企業檔案管理分類方案范文

導語：如何才能寫好一篇企業檔案管理分類方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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基于知識服務的檔案管理模式的主要實踐

1.基本活動方面

(1)從傳統檔案收集向檔案知識積累拓展。建立數字檔案館系統與主要業務系統(包括工程項目系統、創新管理系統、客服知識庫等)的接口與集成，全部實現數據自動歸檔導入；通過業務流程分析，確定每項主要業務活動中會產生哪些文件，哪些文件有價值，應該歸檔，從而制定更為詳細、具體的文件材料歸檔范圍；制定外部信息收集范圍與程序；建立隱性知識顯性化(文檔化)的制度與方法，即確定哪些員工的哪些方面的隱性知識應該以何種方式進行顯性化，形成文檔；采用內容管理技術，全面推進企業內各種信息、知識的整合與集成，建立公司統一的知識庫。

(2)從傳統檔案整理向檔案知識組織發展。建立以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系，逐漸取代原來的分類方案，主分類體系。輔分類體系按照信息類型依次分為：制度與流程、模版與表格、行政公文、最佳實踐與案例、計劃與總結、合同與協議、策劃與方案、會議材料、出版物、資質與證書、調研與咨詢報告、媒體報道、行業資訊、培訓課件與資料、技術圖紙、其他，共計16項類目。

(3)從傳統檔案鑒定向檔案知識評價創新。采用宏觀鑒定論，根據機構的級別、職能活動的重要性對文件進行批處理式的鑒定，將高層機構在重要職能活動中形成的文件定為長久保存，將低級別機構在不重要的職能活動中形成的文件定為無需保存或短期保存。與檔案形成者、利用者合作，共同鑒定檔案價值。通過對利用情況的統計與對用戶反饋信息的掌握，研究將一些檔案的保管期限降低的可行性。

(4)從傳統檔案服務向檔案知識服務過渡。將檔案信息集成到省公司的統一搜索之中，為其他業務系統提供插件式服務，將檔案知識服務融入企業工作流程，例如將檔案知識服務融入到公文起草環節；以珠海分公司為試點，打通檔案管理系統與知識管理系統之間的接口，將檔案信息轉化為知識資源，供知識管理系統調用；繼續做好年鑒編纂，圍繞公司核心業務、中心工作與戰略決策，選擇并實施編研項目。

2.支撐活動方面

(1)營造促進檔案管理的企業文化。組織對各部門負責人、主要業務員工的檔案知識管理培訓，提高全員的檔案知識意識；檔案部門經常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發給各位員工了解，推動檔案工作的發展；在公司網站、數字檔案館系統上，一組檔案開發利用案例，提高公司員工對檔案價值的重視；倡導“信息傳遞價值”、“知識創造價值”的企業文化氛圍，打造成功的學習型組織。

(2)建立完善的檔案管理組織與制度體系。廣東移動建立了一套以省公司檔案管理室為中心的，包括各市公司檔案室，各部門、各項目專兼職檔案管理人員在內的檔案知識管理組織體系，并組織修訂了知識管理工作制度、崗位職責、考核指標體系，使形成、積累文件，文件歸檔、知識貢獻成為全員職責，這些為RMBKS的實施提供了充分的組織保障。

(3)實施檔案人員的知識轉型。公司組織對全省專職、兼職檔案人員有關RMBKS的專題培訓，積極參加移動通信系統內部的垂直交流與省內其他企事業單位的橫向交流。同時，公司成立了內部檔案工作協作組，針對檔案知識管理熱點難點、檔案信息化等專題組織研討。

(4)構建先進的數字檔案館系統。增加數字檔案館的內容管理功能，實現對各業務系統產生的各種各類數據、文檔等的自動獲取、充分集成；建設知識門戶功能，形成統一的對外服務界面。借助數字檔案館系統，廣東移動實現了檔案借閱、賦權的短信審批，打造出了7×24(每周7天，每天24小時)的檔案館，實現檔案管理由“紙質化無紙化無址化”的轉變。數字檔案館系統的總體架構如圖2所示。

3.基于知識服務的檔案管理的總體成效

(1)檔案知識資源體系基本建成。自2009年起，公司文件歸檔率接近100％；企業內部以文檔為載體的顯性知識歸檔、收集率達到100％；企業外部與公司經營戰略、主要業務相關的信息收集達到80％以上；內部知識型員工的隱性知識顯性化(文檔化)達到50％以上；完成了數字檔案館系統與所有主要業務系統的接口或集成，基本實現了各種信息、知識的集成；數字檔案館系統新增了內容管理功能，基本建成了公司的知識文檔庫。

(2)檔案開發利用體系初步形成。2005-2010年，省公司檔案利用平均為8465卷件次／年，利用人次平均為39478人次／年；檔案利用覆蓋率達到90％，用戶滿意度達到80％以上；平均每年完成3冊以上檔案編研成果；平均每年為公司核心業務、中心工作和戰略決策提供2次專題性檔案知識服務。

(3)省市公司全部通過“國家二級”評審。2008年11月5日，省公司順利通過企業檔案管理“國家二級”評審。2010年9月，全省各市公司100％通過企業檔案管理“國家二級”評審。2011年1月，廣東移動成為廣東省首批檔案管理示范單位。

基于知識服務的檔案管理模式的創新之處

1.理念與模式的創新

(1)從知識資產的角度重新認識檔案。在傳統觀念中，檔案是“歷史記錄”，人們更多地將其視為“故紙維”、“舊資料”。而RMBKS使人們充分地認識到，檔案作為一種顯性知識的載體、隱性知識顯性化的工具，是企業重要的信息資源和知識資產。良好的檔案管理可以有效地支持公司業務運轉、有力地推動企業戰略落實。

(2)體現以用戶為中心的理念。RMBKS實行“用戶需要什么，我們就收集什么”的檔案知識積累原則，從用戶的習慣出發進行檔案知識組織，尊重用戶的判斷開展檔案知識評價，實行“用戶想怎樣用，就讓用戶怎樣用”的檔案知識服務原則，充分體現了以用戶為中心、以需求為導向的理念。

(3)實現從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。RMBKS從傳統的對檔案實體的關注，轉移到了對檔案所蘊含的信息、知識的關注；用先進

