檔案管理防控措施范文
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篇1
[關鍵詞]財務檔案管理；信息失真；預防；控制
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048
[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01
財務檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，做好財務檔案管理有利于保持企事業單位的穩定發展，并為各項關鍵工作提供重要的信息與材料基礎。然而當前在一些企事業單位財務檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對財務檔案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。
1 造成財務檔案管理信息失真問題的原因分析
1.1 管理層認識不足
在部分企事業單位中，由于管理層對財務基礎工作及財務檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務工作和財務信息的重要作用和價值，在財務基礎工作管理與會計人員專業能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術進行更新，導致財務工作整體質量得不到提高，財務信息質量得不到保障，造成財務檔案管理信息出現失真問題。
1.2 會計工作人員隊伍建設不完善
許多企事業單位在會計工作隊伍的建設方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業資質及專業素質未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質存在一定差異，部分工作人員在專業知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務工作的實際需求。同時，財務管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現代化的財務管理知識與相關法律法規，甚至存在財務信息造價和違規操作等問題，致使財務信息失真問題發生。
1.3 財務信息蓄意造假問題
部分企業為了逃避國家的相關稅收，竊取國家資產，往往制造企業內部虛假的經營業績，偽造真實賬簿，由此導致企業財務檔案管理信息失真問題。在利益的驅動下，一些企業內部嚴重違反國家相關的會計法律，改建的賬目內容不建全，賬目內容不按相應規定如實記載，單位內部管理混亂，財務收支失控；私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人、等等。
1.4 財會工作缺乏有效監管
我國對會計工作有著十分明確的法律規定與要求，但在一些單位內部，對財會工作卻未進行有效監管，或是缺乏獨立的監管部門，或是監管部門虛設，監管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規范，不能嚴格按照相關的規定和標準工作。而由于監管力度不足，對財務信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務信息失真問題得不到解決。
2 財務檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施
2.1 強化職業道德教育，構建健康的外部環境
財務檔案管理工作中工作人員的職業道德水平至關重要，因此，要加強財會工作從業人員的職業道德教育，可選取典型正反面案例，并結合我國當前的法律法規，多角度加強財會工作人員的職業道德素養，提升其職業操守與道德水平；同時，還應建立相關人員的信用檔案，采取信用評定機制，結合相應的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業人員的雙重約束作用，從而實現對財務檔案管理信息失真問題的有效控制。
2.2 完善現代財務管理制度，強化內部控制作用
首先，要建立科學的財務管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現假會計信息的可能性。其次，要根據現代財務制度建立內部控制措施。嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使會計業務處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協作、相互監督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務檔案經得起歷史的考驗。
2.3 完善相關立法與法律，發揮法制監督作用
法治型社會的建設是我國新時期的重要發展目標，因此，法制監督也應在財務檔案管理中發揮重要的監管作用，這就需要國家層面上加強相關立法工作，并對現有相關法律法規進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務信息蓄意造假和失真問題。對于財務信息造假等違法行為，應加大處罰力度，一經發現堅決對相關責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務信息失真問題的發生。此外，要確保法制監督與管理作用的良好發揮，還必須要進一步加強嚴格執法，提高相應法律法規制度條例的執行力度，確保各項執法工作落到實處，以警示財務工作從業人員和財務檔案相關的管理者和使用者，截斷信息失真發生的源頭。
2.4 加強現代技術的應用，科學防控信息失真問題
現代財務信息管理工作大都實現了電子化、智能化，計算機數據處理技術得到了較好的應用，在此基礎上可以通過對計算機財務管理系統的強化與完善，來提高財務工作及財務檔案管理工作的水平。如加強財務管理軟件的安全防護功能，強化權限管理，避免人為篡改財務信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術的應用，建立財務信息云數據庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內部財務信息的比對能夠及時發現信息數據失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務檔案的信息真實性。
3 結 語
本文首先對財務檔案管理信息失真問題的原因進行分析，之后針對財務檔案管理信息失真的防控措施展開探討，希望通過本文為我國當前財務檔案管理工作的有效發展與社會誠信建設提供一定幫助。
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疾病預防檔案管理有其重要性：第一，規范化、科學化的檔案管理，是疾病預防控制中心的一項基礎性工作。第二，檔案管理能為日后需要解決的問題提供歷史性的證明。目前的疾病預防檔案管理仍然還處于發展之中，還存在一些問題與不足，筆者將根據實際情況，針對存在的問題提出一些相關的應對措施，期望能夠進一步提升疾病預防檔案管理的水平，同時也希望可以促進疾病預防控制中心獲得進一步發展。
1.疾病預防檔案管理中的問題
1.1檔案管理人員的職業道德有所欠缺
檔案管理人員的職業道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應遵循的行為規范和必備的品德的總和，是調節檔案管理人員與他人、社會等關系時所必須遵守的基本道德規范和行為準則，以及在此基礎上所表現出來的道德觀念、情操和品質。它是一般社會道德在檔案管理職業中的特殊體現。
第一，檔案管理人員職業道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業道德能夠通過激發動力、評價優劣、調節行為來處理和調節各種利益關系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業道德對檔案管理人員的素養有調節和引導作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業素養。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業務能力和道德水平，加強自身修養是檔案管理人員職業道德品質的重要內容和應有要求。在檔案人員自身的修養過程中，職業道德具有調節和引導作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業成就感不強，工作態度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當等等。這些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業發展，而且不利于疾病預防控制中心的長遠發展，更不利于國家單位的形象建設。
