工程檔案管理制度范文

導語：如何才能寫好一篇工程檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、總則

一、為了加強TQ－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》以及有關各類檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

二、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責

經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

（一） 主管經理

1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，并負責監督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

四、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。

二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

三、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

1、歸檔文件、齊全完整；

2、分類清楚，保持聯系；

3、題名確定，容易查找；

4、卷內排列，系統條理；

5、保管期限準確；

6、密級劃分恰當；

7、藍圖折疊，符合要求；

8、卷皮書寫，正楷整法；

9、案卷裝訂，整齊美觀；

10、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設項目完成后三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續。

八、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

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關鍵詞：建設工程；質量監督；檔案管理

建設工程檔案管理是建設工程質量監督的前提，做好建設工程檔案管理工作，不僅可以做好建設工程的記錄工作，還為建設工程質量完善提供了重要的依據，做好建設工程質量保障工作。

1加強建設工程質量監督檔案管理的意義

1.1有助于建設工程質量提升

建設工程檔案記錄了建設工程整體環節的所有活動、數據與結果，是建設工程施工的見證。做好建設工程質量監督檔案管理工作，可以幫助建筑行業進行建設工程招投標過程、施工工程、工程質量檢測過程的分析，總結建設工程總體環節的優缺點，為建筑行業進行建設工程過程完善，提供了重要的數據，有助于建設工程質量的提升[1]。

1.2有助于工程監督效率提升

建設工程檔案管理反映了建設工程的施工情況、施工進度與施工質量，為質量監督管理提供了重要的依據，相關部門可以結合建設工程標準，以建設工程實際施工情況為基礎，結合檔案記錄內容，進行質量監督工作的開展，不僅可以節省質量監督管理的時間和精力，還可以對檔案記錄內容的真實性進行檢驗，促進檔案管理工作與質量監督工程的順利開展。

2建設工程質量監督檔案管理中存在的問題

2.1認知不足

部分建筑公司并沒有認識到檔案管理對于建設工程質量監督的重要性，導致工程檔案管理工作存在諸多問題，一是檔案管理人員認知不足問題，部分檔案管理人員并沒有根據工作規定，進行日常檔案管理工作開展，導致工程檔案信息記錄不及時，很容易出現檔案信息丟失問題。二是管理工作不健全，部分建筑公司檔案管理人員，在工作變動時，并沒有做好檔案管理的交接工作，導致工程檔案管理出現銜接不當問題，降低了過程檔案管理的質量[2]。

2.2規范性不足

建設工程檔案對于檔案內容的真實性要求更高，它需要相關工作人員根據建設工程的實際情況，進行檔案信息的記錄、完善、整理與歸檔，以保證檔案記錄內容可以真實反映建設工程情況。因此，建設工程檔案填寫的規范性要求較高。但是，由于建筑工程的復雜性，相關工作人員并沒有根據檔案記錄規范性的需求，進行導致工程檔案記錄工作存在諸多問題，不僅影響了檔案管理工作的正常開展，還可能會出現檔案記錄內容真實性不高的問題，影響建設工程后期工作的開展。

2.3應用性差

工程檔案對于建設工程質量提升具有重大幫助。但是，在實際應用中，工程檔案并沒有發揮實際效用，對于建設工程的幫助較小，導致這種現象出現的原因:一是由于工程檔案內容的雜亂性，相關工作人員沒有按照規范性要求，進行檔案信息的記錄與整理，導致建設工程在依據工程檔案進行工作完善時，無法找到重點。二是質量監督重點不突出，相關工作人員無法借助工程檔案進行質量監督工作的開展，導致工程檔案的實用性差。三是缺乏統一的地方標準，我國各地區對于工程檔案內容的要求不統一，相關工作人員沒有統一的標準進行工程檔案內容的完善，導致工程檔案內容雜亂，對于建設工程的幫不高。

3加強建設工程質量監督檔案管理的方法

3.1提高認知水平

建設工程質量監督人員應當提高自我認知，認識到建設工程檔案管理對于質量監督的重要性，不斷根據監督工作需求，加強對于建設工程檔案管理工作的監督，保證建設工程檔案管理工作的順利開展，從而提升建設工程檔案管理水平[3]。同時，建設工程檔案管理人員也需要提升對于本職工作的重視度，認識到檔案管理工作對于建設工程的重要性，不斷根據崗位要求，進行自我學習與完善，提升自身管理能力，做好建設工程檔案管理工作，為建設工程質量提升做好基礎。例如，建設公司可以根據質量監督管理需求，定期為質量監督人員與檔案管理人員開展培訓工作，通過培訓，不斷提升工作人員的責任意識，把質量監督工程與檔案管理工作相結合，使得質量監督人員和檔案管理人員可以根據工作職責，認真貫徹和落實公司布置的任務，做好建設工程的質量監督工作，不僅可以保證建設工程建設質量，還可以提升檔案管理水平，有助于建設公司建設水平的提升。

3.2檔案記錄及時性

由于建設工程具有內容多、范圍廣、施工周期長等多方面的特點，導致工程質量監督與檔案管理的難度性較高。為了保證工程檔案記錄內容的全面性與真實性，建設公司應當根據質量監督需求，不斷進行檔案管理制度的完善，通過制度對相關人員的行為進行約束，使其可以及時進行檔案信息的及時記錄，不僅可以保證檔案信息記錄的及時性與完整性，還可以通過檔案管理制度幫助相關人員進行良好工作習慣的養成，有助于檔案管理工作效率的提升。

3.3檔案內容規范性

建筑行業應到根據建設工程質量監督檔案管理需求，進行檔案內容的規范，統一檔案管理標準，為質量監督檔案管理工作的順利開展奠定基礎。首先，建筑行業可以根據質量監督管理需求，進行檔案記錄內容的明確，幫助檔案管理人員明確記錄內容，一方面可以保證檔案信息記錄、整理與完善工作的順利開展，保證檔案信息的真實、可靠。另一方面可以進行我國各地檔案內容的統一，為建筑行業質量提升做好更多的數據支持。其次，建筑行業應當根據內容規范性需求，進行檔案內容記錄格式的統一，規定檔案記錄信息的詞匯，一方面可以保證檔案信息記錄工作的有序開展，另一方面為檔案查詢與處理工作做好了前提準備，保證建筑行業后期質量完善工程的順利開展。最后，建筑行業應當根據質量監督工作需求，做好檔案內容完善工作的規范，要求檔案管理人員在進行檔案信息記錄的同時，做好信息真實性與完整性的檢查工作，杜絕缺、漏、錯等現象的發生，保證檔案信息的完整性與真實性，不僅可以提升檔案管理工作水平，還有助于建設工程質量監督工作的順利開展。