的信息技術、知識技術取代了傳統的手工管理技術；從為用戶提供淺層的、零散的檔案實體查閱、復制等服務，提升到了提供深層的、系統的信息、知識服務，從而實現了從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。

(4)實現文檔一體化、圖書情報檔案一體化。RMBKS強調運用文件生命周期理論、文件連續體理論和信息全生命周期理論，對文件運動和文件管理實行全過程管理和前端控制，而且強調檔案管理與業務流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動，嵌入業務流程中，從而真正實現了文件、檔案一體化管理。RMBKS強調將企業外部的信息(圖書情報)也納入檔案知識資源范疇，一并管理，完全實現了圖書、情報和檔案一體化管理。

2.業務與制度的創新

(1)對歸檔與收集范圍的拓展。RMBKS不囿于傳統檔案的概念，將一些非正式的文件材料、企業外部的信息、文檔化的隱『生知識納入檔案知識資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統的歸檔與收集范圍。

(2)對檔案分類方案的豐富。RMBKS提出了以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系的概念與方案，是對傳統檔案單一分類方案的豐富。

(3)對檔案鑒定制度的創新。RMBKS尊重用戶對檔案的知識價值的認識與判斷，強調檔案形成者、利用者參與檔案價值鑒定的過程，是對傳統檔案鑒定制度的創新。

(4)對檔案服務體系的變革。RMBKS的檔案知識服務相對于傳統檔案服務在服務理念、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程、服務時效等方面具有革命性的創新。

3.技術與方法的創新

(1)檔案管理系統功能的強化與完善。相對于傳統檔案管理軟件而言，RMBKS大大增強了業務系統數據的導人與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構數據的集成管理、全圖文檢索、關鍵詞搜索、RSS訂閱、知識推送等方面的功能，使得RMBKS具有內容管理、知識管理的功能和特征。

(2)各種新技術在檔案管理中的應用。RMBKS應用了內容管理、智能、統一搜索平臺等先進技術，也使得檔案知識門戶、電子文件管理元數據等技術得到相應的完善。

基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義

1.可以提升企業核心競爭力

RMBKS將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；RMBKS應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，使之能更好地提供檔案信息、知識服務，滿足員工的需求，支撐核心業務的運轉，從而可以大大提升企業的核心競爭力。

2.可以提高檔案工作的地位與作用

RMBKS強調檔案管理與業務流程相結合，為業務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變為前臺性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

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【關鍵詞】服務；檔案信息管理；方案

在經濟高速發展的今天，人們逐漸發現了提高企事業單位工作效率的主要內容，并不完全在于主體內容的完善上，還需要考慮到與之相關的各項工作內容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當中，很多的企事業單位提出了一些科學有效的改進措施，并創設出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發現，當前的企事業檔案信息管理雖然不遺余力地引進一些現代化的管理方法和設備，但是理論性質的服務理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當前國內企事業單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內容在于他們都沒有形成良好的服務意識和觀念，工作人員都沒有認識到自己工作的重要性，僅僅認為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現階段的檔案管理，不僅對整體的服務效益有著相當大的影響，而且成為了服務鏈中的一項重要內容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務。如果在這個時期，持續保持以往的檔案信息管理狀態，將會直接影響到整體的服務質量，對于企事業單位的工作進程將會產生較多的阻礙。為此，我國國內的企事業單位，需要對當前時代下的檔案信息管理內容進行多方面地完善，秉承單位內部的服務理念，采取最為合理的管理方法，進而推動整體服務質量的提升。

一、分層管理法

在現階段的企事業單位中，存在相當多的信息資料需要進行合理地分類和整理，如果本身的檔案數據資料過于冗雜，將不利于服務工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎上，對全部的信息資料加以分類，分類的標準一般被定為服務對象，根據不同的服務對象，進行科學的分類。之后再根據不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業單位工作中，已然有相當一部分的檔案管理人員對各種資料進行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務對象、信息收集目標、信息資料內容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內容進行管理。此外，對于不同部門所提供的服務內容，也需要有一定的區別。分層管理法的科學性，主要體現在服務理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務內容，最主要的原因在于服務對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務內容是不同的，對它們進行科學有效地區分，能夠使整體的管理流程更加科學有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內容的細化，而其中的細化管理，不僅是整體工作開展的基礎，而且是優化服務質量的主要方法。現階段的企事業單位工作，十分注重對工作的細化，而且只有對工作進行細化，只能實現精細化的管理，為人們提供更好的服務，因而企事業單位的檔案信息管理，需要實時地應用分層管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各種優點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務質量提升，并沒有太大的作用。而且，在應用分層管理方案的時候，需要對服務內容和服務主體進行一定的分類，而相當多的企事業單位沒有明確的分類標準，導致很多檔案信息，在進行查閱的時候，出現較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設相應的分類部門之后，一旦服務內容和責任出現不明確的狀況，將會嚴重影響到檔案信息服務工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內容的分類，并沒有明確的分類標準和方向，很多的檔案管理人員，習慣于按時間進行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發現了一些嚴重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標準。大多數的企事業單位在運用分層管理法的時候，將時間的標準設置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內容，兩年以內的屬于較為新穎的資料內容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進行更新工作，嚴重影響了正常工作地進行。

二、數據庫結合法

信息時代的到來，人們的生活發生了很大的變化，很多傳統的內容得不到人們的認可，而且不再是當前社會的主題。在現階段的企事業單位管理中，存在一種科學有效的管理方法，即數據庫結合法，將現有的管理設備和管理方法，與數據庫完好地結合起來，雙方進行科學地互動合作，進而使得檔案信息管理的工作內容更加完善科學。數據庫結合法的運用基礎，在于對網絡數據庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優先利用網絡技術，創設出獨立的數據庫，并將收集整理到的全部內容，實時地輸入其中，以提高整體的服務效率。數據庫結合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內，迅速有效地為客戶找尋到相應的檔案信息，并選取針對性的服務內容進行服務。現階段的企事業單位檔案管理，運用最多的方法都是數據庫結合法，將企事業單位的整體檔案管理與服務，完全地與數據庫結合起來，雙方相輔相成。由于互聯網是該項工作開展的基礎，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學。同時，傳統的檔案管理采用的主要的是紙質資料的收集整理，當前的檔案管理在采用全新的數據庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務，而且信息資料的收藏空間將會變得相當大，不會像傳統的檔案管理那樣，需要對檔案進行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。

