事業單位檔案整理范文

導語：如何才能寫好一篇事業單位檔案整理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.事業單位中的檔案方面的整理工作的現狀分析

1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規范

就事業單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導致了檔案方面的管理工作未能到達規范標準。

1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視

一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領導以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當前存在的較為嚴重的問題。

1.3檔案工作人員不具備專業素養

在事業單位的部門設置當中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。

2.檔案方面的整理工作應當注意的問題

2.1歸檔的范圍

對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業單位而言，應當依據國家以及行業的標準規定，再結合單位的實際運行情況，確定單位當中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業務方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關系的單位，都應當將是否與該單位有著直接的關系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現象的出現，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學以及合理的開展。

2.2保管的期限

就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當中的主要職能活動，于本單位的發展、國家的發展以及社會的發展具有久遠價值的檔案等應當永久進行保管。

2.3歸檔文件的整理

歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當中，應當做到文件的齊全以及完整，對于出現的破損文件應當予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應當予以復制。

2.4管理的機制

就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業單位的歷史情況、把握現在的運營情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，相關的事業單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發展規劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學高效的開展。

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1.1行政事業單位對檔案管理工作不夠重視

國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業單位對相關的法律規定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業的發展。

1.2檔案管理工作中的基礎業務薄弱

目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。

1.3檔案管理的設施比較落后

行政事業單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。

1.4檔案管理工作人員整體素質有待提高

行政事業單位中檔案管理工作中出現問題的原因還有管理人員自身的素質和專業水平不高，一些管理人員經常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現工作調整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。

2行政事業單位檔案管理創新的思路與對策研究

2.1建立比較健全的檔案管理制度

為了保證檔案管理工作更加明確，具有創新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據行政事業單位實際的發展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保證制度的執行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保證制度在執行和管理工作中發揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。

2.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加科學化、規范化。

2.3引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質量

隨著信息化技術的蓬勃發展，計算機技術無疑為各個行業的發展注進了一股活力，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。

2.4做好行政事業單位的檔案保密工作

行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

3結語

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1 信息化背景下行政事業單位檔案管理的現狀

1.1 單位檔案管理信息化思維落后

當前社會，互聯網信息化的認識程度不斷提高，互聯網信息化也逐步滲透到我們生活的每個角落。然而，在一些行政事業單位，這種新型的信息化思維意識落后，檔案管理信息化也沒有得到領導的充分重視，這樣使得管理人員花費了大量的時間和經歷，卻沒有高的工作效率。

1.2 檔案管理信息化水平不高

我國的科學技術不斷發展，行政事業單位也不斷的引入先進的設備和技術，但管理人員并沒有對這些先進的技術和設備做出充分的認識和利用，導致行政事業單位現代化管理水平較低。另一方面，還存在檔案管理機構的設置混亂問題，單位中沒有明確的檔案管理目標和合理的管理手段，導致檔案工作中出現盲目性和隨意性。這些問題使行政事業單位在單位檔案管理工作方面難以得到有效地提升。

1.3 檔案管理人員的素質水平參差不齊

在一些行政事業單位，檔案管理工作人員現有的管理能力和技能不能勝任檔案管理的根本需求，而這一問題在一些鄉鎮行政事業單位更為明顯。鄉鎮事業單位的檔案管理人員不論是專業水平還是文化程度都相對較低，但是這些人卻往往身兼數職，自然不能全身心的投入到單位檔案的管理工作中去，檔案管理水平和利用率自然都不會高。除此之外，行政事業單位只是口頭上要求檔案管理人員加強自身的綜合素質，并沒有積極地開展專業知識培訓。

2 信息化背景下行政事業單位檔案管理的措施

2.1 領導的思維意識應與時俱進

對行政事業單位檔案管理信息化建設有著直接影響作用的是領導的互聯網信息化思維意識和對檔案管理信息化的重視程度。各級行政事業單位的領導必須切實轉變思維，從根本上認識到互聯網信息化的巨大作用，主動的投入相關的人力、財力和物力，才能推動行政事業單位檔案管理信息化的進程。

2.2 建立健全單位的檔案管理制度

當前，大部分的行政事業單位并沒有一套完善的檔案管理制度。一套科學、完整而且有條理的檔案管理制度是提升行政事業單位檔案管理工作的重要保證。在這項檔案管理制度中，行政事業單位首先要制定符合自身實際情況的科學的制度，在檔案的收集、整理、分類、運轉、編目、立卷和保管等方面都要有相關明確的規定。檔案管理制度具體條例的制定需要在不斷地實踐中進行摸索，一步一步的進行完善，在此之后，利用有限的手段，切實保障各項條例的有效落實。另外，對案卷的裝訂工作要制定嚴格的立卷歸檔標準，保證案卷管理的質量。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

