文書檔案管理論文范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文書檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.1為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)

在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設(shè)計規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計，加強辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計為基礎(chǔ)，運用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計算機病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護，并建立身份認證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3文書檔案標準化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個環(huán)節(jié)中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識的同時，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進一步完善提出建設(shè)性的意見。同時，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用、維護和改進等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動文檔一體化管理的順利實施。

3結(jié)束語

篇2

將用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)、模態(tài)聯(lián)系在一起，需要貼近復(fù)雜的環(huán)境，貼近異構(gòu)終端、異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，尤其是能夠符合三網(wǎng)融合環(huán)境的需要，而在這種環(huán)境下，用戶首先通過終端，經(jīng)過各種異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)接入三網(wǎng)，再統(tǒng)一鏈接到圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶才能使用系統(tǒng)所提供的服務(wù)、海量的信息資源[9]；學(xué)術(shù)界一直研發(fā)新一代信息網(wǎng)絡(luò)，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現(xiàn)有技術(shù)中能夠鏈接終端、三網(wǎng)和系統(tǒng)的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網(wǎng),該技術(shù)通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務(wù)連接和用戶身份的標識，服務(wù)標識表示業(yè)務(wù)的各種服務(wù)，該技術(shù)對流媒體、話音、數(shù)據(jù)等給予支持，該技術(shù)相關(guān)的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。

1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計算機網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺來傳輸信息，由于其平臺經(jīng)常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現(xiàn)實時。從計算復(fù)雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復(fù)雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復(fù)雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個性化的體現(xiàn)。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區(qū)別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據(jù)對用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時用戶ID對于整個系統(tǒng)來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計算復(fù)雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進行其他的判斷，同時由于計算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標識和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數(shù)據(jù)庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個數(shù)據(jù)表的組合來實現(xiàn)。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細節(jié)，是用戶行為有機的補充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對其提供服務(wù)。

3關(guān)鍵技術(shù)分析

3.1用戶模型應(yīng)用研究

從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標識網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應(yīng)用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內(nèi)容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應(yīng)的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區(qū)別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再從用戶基礎(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學(xué)習(xí)和修正的動態(tài)反饋過程，通過機器學(xué)習(xí)對參數(shù)的重新估計和修正提高了預(yù)測的精度，進而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實質(zhì)是通過訓(xùn)練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實現(xiàn)上，本文認為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執(zhí)行單元格局知識庫中的知識執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。

4結(jié)束語

篇3

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機信息化處理技術(shù)，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規(guī)范保管。傳統(tǒng)的文書檔案雖然也制定了整理規(guī)范標準，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術(shù)，客觀規(guī)定哪一類文件規(guī)整為哪一個系統(tǒng)，都由系統(tǒng)程序做了硬性規(guī)定，不僅方便規(guī)范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用。基于計算機文書檔案處理系統(tǒng)，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募沟梦臅鴻n案可以隨時隨地查找，還可以利用大數(shù)據(jù)分析查尋需要的內(nèi)容，便于檔案的開發(fā)利用，大大提高了查準率，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式無法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應(yīng)新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大制約了檔案工作信息化的發(fā)展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術(shù)人才，其中的檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化建設(shè)了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，它的內(nèi)容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質(zhì)不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認定那份為原始文件，而且這些存儲介質(zhì)易受磁場、電磁波等影響，需要經(jīng)常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策

（一）加強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。隨著文書檔案規(guī)模的日益擴大，檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，迫切要求培養(yǎng)和造就一批既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質(zhì)的認識，良好的政治素質(zhì)是檔案人員的內(nèi)在要求。其次要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高專業(yè)水平，培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。在安排上，除加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計算機知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。

