機(jī)關(guān)公文格式調(diào)研報(bào)告

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公文格式規(guī)范化，是辦公自動(dòng)化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文格式，不僅有利于公文的撰擬和制作，也有利于公文的處理和管理，乃至歸檔和查閱利用，為公文的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。國(guó)務(wù)院的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）和國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《公文格式》），對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式做出了嚴(yán)格的規(guī)定和要求，自正式實(shí)施以來(lái)，對(duì)規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量起到了很大的作用。但仍有一些公文沒(méi)有嚴(yán)格按照要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規(guī)范，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性、公正性，影響了公文的質(zhì)量和效能，因此，必須引起高度重視。本文針對(duì)公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納，供同行參考。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

(一)發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。發(fā)文字號(hào)的一個(gè)重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區(qū)分意義，一旦設(shè)置就具有了在一定范圍內(nèi)的唯一性和獨(dú)有性。《公文格式》規(guī)定，“發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。”在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號(hào)太長(zhǎng)。聯(lián)合行文時(shí)，出現(xiàn)幾個(gè)發(fā)文字號(hào)。有的單位發(fā)文字號(hào)的年份用圓括號(hào)“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號(hào)“〔〕”。對(duì)于字號(hào)和字體，有的用小3號(hào)有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號(hào)序號(hào)不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規(guī)定，出現(xiàn)“×發(fā)[×××]O0×號(hào)”、“×發(fā)[×××]第×號(hào)”等不規(guī)范格式。

(二)公文標(biāo)題不規(guī)范。按照《辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。”有些單位不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題中標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)；二是標(biāo)題濫用符號(hào)。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，較多的是使用逗號(hào)、頓號(hào)和書(shū)名號(hào)等。

(三)引用文號(hào)不規(guī)范。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)”。按要求，引用公文一是要準(zhǔn)確，不能隨意簡(jiǎn)化；二是要完整。并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號(hào)后引標(biāo)題，有的只引文號(hào)不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號(hào)。書(shū)寫使用應(yīng)當(dāng)注意必須將“發(fā)文字號(hào)”要素用圓括號(hào)括入，以標(biāo)注的形式出現(xiàn)。例如。“據(jù)××辦發(fā)[20****]l2號(hào)文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“據(jù)《關(guān)于×××通知》(××辦發(fā)[20****]12號(hào))”。

(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。依照《辦法》第二十五條第(九)項(xiàng)規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。”規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。二是層次跳躍，或在“(一)”、“(1)”后加頓號(hào)，寫成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范。常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是未用漢字將年、月、日標(biāo)全，使用阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)年份，如把成文日期標(biāo)成“20****年2月1日”，或把“○”寫為“0”或“零”，或?qū)ⅰ岸稹鹞迥辍睂憺槎?0五年。二是年份寫成兩位，沒(méi)有寫足四位，比如，把“二○○五年”寫成“○五年”，或把“20****年”寫成“****年”等。三是標(biāo)注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文。四是把擬文日期作為成文日期。五是把修改日期或送簽日期作為成文日期。六是聯(lián)合行文以主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。

(六)印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用，但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象；一是不加蓋印章。按規(guī)定，行政公文除會(huì)議紀(jì)要外，必須加蓋印章，而有的正式公文就不蓋印。二是印章蓋得不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上。三是印章未居中下壓成文時(shí)間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。四是在單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處署制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，并把印章蓋在公文制發(fā)機(jī)關(guān)名稱的位置上。

(七)附件標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是附件和正文間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識(shí)。二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和的內(nèi)容，作為附件處理。三是附件說(shuō)明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮寫。四是附件說(shuō)明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。

(八)附注標(biāo)注不規(guī)范。附注主要用以注釋和說(shuō)明公文中在其他區(qū)域不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)。大多數(shù)單位對(duì)這個(gè)格式內(nèi)容不了解，因而用起來(lái)常常放在正文后。按照要求應(yīng)在成立日期下一行空2個(gè)字加括號(hào)標(biāo)注此項(xiàng)。

(九)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域用來(lái)標(biāo)識(shí)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。但有些機(jī)關(guān)公文已主送上級(jí)機(jī)關(guān)，又同時(shí)抄送該部門的領(lǐng)導(dǎo)。在抄送標(biāo)識(shí)域內(nèi)常出現(xiàn)“抄報(bào)”，頂格標(biāo)識(shí)“抄送”，回行時(shí)與“抄送”對(duì)齊，最后一個(gè)名稱后不加句號(hào)等不規(guī)范問(wèn)題。