1.2檔案管理信息化水平過低
21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發展之中，信息化不僅遍布整個國家的發展全局，而且與每個人的日常生活息息相關。當然，疾病預防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應該繼續存在，但是信息化的檔案管理也應該獲得快速發展，疾病預防檔案管理應該建立一個龐大的數據庫，這個管理數據庫不僅可以為疾病預防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發展之中，導致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發展水平決定的，一方面是傳統的檔案管理模式對現今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預防控制中心檔案管理現階段的發展，而且對未來的可持續發展也有阻礙作用。
1.3缺乏完善的檔案管理制度
沒有規矩不能成方圓，制度是一個組織內大家共同遵守的行為規范，它不僅可以保證組織的有效運轉，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規范，它可以保障疾病預防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關鍵在于執行，得不到很好執行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。
2.疾病預防檔案管理中的應對措施
2.1加強檔案管理人員職業道德的提升
針對上文提出的檔案管理人員的職業道德有所欠缺的問題，應該加強檔案管理人員職業道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業感、檔案管理所必備的服務意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統的培訓、邀請相關的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優秀工作者進行物質獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關的集體活動促進管理人員的事業認同感與成就感等等。兩者的結合可以更加全面地促進檔案管理人員職業道德的提升。
2.2提升檔案管理信息化水平
提升檔案管理信息化水平，首先需要轉變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統的檔案管理理念進行快速而正確的轉變，只有檔案管理人員成功轉變了信息化管理理念，后續的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統的培訓。引進專業的科技人才不僅可以將科學技術成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。
2.3加強完善檔案管理制度
一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調查工作，調查對象不僅要包括高層領導與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預防控制中心本著長期的發展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。
檔案管理制度的執行，要進一步完善監督體系，促進檔案管理制度的執行，提高職工工作的積極性。
2.4自覺提高業務技能
疾病預防檔案管理人員除了上述的一些工作之外，還需要自覺提高檔案管理工作的技能，以適應新形勢下檔案管理工作的新要求。新形勢下，疾病預防檔案管理較之傳統的檔案管理模式已經有了質的改變，主要是歸結于時代與社會的大發展。時代與社會的大發展與檔案管理是辯證統一的關系，一方面，時代與社會的大發展促進了檔案管理質的飛躍；另一方面，檔案管理質的飛躍反過來又促進了時代和社會的發展。在此情況之下，疾病預防檔案管理人員應該自覺提高業務技能。
篇3
【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；信息化
最近幾年以來，隨著互聯網的不斷普及，信息化建設已經成為各行各業主流的發展趨勢，檔案管理事業自然也不例外。對疾控中心來說，其本身的工作量極為龐大，尤其是對檔案管理工作而言，面對海量的信息數據，需要針對患者的個人情況實施整理，單純依靠人工整理往往難以有效保障精確性與工作效率。而通過信息化技術的應用，則能夠有效避免上述問題，能夠進一步簡化相關流程，使得工作量顯著降低，進一步提升檔案管理工作的效率。在相關部門的引導下，我國疾控中心檔案管理信息化建設通過多年的發展已經取得了一定的成績，與此同時，也暴露出一些不足，如何有效解決這些不足，進一步提升疾控中心檔案管理工作就成為社會各界共同關注的課題。
一、疾控中心檔案信息化管理存在的不足
（一）信息化基礎設施薄弱。檔案本身所具有的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網、性能良好的電腦、檔案數據庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發檔案管理專用軟件，加強檔案網絡日常維護管理工作等。然而，疾控中心檔案管理部門資金主要依靠財政撥付，資金撥付通常無法滿足檔案信息化管理方面的需求，使得信息化技術設施相對較為薄弱。
（二）管理制度存在滯后性。隨著檔案管理信息化建設的不斷深入，大部分疾控中心都在嘗試主動引入現金的管理方法與技術。然而，受到檔案管理傳統理念的制約，檔案信息化管理仍舊是沿用傳統的管理制度，沒有形成一套完善的管理體系，導致數據庫、資料以及信息管理方面都存在不同程度的滯后性。
（三）檔案管理隊伍綜合素質參差不齊。由于部分疾控中心對檔案信息化管理人才的重視程度不足，相關人才的培養與引進工作存在較大的滯后性，部分檔案管理人員往往身兼數職，并且沒有接受過系統的專業知識培訓教育，檔案管理隊伍綜合素質參差不齊，嚴重影響了檔案信息化管理工作的效率。
二、檔案管理信息化建設的措施與建議
（一）加強各項基礎設施的資金投入。1.硬件系統建設。疾控中心應當意識到硬件系統建設對檔案信息化管理的重要作用，為檔案管理部門爭取更多的資金投入，主動購入打印機、復印機、掃描以及高性能計算機等硬件設施。與此同時，針對疾控中心檔案管理工作龐大的信息資料，還應當購置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的作用。2.數據庫建設。對于之前保存的紙質檔案，疾控中心應當進一步強化檔案管理數據庫建設，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，提升疾控中心檔案管理工作的質量與精度。
（二）建立健全檔案信息化管理體系。檔案信息化管理與傳統的檔案管理工作存在巨大的差異性，倘若仍舊沿用傳統檔案管理制度，顯然會導致檔案信息化管理工作的效率下降。這就需要各個疾控中心綜合參考自身實際發展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規章制度，進一步明確檔案管理的數量、人員以及檔案室進入要求等，將責任進行細化，并落實到具體崗位，通過明確實際工作的操作章程，保障有關工作人員均能夠按照相關規章制度來開展工作，進一步提升檔案信息化管理工作的規范性。除此之外，疾控中心還應當積極制定一套與管理制度完全適應的獎懲方案與監管方式，獎罰分明，進一步提升檔案管理人員的服務意識與自覺性，通過一套完善的檔案信息化管理體系，促使檔案信息化管理工作質量的穩步提升。
（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，疾控中心檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，疾控中心應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，以此來帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平。
三、結語
綜上所述，作為政府疾病防控的重要單位，疾控中心檔案信息化建設不僅關系到疾控中心工作的質量，同時還關系到我國疾病防控事業的發展。這就需要疾控中心高度重視檔案信息化管理工作，針對當前檔案信息化管理工作中存在的不足進行系統的分析，同時制定針對性的解決對策，通過多方面舉措全面提升檔案管理工作質量，促進我國疾病防控事業健康、有序的發展。
【參考文獻】
[1]劉瑛,郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].職業與健康,2014(15):2193-2194;2197.
