紙質檔案管理范文
時間：2023-04-12 08:23:49
導語：如何才能寫好一篇紙質檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取、并可在通信網絡上傳輸的文件，將電子文件整理、歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲、多信息集成、大容量傳輸等相對于傳統檔案無可比擬的優勢，日漸成為各類文件檔案的主導形態。但是，從信息技術的發展現狀來看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優勢本身也同時成•60•為其難以克服的劣勢，概括起來主要有:
1.1存儲介質的不穩定性降低了電子檔案的真實性和可靠性
首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復制變得輕而易舉，并且價格低廉。又由于電子文件的技術特征只體現在計算機運行過程當中，而不表現在最終的運行結果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復制之后無法區分原件與復制件，造成電子檔案的真實性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學載體，與傳統的紙質載體相比，其穩定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質、磁場的作用、系統軟件的不斷升級、存儲介質的預期壽命等，并且影響因素更多、更復雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經過現代科學研究證實的各種存儲介質的預期壽命:
1.2文件結構的復雜性影響了電子檔案的系統性和完整性
文件結構包括物理結構和邏輯結構，簡單地說，載體及其狀況代表著文件的物理結構，文件內容的編排就是邏輯結構。對于紙質文件來說，載體與信息是不可分離的，因而其物理結構與邏輯結構是統一的。而電子文件的物理結構與邏輯結構關系則比較復雜，由于文件內容并不固定依附于特定的載體，它可以通過拷貝的形式依附在多個載體上，也可以通過分布式存儲的方法，將文件內容分解后存儲于不同地點和設備，這樣就造成同一份電子文件的內容在存儲時出現載體分離現象，我們在讀取這份文件時就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統性和完整性就受到了破壞。
1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據性
傳統檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個實體，而且文件最初形成時的標記也被同時固定于這一實體當中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實體形態進行加工和管理，這種可分離性使得一個電子檔案往往要經過幾次形態轉換才能保存或還原，而經過轉換以后的電子文件顯然失去了它的原始價值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機讀形式和人可讀形式。脆胃機讀形式，就是儲存在計算機設備上的電子數據，這其實是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計算機及其附屬設備才能識別，而不為人所直接識別，因此無法作為憑據使用。所謂人可讀形式，就是將電子數據通過計算機處理和設備的輔助，轉換為文字、數字、符號、圖形等可為人識別的表達方式。但也正是由于這種轉換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實性和完整性往往容易被人質疑，因此與紙質檔案相比，電子檔案的憑據作用受到了極大的削弱。
1.4網絡環境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性
電子文件的共享性是通過網絡環境實現的，但隨著網絡化的發展，網絡安全問題日益凸現。例如，非授權訪問、冒充合法用戶、線路竊聽等非法手段會侵犯文件所有人的合法權益，造成電子檔案的泄密;利用網絡傳播病毒、干擾系統正常運行等惡劣手段會破壞文件數據的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內容、改變文件來源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執等主動性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。
1.5信息的系統依賴性增加了電子檔案的管理成本
電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統才能實現，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質量和效率具有直接的影響。電子文件的系統依賴性包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術設備更新以及加密技術的依賴，例如:一旦設備發生故障或系統癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計算機設備會使電子文件無法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實現格式轉換;出于安全保密需要，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學技術的發展，軟硬件更新換代速度的不斷加快，又進二步加大了電子文件的系統依賴性。因此，很有可能出現的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無相應的讀取環境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時，確保文件原有的讀取環境完整保存，這樣無疑大大增加了電子檔案的管理成本。
1.6信息的環境依賴性增大了電子檔案保管和維護的技術難度
首先，電子文件中的信息必須依存于數字化的環境，為保證這些以數字化形態存儲的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應的讀取、顯示等軟硬件設備，并保存相關參數，因而增加了電子檔案保管的技術難度。其次，由于數字化形態的信息不能被人所•直接閱讀，其維護工作也就不可能像傳統檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數字編碼往往要經過加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護工作涉及多方面的復雜因素，對技術性也提出了更新、更高的要求。
2現論技術的發展使加強紙質檔案管理成為可能
以紙質檔案為代表的傳統檔案，由于數量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項管理工作帶來了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢。但隨著現論技術的進一步發展，改進和加強紙質檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:
2.1現代檔案學的建設為加強紙質檔案管理提供了理論指導
從檔案學的發展狀況來看，現代檔案學不僅成為一門獨立的科學，而且已經建設成包括.檔案管理學、檔案編纂學、檔案保護學、檔案文書學、檔案史料學等若干分支學科構成的科學體系。這些分支學科大量的研究成果，為改善紙質檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個環節提供了豐富的理論指導。
2.2現代科學的發展為妥善保護紙質檔案提供了客觀條件