人才是檔案信息化發展的關鍵所在，行政事業單位要樹立檔案信息化人才觀，把提高單位檔案管理人員的專業素養和綜合能力放在首要位置。提高檔案管理人員的綜合素質，要從以下幾方面入手：一是培養檔案管理人員的責任意識，責任與擔當能促使單位檔案形成流暢的收進、移交、利用和保管等一系列的程序。二是注重實行量化考核，將檔案管理工作納入到崗位目標管理的考核，更有助于提高人員對檔案管理綜合素質的培養。三是強化專業知識培訓，各級行政事業單位要定期的組織檔案管理人員積極的參加培訓和在線學習，也要促進本單位與其它事業單位在檔案管理經驗和知識方面的交流，進而提高檔案管理工作向標準化和信息化發展。

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【關鍵詞】事業單位；檔案管理工作；改革；電子政務發展；探討

在信息時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。

一、事業單位檔案管理工作現狀

在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國信息管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數據的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案信息資源。最后，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規范，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案信息的利用價值。

二、事業單位檔案管理工作改革策略

1.優化事業單位檔案管理體制。在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、信息化。

2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。在日常工作中，事業單位要對檔案管理信息進行數字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。

3.逐漸實現檔案信息資源的數字化。從某種意義上說，檔案信息資源數字化的實現是事業單位檔案信息化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案信息資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質載體轉化為數字化信息，還構建全新的檔案目錄數據庫、全文數據庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規范事業單位檔案數據管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優化完善，使檔案信息更加規范、標準。

4.構建有效平臺，實現資源有效整合。事業單位檔案信息化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟件的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案信息數據的歸類。

5.重組檔案管理組織架構。在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網絡信息技術人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養專門的信息化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。

結語

總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。

參考文獻：

[1]韓英.關于事業單位檔案管理現狀與優化發展分析[J].辦公室業務,2014,21:93.

[2]范興華.改革事業單位檔案管理推動電子政務發展[J].蘭臺世界,2013,S5:47-48.

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[關鍵詞]事業單位；人事檔案；管理特征；動態性

引言

事業單位人事檔案主要記述和反映事業單位職工個人的生活、學習經歷，也記錄著職工個人的思想品德和個人重要才能的表現，事業單位的人事檔案記載的方式，是以每個人為單元，以個人的自然狀況和主要經歷為信息而形成文件材料，以備組織和需要了解的來查閱。事業單位的人事檔案，她不僅接納了工作人員工作前的學習記錄，而且還記錄了工作人員從參加工作以來的經歷，不僅有完整的理論做基礎，制定了相關的法規，還有其獨立的范圍、任務和程序。

1、事業單位人事檔案管理的現狀

事業單位人事檔案管理工作由來已久，傳統的事業單位人事檔案管理工作，是由主管單位的檔案管理部門負責，改革開放30多年來，現今事業單位人事檔案管理工作，有幾種不同的管理模式，比較大的事業單位人事檔案還是有檔案管理部門負責，有些較小的事業單位人事檔案管理工作，有辦公室工作人員負責，這些管理人員有的是專職的，但大部分是兼職的，但他們都需要完成如下的檔案管理工作。

1.1事業單位人事檔案具有現實性

事業單位人事部門在為了更全面的了解和考察一個人的時候，就需要經常查閱人事檔案，這其中就包括了人員自傳、鑒定、考核、考績獎懲材料，只有這樣才能全方位的了解其經歷、德才、專長，以便能人盡其才。還有在人員調動、任免、出國、入黨、入團、晉升、調資等很多方面，都需要將人事檔案作為一個重要的依據。由此可見，人事檔案在現實生活中具有現實效力的作用。

1.2事業單位人事檔案具有真實性

事業單位人事檔案對收集信息要求非常嚴格，要求從來源、形式和內容等方面都必須確保其真實性，特別是檔案中記述的內容，必須仔細核對，保證客觀實際，嚴禁有虛假、捏造的不實內容。只有保證了檔案的真實性，才能如實的反映個人在工作和生活中的真實情況。而且檔案都會伴隨人的一生，對人的工作、學習都能產生很大的影響，這就要求歸入人事檔案的材料，都要實事求是，真實可靠。只有確保檔案真實可靠，才能作為單位考察和了解員工的重要依據。因此要想更好的發揮人事檔案現實效用的基礎和前提就是人事檔案的真實性。

