協商函范文

導語：如何才能寫好一篇協商函，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

尊敬的x先生：

您好!

我公司十分感謝x先生所負責的 項目選擇使用我們的產品，您的選擇是對我們的信任，也是對我公司產品的一次檢驗。目前我公司在 項目由xx市xx區 xx商行負責銷售和服務，在此先預祝我們此次合作愉快。同時我公司xxx總經理對您發出誠摯邀請，希望x先生來我公司進行考察指導，并對合作事宜進行協商。

xx市xx管業有限公司

xxxx年xx月xx日

篇2

2、漢代對商人的經商行為實行嚴格管制，商人社會地位低下，為了使商人和別的社會階層區分開來，因此在服飾方面有著嚴格的要求。

3、例如商人上街穿鞋必須是一只黑一只白，以及在衣服的用料方面只許穿麻衣而不能穿絲綢錦袍。

4、擴展資料：

篇3

公司商務信函格式范文1中國科學院研究所關于建立全面協作關系的函

大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協作關系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。(略)

二、根據所、校各自的科研發展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協作。(略)

三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。(略)

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。(略)

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協議，以利工作。特此函達，務希研究見復。

中國科學院研究所(蓋章)

一xxx年月日

公司商務信函格式范文2XXXX技術開發總公司：

我司于X年X月X日去函給貴公司，聯系我司在XX向貴公司購買二宗用地(7000平方米和3000平方米)的辦證事宜，貴公司也根據當時實際情況向我司作出了回復。

近來，上級管理部門在檢查我司工作時多次墩促我司著力解決上訴二宗用地的歷史遺留問題，明晰權屬，為企業改制創造必要條件。為此，我司特致函貴司，望盡快辦出二宗用地國土規劃兩證或復函說明二宗用地的現狀，提出比較具體解決問題的辦法。

此函

盼復

二0xx年X月X日

公司商務信函格式范文3尊敬的XX：

非常榮幸能與貴所成為租賃關系，該租賃合同正式起租生效時間為X-X-X日(免租期為一個月)。

目前貴所還有如下幾項事宜未按合同洽談中的承諾兌現。入住貴所已經1個多月了，以下3個問題也多次找貴所相關人員進行交涉，但到目前為止以下3個問題還沒有得到解決，為此特再次函請貴所為我司解決如下問題，以免繼續延誤我司正常工作運行。

目前需解決的事項如下：

一、電信光纖問題(該問題目前已經嚴重影響到我司員工正常工作，給我司帶來了工作上的極大不便以及一定程度的損失)。

二、貴單位放養有狗并且沒有栓住，可以在院子里面隨意走動。考慮人身健康和安全，請務必采取措施對4條狗進行圈養或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大門口，不但嚇唬到來我司的訪客，也多次嚇唬到我司的女員工)。

三、大門關閉時間問題(當時在談租賃合同期間，我司已經提出，有員工需要加班，夏天不超過晚上22：00，冬天不超過晚上20：30，可目前貴單位在傍晚17：00已經緊閉大門)，由于我司員工出去晚飯回來之后沒有大門鑰匙已經多次被鎖在門外，只好電話叫里面的同事來幫忙開門，非常不方便。

以上3個問題敬請貴單位盡快解決，以免繼續延誤我司正常工作運行，并引發不必要的租賃糾紛。

敬請復涵

篇4

1、晚上公豬總是為母豬放哨，生怕主人乘他們熟睡時將母豬宰了，日子飛逝，母豬變胖而公豬變得很瘦，一天它聽見主人在和屠夫商量要把長勢見好的母豬殺了賣掉，自從那天公豬性情大變，主人送來食物它搶著吃，吃完就睡并要母豬守夜，如果不守就不理它，日子一長母豬覺得他不在乎她，很失望！很快主人發現母豬沒剩幾斤了而公豬油光發亮，終于屠戶把公豬拖走。那一刻，公豬笑著對母豬說“以后少吃點”母豬傷心欲絕！那晚母豬望著主人一家開心的吃著豬肉，傷心的躺在以前公豬睡的地方，突然發現墻上有字：如果愛無法用語言表達，我愿意用生命來證明！