現代物理、化學、生物學、氣象學、光學、建筑學和環境科學等多學科的理論發展，均有助于提高紙質檔案保護的技術水平。比如，通過建立環境自動化保護體系，可以實現檔案庫房溫濕度的自動調節和防火、防盜的自動監測;通過預防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長紙張的預期壽命;通過建筑結構和光熱效能的綜合運用，可以有效改善紙質檔案的生存環境，等等。
2.3縮微技術的成熟使紙質檔案的傳遞和存儲變得更加經濟
檔案存儲的縮微技術，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行儲存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影。縮微技術的成熟，一方面使我們在傳遞、運輸和查閱檔案文件時，無需再面對汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復制品的普遍運用也對紙質檔案原件起到了很好的保護作用。此外，目前世界上有些國家已經承認縮微復制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認同，那么檔案的存儲成本將會得到極大的降低。
2.4計算機的推廣使紙質檔案的查找和利用變得更加方便
電子計算機的普遍應用，可以實現紙質檔案編目與檢索的自動化。而計算機檢索和手工檢索相比具有明顯的優勢:一是方便實用。利用計算機提供的各種軟件，可以通過查找關鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項目結合起來進行組合查詢。二是簡明快捷。只要在檢索系統上輸人幾個關鍵詞語，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質量較好的軟件時，計算機檢索的“查全率”和“查準率”都會明顯高于手工檢索。
3紙質檔案管理的現狀仍需得到進一步改進和加強
前文說明了電子信息時代加強紙質檔案管理的必要性和可能性。但從當前檔案管理的現狀來看，紙質檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進一步改進和加強，主要表現在以下幾個方面:
3.1檔案管理人員觀念陳舊
我國檔案工作的傳統職責是“資政存史”，檔案管理人員習慣于長期的封閉禁錮、因循守舊、與世無爭，“重保管、輕利用，重歷史、輕現實”的狀況一時難以得到根本扭轉。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉變觀念，盡快樹立和不斷增強開放服務的意識，創新發展的意識，競爭生存的意識，下大力氣研究傳統檔案的開發與利用，在妥善保管的同時努力提升檔案文化的品位，經常性地開展專題展覽活動，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質量的研究成果。
3.2專業館與各單位發展不均衡
隨著對檔案工作重要性的不斷認識，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業場館外，企、事業單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動化技術日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過分強調“無紙化辦公”，忽略了紙質檔案的收集與保管，使電子檔案成為無源之水。一旦由于載體受損或計算機系統升級而造成電子檔案的缺失，往往會給單位工作帶來極大的被動。
3.3紙質檔案與電子檔案不相配套
由于電子檔案的原始性、真實性、憑據性不如紙質檔案，而紙質檔案在存儲、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長期并存，雙軌運行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質檔案是紙質檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運作、互不關聯，失去了并存的實際意義。只有在電子文件歸檔的同時，附上與其內容一致并帶有完整簽章和說明的紙質文件，讓兩種載體相互配套，并軌運行，才能真正達到加強檔案管理的最終目的。
3.4檔案文書質量不高
文書是檔案的源頭，文書處理工作質量的好壞，將直接關系到日后檔案工作能否順利開展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業單位的常見現象。文書體例不合規范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴重影響了檔案的保存與使用價值。這就要求我們從源頭抓起，在加強檔案管理的同時狠抓文書的質量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。
3.5檔案調閱和周轉速度不快
形成這種狀況的原因主要有兩個:一是室藏檔案結構缺乏整體性，卷內文件組合缺乏連續性，造成查找資料困難，影響了調檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉速度。這就要求檔案管理部門與業務部門保持經常性的業務聯系，把好整理立卷關;督促文書部門建立嚴格的呈閱、催交制度，把好文件運轉關;規范文件交接、鑒定、歸檔手續，把好歸檔接收關;積極組織協調，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環關。
篇2
[關鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護 差異
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01
隨著全球數字信息化的快速發展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。這給檔案事業帶來嚴峻挑戰的同時，也以其全新的管理方式和創新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統紙質檔案的本質區別，揚長避短，充分發揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。
一、 紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發 揮開拓與創新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時展的影響，規模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發揮越來越好。
二、 紙質檔案與電子檔案簡介及特征
紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、 傳統紙質檔案管理與電子檔案管理的區別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
1、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
5、 電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、 紙質檔案與電子檔案應并存管理
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
五、 結語
綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶，為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網絡技術，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發展的需求。
參考文獻
