檔案管理系統建設方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理系統建設方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關鍵詞】交通運輸；管理信息化；建設

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。特別是近幾年來，為了滿足社會發展的需要，我國在交通運輸業方面進行大量的投入，實現了其突飛猛進的發展。在這其中，不但包括政府進一步完善改革，還包括將信息產業的技術作為交通運輸業發展的重要支撐。因此，信息技術的現代化及其不斷發展，對我國交通運輸業的發展具有重要的意義，其推動交通運輸業朝著更加數字化、正規化的方向進行發展。但是在現行條件下，交通運輸業的信息化發展水平還存在一些問題，這些問題阻礙了人們生活水平的提高。

一、當前在交通運輸管理信息化建設方面存在的主要問題

1.在交通運輸管理方面缺乏信息化的意識

目前，很多人員還沒有意識到交通運輸管理信息化的重要性，其主要表現在部分地方的單位和部門有著根深蒂固的傳統思想，他們認為在交通運輸中最重要的就是進行修路和架橋，而在交通運輸業的發展方面卻很少有所注意，從而使得交通運輸業在管理基本設施方面的力度不斷弱化。尤其是對現代化的信息手段應進行加強，使得其自身能夠不斷進行發展。

2.從業人員沒有較高的業務素質和業務水平

在交通運輸管理信息化的建設工作中存在較少的專職人員，在這一職業中大部分都屬于兼職性質的人員，也就是說為非專業性的人員，在計算機方面的人員是非常短缺的，特別是那些具有高素質、高水準的復合型人才。現在從事交通運輸管理信息化建設的專業人員，通常是指在運輸過程中受到的系統教育、專項培訓比較少，雖然部分人員曾受到過一定的培訓，但因為時代的快速發展，也不能適應當今的時代要求。在當前交通運輸管理行業中這個問題是十分常見的。

3.在資源共享方面存在一定的問題

對于交通運輸管理中的各個部門，因為掌握不同的儲存信息資源，所以各個部門其他部門的信息資源并不了解。這種資源共享的方式使得信息整合的程度大大降低了；不能充分開發和利用高速公路中的基本通信基礎設施，導致浪費網絡資源的現象非常嚴重。在交通運輸管理的信息網絡上只能進行基本信息的、信息的簡單查詢、政務的公開等，而不能及時、動態、全面有效的數據支持，無法提供全方位、一站式、全過程的服務來為社會大眾提供便利。

4.在硬件設施方面還比較落后

在全國范圍內，交通運輸在信息化管理建設方面的基礎設施還比較落后，除了能夠實現每人一臺電腦以外，掃描儀、打印機、傳真機等相應的信息化設施還沒有進行齊全的配備，對于一些基礎條件差的單位和部門，電腦的配備也沒有實現每人一臺，只能是每個科室一臺，或者更少，在部門之間以及單位自身都很少有完善的局域網絡。

二、對于交通運輸管理信息化建設的主要建議

21世紀是一個新的歷史發展時期，面對交通運輸管理信息化建設的挑戰，我們應怎樣進行政策的調整，實現其快速的發展，筆者結合自己的實踐經驗，提出以下幾點自己的建議：

1.緊緊圍繞科學發展觀的要求來對交通管理信息化建設進行推進

在交通運輸管理信息化的建設過程中應始終堅持經濟建設的主要內容，走可持續和高效發展的道路，不斷實現和諧社會的構建。所以，在管理信息化的推進過程中相關部門應對涉及到的利益主體之間的關系進行科學化的處理，正確認識對當前和長遠、局部和整體之間的關系，并正確進行一定的取舍，確保在交通運輸管理信息化的建設過程中能夠實現最大化的社會公共利益。

2.將對信息資源的發掘作為主要內容，從而推進電子政務的發展

在信息化建設的過程中運政部門作為新形勢下運輸行業發展的主要部門，其應加大力度對信息資源進行挖掘和利用，從不同的角度和不同的層次來對電子政務體系進行完善。

3.將政府作為建設的主導，實現物流和客運管理信息化體系的建設

在交通運輸管理信息化的過程中，運政部門應對自身定位進行明晰，因為很多交通運輸部門不能對其公益信息化管理進行獨立完成，所以需要政府進行一定的引導和組織，將信息資源加以整合，將服務結構進行優化，在交通運輸管理信息化的建設過程中成為有效的引導者、建設者、監督者。在這其中，需要特別注意的是物流業管理信息化的發展。第一，在建設交通運輸公共信息平臺的過程中努力提高企業和其人員的素質，在關系到民生工程的交通線路時應做到優先發展、優先考慮。第二，對物流信息化的應用成果要進行大力的推廣，用科技的力量來帶動人們生活的發展。第三，在對交通信息化管理過程進行規劃時，政府應對國外的先進經驗進行借鑒，成功打造出一些行業聯合機構和半官方性質的組織，以確保工作的組織協調性，使得交通運輸管理信息化的程度得到整體提升。

4.充分利用技術、行政、制度等各種手段

首先，在交通運輸管理信息化建設的過程中主管部門應首先進行行政協調的方式，來使得信息化標準得到不斷完善，制定出科學合理的標準，并努力實現有標可依，有標必依的狀態。其次，在對信息進行采集和交換時應緊密結合工作的流程，制定出相應的制度并嚴格進行執行，以確保在信息流轉方面具有暢通的渠道，在信息采集、交換方面具有有效性和實時性。再次，應對信息化的內容和管理進行不斷的強化，培養復合型的人才以及專業化的人才，以此來實現高素質信息化管理隊伍的建設。

總而言之，我們應加強交通運輸管理的信息化建設，積極進行數字化交通的建設，以推動交通運輸業的快速高效發展。同時，在交通運輸信息化建設的過程中，政府部門應對信息專業的復合型人才進行大力培養、實現數據庫質量和信息安全管理方面的不斷提高，推動交通運輸管理信息化的不斷發展，以滿足社會發展的需要。

參考文獻：

篇2

【關鍵詞】檔案管理；信息系統；建設

隨著我國檔案信息化建設的逐步推進，建立以計算機技術為主要手段的檔案管理信息系統，已經成為各級各類檔案管理部門提高自身素質、實現發展目標的戰略措施。但是，多年來系統開發建設的大量事實告訴我們，檔案管理信息系統建設的道路坎坷，許多已建系統帶來的效益遠遠不及預先的承諾與期望，系統建設中耗資巨大、效益難望，或半途而廢、或使建設單位背上沉重包袱的情況時有發生。應該說造成上述狀況的因素是多方面的，但筆者認為，大多數檔案信息管理系統建設不成功的原因除了由于建設單位對問題的復雜性認識不足，對于建設中遇到的困難沒有思想準備，缺乏有效克服困難的方法與手段外，主要還有以下幾個問題應引起注意。

一、系統開發過程中用戶參與程度低

用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統各階段工作的重要依據。由于專業背景不同，信息系統專業人員對用戶需求的理解和用戶對計算機化的信息系統功能的理解只能隨著建設工作的進展逐步加深。在多數系統建設過程中，用戶參與程度低，系統建設工作主要由信息系統專業人員承擔，信息系統專業人員所習慣的工作結果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達，在建設過程中也難以反映出來。由于用戶需求得不到全面、準確的反映，用戶對系統建設中的問題、困難和制約條件也缺乏理解，使得系統建成后，遺留問題多，用戶滿意度低。

檔案管理信息系統的用戶是各級各類檔案管理機構。滿足它們在檔案管理活動中的信息需求，是管理信息系統建設的直接目的。由于系統本身和系統建設工作的復雜性，用戶的需求不容易一次表達清楚。隨著建設進程的推移和工作的深入，用戶需求的表達和系統建設的專業人員對用戶需求的理解才能逐步明確、深化和細化。而且，檔案管理信息系統是人—機系統，在實現各種功能時，人與計算機的合理分工和相互密切配合至關重要，這就需要用戶對系統的功能、結構和運行規律有較深入的了解，專業人員也必須充分考慮用戶的特點和使用方面的習慣與要求，以協調人—機關系。檔案管理信息系統的建設不同于一般工程項目的開發，不能簡單地采用“交鑰匙”辦法進行承包。用戶必須作為管理信息系統主要建設者的一部分在系統建設的各個階段直接參與，而用戶與系統建設工作脫節，往往是系統建設工作失敗的重要原因之一。

二、缺乏科學、有效的系統規劃

凡事預則立，不預則廢。科學規劃對于任何需要經過較長時間努力才能實現的事情都是非常重要的。規劃，一般是指對較長時期的活動進行總體的、全面的計劃。檔案部門作為信息服務部門，適應時展要求，其結構和活動內容日趨復雜，實現檔案信息管理計算機化需要經過長期的努力，因而必須對檔案管理信息系統的建設進行規劃，根據部門的目標和發展戰略以及檔案管理信息系統建設的客觀規律，并考慮到部門面臨的內外部環境，科學地制定管理信息系統的發展戰略和總體方案，合理安排系統建設的進程。

隨著科學技術的進步和社會經濟的發展，國際社會和國內信息化進程不斷向前推進，檔案管理系統建設的需求日趨緊迫。盡管檔案管理系統經過這些年的努力已經有了很大的發展，但不少已經建成或正在建設的系統仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統建設與檔案事業發展的目標和戰略不匹配；已建成的系統解決問題的有效性低，不能適應環境變化和組織變革的需要；組織結構陳舊，管理落后；系統使用人員的素質偏低；系統開發環境落后，技術方案不合理；系統開發以及運行維護的標準、規范混亂；資源短缺，投入太少，而對系統的期望又過高。造成以上問題其中一個主要原因就是人們更多地關心怎樣建設一個管理信息系統，而對于建設一個什么樣的管理信息系統卻注意不夠。對于系統的具體方案考慮較少，對總體方案與發展戰略不夠重視。