數據庫結合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網絡的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現在數據信息的直接侵入上。隨著科學技術的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當多的信息技術和網絡手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網絡技術的應用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業單位的數據庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯網的基礎上，于是長期面臨著外界的各種挑戰和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業素質，高效地操作電腦，并將數據庫的防護措施進行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。

三、自我檔案管理

在新時期的經濟建設發展過程中，企事業單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當前的社會，企事業單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務理念也應該服務于人。為此，一部分企事業單位對現有的檔案管理工作進行了創新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進行更新、完善以及查閱，后臺的服務依舊是由企事業撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現代化的經濟建設進程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產生了檔案信息服務的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯系，然后將自己的實際需求內容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進行相應資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現多種失誤的現象，不利于整體檔案管理質量地提升。而在自我檔案管理當中，客戶可以根據自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進行知識體系內容的攫取。

自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認知基礎和對先進設備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內容，那么自我檔案管理將不會產生實際的效用。而事實上，現階段的國內人群體系，雖然知識人群占據了很大的比例，但是依然有相當一部分人群，缺乏良好的科技認知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務理念，根據客戶的不同狀況，制定最為切實的服務內容，以獲得人們的支持，進而產生相當大的服務效益。

結束語

新時代的企事業單位檔案管理，在社會經濟發展的重重挑戰下，必然需要進行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴格的服務理念，切實地為公眾提供服務。

參考文獻：

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關鍵詞：民營企業，檔案管理，管理模式，協作式管理

Abstract: according to the time development of information technology, the file management department of information collection means has been in digital age, because each field has a large number of documents and files, thus the private enterprise's archives management methods should be corresponding to reform, for enterprise development provide a solid foundation. Cooperative management mode is the centralized management mode and decentralized management management model of complex, it is to point to the private enterprise in the file management system, the standard and the leaders insist on centralized and unified, archives entity classification of stratified classification respectively centralized management.

Keywords: private enterprise, file management, management mode, cooperative management

中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：

1. 協作式管理模式的特點

協作式檔案管理模式下企業建立總檔案室同時各下級部門也要設立檔案分機構，二者都按照總檔案室制定的統一管理制度和標準管理檔案，總檔案室要保管有關企業命運和大局的檔案，各下屬檔案機構遵循企業總檔案室的領導并各司其職，保管有關本職能機構及下屬單位的檔案。

(1)統一指導與分散管理相結合民營企業檔案管理在領導上、制度上和標準上集中統一，檔案實體則分類、分級、分層次、分別集中管理。協作式檔案管理模式是一個企業內部的管理行為，企業統一制定相關的檔案管理標準，對檔案管理工作進行全方位指導，對下級檔案管理部門工作中存在的問題，給出指導性意見。各檔案機構是獨立于企業之外的機構，在企業的全面指導下進行檔案管理工作，當各下級管理機構產生問題時，及時與企業相關領導部門溝通，共同協調并提出解決方案。

(2)管理層次多樣化協作式檔案管理模式在統一體制之下，使檔案的管理工作由原來的單一部門負責變為在一個部門主管下多個部門共同負責，責任的明確更有益于檔案工作的開展。運用貝塔朗菲原理，把具有一定區別而又相互聯系、相互滲透的兩個或多個事物密切地聯系起來視為一個有機整體。利用圖書、情報、檔案一體化管理體制是企業適應市場經濟體制變革的要求，同時它也是提高經濟效益和管理水平、實現信息資源共享的有效途徑。

(3)管理網絡化特別指出協作式檔案管理模式能凸顯網絡化信息管理的優越性，各職能部或下屬部門的檔案機構利用網絡信息技術而連成一個網絡，實現了網絡管理和集中管理，堅實的保證企業檔案管理的高效性，例如浙江省新安化工集團公司就是采用的這種檔案管理模式。

需要注意的是，檔案實施分散保管時不能過度分散，過度分散很難保證檔案的完整性與安全性，也不方便利用。也不能過早或過度集中，因為過早、過度集中管理不利于提高效率，更不便于現實工作的利用。

2.協作式管理模式的適用性分析

根據我國目前民營企業發展實力不均實際情況，需要一種管理體制更加彈J哇的檔案管理模式。

(1)協作管理模式下的追求目標

管理模式下的經濟效益性與民營企業的追求目標吻合，協作式檔案管理模式下企業各部門擁有自，這樣便于檔案的保管和利用，工作效率提高的同時又督促企業對檔案要認真對待，提高了檔案資源的利用率，為企業管理效率高，減少了工作時間及勞動成本，在提高檔案的信息量的同時還降低了檔案管理費用，為企業的運行及管理帶來一定經濟效益。民營企業是考慮到現實的生產和經營才建立了相應的檔案管理組織，目的很直觀就是為了現實利用，但不會花費大量的財力人力去開發，而是建立相對簡單卻實用的體系來為企業服務。

(2)協作管理模式下的模式使用

協作管理模式的靈活性適用于民營企業，目前民營企業普遍采用這種協作式檔案管理模式，各機構在發現問題時能夠及時向上級部門報告并提出解決方案，調動了檔案機構的改進及管理技術和水平的提高。檔案機構的集中領導有效的防止了“各自為政”情況的產生，采用這種模式的檔案管理更方便靈活。

(3)協作管理模式下的宗旨與理念

協作管理模式為用戶服務的宗旨與企業服務理念相同，民營企業檔案管理模式的目標就是滿足用戶需求，企業積極的開發檔案通用服務，在工作內容和服務方式上創新，為企業檔案需求者提供更全面的服務功能，這與民營企業為用戶服務的理念相符合。現代企業大規模的將現代化手段加入到企業的生產過程中，檔案工作也同樣得到升級，服務手段不斷提高，這與企業不斷進行技術創新，提高服務水平的理念相符合。企業檔案管理事業的創新其中企業三項考核指標:提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益，這些工作要落實到各種檔案管理中，違背三項考核指標就是與企業升級原則違背，會造成企業檔案管理混亂，企業要針對三項考核指標要求全力以赴實現企業檔案管理升級工作，從而為企業的升級服務。