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篇4
1 疾病預防控制業務檔案兩級管理的原則
疾病預防控制業務檔案兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統一領導下，將疾病預防控制業務形成的技術檔案實行分為中心級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：
1.1 將疾病預防控制業務檔案納入中心檔案工作管理體系
同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會的統一領導，由中心檔案室負責具體組織實施。
1.2 將業務檔案分為中心、科兩級
對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案分別為中心級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。
1.3 中心級業務檔案管理
凡劃歸的中心級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統一保管和提供利用。
1.4 科級業務檔案管理
凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，并負責保管和提供利用。
2 中心、科兩級檔案范圍的確定
2.1 中心級業務檔案的劃分及范圍
在確定中心級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，中心級業務檔案的范圍有以下幾個方面：
2.1.1 業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。
2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。
2.1.3 重大事故、疫情暴發、中毒調查處理等有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。
2.1.4 各項業務工作的統計月報、年報。
2.1.5 省市級以上刊物上發表的業務論文。
2.2 科級業務檔案的劃分及范圍
我國各級疾病預防控制中心在日常業務活動中更大量地、且直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本中心管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預防控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監測材料的積累。這些常規性監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。
3 實行兩級管理的意義
3.1 中心級管理有利于疾控業務工作整體水平的提高
首先，中心級業務檔案管理可使中心檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于中心領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于中心級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交中心歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，中心檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全中心科研防病工作服務，有利于疾控機構科研工作的開展。第四，中心級檔案管理便于開展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國的疾控工作提供利用。
3.2 科級管理是有利于滿足疾控業務工作日常的需要
疾控業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。因此科級管理就可以及時滿足疾病預防控制的日常需要。
4 兩級管理的實施
4.1 建立切合實際的業務檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，中心檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國疾病預防控制工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科中心級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同中心級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。
4.2 加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務 學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。
篇5
關鍵詞：電子信息；檔案管理；事業單位；應用；風險控制
一、電子信息檔案管理在事業單位中應用的主要作用
（一）電子信息檔案管理符合時展的基本要求
在當前的社會發展形勢下，科學技術已經發展到了前所未有的高度，并且隨著科學技術的發展，各行各業的傳統工作形式也在發生改變。高速發展的科學技術催生了信息化水平的提升，強化信息化建設也已經成為當前許多行業發展的主要趨勢，檔案管理領域同樣如此。傳統的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數量的增多，管理工作的難度也呈現出逐漸加大的態勢，給事業單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質量低下的現狀，并且可以有效提升事業單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發展趨勢，促進了事業單位檔案管理工作的發展。
（二）電子信息檔案管理是事業單位的檔案管理工作得到一定程度的優化
在當前形勢下，事業單位檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業單位的檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業單位主營業務的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。
（三）節省了事業單位檔案管理工作的大量資源