2、杯子寂寞，被人倒進了開水，滾燙的感覺，杯子想這就是戀愛的感覺。水變溫了，杯子很舒服，想這就是生活的感覺。水變涼了，杯子害怕，也許這就是失去的感覺。水變得徹底的涼，杯子很難受，想把水倒出，水終于被倒掉。杯子很舒服，但杯子也掉在地上摔成一片一片的。杯子發現每一片上都有水留下的痕跡，它知道心里還愛著水，它想完整的再愛一次水，卻不可能了。難道只有失去才懂得珍惜，只有一切過去才知道幸福，它明白了，要好好珍惜現在擁有的。

3、兩個人在一起時間久了就像左手和右手，即便不再相愛也會選擇相守，因為放棄這么多年的時光和付出需要很大的勇氣，也許生命里會出現愛你或你愛的人，但那終歸是過客，你還是會牽著左手或右手走下去，幸福真的于愛情無關…有的人。你看了一輩子卻忽視了一輩子，有的人你看了一眼卻影響到你一生，有的人熱情地為你快樂卻被你悄悄冷落，有的人讓你擁有短暫的開心卻得到你思緒的連鎖，有的人一相情愿了N年卻被你拒絕了N年，有的人無心的一個表情卻成了永恒的思念，這就是人生。

4、遇到你真正愛的人時要努力爭取和他相伴一生的機會，因為當他離去時一切都來不及。遇到可以相信的朋友時要好好和他相處下去，因為在人的一生中能遇到知己真的不易。遇到曾經愛過的人時，記得微笑向他感謝，因為他是讓你更懂得愛的人。遇到曾經偷偷喜歡的人，要祝他幸福，因為你喜歡他是不是希望他能幸?？鞓穯?？遇到現在和你相伴的人，要百分百感謝他愛你，因為你們現在都得到了真愛。人之所以快樂不是因為得到的多而是因為計較的少。財富不是一輩子的朋友，朋友卻是一輩子的財富。

5、有一個故事叫？愛情99步走？，講的是一個男孩和一個女孩約定背對背各走100步，回頭的時候如果還能看見彼此，那么他們就不分手。走到第99步的時候女孩終于忍不住蹲在地上哭了。有一雙手臂從背后圈住了她，女孩轉頭看見了男孩熟悉的臉龐。男孩說，我一直都在等你回頭，這一輩子我都不會放你一個人行走…我們現在終究只是個很想要被人愛的孩子，我們不要天長地久，也不要?？菔癄€。我們只要一個懷抱，在我們冷的時候，抱抱我們，對我們說一聲，寶貝，你還有我！希望我的朋友都能找到只為你敞開懷抱的那個人…

篇5

⒈　封面　通常會展活動商務邀請函的封面會顯示此商務函的性質。普通的商務邀請函（信）封面以會展活名稱、主題、主辦機構、時間、地點五項內容為主；而特殊的商務邀請函（信）。則在封面上只注明會展活動組織者或項目的名稱、收信機構或人員的相關信息并注明“通知、特函、”等字樣。

⒉　標題　由會展活動名稱和“邀請函（書）或（信）”組成。

會展活動名稱可以分為三個部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產品博覽會邀請函（信）、第十二屆中國國際機床機電展覽會邀請函（信）。

⒊　稱呼　邀請函的發送對象有三類情況：

（1）發送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。

（2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）網上或報刊上公開的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

⒋　正文　正文應逐項載明具體內容。

第一部分背景說明。寫明舉辦會展活動的背景和目的；

第二部分組織說明。對會展活動組織結構的進行介紹，包括的主辦者、協辦者、承辦者等；

第三部分是時間與地點。根據會展活動設定的舉辦日期、結束日期與舉辦城市、地點進行描述。

第四部分是會展活動的具體內容介紹。

主要包括了會展活動的展區劃分、展品設定、同期活動、展示服務、會展活動的特點、會展活動的收費標準等相關內容；第五部分聯絡信息。寫明聯系聯絡信息和聯絡方式，包括傳真、電話、郵箱、負責人等。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

⒌　回執　回執是被邀請方根據需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會展活動的回執內容格式統一的會展組織者進行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動預定事項、參與人員信息、參與時報到信息說明等。

⒍　落款　會展活動邀請函的落款，通常是會展活動的組織機構名稱加蓋相關印章。如果是多家機構共同主辦或承辦，則由多家機構共同簽名蓋章。以證明此邀請函（信）的真實性與合法性。同時注明邀請函（信）的制作時間。