1.3事業單位人事檔案具有動態性

事業人事檔案工作的模式是動態變化的，改革開放以來，由于事業單位的人事檔案的內容都是在職的職工和干部，他們承擔著社會活動工作，他們的檔案記錄，也會隨著當事人工作的情況發生變化，有的可能不斷的發生變化，就會增加新的材料。事業人事檔案內容，隨著職工任職開始建立，隨著職工的成長記錄，直到當事人去世，還應該要將悼詞、生平事跡等材料歸入檔案，當事人一生的檔案信息工作結束。顯然，事業人事檔案工作不僅內容是動態的，人事檔案本身也隨著人員的流動發生變化。事業人事檔案事業的形成，主要是為了適應人事工作的需要，隨著當事人的管理單位，個人檔案要“人檔統一”，這樣不僅便于事業單位人事檔案的管理，還能最大限度的發揮人事檔案的作用，嚴禁發生漏檔和廢檔的現象。

1.4事業單位人事檔案具有機密性

無論是干部檔案還是普通職工檔案都屬于機密文件，在管理中要嚴格執行國家檔案的保密制度，要嚴格保密。人事檔案詳細記錄了員工的工作、個人素質等方面的真實情況，其中不可避免的會涉及到相關的一些重大事件，屬于國家的機密，這些都具有機密性，不得私自泄露出去，如若泄漏機密，可能會對員工培養利用、社會安定、黨和國家等方面帶來嚴重的負面影響。

2、事業單位人事檔案的作用

事業單位人事檔案記載著工作人員的學習和工作的經歷，他就像一面鏡子反應每一個工作人員的經歷，因此，事業單位人事檔案是組織考察和評價工作人員憑據，因此，事業單位的人事檔案管理工作，對于個人和組織，都具有重要的意義，下面把事業單位人事檔案管理工作的作用進行探討。

2.1事業單位人事檔案是人事管理工作的重要工具

人力資源工作的初衷就是更好的發揮員工的才能，做到知人善用，選取能力突出的人，然而知人才能善用，如何才能做到真正的全面的了解一個人，包括他的才能、品德、優點、缺點、過去和現在，不僅要認真考察這個人的現狀，還要通過人事檔案，了解他的過去，他的各個方面的信息，只能有機的結合兩者，才能真正做到知人善用。

2.2事業單位人事檔案與重要的信息資源

人事檔案為事業單位的一些重大決策提供了必要的依據，在很多事業單位中，制定了很多的考核，比如：績效考核、績效評估、員工考核等等，這些都直接關系著員工的福利待遇和晉升的機會，決定著他們的崗位的調動問題。特別是績效管理，需要大量的記錄作為考核的依據，人事檔案中對員工的業績、素質、能力等都做了詳細的記錄，通過查閱人事檔案，單位就能對員工做一個客觀的綜合評價，從而科學的做出相應的決策。

2.3事業單位人事檔案與組織審查需要的歷史憑證

人事檔案由于其形成跨越的時間很長，更能客觀的記錄每個人的不同時期的具體情況，完整保留了每個人的過去和現在的所有情況。因此在落實人事政策，調整崗位、工資級別，確定或更改參加工作和入黨、入團的時間，以及解決個人歷史上的遺留問題上，人事檔案可以作為重要的依據和憑證。特別是在提拔干部的時候，干部的年齡和身體狀況也是必須考慮在內的條件，還有學歷、工作經歷、工作業績等等，要想得到真實的信息，只能依靠人事檔案。

2.4事業單位人事檔案與專業人才的信息

事業單位可以通過組織部門，對每個員工的人事檔案進行查閱，希望能從中發現員工的成長軌跡，在檔案中可以發現職工的優點，這有利于更好的培養和使用人才，也可以提高對人才價值的需求。因此，事業單位人事檔案記載的事件要求詳細，具體到時間、地點、任務、事件等，真實可靠，是校正、核實和印記歷史事實的可信依據。

2.5事業單位人事檔案與優化人力資源

要提高人力資源使用效率，使人與物完美結合。人力資源會隨著時間推移、環境變化出現人員的崗位變化、人員流失等，人事檔案可以實現人力資源信息共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。綜上所述，目前事業單位要順應時代的發展，在檔案工作中，認真分析，注重檔案的服務性，只有這樣才能提高檔案的利用價值，從而解決很多社會中的諸多問題，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

3、結語

事業單位人事檔案記載了工作人員學習和工作的經歷和表現，組織在需要的時候可以通過這些當按材料考察你的歷史和現實表現，同時，事業單位人事檔案也記載了工作人員的專業信息，可以向需要人才的部門提供信息，利于人才發揮作用，為實現中國夢做最大的貢獻。

參考文獻：

[1]沈紅霞.事業單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務.2013（24）：110

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[關鍵詞]事業檔案；以“件”為單位；歸檔

《歸檔文件整理規則》的頒布實施至今已有數年，其推出的歸檔文件整理程序步驟簡化，易于掌握，實施后，受到了廣大機關事業單位檔案人員的普遍歡迎。我們結合事業單位檔案管理工作的特點，積極探討了事業檔案以“件”為單位進行歸檔的方法。實踐表明，事業單位檔案以“件”為保管單位進行整理、保管、利用是一種切實可行的方法，也是一種先進的管理模式。