在傳統的事業單位檔案管理模式下，管理質量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間，事業單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數的增加，會產生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發與利用[2]。此外，傳統的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。
二、電子信息檔案管理在事業單位工作中應用及風險控制措施
（一）建立一套科學完善的電子信息檔案管理工作模式
在事業單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的事業單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。
（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質量
在事業單位的檔案管理中開展電子信息建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數字，指導具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導意見[4]。
（三）及時填補事業單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事業單位的檔案管理工作中，應該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數據被不法分子利用和盜取，另一方面應該加強對檔案管理人員的培訓力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。
（四）提升事業單位檔案管理工作人員的整體素質
傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平，對檔案管理工作人員的素質要求并不高，但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才[6]。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，事業單位在引進人才的時候，除了需要引進專業人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓等方式，提升事業單位原有檔案管理人員的現代信息技術應用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業務密切相關，要經常性開展電子信息檔案管理方面的培訓，提升工作人員的信息應用意識，提升工作水平。
三、結語
綜上所述，事業單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風險控制措施給予重點關注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應積極制定檔案管理的風險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。
參考文獻：
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[4]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.
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【關鍵詞】檔案管理；疾控事業；規范化
【中圖分類號】R181 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）12-0558-01
疾控中心檔案不僅記載了本單位重要事件和歷史發展的過程，是研究疾病預防控制發展的重要資料，為今后發現和分析傳染病疫情的流行規律，防止疾病傳播提供了寶貴經驗。也記載了關乎人民群眾身心健康，關系社會和諧的重要信息，是民生檔案的重要組成部分，對推動疾病預防控制事業發展，增進人民身體健康具有十分重要的意義。只有加強疾控檔案的規范化建設，才能有效發揮其蘊藏在檔案中的豐富信息，讓檔案更好地服務于社會，并為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。
1 加強政治思想和業務學習，提高檔案工作者綜合素質
社會的發展、科技的進步要求我們檔案工作者不斷探索檔案管理的新思路、新方法。擁有一批高素質的新型探索檔案人才是當務之急[1]。
檔案人員的素質是多方面的，這是由檔案工作的性質和特點決定的。提高檔案人員素質，不僅是檔案業務工作的需要，也是檔案工作為經濟建設服務和長遠發展的需要。如果沒有高素質的人才，再好的物質條件，也難于發揮作用，再好的技術設備，也難于有效運行。因此，我們必須增強檔案人員的素質，切實提高疾控檔案管理水平，不斷適應疾控事業發展的需要。
1.1提高認識，充分認識檔案信息價值鏈 提高檔案工作人員對檔案工作的認識，加強思想教育、職業道德教育、理想與前途教育，使其熱愛本職工作。檔案人員要充分認識檔案是具有價值的信息資源，其價值體現在形成、管理和利用各個環節之間緊密形成，形成一個完整的鏈條――檔案信息價值鏈。
1.2加強檔案培訓工作 第一，培訓工作要長期化、制度化，只有這樣，檔案人員的知識結構和管理技能才能跟上時展的要求。第二，培訓內容要實用，做到與時俱進，跟上時代步伐。第三，培訓方式要多樣化。既可采取實體班集中培訓模式，還可以采用自學、上門指導、學術研究、業務交流、主題講座等個性化培訓方式。
2 加強領導、建章立制，促進檔案工作規范化
我中心自1991年檔案室成立以來，檔案工作從摸索起步，逐步走向規范化管理和現代化管理，檔案藏量日益豐富。歷年來單位領導都將檔案管理工作作為一項重要的業務工作來抓，實行檔案集中統一管理，把檔案工作列入中心發展規劃、年度計劃[2]。檔案管理人員以高度的責任心，圍繞中心的工作大局，工作重點，努力推進檔案事業的發展。中心制定了檔案工作崗位職責，明確了分管領導 、檔案室負責人和專兼職檔案員職責，健全了由中心檔案室和業務科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡。并根據人員的變動及時調整檔案管理網絡。我們結合中心實際情況，規范了不同門類檔案的保管期限及分類大綱，收集范圍，制定了立卷、歸檔、借閱、保管、保密制度，做到有章可循，保障檔案工作的正常開展，使中心檔案管理進一步規范化、合法化。
3 注重編研，充分開發利用檔案資源