三、系統測試工作流于形式

大多數檔案管理系統，特別是與軟件開發公司聯合開發建設的系統，由于用戶缺乏系統開發工作常識，開發單位急于報成果，開發公司刻意縮短開發時間降低開發成本等原因，致使系統測試得不到充分進行，有的甚至流于形式。造成開發人員撤走后，系統運行過程中缺點、毛病百出，許多功能無法實現。因此，不要以為程序設計完成后系統開發工作就已經完成了，其實大量而艱巨的系統測試工作才剛剛開始。系統測試是信息管理系統開發周期中一個十分重要而漫長的階段，其重要性體現在它是保證系統質量與可靠性的最后關口，是對整個系統開發過程包括系統分析、系統設計和系統實現目標的最終審查。盡管在系統開發周期的各個階段均采取了嚴格的技術審查，希望盡早發現問題予以修正，但依然難免遺留下差錯，如果沒有在投入運行前的系統測試階段被發現并及時糾正，問題遲早會在運行中暴露出來，到那時要糾正錯誤將會付出更大的代價，甚至會造成不堪設想的后果。之所以說系統測試是一個漫長的過程，是因為測試階段占用的時間、花費的人力和成本占軟件開發的很大比例。統計表明，開發較大規模系統，系統測試的工作量約占整個軟件開發工作量的40-50%。而對于一些特別重要甚至人命關天的大型系統，測試的工作量和成本更大，甚至超過系統開發其他各階段總和的若干倍。

四、系統維護工作沒有得到足夠重視

管理信息系統在完成系統實施、投入正常運行之后，就進入系統運行與維護階段。一般信息系統的使用壽命，短則4-5年，長則達10年以上。在系統的整個使用壽命中，都將伴隨著系統維護工作的進行。系統維護的目的是保證管理信息系統正常而可靠地運行，并能使系統不斷得到改善和提高，以充分發揮作用。因此，系統維護就是為了保證系統中的各個要素隨著環境的變化始終處于最新的、最正確的工作狀態。

然而系統維護工作在整個系統生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統開發，開發工作完成后，開發隊伍解散或撤走，系統開始運行后沒有配置適當的系統維護人員。這樣，一旦系統發生問題或環境發生變化，最終用戶無從下手，這就是為什么有些信息系統在運行環境中長期與舊系統并行運行不能轉換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統應用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長，系統維護的工作量將越來越大。系統維護的費用往往占整個系統生命周期總費用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山來比喻系統開發與維護的關系，系統開發工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重視，而系統維護工作如同冰山浸在水下的部分，體積遠比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽視；從另一方面來看，相對具有“開創性”的系統開發來講，系統維護工作屬于“繼承性”工作，挑戰性不強，成績不顯著，使很多技術人員不安心于系統維護工作，這也是造成人們重視開發而輕視維護的原因。從近幾年來一些檔案部門在信息系統建設實踐中得出的正反兩方面的經驗來看，系統維護確實是信息系統可靠運行的重要技術保障，我們應給予足夠的重視。

參考文獻：

[1]趙金卓，熊珊珊，劉贇.高校教師誠信檔案管理系統實踐研究[J].科技信息，2009（15）.

[2]車梅芳.試論實現檔案信息化的必要條件和保障措施[J].中國機關后勤，2009（07）.

篇3

關鍵詞：醫院門診 檔案管理 網絡技術

隨著我國現代化建設的不斷加快，人民生活水平不斷提高，各項社會服務設施不斷健全，醫療行業的發展逐漸成為社會關注的熱點。我國醫療困難的問題相對嚴重，如醫務人員分配不均衡，醫療資源配置不平衡問題突出，醫療水平和服務水平參差不齊等。隨著經濟的發展，社會流動人口增多，各地區外來人口迅速增加，這又給醫療行業發展提出了新的挑戰。門診病歷檔案可以作為醫療方案制定的重要依據，建立完善的門診檔案體系有利于節省醫療資源，提高醫療效率，推動醫療水平和服務水平的提高。現有的門診檔案流動性差、記錄保存困難，這造成了在醫療過程中，就醫患者和醫療機構都難以提供完整病歷信息的問題，患者往往需要重新進行全面檢查，造成醫療成本的增加和醫療資源的浪費；醫生也難以及時發現患者健康隱患和其他健康問題，從而造成醫療方案的不夠科學。

一、網絡環境下醫院門診檔案的重要作用和建立可行性

（一）建立醫院門診電子檔案是社會發展的需求

建立網絡環境下的醫院門診檔案是現代社會發展的必然需求。隨著我國經濟建設的不斷發展，社會人口的分布發生了巨大改變：一是農村人口大量進入城市，城市內外來人口增加；二是就業崗位多樣化，流動辦公人員、因公外出人員迅速增加；三是交通條件的改善和人們消費觀念、健康意識的轉變，使外地旅游、遠地度假現象普遍，人口流動性在全國范圍內進一步擴大。而我國醫療業發展并不完善，醫療資源的分布并不均衡：首都、省會、沿海城市等經濟政治較發達地區醫療資源相對集中，邊遠地區、農村郊縣等經濟發展較慢、各項制度不完善的地區醫療資源較為欠缺；同時疾病發生具有偶然性和隨機性，人口流動性的擴大，給醫療資源的配置提出了更高的要求；另外，各地區不平衡的醫療配置、差距明顯的醫療水平，也逐漸引起了整個社會的關注。門診病歷作為醫療方案制定和實施的重要依據，建立統一、完善的門診病歷檔案系統對提高醫療效率、應對流動人口醫療困難等具有重要意義。

（二）建立醫院門診電子檔案能夠了解疾病變化和用藥歷史

將網絡技術應用于醫院門診檔案的建立和管理，對應對流動人口中患者的就醫、治療具有重要意義。現有的門診病歷系統相對封閉，患者異地就醫或更換醫療單位時，很難提供準確完整的就診資料；手寫式的病歷資料可能因書寫習慣的差異造成醫務人員識別困難。而醫務人員對患者信息掌握不全面，將造成醫療方案制定的困難。網絡環境下門診病歷可以不受地域和就醫單位的限制，準確快速地提供患者疾病變化和用藥歷史，節約患者診斷時間和醫療成本。建立網絡門診檔案，可以進一步提高醫療效率，節約醫療資源，最大限度減少醫療過程中人為因素造成的醫療事故。并且，建立網絡環境下的門診檔案管理體系，不僅是降低醫療壓力的重要手段，同時也能夠提高整體的醫療效率，加強各地區醫療單位的聯系，促進醫療水平的整體提高。

（三）建立醫院門診電子檔案能夠掌握疾病動態

網絡環境下建立統一的門診檔案，為各類疾病信息的匯總提供了更為便利的條件。醫院能夠通過門診電子檔案及時掌握門診疾病動態、了解疾病發生情況，這對疾病預警信息的提供具有重要意義。傳統醫院門診檔案查詢過程較為困難，信息匯總速度慢，各項信息的掌握、預警信息的都存在滯后現象。而網絡電子檔案為信息查詢提供便利，對各類疾病的爆況一目了然，為醫院制定醫療方案、實行整體控制提供了信息基礎。另外，建立電子檔案可以為醫院了解疾病暴況、醫療方案選擇、藥品使用和醫療器具消耗情況提供更便捷的途徑。

由于各地區醫療水平發展的不平衡，疾病治療情況的復雜多變，有時患者疾病的治療需要更換醫療單位，需要兩個甚至多個醫療單位的配合和協作。傳統的門診記錄在轉移過程中可能會造成資料缺失，這對醫療方案的制定將造成困難，甚至耽誤患者的治療。網絡環境下門診病歷檔案信息能夠完整保存，醫務人員的交流也更加方便，這為多個醫療單位展開協作醫療提供條件。另外，實現信息資源的共享，對疾病信息遠程溝通、異地會診和醫療技術指導提供了便利條件，對改善偏遠地區醫療水平，提高專業技能水平具有重要作用。對于患者來說，實現門診病歷資料的共享可以大幅度降低醫療成本，節省診療時間，減輕經濟負擔，在一定程度上緩和醫患關系。

二、網絡環境下醫院門診檔案管理應注意的問題

（一）保證患者病歷信息的唯一性

醫院門診病歷資料應與患者的個人身份信息一一匹配，病歷信息應具有唯一性和專用性。這就要求在檔案管理過程中，門診電子檔案系統要解決不同醫療單位和地區診所中出現的重復記錄和同名誤用問題。另外，對個人信息識別卡的損壞、丟失、偽造、盜用情況的應對和解決也是保證個人病歷信息準確、唯一的重要因素。

（二）防止病例內容被篡改

患者在進行治療之前，特征資料更為客觀真實，病歷記錄的借鑒性和可信性更強，醫務人員在此時對疾病信息匯總尤為重要。醫務人員不能根據治療結果和治療手段，修改和刪除已有的病歷資料，人為地對病歷信息進行篡改而造成信息失真。另外，設置嚴謹的病歷信息錄入和保護制度，對保證患者門診病歷原始資料信息的準確可靠有重要作用。

