檔案管理工作的意見和建議范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理工作的意見和建議，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：婚姻；檔案；管理工作；現(xiàn)狀；建議

婚姻檔案管理對(duì)于國(guó)家法規(guī)，民事案件，法制道德教育有著重要意義。而中國(guó)人口基數(shù)非常大，對(duì)于婚姻檔案管理的工作也變得相當(dāng)巨大，加之市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下，婚姻檔案研究相對(duì)于人事檔案研究而言，無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，而且其間接經(jīng)濟(jì)效益預(yù)期也不明顯。國(guó)內(nèi)婚姻檔案管理工作者和領(lǐng)導(dǎo)也不加以重視，致使國(guó)內(nèi)婚姻檔案管理工作存在著諸多問題存在。

1 婚姻檔案管理的內(nèi)容

婚姻檔案是指公民婚姻狀況變更的原始材料，是婚姻當(dāng)事人婚姻狀況變更或補(bǔ)辦結(jié)婚登記證的具備憑證作用的記錄，因此婚姻檔案管理是變化的動(dòng)態(tài)的。近年來，隨著人們思想觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)傳統(tǒng)發(fā)妻從夫的觀念逐漸變?yōu)榛橐鲎杂珊妥非蠡橐鲑|(zhì)量，自而我國(guó)的離婚率呈現(xiàn)逐年上升態(tài)勢(shì)。婚姻當(dāng)事人辦理結(jié)婚，離婚，再婚等手續(xù)一方面婚姻檔案要登記在冊(cè)作為婚姻憑證的原始材料，其次婚姻檔案是證明婚姻當(dāng)事人婚姻變更的合法性的原始憑據(jù)。

2 當(dāng)下婚姻檔案管理工作中存在的問題

2.1 地區(qū)差異引起的婚姻檔案管理工作的差異

中國(guó)地域廣博，使得各地區(qū)存在不同程度的區(qū)別：①地域經(jīng)濟(jì)狀況的不同，使得欠發(fā)達(dá)地區(qū)想要規(guī)范化婚姻檔案管理卻缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)；②思想觀念的差異，導(dǎo)致不同地區(qū)人民對(duì)婚姻的觀念和婚姻管理的重視程度有所差異，有些民眾對(duì)婚姻檔案的不重視，和對(duì)婚姻登記的忽略；③地區(qū)生活環(huán)境的區(qū)別，致使一些偏遠(yuǎn)山區(qū)婚姻檔案的登記管理困難，一些婚姻當(dāng)事人組成家庭多年而沒有結(jié)婚登記。

2.2 地區(qū)婚姻登記處不固定

有些地區(qū)的婚姻登記處設(shè)立在不同地方，且許多婚姻變更檔案的移交時(shí)間沒有規(guī)定，導(dǎo)致婚姻狀況變更出現(xiàn)時(shí)間差。并且由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國(guó)內(nèi)流動(dòng)人口數(shù)量巨大，這也加劇了婚姻檔案管理工作的困難，以及在檔案整理過程中，沒有素質(zhì)過硬的工作人員，致使諸如檔案歸檔錯(cuò)位，檔號(hào)重復(fù)的問題層出不窮。

2.3 婚姻檔案管理中個(gè)人隱私的泄露及監(jiān)管不嚴(yán)

現(xiàn)在越來越多的人會(huì)做婚前檢查，而是否應(yīng)該將婚檢內(nèi)容歸置在婚姻檔案中，和婚姻檔案管理過程中規(guī)則的不嚴(yán)謹(jǐn)，以及某些部門及組織是否有權(quán)力調(diào)看婚姻檔案等問題都將會(huì)引起個(gè)人隱私的泄露問題，第三者憑借個(gè)人關(guān)系私自調(diào)看婚姻檔案也涉及到檔案信息的監(jiān)管問題。目前婚姻檔案管理部門關(guān)于婚姻檔案利用的不合理性沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和處罰辦法。

3 對(duì)于婚姻檔案管理工作的建議

3.1 對(duì)婚姻檔案管理工作的規(guī)范化

各級(jí)有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)婚姻檔案管理工作予以足夠的重視，并且對(duì)《婚姻登記檔案管理辦法》大力宣傳和推廣，同時(shí)增加檔案工作的宣傳辦法，對(duì)于偏遠(yuǎn)地區(qū)給予一定的政策優(yōu)惠，盡力便民利民。各級(jí)部門也應(yīng)該貫徹落實(shí)《婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關(guān)法律法規(guī)。婚姻檔案管理部門應(yīng)該規(guī)范化的進(jìn)行婚姻登記檔案管理，對(duì)于《婚姻登記檔案辦法》的具體規(guī)定要依法制定，切實(shí)的保護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益。

3.2 對(duì)婚姻檔案管理人員的規(guī)范化

增加對(duì)婚姻檔案管工作人員的培訓(xùn)，使得婚姻檔案工作人員有過硬的工作素質(zhì)和能力，同時(shí)也增加對(duì)婚姻檔案工作人員的培訓(xùn)工作。一方面避免婚姻檔案工作人員的匱乏，另一方面增加婚姻檔案工作人員的工作激情，加強(qiáng)工作人員依法辦事的守法意識(shí)。與此同時(shí)統(tǒng)一婚姻登記場(chǎng)所，要科學(xué)化的進(jìn)行婚姻檔案管理工作，對(duì)于婚姻檔案要認(rèn)真整理，分類，造冊(cè)，立卷，要做到人人有號(hào)可查，人人頁碼清晰，編號(hào)順序要準(zhǔn)確，使得檔案查詢利用方便。