加強檔案管理的根本目的是為了更好地開發利用，為疾控事業發展提供可靠的依據和保證。疾控檔案是反映疾病控制工作的歷史變革，是在疾病監測、疾病預防與控制、突發公共衛生事件處置與健康教育等工作貫徹實施的真實記錄，具有很高的利用價值。因此，我們把檔案管理的立足點放在開發利用上，檔案管理工作也由原始的收集、保管型向開發利用型轉型。中心檔案室充分利用檔案資源，積極開展檔案編研工作，編寫了《走進疾控――回眸60載工作》、《真情鑄十年 同心展未來》等各類高質量的專題編研材料。
疾控檔案規范化建設是一項長期復雜的系統工程，必須常抓不懈，才能更好地為疾控事業發展服務，更好地滿足人民群眾預防疾病、控制疾病的需求。在今后的工作中，我們將沿著“科學化、制度化、標準化、現代化，”的軌道建設好檔案，形成齊全、協調、科學的檔案管理工作體系。不斷推進檔案管理規范化，切實提高疾控檔案管理水平，不斷為疾控事業發展做貢獻。
參考文獻
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1 大數據對企業檔案管理工作的意義
基于計算機網絡技術的發展而形成的大數據技術，能對大規模的檔案數據資源進行分析與處理，挖掘海量數據中的有用信息，便于檔案信息的檢索和利用，對于企業檔案管理工作意義重大，主要表現為：
其一，使企業檔案管理更加智能化、人性化。大數據的技術分析能使檔案管理更具人性化和智能化，提高企業檔案信息服務質量。大數據分析技術能精準分析信息數據資源，搜索有用信息，并簡單方便地獲取所需數據。同時，通過檔案數據信息的網絡共享和系統建設，能加強企業各部門的聯系，實現檔案信息的系統化和體系化，在檔案利用的時候能夠精確導出數據信息，提供更加優質的服務。
其二，有利于檔案信息的管理與使用。企業檔案管理并非簡單的分類與存儲，還需要對檔案價值、利用率等進行區分，以優化檔案信息調取，滿足用戶的搜索習慣，為用戶提供個性化服務。此外，大數據技術還能對檔案調取時間、地點、使用目的以及被利用情況進行記錄，追蹤檔案信息來源及調用情況，有利于檔案信息的管理。
2 目前企業檔案信息管理存在的安全隱患分析
現代信息技術迅猛發展，也給企業檔案信息管理帶來了安全隱患，主要表現在：
其一，網絡環境的不安全將威脅檔案信息安全管理。信息化管理在給企業檔案管理帶來便利的同時，也使其容易遭受來自網絡的威脅，比如木馬病毒、黑客入侵等安全事件隨時都有可能發生。木馬病毒一旦植入檔案信息系統，有可能破壞檔案數據庫，造成數據的丟失、損毀、篡改和泄漏，使檔案管理變得混亂，威脅檔案信息安全。此外，以硬盤、光盤、U盤為載體的檔案信息存儲具有其難以克服的缺點，如數據易損壞、難固定保存等，加之計算機存儲設備升級更新迅速，若不對硬盤、光盤等存儲設備及時更新，極易造成信息數據讀取困難，不利于檔案的使用。
其二，管理制度不健全易帶來信息安全隱患。有的企業雖然檔案建設工作做得很好，但未建立健全的檔案管理制度，使得不法分子有機可乘，利用管理漏洞竊取檔案信息，給信息安全造成危害。例如，有的企業實現了各部門資源共享，由于存在管理漏洞和缺乏必要的技術保障措施，致使個人在進入公司內部網絡系統后極容易查閱到員工的個人信息，包括個人收入情況等隱私信息，這就造成了檔案信息的泄漏。
其三，檔案管理人員素質不高帶來的安全隱患。檔案信息化管理要求管理人員不僅具有專業知識，還需掌握一定的計算機操作方法。但是，目前一些企業檔案管理人員由于知識結構存在差異，知識更新不及時，對檔案管理軟件操作不熟練，極易造成檔案的意外損毀、刪除，給檔案管理帶來安全隱患。
3 大數據背景下優化企業檔案信息安全管理的策略
(一)確保檔案信息管理軟件的安全可靠
企業檔案信息管理軟件應在技術測評與審查以后投入使用，以確保軟件的安全可靠。在應用過程中，還需應用各種網絡安全技術，如安全檢測技術、病毒防治技術等。一方面，可設置檔案系統訪問權限，以識別訪問者身份，可采用用戶名、密碼等方式檢驗，防控網絡非法操作;另一方面，利用病毒查殺軟件定期對檔案管理軟件進行軟件升級和病毒查殺，以防止病毒入侵。此外，還可通過監視計算機網絡服務器，對電子檔案信息實行安全監控及保護。
(二)確保檔案信息采集及存儲的安全可靠
企業應該建起檔案信息數據存儲中心，采用集中存儲和雙機備份等方式確保信息的采集及存儲安全。一方面，信息采集過程中應注意保護信息安全，避免信息外泄，另一方面，可通過在線備份管理對檔案信息進行備份，確保數據安全。在實際操作中，可通過配置磁盤、硬盤陣列擴充計算機存儲容量，以保證容量充足。此外，還可采用加密技術，對存儲的檔案信息進行加密管理，以防止信息被篡改和泄漏。
(三)確保網絡運行環境的安全可靠
電子檔案信息管理具有信息容量大、提取及時等優點，但在具體的網絡運行環境中也容易受到網絡安全的威脅，因此，企業檔案管理人員應優化網絡運行環境，以確保信息管理安全。具體而言，可對本地系統和非常態數據之運行做好監控，構建檔案網絡系統的安全壁壘，采用身份認證、防火墻等技術，加強網絡安全防控，保障信息安全。在進行網頁操作時，應對計算機頁面做好實時監控，避免進入存在安全隱患的網頁;在運行軟件時，要進行殺毒監控，監測防火墻運行狀態，保障檔案信息安全。
(四)制定行之有效的檔案信息管理制度
有關資料顯示，大部分檔案信息泄漏和網絡入侵事件都可通過加強安全管理來規避。為確保檔案信息安全管理，企業還應建立行之有效的檔案信息管理制度，以強化對企業內部的管理，明確各部門職責，落實責任到人，保證管理工作有序進行。企業應根據《檔案法》來制定符合自身需求和管理實際的規章制度，包括檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案存儲制度、檔案保密制度、檔案收集制度、檔案銷毀制度等，并明確保存期限、保密級別，以規范檔案管理，做好企業檔案信息安全管理的防控。
(五)提高檔案管理人員的安全防范意識
人是檔案信息管理的主體，企業檔案管理是否安全，關鍵在于管理人員是否具備專業化素養和較強的安全管理意識。因此，企業應強化對管理人員的培訓，提高其安全防范意識。首先，要使企業檔案管理人員提高對自身工作的認識，明確檔案管理的重要性，以提升其服務意識。其次，企業可與相關檔案工作人員簽訂檔案信息安全管理責任書，明確管理責任，提升管理人員的責任意識，加強對企業檔案信息的保密管理，防止人為因素造成的檔案信息泄漏。最后，為更好地加強人員管理，企業還應優化對人才的選拔與聘用，建立一支專業化的檔案管理人員隊伍，加強業務培訓和安全防范意識培養，提升檔案管理部門人員的整體技能水平。
4 結語
檔案信息安全管理是保障企業生產及經營安全的重要基礎，貫穿于企業發展始終。企業檔案管理人員和經營決策者應提高認識，認清企業發展之特點，根據自身實際采用靈活有效的檔案信息安全管理措施，建立長效發展機制，為企業的檔案信息安全管理工作打好思想基礎，筑牢安全防線，促進企業健康、穩定地發展。
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【關鍵詞】 疾控中心；信息化建設