[1] 彭堅.關于檔案“電子檔案和紙質檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2012（1）.
篇3
【關鍵詞】鄉鎮檔案管理;紙質檔案;電子化
一、我國鄉鎮檔案管理中的問題
鄉鎮檔案管理對于加強我國鄉鎮社會文化與經濟建設都有著重要的意義，但我國目前鄉鎮檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉鎮檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉鎮領導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉鎮經濟發展與社會建設的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉鎮檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉鎮檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規范性，影響檔案管理工作的質量;檔案管理設備落后，技術更新緩慢，鄉鎮受制于發展速度與水平等因素，很多地區在檔案管理設備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術要點，加之缺乏有效的監督管理機制，致使鄉鎮檔案管理工作效果不理想。
二、鄉鎮檔案管理方式
紙質檔案管理，我國大多數鄉鎮在檔案管理工作中人主要應用紙質檔案，對紙質檔案的管理在管理過程中的很多環節相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質檔案的載體紙張的特點決定的。紙質檔案在使用中存在著一定的優點，有與紙質檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內完成，這也增加了紙質檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉鎮檔案隨著經年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現代信息技術的發展，電子計算機與信息化辦公技術在政府工作中廣泛得到應用，部分鄉鎮政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現代化信息化的建設，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設備進行檔案信息的存儲，利用網絡進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統與計算機的操作來完成，相對紙質檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉鎮檔案管理未來發展的主要趨勢。
三、鄉鎮檔案管理電子化的優勢
鄉鎮檔案管理電子化能夠安全有效的實現檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質檔案在保存的過程中容易出現腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統，并通過電子信息存儲設備進行有效保存，在保存中不會出現腐蝕或損壞的問題。
鄉鎮檔案管理電子化能夠更方便實現檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質到電子化對鄉鎮檔案管理的必要性
（一）鄉鎮檔案管理電子化是檔案管理信息化建設的要求
鄉鎮檔案既是鄉、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉鎮開展農業科研，發展農業經濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉鎮檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉鎮檔案管理的電子化是鄉鎮檔案部門貫徹執行國家加強信息化檔案建設的戰略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉鎮檔案管理中出現的問題的有效途徑
鄉鎮檔案對鄉鎮的發展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉鎮的發展歷程，為鄉鎮在新時代變革中的各項決策、事務留下憑證和依據。然而我國鄉鎮檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉鎮檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權限的設定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領;除此之外，鄉鎮檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉鎮檔案部門檔案積存過多，檔案庫數量及存儲空間不足的問題。在此基礎上加強鄉鎮政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業的全面發展。
參考文獻
篇4
《中華人民共和國檔案法》將檔案定義為：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。
檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業性、業務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。
檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動就是檔案管理。
檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內容。檔案局管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，也稱檔案信息組織。
做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質量與水平。
二、檔案管理人員的素質要求
檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總稱。檔案管理水平與質量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。
1.良好的政治素質
檔案管理人員應該具備各類專業工作人員必須具備的基本政治素質，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。
2.精湛的業務素質
業務素質是指檔案管理人員應具備專業的技能和素質。具體體現在以下幾個方面：
（1）掌握檔案管理專業知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統計到提供利用、進行編研等各項業務環節都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質量，提高工作效率。
（2）熟悉檔案管理相關的法律法規。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規和方針政策，熟悉針對本行業制定的各種規章制度和業務規定，按照這些規章制度和業務規定進行檔案管理。
（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業知識、法律法規和各項規章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。