（三）隱秘信息的保護

網絡信息技術從產生時就伴隨而來的信息保護問題，也是醫院門診病歷信息電子檔案的建立和管理面臨的重要問題。互聯網技術為信息傳遞、知識普及、資源共享提供了極大的便利，但同時也為隱秘信息保護、信息妥善保存造成了極大困擾。間諜軟件、木馬程序等電子病毒的出現也為網絡安全管理敲響警鐘。醫療信息對患者的健康恢復、疾病治療，甚至生命安全具有重要意義，個人隱秘醫療信息的泄露可能造成嚴重的后果。所以在網絡環境下建立門診病歷信息檔案，不僅需要對相關軟件進行及時升級和維護，而且在信息交流過程中也要時刻注意信息安全問題。

（四）特殊病患群體的檔案管理

特殊病患群體主要包括智力障礙、精神障礙、語言障礙、休克或昏迷、無民事行為能力人等特殊人群。醫療過程殊群體患者存在識別困難，或無法直接準確地識別身份的問題。在檔案建立過程中可以借鑒和使用更廣泛的個人信息識別技術，如DNA驗證、指紋驗證、眼角膜驗證等。檔案錄入和整理過程需要專業人員對相關內容進行耐心詢問和認真核實，確保病歷信息的真實性和可靠性。

（五）資料存儲和維護制度

醫院網絡門診病歷檔案管理系統建立之后，如何對資料進行妥善保存和定期維護也是現階段檔案管理面對的重要問題。醫務人員尤其是門診病歷資料錄入人員，要熟悉電腦操作，具備基本的網絡技術應用能力。建立信息錄入和檔案存儲的統一格式，是實現不同醫療機構間信息交流的基本條件。患者門診病歷檔案有很大部分需要長期保存，隨著患者檔案的逐漸增多，信息存儲和維護也是檔案管理的重要內容。

三、建立網絡環境下醫院門診檔案管理的實際意義

（一）網絡技術在門診病歷檔案管理中的應用效果

當前，我國普通的市級醫院每年門診部接待人數高達80萬人次，咨詢人數約100萬人次，門診部接待處和問診臺工作繁重，員工工作壓力極大。隨著電子檔案的建立，醫院通過開啟自助查詢、機器掛號等服務，幫助患者更快進行會診，這大大降低了門診部門的工作壓力，提高了患者的就診速度。電子檔案的建立，促進了整個醫院就診環節的非紙質化辦公，從診斷到制定醫療方案、開具處方、進行治療，逐漸實現電子化辦公。這對形成完整的患者資料，對個人病歷的整理、保存和借鑒使用都有重要意義。另外，通過對病歷資料進行整理，相關人員可以對醫院用藥、醫療設備使用情況進行初步分析。應用網絡技術對門診檔案進行整理和保存，能夠有效提高信息查詢速度，實現不同地區不同醫療機構患者信息的及時有效交流，便于醫院對疾病信息進行掌握和匯總。

（二）新型檔案管理系統對醫院建設的重要作用

新型醫院門診檔案管理系統的建立，能夠有效緩解門診部門工作壓力，幫助醫院提高整體服務水平。新型檔案管理系統建立后，資料收集和調查更加方便，這為大量患者信息的橫向、縱向比對提供了可能，從而便于疾病發展階段的觀察和研究；患者間個體差異更加明顯，診斷更加方便，同時為多方會診提供交流平臺。新型檔案管理系統的建立能夠加強不同地區醫療機構的聯系和交流，能夠有效推動醫院醫療水平的提高。另外，新型門診檔案管理系統還能夠為患者診療記錄查詢提供便捷條件，一旦有醫療事故發生，檔案信息也可以為責任判定提供資料依據。并且，通過原始圖像資料存儲和查詢，便于對疾病個案情況進行資料收集和匯總。另外，通過網絡，還能實現各類檔案的交流，進行醫療知識培訓、多方會診、遠程醫療協助等醫療活動，這便于國家整體醫療水平的提高。

參考文獻：

[1] 謝娟，薛滿全.以電子病歷系統為核心的門診信息化建設實踐[J].現代醫院管理，2013（2）.

[2] 鄒慧.淺談電子病歷與醫院信息化建設[J].數字技術與應用，2011（11）.

篇4

創新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其他應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統的設計復雜化。采取管理創新和合理技術是檔案管理與其他信息系統整合的可行的解決方案。

標準化、法制化的挑戰

在我國，檔案管理信息化的標準化程度相對比較低，造成應用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點：

一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的珍貴檔案。由于多頭管理，各有歸檔方法與規范，甚至有管理體系和政策上的不同，造成了管理標準化的困難。

二是在具體管理細節上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨委、人大、政府、政協共用的、相對統一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術飛速發展造成的應用技術體系不斷升級、換代，使標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。

四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年歷史的檔案必須解密或降密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。

標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

電子政務的更高要求

當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不是過去辦公自動化（OA）、政府信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。政府機構利用計算機開展OA應用早已有之，亦發揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現在兩個方面。

一方面，電子政務是構建在國際互聯網平臺上，能夠直接為社會和公眾提供服務、履行政府職能的公共行政管理工具，改變了以往建立在政府專用網絡上的OA系統只能為自身業務服務的應用目標，使政府實現了直接通過計算機網絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。同時，電子政務本身還成為政府政務優化、業務重組、管理創新和機構改革的技術保障和驅動力。

另一方面，基于互聯網、功效等同于手跡和印鑒的電子簽名得到廣泛應用，使電子政務具有了在互聯網上的“虛擬社會”中最基本的電子信任體系，使網上進行的社會活動有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。

推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。

在政府檔案管理信息化建設上確實需要創新。

從跨國企業人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經實現了信息網絡化。美國“9?11”事件發生后，不少大公司的資料、檔案信息系統雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數據備份系統和災難恢復系統的支持下，業務全面恢復。說明當前檔案資料管理系統已經發展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰地建設，不從中總結經驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。

電子政務建設中的檔案管理系統必須考慮到它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發，構建電子檔案管理系統。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是解決電子證書在電子檔案管理中的應用問題。在互聯網條件下，電子檔案的應用和管理，需要依靠電子證書來確保電子檔案的完整性和不可抵賴性。二是建立政府電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統，這是完全不同于以往數據安全概念的新事物，絕非什么“雙機熱備份”之類的數據安全技術可以勝任，它要求的是全方位的創新，首先是檔案管理的創新，例如它不可能由各檔案管理部門分頭各自建設。電子文件和數據是所有信息化建設投資最終獲得的惟一的物質回報，是極其寶貴的信息資源。三是標準化、規范化推進，這是難中之難，但沒有它就不可能有電子檔案，其中的核心問題是如何解決電子數據易用性和數據庫復雜性之間的矛盾。四是法律保障，只有在立法條件下，才有可能真正推動電子檔案的研究、發展和實施。我們應該以全新的理念、縝密的措施、科學的方法，從建設之初，從檔案管理的全局出發，自上而下地，有領導、有步驟地就構建電子檔案系統開展腳踏實地的工作。

新形勢下的基本策略

必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策略。實踐經驗表明以下策略十分重要。

1． 積極納入國家信息化領導、協調機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用電子證書就應在國家的統一領導、協調下構建和應用。

2． 與時俱進，觀念創新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創新才能解決這些問題。例如政府的文檔數據備份，可以毫不夸大地說，至今還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統，數據安全性十分脆弱。要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數據備份系統既不可能，也不合理。采用市場的方法可以解決企業和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決，值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發，轉變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創新。

信息化產生的一些問題，可能現行各有關部門都不具備管理和解決它的職能，這就特別需要職能創新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業務工作范圍出發，主動承擔起新職能。或者在國家有關主管部門協調下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數據備份中心，在電子政務建設中發揮重大作用。

3． 遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，本單位的管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續數十年不變，雖然也有成效，但不具有通用性，使這些珍貴檔案在最終歸于國家后，無法供他人使用，最終證明這種管理是落后的，必須淘汰的。

采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制訂需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創造條件，早日實現。這是檔案管理信息化建設健康發展的根本保證。

4． 注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下，按照國家有關主管部門制定的規章、制度、標準開展工作。

篇5

關鍵詞：信息化環境；建設項目；檔案管理；模式；思考

傳統的建設項目檔案管理都是人工操作，難免會出現重要數據信息丟失的問題，而且傳統紙質檔案比較占空間，在查閱相關檔案信息的時候不太方便。隨著科學技術水平的發展，建設項目檔案管理也開始實行信息化建設，這樣的模式有助于彌補傳統檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業開展科學、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實現可持續發展，提升建筑企業的經濟效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發展過程中各項活動的記錄，代表建設企業的發展歷程，集中反映建設項目在施工建設期間的各種決策。檔案對建設項目的日后發展有著重要的推動作用，提升建設項目的經濟利益和社會效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進現代化信息技術對檔案數據信息進行整理、歸納，從而提升檔案管理的規范性。隨著互聯網信息技術的高速發展，科學、合理地實施檔案管理信息化建設工作，幫助建筑企業獲得長久發展，提升建筑企業的經濟效益。建設項目檔案信息化是指建設項目利用互聯網信息技術，結合當下建筑行業的市場動態行情變化，積極引進先進的技術設備，將建設項目原本的紙質資料進行有效整合，傳輸到計算機系統上保存，實現建設項目內部資源的共享。檔案信息化幫助建設單位實現檔案信息的智能化、數字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時間、不同空間查詢重要數據信息，為建設單位日后發展提供一定的理論數據。