(十)公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁(yè)碼混同于文字頁(yè)的頁(yè)碼放置，表格的單雙頁(yè)碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁(yè)碼應(yīng)置于表的左下角，雙頁(yè)碼應(yīng)置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。但在實(shí)際工作中常常混淆。

(十一)版記不規(guī)范。常出現(xiàn)不規(guī)范的做法是：一是沒(méi)有版記。有的部門公文其他格式相當(dāng)規(guī)范，但就是沒(méi)有版記。二是版記位置不對(duì)。三是在、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是不畫版記內(nèi)的三條黑色反線，有的只畫主題詞下的一條。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)。

(十二)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。《公文格式》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加‘文件’組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。”但有些機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一、不規(guī)范。一是上行文沒(méi)留批示域，或批示域不符合規(guī)定。二是平行文、下行文用上行文的版頭。三是未使用“紅頭”的正式發(fā)文形式，用白紙制發(fā)公文。如此種種，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

(一)受傳統(tǒng)觀念的影響。雖然新《辦法》已出臺(tái)多年，但一些單位的公文格式仍沿襲多年的做法。如，新《辦法》第十四條規(guī)定：“向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。”也就是把“抄報(bào)”與“抄送”統(tǒng)一改為“抄送”。但在日常公文處理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，取消“抄報(bào)”，統(tǒng)一用“抄送”并不是件容易的事。一些上級(jí)機(jī)關(guān)至今仍在延用“抄報(bào)”，而下級(jí)單位也只得按習(xí)慣照常效仿，以示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的尊重。

(二)思想認(rèn)識(shí)不到位。一些公文辦理人員對(duì)公文格式重要性的認(rèn)識(shí)不夠。公文處理人員在辦理公文過(guò)程中責(zé)任心不強(qiáng)。對(duì)新《辦法》不熟悉，對(duì)公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的重要性認(rèn)識(shí)不夠或不了解公文處理規(guī)范和要求。有些部門領(lǐng)導(dǎo)不重視公文格式，甚至直接干涉，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦理公文。

(三)公文審核把關(guān)不嚴(yán)。公文處理程序不規(guī)范，未建立健全公文處理規(guī)章制度和規(guī)范化管理程序，特別是審核把關(guān)制度不夠完善，致使公文制作不規(guī)范，在一個(gè)單位未形成統(tǒng)一的公文格式。實(shí)踐中，有的公文制作者草擬公文時(shí)自由發(fā)揮，不守規(guī)則；審核人原則性不強(qiáng)。不負(fù)責(zé)任；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)，或礙于情面，或忙于事務(wù)，常常忽視對(duì)公文格式的審核把關(guān)和督查，有的公文制作程序不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后才審核，這就不可避免地導(dǎo)致公文中出現(xiàn)不規(guī)范的問(wèn)題。

(四)人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對(duì)公文處理方面的規(guī)章制度不太了解。對(duì)公文印制規(guī)則不很熟悉。因而需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對(duì)策

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提高公文的處理效牢，推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開(kāi)展，有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺(jué)性。

(二)健全制度，規(guī)范辦文程序。建立行之有效的管理制度。是保證公文格式規(guī)范化的一個(gè)重要措施。在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的起草、審核、審批、擬辦、校對(duì)、印刷等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任，要有嚴(yán)格的公文處理流程，實(shí)現(xiàn)公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

(三)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。全面提高公文辦理人員的素質(zhì)是規(guī)范公文格式的一項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)。一是提高認(rèn)識(shí)。要在思想上重視公文格式規(guī)范化工作，從事公文辦理的人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。二是加強(qiáng)自身建設(shè)。注重理論學(xué)習(xí)，善于擠時(shí)間，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識(shí)精深的專業(yè)知識(shí)。熟悉公文處理方面的知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。三是加強(qiáng)人員隊(duì)伍培養(yǎng)。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論索養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員。四是辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負(fù)責(zé)公文審核把關(guān)的人員。五是保持公文處理人員的相對(duì)穩(wěn)定性。

(四)加強(qiáng)督查，保證公文質(zhì)量。行政機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，在公文處理過(guò)程中強(qiáng)化審核監(jiān)督環(huán)節(jié)。要制定嚴(yán)格的辦文程序，在公文處理中做到多級(jí)審核，層層把關(guān)。嚴(yán)格按照規(guī)定和要求，加強(qiáng)對(duì)公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開(kāi)展研討交流活動(dòng)，不斷提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評(píng)和獎(jiǎng)懲制度。不斷提高公文質(zhì)量。