3.4檔案監督水平提升

建設工程質量監督工作具有很強的專業性與技術性，需要監督人員具備較強的專業知識、監督能力與職業道德素質。因此，建筑行業應當根據質量監督需求，提升工程檔案監督水平，提高工程檔案監督的深度與廣度，從而保證建設工程質量提升。首先，監督人員可以根據質量監督需求，做好監督前文件資料的熟悉工作，根據建設工程圖紙，進行監督工作內容與形式的確認，保證監督工作的順利開展。其次，由于建設工程內容不同，其質量監督側重點也存在一定的區別，質量監督人員可以根據不同工程，進行監督計劃側重點的調整，保證監督計劃符合不同工程質量檢測需求。最后，質量監督人員應當加大對于工程檔案的監督管理工作，根據工程質量監督的要求，對檔案的真實性與完整性進行監督，及時發現工程檔案中存在的問題，并提出相應的整改策略，保證工程檔案信息的真實性，為建設工程質量監督工作的順利開展提供更多的依據，有助于建設工程質量的提升[4]。

3.5管理模式的完善

建筑行業應當根據工程質量監督檔案管理的需求，進行檔案管理模式的完善，通過管理模式完善，為檔案管理工作的順利開展提供更多的便捷性保障，有助于提升檔案管理的效果。首先，建筑行業應當根據質量監督檔案管理工作需求，轉變管理理念，不斷進行現代管理模式的學習，根據質量監測檔案管理工作需求，結合實際管理情況，轉變檔案管理理念，有助于工程建設質量監督檔案管理模式的創新與完善。其次，建筑行業應當根據質量提升需求，不斷分析質量監督檔案管理模式中存在的問題，并結合現代化管理模式，提出合理化的解決方案，不斷提升質量監督檔案管理水平，有助于建筑工程質量監督工作的順利開展。最后，建筑行業應當根據質量監督檔案管理工作需求，進行檔案管理模式的明確，使得相關工作人員可以根據管理模式切實開展工作，做好檔案信息的收集、記錄、整理、歸檔與保存工作，為建筑行業進行建筑質量提升做好數據保障。

3.6信息技術的投入

建筑行業可以根據質量監督檔案管理工作需求，加大對于信息技術的投入力度，基于檔案管理工作效率提升的目的，進行企業內部信息技術的完善，借助信息技術進行檔案管理工作的完善，不僅可以提高檔案管理工作的水平，還為檔案數據的保存提供了更多的模式。一方面建筑行業應當加大對于信息技術的投入力度，根據質量監督檔案管理工作需求，加大信息技術的資金、人力與物力投入，不斷完善行業內的信息基礎設施，使得相關工作人員可以借助信息設備，進行建筑工程檔案信息的收集，縮短檔案信息收集與記錄的時間，保證檔案信息記錄的及時性。另一方面建筑行業可以通過信息技術，進行檔案內容填入的規范，保證相關工作人員可以在統一的模板下，進行建筑工程信息的填入，為后期相關人員進行信息的查找與應用提供更多的依據。同時，信息技術在工程質量監督檔案管理工作中的應用，也幫助相關工作人員進行檔案管理時間與精力的節省，促進工程檔案信息化的轉變，為檔案管理工作效率提升，提供了更多的途徑[5]。

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關鍵詞：合作醫療；檔案管理；新農村建設

為了解決我國長期以來存在的三農問題，尤其是重要的農村醫療衛生水平問題，我國推行了新的農村合作醫療制度。新農村合作醫療制度自從推行以來，取得了巨大的成功，中國上億農業人口的醫療衛生水平上升了一大截，農業社會發展水平持續改善，農村看病難、看病貴的問題得到了一定程度的緩解。為了加快新農村合作醫療制度更快更好的實施，合作醫療檔案制度的發展和健全成為了下一步的行動目標。

一、完善新農村合作醫療檔案管理制度的重要性

（一）合作醫療檔案制度對農村合作醫療制度有重要意義

新農村合作醫療制度是一個龐大的系統性工程，為了對億萬農民的健康狀況進行記錄，合作醫療檔案制度必不可少。新農村合作醫療檔案制度是新農村合作醫療制度的一個重要組成部分，是新農村合作醫療工作中的一個重要環節，一次落實完善新農村合作醫療檔案管理制度成為了每一個相關工作人員面臨的重要課題。

（二）新農村合作醫療檔案管理制度推進農村合作醫療制度的規范化

新農村合作醫療制度十分復雜和多樣，在工作實際中會面臨各種各樣的問題，尤其在農民當中利益牽扯巨大，事關千家萬戶的健康和幸福。想要又好又快地完成如此巨大的工作，必須讓新農村合作醫療制度走向制度化和體系化。新農村合作醫療檔案管理制度就是新農村合作醫療制度走向制度化的重要保證。

（三）新農村合作醫療檔案制度對于農村合作醫療制度的持續推動作用

我國國情復雜，人口眾多，尤其是廣大的農民仍然占據著我國人口的多數。解決農村發展問題不可能一步到位，要在工作實際中不斷地摸索，才能找到一條中國特色的解決農村問題的出路。在摸索過程中，需要把經驗記錄下來，留待參考，這就離不開新農村合作醫療檔案管理制度。

二、我國新農村合作醫療檔案管理制度的現狀

（一）農村合作醫療檔案管理意識不足

如今新農村合作醫療制度持續開展，參與其中的農民越來越多，工作量越來越大，工程的體量也在不斷地膨脹當中，但是對于農村合作醫療檔案的重視程度卻始終缺乏改進。基層執行人員把檔案管理當做是沒有必要的形式主義，工作敷衍了事，對于檔案管理工作的重要性缺乏明確認識，是的檔案管理工作無法有序開展。