二、檔案信息化管理的工作內容分析

1.網絡化在互聯網信息技術高速發展的背景下，大部分建設項目單位都擁有屬于自己的官方網站，官方網站為建設項目的施工建設、生產經營、日常管理提供較先進的技術手段，在一定程度上推動建設單位檔案管理信息化的高效發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核就可以進行相關操作，在整個過程中，不需要工作人員進入檔案管理室，對于提高檔案管理工作質量有一定的推動作用。2.數字化建設項目檔案信息化管理的基礎是數字化。在過去，建設項目檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，隨著互聯網信息技術的普及，建設項目檔案管理已經朝著數字化檔案管理模式轉變。建設項目檔案數據信息的數字化以便捷、高效為基本目標，有利于實現檔案信息資源的儲存數字化，從而實現資源有效共享，為建設單位的日后發展提供參考。3.自動化隨著現代化科學技術的大力發展，給建設項目檔案信息化管理模式創造了良好條件，如計算機檢索速度快、工作效率高，能夠實現檔案自動、多角度檢索，這是傳統檢索工具不能與之相比的。基于信息化環境下，建設項目檔案自動化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環境下建設項目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機制建立符合實際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設項目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計算機存在木馬病毒。由于其設立的檔案信息化管理機制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當，就會引發各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網站，導致計算機系統不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴重泄露。對此，建設單位在建立檔案信息化管理模式時，必須要做好相應管理機制的把控工作，并將其具體落實到實際工82022年第25期蘭臺內外數字檔案創新研究作中，謹防出現信息泄露等問題。2.基礎設備存在的問題隨著互聯網信息技術高速發展，雖然現階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實過程中還會暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個建設項目的施工全過程中占據重要的地位，涉及施工團隊、建設單位、監理單位出具的相關數據資料，如果檔案管理不當，很容易導致建設項目在最后結算時候產生造價、工程質量安全、施工合同內容等方面的問題。同時，在實際建設項目檔案信息化管理過程中，如果相關基礎設備配置不到位，還是使用落后的計算機，沒有及時更新計算機系統，在一定程度上就會抑制檔案管理信息化的發展。3.檔案管理工作人員業務水平較低建設項目單位檔案管理人員自身的專業技術直接影響建設項目的日后發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業素養、工作能力有待進一步提升，有的員工對打印、復印、數字掃描信息、多媒體技術等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統管理理念的影響，對于現代化的信息管理不太適應，無法借助計算機系統開展檔案管理，導致工作效率低、質量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設項目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創新在建設項目檔案信息化管理過程中，傳統的檔案管理工作是人工對檔案數據信息進行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業領導對于檔案規范化管理工作的認知度較低，只在乎建設項目的施工質量、施工進度以及財政資金的具體落實情況，認為工作人員查閱相關資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創新檔案管理意識，在一定程度上抑制了建設項目檔案管理信息化的發展，甚至嚴重影響檔案管理的工作質量，打消檔案管理人員的積極性，還會浪費大量的人力、財力、物力，導致檔案管理信息化建設效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價值和意義。

四、信息化環境下建設項目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設項目檔案涉及很多歸檔方面的內容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對建設項目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監督反饋機制不健全，導致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環境下，建設項目單位可以建立檔案信息化管理平臺，及時轉變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數字化的方向發展。首先，反饋問題信息化。在建設項目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設項目檔案管理存在的問題，定期向上級主管部門匯報相應的數據資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現代化信息技術手段，及時發現歸檔文件存在的問題，早發現、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關工作人員在傳統檔案管理工作的基礎上，使用互聯網信息技術平臺，重點反映階段性評審的整改問題，有效落實整改責任制，提高建設項目檔案管理的工作效率。同時，信息化方法在對歸檔文件份數、頁數、卷數等數據信息進行統計時，具有更大的優勢，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統計數據的精準性。其次，質量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質文件，針對電子文件做好歸檔工作，技術人員可以設置“逐級審批”模塊，防止出現檔案文件“無人審批”的現象。另外，在相關法律法規允許范圍內，結合國家和行業建設項目檔案管理的規范化要求，建立文件收集模板數據庫，為不同施工階段的文件收集提供相應的指導，并且利用信息化方法對歸檔文件的真實性、精準性進行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質檔案無人檢查的問題，按照國家規定的標準對接全部歸檔文件，實現檔案管理信息化模式轉變。2.建設項目檔案資料的數字化在新時化背景下，建設項目如果還是使用紙質檔案歸檔，很容易出現丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設單位提供基礎的信息服務，因此建議相關管理人員可以使用檔案管理信息系統，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關工作人員使用的情況，并為施工單位、監理單位、建設單位提供相應的數據支撐。在設計建設項目檔案管理信息系統的時候，必須要考慮數據來源的分類，包括業務系統數據、郵箱采集數據、外來文件等，針對業務系統數據和郵箱數據的采集，將建設項目檔案管理系統對接到前端業務平臺，實現電子文件直接向項目檔案管理系統的在線歸檔。3.檔案服務知識化首先，提升檔案本身價值。為了提高檔案的使用價值，轉變紙質審批、目錄檢索、紙質閱讀等方式，在內部建立檔案利用模塊，設置相應的檔案檢索功能，同時建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應的資料，節省時間和精力。其次，業務指導和進度管理。在信息化背景下，建設項目建立檔案管理信息系統，有助于實現線上信息和資源共享。相關管理人員借助檔案管理信息系統，可以全面了解建設項目工程的整體建設情況，結合建設項目的實際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯網信息技術平臺，將建設項目施工建設期間涉及的檔案信息推送給上級主管人員，在臨近節點之前，設置自動提醒功能，提醒其在第一時間了解工程變更情況，及時調整檔案資料歸檔，同時將變更的建設項目檔案資料提交給相關責任人。在到達節點后，建設項目施工人員、上級主管部門領導在網絡平臺上可以直接了解檔案資料的收集進度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負擔，有效提高建設項目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統信息化檔案管理信息系統在運行過程中也會存在一系列問題，需要相關管理人員從測試和維護工作兩方面確保其能夠正常運行。首先，在運行檔案管理信息系統時做好測試工作。部分建設項目單位為了盲目追求經濟效益最大化，在短短的時間內就開發出檔案管理信息系統，并且沒有經過相關技術人員測試就將其投入使用，如果使用不當，很容易導致檔案管理信息系統出現各種各樣的問題，無法滿足建設項目的基本需求。因此，在開發檔案管理信息系統的過程中，企業不要急功近利，必須經過技術人員對其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設項目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發現問題，要馬上提出解決方案，進行修改、更新。檔案管理信息系統的測試工作不是短時間的工作，要經過反反復復地測試才能投入正常運行工作中。在測試階段，會消耗技術人員大量的時間和精力，尤其對于一些機密、重要的文件數據，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統開發過程中，技術人員要格外注意檔案管理信息系統的測試工作，從而保證檔案管理信息系統的正常運行。其次，檔案管理信息系統維護工作也非常重要。在檔案管理信息系統建設完成后，將檔案管理信息系統應用到檔案信息化管理工作中，需要相關工作人員定期對其進行維護。一般情況下，檔案管理信息系統的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統維護得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統建設的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統的使用年限，其維護工作量也越來越大。檔案管理信息系統的維護工作占據整個檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統建設過程中，建設項目單位要配置適當的維護人員定期對檔案管理信息系統進行檢測，從而延長檔案管理信息系統的使用時間。

五、結語

綜上所述，建設項目檔案信息化管理模式是一項長期、復雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關檔案管理人員經過反復實踐，總結前人經驗，結合建設單位自身發展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環境下，建設項目檔案管理模式實施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識，熟練使用計算機等各種設備，提高專業技能，加快檔案管理信息化建設目標，促進建設單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

[1]戴婭妮.淺析智慧城市建設環境下檔案管理信息化建設發展思考[J].卷宗，2020

[2]趙國志.試談信息化環境下城鄉建設檔案創新管理模式[J].信息記錄材料，2020

[3]湯劉柳，李海濤.單軌制管理模式下電子文件真實性技術保障對策研究——以“X工程電子文檔管理系統建設”項目為例[J].山西檔案，2020

[4]謝國強，黃新榮.云環境下大型企業的檔案管理模式:企業檔案管理中心[J].中國檔案，2019

篇6

關鍵詞：新形勢；事業單位；數字化；檔案管理

檔案是事業單位必不可少的資源，檔案的收集以及有效管理對于事業單位的日常管理以及長足發展具有重要意義。通過科學合理的檔案管理能夠為事業單位提供更為便捷的信息資源服務，而隨著信息技術的發展和應用程度的加深，事業單位檔案管理也逐步實現了數字化，極大縮短了檔案查詢信息查詢時間，提高了檔案管理效率。本文將重點就新形勢下事業單位的數字化檔案管理策略進行探討。

1 事業單位數字化檔案管理的價值

1.1 提升工作效率

將信息技術應用到事業單位檔案管理當中能夠大大提升辦事效率，確保檔案管理的各項工作有序開展。在數字化檔案管理全面推進的過程中，事業單位的檔案管理工作效率的提升十分顯著，例如在處理人事檔案的過程中，需要對職工的入職、調動、退休等方面的信息進行動態了解和準確統計，這就需要對他們的檔案進行歸檔，之后再進行查詢。采用數字化的檔案管理模式能夠將人事檔案的相關資料詳細呈現，達到不出門知曉天下事的效果。