篇6

關鍵詞：培養；學生；漢語；寫作；興趣

中圖分類號：G633.34 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568（2012）

要想提高少數民族學生漢語寫作能力，就要在培養寫作興趣和閱讀、仿寫等方面多下工夫，要把課堂交給學生，教師在課堂中要發揮好向導作用。

一、激發培養學生寫作興趣

在漢語寫作方面，大部分少數民族學生感到寫作困難，談“文”色變，產生厭學情緒。如果我們漢語老師不及時醫好這塊心病，那么想提高少數民族學生寫作教學將是一紙空文。學生厭惡寫作，最根本的原因是不知道寫什么，如何寫。在以往的漢語教學中，我們漢語教師在課堂中只注重講解詞語和生字，不注重課文閱讀；只限制在課本上，不要求學生讀一些課外讀物。建議向同學們推薦好的課外文章，讀給大家聽，或讓大家自己去讀；設立圖書角，把與學生生活貼近的內容健康有趣的課外讀物介紹給同學們，讓他們有親近感；創造機會讓同學們自己把喜歡的課外閱讀材料相互介紹。這樣做有利于發揮他們的主動性，促進大家多讀書，積累寫作素材，激發寫作興趣。還可以借用活動課等時間，讓學生通過朗讀、背誦、講故事、談讀后感、講與課文相關的知識等形式匯報閱讀的成果，以檢驗大家的閱讀效果。這樣，學生就可在閱讀的質和量上協調發展，有助于激發學生的寫作興趣。

二、培養學生多讀、多寫、多練習

在漢語教學的聽、說、讀、寫四項技能中，“寫”是難度較大的一項技能，這不僅是因為書面語要求嚴密，需要字斟句酌，更主要的是少數民族學生需要掌握漢語的詞語感彩、句法特點和不同的語體風格等。在實際教學中，我們發現即使是一些漢語說得不錯的少數民族學生，在漢語寫作上也有不少偏誤。

“寫”在一定程度上，影響了少數民族學生漢語水平的提高。這個問題之所以長期得不到很好的解決，是因為在教學中存在著兩個問題：一個是認識上的模糊，一個是訓練上的盲目。所謂“認識上的模糊”，指的是對少數民族學生漢語寫作教學的性質和特點認識不清，把對少數民族學生的寫作教學與母語寫作教學等同起來，不符合第二語言教學規律，結果是無的放矢，收效甚微?！罢J識上的模糊”會帶來“訓練上的盲目”，即對少數民族學生的寫作教學缺乏明確的訓練要求、系統的訓練內容、周密的訓練計劃和科學的訓練方法。寫作教學存在著相當大的隨意性，結果也是費力不小，功效不大。所以一定要培養學生多讀、多寫、多練習的好習慣，以提高學生的寫作水平。

三、提高學生寫作能力的方法

1．看圖寫話?？磮D寫話是練習書面表達簡單有效的形式。圖畫形象直觀，能激發學生的學習興趣，是練習寫話的好材料。經?？磮D寫話，有利于培養學生的觀察力和運用漢語進行思考、表達的能力。新編教材課本提供了很多組圖，如：初中二年級上冊的第二課“甘甜的不只是井水”；第三課“幸福是什么”；第十二課“翻過來一想”等課文的練習中都有看圖寫話。課堂中教師應首先引導學生仔細觀察圖畫，弄清圖畫中事情發生的時間、地點、人物、人物間的關系，確定寫作的主體時態。在對畫面內容成竹在胸時，先讓學生集體口頭練，再個別口頭說，最后方可動筆寫。訓練時，要求學生先看，并提示他們在畫面里看到了什么，即學生對畫面的感性認識，然后讓學生看圖說話。剛開始時是看到什么，聯想到什么都可以說，說的越多越好，盡力讓學生展開想象的翅膀。但隨著學習深度、廣度的增加，老師應當適當點撥，不能像初學那樣看到什么就說什么，而是按一定的順序或步驟來敘寫圖畫內容，并且選用自己熟悉的詞匯、句型來表達，使書面語少出語病，符合漢語表達習慣。

篇7

2、緣故；原因。《廉頗藺相如列傳》：“趙王豈以一璧之故欺秦邪？”

3、舊；舊的；原來的。《墨池記》：“此為其故跡，豈信然邪？”