（二）農村合作醫療檔案制度不健全

農村合作醫療檔案制度并不是一項簡單的工作，涉及到多個工作流程，所以需要一個全面完善的信息收集制度、檔案收納制度、信息調用制度和工作監督制度。沒有這些制度，新農村合作醫療檔案管理的工作就無法有效開展。只有打造規范化的工作流程，才能保證檔案管理制度走上長期發展的軌道。

（三）農村合作醫療檔案制度缺乏專業人才

再好的制度也需要高素質的工作人員來嚴格執行，但是目前農村基層檔案管理工作人員仍然普遍缺乏檔案管理人員所必須的工作素質。由于基層工作人員對于檔案管理制度不了解或者不重視，導致新農村合作醫療檔案管理制度中的許多條款和規定無法得到其實有效的執行，是的制度出現了漏洞，那么當初設計制度時的考慮和想法就無從實現。

（四）農村合作醫療檔案缺乏基本設備支持

新農村合作醫療檔案管理制度德爾執行需要比較好的硬件支持，隨著參與的農民越來越多，工作量越來越大，檔案數量也越來越臃腫，就需要更好的基礎設施來收集和儲存。目前，我國大多數檔案管理人員仍然在使用原始的書面方式，落實農村基層工作信息化勢在必行。

三、完善我國新農村合作醫療檔案管理制度的方案

（一）在思想上加強對農村合作醫療檔案的重視

只有思想建設跟上了，檔案管理工作才能夠順利開展。要加強思想學習和思想教育，樹立正確的新農村合作醫療檔案管理制度重要性的認識，讓廣大基層工作人員和參保農民能夠正確認識到檔案管理制度的重要性。

（二）加強相關專業人才的培養

要解決人才缺失的難題，必須從根源抓起，從頭培養合格的檔案管理工作人員。建設一支真正具有高水平的，適應農村工作實際的干部隊伍。也可以對現有的基層檔案管理人員進行專業培訓，提高他們的工作能力。新農村合作醫療檔案管理制度對于新農村合作醫療制度有著十分重要的意義，它關系到我國新農村建設能否正常開展。本文通過對完善新農村合作醫療檔案管理制度的重要性進行探討，分析了我國新農村合作醫療檔案管理制度的現狀，針對目前存在的一些問題，提出了一些有益的思考和建議。

參考文獻：

[1]張予宏,李瑩.2004年～2012年我國新型農村合作醫療檔案研究綜述[J].檔案管理,2013,04:72-73.

[2]沈躍.農村合作醫療檔案的形成與管理[J].蘭臺世界,2009,10:49-50.

[3]張靜靜.淺析新型農村合作醫療檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2013,05:95.

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(1)檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領導常常只重視工程建設的質量、施工進度、資金投入和生產安全，認為檔案與經濟效益無關，重不重視都無所謂。

(2)檔案工作與建設工作不同步。長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產生過程的控制和管理，造成“內外業不同步，內業資料缺乏及時、準確、真實和完整性。

(3)檔案管理機構和人員不到位。考慮到人員和經費等因素，許多工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網絡沒有建立，檔案室和相關設施設備缺乏，無法保障檔案的質量、安全;還有些單位雖然成立了相應的機構，但未落實到具體工作中，形同虛設。

(4)檔案管理制度不健全，雖然一些單位建立了檔案資料管理方面的制度，但是檔案管理方法和操作流程不規范，制度不健全，無法保證資料整編有效開展。主管單位的檔案管理部門沒有及時監督、檢查和指導，致使檔案資料不符合工程驗收的標準和要求。

(5)人員素質有待提高。從實際情況看，對高速公路建設項目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業方面的技術，還要要懂得檔案管理知識。在工程建設中，填寫施工技術表格、整理竣工圖紙及對資料的專業分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業技術知識。因此，提高項目檔案管理人員的綜合素質是非常必要的。

高速公路項目檔案的管理

(1)建立健全檔案管理機構。建設、勘察、設計、施工、監理等明確項目檔案的分管領導及各部門職責分工。建立與工程檔案編相適應的管理機構，配備專業的檔案管理人員，并完善內部管理制度，建立健全工程項目檔案管理網絡。

(2)制定檔案管理制度。從制度上抓好工程資料的形成與管理，有效的管理制度可以使檔案管理系統、全面、真實、安全的進行。檔案管理制度內容廣泛，可以包括以下內容:工作的目標、性質及管理體系;檔案的收集、整理和利用機制;檔案資料形成與歸檔部門;檔案的收集范圍、分類與保管期限。

(3)加強檔案人員的管理和培訓。采用多種方式，對參建單位檔案人員和相關工程技術人員進行分層次檔案管理、工程技術等培訓，使檔案管理人員優化知識結構，拓寬知識面。使工程技術人員掌握檔案管理知識，注重現代管理理論和方法等知識的學習，全面提高自身素質。增強服務意識，扎實工作，提高做好檔案工作的積極性和責任感。

(4)加強工程檔案安全性。工程項目檔案數量眾多，很多是紙質的材料且多數為唯一的紙質憑證。在傳遞過程和保管階段的保證檔案的安全是工程檔案管理的基本要求。提供設備、場地、經費，組織人員，建立工程檔案的安全管理網絡，防止檔案的丟失、破損，確保檔案的安全。要定期、定人進行檢查，杜絕安全事故的發生。

(5)建設單位加強監督指導，嚴格進行竣工驗收工作。從工程一開始就嚴格要求，把工作做到前面，對工程檔案工作實行全過程跟蹤，了解工程進展情況，主動配合各參建單位。要積極督促配合相關單位對工程檔案的嚴格把關。工程建成通車后，要抓緊檔案的整理和編制工作，盡快通過檔案專項驗收，使項目檔案真正完整，為高速公路的管理提供有效的服務。嚴格執行有關法律法規和技術標準要求，對不符合要求的文件材料，一律不予驗收。