一、事業檔案以“件“為單位歸檔的可行性分析

與傳統的文書立卷所暴露的繁瑣、復雜和效率低的弱點相比，事業單位傳統立卷整理程序、整理方法及檢索利用等方面與事業單位的發展已經格格不入，采取以“件”為保管單位進行整理則可以解決這些問題，這種新歸檔文件整理方法的優點表現在：

（一）適應計算機管理檔案的需要。隨著事業單位現代化程度的提高，計算機技術在事業單位管理中日益普及。傳統的案卷級加文件級手工檢索方式不僅增加了數據錄入量，還影響檢索速度，不能滿足事業單位高速運作的要求。同時，繁瑣的立卷程序使檔案管理軟件的設計過于復雜，計算機輔助管理難以實現，影響了計算機在事業單位檔案部門的使用，所以在事業單位實施以“件”為保管單位的歸檔辦法有利于事業單位檔案工作的計算機管理，為事業單位檔案信息化的實現奠定基礎。

（二）減輕了檔案人員的勞動強度。由于事業單位發展的目標是以增加經濟效益為目的，以最低的人員投入獲得較高的經濟效益，因而多數事業單位檔案人員身兼數職，工作繁忙。實行新《規則》后歸檔文件是隨辦隨歸檔，將整理工作化整為零，減輕了集中整理的壓力，從而大大減輕了立卷人員的工作強度。

（三）降低了檔案人員的業務“門檻”。事業單位檔案大部分采用裝訂形式，檔案人員在具體立卷工作中不僅要考慮文件的類別劃分，照顧案卷厚度等問題，還要擬寫出反映卷內文件內容的案卷標題，這就要求立卷人員既要有較高的業務素質，又要熟悉本單位的業務，同時更要具備一定的檔案專業知識、具有一定的文化素養和一定的實際操作能力。而在實際工作中.多數事業單位檔案立卷人員工作不穩定，調動頻繁，這就很難確保案卷的質量，不得不在年初或年中立卷時，邀請檔案局業務指導人員幫助立卷，這種做法既增加了檔案行政管理部門的業務量，又為事業單位增添了不少麻煩。而實施以“件”為保管單位的歸檔方法，則不需要訂卷及擬寫案卷標題，并便于拾遺補漏，從而降低了立卷人員的實際操作難度。

（四）解決了檔案利用時的保密問題。傳統的立卷方法所產生的案卷都是由較多文件組成，在提供利用時，有時利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，檔案部門只能整卷提供，極易造成泄密事件的發生。實施以“件”為保管單位的歸檔方法，就會解決檔案利用時的保密問題。

（五）便于復制檔案。事業單位業務人員外出聯系有關事宜經常需要單份文件，檔案部門在提供利用或對檔案進行掃描、復印時，必須將案卷拆成散頁才能進行，拆卷再裝訂的過程不僅增加檔案人員的工作量，同時也破壞了檔案原件。實施以“件”為保管單位后，既節省了人力物力，又便于掃描、復制和提供利用。

二、具體做法

（一）隨辦隨歸。我們在實際指導過程中發現，基層檔案人員對“隨辦隨歸”的認識存在一定的偏差，有人認為隨辦隨歸的做法其主要內容是無論收文發文，只要形成一件就歸檔一件，不進行其它形式的整理，這種做法違背了檔案歸檔原則，把檔案管理變成了文件管理。實際工作中，我們強調，“隨辦隨歸”中的“辦”指的是辦結而不是辦理，因此文件應在辦理程序結束后才能歸檔。我們在糾正這種認識偏差的同時，針對各事業單位的實際情況開展了方向性的指導工作，對于那些檔案數量不太多的事業單位，我們指導他們結合平時的工作，做到隨辦結，隨存檔，將整理工作做在平時。對形成文件較多的事業單位，我們指導該事業單位在隨辦結隨歸檔的同時，其檔案部門變一年一次接收歸檔為多次接收歸檔。

（二）歸檔鑒定。根據檔案鑒定工作的原則（即根據事業單位需要和為國家積累歷史文化財富的需要，用歷史的、全面的、發展的、效益的觀點，正確分析和鑒別檔案保存價值，明確劃分檔案的保管期限），事業單位首先建立明確的檔案價值鑒定標準，其次確定事業單位歸檔與不歸檔文件的范圍，有效預防了“有文必檔”情況的發生。

（三）分類方法。由于新《規則》對歸檔文件的分類方法賦予了很大的靈活性，根據試點事業單位的具體情況，結合目前大部分事業單位檔案管理采取手工與計算機并用的特點，我們對黨群工作、行政管理、經首管理、生產技術管理四大類檔案的分類采用了年度一問題一保管期限分類法。