4、舊時；從前?！俄椉管幹尽罚骸败帠|故嘗為廚，人往，從軒前過?！?/p>

5、老朋友；舊交情?！钝蛳轮畱稹罚骸叭舴枪嗜撕酰俊?《鴻門宴》：“君安與項伯有故？”

6、衰退；衰老?！杜眯小罚骸澳喝ゴ簛眍伾省！?/p>

7、死亡；去世?！都t樓夢》：“目今其祖早故，只有個兒子?！?/p>

8、故意；特意?！蛾惿媸兰摇罚骸皩⑽咀?，廣故數言欲亡，忿恚尉?！?/p>

9、還是；仍然。《孔雀東南飛》：“大人故嫌遲?！?/p>

10、通“固”，本來?！洞倏棥罚骸按宋锕史俏鳟a?！?/p>

篇8

[關鍵詞] 商務信函 禮貌原則 面子 禮貌策略

中國在加入WTO之后，與世界各國之間的經貿往來和商業交流日趨頻繁。商務信函作為商業交流的手段之一，在建立和維持商業聯系、合作買賣與保持良好關系方面發揮著重要的作用。因此，如何撰寫有效的英文商務信函，成為國際商務工作者最為關心的問題。本文擬從語用學的角度探討商務信函寫作中禮貌策略的運用，希望對廣大國際商務英語的學習者和工作者有所裨益。

一、關于禮貌的語用研究

美國哲學家Grice在二十世紀六十年代后期提出了合作原則。Grice認為在所有的語言交際活動中，說話人和聽話人之間存在一種默契，一種雙方都應該遵守的原則，他稱之為會話的合作原則，這條根本原則可以具體體現為四條準則:數量準則、質量準則、關聯準則和方式準則。數量準則規定了我們說、寫時所傳遞的信息量;質量準則規定了說、寫內容的真實性;關聯準則規定了所傳遞的信息要切題;方式準則則在表達方式上提出了要求，即簡明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有這些準則，人們就可以以最直接的方式、最高的效率進行交際。但是，這些規約常常為了顧全對方的“面子”，不冒犯他，而故意被違反。而有關“面子”的研究可以追溯到上個世紀五十年代。當時有不少語言學家和社會學家注意到語言運用中的禮貌現象。其中，E.Goffman從社會學角度提出了“面子”問題，他說，人們在交往中無時無刻不涉及“臉面工作”。一方面，人的行為受到面子的約束，另一方面人們也期待他人對面子給予考慮（劉潤清）。一九七八年，英國學者Brown 和 Levinson 合寫了《語言應用的普遍現象:禮貌現象》的文章，第一次對禮貌、面子這一問題進行了系統的探討。他們認為面子實際上是一系列只有他人才能滿足的想法和希望。面子可分為兩類：積極面子和消極面子。積極面子指人們的自我形象及個性，即在交際活動中，人們希望自己的形象和個性得到保持，希望自己的言論、思想或行動得到肯定和贊賞。消極面子指人們希望有自己的地域權、行動權、不被打擾的權利,希望在社交活動中自己的自由不受到侵犯。幾乎所有言語行為都是威脅面子的。例如，不同意或者批評威脅積極面子，而命令、請求則威脅消極面子。禮貌就是理性人為減少面子威脅所采取的策略行為。他們提出了五種禮貌策略，根據糾正的程度從強至弱依次為：1）放棄實施威脅面子的行為;2) 間接性策略;3)消極禮貌;4) 積極禮貌 ;5) 威脅面子的行為是裸地公開的。其中經常使用的有積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接性策略。積極禮貌策略包括三個類型：1)宣稱雙方共同點(包括說話人對聽話人的贊賞、興趣和觀點方面的認同等)；2) 表示雙方互相配合;3) 滿足聽者或讀者的需要。消極禮貌策略也包括三個類型:1）不強求（給聽話人自主，他可以不接受說話人的觀點或要求）;2）向聽話人道歉（表明無意在感情或行動上傷害聽話人）；3）尋找借口（避免對方因欠情而產生尷尬，維護對方消極面子不受傷害）。間接禮貌策略: 避免直言不諱,不直接觸及對方的面子。