結語

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檔案是社會活動和經濟活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀錄，這些檔案記錄了過去與現在發生的各種活動、組織機構調整等信息，成為了為未來各項事業發展作出規劃或進行各項決策的依據，或成為維護團體或個人合法權益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財富。建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。但是，在目前的檔案管理制度體系當中，還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業務的需要為導向，而很少兼顧到與管理制度相關的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標，沒有樹立起為社會服務的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

二、加強檔案管理制度體系建設

構建檔案管理制度體系沒有現成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統工程，需要做出認真規劃。在“向管理要效益”社會發展背景下，檔案管理效果的評價標準，已不再以上級部門或上級領導的標準作為依據，而取決于建立的檔案管理制度能否符合社會發展的要求，制度能否得到貫徹落實。當代的管理潮流是“創新”，檔案管理的“創新”首先體現在制度體系建設中的創新。如何實現檔案管理制度體系建設的“創新”呢？筆者認為應做好如下幾點：

第一，從開發“管理層”入手。檔案產生于各類社會活動和經濟活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護相關利益主體的合法權益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產。當前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經濟活動中重要性的認識，缺乏對提高檔案管理水平的切實舉措，這與整個社會發展趨勢及行政體制改革形勢不相適應。造成這種現狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應提高檔案管理層的現代管理意識，樹立檔案管理是服務社會、提高社會效益的理念。

第二，從管理“規范化”切入。“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設提供了必要的法律依據。完善檔案管理制度體系建設，就是要依據這一法令建立起適應社會發展需要的檔案管理規范。法令強調了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實現規范化的關鍵環節，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應在檔案管理制度體系中作出明確規范，使檔案收集管理目標落實到管理部門和具體負責人。

第三，從優化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理制度體系要想得到切實落實，檔案管理人員作為執行者具有關鍵性作用，檔案管理人員應在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環節認真執行各項管理制度。同時，要精通檔案專業知識，提高檔案管理的準確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點，檔案管理人員應通過學習掌握新知識、技術、以提高自身綜合素質。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認真查驗和及時收集，對發現的檔案信息源認真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發揮其應有的價值。做到以上幾點，才是符合現代檔案管理要求的檔案員。

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當今社會由于科技的不斷進步和更新，各種信息通過各種途徑向我們襲來，面對如此大量的信息，我們已經應接不暇了。于是人們想到利用科技的手段來接收這些信息，并且通過科學的引入，將這些信息進行分類記錄，在必要的時候還可以很好的利用，這便是順應社會法的數字化的信息管理。它的出現為我們解決了很多以往難以解決的信息管理難題，所以被廣泛的應用在任何領域。水利工程作為一項既環保又可以提供能源的綠色工程在經濟發展的潮流下受到社會的推崇，越來越多的水利工程開始投入進行。檔案管理特別是會計檔案管理對于一個工程建設來說是至關重要的，我們就需要建立完善的管理機制來提高水利工程中會計檔案的管理的水平。

1 數字化背景下的水利工程會計檔案管理的意義

水利工程在社會經濟發展中有著舉足輕重的地位，于是我們開始關注怎樣能夠推進水利工程的高效運行。檔案管理對于水利工程來說是很重要的，它記錄了工程中每個部門每個環節甚至于每個人的具體情況，能夠幫助工程在內部管理機制上有序進行，從而推動整個水利工程的進程。其中的會計部門掌握著整個工程的經濟命脈，但是對于會計檔案的管理卻是企業最容易忽略的。

會計部門是一個企業內部的核心，掌握財政大權。這個部門是由專業的會計人員組成的，在這里他們運用自己的專業知識來對整個水利工程的運行做著財政上的計劃和監督，對工程的每個環節需要的資金和實際花費的資金進行記錄和研究。他們還要根據工程的進度和規劃來靈活的對資金做出預算，包括對員工的工資發放。所有的這些工作都需要能夠精確的記錄下來，涉及到資金的數額，那么就要求記錄可以準確無誤，能夠大量記錄，這樣才能確保在研究的時候沒有失誤，并且可以充分考慮企業以前的情況，在這個基礎上做出更符合企業自身的財政規劃。所以說，對水利工程中會計檔案的管理對于水利工程來說是有著和重要的意義的。

2 數字化背景下的水利工程會計檔案管理存在的問題

雖然水利工程中的會計檔案管理對水利工程的發展很重要，但是實際的實行過程中卻存在很多的問題。

首先，我們國家對企業的會計檔案管理是有專門的規定的，但是水利企業中的會計部門幾乎都沒有按照國家的規定來對會計檔案進行管理。例如，國家規定了會計檔案要及時更新，每一年都要講會計檔案都要交給檔案管理部門，不能積壓往年的會計檔案。但是現在的很多會計部門并沒按這個要求去做，這就導致了會計部門的檔案量很大，特別的混亂，使得對檔案的管理很吃力。其次，水利工程企業對會計檔案管理的重要性認識不到位，很多企業還沒有認識到會計檔案管理的重要性，所以企業內部對這方面的管理機制還很不完善，也就造成對會計檔案的管理很沒有效果。再次，企業的會計檔案管理是由會計專業的人員來完成的，他們都具有專業的會計知識，但是對檔案的管理卻沒有系統的知識，也不一定會運用先進的信息化管理知識，只是做一些很淺顯的保存、記錄。這樣一來就會導致對會計檔案的管理缺乏系統的方法，也就不利于隨之而來的查詢、研究等工作的進行了。

3 如何做好數字化背景下的水利工程會計檔案管理

通過上面的分析，我們很清楚的看到了在實際的實行中會計檔案的管理還存在各種各樣的問題，這些都會影響企業對會計檔案的很好的管理，也就影響到了整個水利工程的運行。企業可以從以下三個方面來努力。

3.1 加強宣傳，提高國家規定的約束力

國家的規定對于企業來說是一個很好的約束，但是很顯然現在這方面的約束力并沒有起到很有效的作用。那么國家的檔案管理部門這些有關部門就可以發揮自己的作用了。可以在水利工程企業當中加強對水利企業檔案管理的宣傳，特別是水利工程中會計檔案的管理，推廣國家在這方面的規定。例如，相關機構可以定期到企業中去，通過開管理宣傳大會，錄制宣傳片等等方式來宣傳，讓企業認識到檔案管理是一項很重要的制度，有國家在這方面是有專門的規定的，企業應該充分重視這一點，并且要嚴格要求自己的企業按照國家規定來實行對會計檔案的管理。這樣國家的規定才能被水利工程企業更好的了解，也從主觀上重視對會計檔案管理，從而促進企業去實施這項管理制度。