（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段。隨著檔案管理的現代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化設備的使用。
3.愛崗敬業，遵守職業道德
檔案管理人員應具有良好的職業道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業道德主要表現為：一要熱愛檔案事業；二要有珍檔敬業、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質。
4.與時俱進，勇于創新
隨著社會生產力和經濟的整體發展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業務上必須順應社會的發展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質量和檔案管理水平。
此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業管理知識。
三、加強檔案管理的措施與方法
加強檔案管理，更好地為經濟社會發展服務，本人認為應從以下幾個方面入手：
1.建立以人為本的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異。要實現規范、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現和組織協調發展作為管理的核心，創造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發展與組織發展相結合，從而形成組織成員個人的自我實現和組織檔案管理工作的創新發展。
2.嚴格規范文件的制發
檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發過程中必須要解決好規范化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質量。文件的制發必須做好以下幾項工作：
（1）文件格式要規范、文種要合理，便于分類歸檔；
（2）文件要素要齊全、內容要完整；
（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；
（4）文件用紙要統一、標準，便于整理。
3.科學管理電子檔案
在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強電子文件的管理。
（1）提高電子文件載體的穩定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。
（2）建立電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的電子文件管理體制，正確進行電子文件的分類與歸檔。
（3）做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（4）解決好電子文件的保存與利用。
4.提高紙質檔案的立卷質量
在電子檔案日益發展的今天，在實際工作中，紙質檔案仍以其特有的優勢得到廣泛應用。紙質檔案在唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無法替代的，因此任何組織都必須提高紙質檔案的立卷質量。
在推進檔案工作規范化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
5.創新檔案管理工作
用科學發展的眼光，創新組織檔案管理工作。
（1）思想觀念的創新。要有積極的信息化轉化意識，強化檔案使用效率意識。
（2）管理方式的創新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。
（3）檔案管理隊伍整體素質的提高。
6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。
篇5
1.1從業人員對無紙化檔案管理認識水平不到位。
很多檔案從業人員受傳統檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案完全進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現象，一是因為無紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設備，對一些重要的信息沒有進行復印，如果計算機中毒或者出現其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復印打印一份，這完全失去了計算機管理檔案的價值，既產生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統的紙質檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現不可讀的現象。通常紙質檔案如果外表出現問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發生了變化，而出現不可讀的現象。近些年來，信息技術的發展有目共睹，相關人員不斷發展新編碼來替換傳統的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新換代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質文件一樣利用一定的標準來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰。
無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。
保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網絡中電子文件系統的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。
為了保證無紙化檔案的完整、準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關的法律法規和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網絡相關的法律、制度，網絡系統保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，另外，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準等。
3結語
篇6
1.建立網站將成為檔案部門實現信息共享的捷徑
目前國內檔案部門普遍存在經費不足，人才缺乏的情況，要盡快實現檔案信息資源共享，建立檔案網站便是最佳途徑。因為網站建設的技術已經相當成熟，不存在太大的技術難度，并且可以在較短的時間內實施完成。在檔案網站建設方面（包括內聯網網站和外聯網網站），國內已有成熟產品，功能覆蓋檔案信息的整個生存周期，包括檔案信息采集、分類導航和查詢等，這些產品可以確保在短期內迅速搭建檔案館網上的應用系統并完成二次開發。而且可以將檔案部門已經建立起來的檔案自動保系統與網站之間建立有機聯系，將現有自動化系統中的信息自動到網站，以最小的代價實現資源共享，這種聯結既可以保留原檔案部門自動化系統的所有業務管理功能，還能通過網站升展各種利用服務。
2.“混合型”檔案館將長久存在
電子計算機、Intemet、數據存儲技術的快速發展，對傳統檔案館產生了前所未有的沖擊，使檔案館的發展進入了重要的歷史轉折點，即以紙質檔案為主導介質收藏和服務為己任的傳統檔案館時代尚未走向終結，而數字檔案館時代還未真正到來的轉型時期。所以，當前檔案館應以“混合型”檔案館的形態存在。館藏資源多元化、服務方式多樣化、檔案管理工
作復雜化將是“混合型”檔案館的特點。另一方面，盡管業內人士大聲疾呼檔案上網，加強檔案館網絡建設，但限于總體規劃、思想認識、資金、人力資源等因素的影響，檔案館間的網絡建設還未全面展開，沒有形成上下貫通、網網互聯的網絡體系。解決這些問題還需要相當長的時間，因此，“混合型檔案館”將長久存在，這樣既能發揮電子檔案的優勢，又能用紙質檔案來保證檔案的真實性與憑證性及作為檔案的永久備份。