1.2 創造更大效益

在事業單位的發展和運行當中，時間就是效益，節省時間和降低時間成本就能為事業單位的發展創造更大效益。新形勢下事業單位，實現數字化的檔案管理能夠全面提升但管理工作的效率以及辦事速度，大大縮短檔案管理時間，這就使得檔案管理流程能夠順利進行，代替了原有的紙質檔案管理模式，形成了以計算機利用為基礎的機讀檔案，降低了事業單位開展檔案管理的成本消耗，也能提高對用戶資料的優化利用效益。

1.3 發揮使用價值

新形勢下事業單位的數字化檔案管理模式應用使得各項檔案資料的使用價值得到了更大程度的發揮，提高了檔案資源的優化利用，也為廣大用戶創造了極大的檔案資料使用價值。傳統的檔案管理采用的是紙張載體，并將其保管在檔案室當中，在查詢使用到時候極為不便。在數字化檔案管理模式實施之后，事業單位能夠為廣大用戶提供更為便捷準確的檔案信息查找方式，擺脫了原有的空間和時間限制，極大提高了檔案信息的利用率。

2 事業單位數字化檔案管理策略

2.1 創建系統

事業單位數字化檔案管理帶來極大的工作便利，但必須認識到的是數字化發展趨勢需要才開展檔案管理工作的過程中進行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內容，并根據新形勢，數字化檔案管理的實際需求創建完善的數字化檔案管理系統，通過這一系統的全面管理來進一步提高檔案管理工作質量。在創建數字化檔案管理系統的過程中要從總體設計著手，合理選擇檔案管理設備和管理軟件，有效借助電子設備以及相關檔案處理軟件進行檔案整理、掃描，同時也要做好對系統的安全管理和光盤備份，同時也要設計相應的系統安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業單位在日常的檔案管理中，需要對文字檔案進行定期更新，同時也需要對信息進行及時的錄入和保管，那么在建設數字化檔案管理系統的過程中，要靈活地選擇雙服務器，采用磁盤陳列存儲，并選用高速掃描儀進行集中性掃描。

2.2 文書處理

文書處理是事業單位檔案管理工作的重要環節，文書處理的質量會對事業單位整體檔案質量產生決定性影響，也影響到檔案信息資源的價值發揮。因此，在信息時代影響下，事業單位，在推進數字化檔案管理模式的過程中，必須在文書處理方面進行創新改革，要及時根據單位內檔案的變動情況，有效借助計算機對收到文件進行登記和處理，同時也要按照批辦次序將收到的文件進行事業單位局域網內部的傳閱，同時也要設定好催辦以及傳閱的時間，確保文書處理效率。數字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。傳統的文書處理形式要完成發文處理的相關操作需要經過較長的時間，而采用計算機數字化的處理方式則能夠借助計算機快速地將文稿和檔案信息進行歸檔處理，極大程度上促進了文書處理工作的效率。

2.3 優化性能

事業單位的數字化檔案管理系統性能提高是確保檔案管理工作有序開展的保障，因此必須在優化性能方面做出更大的調整和改進。第一，升級能力。事業單位在演進網絡控制系統的過程中必須對該系統的使用性能進行全面了解，保證其使用性能優越性，確保數字化檔案管理工作的效率，滿足高效處理檔案信息的要求，可以通過擴展模塊以及優化磁盤陣列的形式，增強系統性能和存儲容量，提高整體檔案管理系統的升級能力。第二，高可靠性。在推進數字化檔案管理系統建設時要合理選擇磁盤陣列產品，確保企業在硬件組成以及結構方面符合設計標準，以便保證系統的可靠性，同時也能夠確保后期升級功能的有效發揮。磁盤陣列可以選擇不同形式的RAID 保護級別，從而在系統使用過程中獲得可靠結果以及處理效果，同時硬件必須支持熱插拔，確保系統作用的有效發揮，在具體使用中可以根據事業單位處理檔案信息的實際需要對相關信息進行協調處理。

2.4 完善銜接

新形勢下事業單位的數字化檔案管理系統要和辦公自動化系統銜接起來，在設計方案的過程中需要增加資料查詢功能，確保不同檔案資源之間的有效銜接。事業單位要對數字化檔案管理的實際需求進行全面分析和了解，并對網絡管理制度進行實時更新，確保數字化檔案管理系統在科學規道上運行，為檔案管理效率的提升提供制度保障。電子文檔安全管理制度是推進事業單位數字化檔案管理工作的關鍵內容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開的而大部分需要保密。數字化檔案管理制度的貫徹落實能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發揮檔案信息價值。事業單位要不斷完善辦公自動化和檔案管理，數字化的銜接，并設置專門的管理人員對軟件和硬件系統進行安全控制和管理，不斷增強系統保密性，避免系統被破壞或者非法篡改。

總之，隨著信息時代的到來以及信息技術的全面發展，事業單位的檔案管理走向數字化發展道路是必然選擇，能夠有效提高檔案管理的工作效率，為事業單位的發展創造更大效益，也能充分發揮檔案的使用價值，促進檔案管理工作的長效發展。新形勢下事業單位要不斷探究和創新數字化檔案管理策略，通過創建系統、加強文書處理、優化系統性能以及完善連接等策略確保數字化檔案管理的持續性發展。

參考文獻

[1] 趙光躍.數字化是檔案管理工作的必由之路[J].科技資訊，2015，（17）：89-90.

篇7

1系統設計思路

系統依托辦公內網，采用先進的計算機技術，汲取國內外各種信息系統的建設經驗，從發改委實際要求出發進行設計；在“安全、共享、高效、服務”原則基礎上構建廣西發改委檔案信息管理系統，建立安全可靠的檔案信息服務體系；將發改委紙質檔案資料進行檔案數字化服務，實現紙質檔案數字化，為檔案信息無紙化利用提供電子信息與元數據，實現部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數據庫，改變傳統的紙質檔案管理模式，實現網絡化管理與利用，滿足以后與上級機構或其他相關機構對檔案信息資源的利用需求；建立科學完整的檔案管理系統，實現與OA等其他信息系統進行信息交互，避免出現信息孤島；對數字化后的數據進行壓縮加密，并實現異地備份；對大量的歷史數據條目進行遷移，確保數據的延續性和完整性；建成以檔案數據信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專業、易擴展的綜合檔案信息管理平臺。

2系統的架構、功能和應用安全設計

2.1系統架構

廣西發改委檔案信息管理系統主要包括收發文管理、歸檔管理、統計查詢、檔案借閱及系統管理等模塊組成。

2.2系統功能

（1）收發文管理①收文管理收文管理實現對外來公文進行登記和處理。主要用于登記國家各部委來文，黨委、政府來文、區直各單位及各地市來文。主要有收文登記、填寫擬辦意見、領導批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統計等功能。②發文管理發文管理實現對發改委各類發文的登記和查詢。主要登記文件標題、文號、簽發人、主辦處室等重要文件要素，同時具有提交歸檔、條件檢索、統計等功能。（2）歸檔管理歸檔管理實現對業務部門提交的歷史檔案進行加工歸檔并入庫、檔案著錄管理、對在庫的檔案進行統計、分析及利用等。同時提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。（3）統計查詢統計查詢是對檔案利用率、檔案歸檔、訪問量等進行統計。按照發改委要求實現上級部門及地方檔案管理部門要求的各類檔案統計報表（包括檔案的歸檔情況、庫存情況、利用情況），所有統計結果都要可以打印，轉換成上級部門要求的檔案標準格式。（4）系統管理系統管理包括組織機構管理、用戶管理、角色管理、權限管理、分類碼表管理、檔案卷目設置管理、檔案類型設置管理、流程定義、操作日志管理等功能。（5）查閱利用子系統實現機關內部工作人員借閱檔案（電子卷、實體卷）申請和檔案管理部門逐級審批，根據處室人員權限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規定借閱時間、保留借閱目的和審批意見、各處室借閱資料統計等功能。

2.3系統安全設計

由于系統要求具備很高的安全性和保密性，系統在應用安全上的解決方案是以應用系統的安全設計為基礎，以應用系統日志、數據備份與恢復等為主要手段，保證應用系統的訪問及數據安全，主要內容包括：（1）按角色定制、設計與分配權限，事前控制用戶對系統的訪問；（2）采用SSL協議對外部訪問進行數據加密處理；（3）為關鍵的應用系統流程設計日志功能，以便于事后進行安全問題追查；（4）嚴格按照規定進行數據備份與恢復操作，保證應用系統數據安全。

3系統開發的解決的關鍵問題

3.1海量紙質文件數字化存儲

廣西發改委的檔案主要包括了文件類、照片類、音視頻類、實物檔案類、會計類、基建類等檔案，分類較多，其中文件類和照片類的檔案數量尤為龐大，在檔案數字化的過程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲到信息系統中。存儲的公文類圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對于一些對檔案圖片質量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進行存儲，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經起到了圖像壓縮存儲的功能，但對于海量的存儲和網絡訪問來說，這種存儲方式效率還是較為低下的。為了降低存儲空間、減少存儲硬件投入成本、提高網絡檔案檢索速度，系統使用格式轉換程序將通用格式TIFF或JPG文件通過壓縮加密程序轉換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍公司自主研發的一種圖像壓縮格式，通過進行HL格式的轉換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國際通用格式TIFFG4格式的50%。系統只需做簡單的路徑設設置，轉換過程由計算機自動處理，無需人工干預。這不僅可減少成本，而且因該加密技術的特殊性還可保護檔案安全不被竊取、盜用。