3.2 建立完善的水利工程會計檔案管理機制

水利工程企業自身的努力是最重要也最有效的，這就要求企業可以從自身的管理機制著手。一方面，企業總體的管理機制要完善，從整體上來確保對企業的有效管理。對工程的每個領域都要涉及到，每個階段的權責要明確，責任細化到人，獎懲有度。只有企業整體的管理體制是完善的，才能為會計檔案管理這樣細化的管理制度的實施提供一個良好的背景環境。另一方面，企業對于會計檔案的管理也要設置相關的管理機制，對那些上有缺陷的管理體制要進一步去完善。例如，會計檔案管理設計到對信息的錄入、整理、保存、查詢、研究、上交等過程，在設置和完善會計檔案管理制度的時候要結合這些過程來進行，每個環節都要有明確的規定，讓環節之間環環緊扣，形成一個系統化的管理體制，這樣的體制才能真正發揮它的價值和作用。

3.3 提高會計人員的整體素質水平，增加對會計檔案管理知識的培訓

會計人員的操作是會計檔案管理制度實施的主體，他們的一舉一動都會直接影響對檔案的管理是否到位。這就要求企業能夠加強對會計人員的培養，提高他們的整體素質。一般的會計人員是具備會計專業的知識的，這點我們無需擔心。重要的是要對會計人員進行會計檔案管理知識的培訓，讓他們能夠認識到對檔案的管理是需要有專業知識的指導的，是需要對數字化管理知識有一個深刻的認識的，不是簡單的記錄和保存，從而規范他們對會計檔案的管理行為。例如，定期對會計人員進行培訓，開設對會計檔案管理知識的講解課程，教授他們信息化的管理知識，讓他們和其他企業的會計人員多進行專業上的交流，從而提高自身的專業素質水平。

篇7

1樹立科技檔案服務意識，強化設備監理科技檔案管理工作

科技檔案是設備工程項目管理的基礎工作，科技檔案的質量好壞和完整程度影響到設備工程項目管理工作。設備監理是依據國家有關法律法規和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養科技檔案管理人員的服務意識和調動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學、更實用，為設備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設備監理科技檔案管理制度，規范科技檔案工作

設備工程項目管理科技檔案是一個動態的過程，這一過程的目的和結果都是需要建立真實、完整、系統的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環節都需要有符合設備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設備監理工作程序，實現動態管理和績效考評，才能客觀反映設備工程項目管理的完整面貌，為設備工程建設項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現合理性、有效性。建立的設備監理科技檔案管理制度和程序需要考慮設備工程建設項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現實用性、科學性。依據GB／T26429－2010《設備工程監理規范》，建立的設備監理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發揮制度的指導性和規范性。③科技檔案管理制度要具有權威性。建立的設備監理科技檔案管理制度既需要有效執行就要監督落實，因此制度在執行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現制度的權威性。

3加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質

做好設備監理科技檔案，加強業務學習，提高自身文化素質和業務素質是保證科技檔案管理工作的需要。科技檔案管理人員的綜合素質和管理水平決定著設備監理科技檔案管理質量的好壞，因此需要加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業知識繼續教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結構，培養較強的檔案技術能力，同時重視信息技術和網絡知識的教育培訓工作，以適應設備監理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業務交流。同時參加設備監理單位之間的業務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質教育和自身修養的培養，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養的培養，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創局面。④注重加強質量管理知識的培訓和學習。設備監理科技檔案是設備工程項目質量管理中的重要環節，完善的設備監理科技檔案可以為公司質量體系認證提供原始憑證和法律依據，也是公司通過質量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質量管理知識的培訓和學習。

4加強設備監理科技檔案基礎設施建設，提高檔案的利用價值

科技檔案的利用是實現科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發展的力量源泉。豐富的，高質量的設備監理科技檔案是檔案管理的基礎和前提，科技檔案資料匱乏、不專業、不系統、不準確、不完整，就難以保證設備監理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強科技檔案的基礎設施建設工作。①科技檔案管理人員要轉變思路，不斷創新，深入設備工程項目現場，根據實際需要和設備監理工程項目程序和工作規范到項目和制造廠家對各監理項目和監理人員進行指導，了解工程進度，幫助項目部和監理人員做好基礎資料的形成、整理、歸檔工作，確保設備監理科技檔案完整、準確、系統地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎性工作。豐富的、高質量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統、不規范、不準確、不完整、不專業是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應當了解設備工程技術資料和設備監理工作內容、范圍，按照科技檔案管理專業方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確保科技檔案基礎性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強基礎設施建設，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應設備設施以順利開展各項職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設備監理單位要根據檔案數量和檔案內容重要程度，完善科技檔案設備設施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進而確保科技檔案資源體系的建設，促進檔案規范化管理工作不斷深入開展，與時俱進。④加強科技檔案信息化管理，實現科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實現信息化管理，需要用現代化的管理手段，對科技檔案進行信息存儲、檢索、利用公司網絡平臺實現科技檔案信息網絡化管理，從而實現科技檔案資源共享。⑤加強科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網站、局域網、微信群等現代化辦公條件，從檔案基礎知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現科技檔案開發利用所產生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。