因此，協作式管理模式的實施條件為公司規模較大，企業和各職能部門或下屬單位都形成龐大的檔案信息，或公司駐地分散，往來不便的企業。

3.協作式管理模式下的檔案處理過程

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1 信息時代檔案管理工作的內容

1.1 何為信息時代檔案管理工作

信息時代檔案管理工作的工作原理同傳統的管理工作不同，其管理工作建立在現代化信息技術基礎之上開展的，并利用計算機和互聯網系統實現檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對不同的檔案進行細致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價值，杜絕了由于檢索復雜而導致檔案信息使用效率低的現象。

1.2 信息時代檔案管理工作的優勢

信息化是檔案管理工作的必然發展趨勢，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個突出的優勢：第一，信息化檔案管理具有統一的法律法規；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實體檔案，可以借助互聯網實現檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現代化科技做支撐，可以實現檔案管理的自動化。

2 信息時代檔案管理工作的現存不足

2.1 實體檔案較多、分類檢索復雜

盡管我國的信息化檔案管理工作已經在各行各業中國被廣泛的采用，但在實際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對檔案進行整理，實體檔案的存儲量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實體檔案的檢索十分復雜，導致大量的檔案資源遭到浪費，檔案的真正價值沒有得到很好的體現。

2.2 管理意識落后、服務理念不足

我國目前的檔案管理工作管理意識落后，導致現代化檔案管理工作難以取得很好的進展，并且檔案管理的服務理念不足，檔案管理服務存在很多的弊端，導致檔案管理工作很難取得進一步的發展。

2.3 管理不夠規范、管理效率低下

目前的檔案管理工作在國有企業中較為完善，而不同企業之間由于企業資金、工作領域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導致檔案管理工作的規范性差。并且由于我國目前的信息化檔案管理技術還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導致檔案的資源共享受到很大的阻礙。

2.4 缺乏對檔案管理的重視

檔案屬于事業單位的重要組成部分，對于單位的健康發展有著重要作用。近些年，我國社會經濟快速發展，面臨著愈加嚴峻的市場競爭，事業單位在此背景下以追求經濟利潤為目標，忽視開展檔案管理工作，不重視對檔案管理的資金投入，導致檔案管理依舊處于信息整理的初級階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對于事業單位的長遠發展極為不利。

3 信息時代檔案管理工作的創新和實踐策略

3.1 借助網絡技術、提升管理效率

信息化檔案管理工作是基于計算機和互聯網系統開展的，因此在實際的信息化檔案管理工作當中，檔案管理人員要充分借助互聯網技術對電子檔案進行管理。同時，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計算機將相關信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯網，在網絡上通過身份認證之后對電子檔案內容進行檢索和查看，實現檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價值。不僅如此，在科學技術水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動化檔案管理是檔案管理的必然發展趨勢，對檔案的自動化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。

3.2 轉變管理觀念、提升服務質量

信息化檔案管理工作的開展，首先要轉變管理觀念，摒棄傳統的檔案管理方式，針對檔案管理的現存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價值作為工作重心，實現檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務質量，進而提高檔案管理質量。

3.3 做好檔案錄入、強化數據管理

信息數據庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數據的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強化數據管理，檔案管理人員要建立完善、細致的信息數據庫建立方案，并嚴格按照方案對信息數據庫進行加強。同時，管理人員還要充分將現代化技術引入到信息數據庫當中，從而提升檔案管理的質量。

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檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在石油工程技術企業在建設綜合性國際能源公司進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。

作為石油工程技術企業的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發，為企業的科學發展提供經過提煉、深層次高質量的檔案產品，創造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業的中心工作。

一、技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。

一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。技術檔案盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。企業的檔案管理工作要想更好地服務于企業的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

二、檔案管理課題的提出和運用的技術手段

近年來，在石油工程技術企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和石油施工企業的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、石油施工企業達標投產考核辦法、石油施工企業優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，項目施工、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現工程項目檔案的規劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現為企業經濟發展這一中心工作服務的根本目的。

編制技術檔案中包括管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

一是以企業檔案分類表為綱。《企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第526期2013年第43期-----轉載須注名來源雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

二是編制技術檔案中的管理檔案時，必須充分利用已有的成果，補充技術檔案特有的文件材料，同時，剔除項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

三是注重全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監理人員、兼職資料員參加，發揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優勢，使歸檔范圍的制定更加符合項目的實際情況。

2.明確類目設置

石油工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著石油技術服務行業的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究石油技術服務行業檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。 轉

3.確定整理方式

按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

三、石油企業技術檔案管理的突破及其實施效果

1.工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足石油技術服務行業工程項目特別是的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。

2.工程項目文件的分類方法

編制項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高項目文件整理的規范化、標準化水平。

3.工程項目文件的整理方法

編制項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

四、石油工程技術企業技術檔案管理的應用范圍及其效益

石油工程項目檔案管理導則適用于項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。 它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：

提高了勞動生產率。項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。

豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據和參考。

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【關鍵詞】檔案管理；整理方法；數字化

檔案，作為電力企業發展歷程的真實寫照，包含著豐富的知識信息和資源，是電力企業發展過程中一筆寶貴的財富。電力企業管理工作在當下要緊跟時代和電力企業的發展步邁，要以管理創新、知識服務為主要工作目標，嚴格和規范檔案整理方法，提高管理效益，并切實加強檔案信息化建設，不斷拓展企業檔案工作新領域，從而為電力企業經濟發展提供有力的信息保障，促進電力企業經濟的快速發展。

一、電廠企業檔案管理的整體原則

隨著信息社會的到來，企業的檔案工作也面臨著復雜的局面。而由于電力企業作為國民生活和經濟發展的基礎性，其檔案管理就尤為顯得重要而艱巨。電廠的檔案管理工作，首先應從檔案的基本概念和基本規律入手，要求檔案管理工作人員具備這些基本的理論素養。對歸檔的材料遵循最基本的整理原則，電廠檔案材料整理的基本原則是：尋找材料之間的形成規律，探索和保持材料之間緊密而有機的聯系，對文件材料做不同的價值區分，以便于保管和利用。同時，對聲像檔案進行嚴格管理。在時間上，應在攝錄工作完成后的一個月內歸檔。在材質上，必須是原版、原件，照片和其相應的底片應一并歸檔，應沒有污跡、水斑、磨損和未發生變質。

