鄉鎮建設檔案管理工作措施

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各鄉鎮人民政府（街道辦事處）、縣級各部門：

為加強和規范全縣重點建設項目檔案管理工作，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統、安全，使檔案工作更好地為全縣“五個主題年”建設活動服務，按照《中華人民共和國檔案法》、《市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》，《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《市檔案局、市發改委關于轉發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（渝檔發〔〕）33號）的要求，經縣政府同意，現就進一步加強重點建設項目檔案管理工作通知如下：

一、做好項目檔案工作的重大意義

重點建設項目是指由縣政府投資主管部門組織或委托組織的在一定時期內對全縣社會經濟發展起決定作用的工程建設項目。

重點建設項目檔案是指從重點建設項目的提出、立項、可行性研究、勘察設計、招投標、施工、監理到竣工驗收全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。它既是重點建設項目全過程的歷史記錄，又是項目投產運行、維修、管理、改擴建等工作的重要依據，是整個項目管理不可缺少的重要環節。各有關鄉鎮（街道）、各部門要以對國家和人民負責的態度，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，切實加強重點建設項目檔案的管理工作。

二、夯實重點建設項目檔案工作基礎

重點建設項目主管部門負責監督、檢查和指導所轄重點建設項目檔案工作，將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理。即下達工程任務與提出科技文件材料歸檔同步，檢查計劃進度與檢查材料形成情況同步，項目驗收與檔案驗收同步。

重點項目建設、施工、監理單位應建立項目檔案管理機構，明確分管領導，確定專（兼）職檔案工作人員并切實履行項目文件材料的收集、整理和保管職責，建立統一領導、職責明確、運轉協調的檔案工作管理網絡，健全檔案工作規章制度，保障經費投入，設置檔案用房，配備完善的檔案設施設備，為開展項目檔案工作打下堅實基礎。

縣檔案局要成立專門的工作小組，配備業務骨干，依法對全縣的重點建設項目檔案工作進行跟蹤調查、指導、檢查，隨時掌握項目檔案資料的收集、保管、整理、歸檔情況，并牽頭組織重點建設項目檔案的專項驗收工作。

三、做好重點建設項目檔案的全程管理

（一）登記重點建設項目檔案

縣發改委、全縣各重點建設項目主管部門、縣檔案局應密切配合、互通情況，摸清本行政區域內續建、新開工的重點建設項目底數。項目主管部門應督促所轄項目建設指揮部及時填寫《縣重點建設項目檔案管理登記表》（附件1）（含電子版）送縣檔案局。

（二）統一項目檔案業務標準

縣檔案局應根據全縣重點建設項目檔案登記信息，本著體現主動性、把握規律性、富有創造性的原則，采取集中培訓、現場指導與函電答疑相結合等形式，有計劃、有步驟地開展重點建設項目檔案服務工作，并適時聯合有關部門開展重點建設項目檔案專項執法檢查，推動全縣重點建設項目檔案工作整體水平提高。

（三）規范整理項目檔案文件

重點項目建設、勘察、設計、施工、監理等單位應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DAT28-2002）的要求，制定并落實本單位重點建設項目檔案的歸檔范圍、分類方案和保管期限表，在各自的職責范圍內及時做好重點建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作。

重點建設項目前期階段形成的文件材料，以及設備、工藝和涉外文件，應由建設單位負責收集、整理；勘察設計文件由勘察設計單位負責收集、整理;施工階段形成的文件，凡項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、整理，并提交總承包單位匯總；凡由建設單位直接向多個單位發包的，由各承包單位負責收集、整理其承包項目全部文件；項目監理文件由項目監理單位收集、整理。各項目單位檔案資料要按規定向建設單位移交。

（四）規范項目檔案驗收程序

《重大建設項目檔案驗收辦法》規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”“省以下各級政府投資主管部門組織驗收的項目，由同級檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收。”因此，凡本縣范圍內由市投資主管部門委托縣投資主管部門組織驗收和縣投資主管部門組織驗收的固定資產投資項目，應由縣檔案局按規定組織項目檔案的驗收。

在重大建設項目進行交、竣工驗收前三個月，建設單位應組織勘測、設計、施工、監理、運營等有關單位的項目負責人、工程管理者對項目檔案進行自檢，形成自檢報告報縣檔案局和建設項目主管部門，并按規定向縣檔案局提交檔案驗收申請，填報《重點建設項目檔案驗收申請表》（附件2）。縣檔案局在收到驗收申請后10日內作出答復，并牽頭組織成立由縣檔案局、縣發改委、縣城鄉建委組成的檔案驗收組，對該項目文件材料的收集、整理及項目檔案的完整性、準確性、系統性是否符合國家標準和規范要求進行全面檢查驗收。對驗收合格的，出具《縣重點建設項目檔案驗收合格通知書》（附件3）；對驗收不合格的，提出限期整改意見，縣檔案局將適時組織對該項目檔案進行復查驗收，直到整改合格為止。

在重大建設項目進行交、竣工驗收時，應按規定通知縣檔案局參加。項目交、竣工報告中應包含由縣檔案局出具的檔案驗收意見。

（五）各施工單位、建設單位在項目驗收結束后，必須按有關規定辦理項目檔案的移交手續，并及時向相關單位進行移交。

四、在項目實施過程中，不按規定對項目檔案進行收集、整理、驗收，造成檔案不全、丟失或損毀的，依照《中華人民共和國檔案法》、《市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和《市紀委、市監察局、市檔案局關于違反檔案法律法規行為紀律處分暫行規定》（渝紀發〔〕34號）的有關規定，依法追究相關單位及人員的責任。

抓好重點建設項目檔案管理是服務我縣“五個主題年”建設的重要內容，也是檔案部門和項目主管部門服務中心、服務大局的重要職責?？h檔案局、各重點建設項目單位和項目主管部門要認真履行各自職責，加強組織領導，合力推動全縣重點建設項目檔案工作整體水平的不斷提高。