3.數字檔案館是未來發展的必然趨勢
相對傳統檔案館來說，數字檔案館有明顯的優勢。數字檔案館其館藏信息全部實現數字化管理，信息存儲和保管將更容易；其服務方式實現網絡化，檔案用戶訪問不受任何時空限制；其信息內容將更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息。數字檔案館是未來發展的必然趨勢。
二、檔案管理現狀及存在的問題
隨著經濟全球化、信息網絡化時代的到來，電子檔案的形成越來越多，目前在管理上依然是按照紙質檔案的管理辦法進行的。雖然，國家檔案局等部門已經了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，可是，由于技術、設施方面原因，還沒有真正意義上實現電子文件的科學收集及管理，一些已歸檔的電子檔案由于沒有同時移交相應的支持軟件、硬件，有些已無法識別及應用。利用計算機作服務器，缺少對數據的系統整理及備份功能，容錯性差。隨著服務器中數據的不斷增大，用戶的不斷增多，信息傳輸量大大增加，服務器的容量、穩定性及數據的安全性越來越受到嚴重威脅。
網絡聯接采用50歐的同軸細電纜，它是一種比較老的目前已被淘汰的網絡聯接線，在與T形頭連接時比較麻煩，特別是容易出現接觸不良，或內外導體相連短路等錯誤，影響網絡正常運行。同時，50歐的同軸電纜，僅用于數字傳輸，傳輸率太低，抗干擾能力和地理范圍都較小。
網絡結構為總線拓樸，這種結構采用單根傳輸線作為傳輸介質，所有的站點都通過相應的硬件接口直接連接到傳輸介質上。為所有的節點共享一條公用的傳輸鏈路，所以，一次只能由一個設備傳輸信號，傳輸率低。使用這種連接方式，如果一個終端出現問題，所有網上的工作站都無法上網工作，在查找問題時，需對每一個站點進行測試，故障隔離和故障診斷都很困難。
三、提高檔案管理效率的對策
1.提高檔案工作人員專業技能和素質提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵
首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。
2.調動檔案管理人員工作積極性
檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。
篇7
一、檔案管理“雙軌制”轉變的意?x
檔案管理的“雙軌制”是指紙質檔案和電子檔案同時存在。在整個設計過程中形成的文檔在歸檔時，同時把紙質檔案和電子文件一并交給檔案室。檔案人員要對兩套檔案同時進行復核驗收。首先紙質檔案是最基礎和最原始的。管理者要對紙質檔案進行系統和專業的管理。其次是離開傳統的紙質檔案管理，研究出一種符合現代信息化的電子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更為關鍵的一點則是隨著信息時代的不斷更新變化，紙質和電子兩種方式共同存在性存在相對的重復和繁瑣，最終將會演變為單一的單軌制管理。
二、紙質檔案和電子檔案的差異
紙質檔案是以紙質為記錄載體的檔案。電子檔案是通過計算機技術形成的，所謂數字文件在物理形態上都是電子文件，都是通過0.1形式存在，存儲于特定的介質（例如光盤、磁帶、磁盤）的檔案。因此電子檔案和紙質檔案都有著自己不能替換的優點，同時也有很多差異。
第一，檔案的體積。紙質檔案體積大，要占很大的存儲空間。電子檔案容量超大，體積小，能夠節約很大的空間，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考慮的因素。
第二，檔案的原始性和憑證作用。紙質文件的內容與載體是不能分離的，文字、圖表、印章及簽署等等都附在載體上，任何人都難于篡改，因此傳統檔案具有原始性和憑證的作用。而電子文件內容沒有特定的載體，是可以復制、修改、粘貼、剪切的，在傳輸的過程中人為篡改不留痕跡，任何人都難于辨認其真假。在法律上紙質文件優于電子文件，就算是原始的電子文件其憑證作用在法律上未必會認定其真實性。
第三，檔案內容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破壞和網絡本身存在的各種缺陷，常常會造成信息內容的不安全，所以在公共網絡的檔案信息是不重要和利用價值不高的。權威性強、保密性好的檔案用紙質檔案文本的方式提供服務或者只是在網絡上提供目錄服務。紙質檔案利用起來不方便，可操作性較差。電子檔案利用起來方便快捷，利用者直接可以在計算機上對電子文件進行統計分析利用，馬上可以進行復制，打印傳輸，快速滿足利用者的需求。
第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限時間地點，只要有一網的電腦就可以利用開放的檔案。同時還可以多人同時訪問同一個電子檔案，實現資源共享。這些都是紙質檔案做不到的。
所以電子檔案和紙質檔案都有各自的優缺點，相互不能取代，只能發揮各自的優點，取長補短，有機結合，這樣就產生了檔案管理的“雙軌制”模式。
三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問題
我單位從2010年就開始檔案信息化工作，對利用率較低的歷史檔案全文掃描電子化，將原有的實體檔案降級保管。2000年前的工程設計檔案全部掃描及并上傳檔案信息庫，設計人員實現了用檔不出門，檔案人員管檔不用筆。全院的合同文件通過掃描實現電子化，管理系統權限設置，供全院經營管理人員利用。
隨著業務的擴展，辦公自動化的快速普及和無紙化設計的全面推開，我院與現代化技術接軌，實現CAD電子文檔操作。隨著電子文件的成倍增長，相應的紙質文件大量產生，在實際操作中也存在了眾多問題：一份紙質檔案同時對應多個版本的電子文件，有些紙質檔案又沒有對應的電子文件，又或出現電子軟件不兼容或其他軟件原因造成圖紙與電子版不符的情況，往往在實際工作中因為諸多客觀因素造成了圖紙與電子版不符，這就是“雙軌制”的矛盾與沖突。
在“雙軌制”的情況下：我單位每年新出圖歸檔為11萬張左右，調曬圖紙為20萬張左右，掃描圖紙7萬張，作廢圖紙1萬張左右，修改圖紙2000張左右。這些工作是龐大的。特別是作廢圖紙要仔細認真，每一張圖紙都要經過3人3次復核檢查確保準確再進行替換最后蓋章作廢。掃描工作也相當繁重，由于條型碼打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工輸入。由于圖紙圖號的唯一性，有些項目拖延時間較長，設計人員往往忘記以前出過圖紙，導致圖號重復或者打印錯誤，使得有問題的圖紙沒能正常入庫歸檔，為正常檔案管理帶來很大的困難。
為了解決“雙軌制”的預算與沖突以及以上工作的麻煩，也為了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基礎設施工程設計圖紙應當全部利用數字化和白圖交付”的要求。我們經過一年多的研究考查，結合總院的檔案信息化建設要求，在CMS項目管理的基礎上，建立了一套基于CAD運用的文件級協同設計平臺。在完善圖檔電子數據庫的同時，形成工程檔案協同管理平臺，最終全面實現圖紙數字化管理交付模式，以替代傳統管理和利用方式，即“單軌制”。
四、檔案管理“單軌制”執行深度
單軌制系統流程介紹：設計人員在CAD協同平臺個人工作區域進行設計或可直接上傳圖紙，設計完成，選擇dwg文件發起簽名確認流程，勾選出圖用圖，會簽，注冊章加蓋后由專業負責人審核，通過后發給本專業所有參與者確認。所有角色通過后由經營部審批，通過后，系統接受電子文件及簽章相關信息，自動拆分為一個dwg文件一張圖，并批量加蓋電子簽名和印章，自動轉化為PDF格式，該PDF圖紙保存至個人工作目錄區，由設計預覽圖紙打印樣式無誤后，選擇圖紙發起直接歸檔或出版歸檔流程。經檔案室驗收電子圖紙后，由項目負責人審批是否允許出版，通過后由后勤部文印室選擇文印公司進行出版，成品制作完成，予以交付，簽收完畢，流程辦結。
CAD協同設計平臺從2016年5月9日試運行到11月9日，總共出圖為55345張。CAD平臺的主要優勢：