3.2歷史數據遷移

（1）原系統數據庫分析新建的檔案管理系統需要將原檔案管理系統的數據導入進來，但原檔案管理系統廠家已經不再繼續維護系統，且沒有數據庫導出接口及有關技術文檔。為將原系統中的數據安全完整地導出到新系統中，項目組利用SqlServer事件探測器對原檔案系統數據存取機制進行監測，最終分析出數據存取過程和數據所在表格，并成功地將數據完整安全地從原系統導出到新系統中。分析過程如圖2所示：（2）數據導入在對原系統數據庫分析完畢后，已得到了原系統數據存儲的原理、過程和存儲位置（所在表格及表格間的邏輯關系）。為確保數據導入完整性和準確性，項目組采取了以下步驟：①先對原系統數據庫進行備份；②將原數據庫數據導出到Excel表格中，并在表格中標明各字段屬性；③將導出的數據總數和數據庫中的數據總數進行比對，抽樣地對導出數據和原數據進行校驗；④修正導出的錯誤數據，并根據新系統對數據的要求修改；⑤將修正后的數據導入到新系統中；⑥對新、舊系統中的數據進行抽樣比對，確保數據完整性和準確性。

3.3與其他應用系統整合設計

檔案信息管理系統作為文件的歸檔管理系統，需要接收來自不同業務系統的歸檔文件。因此，利用Webservice技術構造了文件自動分類歸檔引擎，實現了文件自動導入和歸檔。（1）歸檔引擎的功能設計引擎可以利用文件標題、文號、分類等各屬性中包含的關鍵字、表達式、歸檔文種等指標構造分類公式實現文種自動化識別和歸檔，如公式：“標題:會議紀要&標題:政府&標題:電子公文->收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區政府/會議紀要”，表示將標題中含有“會議紀要”、“政府”和“電子公文”關鍵字的文檔自動歸檔到“收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區政府/會議紀要”文件夾中。自動分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：圖3自動分離歸檔引擎公式配置界面（2）歸檔引擎的工作流程以OA系統歸檔過程為例：由OA系統把所需要歸檔的各種字段自動送到接口的處理模塊A中，接口程序根據當前程序繁忙狀態，將需處理的數據循環列入歸檔隊列中，檔案管理系統定期從接口的中間庫中讀取數據，實現數據導入。在數據導入的同時，檔案系統對數據進行錯誤檢查和校驗，如發現讀取錯誤的，則將該條數據標記為錯誤數據，由OA系統重新更新導入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

4結論

篇8

系統建設成為每個形成和保管電子文件單位的嶄新且重要的工作內容。然而，在電子文件種類繁多、業務系統架構各異、包括人才在內的專業資源有限的情況下，各單位如何建設合格的系統，逐漸成為當下文件、檔案管理領域需要回答的現實問題。本文采用文獻研究法和案例研究法，從與業務系統的關系、主導方式、部署方式等角度對ERMS建設的模式進行總結，繼而分析其適用性。

一、ERMS和業務系統的關系

一個單位若要建設ERMS，首先要考慮的問題之一就是本單位有多少個業務系統可能產生電子文件，需要加以管理。因單位規模、業務的不同，這個答案的差異性較大。2010年4月，筆者分別走訪了北京市地稅局和北京市發展和改革委員會，兩個單位對此問題的答案依次是50多個和70多個，這還不包括桌面級的應用。事實上，決定啟動ERMS建設的單位，其業務系統的數量一般都在幾十個左右。

如此之多的業務系統，產生的文件類型、數量、數據結構差異性較大，ERMS的實現方式也不可能單一。筆者曾經在2004年闡述了獨立、包含、嵌入等三種業務系統和ERMs的關系，即業務系統和ERMS相對獨立，業務系統包含完整的ERMS，業務系統中內嵌ERMS的前端控制模塊。國際檔案理事會(ICA)2008年頒布的《電子辦公環境中文件管理原則和功能要求》，提供了業務系統中產生的文件的管理方案，分別為：(1)在業務系統內部實現文件管理功能；(2)將文件元數據輸出到ERMS中，而文件還保存在業務系統中；(3)將文件及其元數據直接輸出到ERMS中加以管理。

根據ERMs和業務系統的交互方式以及與之相伴的文件和元數據的存儲方式，可以總結出獨立式、嵌入式、整合式、互聯式四種ERMs建設模式。其特點比較如表1所示。

1.獨立式

所謂獨立式，就是ERMs相對獨立于形成文件的各個業務系統，后者可通過應用程序接口(API)向ERMS輸出文件及其元數據，文件及其元數據集中于ERMS保存管理。這種組合模式延續了紙質文件前后端分離管理的做法，對應于現有的組織分工模式，較為通行。在此模式中，ERMS相對被動，被動接收業務系統提交的數據，需要在相應管理制度的配合下，強化業務系統主動提交文件及其元數據的行為。由于向ERMS輸出數據的業務系統可能有多個，往往需要定制開發多個接口才能完成數據的順利交接，這將增加協調和實施的成本。

2.嵌入式

所謂嵌入式，是指在業務系統自行開發完善ERMS的功能，在業務系統內部實現電子文件的捕獲、維護和處置。換句話說，ERMS嵌入業務系統中成為其子模塊，比如財務管理系統、人事管理系統中自帶的文件(檔案)管理模塊，嵌入到郵件系統中的電子郵件歸檔管理軟件等。在此模式中，包含ERMS功能的業務系統，往往只能管理本系統產生的電子文件及其元數據，適用于業務文件數量大，對于業務系統依賴性強，業務流程較為規范的情況。這種模式有利于特定業務文件的專業化管理和利用。但是，如果一個單位僅采用該模式，那么就會在整體上造成文件信息的分散，若需開展全局性的利用，則還須借助于其他系統。

3，整合式

從某種意義上，可以將整合式理解為獨立式和嵌入式的結合，整個ERMS分為兩大部分，一部分嵌入到業務系統中，實時捕獲文件及其元數據；另外一個部分則集中保管維護文件及其元數據。這種模式兼具了獨立式和嵌入式的優點，既能捕獲來自多個業務系統的電子文件，又能集中機構的信息資產，并以統一的方式加以維護和開發利用。目前構建在內容管理平臺(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用該模式，對業務系統和ERMS之間的集成要求較高。

4.互聯式

互聯式強調的是ERMS和業務系統相互訪問數據的便利性，兩者可以相互獨立，也可以像整合式一樣將部分ERMs功能模塊嵌入業務系統中。其區別在于整合式集中保管所有的電子文件及其元數據，而互聯式的ERMS僅保存文件元數據，文件則仍然保存在業務系統中，ERMS負責維護元數據和文件之間的關聯，始終保證二者之間的互聯。這種模式適用于業務文件對原系統環境的依賴性強的單位，通常需要業務系統提供訪問接口，以便從ERMS查找利用文件。

二、ERMS建設的主導方式

大多數單位從市場上購買產品而非本單位自行研發ERMS，根據主導市場采購和系統實施的力量的不同，ERMS建設模式也可以劃分為用戶引導型、廠商引導型和上級主導型。其特點比較如表2所示。

1.用戶引導型

所謂用戶引導型，是指ERMS建設單立，即用戶單位在市場采購和系統實施扮演主導角色。這樣的ERMS建設單位，往往用有“明白的用戶”，即充分了解本單位業務特點、文件管理需求、IT環境、管理規范陽管理文化的專業人員，他們對于電子文件管理方法和要求有清晰的認識，能夠主導ERMS建設的方向，在與廠商的談判、溝通，產品二次開發以及方案驗收的過程中，處于主動的位置，用戶參與ERMS建設的程度較深，系統開發周期相對較長。用戶引導型的系統建設方式，有助于保證系統滿足用戶單位的個性化需求。因用戶水平的不同，ERMS實施效果可能存在差異。

2.廠商引導式

所謂廠商引導型，是指產品提供方，即廠商在市場采購和系統實施扮演主導角色。很多單位沒有貫通文件(檔案)管理和IT管理的復合型人才，故而被動地選擇廠商引導型的建設方式。由廠商提供包括業務咨詢、工作規劃、制度建設、軟硬件集成等全方位的解決方案。采用該模式的用戶單位，系統實施周期短，見效

快，同時也面臨個性化需求未得到滿足的風險。廠商的系統實施經驗和能力在很大程度上決定了其系統建設的質量。

3.上級主導型

所謂上級主導型，是指ERMS建設單位只能選用上級主管部門指定或者統一采購的產品。這里的上級主管部門包括兩類，一類是橫向的檔案行政主管部門，另一類是縱向的行業主管部門或者企業集團。如加拿大安大略省也通過統一采購程序，指定了省政府機關ERMS唯一的產品供應商Opentext。我國也有很多地方、行業系統通過行政手段指定特定政府機關采用一定的檔案管理軟件。

若上級主管部門指定產品質量較高，那么該模式則有助于橫向或縱向水平上的系統的規范化建設和信息的共享。該模式最大的風險就是上級主管部門指定產品質量可能存在缺陷，此外，還可能存在難以滿足用戶單位的個性化需求，對于用戶單位既有系統建設投資保護不足等缺點。若試圖主導下級單位ERMS建設的主管部門不止一個，指定的ERMS產品不止一個的話，則對下屬單位而言是一場災難。筆者了解到上海某區財政局，出于各種原因分別擁有3個辦公自動化系統和3個檔案管理系統，且同時在用，造成資源浪費、數據分散、數據不一致等。