5結束語

篇8

現代工程項目管理經過長期的工程實踐形成了獨具特色的管理體系，作為該體系的一個組成部分，檔案管理工作也是根據工程項目的實際需要應運而生的，具有其不可或缺的重要意義。檔案管理工作與勘察測量、方案設計等工作不同，不是立竿見影的產生直接效用，而是在整個工程項目的實施過程中發揮綜合作用，具有多方面的實際意義:(1)檔案管理工作是項目管理中必需的輔助工作。檔案管理工作是針對工程項目過程中產生的各類具有保存價值的文件材料的收集、整理、保存工作，擔負著保證檔案材料的完整、安全的職責。因此，在廣義上，工程項目過程中任何具有保存價值的資料一旦產生，就進入了檔案管理工作的環節。無論資料是否立即在工程人員手中得到使用，檔案材料都已經是在檔案管理制度的管理范疇之內，應由專職的檔案管理人員或是正在使用檔案材料的工程工作者根據檔案管理的制度要求妥善保管檔案材料。從以上角度來看，檔案管理工作在工程項目管理中可以說是無處不在、貫穿始終的一項工作，它是占據了資料在產生與使用以外環節的工作，也是所有工程資料的最終歸宿。(2)檔案管理工作對于控制工程效率與質量具有重要意義［3，4］。大型工程項目涉及的學科面廣、持續時間長、工序眾多，整個過程中會涉及并產生種類繁雜的大量文件資料，諸如公司資質證書、項目合同、地質資料、施工設計、測量記錄、材料檢驗記錄、監理月報、竣工圖等等。這些文件材料對于工程來說是不可或缺的，而檔案管理就要對這些材料的管理負責，在這些材料產生后進行收集、整理、備份等等工作，在任何檔案材料有使用需求時保證能夠及時準確的提供材料，并始終確保材料不會損壞或遺失。關鍵材料的使用對于工程效率與質量管理的重要性不言而喻。通過合理的檔案材料管理，做好檔案的備份與轉手工作，能使各項工作及時獲取所需的文件資料，從而提高工程效率。通過良好的檔案管理為工程各項工作提供所需的完整、齊全、準確的文件材料是保證工程質量的基礎。(3)檔案管理工作面向未來，檔案材料具有進一步使用的可能與歷史價值。檔案管理工作不僅僅立足于現在，它同時是對未來未知可能的考量，而后一種作用正是檔案管理在現代管理體系中成為必備環節的原因。檔案材料進一步使用的可能，具有的歷史價值，對爆破施工企業來說其價值有著太多可能的體現方式，比如:在資質申請中需要用到企業過去的業績材料，在企業宣傳中需要以往突出成果的影像資料，在工程成果推廣應用中需要的以往的技術資料，在發生事故時需要調查生產施工的資料文件，等等。

2爆破施工企業檔案管理工作特點及存在的主要問題

2．1檔案管理工作特點

除了傳統的拆除爆破與土石方爆破項目的承包，許多爆破施工企業近年來更深入的參與到基礎設施建設工作當中。這種趨勢使得爆破施工企業的檔案管理工作由單一的爆破施工資料向多學科、多類別的資料管理轉變，因此具有如下特點:(1)基建工程檔案文件數量較大，品類較多［5］。爆破施工企業從事的主要工程項目是鐵路公路道路建設、地下工程施工、建設平場等等，其中很多工程都會產生大量施工圖紙、設計書等等各類文件。傳統的拆除爆破一般規模較小、施工單一，這些工程相較產生的檔案材料類別繁多、資料量大。(2)工程檔案管理工作涉及面較廣。大型工程項目一般是分段承包，同時設計、施工、監理等參與單位也各不相同，因此檔案的管理往往涉及到多家單位，需要一定的協調工作。同時，設計爆破的基建工程項目有很多關鍵性文件需要同時提供多份材料給業主、施工方、管理部門。(3)檔案材料保存價值高［6］。工程檔案材料是工程設計、施工、驗收等一系列情況的真實記錄，對于日后的質量檢驗、維護、事故調查、工程借鑒等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材這一危險源的制造、儲存、運輸及使用，受到國家的嚴格管控，保管好爆破施工的相關檔案材料也是確保企業安全生產及配合國家有關部門開展安全生產管理工作的需要。(4)檔案管理工作貫穿工程始終。隨著工程的推進，設計、施工等各方面的重要資料不斷產生，這些資料中的大部分文件在多個部門、不同時期會有使用需要，因此檔案管理工作需要實時跟進，不斷收集、整理，做好歸檔工作。

2．2存在的主要問題

爆破施工企業的檔案管理工作中存在著多方面的普遍性問題，事實上這也是我國工程檔案管理工作的現狀，具體來說存在著以下主要問題:(1)對檔案管理工作的重視程度不足，管理意識淡薄。企業追求經濟效益，講求效率與實效。因此，工程項目中能夠創造明顯經濟效益的各項業務便自然的受到重視。相比之下，檔案管理工作在工程質量及工程管理上的作用不具有直觀性，作為歷史材料保存的價值也具有時效性，其重要意義容易受到項目管理人員的忽視，于是在工程項目管理中便成為了受到普遍輕視的一環。特別是小型的爆破施工企業中，隨意的處置檔案文件，毫無管理意識，導致了檔案文件管理混亂，檔案文件遺失等問題頻現。(2)檔案管理制度不健全。許多爆破施工企業都未曾建立基本的檔案管理制度，各種重要的資料從產生開始都得不到妥善的管理，而是由內部工作人員隨意的使用、存放，檔案的收集、整理、歸檔沒有規劃，因此對保持資料的完整性與安全性帶來了很大的隱患。由于缺乏相關制度的規整，標準不能統一，檔案文件在分類整理、歸檔、存放等方面都存在質量問題。在檔案管理工作涉及多家單位的情況下，檔案管理制度缺失帶來的問題更是尤為突出。(3)工作人員檔案管理的水平、責任心不足。由于企業漠視檔案管理、制度缺失，也導致了檔案管理工作人員工作質量的低下。工程檔案的管理工作是一項復雜體系工作，但是目前爆破施工企業中大部分檔案管理人員并不具備檔案管理所需的基本知識，工程檔案材料的管理人員往往也由其他工作人員兼職，同樣不具備相應的專業素養。實際上大部分爆破施工企業缺乏具備專業水平的檔案管理工作技術人員。