1.沒有實體的圖紙，不需要庫房了，不存在保管圖紙的各種要求了。同時也延長了圖紙壽命，最大化地通過電子版保存圖紙，供后期工作人員追溯查閱。
2.標準化：每一張圖紙都有固定的格式，統一的版面、圖框和字體。圖紙的唯一性也實現了，所有的圖號都是系統生成，不存在重復和錯誤。同時也對電子化進行了優化，確保不會出現圖號重復和版次的混亂。可以保證曬出來的圖紙是最新版次。電子化的操作大大減少了人力物力，杜絕了因曬錯圖紙造成的資源浪費。
3.簽名的真實性：系統化操作，所有人員的操作流程一體化，對于賬號和密碼實行一對一責任制，出現問題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動，嚴格控制檔案的真實性和完整性。
4.方便快捷，高效率：設計人員調用圖紙進行操作，只需電子化一條龍程序。不再受地域、時間等約束。檔案管理人員在清點圖紙時，只需電子化操作，去除了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作量被簡化到幾小時內完成，節約了人力資本與時間。
5.員工替換交接安全快速。由于行業的特殊性，導致從事該工作的人員流動性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動所帶來的一系列問題。確保檔案的真實、完整，后續交接人員工作的完整性以及全面性。
五、檔案管理“單軌制”普及化
隨著社會信息化進程的加快，數字化信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略性資源。信息技術的高速發展和應用使信息產業成為國民經濟中最具活力的支柱性產業之一，大量數字化信息資源的產生促使檔案信息化建設提上日程，不僅給檔案工作帶來了新的契機，而且伴隨著信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題，即檔案信息化建設。
為確保數字化檔案的質量，檔案數字化工作必須遵循“使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享”，檔案管理“單軌制”需遵守以下要求：
1.標準化：“所有數字化的檔案信息必須按照規定的文件格式、技術模式和工作標準進行數字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標準”，只有標準化的基礎上開展檔案信息數字化，才能確保數字檔案信息的通用性。
2.安全性：在開始數字化處理工作前必須合理設計工作流程，工作中嚴格按照操作規程執行，把數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數字化工作安全有序地開展。
3.技術性：鑒于設計人員的年齡階段不一樣，對信息技術電子化的掌握程度不一，故所有數字化檔案信息上崗人員都必須進行系統化的培訓，確保在操作過程中不會出現技術性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實性、完整性、有效性。
4.優化性：隨著電子化單軌道的普遍應用，需根據檔案建設管理類目進行軟件優化，確保在不同的工程需求下，滿足項目需求。
我司是國家級的甲級設計院，市場面對全世界，我們的CAD協同設計平臺不能與其他單位電腦系統形成對接。尤其是軌道設計部門，往往會涉及到幾個設計院一起進行共同設計，每一張圖紙都要相互會簽，為了配合總體會簽，現階段我們仍舊執行“雙軌制”，直接打印紙質圖紙，把紙質圖紙拿去評審會簽后，再把簽字齊全的完整版圖紙提交到檔案室，檔案管理人員把圖紙掃描上傳形成電子檔案，紙質的圖紙再入庫保管。所以現在不可能真正做到無紙化的“單軌制”。但隨著檔案操作制度的不?嗤晟埔約笆諧∏魘頻謀厝恍裕?我司的檔案管理必然會歸于單軌制。
篇8
[關鍵詞]檔案信息化 優勢 對策
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2012）10-0057-01
21世紀，是知識的時代，信息的時代，網絡把整個世界連成一個地球村。在這種大的時代氛圍中，無論是黨政機關的辦公，公司企業的洽談，還是學校的教育、教學，都離不開檔案管理，而目前的檔案管理已日漸走上了信息化道路。 所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。在檔案管理中，實現信息化管理較傳統的管理方式，有它得天獨厚的優勢，但由于處于管理方式的轉型中，又有它的難處，為此，我們應該積極探索檔案信息化管理的對策。
一、檔案信息化管理的優勢
（一）時間、空間優勢
傳統的檔案管理，主要用紙質的檔案，并存放在專門的檔案室中。實現檔案信息化管理后，不需要更多的存放檔案的空間，檔案都存貯在電腦當中，或者刻錄成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保證資料的完好。利用這樣的信息化管理，不用考慮檔案紙由于時間長而造成的損壞。因此，這種管理方式既能保證較長時間地保存檔案，又可以節約空間。
（二）利用優勢
實現檔案的信息化管理，可以把檔案設置成不同的訪問級別，并進行分類。各個部門可以根據需要和訪問級別，在最短的時間內查找到所需要的資料。這樣既可以節約查找的時間，又方便利用。
二、實現檔案信息化的難點
（一）技術上的難關需要突破
在實現檔案信息化的過程中，既要實現檔案信息的數字化、網絡化；又要實現檔案信息接收、傳遞、存儲的一體化，實現檔案信息高度共享，這就需要技術上多方面的配合，因此，檔案管理是一項復雜的系統工程。目前，正處向信息化發展的過程中，有許多技術難關需要解決。只要突破技術上的難關，才能真正實現檔案的信息化管理。
（二）檔案管理人員的業務素質亟待提高
進行檔案信息化管理的時候，需要從事這一管理的人員具有現代化管理知識。然而從年齡結構上來分析，從事檔案管理的人員中，年齡大的人員占多數，這就給檔案管理迅速實現信息化帶來了困難。
（三）安全管理制度需要完善
隨著檔案管理逐漸實現信息化，信息安全問題成為一個重要的問題。一方面，信息安全受到來自“黑客”的攻擊；另外一方面，存在著管理人員忽略安全，泄露信息的狀況。
三、促進檔案信息化的對策
（一）解決技術上的難題，加強檔案信息的標準化建設
檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力，這需要全方位技術的協調工作。因此，在技術上要請專業的技術人員來指導操作，同時要協調好網絡管理部門、信息采集部門、檔案管理部門的關系，達到相互配合，高效工作。
（二）盡快提高檔案管理人員的業務素質
檔案信息化涉及數字化檔案信息資源、計算機網絡、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。對于檔案管理人員而言，首先達到的業務目標就是能熟練運用信息工具，這需要他們掌握計算機理論知識和運用技能。其次，需要檔案管理人員能夠捕捉檔案信息，不僅為本部門的人員提供檔案資源，也需要熟悉網上的檔案信息資源，引導需求者獲得更多的檔案信息。再次，檔案人員需要具備提煉、加工檔案信息的能力，因為，檔案利用者更需要“精要”信息。
面對目前檔案管理人員的現狀，一方面，應該積極吸收檔案管理專業畢業生從事這一管理，因為他們具備相關的專業知識。而且，他們有更多的精力來接觸新鮮的事物，更方便學習最先進的檔案管理方式。另一方面，對現有的檔案管理人員要進行集中培訓，達到短期內提高業務素質的目標。
（三）加強檔案信息管理的安全建設
檔案具有保密性的特點，因此，在實現檔案信息化的過程中，首先需要解決技術上的“保密”功能，設置不同級別的訪問權限。同時做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和別有用心的人盜取檔案資料。其次，要注意培養檔案管理人員的“安全意識”，不可以“有意”或者是“無意”泄露檔案信息，提高“保密意識”，以保證檔案信息的安全。
【參考文獻】
[1]雷亞旭.檔案信息化建設的管理與改進.實用醫技雜志，2006年4月，第13卷，第7期.