二、電廠企業對檔案文件的整理方法

在多年的實踐中，筆者所在企業摸索出一套符合企業自身發展的檔案整理方法。即以“件”為單位的、分別進行分類、排列、編號、編目等過程，并使之形成有序的聯系，以達到檔案管理的要求。

分類是檔案管理的基礎和關鍵。筆者所在企業的對檔案分類的主要要求是：對歸檔的材料根據年份、問題（主題、機構）、保存時間等幾個方面進行分類，一個全宗內（企業給立檔單位編制的代號）應采用統一、穩定的分類方案。在這個總體分類要求下，具體再進行細分。比如，凡企業內比較齊全、職責固定的機構，均采用“年度―機構―保管期限”的分類方法；企業里，簡單或職能交叉不便分類的機構，采用“年度―問題―保管期限”的分類方法；產生檔案文件數量少的、內設機構規模較小的，可采用“年度―保管期限”分類法等。

此外，筆者所在企業對檔案的保存期限做了劃分。凡是反映企業歷史面貌和重要職能活動的檔案文件以及對企業和國家建設有影響和長久利用價值的檔案材料，需要進行永久保存；記錄企業一般的生產活動，在一定長度時間內有參考價值的檔案文件，進行30年的定期保存和管理；在一定時間內對企業有一定參考和利用價值的檔案文件，劃為10年的定期保管。

從機構規模和時間性需求兩個方面對檔案文件進行厘定，解決文件的保存和主次等問題。一般來說，經過裝訂、分類等處理之后，歸檔章表現出一個規范、條理的面貌，其具體內容包括：全宗號、年度、保管期限、件號、類別、頁數等。在此分類原則下，再對歸檔文件進行逐件編目。對歸檔的文件目錄設置件號（填寫歸檔文件的排列順序號）、責任者（制發文件的組織或個人）、文號（文件的發文字號）、題名（文件標題）、日期、頁數等項目。此外，歸檔文件目錄要制作和編制目錄索引，索引的主要內容包括：保管期限、所在頁數、起止件號、備注等項目。最后，歸檔文件整理完畢，企業要求檔案管理人員按照年度分別填寫年度歸檔文件的整理說明。在這些說明中，企業檔案管理人員要說明年度歸檔文件的總數量，注明該年度歸檔文件補充、修改、移出等情況。此外，檔案管理人員還要注明歸檔材料的負責人。

需要注意的是，筆者所在企業對聲像檔案的分類基本按照“年度―問題”分類法，比如，“1行政管理”“2經營管理”“3生產業務”等。聲像檔案按載體形式分別分為：照片、影片膠片、錄音磁帶、錄像磁帶、計算機光盤等。其中后四種載體的聲像材料的母膠片或原帶、原盤與其拷貝片或復制帶、拷貝盤不分別設類、以相同編號的正、副本方式區別之。同時要求在錄音、錄像帶分類時要把永久性和周轉性的分開，機密性的和一般性的分開，不同版本（原版、復制版、播出版）分開。

經過這樣一個有序化的檔案整理過程，檔案呈現出有序、富有邏輯、可資利用的信息架構，從而讓檔案成為企業建設和發展過程中重要的依據和不可或缺的一部分。

三、電廠企業檔案數字化處理

在今天的大數據時代，檔案數字化是企業檔案管理和建設中的一個終極指向。檔案數字化是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫”。筆者所在企業在檔案管理、整理方法上所做的大量工作均為檔案的數字化做了富有“技術含量”和富有“邏輯成效”的工作。主要如下內容：印刷品檔案的數字化、照片檔案的數字化、音像檔案的數字化、實物檔案的數字化等。同時要求，如果對室藏檔案無法一次性全面數字化，可以按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施。

對檔案數字化設計了一系列的環節，主要包括：數據轉換、數據處理、數據存儲、數據掛接、數據驗收、成果管理等。在檔案管理模式的基礎上，筆者所在企業對檔案數字化做了進一步嚴謹的要求，以確保檔案數字化質量。比如，強調和規范檔案里面的相關目錄內容；在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物等。

一個基于良好方法論和數字化邏輯的檔案信息系統，是一個現代化的電力企業不可缺少的一環，也是電廠企業在信息化建設中的追求目標之一。電廠企業對檔案管理模式和數字化高度重視，并不斷探索，以努力適應和滿足企業制度和信息現代化的要求，助推電力企業更好更快地發展。

參考文獻：

[1]王雅琴.電力企業檔案管理：問題、成因與對策[J].現代企業教育，2011（9）

[2]王向明.數字檔案管理系統的研究與開發[D].復旦大學，2010

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關鍵詞：石油化工 檔案 管理

Abstract: Archives petrochemical engineering design is a kind of can directly record design thought and method, a true reflection of a historical process of petrochemical engineering design practice, industry and petrochemical engineering design archives in addition to the general characteristics of science and technology, also has its own characteristic. Full understanding and grasp of archives management in petrochemical engineering design units of various characteristics and management strategies, are important to the quality of archives management in petrochemical engineering design units to improve.

Keywords: Petrochemical archives management

中圖分類號：TU276.7 文獻標識碼A 文章編號

檔案管理工作是企事業單位發展的重要基礎，對傳承企業文化的重要工作。各個單位需要加強檔案管理工作，不斷建立健全檔案管理機制，把檔案管理工作納入發展管理規劃中去。提高關于石油化工工程設計單位的檔案管理，做好工程項目設計的檔案收集和整理工作，促進單位檔案的科學規范化，不斷推薦單位檔案工作的創新，有效利用和保護檔案，能夠更好的為企業的各項工作服務。

一、石油化工工程設計單位檔案的特點

（一）組成的成套性

通常一個獨立的工程項目，石油化工工程設計單位需要把各種不同專業的設計人才分成設計小組，按照程序開展設計工作，形成比較嚴密的文件材料系統，使得石油化工工程設計單位具有成套性。石油化工工程設計的檔案收集、整理，保管以及利用要求把工程的設計材料文件收集齊全。依據工程的不同階段進行配套整理，系統的反映工程的技術設計信息， 不能把其他項目的圖紙混淆，保證檔案資料的完整齊全，方便以后的利用。

（二）形成的階段性

根據石油化工工程的設計工作的程序，一般一項工程需要有準備階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，如果前一個階段的設計工作不能完成，那么下一個階段的工作也不能徹底的開始，只能做一些準備，前一階段的設計過程中用到的文件經過批準之后很可能成為后一個階段的設計依據。