（二）提供安全技術(shù)保障。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上公開要保證信息安全，要對的信息進行篩選，可以主動公開的檔案信息可以在網(wǎng)上，涉及個人、單位的保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權(quán)限、身份認證等保密措施進行保密，涉及國家秘密的禁止，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露。在這基礎(chǔ)上，安全防護軟件開發(fā)也需要更新?lián)Q代，在技術(shù)上設(shè)置防火墻，實行訪問人身份認證。把企事業(yè)單位內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)分離，外部電腦無法訪問企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，無法查看在內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件。

篇4

（一）檔案意識欠缺

雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導(dǎo)致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不夠完整。

（二）管理機制缺乏

科學(xué)、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據(jù)。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數(shù)據(jù)丟失和不健全、不完整的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規(guī)范相關(guān)部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設(shè)施、技術(shù)等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規(guī)范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。

（三）無專業(yè)的管理人員

一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業(yè)人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學(xué)校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作落后。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導(dǎo)致在以后的工作中無法很快的檢索到相關(guān)檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業(yè)水平不高因此忽視了對這部分資源的開發(fā)和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應(yīng)該提高圖書館檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代化手段進行檔案管理的能力。

二、提高高校檔案管理的措施

（一）提高工作人員的管理意識

首先從高校的領(lǐng)導(dǎo)者開始，提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識后，讓領(lǐng)導(dǎo)者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統(tǒng)的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應(yīng)該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應(yīng)該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。

（二）提高檔案管理的規(guī)范性

檔案管理工作的規(guī)范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，圖書館應(yīng)該加強自身的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規(guī)章制度來規(guī)范化管理。除此之外，館藏檔案的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該得到規(guī)范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業(yè)務(wù)流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據(jù)實際情況增加一些圖書館二級類目。

（三）加強工作人員的業(yè)務(wù)能力

首先從實際出發(fā)，讓檔案人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)班，來提高工作人員的專業(yè)知識和經(jīng)驗。其次由于傳統(tǒng)的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的管理方式且適應(yīng)檔案電子化的發(fā)展趨勢，從而實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

三、提高高校檔案管理的必要性

（一）能反映出圖書館的管理水平

高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學(xué)合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現(xiàn)出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現(xiàn)圖書館的管理水平。

（二）能夠滿足現(xiàn)實需求

高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經(jīng)驗，因此圖書館檔案管理具有現(xiàn)實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內(nèi)信息，并且?guī)椭渌麕熒J識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現(xiàn)實需求。

（三）檔案管理的特性決定必須提高

檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關(guān)的文件，而對于一些對圖書館毫無建設(shè)意義的檔案不應(yīng)當納入圖書館檔案中，一些無關(guān)的檔案會造成圖書館檔案的過于復(fù)雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學(xué)校檔案的復(fù)制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學(xué)校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。

四、結(jié)語

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。而現(xiàn)代化的文書檔案管理工作，是提升加強檔案管理的質(zhì)量和水平意義重大。

一、文書檔案管理的特點

1． 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時，非常強調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。

2．與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ); 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。

3．文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理的三個原則

1 保密原則

保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴散，可能影響到本單位正當利益，在對外開放使用，特別是對國外、境外的開放使用時，一定要按照嚴格的審批制度和程序進行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。

2 開放原則

在強調(diào)保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發(fā)揮作用。要根據(jù)形勢的變化和發(fā)展，及時提出有關(guān)文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時解密。對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的檔案，更要及時解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進了我的門，一律都是重要機密的認識。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當一個保管員，而要積極主動創(chuàng)造條件，挖掘?qū)嶋H工作有利用價值的文書資料，為需要者提供有效的服務(wù)。

3 服務(wù)原則

在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權(quán)力機關(guān)"的作風，去除"衙門"習(xí)氣，堅持"服務(wù)"的原則。在提供服務(wù)中，提倡熱情、主動、積極、方便的態(tài)度，簡化相關(guān)的審批手續(xù)。我們應(yīng)解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統(tǒng)禁忌，文書檔案為實際工作服務(wù)就能走出更加廣闊的路子。