當前，全球正走進以信息技術為核心的知識經濟時代，信息資源已成為與材料和能源同等重要的戰略資源。在疾病預防控制領域，信息化手段在日常工作中的應用也日益廣泛和深入，信息化建設是疾控機構全方位發展的要求和必然趨勢，是順應知識經濟時代信息化的潮流。疾控機構信息化是通過采用信息技術對疾控中心業務流程優化、重組，對疾控中心信息資源進行加工、挖掘，提高疾控中心服務質量和科學管理水平[1]。在中心基礎建設不斷完善的基礎上，如何規范疾病預防控制工作中各類信息資源管理和利用行為，提升信息資源現代化管理水平，已成為我中心面臨的迫切問題。
1 加強信息化建設的重要意義
1.1 規范業務信息管理，是做好疾控工作的必要前提 自2002年衛生防病體制改革以來，中心經歷了SARS、禽流感、手足口病、太湖藍藻危機等等重大突發公共衛生事件，同時中心所承擔的防病業務工作不斷深入和擴展。在此過程中，政府和社會各界對疾控機構這一專業技術服務機構的服務需求和工作要求也日益提高。尤其在疾控機構的防病工作業務數據分析和上報過程中，數據量不斷增加，分析和報告周期不斷縮短，導致業務信息數據處理的工作量和工作要求日益提高。同時，疾病預防控制工作在向高水平、深層次發展過程中，提升信息資源綜合利用水平也對規范業務信息管理提出了更高的要求。如何規范業務資料管理，有效提高工作效率和工作質量，是當前疾病預防控制工作中需要迫切解決的問題。
1.2 加強業務信息綜合利用，是提升疾控能力的重要手段 疾病預防控制工作的日常運作，立足于對歷史和當前各類業務基礎數據的分析和利用。只有通過對歷史資料的收集、整理和分析，才能對各類疾病的現狀進行比較，并探討其發生和發展趨勢，從而指導疾病預防控制工作的開展。尤其在疾病預警預測和突發事件應急處置過程中，詳盡的數據綜合分析利用是進行科學分析和決策的必要前提，也是評估工作措施有效性的重要依據。因此，強化對業務信息的綜合分析利用在各項疾病預防控制工作中具有極其重要的地位。
1.3 創新業務資料信息化管理機制，是疾控現代化建設的必然趨勢 隨著政府對疾病預防控制工作的日益重視和投入的不斷增加，以及全社會信息化建設進程的加快，疾控業務信息資源的信息化建設和管理已逐步得到各級政府的重視，并取得了一定的成績。近年來，全國傳染病和突發公共衛生事件報告實行網絡直報，各類專病報告系統的逐步實施，計劃免疫計算機管理系統在全市基層預防接種單位的全面推廣，市突發公共衛生應急指揮系統項目的建成……，這一系列項目的實施，都代表著我市疾控業務信息化建設進程已經啟動并在不斷加速中。
2 疾控信息化管理的特點
從當前中心業務工作看，各種業務數據、信息資源貫穿于各個業務條線，大量的數據、報表、分析總結等等資料在各項日常業務工作中不斷產生，直接體現了疾病預防控制的日常工作成效。就現有的疾控業務信息來看，在管理上具有以下特點：
2.1 信息來源眾多 疾控體系是一個自下而上的網絡體系，疾病預防控制工作依賴于各級防病機構的共同參與，疾控業務信息的來源也相應的包括了基層防保機構、各級各類醫療機構、學校、廠礦企業及相關部門，涉及部門多，覆蓋范圍廣。同時，根據各個條線業務工作性質和內容不同，所涉及的業務數據也各有特點，專業性強、數據復雜。
2.2 信息載體多樣 隨著計算機技術在疾病預防控制工作和日常辦公管理中的廣泛應用，使原有的信息載體正從紙質向數字化轉變。一是日常公文辦理逐步使用辦公自動化系統，電子文檔的應用逐步替代了紙質文件的傳遞；二是各類應用軟件（如統計分析軟件、疾病防制專業軟件等）的使用，在業務工作中形成了大量的數據庫文件，減少了常規紙質資料的產生和保存；三是檔案管理的數字化要求，也改變了原有的檔案資料管理模式。
2.3 管理機制復雜 由于疾控工作具有涉及部門多、業務專業性強的工作特點，各類信息檔案資源的日常管理多為業務部門獨立開展，缺乏規范性和統一性。同時，對于業務信息的資源共享和合理利用也帶來了較大的難度。而由于計算機和網絡技術的應用，大大增加了業務信息檔案管理的復雜性。目前對于電子文件資料和網絡信息資源的管理上，尚無有效的管理機制。
3 當前信息化管理工作現狀
通過對疾控業務信息管理工作的梳理，我們發現，在現有的業務信息檔案管理工作中存在許多薄弱環節，主要有：
3.1 重要性認識不夠，管理機制不完善 一些部門和員工對信息化建設和信息檔案管理在疾控工作中的重要性缺乏必要的認識，在日常工作中對信息資料收集工作不重視，對信息檔案的整理、分析不充分，對信息日常檔案管理不規范。同時，面對疾控業務信息檔案的日益增多和信息載體的多樣化，原有的檔案、信息管理制度也遠遠不能適應當前工作的需要。尤其在業務信息收集上缺乏明確的分類和工作要求，在業務信息整理、保存和管理上缺乏必要的流程管理和環節管理，在信息檔案資源利用上缺乏現代化的手段。
3.2 信息資料的連續性不夠，存在孤島現象 由于對業務信息檔案的收集、整理和歸檔等缺乏統一的規范，業務部門在日常工作中未注意做好相關資料的完整收集、整理、分析和保存，導致部分資料缺乏連續性。同時，由于業務信息檔案資源在部門和個人間保存和使用，而且缺乏規范的管理機制，導致業務信息僅在小范圍內進行流轉，甚至僅保存在個別業務人員，使大量的信息檔案資源未能得到有效的綜合利用，嚴重制約了業務工作的開展。
3.3 信息資料的綜合利用不夠，疾控工作能力有待進一步提高 各部門各業務條線現有的信息資源非常豐富，產生的數據資料量很大，但是，對這些業務檔案資料的綜合分析和利用水平很低。許多業務資料完成了收集和整理后就束之高閣，缺乏充分的分析和利用，而對于不同業務條線間信息資料的綜合分析和利用就更為匱乏。這就使得疾控業務信息得不到深入的挖掘，疾控工作只能停留在淺層次和低水平的重復上，更缺乏創新性和發展力。
4 下一階段信息化建設的對策
吳江疾控自成立以來，提出了建設現代化疾控中心的總體目標，并圍繞這一目標，不斷加大投入、完善措施，在基礎建設、人才配備、能力儲備等方面上取得了較大的成績。同時，在信息化建設上，中心結合國家實驗室認可、資質認定等，不斷提出新的目標和要求，逐步實現了計劃免疫計算機管理、健康體檢系統、檢驗系統、辦公自動化系統等多個系統的開發和應用，市衛生局也啟動了“吳江市公共衛生信息平臺”這一重大項目的研發工作。但是，加快信息化建設，提高信息管理現代化，其首要前提和最終目的仍是規范疾控業務信息管理，確保各類業務信息資料的準確性、完整性，達到信息資源的有效利用，促進疾病預防控制工作的科學發展。
4.1 提高認識，加強領導，健全組織 正因為信息化建設的重要性、緊迫性，中心領導重視是做好信息化建設的前提，要針對中心組織機構設置和部門分工，強化組織領導，理順工作機制，進一步明確科室和中心兩級在信息管理工作中的職責，完善信息技術部門設置和技術力量配備，保證有足夠的技術和管理人員來開展信息化建設工作。
4.2 強化部門職責，規范信息檔案管理 鑒于疾控業務信息檔案的專業特點，中心擬結合檔案工作升級創建，在今年建設啟用PDF檔案軟件網絡版，在業務信息檔案管理中，充分發揮各業務科室的作用，明確業務科室的管理職責，加強科室對業務信息檔案的管理。通過對科室業務工作的梳理，細化信息檔案的分類和資料收集范圍；制訂科室信息檔案資料的管理制度和工作要求；加強對各類業務資料形成過程的環節管理，做好檔案資料的收集、整理和歸檔。