在Goffman 和 Brown & Levinson 的研究及Grice的合作原則的基礎上，英國著名語言學家G.N.Leech 提出了“禮貌原則”。這一原則共分六條準則:1）機智準則;2）慷慨準則;3）贊譽準則；4）謙虛準則;5）同意準則;6）同情準則。 Leech的禮貌原則被認為是“拯救”了合作原則去解釋為什么人們經常故意違反合作原則，時而拐彎抹角，時而聲東擊西。在言語交際中，人們往往首先考慮的不一定是合作，而是禮貌問題。正如劉潤清所說的：禮貌原則實際上具有更大的約束力(1987）。

二、運用禮貌原則和策略指導商務信函的寫作

商務信函作為商務溝通的方式之一,負載著三個重要使命,即:使參與方之間完全互相理解;引出所需要的回應;同時建立良好企業形象及合作關系。要達到良好的溝通，這三者之間互相制約，缺一不可。而這三個目的的達到都與禮貌、得體的書寫方式密不可分。在商務信函的書寫中有一個公認的7C原則,即:周到（consideration）、禮貌（courtesy）、清楚（clarity）、簡明（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）、完整（completeness）。其中有兩個原則，即周到和禮貌涉及到禮貌策略的使用。根據Brown 和Levinson的面子說，從商務書信的書寫人角度來說，他應該盡量避免傷及收信人的積極面子和消極面子，也就是說他應采取積極面子策略和消極面子策略來維護收信人的面子。

根據所傳遞的信息性質可將商務書信分為好消息、中性消息、壞消息及勸說信，其中好消息和中性消息信函被稱為日常信函。因為這兩種信函主要傳遞一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不過多涉及禮貌策略的運用，因此不在本文討論范圍之內。本文將聚焦于勸說信和壞消息書信來分析一下各種禮貌策略的運用。

勸說信的目的通常是寫信人打算通過此信說服收信人做某件他尚未考慮的事或可能給他造成不便的事。因此從本質上來說，勸說信屬于“請求”這類言語行為，它內在侵犯了交際者的消極面子。而壞消息書信主要指對各類請求的拒絕信，這類書信從本質上來說，表達了寫信人對收信人觀點的不同意，威脅了收信人的積極面子，因此在書寫時，應采取歸納式，即先以中性或積極的表達開頭來作為緩沖，然后解釋拒絕的原因，在解釋清楚之后再提出拒絕，并且最好為對方提出建設性的建議或替代方法，最后以積極的語言書寫結尾。在具體的策略的使用上，應盡量使用積極禮貌策略來通過表明自己與收信人之間的某些方面的共同之處來滿足對方的積極面子。

下面，筆者選取了一種特殊的信函――買方要求賣方折價的信。之所以說其特殊，是因為它具備拒絕信和勸說信的雙重特點，買方不同意賣方的報價，可視為拒絕；買方要求賣方折價，可視為勸說。因此，這類書信中，寫信人應該靈活運用各種禮貌策略，以達到有效、得體的溝通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry. It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However, our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels, three percent lower than your present ones. Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance, say, two percent off your quoted prices? We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets. And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

該函件的前三個自然段從內容上來看為拒絕信, 威脅到了收信人的積極面子。因此寫信人運用了一些積極禮貌策略，如：一開篇寫信人就表示出對對方的關注（1 thank you），然后在談及對方產品的質量和對方處理詢價的方式上表達對他們的認可與肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 來突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件讀者產生“互惠”的共鳴感，這樣雙方有了共同利益基礎和共同語言。在使用了這些積極禮貌策略之后，寫信人再提出對方報價略顯偏高，收信人就不會感到太唐突，挽救了他的積極面子。

在第四自然段中，寫信人向收信人提出了折價的請求。這時，收信人的消極面子收到了威脅，因此，寫信人使用了一些消極禮貌策略，如：“給予受信人行動的自由，不強求”，寫信人使用了“規約性間接表達”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。寫信人還通過不忽視收信人的方式強調了收信人的“行動自由”（6 perhaps）。為了使強加最小化，寫信人借助了規約性禮貌標記詞（9 please）等等。以上這些策略的使用，從最大程度上減小了對收信人的強加，充分給予他行動的自由，滿足了他的消極面子。

三、結論

綜上所述，在商務書信特別是拒絕信和勸說信的書寫過程中，寫信人應充分考慮收信人的利益、處境和感受，遵守禮貌原則，使收信人的利益、對他的贊揚和同意達到最大化，運用積極禮貌策略和消極禮貌策略滿足和維護收信人的積極面子和消極面子，以達到良好的溝通并建立持久、互惠的合作關系，這對企業經濟利益乃至國家經濟的可持續發展都具有重要的意義。