三、現(xiàn)代文書檔案管理中存在的問題

1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。如: 用紙不達標，裝訂不規(guī)范; 版記不全，附件不規(guī)范; 文種使用不當，辦理程序不規(guī)范; 原稿不齊全，編號不規(guī)范，等等。

2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡妱诺确矫娴膯栴}。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

3．領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，存在片面的認識。檔案工作在單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

4．各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。一些責任心較強的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合支

持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。

四．文書檔案科學(xué)管理的對策與要求

1.領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到文書檔案在企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促指導(dǎo)、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創(chuàng)造必要的條件。

2．必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。對文書檔案從產(chǎn)生、收集、整理、保存到利用的每一個環(huán)節(jié)都要進行不同程度的參與，確保每一個環(huán)節(jié)不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立"我直接面對的就是利用者"的觀念，為下一個環(huán)節(jié)提供高質(zhì)量的"半成品"，這樣，整個文書檔案質(zhì)量就會有可靠的保證。另外，對整個文書檔案的形成和利用要有整體意識，明白自己負責的某一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到整體的質(zhì)量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質(zhì)量的好壞，往往事關(guān)全局工作能否繼續(xù)，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質(zhì)量管理要求與檔案形成過程有關(guān)的工作人員，包括領(lǐng)導(dǎo)、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質(zhì)量，人人有責"的觀念。

3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質(zhì)。良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關(guān)。這就要求管理人員要具有強烈的政治意識。在日常業(yè)務(wù)活動中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環(huán)節(jié)上首先確保文書檔案的安全。

4.加強主動意識。即在現(xiàn)代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動服務(wù)的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠、受當時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發(fā)現(xiàn)有效信息的情況下，就需要管理部門對其進行編研，形成方便利用、準確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動上網(wǎng)，積極熱情提供服務(wù)。對一些可以公開的資料，要積極利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主動上網(wǎng)，讓"死材料"變?yōu)?活信息"，提高利用率。

5.運用科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。如：統(tǒng)一制定文件格式。對文件選用、文號編發(fā)、標題制作、發(fā)文范圍、正文提煉、標題字形、附件、主題詞標示、印發(fā)科室等一一作了詳細規(guī)定，嚴格執(zhí)行。對上級單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環(huán)環(huán)緊扣，手續(xù)齊全。三是目錄編號、檢索系統(tǒng)的建立要科學(xué)。除了建立案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索體系外，還要逐步完善計算機、光盤等高科技檢索工具。盡早地進入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過上網(wǎng)，擴大信息來源，聯(lián)系更多的信息內(nèi)容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經(jīng)驗。

結(jié)束語

總而言之，文書檔案實行全面現(xiàn)代化管理，有利于實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標準化。并加強檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)切實發(fā)揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

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篇6

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標準化。

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的地質(zhì)項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進行交換、復(fù)制索取以及標準化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標準建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。。

3加強培訓(xùn)依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。

參考文獻：

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傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，陳舊的檔案管理機制落后于時展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設(shè)發(fā)展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。

1 實施檔案管理標準化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學(xué)管理，更是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無數(shù)事實證明，標準化透于檔案管理現(xiàn)代化的進程之中，標準化工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)，沒有標準化就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結(jié)果，必將推動各項業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，同時造就了一批復(fù)合型人才，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 檔案管理標準化存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統(tǒng)一操作性

檔案管理標準化本身的標準并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復(fù)制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導(dǎo)致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2.2 一些部門為了應(yīng)付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調(diào)研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關(guān)了只是關(guān)注考核和評比涉及的內(nèi)容，不認真關(guān)注檔案管理工作本身的意義和效率。

2.3 許多單位的領(lǐng)導(dǎo)管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質(zhì)和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識和能力，導(dǎo)致檔案管理標準化的實效性不強。