3檔案管理措施建議

從爆破施工企業工程檔案管理的現狀來看，檔案管理工作存在的問題是長期以來漠視的結果，并不是一朝一夕能夠改變的，同時也需要在多方面進行改進，本文對此提出以下針對性措施:(1)加強宣傳教育，提高爆破施工企業對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作問題的根源就在于沒有形成良好的管理習慣，工作人員檔案管理意識淡薄。大部分人將檔案最后的歸檔視作檔案管理工作的全部，而沒有意識到資料自產生時就已經進入了檔案管理的范疇之內。因此，需要在企業內部展開宣傳，扭轉漠視檔案管理工作的觀念，使員工充分了解檔案管理工作所具有的現實及歷史意義，從而在工作中能自覺重視。爆破施工企業的管理人員更有必要認識到檔案管理工作所涵蓋的范圍與意義，切實作為一項重要的工作來進行。(2)建立健全檔案管理制度。良好的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基本前提。爆破施工企業應當依據國家對于工程檔案管理的相關規章制度，同時結合實際需要，建立完整、嚴格的制度，對于檔案管理的收集、整理、編目、保存、檢索等做出細致的規定，在制度上使檔案管理工作有章可循，并可以通過獎懲性措施提高員工對于檔案管理工作的責任心。同時，歸檔文件材料應當依據國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328—2001)等國家標準、行業標準的要求設定明確而統一的標準，從而確保歸檔文件材料質量符合要求。(3)進行培訓教育，提高檔案管理工作人員的職業素養。良好的檔案管理工作要求爆破施工企業的工作人員普遍具有必要的檔案管理知識，因此有必要采用統一培訓、文件教育等手段提高員工的相關知識與業務水平。同時，企業有必要培養具備足夠檔案管理工作素養的專職或兼職工作人員，并落實崗位責任制。由具體的檔案管理人員督促各個部門的相關人員，并根據制度確保歸檔材料的質量，能夠使企業的檔案管理工作盡快步入正軌。除人員外，企業也應當配備好檔案保存所需要的專用庫房及文件柜等硬件設施。(4)建立良好的檔案管理協作機制。工程檔案的管理工作往往涉及到多家單位、部門，因此與相關單位做好溝通工作，建立共識，并進一步形成良好的協作機制是工程檔案管理工作順利開展的需要。(5)做好檔案管理的信息化建設［7，8］。信息化是當今的時代潮流，充分利用計算機技術，采用先進的檔案管理軟件，建立完善的電子檔案體系，可以通過先進技術提高檔案材料的使用效率，采取多種載體的保存方式也利于檔案保管工作的安全性。

4結語

篇9

（1）建立了項目檔案管理機構和管理體制。明確了項目管理層中的檔案負責領導，并把檔案管理工作納入到項目部的議事日程，納入到項目部的計劃管理，納入到各部門工作人員的崗位職責、工作范圍。成立了項目部檔案室，配置了4名專職項目檔案人員，由總承包雙方各派資深檔案人員組成，同時還根據不同階段項目檔案管理的需要，聘請了2~3名臨時檔案員。在工程后期檔案突擊階段，項目部還從各部門抽調人員協助檔案室整理檔案，給予了檔案工作極大支持。此外，在領導關心下，根據國家相關標準配置了標準檔案庫房。（2）建立健全了項目檔案管理制度。根據工程項目統一領導、分級管理的工作原則，建立健全了項目檔案管理制度，完善了檔案管理體系，確保了總承包工程過程中檔案管理工作的全過程控制。項目部一成立，就在熟知并掌握國家、行業關于建設項目檔案工作的有關法規、文件及工作標準的基礎上，針對本工程項目文件形成的特點制定出各項檔案管理制度，如：領導及各崗位責任制、技術（圖紙）資料管理制度、竣工圖編制管理規定、工程管理文件編號辦法、工程竣工檔案整編規定、分包商資料移交管理辦法、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，聲像檔案管理制度、檔案庫房管理及借閱制度等，為規范管理項目檔案提供了制度保障。

2項目檔案管理的“超前介入”

項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產生、流轉的規律；監控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質量地向業主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業務能力較強的檔案專業人員的及時介入。總承包工程項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心的專業性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業主，監理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉的樞紐；還要協調各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數，檔案編制質量要求等）納入協議條款中，借助合同、協議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業主、監理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統一歸檔要求，統一文件編號辦法，統一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。

3項目檔案管理的“全過程控制”

項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統完整。其工作內容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業務學習，提高管理水平。總承包專職檔案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統，熟練掌握火電企業檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統一標準和要求。實行幫監結合，制定出獎罰措施。可以先由總承包檔案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續文件材料的分類整理有參照標準，達到規范統一。另外，要根據現場條件，建立符合《檔案館建筑設計規范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現象，認為檔案工作不直接產生經濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產同步；另外，由于各參建單位檔案人員業務素質參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內容不完整，文件格式不規范，文件編號不統一等現象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據著極其重要的地位，能及時發現問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監督和檢查的工作計劃。每月定時組織監理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發現問題并提出整改措施，列出檢查結論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監理專工和技術專工從案卷內容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發現的問題以整改通知單的形式下發，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查。總之，總承包方檔案管理人員只有經常“走出去”檢查監督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業主移交，確保高質量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經過設計、施工、安裝、調試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當第二臺機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業主驗收后，我們依照《火力發電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規程》的規定，聯合業主、監理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內，總承包方應根據《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當地檔案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內容、案卷數、圖紙張數等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續。

4項目檔案的“網絡化管理”

馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產生的文件材料數量大，流轉時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網運行，以各單位網站為節點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網絡體系，開發具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態管理系統，實現區域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統與業主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網絡查詢系統，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優秀的系統軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網絡環境下對項目檔案進行管理的巨大優勢。目前，網絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網絡環境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結合起來的統一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網絡化管理”的當務之急！

5結語

篇10

關鍵詞： 底圖檔案； 檔案管理； 檔案人員； 管理制度

中圖分類號： G271；G275.3 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）07-0056-01

底圖檔案是設計生產過程的原始記錄，也是一種設計文件，它不同于一般的檔案資料，既是設計人員智慧的結晶，又是企業用于曬制藍圖的底版、組織生產的依據。底圖與藍圖不同，它既不能折疊，也不宜裝訂。因此，對底圖檔案的保管和利用尤為重要。我院檔案室自1958年建院至今已有五十四年，館藏包括發電、變電、送電線路、院基建、其它工程、標準圖等各類工程底圖約有9萬余卷，近80萬余張，如此龐大的底圖檔案怎樣管理好、利用好，使之能更好地為生產一線服務，成為我院底圖檔案管理人員急需解決的一個問題。