（三） 內容的專業性

一項石油化工的工程設計需要很多的不同專業的設計人員參與，相互配合。所以一項工程的設計方案材料是多個專業聯合創作的過程。不同的專業有著自己的專業性特點，所以，石油化工工程工程設計的檔案在分類歸檔過程中，需要考慮文件資料的專業性和專業之間的聯系性。不要把不同專業的技術信息文件混淆在一起。

（四）修改、補充的多變性

石油化工工程設計是從技術上對即將建造的工程的全面規劃，在施工的過程中對設計方案的修改情況是經常出現的，如果設計的方案在某些地方出現了缺陷或者錯誤，就需要及時的對設計方案進行補充修改。有些工程的設計圖紙經過了多次的補充修改，有的設計圖紙成套作需要設計人員進行重新的設計。設計文件的修改或者變更是無法避免的，同時也是很有必要的，這也是石油化工工程檔案和其他一些單位的檔案管理的不同之處。如果設計方案出現更改的時候，必須要把設計更改的材料和工程設計的技術文件資料進行配套的整理，確保石油化工工程設計檔案管理的準確和完整。

（五）使用的通用性

石油化工工程設計本身就是一項具有創造性和繼承性的工程，設計師在繼承和借鑒別人優秀設計成果的基礎上進行新的設計，石油化工工程設計的一些元素通用性強，設計的部分內容可以進行多次的使用，具有很強的通用性。石油化工工程設計檔案的通用性可以大大避免了單位的重復勞動，加快設計的速度，提高單位的工作效率。

（六）數量浩大

石油化工工程設計的內容比較多，過程復雜，形成各種各樣的設計圖紙和文件資料。圖紙文件資料的數量是浩大的，在歸檔管理上需要有足夠的存儲檔案的空間。同時做好檔案的信息化管理。

（七）使用價值的時效性

石油化工工程設計的檔案用于工程項目的次數還是比較多的，第一次利用發揮作用后還會有第二三次， 具有長期的使用價值。但是工程設計檔案有部分經過一定的時間之后就失去原來的利用價值，所以作為檔案管理人員還需要定期的對檔案資料進行整理，把已經失去價值或者價值不大的資料進行銷毀或者保存到不常用的地方。

二、提高石油化工工程設計單位檔案管理的策略

（一）落實檔案管理制度，加強檔案管理

對于石油化工工程設計單位來說，合理的制定本單位的檔案管理制度，是有序的開展企業石油化工工程設計檔案工作的前提需要。從各方面比較全面的進行規范石油化工工程設計單位在檔案工作的過程中遇到的各種實際問題，能夠及時的對相關石油化工工程設計工作檔案管理制度進行制定，做好文件的歸檔工作對于加強企業的檔案管理，提升石油化工工程設計單位整體的檔案管理水平是十分必要的。在建立檔案管理制度的同時，必須要把檔案管理制度落實到工作中去，抓好對石油化工工程設計單位檔案工作質量的考核。單位通過對各項制度的制定和落實，對于解決石油化工工程設計單位在發展中遇到的新問題，提高石油化工工程設計單位關于檔案管理的工作質量，規范企業的檔案管理有著十分重要的意義。

（二）加強檔案信息化管理，促進檔案管理改革

石油化工工程設計單位要把檔案的信息化管理工作認真抓起來。工程設計圖紙和技術標準等檔案可以為石油化工工程設計單位以后的工作提供參考，同時也是非常重要的憑證作用，但是傳統的檔案存儲方法比較落后，查閱起來也不是很方便。工程檔案的信息化建設，可以實現工程設計圖紙和技術信息的數字化，不同的工作人員依據自身崗位的權限，可以隨時通過計算機查閱瀏覽所需要的工程圖紙、資料和相關的其他信息。石油化工工程設計單位的檔案信息化管理，提高了整個企業的檔案工作水平，方便了工作。同時企業也可以在單位相關的網頁，把工程的信息上傳到網上，方便了交流和溝通。石油化工工程設計單位要積極的推薦企業的檔案信息化進程和電子文件的管理。盡早實現企業檔案管理的網絡化、數字化。

（三）把握重點工程建設，抓好項目檔案管理的全過程

作為石油化工工程設計單位的檔案管理，是需要把項目工程從開始設計規劃到最后竣工驗收的整個過程中產生的資料、文件、圖紙進行歸檔的。需要認真做好關于重點工程的檔案記錄，注重對工程設計在各個不同階段時期的資料信息的收集歸檔。對工程的相關文件材料要同步的積累和管理，保證歸檔的質量。由于工程施工一般周期比較長，整個過程中產生的文件數量大，種類也比較多。這也給石油化工工程設計單位的檔案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困難，帶來很大的工作量。檔案管理工作人員要根據工程的進度，對工程的材料及時收集，保證檔案歸檔的完整準確性。

總之，石油化工工程設計單位檔案管理的特點是由設計單位自身的性質以及石油化工工程設計活動的規律所決定的。在石油化工工程設計的過程中會產生一定的技術設計成果，對這些工程設計成果重要的記錄載體就是單位的工程設計檔案。充分的認識和掌握石油化工工程設計單位檔案管理的各種特點以及管理策略可以不斷提高設計單位的水平，發揮檔案管理的作用，為石油化工工程設計單位的長遠發展做出貢獻。

參考文獻：

[1] 薛延芬, 如何做好石油企業檔案管理工作[J]. 陜西檔案. 2011(02)

[2] 王玲, 石油化工企業科技檔案的管理與開發[J]. 才智. 2011(19)

[3] 尚真, 中國石油檔案管理的理念與模式[J]. 北京石油管理干部學院學報. 2007(02)

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1.1管理力量薄弱

當前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。同時，由于檔案管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.2對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。同時，還認為檔案工作不能給單位創造經濟效益，能應付外調、查檔就行了。部分基層檢察院的檔案人員只注重檔案資料收集、整理和保管，對檔案資料進行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門查閱，正是由于有了輕視檔案工作的思想，沒有意識到檔案的開發與利用在檔案信息化建設中的重要性，沒有最大限度的開發利用檔案，都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求，導致對檔案管理工作積極性不高。