3 檔案管理標準化問題的解決措施

3.1 建全檔案管理標準化管理機制

針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)加快現(xiàn)代農(nóng)場基礎(chǔ)情況的調(diào)研與分析。結(jié)合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎(chǔ)指導(dǎo)檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應(yīng)以財務(wù)檔案管理方法與重點為基礎(chǔ)，結(jié)合單位項目特點以及經(jīng)營內(nèi)容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結(jié)合相關(guān)法規(guī)要求建立真正能夠指導(dǎo)檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現(xiàn)代化建設(shè)需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現(xiàn)。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)

針對現(xiàn)代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業(yè)技能需求，檔案管理標準化建設(shè)中還應(yīng)加快檔案管理隊伍的建設(shè)。通過人才引進、人才培養(yǎng)等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識為輔助促進檔案管理標準化實施。

3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務(wù)檔案管理

在現(xiàn)代財務(wù)管理體制改革背景下，財務(wù)檔案的管理標準化成為了影響財務(wù)管理效果、影響基層單位經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財務(wù)檔案管理工作對單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標準化實施中應(yīng)以財務(wù)檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標準化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。通過財務(wù)檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內(nèi)容標準化的實施。

3.4 推進數(shù)字化檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，檔案管理標準化實施中還應(yīng)針對數(shù)字化檔案管理的特點與優(yōu)勢加快數(shù)字化進程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標準化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實現(xiàn)數(shù)字檔案管理標準化。針對經(jīng)營內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在基層單位經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)中強化標準化管理制度的執(zhí)行。以標準化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進檔案管理標準化的實施。

3.5 加強對檔案管理標準化的監(jiān)督檢查

篇8

1.對檔案數(shù)字化管理重視程度不高

在檔案管理過程中，數(shù)字化的檔案管理重視程度不高，沒有充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對檔案數(shù)字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術(shù)投入也不多，不利于檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)。

2.數(shù)字化檔案管理工作量大

在推進檔案數(shù)字化管理的過程中，需要對原有的檔案進行數(shù)字化處理和管理。利用文檔對所有的檔案進行規(guī)劃化處理，便于日后的再次利用，建立網(wǎng)絡(luò)使用平臺，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行加密、備份，設(shè)置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術(shù)的不斷升級，還需要不定期對電子版的檔案資料進行升級，可見實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理是一項十分繁重的任務(wù)。

3.資金、設(shè)備投入力度不夠

實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，資金設(shè)備是關(guān)鍵，要進行檔案信息化，就需要大量資金和設(shè)備，例如計算機、打印機、復(fù)印機、掃描機、縮印設(shè)備等，這些電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度比較快，需要不定期的資金投入，對設(shè)備進行更換、維修等。

4.檔案管理人員素質(zhì)能力有待加強

檔案管理人員的素質(zhì)能力對于數(shù)字化檔案管理具有積極的意義，然而在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)能力還有待加強，對檔案管理的專業(yè)知識不扎實，計算機的操作不夠熟練，不利于實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

二、新時期下檔案的數(shù)字化管理

1.提高認識，樹立全新的檔案管理理念

要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化就必須提高對數(shù)字化檔案管理的認識，樹立全新的檔案管理理念，形成現(xiàn)代化的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的等客上門、保守的管理理念，實現(xiàn)主動式的管理服務(wù)，為檔案的數(shù)字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的檔案管理制度

新時期，要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專門的檔案管理小組，對檔案的內(nèi)容收集、整理、錄入、查詢、使用等環(huán)節(jié)都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門、不同需求等進行分類管理，建立健全檔案保密制度、數(shù)字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數(shù)字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費，形成數(shù)字化管理意識，減少人力、物力、財力的浪費，實現(xiàn)高效的數(shù)字化檔案管理。

3.定期整理檔案

雖然數(shù)字化檔案管理模式已經(jīng)給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進行紙質(zhì)保存，對于這些檔案資料，可以在數(shù)字化檔案中進行標記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實現(xiàn)檔案的完整性。同時，應(yīng)對以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。