三、ERMS的部署方式

以上兩種視角的模式分析，均站在個別ERMS建設單位的立場。下面將立足于全局，從ERMS的部署方式來分析三種ERMS的建設模式，分別是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系統及其中數據的受控程度有別，其特點比較如表3所示。

1.分散式

所謂分散式，即各單位自行部署ERMS，包括自行采購、安裝、運行和維護系統等。這是目前主流的ERMS建設模式。該模式對每個單位的文件管理、IT管理資源提出較高的要求。在這種模式下，控制各單位文件管理規范化的手段只能是由主管部門制定相關標準。

然而，并非每個單位都有足夠的文件管理、IT管理的資源；集中專業化的人力、設備、軟件資源，為更大范圍內電子文件管理工作提供支持，是社會發展和IT建設發展的基本要求。隨著系統建設集約化程度的提高，集中式和分布式依次出現。

2.集中式

所謂集中式，即由一家單位統一規劃、采購、安裝、運行和維護一定范圍內的多家單位的ERMs，軟硬件集中部署，數據集中存儲。目前的技術條件下，系統維護單位可以借助于云服務的方式向各個用戶單位提供ERMS存儲、平臺和(或)應用服務。集中式的系統建設模式，必然伴隨著系統維護方和使用方之間服務模式的改變。

根據部署范圍的不同，集中式主要分為以下兩種情況。

(1)行政區劃范圍內的集中式。即一定行政區劃范圍的機構，通常是政府機關，統一采購實施ERMS。比如杭州市檔案局于2009年年底啟動的“杭州市電子文件中心”項目，即采用集中式的系統建設模式。不同于國內其他很多地方政府電子文件中心，該局籽工作任務的重點放在為各黨政機關統一建設、部署ERMS上，各單位通過集中部署在杭州市檔案局的ERMS，管理本單位的電子文件及其元數據。也就是說，各單位ERMS建設任務集中于檔案局。這意味著數字環境下的檔案局面向各立檔單位的服務功能得以拓展，除了提供政策規范、業務指導和永久文件保存的服務之外，還提供系統建設、部署和維護的服務。據筆者了解，香港、澳門等地都在考慮這種基于云計算的集中式建設模式上。

(2)行業范圍內的集中式。即面對某行業范圍的機構集中部署同一套ERMS，包括政府行業管理系統內集中部署和企業集團系統內統一部署的情況。前者如北京市地稅局，該局自2010年開始建設面向全市地稅機關的電子稅務申報原件管理系統，該ERMS內嵌于產生電子文件的核心征管系統，與核心征管系統數據大集中的建設模式相匹配，ERMS也將采用集中式。后者如中石油天然氣股份有限公司，該公司2006年建成了面向中石油機關和所屬單位的統一的ERMS，該ERMS內嵌于辦公自動化系統(OA)，所有電子文件服務器都部署在中心站點。根據筆者的調研，由于內嵌于OA的ERMs主要只能管理來自OA的電子公文，所以中石油自2009年啟動整合式的綜合檔案管理系統建設，同樣采用集中部署的方式。

集中式最大的挑戰有兩個：第一，系統維護方的服務能力問題，系統維護方應保證系統和數據的完整、安全和可用，這需要恰當應用數據中心建設和維護的新理念和新方法。第二，不同用戶單位個性化的應用需求問題。很多單位之所以將嵌入式作為集中部署ERMS的起點，就是因為采用嵌入式的用戶單位，其業務系統是統一的，這就極大地削減了業務系統異構而給ERMS的統一存儲和管理帶來的困難。基于同樣的原因，杭州市檔案局盡管部署的是獨立的ERMS，不過在項目一期，選擇了采用統一OA的13家試點單位，先行完善了OA，為二期ERMS的開發奠定了基礎。

3.分布式

分布式可以理解成集中式和分散式的綜合。仍然由一家單位統一規劃、采購、監管多個單位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考慮，所有數據并不采用大集中的存儲模式，部分單位的ERMS可能需要部署在本地，數據也存放在本地。相比集中式，分布式更為靈活，更容易滿足個別單位的個性化需求。但是，總部對于分布于本地的系統、管理流程、數據的控制力度就會下降。為實現全局性的信息利用和信息同步，則需要耗費額外的工作量。

四、模式選擇

任何一個形成、管理和利用電子文件的單位，首先需要判斷本單位是否需要建設ERMs這樣的專業軟件，不是每個單位部需要以獨立軟件的方式來管理電子文件。如果確需建設ERMS，那么至少需要從業務系統以及業務文件的特點、管理人員的專業化程度、本單位所處政策環境等方面加以分析，從而決定ERMS的建設模式。

篇9

基層檢察機關檔案信息化建設

檢察院檔案是國家重要的專業檔案，是國家檔案的重要組成部分，它是檢察工作和其它各項工作的真實記錄，又是這些活動的重要依據和必要條件。基層檢察機關檔案信息化工作不僅關系著本院各項工作的順利開展，更關系著整個檢察機關基礎信息化管理程度和檔案信息化工作的發展。隨著檔案信息化工作的不斷深入，檢察院檔案信息化建設中，或多或少存在著這樣或那樣的問題和不足中，找到解決問題的關鍵，提出建設性的實施策略，是檢察院檔案信息化工作順利進行的必要途徑。

一、目前檢察院檔案信息化建設存在的主要問題

1、檔案信息化資源相對分散。隨著檢察院信息化的不斷發展，檢察院辦公自動化系統的開發，產生了大量的電子公文，這些都需要及時、準確、有效地被新型的檔案管理系統所接收。而部門的辦公軟件系統無法融入到檔案管理系統軟件之中，導致部門產生的越來越多的電子文件資源相對分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。

2、電子文件真實性以及長期保管的問題。由于電子文件存在易復制、易篡改的特點，在實際工作中我們還是得依靠傳統紙質文件作為憑證使用，雖然國家了《電子文件簽名法》，但是應用到實際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統更新換代帶來的數據丟失問題將日益嚴重。

3、檔案管理基礎工作不牢。在軟件環境上，缺乏檔案信息化管理各個環節的標準規范，如在把紙質的檔案轉換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統一的標準來要求什么樣的紙質檔案應該采用何種轉換格式，導致相同類型的紙質檔案經過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。

4、可用檔案信息資源不多。長期以來，基層檢察院檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集，始終未能擺脫“重藏輕用”的局面：即重視檔案部門內部組織管理，輕視研究和預測檢察機構對室藏信息的需求；重視室藏服務方式，輕視深層次的信息服務。

5、檔案管理人員素質不強。受人員編制所限，檔案部門人員配備不足，有些檔案管理人員是兼職檔案員，本職業務工作就比較忙碌，無暇顧及檔案工作，再加上檔案專業知識相對比較欠缺，只能邊干邊學；受思想認識水平所限，有的檔案人員認為檔案管理工作是服務性工作，難以成就一番業績，很多檔案人員工作一兩年就變動工作崗位，難以保持檔案管理工作的梯次銜接，更難以實現檔案管理工作的開拓創新。

二、檢察院檔案信息化實施策略的步驟

1、需求分析。調查現有檔案資源情況，了解業務部門實際需要，尋求檢察院主管部門支持，這一系列問題得到明確解答，檔案信息化才能成為可能。解決檔案信息化面臨的瓶頸問題，然后制定信息化的模式，這一步需要檔案業務部門、歸檔部門、開發人員共同參與。

2、信息化目標確定。確定上信息化項目之后，便要根據現有條件結合實際制定信息化目標，這項工作不能僅僅看到當前，而應著眼于未來檔案部門的發展和檢察院信息化水平的推進，制定出短期和中長期發展規劃。

3、標準和規范建設。標準和規范建設是一項重要的基礎工作，特別是在現代網絡環境下，標準和規范顯得尤為必要，如果數據標準不統一，將對數據的采集、加工、保存以及以后的信息共享帶來問題。

4、檔案信息化基礎架構實施。進行信息化建設，自然少不了信息化設施，比如網絡平臺建設、設備購買，這部分工作在信息化過程中的開銷很大。對于這部分不同的單位由于基礎差別、預算不同和工作模式差異，并沒有規律可遵循。因此，檔案信息化基礎架構要從實際需要出發，隨需而變，在此提出一個檔案信息化普遍的觀點供大家參考。

很多單位在購置設備時常常關注的是一次性的投入，但實際上，一套設備使用過程中的開銷并不僅僅是這些，使用中的損耗、升級、維修等費用以及設備停機造成的工作停頓也是一種無形成本。所以我們關注的是應該一段時間內圍繞這套設備發生的直接費用。費用的內容包含了軟件的投入、相關硬件的投入、購買服務的費用、與此相關的直接的人力資源成本。

低成本構建高可用的檔案信息化基礎架構，是未來檔案信息化系統建設的主要趨勢。隨著信息化建設的逐步深入，檔案信息化系統投資建設的成本收益問題日益得到重視。在建設和運行過程中，選擇合適的解決方案，有效的降低總成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的現狀

缺乏必要的投資，無法防范病毒攻擊。檢察院檔案部門經費不足，很難爭取到必要的安全投資。甚至使用單機版殺毒軟件來應付，而這樣的軟件對于利用網絡漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，一旦中毒只能全部短網逐臺查殺，嚴重影響業務的正常運行。