（四）檔號設置。事業單位實施了以“件”為保管單位的歸檔方法后，其檔號設置也要相應發生變化。從試點情況看，對于事業單位檔號可由分類號、保管期限、件號組成。

（五）其它方面。事業單位檔案盒排列方法保持原事業單位檔案排列方法，而在事業單位歸檔文件的排列、編目、裝盒方面的工作與實行新《規則》后機關歸檔文件整理工作方面的要求相同。

三、結論

總之，通過在事業單位實施以“件”為保管單位的歸檔辦法，我們認為《規則》在事業單位的應用既適應現實工作的需要，又立足于未來的現代化管理，并由于具有較大的靈活性和很強的可操作性，受到了事業單位檔案工作人員的歡迎，必將成為今后事業單位檔案立卷發展的趨勢。

參考文獻：

[1]張紅霞.事業單位電子文件種類格式及歸檔技術方法現狀調查[J].辦公自動化，2009（06）.

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一、事業單位檔案管理目前所存在的問題

（一）檔案管理人員數量不足

很多事業單位在檔案管理方面至配備了一兩名工作人員，面對數量龐大的檔案，一兩名工作人員必然會顯得力不從心，在工作中也會出現失誤，從而影響到檔案的分類整理。

（二）檔案管理人員缺乏應有的專業素養

在事業單位中，檔案管理人員缺乏管理檔案方面的專業知識，有的甚至沒有從事過這方面的工作經驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，圖書管理人員不能夠盡職盡責的服務于工作，缺乏應有的工作責任心，大多數持有應付、消磨時間的心態，不能及時更新檔案，使得問題越堆越多，最終造成嚴重的影響。

（三）檔案管理的接手問題

在當今社會，換工作跳槽屬于再正常不過的事了，這些情況對檔案管理工作來說是一個很難處理的問題，很多人辭職之后對之前檔案整理的情況沒有一個清楚的交接，導致好多工作只有重新開始，也正是因為這樣，好多檔案也不知道到底是有用還是無用，使得檔案堆積成山，雜亂無章。

（四）事業單位對檔案的管理沒有一定的思想

1.檔案不能合理有效的利用。一些事業單位因為檔案管理常年無序，導致一些有利用價值的檔案卻不為人知，遇到需要時又要重新收集新檔案，這樣不光費時費力，也有搜集不到的可能。

2.事業單位保管檔案措施不完善。檔案的保存在檔案管理工作中尤為重要，檔案一般都比較重要，一旦損壞就是巨大的損失。

3.檔案沒有進行定期整理和更新。檔案管理工作雖說復雜，但是主要原因還是因為沒有堅持整理和更新所保存的檔案，很多事業單位管理檔案時想怎么做就怎么做，毫無規律可循，在日后需要的時候有很難找到，極大的浪費了工作時間。

4.事業單位管理方式普遍落后，缺乏使用高科技進行管理的意識，不能適應時代的發展，同時，也容易使檔案損壞。

二、事業單位檔案管理的對策分析

（一）增加事業單位檔案管理人數

近幾年來，我國科技高速發展，對信息量的需求越來越大，事業單位檔案管理的壓力也越來越大，如果增檔案管理人員人數，既減輕了工作人員的負擔，同時也能互相監督，互相幫助。再者，幾個人同時管理，在遇到一方離職的情況下，也能使檔案在之前的基礎之上繼續管理。不會發生從零開始的現象。

（二）培養檔案管理人員的專業素養

檔案管理工作枯燥乏味，而且需要相當強的責任感和耐心。事業單位應定期培訓檔案管理人員管理辦法和專業管理知識，培養檔案管理工作的專業人員，同時也提倡工作人員提高個人修養，實現檔案的高水平管理。同時單位領導和檔案管理人員都應意識到檔案管理的重要性，這樣才能更好的做好工作。

（三）對于檔案管理要有一定的規章制度

“沒有規矩，不成方圓”，事業單位應就檔案管理工作執行相關的員工守則已經規章制度，要求相關工作人員必須遵守和執行。單位領導應定期檢查檔案的整理和更新情況，長久之下，要讓員工做到檔案心中有數，這樣，以后的檔案管理便會簡單下來。

（四）利用科技化、信息化管理檔案

在檔案室引進先進的設備對檔案進行統一管理，檔案管理落后，影響的是一個單位的發展，所以事業單位應積極的利用電子檔案來對檔案進行管理，這樣就能夠避免檔案的損壞。遺失等問題，也能夠更方便的進行分類和更新。相關工作人員應不斷努力、不斷探究，提升檔案管理在科學技術上的水平，使檔案管理的發展越來越快。

