發(fā)文機關需要向不相隸屬機關行文時，一般都選用“函”來商洽工作詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

三、正確選用“意見”文種

對照國務院辦公廳年月日修訂，的《國家行政機關公文處理辦法》，“意見”是《辦法》中新增加的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。對于“意見”文種，《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函〔〕1號）中有詳細說明。其中，筆者認為以下幾點對實際工作極為有用，在此作了一個簡單整理：1.“意見”既可用于上行文，也可用于下行文和平行文；2.“意見”作為上行文時，應按請示性公文的程序和要求辦理，上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復；3.“意見”作為平行文時，所提出的意見供對方參考；4.“意見”作為下行文時，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行。

在公文擬寫過程中，如《關于報送對〈條例（征求意見稿）〉修改意見的函》，完全可改為《關于〈條例（征求意見稿）〉的修改意見》，還有如《關于報送對辦法（送審稿）修改意見的函》、《關于報送對項目建議書審核意見的函》等，也完全可直接選用“意見”來行文。