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[關鍵詞] 疾病預防控制系統 檔案 隊伍 建設
隨著疾病預防控制系統機構改革深入，職能重新定位、人員重新組合。在這一新形勢下，如何加強檔案管理，更好地為疾病預防控制系統事業服務，是擺在檔案管理人員面前的一個嚴峻問題。強化檔案隊伍建設，提高檔案人員素質，組成最佳的結構，提高檔案管理水平，既是當務之急，更是長遠大計。
1 檔案隊伍現狀
目前，福建省疾病預防控制中心有38名檔案員，專職檔案管理4人，兼職檔案管理34人。從事文書檔案2人、人事檔案2人、業務檔案1人、會計檔案2人、科研檔案26人、基建檔案1人、設備檔案2人、聲像檔案2人。38名檔案人員中，財會專業2人，衛生專業32人，其它專業4人，尚缺檔案專業人員。檔案工作人員的學歷、職稱與年齡結構如表1所示。
2 檔案隊伍建設的目標
①省級單位應建立綜合性檔案室，需配備專職檔案員3-6名,至少1名檔案專業,專職檔案人員應具備大專以上學歷。
②檔案工作人員必須具備一定的檔案專業技術水平和具有較高的科學文化知識。檔案人員須經檔案專業培訓，取得相應的資格證書，并且每兩年定期接受繼續教育培訓。
③各部門增設兼職檔案員1名，負責本部門文件材料收集、整理、預立卷工作以及綜合檔案室交付的其他工作，每年也應接受相應檔案知識培訓。
3 檔案隊伍建設存在的問題
3.1 認識不夠
省疾病預防控制中心檔案工作經過幾年發展，雖然在設備設施方面上有所改善，但檔案隊伍建設沒有新的突破，從隊伍結構上看，本科以上學歷只占47％，中級職稱以上只占34％，而且大部分都是兼職人員。究其原因，首先是認識上的缺位，把檔案工作看成是單位里的一項輔工作，未受到重視，在設制編制上常被忽略或齊占，因此只能在各個部門培養兼職人員。其二，檔案管理處于邊緣地位，附屬于辦公室管理，加上檔案工作本身又比較封閉，與外界接觸少，使檔案人員感到自身價值渺小，缺乏自信心，產生了自卑心理，久而久之存在一種失落感。
3.2 專業人才缺乏
檔案隊伍中經過檔案專業系統教育和正規培訓的人員較少。據統計，38名檔案員中絕大多數是衛生專業畢業，沒有檔案工作經驗，又身兼多職，疲于應付日常事務，很難潛心鉆研檔案管理的相關知識。由于沒有檔案專業人才且缺乏檔案工作經驗，使專業素質偏低造成整體檔案管理水平不高，從而很難適應新時期檔案發展的需求，熟悉檔案內容、能進行檔案信息深層次研究和開發的人才仍然匱乏。
3.3 專業知識薄弱
長期以來，人們對檔案部門存在著一種錯誤的認識，認為檔案部門就是收藏檔案的地方，檔案工作人員的主要任務就是保管檔案，查查調調，只要檔案不遺失就可以了，平時只強調檔案人員的政治素質，而對專業培訓等方面沒有給予充分的重視。這勢必造成檔案工作的一些弊端，如檔案資料收集不齊全、鑒定檔案價值不準確、檔案分類不規范等等。同時，各部門檔案人員配備不合理，人少事多，整理檔案應付了事，結果出現內容重復、多余，分類不準，排列次序不合理等問題。
4 加強檔案隊伍建設的策略
4.1 更新觀念，強化檔案人員的敬業精神和檔案意識
一方面，應加強對檔案工作的領導，選拔一批熱愛檔案工作的新人充實到隊伍中來，有計劃地培養提高他們的專業素質，建立一支相對穩定、專業水平較高的檔案隊伍，以適應新形勢下的要求。檔案工作雖然是一項清苦淡泊、默默無聞的工作，但它又是一項艱巨而不可或缺的工作，因此檔案工作者要樹立信心，明確定位，強化職責，努力學習檔案知識，激發自己強烈的事業心和責任感，在平凡的崗位上做出不平凡的業績。
另一方面，通過各種渠道和方式大力宣傳《檔案法》。檔案工作人員通過不同方式（會議、宣傳欄、音像、圖片）宣傳《檔案法》，運用各種途徑介紹國內檔案先進工作事跡，組織相關人員學習有關檔案工作的法規、規章等文件，促使領導和各職能部門認識開展檔案工作的重要性和必要性。建立以檔案室為主體，以檔案員為骨干，以中層干部為責任人，以各科室指定專人擔任檔案信息員為主體的三級網絡，通過網絡建設，推進檔案工作規范化管理。
4.2 多渠道、多層次培養人才，加大檔案人才資源開發
檔案管理工作是一項政策性、保密性、專業性和技術性都很強的工作，涉及到檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等基本環節，且每個環節都有一套相應的理論和工作方法。所以要有素質高、能吃苦耐勞、具有奉獻精神和較高政治素質的工作人員。因此，在招聘人員時，要有方向性、有重點地考慮檔案隊伍建設，不但考慮具備政治過硬的復合型人才，還要考慮有扎實的檔案專業知識；不但要考慮有熟練的計算機操作技能和較高的外語水平，還要考慮高學歷人才（本科以上，傾向研究生），對熱愛檔案管理、政治條件好、業務能力強、符合工作崗位需求的人才優先考慮，使他們能夠盡快掌握先進的檔案管理經驗，成為檔案研究的學科帶頭人。
要認真研究制定人才培訓計劃，增加投資，加大對應用型、復合型、創新型人才培養的力度，堅持內訓與外引相結合，利用自身優勢，培養各類人才，使這支隊伍成為疾控檔案事業的主力軍。要引進競爭機制，發揮檔案管理部門和檔案管理人員雙向選擇的自，有效地引進檔案人才，合理配置檔案人才資源。由于人才資源的個體多樣性、差異性，存在著人才資源整體中的能力、性格、見解等各方面因素的互補性，檔案人員的性別、年齡、知識結構、體力等方面通過進行合理配置，發揮個體優勢，揚長避短。同時由于各崗位所需的技術含量不同，要根據各人的能力和專長安排相應的工作職位，合理配置人才結構，努力做到人盡其才、才盡其用、知人善用、各得其所。
學習掌握檔案管理知識，結合本身業務工作，提高檔案收集水平，這是檔案管理工作的重中之重。檔案業務培訓必須緊跟發展需要加以創新，著重學習檔案的收集、鑒定、分類等技能，鼓勵檔案人員積極參加學術交流活動，不斷了解和掌握新方法、新技術及其發展趨勢。通過業務培訓，提高綜合業務素質，使檔案工作步入規范化軌道。管理部門應在組織上、制度上、時間上、經費上給予保障，在培訓方面采用參加培訓班、進修班及繼續教育等方式，對大專學歷以下檔案人員除學習檔案專業課程外，還應加強外語、計算機等相關學科的知識學習和檔案知識崗位培訓培訓，以適應當前形勢需要。
建立激勵機制，把檔案管理工作列入考核實績，以調動、激發他們的積極性，從而穩定檔案員隊伍，充分發揮檔案員作用。一方面引入獎罰機制，納入考核評比，使之形成良好的學習氛圍，對忠于職守、業務熟練、工作突出的檔案管理人員給予一定的獎勵，有助于檔案工作人員業務素質的提高。另一方面，為檔案管理人員創造學習提高的條件，促進檔案管理上水平，鼓勵他們申報檔案科研項目，爭取科研經費，研究檔案資料的利用和管理。
通過以上途徑和措施，檔案隊伍建設將會得到明顯改善，檔案管理事業將會有一個新的跨越，從而更好地為我省疾控事業服務。
參考文獻：
[1] 洪潔. 檔案隊伍穩定問題初探[J]. 科技檔案,2002,（4）.