一、根據底圖檔案的特性，建立規范的底圖檔案管理制度

底圖檔案是科技檔案的重要組成部分。底圖檔案是在工程過程中直接形成的，具有原始性的特點。最初底圖都是設計人員手工畫圖，隨著科技進步，如今是CID制圖，設計人員在電腦上就能繪制出需要的底圖。底圖注重最終版，而且是只留存一份，丟失或破損嚴重都會給再利用帶來無法彌補的損失，會嚴重影響曬出圖紙的質量，因此底圖檔案管理在企業中的重要性不言而喻。

為了管好用好底圖檔案，我院制定了底圖檔案管理辦法，并嚴格規范底圖的歸檔、利用、保管、作廢鑒定等一系列標準管理制度。細化了從底圖的歸檔、整編、調圖、置換、調用電子版、圖紙刮改、庫房排架、工作量統計、作廢等十幾個崗位管理操作手冊，而且工作全過程形成了一個比較完善的標準化管理制度體系，確保了底圖檔案管理制度的程序化、規范化、標準化。如設計人員需要進行底圖修改，必須先進行刮改底圖登記，登記內容包括工程號、卷冊號、圖號及刮改原因，并簽字。再如對需要銷毀的底圖要先進行載體轉換并登記造冊，提供給鑒定委員會，然后經院分管領導批準后，由檔案館制定專人監督銷毀。在庫房管理上，底圖庫房認真做好“八防”工作，定期打掃，保持庫房的通風、清潔，有專人負責檢查庫房的溫濕度，以保持庫房的良好狀態，并在庫房配備自動滅火設備，確保萬無一失。

二、運用先進科技手段，采取多種措施，提高底圖檔案管理水平，確保提供利用的底圖質量優

由于底圖庫存越來越多，保管負荷越來越大，傳統的人工檢索已經不能適應我院生產需要。人工檢索不僅降低了檔案的利用率，而且影響設計人員工作效率。為此，我院于2010年上線使用北京立思辰軟件公司提供的檔案管理系統軟件，使檔案實體管理和信息管理實現了計算機化和現代化。不僅把檔案工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，又能科學合理、有效地利用科技檔案信息資源，使設計人員能從種類繁多、數量龐大的圖紙中準確、快速檢索。對我院的底圖管理工作提供了很大的幫助，它具有檢索、查閱、瀏覽、統計等功能，且局域網上的數字檔案館能夠進行底圖庫查詢，便于設計人員查詢、檢索、瀏覽，并根據相應的角色功能設置了權限，提高了工作效率。如查閱一份工程圖紙，需要輸入工程號即可模糊搜索，然后再找到相應的卷冊進行查閱，操作簡便易行。

近年來隨著我院工程量的增大，生產任務急劇增加，每年底圖檔案歸檔量近10萬張，庫存壓力越來越大。為此，我院2008年下半年開始通過工程掃描儀將底圖進行掃描，并把它們轉化為電子文件，同時備份，既方便管理和利用，又大大節省了庫房空間。我院已建院54年，檔案室館藏的底圖檔案經過成千上萬次的翻閱、調用、拿挪及曬圖機的強光照射，其中許多標準圖、典設等常用活用圖已變黃、變脆，有的已破碎不堪，以致無法再次使用。為了解決這一問題，使其更好地為設計生產服務，我們采取了以下措施：

1.外委將底圖檔案通過掃描轉換成電子文件，同時異地備份保存一份。根據生產需要，可將電子文件制成二底圖或直接出白圖，從而實現舊底圖的翻新。

2.將部分頻繁使用的較破損標準圖、典設圖重新繪制成新底圖，由技質部牽頭，經生產部門的專工檢驗確認后，加蓋底圖圖章，替換舊圖，重新使用。

3.對已缺失的底圖，用藍圖去做二底圖，以備用。

三、對掃描圖進行查驗，精益求精

為了保證圖紙的準確、清晰、無誤，外委的底圖掃描后，在上傳到檔案管理系統的底圖數據庫的同時，也拷貝一份給底圖。我們安排專人負責檢查，檢查的內容包括：掃描圖與上傳電子版圖紙是否清晰、一致，圖號是否正確，歸入的工程與圖紙目錄是否一致等等。對有問題的圖紙，我們先借藍圖對照，然后針對出現的問題逐一解決，并重新掃描，保證上傳的電子文件與拷貝的電子文件、藍圖一一對應。不定時抽查掃描文件，隨機抽調電子版圖紙，直接做成白圖與藍圖對比，對照查看掃描后的底圖與原圖的比例，清晰度等是否一致，以達到出圖的最佳效果。

四、提高底圖檔案管理人員的綜合素質

（一）管理人員必須有極強的工作責任心。底圖檔案管理人員必須養成良好的職業道德和敬業精神，嚴格遵守檔案管理制度，規范工作流程。

（二）管理人員必須具有多元化的知識結構。需要學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科知識，為實現對檔案管理信息化、數字化提供儲備支持。通過不斷學習和加強培訓，來掌握先進的信息技術，從而達到科學管理的目的。

（三）管理人員必須具有良好的職業道德和端正的工作態度。良好的職業道德是保障檔案管理工作穩步發展的前提。不斷豐富檔案工作的宣傳教育，定期對底圖檔案資料的管理進行檢查考核，提高管理水平。

隨著近些年電子信息技術的飛速發展，建立數字化檔案館成為企業的迫切需求，我院正朝著這個目標發展，這就要求檔案管理人員要與時俱進，在掌握檔案專業知識的同時，還要具有更深厚的專業素質。全面掌握檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業的知識和基本技能。使檔案管理工作能更好地適應信息時代的發展要求，不斷學習了解與檔案相關的法律法規知識，應對新時期的新問題，發揮綠葉作用，作出應有貢獻。

參考文獻：

[1] 陳蓉，圖紙檔案的計算機管理[J].四川建筑，2008（03）.