篇9
無紙化檔案管理，是指利用現代化的網絡電子技術進行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行檔案業務以及事務處理。有些單位和團體從二十世紀末就計劃并開始實施無紙化辦公。無紙辦公，即不用紙張而辦公。在無紙化辦公環境中，計算機、應用軟件、通信網絡是三個最基本無紙化辦公本的要素。盡管未來幾十年之內還不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數字或電子的形式儲存和發送，所以未來將會使我們越來越走向無紙化辦公，無紙化的檔案管理也相應提高和普及。
一、電子檔案的優點
有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動化和現代化的網絡電子技術普及的今天，無紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會進步必然的趨勢。電子檔案可以彌補紙質檔案的很多方面的缺點，易學易用、具有一般計算機水平的工作人員便可以利用電子設備輕松進行檔案的收集、整理、 統計 、歸類、 編號和存檔 。這一切只要一個小小的移動硬盤就可以完成。它的優點是：節能降耗、一張紙呈現的不單是物質能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進行的瑣細工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術允許的情況下，可以簡化工作環節，節省辦公成本，提高辦公效率。 全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續發展所必須關注的問題。 據市場分析家報告指出、紙張的用量， 每年增長率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節能環保而且傳送速度快 、優化管理流程，甚至連個人或領導的簽名都可以在網上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動畫，根據需要可第一時間發送， 體積小、 基本無重量 、對存放的條件要求適中。
二、資源共享
隨著無紙化辦公在檔案建設管理中的應用和普及對有些檔案資源的電子檔案整合后在網絡情況下實現檔案內部資源共享。一是建立檔案內部的局域網。在全國范圍內 、建立和逐步完善系統內檔案局域網，實現全國聯網構建全國檔案信息平臺。二是 打破單一格局橫向發展實現信息資源共享。打破檔案、 圖書 、情報等有關信息部門各自為陣的局面，把各企事業單位系統信息加以整合，實現檔案、 情報、 圖書等一體化系統管理，建立一個完整的檔案信息系統。三是建立信息網絡服務中心。隨著檔案內部信息網的建立和完善，檔案部門應充分利用各部門內部的網站和自己制作的網頁積極收發相關信息和數據，以便服務廣大用戶，達到資源共享的目的。四是建立自動化網絡信息接收系統，實行統一標準的電子軟件，以便及時自動接收和發送最新的相關信息。
三、完善管理制度
當然，無紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說，容易被修改、對溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴格的管理制度是非常重要的。
1.為了加強系統單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發利用，更好的為系統單位發展和實施資源共享服務，根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合本系統單位的實際，特制定如下規定。
2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責
2.1 電子文件是本系統單位開設的一種獨立的檔案門類和載體，應加強領導和監管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門負責。
2.2電子文件應按制度嚴格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效的利用。
2.3電子文件一定要實行集中統一管理。檔案室要配備與業務部門相兼容的計算機軟件和系統，使歸檔的電子文件能有效的識別和自動收發。
3.電子檔案歸檔方式
3.1檔案部門根據要求，在應歸檔的電子文件產生時打上相應的標記，把經辦過程中的情況記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內處理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。填寫必要的著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。
3.2歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、提名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄內容，歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案管理著錄規則的基本要求。
4.電子文件的移交與保管
4.1電子文件在每年定期將上年度應歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時要做到數據完整、內容準確、安全利用、編目規范、賬目一致、手續清楚、移交清單根據需要一式多份，交接雙方簽字后各執一份。
4.2單位檔案室負責電子文件歸檔前的監督、指導，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。
4.3入庫的電子檔案，每年要機讀和定期殺毒，發現問題及時補救。
4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備，室氣溫要適度，不能太低也不能過高。
5.電子文件的提供和利用
5.1對于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時使用復制體，互聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。
篇10
一、檔案“雙套制”概念
目前來說，學術界尚未對檔案“雙套制”的概念給出統一定論。1998年，馮惠玲教授將檔案“雙套制”劃分成兩個層次：電子文件轉成紙質文件的雙套制以及紙質文件到電子文件的雙套制。在本文研究中，檔案“雙套制”概念指的是：同一分文件的紙質版本與電子版本共同存儲、共同利用的狀態。
二、檔案“雙套制”管理中的問題
1.對“雙套制”管理認識不足
人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知必然會促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國企事業單位對“雙套制”管理認識不足，特別是在紙質檔案轉化成電子檔案的過程中，不少人存在多種認識誤區。例如，有人認為檔案電子化發展是勞民傷財、盲目追新的項目，有人認為數字化開發只是技術人員的任務，還有人誤將館藏數字化直接等同于檔案數字化等等。上述誤區的存在，成為“雙套制”發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在館藏數字化過程中的具體工作，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性，單純地為數字而數字化；二是由于檔案管理人員對“雙套制”管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，加之缺乏具體管理經驗，從而出現多種管理行為問題。