1.3 檔案管理不夠規范，檢索效率不高

檔案是開展各項業務活動的原始記錄。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，大部分案卷缺少卷內目錄。第二，案卷標題不規范。第三是檔號不規范。第四是組卷混亂現象比較嚴重。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

1.4 檔案利用率低，未發揮最大效用

檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層院對檔案資源主要用于提供領導決策的工作思路；提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”和提供在執法監督中，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。檔案資源的利用程度與作用發揮，在很大程度上取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。

2 檔案管理現代化標準實現策略

2.1 加強對檔案管理整改

首先，針對薄弱環節，加強工作力度。我們認真梳理了檔案管理存在的問題，認真編研材料編撰、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上，還是在內容上，都得到了不斷的充實。其次，制定達標方案，落實責任人員。我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限。第三、重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準、移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一套比較完整的檔案管理制度。同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關股室及時完成達標方案布置的工作。

2.2 加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大些瘄利用率高低，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。其次，對于那些建館時間較長的綜合性檔案館，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

2.3 高標準強化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予了高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息化時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。

2.4 提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作標準化質量的操作性因素。同時，為了確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性，檔案人員應當采取前端界入、過程控制的方法。因此，在推進檔案工作標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

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【關鍵詞】工傷保險 檔案管理 科學管理

工傷保險檔案是指企業職工在工作的過程中遭受意外傷害，在就醫過程中直接形成的、有保存價值的文字、圖表、電子文檔材料等，是工傷認定過程的真實反映，也是勞動能力鑒定的重要依據，還是單位維權的憑證。

一個完整的工傷保險檔案要經過工傷快報、工傷認定、停工留薪審批、勞動能力鑒定等階段，還要要經過經辦機構、定點醫院等相關機構部門，程序繁瑣、工作量大。因此需要加強工傷保險檔案的管理，提高人員素質，及時收集，按時歸檔，嚴格交接，推動工傷保險檔案工作的規范化、科學化和信息化。

一、檔案管理科學化的必要性及其存在的問題

（一）檔案管理科學化的必要性

檔案管理是機關單位管理的基礎環節，檔案材料無須零散保存，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。檔案也是機關單位信用管理的重要保證，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的窗口。工傷保險檔案科學化檔案管理對機關效益有重要影響，能提高績效，增加效益。

（二）檔案管理存在的問題

檔案管理重視程度低：各單位往往重視財務、人事、組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。

檔案管理模式落后：目前的機關檔案管理雖有一定規模，但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，整體上處于零散無序狀態。

檔案管理科學化水平低。隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，傳統的檔案工作模式和技術水平已不能適應。

二、工傷保險的檔案管理科學化的具體措施

檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，積極完善和宣傳檔案法律法規。檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。開展業務培訓和指導，檔案行政管理部門要采取切實措施，舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適各地各層面的工商保險檔案工作作制度。

（一）構建科學化工傷保險檔案管理機制

只要符合國家檔案法規，就可以一切從實際出發，建立工傷保險檔案管理機制，保證檔案能夠及時、完整的收集、保管和提供有效利用。編制分類方案和規則制度，對已經收集的文字、圖紙、圖片資料，進行科學的分類整理。根據各地各單位的實際情況和具體要求，制定工傷檔案管理實施細則，明確各地各單位工傷檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容等。

在編制分類方案時，要正確區分和把握政策性文件、業務性文件、工傷財務文件、工傷備案材料、工傷保險醫療待遇核定材料等相關材料，根據工傷材料的形成規律，對工傷材料的內容、價值、數量等進行系統整理，按工傷保險待遇分類，使檔案資料做到分類準確、方便管理，保持其整體功能。并將立好的工傷檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

（二）加強領導，建立基層工商保險檔案組織

抓好工傷保險檔案工作，要從思想上重視工傷檔案管理工作，提高認識，用規范化、標準化來要求工傷檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。建立起基層檔案管理組織，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人辦事，將工傷保險檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料。作為檔案人員，應有針對性地列出所收集的資料名目，自企業報送工傷材料開始，就積極介入。

（三）科學利用信息化手段

檔案信息化是工傷保險事業發展的需求，也是改善自身檔案管理的需要。在機關單位進行信息化建設，檔案部門要充分利用計算機，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。實現檔案信息數字化，信息編目，信息檢索和信息傳輸。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔的紙質文件與歸檔的電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。

（四）加強對檔案人員的素質培訓，完善規章制度

工傷檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及到參保人員的基礎信息，這些信息關系著參保對象的權益和享受社會保險待遇。檔案館的專業人員，應針對檔案的具體情況，手把手地從工傷保險檔案基本材料收集整理、立卷、歸檔等環節進行現場指導，提高實際操作能力。

組織各地相關單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于工傷檔案管理的有關法律法規，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識。

三、結語

總之，工傷保險檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，實現工傷保險檔案的信息化，達到工傷保險檔案信息的數字化，實現信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化和網絡化，實現高效適用的檔案管理和利用。

參考文獻：

[1]鄧秋柳.劉海珍.完善我國農民工工傷保險制度的思考[J].財經理論與實踐.2008（5）

[2]余桔云.匡小平.我國工傷保險預防機制的研究J].經濟問題探索.2007（12）

篇10

［關鍵詞］標準化；檔案信息化建設；規范體系；重要性

0引言

近年來，國家檔案局、國資委針對新時期檔案信息化建設目標陸續出臺了一些新標準、新要求，當下的檔案建設工作主要體現在電子文件中心建設與數字檔案館建設、電子文件管理與檔案信息資源開發利用等方面。在這一輪特色鮮明的檔案信息化建設大背景下，如何結合企業自身檔案管理工作特點，建立科學合理的標準規范體系尤為重要。企業檔案工作新理念是在認識檔案的信息和知識屬性基礎上，把檔案信息資源確立為企業發展的戰略性核心信息資源。建立核心信息資源管理理念，既是目前企業信息化建設的需要，也是未來企業持續發展的需要，更是檔案工作管理創新的必然，標準化規范體現的建設也就成了管理改革創新的重頭戲，本文主要以企業檔案信息化工作的具體建設來闡述標準化工作在企業檔案信息化建設中的重要性。

1檔案信息化建設的必然性

檔案工作是企業管理的一個重要組成部分，檔案工作必須適應企業發展需求。企業在信息化建設工作的初期編制信息化建設指導綱領，描述了企業的未來信息工作管理體制、組織結構及主要工作內容，提出了信息系統建設項目實施的優先次序和項目初步的解決方案，其中檔案信息化建設成為企業發展的戰略之一，體現在以下方面。

