醫院檔案管理編研質量調研報告

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【摘要】目前醫院檔案管理中存在編研專業人員素質不高、編研成果利用價值不大、編研成果缺乏低成本簡捷推廣手段等問題。對此作者認為，首先要重視提高檔案編研人員素質，同時，檔案編研工作要緊密圍繞醫院中心工作，突破工作局限性，積極探討與相關部門開展專題編研等途徑以改善和提高檔案編研質量，還要借助數字化網絡化途徑進行編研成果推廣，使編研工作帶動醫院檔案管理的整體水平，從而推動醫院管理現代化水平。

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【關鍵詞】檔案管理編研質量提高

隨著國家檔案法規的落實以及醫院自身管理日益科學化、規范化，醫院對檔案管理越發重視，部分大型綜合性醫院成立了綜合檔案室，開始全面系統地對本單位檔案實行綜合管理。檔案室的成立，改變了長期以來醫院檔案、文件資料管理分散、缺乏責任人、丟失嚴重等問題。其中部分醫院綜合檔案室還通過了檔案管理國家二級、國家一級的評審，成為同行中的佼佼者。我院在繼2002年6月上旬醫院整體通過ISO9001國際質量認證之后，6月下旬，又通過了“科技事業單位檔案管理國家二級”評審，從而使醫院在現代化管理方面上了一個臺階。

作者在從事檔案管理數年工作中，接觸了一些同行工作，也通過互聯網瀏覽了眾多檔案網站，發現在檔案管理中，檔案編研工作成為檔案管理或者檔案升級中的不小難題，表現在檔案管理專業人員素質拔尖者不多，對檔案編研重視程度不夠，存在應付的心理，編研成果精品少，缺乏“適銷對路”的編研成果；另外，已經完成的編研成果因各種原因致難以在單位內公開發行，影響了編研成果發揮信息資源共享、資料參考的作用。針對以上問題，作者結合幾年來實踐，就檔案編研工作談幾點體：

1提高醫院檔案編研人員素質，是提高醫院檔案管理整體水平的重要保證

相對于省市一級檔案館從業人員來說，目前各醫院從事檔案管理專業人員的專業程度尤顯不足，很多原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉崗過來的，在經過一段時間專業培訓之后，便開始從事檔案管理工作。平心而論，這樣的檔案管理人員，完成日常檔案管理業務還是能夠勝任的，然而，綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富庫藏的任務，開展檔案編研工作，從更高層次開展檔案服務是綜合檔案室生存基礎和發展方向，是檔案管理在醫院發展過程中發揮資料保管、信息中心的重要手段。

再者，從醫院綜合檔案室而言，由于受編制的關系，每家醫院的綜合檔案室工作人員僅有2～4名，在人員少、要求高的情況下，對醫院檔案管理人員來說，其工作分工無法很細，每個人要身兼數職，如檔案收集整理、電腦錄入、裝訂上架及日常管理均可能是一二位人員完成，除此之外，還有負擔一定的編研業務。面對如此客觀事實，作為檔案編研人員，撇開有獻身檔案事業的思想境界不算，首先應該是一專多能，除了必須具備檔案管理基本知識外，還要了解檔案管理政策導向，有較強的文字寫作能力。再者，要熟悉醫院基本情況，了解醫院發展動態，掌握足夠多的編研素材，才能做到胸有成竹，選準編研題目，編寫出有實用價值、參考意義的編研成果。

具備以上素質的檔案編研人員，應該說是難能可貴的，然而，從方便工作、提高效率出發，編研人員還要熟練掌握計算機技術，最大限度借助現代科技為自己的工作學習提供便利。要學會借助網絡及時了解、傳遞專業信息，熟練掌握電腦寫作、編輯，采用文字掃描識別方法提高文字錄入效率，借助美工編輯軟件如photoshop、UleadPhotoImpact、corelDRAW、PageMaker這樣的專業圖像編輯、文字排版軟件，應用到檔案編研中的美工編輯、文字排版等等。只有這樣，才能爭取工作的主動性，減少對外界依賴，提高檔案編研工作效率，提高編研成果整體效果。

提高檔案編研人員素質，應該有多種途：是醫院領導有意識選拔素質高、責任心強、有獻身檔案事業的同志從事檔案管理工作；二是加強在職檔案編研人員在崗學習，自學互學，通過參加各種培訓，外出進修等多種方式提高其專業技能，其中特別是在日常工作環境中營造一種互相學習溝通，支持，共同向上的氛圍；三是聘請檔案管理專家檢查輔導工作，及時發現并糾正存在問題。

2檔案編研工作要有的放矢，緊緊圍繞醫院中心任務開展工作

由于綜合檔案室所處位置，遠離醫院各種紛繁復雜的醫療行政管理業務，檔案管理人員較少參加醫院重大活動，不能及時掌握醫院發展動態，編研選題可能脫離醫院中心工作，造成編研成果實用性不強，或者參考價值不大。針對存在問題，我們認為，檔案管理人員要樹立強烈的“同步”意識，在院領導的重視支持下，參與醫院各項重大活動，及時了解、掌握醫院發展動態，系統完整收集到有關重大活動的檔案資料。在此基礎上，檔案編研人員才能緊密圍繞醫院中心工作，有針對性地開展編研工作，給領導科學化決策提供科學依據，給醫院今后留下寶貴歷史資料，檔案室也才能真正發揮檔案保存、開發的作用，也讓人們認識到檔案管理在醫院發展中所起的作用，從而更支持檔案管理工作，促進檔案事業的發展。