2.歸檔范圍不清
更好地利用檔案、保證重要檔案的可靠性與安全性，是檔案“雙套制”管理的主要目的。如果不對檔案進行區分，將日常檔案與重要檔案置于等同位置，對所有檔案進行雙套備份，過猶不及。具體工作中，檔案管理人員應該視綜合檔案的重要程度以及檔案來源決定是否進行雙套管理。檔案“雙套制”管理主要是針對具有保存價值、經常使用的文件，只有劃分清楚檔案“雙套制”管理的工作范圍，使重要檔案處于雙套安全管理范圍中，才能充分發揮檔案“雙套制”管理的重要作用。歸檔范圍的合理劃分是檔案“雙套制”管理的棘手問題，如果歸檔范圍過大，會導致不必要的人力資源、物力資源浪費，加重檔案室工作負擔；如果歸檔范圍過小，又容易使某些重要檔案陷于被遺失銷毀的境地。
3.未充分發揮電子文件的優勢
由于電子檔案、紙質檔案之間的過渡較大，很多紙質檔案還沒有被錄入為電子檔案，導致電子文件優勢尚未充分發揮。目前來說，已建立檔案“雙套制”管理的單位，其電子檔案、紙質檔案分別建立在各自系統之中，尚未建立兩者之間的聯系，這就大大削弱了兩種檔案之間的互補優勢。例如，部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法達到一一對應的關系，這勢必會影響檔案的綜合利用程度。這種無法優勢互補的檔案“雙套制”管理，相當于直接將兩份完全一樣的檔案并列保管卻沒有建立兩者之間的聯系，這樣與建立該制度的初衷相背離，白白造成了大量資源被浪費。
4.轉化格式問題
轉化格式問題也是困擾檔案“雙套制”管理的重要問題，例如，某些電子文件在轉成紙質文件后，會直接改變其原來格式，印章、批示等很多內容無法顯示；視頻、聲音等檔案無法直接轉化成紙質文件。某些紙質文件轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。如果這一問題得不到有效解決，那么，將會直接削弱檔案“雙套制”的法律效應。
5.檔案管理人員素質有待提升
檔案“雙套制”管理需要復合型人才的支持，目前來說，我國檔案管理人員素質有待提升。部分檔案人員缺乏完善的檔案管理基本知識與技能，還有部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術。由于缺乏綜合性人才的支持，嚴重阻礙了檔案“雙套制”的健康發展。
三、n案“雙套制”發展對策
1.重視原始記錄
電子文件易更改的特征使人們對檔案原始記錄的重視程度有所降低，在新時期，如何看待檔案這一基本屬性是檔案“雙套制”管理得以實施的前提。若想促進檔案“雙套制”順利開展，就必須加強對電子檔案與紙質檔案的綜合管理，做好兩方面的協調工作，重視電子檔案、紙質檔案的統籌發展，以更好地實現檔案的應用價值。因此，我們必須及時更新對電子檔案原件的認識，強化電子檔案原始記錄管理。具體來說，可從如下方面入手：①嚴格執行《電子檔案管理規范》等國家相關法律標準，嚴禁越權操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。②加強計算機網絡安全配置管理，定期進行網絡維護，及時查殺病毒，保證網絡完全。③做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護層中，并將其放在安全、穩定的環境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等的干擾。重視原始記錄，保證檔案原始記錄的完整與安全是我們面臨的首要任務，其直接關系到檔案憑證的法律價值，在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作，并形成長效運行機制。
2.完善“雙套制”管理制度
首先，確認檔案“雙套制”發展運行的主體。基層檔案部門才是現階段我國實施檔案“雙套制”發展的最佳主體和場所，其可充分發揮自身優勢，最大限度地發揮檔案管理的作用。檔案部門不僅是數字化工作的中心，也是檔案“雙套制”發展的主體，在其具體運行過程中，工作人員必須制定相關標準、加強監管，做好前端控制，進一步促進檔案“雙套制”的健康發展。
其次，確定管理模式。目前來說，我國檔案“雙套制”管理體制主要是分散式管理與分段式管理兩種模式。分段式管理是指由不同部門負責，這種方法容易導致各部門工作脫節、各自為戰的局面。分散式管理模式指的是不同檔案歸屬于不同的檔案室管理。從整體上來說，我國檔案“雙套制”管理體制混亂，各部門協調不力，很容易出現檔案丟失、檔案泄密等問題。當前，我國存在多種檔案進館保管方式，雙套制管理模式應用非常廣泛。例如，上海市政辦公廳已實現了文件處理、歸檔保存全面雙套管理模式。我國《電子文件管理規范》明確指出，具有永久保存價值的電子文件在歸檔時應保存紙質版本與電子版本。故而，筆者認為這一管理模式將成為未來檔案管理的主要模式。
再次，制定檔案“雙套制”發展具體措施。各部門在制定檔案“雙套制”發展具體措施時，必須本著求實、有效、合理原則，切實做好具體措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具體過程中，要杜絕極端想法，檔案指導部門必須充分做好自身工作、負起應有責任，對檔案“雙套制”發展提出針對性建議，從而促使各項管理工作步入正軌。
最后，加強電子文件信息管理平臺的建設力度。對于檔案“雙套制”發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強對電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各層檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員之間的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
3.完善相關法規標準建設
首先，加強領導支持。加強領導支持是做好檔案“雙套制”管理的基礎。在新形勢下，各級領導必須高度重視做好檔案“雙套制”管理的建設力度，明確法律法規建設對做好檔案“雙套制”管理的重要意義。在提高認識的基礎上加快標準體系建設力度，并積極與國際社會接軌。
其次，在法律法規標準體系建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：①安全性原則。只有保證檔案管理的安全性，才能充分發揮檔案“雙套制”管理的重要價值。②實事求是。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身館室發展的標準策略，切忌一刀切。③利益平衡。在雙套制法律法規體系建設過程中，相關人員必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息進行確認，按照權利義務相平衡的原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者的利益最大化。④透明性。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學性原t，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
4.無紙化發展
檔案管理的最終目的是服務大眾，在現代化社會中，人們更希望通過電子系統與互聯網查詢自己想要的信息。而視頻檔案、電子檔案等多媒體形式更好地滿足了人們對檔案獲取的需求。隨著信息化時代的到來，未來檔案不再是單調的文字表述，而是表現為動畫、圖畫等多媒體形式。筆者認為，在檔案保管條件、保管技術日益完善的當代，多媒體檔案、電子檔案、紙質檔案將呈現三足鼎立局面。