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一、完善管理制度，建立網絡系統

檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。

二、搞好管理分類，做好檔案歸檔

檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。

三、嚴格檔案整理，堅持科學管理

檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。

四、加強法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。

五、完善檔案室建設，注重服務質量

紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。

六、建立電子檔案，實現信息管理

紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。

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【關鍵詞】事業單位；檔案管理

一、檔案管理及其重要性

檔案管理工作是機關事業單位管理工作的一項基礎性工作，所謂檔案管理就是對單位存續期間日常活動所產生的各種信息，包括紙質和電子信息，進行分類、整理和歸檔，以此保存單位活動的歷史記錄并提供相應的查詢服務的工作。檔案管理按單位性質的不同，可分為政府部門檔案管理、事業單位檔案管理、企業檔案管理和社會組織檔案管理。本文所研究的是事業單位檔案管理。

因為檔案管理具有重要的作用，我國專門出臺了相關的法律法規對檔案管理做出強制性的規定。《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。”《機關檔案工作條例》規定：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件.是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。”

檔案管理的重要性首先表現在檔案管理是記錄單位活動的歷史資料和證據。隨著我國事業單位管理的不斷制度化和規范化，單位日常活動中都需要進行相應的記錄，并以此作為管理的依據。例如事業單位的生產經營管理、財務管理和人事管理過程中都要有相關紙質或電子化資料為依據，特別是財務活動，我國《會計法》對企事業單位財務資料，包括會計憑證、會計報表及其他資料等都規定了相應的保管年限，單位必須按要求對相應的資料進行保管。其次檔案管理對于提高單位的工作效率具有重要的作用。21世紀是信息時代，而我們現在則進入了大數據時代，隨著社會的發展，數據已經成為了一種重要的資源，而檔案管理則提供了相應的數據支撐。因此，事業單位檔案管理做得好的話，可以為單位的管理工作提供相應的數據，從而為改善單位的管理效率和日常活動提供依據。

二、我國事業單位檔案管理工作的現狀

近年來，我國事業單位檔案管理工作日益得到重視，檔案管理工作也不斷制度化和規范化，各事業單位基本都建立起了檔案管理相關制度，特別是單位重要檔案資料以及法律規定應當保管的資料都得到了妥善的保存。但是，我國事業單位檔案管理工作依然存在不少問題。

（一）檔案管理工作較為分散，檔案管理工作未得到足夠重視

目前我國事業單位檔案管理工作普遍存在的問題是檔案管理工作較為分散，由于事業單位大都與政府部門一樣設置了相應的科室，由于各個科室分屬不同的領導進行管理，且科室之間的活動可能存在較大的差異，因此，各個科室的檔案管理工作差別也較大。有的科室檔案較為重要或者法律法規對檔案保管做出了強制性的規定，則該科室的檔案管理工作會較為規范；有的科室日常業務較為，檔案管理工作則基本不存在。這就造成了事業單位檔案管理工作的不統一，事業單位工作人員有時也不知道哪些檔案該進行分類整理歸檔，哪些檔案可以不用歸檔，造成檔案的不完整。另一方面，盡管《檔案法》和《機關檔案工作條例》都對檔案管理提成了相應的規定，但是由于檔案管理工作并不能為事業單位帶來直接的效益，因此，現實中存在著部分事業單位的檔案管理工作未得到相應的重視，甚至都沒有建立起相應的檔案管理工作制度。

（二）檔案管理工作人員專業素質有待提高

事實上檔案管理是一項專業性較強的工作，檔案管理需要對繁雜的檔案資料進行甄別和分類整理，同時需要對檔案資料進行編碼和儲存，從而能夠及時對檔案資料進行檢索和查詢，這些工作都需要一定的專業知識。因此，大學里也設置了相應的檔案學和情報學等專業學科，這也說明了檔案管理是需要相應的專業知識的。然而，現實中很多事業單位并未意識到檔案管理需要專業人員來進行，他們認為檔案管理是人人都可以做的簡單工作，因此，檔案管理工作人員并不具備相應的專業知識，有的事業單位的檔案管理工作是由工作人員兼任的，這些都導致了事業單位檔案管理工作的不規范以及電子化程度較低。

（三）檔案管理信息化程度較低

隨著信息社會數據容量的不斷爆炸，檔案管理工作信息化就變得至關重要。這一方面是因為很多檔案是以電子化形式存在的，并沒有相應的紙質檔案，因此就必須對相應的信息化檔案進行分類整理存儲。另一方面，由于紙質檔案的保管期限有限，時間較長的話，紙質檔案容易丟失和毀壞，且紙質檔案存儲需要占據較大的空間。相應而言，信息化的檔案具有存儲容量大，存儲時間長，占用空間小，檢索查詢方便等優點，因此，對檔案進行電子化處理勢在必行。但是，很多事業單位檔案的信息化程度是較低的。這是由于檔案的信息化初始投入較高且需要信息技術方面的專業人員，而事業單位由于經費所限再加上并沒有信息技術方面的專業人員，因此，事業單位檔案信息化程度較低，且信息化推進較為困難。