4.定期對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行更新

科學(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和更新的，信息化的檔案管理設(shè)備、軟件等也應(yīng)定時進行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進行。不能認為當前的檔案管理系統(tǒng)還能使用，更新?lián)Q代需要花費大量資金而放棄對管理系統(tǒng)設(shè)備進行更新，對檔案管理系統(tǒng)進行更新有助于管理系統(tǒng)更長久的工作。對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行更新主要是對計算機的硬件配置進行檢查、更新，保證檔案管理系統(tǒng)更加安全、高效。對于軟件的更新，應(yīng)選擇安全、適合的軟件，保證檔案數(shù)據(jù)資料的安全。

5.做好安全管理工作

在數(shù)字化檔案的管理過程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、組織管理、法律制度、安全技術(shù)以及災(zāi)難恢復(fù)等，就是在法律規(guī)范的作用下，利用先進的安全管理技術(shù)，對整個安全組織管理下的安全基礎(chǔ)設(shè)施進行備份和恢復(fù)，建立完善的風險防范機制，保證檔案資料的安全，也使數(shù)字化的檔案管理工作更加高效、順利的開展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時，建立完善的監(jiān)督管理機制，加強監(jiān)管，避免檔案信息泄露。

6.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

數(shù)字化檔案管理工作的有效開展離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質(zhì)能力還不高，對檔案管理以及計算機知識掌握不到位，不能很好地開展檔案的數(shù)字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，加強對他們的教育培訓(xùn)工作，提高他們檔案管理方面的理論知識和實踐技能，加強計算機相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計算機的操作，同時加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使他們富有責任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業(yè)道德的事情，認真負責，愛崗敬業(yè)。

三、結(jié)束語

篇9

再次，完備的公路工程檔案還是管理隊伍進行科學(xué)系統(tǒng)的管理技能學(xué)習(xí)與提升的重要教材。通過檔案的組織學(xué)習(xí)也能夠逐漸形成一種獨獨具特色的企業(yè)管理文化，并通過一代一代管理人的學(xué)習(xí)與傳承使之發(fā)揚光大。

二、大數(shù)據(jù)在公路工程檔案管理中的重要性及作用

首先，公路工程檔案管理需要進行海量的數(shù)據(jù)收集的，但是并不是每一項數(shù)據(jù)都是切實有用的，如果不分好賴的統(tǒng)統(tǒng)進行收集那么不僅會嚴重影響數(shù)據(jù)收集工作的進度同時也會讓數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)一片混亂，有用無用的統(tǒng)統(tǒng)被放在一起。大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)信息的收集方面能夠有效鑒別數(shù)據(jù)質(zhì)量及優(yōu)劣，能夠根據(jù)管理的實際需要進行數(shù)據(jù)的有效甄別，在最短時間內(nèi)進行數(shù)據(jù)優(yōu)選，從而既提升了收集效率又加強了數(shù)據(jù)總體質(zhì)量。其次，大數(shù)據(jù)時代的來臨讓原本具有本質(zhì)差別的各種數(shù)據(jù)存儲陣營進行了有效整合，讓各種數(shù)據(jù)傳輸接收端口逐漸統(tǒng)一化，從而真正意義上解決了部門不相容、領(lǐng)域不交叉的問題，讓數(shù)據(jù)能夠更為有效的進行傳輸和收集整理，這對于公路工程的檔案管理工作來說具有非常重要的現(xiàn)實意義，因為公路工程建設(shè)不僅周期長、產(chǎn)生數(shù)據(jù)量巨大、同時還以為涉及到大量的部門及環(huán)節(jié)而在許多時候無法進行數(shù)據(jù)的有效交互與溝通，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠很好的解決這個問題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無差別傳遞，更好的滿足對于數(shù)據(jù)的實際需要。再次，大數(shù)據(jù)在公路工程檔案管理工作中能夠發(fā)揮較大的實用性，能夠更好的實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)精確化收集與管理，能夠?qū)⒎彪s的海量數(shù)據(jù)進行有效歸類與整合。