安全設備沒有得到應有的維護。對于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護相當重要，由于缺乏有經驗的網絡管理人員，很容易放松設備的日常維護，如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或者網絡安全設備自身存在漏洞，就會給整體安全帶來隱患。

員工行為不規范導致病毒感染。沒有建立相應的安全制度，員工缺乏敬業精神，從網上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網站，這些都給網絡整體安全帶來隱患。

（2）應對策略

技術層面：部署網絡版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓合格的網絡管理員。

制度層面：建立嚴格的安全制度，杜絕非法操作。

管理層面：經常維護、定期升級、及時發現潛在問題。

三、結束語

篇10

傳統的高效科研管理信息系統由于數據吞吐量大，給實際使用帶來了諸多不便，本文通過對大數據信息進行分類、篩選、管理、控制，提煉出“關鍵碎片信息”，并形成各學科或課題的碎片信息體系，大大提高了數據的指向效率，使系統更加快捷、高效。信息平臺提供了豐富了應用工具和云服務功能，可以便捷的對互聯接口和科研流程進行管理和控制。

【關鍵詞】碎片 科研數據庫 云服務 信息安全

1 引言

高校信息化自20世紀80年代開始逐步發展，最初主要用在財務管理領域。隨著信息管理便捷、高效、安全等優勢的體現，后勤管理、科研管理、學生管理等領域也開始引入信息管理系統，尤其是科研管理解決了過往學校對各學院的橫向及縱向項目缺乏實時跟蹤、管理不力等難題。

針對當前科研管理系統的現狀，本文提出了全新的“碎片化”建設方法及建設思路，以解決問題驅動為數據鏈，形成整個業務流程的數據閉環。同時，采用遠距離相互認證與密鑰協商機制，大大提高了科研管理信息系統的安全性。

2 基于“碎片化”的科研管理系統設計

碎片化服務的特點是截取信息的關鍵片段，建立最小服務單元，使信息化的處理流程更加清晰，對角色、權限的定位更加快捷。在應用的過程中，更容易實現定點定時定人的各種推送服務。同時，在理清數據源頭、規范數據標準、保持數據一致方面優勢明顯，由于業務應用的碎片化，每個業務需求都可以單獨定制，大大提高了系統的擴展性，降低了建設周期和維護成本。

2.1 科研管理信息系統服務架構

科研管理信息系統以碎片化服務、開放平臺、數據庫、云服務為主要框架。“碎片化服務”是整個業務流程的支撐；各課題組與科研管理系統通過信息化開放平臺進行交互；按照國家及學校的信息標準模型構建后臺數據庫，并以應用服務的建設為牽引不斷進行更新迭代；云服務為各用戶提供了更加便捷的個人信息存儲和管理服務。

2.2 信息“碎片化”處理

將大數據進行碎片化，本質上一個信息碎片管理與加工的過程。為了從“巨量信息”中提取出有價值的信息碎片，將“巨量信息”分為有意義和無意義的信息碎片，在有意義的信息碎片中進一步提煉出表征關鍵信息的碎片，如圖1所示。

從圖1中可以看出，信息的碎片化處理是一個層層深入挖掘信息的過程，首先需要在“巨量信息”中挖掘有意義而舍棄無意義信息碎片。大數據時代信息碎片的篩選將碎片進行分類管理，使信息碎片變得條理有序。由于科研課題具有獨特的專業性，關鍵信息碎片的篩選一般應由相應的學院或課題組在信息平臺上直接進行采集、編輯、分類等工作，并由管理員統一審核、編輯與等處理碎片信息，經過長期積累，形成相應學科或課題的體系。

在數據庫檢索過程中，關鍵是對碎片化的指向進行分析，對整個知識體系進行指向歸納，碎片信息猶如人體的各個部件，脫離了知識體系這個生命整體，任何一個部件都會失去原有的意義。如果把碎片知識比作積木，要想搭建高樓大廈，那么還需要進行結構化、系統化的設計與加工，要在汲取相關材料的基礎上，應用行之有效的科學方法，使碎片化學習過程中獲取的信息碎片體系化。

2.3 信息平臺軟件設計

信息平臺為“碎片化”服務提供了接入與運行的基礎環境，由管理中心、流程控制中心、互聯總線、應用組件、數據庫、云服務等六大核心功能中心組成，管理中心主要負責對系統進行個性化配置，如本地化部署方案、數據接口的提供、身份認證及安全管理等；流程控制中心可以猶地對科研管理流程進行增添、刪除、修改流程中的活動節點或更改業務邏輯，重新驗證發生變化的流程定義的正確性、合法性等；應用組件，包括校內主開發及第三方企業開發的各類應用，為科研管理系統提供各類應用工具；互聯總線負責管理各類接入科研管理信息系統的接口，如財務系統接口、學生管理系統接口等等；數據庫提供運行數據支撐；云服務提供各類便捷的云端存儲、管理、配置等功能。

3 科研管理信息系統安全設計

3.1 信息安全風險來源

在當前網絡環境下，科研管理信息系統安全性的威脅來源主要有以下幾個方面：

（1）非授權訪問。以假冒身份、尋找“后門”、盜竊賬戶等方式不經許可，對系統進行入侵。

（2）數據破壞。以非法手段對數據進行破壞，導致整個系統的數據發生致命錯誤，影響系統的正常運行。

（3）信息盜竊。通過隱蔽隧道，對傳輸過程中的數據進行竊取，危害極大。

（4）傳播病毒。利用軟件的漏洞對系統進行攻擊或散播病毒。

（5）服務攻擊。攻擊者不斷對網絡服務系統進行干擾，改變其作業流程，影響正常用戶的使用。

3.2 系統安全設計

高校課題中不乏牽扯到國家安全的保密性項目，一旦信息泄露，將會對國家和人民造成重大損失，因此必須系統的安全設計是重中之重。本文介紹的科研管理系統主要通過以下手段保障信息的安全：

（1）運用現代數據庫技術，結合檔案歸類、保密等級切實建設好電子檔案數據庫是保證電子檔案安全的重要途徑。為了保證電子檔案的安全性，可采用分布式存儲、災備技術，及時對電子檔案建立可靠的數據備份，實施異地保存。這樣可以有效地防止自然災害、黑客攻擊和病毒感染等，確保電子檔案的安全，提高遠程訪問的有效性，增強電子檔案數據庫系統的容錯率。根據管理人員職責，分別在電子檔案管理系統中分配有效的操作權限，合理劃分對電子檔案數據訪問的控制權限。對于每個電子檔案文件，必須標示文件生成過程，以保障電子檔案的真實性。

（2）創建電子檔案管理系統。一個完善的電子檔案管理系統應包括用戶模塊、分級管理人員模塊、系統控制模塊和系統認證模塊。用戶為了獲取相關檔案的利用，必須將其身份信息與利用請求發送給系統，系統根據請求內容將用戶信息和請求轉發給相應管理人員。管理人員驗證用戶信息的真實性和請求的合理性，利用遠距離相互認證與密鑰協商機制，證實雙方身份的真實性，并與用戶共享會話密鑰。管理人員利用自主控制策略，實現用戶權限管理。用戶對系統的訪問是一次性的，具有一定的時間限制。用戶解密后，獲取簽密文件，但是無法閱讀簽密文件，只可以驗證其有效性。如果驗證該文件確實是管理人員簽發的，用戶把簽密文件轉發送給管理系統，管理系統自動解密該文件，驗證簽名的有效性，獲取訪問消息，從而得知用戶能夠得到檔案的類別及其范圍限制等。管理人員的工作密鑰和系統的密鑰必須定時自動更新，以保障管理系統的前向安全性。如果通過驗證，系統啟動數據庫服務器，數據庫服務器訪問相應數據庫，最后生成利用文件。根據利用文件內容、用戶身份信息、管理人員身份等，自動產生認證簽章，并且運用數字水印技術，在文件上生成防偽水印。系統自動完成檔案利用的記錄，包含利用者的身份信息、訪問時間等，從而建立可靠、完整的檔案利用記錄。為了提高電子檔案的保密性、可靠性，應實現分級審核和權限審核等功能。

（3）電子檔案系統要配備先進的入侵檢測系統。電子檔案系統要配備先進的入侵檢測系統，及時發現來自網內外的非法入侵行為；安裝的殺毒軟件要及時更新病毒庫，真正做到御（敵）于網外；加強電子檔案系統的審計系統建設，設置自動啟動的電子檔案操作日志；從安全日志中分析入侵事件或非法訪問，運用網絡取證等手段有效遏制入侵、破壞電子檔案系統的犯罪行為。

4 結論

“碎片化”使數據流龐大的科研管理信息系統變得更加快捷、高效，在實際使用中取得了良好的效果。通過對大數據信息進行分解、篩選、管理，建立各學科、課題的關鍵碎片化信息，并構建相應的信息體系，提升了數據庫的指向和管理效率。

信息平臺提供了各種便捷的應用工具和云服務，可以高效的對互聯接口及科研流程進行管理和控制。

參考文獻

[1]吳秉健.信息碎片化[J].中國信息技術教育，2016（08）.

[2]陳遠，袁艷紅.網絡信息碎片化機理與對策研究[J].現代商貿工業，2012，24（01）：247-248.

[3]許劍茹.信息碎片化語境下移動終端導示系統設計研究[D].北京印刷學院，2014.

[4]周冰潔.碎片化信息的串聯性組織方式研究――設計資源平臺規劃設計[D].東華大學，2015.