這幾年來，我們緊緊圍繞醫院中心工作，融合于醫院各項重大活動中，把推動醫院發展作為檔案室義不容辭的責任，并為此開展多項檔案編研工作。2001年上半年，結合廣東省開展衛生系統行風評議活動，我院檔案室對1990年以來發表在各級報刊雜志上有關本院醫德醫風報道進行編輯（主要采用文字掃描識別錄入），編寫出12萬字的《我們的心靈比白云高潔——1990年～2001年汕大醫學院第二附屬醫院醫德醫風媒體報道集萃》，并發給相關科室，該書既成為醫院醫德醫風生動教材，也使零碎、缺乏連貫性的媒體檔案資料有了一次系統整理。結合名人檔案工作的開展，醫院綜合檔案室搜集十余年歷史資料（含相片、媒體、醫院大事記等），自己設計排版，并借助單位彩色打印機出版了《李嘉誠先生與第二附屬醫院》專題畫冊，該畫冊已成為本院職工愛國愛院的生動教材。2000年下半年，按照汕頭市衛生系統關于各醫療單位開展編寫院志的要求，我室依托豐富檔案材料，承擔了《院志》編寫工作，在人手少，時間緊的情況下，編研人員全力以赴，加班加點，認真組織素材，核對材料，統籌規劃，終于以較高質量完成了計文字24萬，插圖60幅，以及大量圖表、電腦示意圖的《院志續編》（1988年～2001年），受到醫院領導的好評。

3醫院檔案編研人員要突破自身局限性，采取與其他科室聯合編研形式，有針對性開展高質量的專項編研工作

客觀來說，醫院檔案管理人員由于自身知識的限制，所涉及范圍較窄，要滿足全院各科室對檔案需求有一定困難，這也帶來了檔案室編研成果專業性、針對性不強的問題，或者說，完成的編研成果在醫院沒有用武之地，沒有實用參考價值。

針對此問題，我們認為，要使編研成果有用武之地，在醫院發展進程中發揮作用，其方法是要大膽突破自身的局限性，發揮檔案室庫藏資料豐富、有較強編研能力的優勢，與相關科室合作，開展專業性編研成果寫作。這樣，既可以較快完成預定目標，又使檔案管理人員更加深入掌握各科室動態，對進一步發掘、收集檔案材料有較大幫助。

就醫院具體單位來說，檔案編研人員與職能科室開展編研工作的范圍是十分廣泛的，類似與黨委部門合作開展黨建專題編研，與信息統計部門開展疾病統計分析、流行病學調查，與護理部門就護理人員知識層次、護理新技術開展相應專題編研等等。可以說，突破檔案室自身限制，多部門開展聯合編研的前景是十分廣闊的。

我院綜合檔案室近年來在這方面作了一些嘗試。2000年12月在醫院職代會召開前夕，與工會合作完成了《騰飛中的汕頭大學醫學院第二附屬醫院》（1997年～2000年醫院工作回顧）專題展版，2003年中，完成《發揮工會職能作用，依法推進醫院現代化建設》（1993年～2002年醫院工會工作回顧）等專題圖片展，專題展覽其素材、美工設計、電腦排版均由綜合檔案室人員完成，展覽后職工對其反映效果極佳。

4借助數字化、網絡化技術，積極開展編研成果推廣工作，提高編研成果的兩個效益

編研工作完成后，編研成果的推廣利用才是編研工作目的所

在。由于醫院自身經濟的原因，編研成果往往難以印制成冊并在單位范圍內推廣發行。即便是采用內部手工印刷形式，出版一種編研成果起碼也要數千元資金，更不要說通過出版社在社會公開發行。綜合檔案室在花了九牛二虎之力完成編研成果之后，卻將其藏于深閨，束之高閣。假如檔案編研成果沒有送達有關人員手中，則根本發揮不了檔案編研作用，其意義便大打折扣。

事實上，借助現代計算機技術及網絡通訊技術，推廣檔案編研成果便可以做到事半功倍的效果。例如，將編研成果以電子文本形式（類似以word文本、電子書、網頁、PowerPoint幻燈等多種形式），制作成電子光盤或網站進行推廣提供利用，同樣達到出版發行目的。目前光盤價格低廉（每片光盤市場價2～5元），而容量大，采用光盤出版形式其成本低微。我院綜合檔案室對自己編輯完成的十余種編研成果，除了每種僅自行印制數份供存檔及領導審閱外，其余均以網站形式制作成電子光盤。光盤內容有《院志》、《人物志》、《大事記》《歷年干部任免文件》、《光輝的足跡——歷年醫院發展媒體報道集萃》、《1990年～2001年醫院醫德醫風媒體報道集萃》、《全宗指南》、《醫院基礎數據匯編》、《李嘉誠先生與第二附屬醫院（專題畫冊）》、《相片檔案專題》、《醫院檔案管理制度匯編》等12種編研成果，共計90萬文字、近千幅相片及視頻文件等，如此多的內容匯集于一片薄薄光盤中，送發至各科室中，給全院干部職工瀏覽、下載、剪貼等提供了極大便利，充分發揮了編研成果所起的作用。