三、完善我國事業單位檔案管理工作的對策

（一）重視事業單位的檔案管理工作

我國目前事業單位檔案管理工作不完善首先存在的問題便是檔案管理工作得不到應有的重視，這種認識上的缺位首先帶來的問題就是事業單位檔案管理工作的分散以及檔案管理的經費得不到應有的保障。因此，要改進事業單位的檔案管理工作就必須要認識到檔案管理工作的重要性，重視事業單位的檔案管理工作。從領導層面來說，應該要認識到檔案管理工作是一項基礎性的工作，同時，檔案管理工作就加強單位的管理，改進單位的效益是有積極意義的。因此，應建立整個單位統一的檔案管理工作制度，而不應將檔案管理工作分散到各個科室。同時，對事業單位的檔案管理應給予經費上的保障，設置專門的崗位進行檔案管理工作。另一方面，應加強宣傳教育使事業單位各個層面的工作人員都能認識到檔案管理的重要性，因為檔案都產生于業務職能部門，只有業務職能部門工作人員認識到了檔案管理工作的重要性，事業單位的檔案管理工作才能有效的開展。

（二）提高事業單位檔案管理工作人員的專業素質

檔案管理工作是一項專業性的工作，因此，檔案管理工作的具體落實需要具備相應專業素質的工作人員去實施。目前我國事業單位檔案管理工作在人員配備上存在的問題主要在于一方面缺乏專職專崗人員進行檔案管理工作，另一方面是現有檔案管理人員的專業素質無法滿足檔案管理工作的需要。為此，一、事業單位要根據自身單位規模、業務復雜程度以及人員情況設置符合自身實際的檔案管理工作崗位，盡量做到專崗專職。二、加強對事業單位現有檔案管理工作人員的培訓。一方面要加強專業素養的培訓，從檔案的科學分類、整理到檔案的編碼歸檔及檔案的查詢等，使得事業單位的檔案管理工作做到科學化和專業化。同時，要加強對事業單位工作人員服務意識的培養。事業單位檔案管理工作從另一個角度來說也是服務性的工作。現代的檔案管理不單單是保存檔案，更重要的是要對檔案加以利用，從而才能使檔案管理工作產生應有的效益。為此，要加強對事業單位工作人員服務意識的培養，強化檔案管理工作的服務職能。

（三）提高事業單位檔案管理工作的信息化程度

事業單位檔案管理工作面臨的比較嚴峻的問題是檔案管理工作的信息化問題，進入新世紀隨著電子信息技術的高速發展，一方面以電子化介質為載體的檔案容量迅速增加，另一方面也需要對原有以紙質為載體的檔案進行信息化，以實現高效存儲和利用的需要，因此，事業單位檔案管理工作的信息化刻不容緩。但是，目前事業單位檔案管理工作的信息化程度仍然較低，這主要是由于經費的缺乏議價相關信息技術專門人員缺失所引起的。為此，一要加強事業單位檔案信息化的投入，檔案信息化初始投入成本較大，因此，要事業單位檔案信息化要取得上級的支持，從而能夠獲得相應的財政資金支持以推進信息化工作。二要引進信息技術人才，信息技術專業化程度更高，因此，需要專業的信息技術人員根據事業單位的基本情況，設計相應的信息技術系統并將檔案管理工作流程化和電子化。

四、結語

黨的十八屆三中全會提出了要加快事業單位分類改革，加大政府購買公共服務力度，推動公辦事業單位與主管部門理順關系和去行政化，創造條件，逐步取消學校、科研院所、醫院等單位的行政級別。建立事業單位法人治理結構，推進有條件的事業單位轉為企業或社會組織。建立各類事業單位統一登記管理制度。為此，事業單位要在此背景下，將檔案管理制度納入改革范疇，全盤考慮，統籌兼顧，從而實現十八屆三中全會提出的改革目標。

參考文獻

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[2] 張春英.論事業單位檔案管理的現狀和對策[J].辦公室業務，2013年9月.