三、大數(shù)據(jù)背景下的公路檔案管理措施研究

為了在大數(shù)據(jù)背景下切實加強公路工程檔案管理工作具體質(zhì)量還是需要進一步分析與尋找新方法與新措施。

（一）大力建設(shè)新型數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)存儲是當前主流數(shù)據(jù)存儲載體所無法承受的，因此為了更加有效的使用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及在大數(shù)據(jù)時揮更有效的信息管理作用就必須大力建設(shè)新型數(shù)據(jù)庫。新型數(shù)據(jù)庫不僅是指要進一步擴展數(shù)據(jù)存儲的空間，同時還要加強多樣性數(shù)據(jù)的存儲能力升級，不僅要能夠有效存儲文字、符號等數(shù)據(jù)，同時對于聲音、圖片、影像的存儲也要加大研究與開發(fā)力度，同時還要加強數(shù)據(jù)傳輸端口的統(tǒng)一化調(diào)整，方便數(shù)據(jù)信息的交互與傳遞，為大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作提供一個良性環(huán)境。

（二）加強大數(shù)據(jù)分析軟件的開發(fā)應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時代的特點不僅是在于數(shù)據(jù)的收集速度及額度，同時也在于數(shù)據(jù)分析的快速高效，為了能夠有效利用這一特點就必須加強在數(shù)據(jù)分析及整個方面的技術(shù)開發(fā)與利用水平，要加強與數(shù)據(jù)開發(fā)專業(yè)公司的大力合作，并針對公路工程檔案數(shù)據(jù)特點進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析軟件開發(fā)，同時還要針對新技術(shù)能夠快速普及的要求切實提升檔案管理人員的總體素質(zhì)，發(fā)揮最大化管理作用。

（三）加強風險預(yù)警機制建設(shè)

任何管理工作都會伴隨著相應(yīng)的風險。在大數(shù)據(jù)時代，管理工作能夠更快更高效，同時風險也會更多更密集，所以風險預(yù)警機制的建設(shè)必不可少。風險預(yù)警機制建設(shè)最重要的部分就是根據(jù)大數(shù)據(jù)信息傳輸及管理特點加強檔案信息安全性監(jiān)管，設(shè)置更為科學(xué)有效的關(guān)鍵控制點，主要監(jiān)控內(nèi)容應(yīng)該放在防止信息泄密、防止信息丟失、防止信息被惡意篡改、防止隱私權(quán)被侵犯以及防止與信息相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)糾紛發(fā)生可能性等方面。同時還要重視風險應(yīng)對工作小組的及時建設(shè)，這樣才能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題以及解決問題。

四、結(jié)束語

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高校的檔案管理集文化性、信息性、教育性、知識性、社會性、政治為一體，研究檔案管理的源頭，檔案是文件在一定條件下經(jīng)過轉(zhuǎn)換得到的，其所指的為廣義的理解，其實由照片、圖表、文字、聲音、圖形等組合而成。從哲學(xué)意義上，檔案是對文件不斷的揚棄而得到的，對檔案的時效性的批判，其是經(jīng)整理完成的文件，對其價值性的批判，經(jīng)整理完成的檔案具有歷史保存的意義，對其進行系統(tǒng)性的批判，檔案集中了分散狀態(tài)之下的文件，并按照相關(guān)邏輯規(guī)律或者邏輯劃分的標準而形成的信息集合或者信息單元。檔案能將歷史信息進行記錄和重現(xiàn)，其以直接的形式記錄了歷史，能在一定程度上保持和維護歷史最真實的文獻。

2高校的檔案管理具備的特點

我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復(fù)雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應(yīng)充分利用這些優(yōu)勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。

2.1高校檔案內(nèi)容具有豐富性

高校的檔案管理內(nèi)容包括多方面的內(nèi)容，一般包括：教學(xué)管理、課堂管理、行政管理、黨務(wù)管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤管理、實訓(xùn)基地的管理等，在這個過程中，會產(chǎn)生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關(guān)文化創(chuàng)造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關(guān)檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內(nèi)容。