參考文獻

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics, CUP, Cambridge

[2]Brown, Penelope, and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

篇9

同或法律,向違約方提出賠償要求。文章就索賠信函的寫作步驟

及要求提出自己的看法。

關鍵詞商務英語 信函寫作 步驟 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在進出口貿易中,由于各種因素的影響如賣方不按合同規定的時間、地點交貨;賣方提供的貨物質量與合同中提供樣品的質量不符;賣方提供的貨物數量短缺或貨物在裝運過程中受損等,使得買方蒙受不該有的損失,貿易合同得不到履行時,往往生產爭議,引起索賠和理賠的問題。所謂索賠,是指遭受損害的一方在爭議后,根據合同或法律,向違約方提出賠償要求。因此,就避免不了要寫索賠信。寫好索賠(類)信函是問題得到解決的第一步,首先向賣方陳述要求索賠的理由、數量等,希望問題得到盡快解決,否則只能訴諸于法律。但大家都知道并非所有的索賠要求都會得到滿足,無論作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索賠信函,也不一定會取得所期望的效果,因為在很多情況下,準許買方的索賠,給賣方沒有帶來什么好處,只是建立一種美好的信譽罷

了。然而,好的索賠信函總比差的索賠信函容易達到效果。因此,寫好這一類信函起到不可估量的作用。

二、寫索賠信的步驟

進行進出口貿易的人或主管人最講究的是效率,即在有效的時間內達到預期的目的和效果。因此在寫索賠信的過程中,其步驟或格式,尤為重要。在寫索賠信之前,必須注意,索賠必須在合同規定的有效期內提出(一般規定是在貨到后三十天內提出),若超過有效期,則無權向對方提出索賠。寫索賠信通常要遵循下列步驟:

1、信的開頭應對提出的抱怨(complaints)或索賠(claims)表示遺憾。

2、說明定單日期、交貨日期及所索賠的貨物。

3、說明不滿的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解釋。

5、提出如何糾正的建議。

索賠信的書寫應簡短、中肯、有力。 信的開頭部分開門見山地提出原先規定的條件,提醒對方在正常情況下應如何操作,接著提出問題,最后提出解決的意見和方法。下面請看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,買方為蒙受的損失提出索賠。信函的第一句通知賣方(供貨商),合同號為NO.3803的100臺打印機于昨天到港,緊接著對賣方能及時裝運到貨表示感謝,然后陳述貨物出現的問題,-----有12臺打印機嚴重受損。第三、四段陳述問題出現的原因以及權威的驗證材料,證明買方提出的要求是合理的。最后,指出買方所蒙受的損失,提出解決辦法的建議,并且希望賣方盡快作出答復。其目的明確,用詞準確,條理清晰,簡明扼要,不失為索賠類信函的典范。

三、索賠類信函的寫作要求

從以上的信例中,我們可以逐步摸索出索賠信函的寫作步驟,那么此類信函的寫作,具體有哪些要求呢?

1、目的明確,避免使用一些對閱信人有任何冒犯的言詞。書寫索賠信是希望問題得到盡快、令人滿意的解決,并不是發泄買方對賣方的憤懣。這有別于投訴信或控告信。言詞過激或措詞不當,都可能冒犯閱信人?？上攵?閱信者即是此類事件的負責人或處理者。任何謾罵、威脅或污辱的言詞,都不利于問題的解決。

2、準確、簡潔地陳述存在的問題, 不要過于簡單,也不要過多分析存在的問題。在國際貨物買賣過程中,存在的問題有時是無法避免的。而買賣雙方大都不愿意出現任何問題。作為買方,在蒙受損失時,不得不向賣方陳述問題存在的原因、程度等。過于簡單的陳述,會使賣方認為問題不嚴重,不必急著處理。過多或夸大分析存在的問題,會使賣方認為買方在無理取鬧。

3、盡量提供有效的證據。指出受損物品的數量、日期和名稱,并且附上檢驗單訂單、發票的復印件以及其它相關的材料。有時,權威機構的驗證,更有利于問題的解決。

4、建議問題的解決方式。例如:告訴對方是希望得到退款或更換。提建議時,要堅定、合理。所謂堅定是指給對方一個明確的要求,不能三心兩意,或模棱兩可。所謂合理,是指根據合同和國際慣例,該賠多少就多少,不能漫天要價,得理不饒人。