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一、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

事業單位的改革和發展離不開人才，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，充分反映出人員的德才績效、工作履歷、獎懲情況等重要經歷，是人力資源管理過程中的重要工具。事業單位無論是招聘管理人才、技術人才、后勤人才，或是考核、任免、獎懲、晉升，都不能忽視人事檔案的重要作用。目前，事業單位人事檔案的使用需求日趨復雜多樣，對檔案信息的準確、詳實和全面提出了更高要求。隨著事業單位人事制度改革的不斷推進，事業單位人事檔案管理工作與整個經濟社會的互動更加頻繁。同時，事業單位人事檔案也不再僅僅局限于單位組織內部使用，與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，也從中暴露出很多問題。

一是單位領導對人事檔案管理工作重視不夠。長期以來，事業單位領導對人事檔案管理工作的認識往往存在誤區，認為人事檔案管理工作就是收集檔案、整理資料類的輔工作，不像職稱、工資和社會保險等業務工作重要，只要保管的檔案不丟失，能應付日常的查閱任務即可，對工作標準要求較低。因此，事業單位往往容易忽視將人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作缺乏主動研究和安排，場所、經費、人員得不到保障。因此，單位領導輕視人事檔案管理工作勢必導致被動的工作狀態。

二是人事檔案管理人員業務水平不高、配套設施較差。事業單位檔案管理工作多使用兼職或借調人員，新員工較多，變動頻繁。工作人員很少參加檔案管理培訓，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟練，管理手段較陳舊，配套設施較差，對檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而且存放檔案的地方較為狹窄，配套設備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現象時有發生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式，由于個人原始文件頻繁調用，導致原始紙張變舊發黃、褪色變色等現象時有發生，嚴重影響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。

三是人事檔案整理工作力度不大，檔案丟失情況嚴重。由于收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，導致收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上雷同，不能準確反映本人真實情況，嚴重影響人事檔案質量，降低了檔案的利用效率。另外，隨著經濟社會發展和人力資源市場化進程逐步加快，人員流動日益頻繁，越來越多員工在事業單位和社會之間雙向流動，人員交流造成個人檔案遺失現象越來越多，各種問題愈加嚴重。

四是信息技術在人事檔案管理工作中應用不足。傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業單位人力資源部門來完成。現階段，一些事業單位在人事檔案管理工作中尚未引進先進的計算機網絡技術，信息技術在檔案資料檢索中應用匱乏，調檔查閱仍習慣采用手工操作模式，既不利于檔案的保管，又影響工作效率。隨著信息技術和互聯網的飛速發展，技術變革改變了傳統人事檔案管理模式。通過采用現代化信息技術管理手段，可以將不屬于個人隱私的人事檔案信息數字化，采用計算機網絡提供管理和服務，促進人事檔案管理部門與外界的人力資源市場信息交流。

二、人事檔案管理工作的對策與思考

針對上述事業單位人事檔案管理工作中存在的突出問題，事業單位要進一步提高認識，提升檔案管理人員的業務能力，健全完善人事檔案管理制度，充分利用信息網絡技術進行人事檔案管理創新，努力使人事檔案在人力資源管理過程中發揮實效。

1.提高認識，加大人事檔案管理工作的投入保障

有關負責同志要切實高度重視人事檔案管理工作，健全完善人事檔案管理工作的考核、評估和督導機制，將人事檔案管理工作納入重要議事日程。一是要加大資金投入力度，安排專項經費預算，特別是對檔案制度建設、資料管理維護和檔案信息化建設等方面給予重點保障；二是通過配置計算機、空調、掃描儀、監控等設備，確保檔案檢索、查閱和整理便捷，確保檔案管理安全，確保檔案信息不丟失、不損壞、不失泄密，進一步提升專業化水平；三是建設規范化、制度化和標準化的檔案管理室，做好通風采光、防腐防潮和防盜防火等保護措施。

2.提升檔案管理工作人員的業務能力

隨著事業單位人事制度和收入分配制度改革的穩步推進，干部職工的考核獎懲、履歷學歷、培訓經歷和聘任晉升等需要存檔的資料逐年增多，這給人事檔案管理工作提出了更高要求。人事檔案管理工作集服務性與保密性于一體，政策性和業務性較強。一是要特別注重提升檔案工作人員業務能力，選擇作風正派、責任心強的專職人事檔案管理工作人員，落實各種待遇，充分發揮他們的積極性、主動性和創造性。二是有關主管部門要抓好人事檔案業務培訓工作，切實提高檔掌管理人員的業務素質。三是在整理檔案的過程中，檔案管理人員要及時處理有關檔案材料，做到信息完整，細致鑒別和手續完備。一方面要及時處理符合歸檔要求的材料，另一方面，要及時退回不符合歸檔要求的材料，確保人事檔案信息的時效性、準確性和權威性。

3.完善健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作比較瑣碎，健全完善人事檔案管理制度，是實現檔案工作規范化管理的有效措施，是實現檔案工作科學化管理的可靠保證。首先，事業單位的人事檔案管理制度，要對人事檔案的信息收集、日常整理、借閱移交和開發利用等進行細化明確。其次，要建立健全目標管理考核制度和責任追究制度，移入、調出檔案材料要有記錄，檢索、查閱檔案材料要進行登記，防止人事檔案丟失、非法修改、檔案泄密等現象發生，確保人事檔案管理工作規范有序。

4.進一步提升人事檔案管理工作信息化水平