2.2高校檔案管理的復(fù)雜性

高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應(yīng)黨群工作管理在的現(xiàn)狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學(xué)活動、設(shè)備情況等的教學(xué)檔案、設(shè)備檔案等，然后在根據(jù)高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。

2.3高校的教學(xué)檔案整理具有周期性、專業(yè)性

高校以學(xué)期作為教學(xué)階段的劃分，原始檔案是周期性產(chǎn)生的，高校的檔案管理很大部分是按照學(xué)期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學(xué)生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業(yè)性，另外，不同教學(xué)活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業(yè)性和科學(xué)性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，使紙質(zhì)載體主導(dǎo)性的地位呈直線下降的趨勢。技術(shù)及技術(shù)普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環(huán)境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關(guān)內(nèi)容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統(tǒng)方式有較大區(qū)別。

3高校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

高校的到檔案管理是由各個學(xué)院系自主完成的，缺乏系統(tǒng)性的協(xié)調(diào)管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：

1）高校大部分存在紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）電子檔案的保存方式不統(tǒng)一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；

3）電子檔案的保存較為分散，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，會造成重復(fù)建檔的現(xiàn)象，利用率也較低；

4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學(xué)檔案的管理是在校園網(wǎng)中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統(tǒng)一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

高校的檔案管理在信息技術(shù)大力推動下，得到了較快的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理和計算機技術(shù)最大限度的結(jié)合，是高校發(fā)展追求的目標，進一步實現(xiàn)信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理

高校檔案信息化的管理，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)平臺，其包括檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、系統(tǒng)的開發(fā)和利用、相關(guān)網(wǎng)站的開發(fā)及應(yīng)用。對相關(guān)軟件和硬件進行開發(fā)和利用，能構(gòu)建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的傳輸和科學(xué)化的管理。

4.2高校檔案管理應(yīng)提高檔案的案卷質(zhì)量

提高高校檔案案卷本身的質(zhì)量，應(yīng)充分利用好信息化網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案案卷規(guī)范化、科學(xué)化加工處理方式，能確保檔案案卷的質(zhì)量，能更好的保存檔案。同時，應(yīng)確保檔案利用的實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創(chuàng)造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設(shè)可通過網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)建立規(guī)范、標準且能共享的數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫能儲存較多的數(shù)據(jù)信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現(xiàn)精神風貌，因此，在檔案管理中，應(yīng)把檔案質(zhì)量放在首位。在進行檔案管理時，應(yīng)利用信息技術(shù)將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應(yīng)做到字跡整齊、清晰，字體要能適應(yīng)期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案的管理機制

高校檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合的同時，應(yīng)制定相關(guān)檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在遵循檔案現(xiàn)代化的管理機制原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)對高校檔案管理的實際工作進行預(yù)測規(guī)劃、控制監(jiān)督、組織領(lǐng)導(dǎo)、教育激勵等組織以及調(diào)整，以發(fā)揮管理者工作的熱情與積極性，發(fā)揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應(yīng)符合我國實施的相關(guān)法律法規(guī)，并把競爭激勵相關(guān)的機制引入到檔案科學(xué)化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質(zhì)和良好的活力。從而創(chuàng)建一個科學(xué)、合理、規(guī)范的高校檔案管理機制。

4.4高校檔案管理應(yīng)提高管理者的素質(zhì)

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質(zhì)直接決定的檔案管理的水平，應(yīng)建立一支專業(yè)技術(shù)過硬、信息化的素質(zhì)較高的隊伍，才能激發(fā)檔案管理工作人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的有力保證。高校是創(chuàng)造以及傳承科學(xué)文化主要的機構(gòu)，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，應(yīng)對相關(guān)檔案工作管理人員進行一定的培訓(xùn)，能提升其文化素養(yǎng)，以確保檔案信息管理人才隊伍的質(zhì)量。

5結(jié)語