篇10
企業檔案信息資產必須要確保其安全。一方面，要做好歷史檔案信息資源的數字化工作；另一方面，也要做好新入庫電子文件的數字化工作。對于歷史檔案信息資源，要與專門的掃描單位簽訂協議，進行批量掃描。在掃描過程中，會涉及到信息安全風險的問題。對于新入庫電子文件，則要保障電子文件與紙質文件的絕對一致性，由員工個人原因造成電子與紙質文件的不一致性，會給實際工作帶來安全隱患。針對如上問題：第一，對參與掃描工作人員的權限進行嚴格控制：簽訂保密協議、設置電腦權限；對企業參與圖像和信息驗收的員工：配備專門電腦和存儲空間、設置電腦權限和密碼、屏蔽USB和光盤接口、屏蔽刪除鍵；第二，在接收檔案信息資源入庫時，由檔案部門先接收電子文件，并檢查電子文件的標準化，然后再將電子文件打印成紙質文件，這樣避免了設計人員先歸紙質文件，再改電子文件而帶來的不一致性。
檔案信息的信息化技術中的安全保障
幾乎所有的檔案管理都會經歷手工管理、信息化管理、知識化管理這三個階段，這是檔案信息在網絡時代體現利用價值的內在需求。從手工管理過渡到信息化管理和知識化管理，使檔案信息價值得到了全方位的體現，但是同時針對檔案信息安全所帶來的法律風險也會越來越多，所以要確保檔案信息系統的運行安全，加強對提供利用載體的管理，加強對檔案信息的拷貝與利用管理，對不同層級的信息使用者有所區別，通過技術手段防止拷貝資料再復制，措施如下：第一，利用企業自主開發或引進的加密軟件對檔案信息進行加密，只有在企業辦公環境及企業配備的電腦上才能正常打開使用，一旦脫離企業環境，對檔案信息的操作要提前進行申請，申請通過后，方可由技術人員解密；第二，所有對企業外部提供的檔案信息都必須是經過轉化的PDF或者TIFF格式的文件，原始的DWG文件不能直接提供，以保證檔案信息的不可更改性。提供給內部設計參考的檔案信息可以是DWG的，但是必須加密，統一在企業環境中使用，防止外泄。
人員管理中多級別權限和密碼管理的安全保障
為了保證檔案信息系統的安全，有必要加強對系統使用者的管理，加強對系統使用者使用權限的審核，并采用現代網絡技術對其網絡操作進行跟蹤與記錄。加強對使用過程中各種保密措施的管理，采用多級別權限和密碼管理，防止黑客或他人對檔案信息管理系統帶來的安全隱患：第一，支持檔案信息系統的電子文件在線閱覽功能，但是閱覽范圍和下載權限受限，要經過文件產生部門和檔案管理部門的審批才能解限；第二，對企業高尖端技術類別的檔案信息，必須要經過企業專門的保密委員會進行風險評估，審批同意后方可利用，并實行責任人負責制；第三，實行用戶登錄驗證制度，登錄檔案管理系統時，員工需要輸入自己的密碼進行驗證，驗證通過后才能進行事先設定好的權限范圍內的相關操作；第四，控制臺超時注銷，控制臺訪問用戶超過一段時間沒有對系統進行交互操作，設備將自動注銷本次操作臺配置任務，并切斷連接；第五，離職、退休人員離開工作崗位時，要進行檔案資料和使用設備交接手續，相關部門和責任人確認檔案資料交接完成、使用設備上交后，方可同意該人員離開；第六，所有淘汰電腦，必須經過格式化，確保電腦內資料不可復原后，才可回收利用。
以管理為重點，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控
在企業的管理上，檔案信息安全保障體系建立的重要意義是對法律風險隱患的“防”與法律風險發生后的及時“控”。
1.建立法律風險防控體系，從部門設置上確保檔案信息安全保障體系的牢固企業必須建立法律風險防控體系，即：成立專門的法律風險防控歸口管理部門，引進專門的法律專業人才，負責法律事務的評審和咨詢服務，定期提供企業范圍內的法律知識培訓和專題講座。聘請法律界資深律師作為專門的法律顧問，隨時參與和控制突發的重大法律問題；各部門配備兼職法律風險管理員，負責代表部門向法律歸口部門進行法律事務傳送。
2.突出管理重點，加強對合同法律風險的防控針對合同法律風險，在建立檔案信息安全保障體系時，以管理為重點，應采取以下措施：第一，收繳散落在各部門的合同印章，由法律歸口管理部門統一管理，法律歸口管理部門配備專門的人員負責合同印章的使用和安全；第二，建立規范的合同印章使用流程，企業上下必須嚴格按照此流程申請使用合同印章；第三，建立合同印章使用臺賬，每一個流程結束、合同印章使用完成后，當事合同必須完整歸檔一份合同原件，合同原件最終由法律歸口管理部門向檔案部門統一移交；第四，法律歸口管理部門以年度為單位，各種類合同的標準格式，并在企業范圍內統一使用，因特殊情況不能使用格式合同的，法律部門要對非標準格式合同進行評審；第五，不同類型的合同，確定由不同的評審部門參與評審，實行責任人責任制。
3.管理手段與時俱進，注重前端控制和過程管理檔案信息系統、企業協同辦公（OA）及門戶系統、ERP系統等信息化知識管理方式的引進，使企業的文件形態不斷從紙質向電子轉化，文件數量與日俱增、文件保存形式呈現立體多樣化的發展趨勢。在此背景下，檔案前端控制管理理論和實踐操作應運而生。前端控制管理提出將檔案的控制環節提前到文件生命周期的最初階段形成階段，并貫穿于文件生命周期的整個過程，這十分有利于減少企業合同電子文件信息和載體的安全隱患，對企業合同法律風險起到很好的防止和控制功能。
4.以人為本，加強員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓對員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓十分關鍵。人員的安全意識是與其所掌握的安全技能有關，而安全技能又與其所接受安全技能培訓有關。因此，人員的安全意識是通過培訓，以及技能的積累才能逐步提高。第一，定期開展企業信息安全、保密管理的相關培訓，加強管理人員的安全保密意識；第二，適時進行法律知識的宣傳和普及工作，例如：針對日益興起的海外合同，舉行《海外合同簽訂的注意事項和合同文本資料的保存》講座，促使員工形成良好的法律意識和收集保管資料的良好工作習慣；第三，進行相關的計算機網絡知識培訓，定期預報病毒信息和預防措施，定期企業IT運營周報，分析存在的問題和解決方法。
以法規標準為依托，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控
首先，根據《GB/T22240-2008信息系統安全等級保護定級指南》和《GB/T22239-2008信息系統安全等級保護基本要求》，結合檔案信息系統的重要程度，確定檔案信息系統安全等級和安全需求，采取相應的安全技術和安全管理措施；同時依據《GB/T20984-2007信息安全風險評估規范》在檔案信息系統生命周期的不同階段進行過程風險評估，全面實現動態防御。其次，建立完善的檔案管理制度。從企業級制度和標準、QHSE管理體系、項目管理體系、部門內部詳細作業指導這5個方面建立起檔案管理制度保障體系。再次，從法律角度上，必須建立完善合同管理體制，從制度上對企業合同法律風險進行防控。制定相關的《合同印章管理規定》、《合同評審管理辦法》、《合同管理規定》等。
檔案信息安全保障體系建設存在的問題
雖然我國企業的檔案信息安全保障體系建設在技術、管理、和規范標準上已經取得明顯的成效，但還存在以下問題：1.檔案信息安全保障體系建設意識沒有得到全面重視。一方面，檔案信息安全保障體系建設比較明顯的體現在現代企業總部，對企業下屬的分子公司等控制力度不夠。2.目前檔案信息安全保障體系構建主要依賴于信息安全技術，且缺乏有效的安全管理和安全監督機制，檔案信息系統隨時存在安全風險，只有通過科學、有效的管理和規范才能構建真正的檔案信息安全保障體系。
結語