1．1標準化的必要性

檔案工作從實體管理向信息資源管理轉變是新形勢下企業管理對檔案工作的要求。相應的工作模式轉變，依據國家及行業的標準、制度，相關的標準規范及制度必須結合新的工作形式及要求完成制定，更好地規范指導企業檔案信息化工作。

1．2業務需求的必然性

隨著“珍存企業記憶、提升公司價值、構建知識平臺、實現信息共享”檔案工作目標的制定，檔案業務工作的明確。具體需要大力開發和利用企業檔案信息資源，發揮企業檔案工作的信息作用，實現企業檔案工作為企業發展提供信息服務的主要任務和宗旨，展現企業檔案工作在經濟建設中的地位和作用。

1．3資源集成的必然性

企業的信息化工作經過井噴式的發展，即將完成從集中建設向集成應用階段的轉化，加之大多數企業數字化、集成化和智能化逐步開展，信息資源的集中管理需求在檔案業務中日益凸顯，對檔案信息化建設提出了更高的管理要求。

1．4信息價值的必然性

應用產生效益，信息資源的價值必須通過業務應用才能實現。信息資源開發利用是當前信息化建設工作的核心，在確保信息資源和系統安全的基礎上，通過專業檔案管理平臺，更廣泛共享資源，更深入挖掘數據價值，努力提高資源利用效率，提升資源價值。

2標準化在檔案信息化建設中的指導作用

企業開始檔案信息化整體建設之前，部分下屬單位通過該企業整體信息化工作的帶動，建立了自己的檔案管理系統、完成了目錄數據庫建設、相應地制修訂了一些檔案信息化的規章制度，信息化建設取得了階段性的重要成果。但從企業整體來看，各下屬單位檔案信息化水平參差不齊，沒有形成統一的管理平臺，執行的業務管理制度以及標準化不統一，信息資源共享程度相對較低，不能適應企業業務發展需要，檔案信息化建設亟需進一步加強。在這樣的情況下，堅持標準先行原則，統一并建立了完整的業務規范及標準，保證標準化工作在管理、業務、技術層面為公司檔案信息化建設的開展尤為重要。

2．1編制統一的業務規范

充分調研企業下屬單位檔案管理的實際，結合國家及企業檔案分類、標識、著錄規則，規范檔案的收集、整理、保管、利用等業務環節及流程，納入企業檔案工作規定，制定信息化管理要求，編制企業《檔案管理手冊》。其中重點對檔案業務管理規范進行規范。包括對業務規范、流程進行重新梳理，并在后期的系統設計上將業務規范向系統流程靠攏，實現兩者的相對統一，在遵循規范統一的基礎上，滿足實際業務需求。（1）統一分類。廣泛征求各單位意見，結合企業檔案工作實際，確定檔案分類原則及具體類別。（2）統一標識。按照信息化條件下簡化整理的原則，統一全宗號和檔號，簡單直觀，易于理解。（3）統一著錄項。根據類別及具體檔案業務特色，分公共著錄項、公共必著項、專有著錄項，并確定具體的數量。（4）統一業務流程。按類別及業務環節自上而下統一企業檔案業務流程。（5）統一報表格式。結合實際檔案報表需求，區分業務用表和統計報表。

2．2制定企業標準

在檔案管理系統設計過程中，要對海量的電子文件進行歸檔管理。針對歸檔電子文件的格式及元數據需求，參考國家及檔案行業相關標準，結合企業歸檔電子文件的特點，形成了該企業的《歸檔電子文件格式規范》《歸檔電子文件元數據規范》企業標準。（1）合規的歸檔電子文件格式是電子文件長期、有效保存的基礎保障，規范歸檔電子文件的格式是保障檔案管理系統發揮知識內容管理平臺、滿足檔案管理利用需求的重要環節之一。《歸檔電子文件格式規范》規定了歸檔電子文件長期保存格式應具有的特征和選擇原則，并給出了電子文件歸檔格式和利用格式的要求。（2）《歸檔電子文件元數據規范》是檔案管理工作的基礎保障和重要內容，規范歸檔電子文件的元數據有助于跟蹤電子文件的全生命周期和提高電子文件的后期利用水平。《歸檔電子文件元數據規范》規定了歸檔電子文件元數據的元素、結構、表述方法和表述，并給出了有關封裝格式的定義。

3檔案信息化建設對標準體系形成的推動

建設統一、先進、科學的標準體系是一個循序漸進的過程。在檔案信息化建設前期通過標準化的制定保障了項目建設的順利開展。同時在項目建設過程中，通過檔案信息化工作的日益成熟，分層次系統地梳理現有標準，查漏補缺，逐步形成了標準體系。由管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范三個方面全方位支撐業務的運行，形成統一、科學、高效的檔案工作體系。

3．1檔案數字化規范

形成企業數字化規范。規定了紙質、照片、錄音、錄像和縮微膠片檔案數字化工作的基本原則、處理流程和技術要求。

3．2檔案分類規范

形成企業檔案分類規范。規定檔案分類原則和分類方法。適用于檔案的分類整理。

3．3檔案標識規范

形成企業檔案標識規范。規定了檔案全宗號、檔號的結構，檔案標識的編制原則和編制方法。適用于檔案全宗號、檔號的編制。

3．4檔案著錄規范

形成企業檔案著錄規范。規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項目細則。

3．5檔案業務管理規范

形成企業檔案業務管理規范。規定了信息化檔案業務的收集、整理、保管、利用與編研、統計。適用于檔案業務管理工作。

4結語

任何企業管理的本質可以從效率體現，建立并執行科學合理的標準體系，是企業發展的管理創新手段之一，也是企業能高效運行的制度保障。企業標準化的發展要始終按照“堅持標準先行，推進標準化建設，提升發展質量”的總體目標，無論是檔案管理還是其他領域的業務管理，標準化創新管理理念，建立和執行統一、先進的標準體系，使工作過程有標準可依、工作環節可控，提升管理質量、優質高效服務，任何時候都是行之有效的方式。

主要參考文獻

［1］李和平．《企業檔案工作規范》實施指南［M］．北京：中國檔案出版社，2010.