5、相信問題會得到解決。調節指出問題的態度、受理方會更樂意接受。貿易雙方是建立在信譽基礎上的,有時還會保持長期的合作關系,不能因一次失誤而影響雙方的貿易往來,從而影響雙方的利益。避免說: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你們做生意了)。

此外,寫好索賠類信函還應注意正式文體和非正式文體的用法,正式文體,念起來給人以一種嚴肅的氣氛,非正式文體念起來比較親切。應使用國際慣例中使用的英文格式以及商用詞匯和句式,從而避免一些不必要的誤解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辭手法,將 “ when opening the case”放在句首,句子結構緊湊,讀者只有讀到句子的后半部分或句末,才能知道該句的主旨。這種修辭手法能制造懸念,很好地吸引對方的注意。而句(2)中只是將句(1)稍加調整,就成了松散句(loose sentence)由于該句的主句結構復雜,這樣的調整使得句子結構松散很容易產生歧義。

總之,索賠類商務英語信函的寫作,與一般商務信函格式上沒有多大區別,只是寫作的步驟與要求有所不同。只要認真研習,還是可以寫好的。

參考書目:

[1] 許小平《21世紀國際商務英語寫作---理論與實踐》 [M] 華中理工大學出版社 2000.4

篇10

[關鍵詞】禮貌原則商務英語信函寫作

隨著改革開放的深入和全球經濟貿易一體化過程的不斷推進，我國對外經濟貿易得到了很大的發展，國際商務交往越來越頻繁。在國際商務交往中，書信則是最重要的書面交往方式。在書信往來溝通中，雙方極有可能不曾謀面，而只是以信傳情達意。在以信傳情達意中，雙方應該努力塑造良好形象，爭取并保住新老客戶，以取得更好經濟效益。禮貌是商務信函的重要語言特點。在禮貌原則指導下的信函能夠給企業樹立良好的形象．進而促進商務活動的順利展開。

一、商務英語信函的寫作原則

寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

1、禮貌原則(courtesy)

禮貌不僅僅是指有禮而已,并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是從一個“您為重”(You-attitude)的角度考慮問題。為了使商務英語文書更具禮節,撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則(consideration)

體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時,要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

3、完整原則(completeness)：在信函寫作中,信息完整很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的信息。

4、清楚原則(clarity)

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。

5、簡潔原則(conciseness)：要求我們用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中,我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語,要避免重復、羅嗦,不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。

6、具體原則(concreteness)：使所表達的內容準確而又生動。當涉及到數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

7、正確原則(correctness)：正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確、以及對商業慣用語的正確理解

二、禮貌原則在商務英語寫作中的具體應用

1、運用禮貌語言

在商務英語書信交際中，經常使用的尊稱語，親呢語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用。

試比較：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我們拒絕了你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。后一句比前一句恰當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。

另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。試比較：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發生的話，會令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二個句子比第一個句子更婉轉，因此，它就較為禮貌。

2、突出對方本位(Youattitude)

在商務英語書信中，我們切記，無論是給誰寫信，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your．以突出Youattitude。譯漢時多使用謙辭．稱對方為“貴方”．而稱自己為”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果貴方對任何產品感興趣請告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于5O噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價3％。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是”you”和”your。

3、使用委婉的語氣

在商務交流中，雙方難免會有分歧．為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和、委婉的語氣。要想表達委婉的語氣在商務英文信函寫作中可以適當的使用語義模糊的詞匯如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或運用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受貨到目的港后憑單付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。貴方可否用不可撤消信用證付款。除了以上幾種表答方式以外，情態動詞、條件句、被動語態過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。委婉的語氣可以避免對對方的直接命令或指責，易被人接受，對商務溝通起到推動作用。

4、展示人情味

中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達親切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。諺語說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業伙伴之間的相處。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日來函和保險單復印件已經收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關心，充分體現了寫信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議,因為我們的庫存逐日減少。如果貴方不立即確定,我們恐怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，如果把recommend該為advise的話，就會不妥。因為advise有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得由自己作主，別人無權干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根據我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設備貨物的資金。）作者用Accordingtoourrecords這個間接緩和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。