3.3 增加檔案工作人員的辦事效率

首先要要求婚姻檔案工作人員嚴(yán)格按《婚姻登記檔案辦法》中的具體規(guī)定辦事，對(duì)于婚姻檔案的使用要絕對(duì)依照規(guī)章制度，不能將原件借給外人，對(duì)于復(fù)印件也要明確使用規(guī)則和飼宄齟ΑR明列出具體的規(guī)章，譬如婚姻登記內(nèi)容中的隱私不得公開部分，并且做出具體要求，切實(shí)保護(hù)婚姻當(dāng)事人的個(gè)人隱私安全和合法權(quán)益。對(duì)婚姻管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于先進(jìn)工作人員進(jìn)行通報(bào)表彰，便于其他婚姻管理工作人員學(xué)習(xí)和促進(jìn)所有婚姻檔案管理工作人員的進(jìn)步。

3.4 增加電子婚姻檔案的應(yīng)用查詢渠道

在現(xiàn)下互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，婚姻檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。應(yīng)該在統(tǒng)一婚姻登記系統(tǒng)下將婚姻檔案電子歸檔，形成婚姻電子檔案。使得婚姻當(dāng)事人可以使用電腦或者手機(jī)通過相應(yīng)的網(wǎng)址或者APP查詢自己的婚姻狀況，這樣一來，不僅能讓婚姻當(dāng)事人知道自己的婚姻狀況，也能減輕婚姻檔案管理工作人員的工作量，使得婚姻當(dāng)事人在需要證明自己婚姻變更狀況時(shí)可以實(shí)時(shí)查詢證明。這樣也要求，婚姻登記相關(guān)部門能夠?qū)崟r(shí)上傳婚姻當(dāng)事人的婚姻檔案變更情況。

3.5 增加對(duì)婚姻檔案利用的新思路

可以根據(jù)婚姻當(dāng)事人的婚姻狀況進(jìn)行分析，為相關(guān)部門提供可靠而且有效的分析資料，增加婚姻檔案管理工作的新領(lǐng)域，從側(cè)面增加人們對(duì)婚姻檔案的重視，這樣一來也能減少某些領(lǐng)導(dǎo)、部門和地區(qū)對(duì)婚姻檔案不重視的情況。

4 對(duì)婚姻檔案管理工作的幾點(diǎn)看法

4.1 婚姻檔案管理工作者要依法行事

對(duì)于婚姻檔案管理工作，最重要的要有法可依。婚姻登記檔案工作是依據(jù)《中華人民共和國(guó)婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行的。只有相關(guān)工作人員依法辦事才能使得婚姻檔案管理工作更具備說服力和可行性。

4.2 婚姻檔案管理工作應(yīng)該得到重視

婚姻登記檔案管理涉及到法律制度和道德規(guī)范，同時(shí)婚姻檔案作為婚姻的原始憑證也涉及到國(guó)家制定相關(guān)的婚姻法規(guī)，如獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)，申報(bào)戶口，公安部門和法院辦案等等，與公民的生活息息相關(guān)，需要得到相關(guān)民眾、領(lǐng)導(dǎo)和部門的重視。

4.3 進(jìn)行婚姻等級(jí)檔案管理利用時(shí)應(yīng)該保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益

婚姻檔案涉及到婚姻當(dāng)事人的安全隱私，在利用婚姻登記檔案時(shí)必須嚴(yán)格按《婚姻登記檔案辦法》的規(guī)定實(shí)施，明確辦事制度。相關(guān)部門應(yīng)該維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，避免其受侵害。

5 總結(jié)

本篇論文主要介紹了婚姻檔案管理工作的內(nèi)容和重要意義，談?wù)摿嘶橐鰴n案管理工作現(xiàn)在存在的一些主要問題，也提出了幾個(gè)解決這些問題的淺顯的建議和思路，希望能使婚姻檔案管理的工作更加規(guī)范化和合理化。同時(shí)本文也說了幾點(diǎn)對(duì)于婚姻檔案管理工作的看法和注意事項(xiàng)，希望能對(duì)婚姻檔案管理工作起到一定的促進(jìn)作用，同時(shí)也希望國(guó)家婚姻檔案管理更加規(guī)范有秩序。

參考文獻(xiàn)

[1]樊雅丹.婚姻檔案管理工作現(xiàn)狀及建議[J].卷宗，2015，（4）：5-5.

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【關(guān)鍵詞】檔案 質(zhì)量評(píng)估 管理

一、提高認(rèn)識(shí)，明確評(píng)估目的

檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的在于通過加強(qiáng)黨和政府以及各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)檔案事業(yè)的宏觀指導(dǎo)和管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案工作的水平和服務(wù)效益，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，使檔案事業(yè)在為全國(guó)建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮更大的作用。參與評(píng)估的機(jī)構(gòu)和部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案工作質(zhì)量評(píng)估的重要性，不能為了應(yīng)付升級(jí)評(píng)估而評(píng)估。要真正做到以評(píng)促建，以評(píng)促改，更好的發(fā)揮檔案工作質(zhì)量評(píng)估的作用。第一，針對(duì)檔案工作質(zhì)量評(píng)估的具體指標(biāo)指導(dǎo)日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質(zhì)量；第二，明確檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的，可以避免臨近評(píng)估時(shí)的突擊應(yīng)對(duì)行為，不會(huì)對(duì)檔案日常管理工作的秩序產(chǎn)生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼續(xù)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，使全面工作統(tǒng)籌兼顧；第三，檔案工作質(zhì)量評(píng)估可以使檔案工作人員充分發(fā)揮各自的專長(zhǎng)，有利于推動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的開展，能加速檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的步伐。

二、加強(qiáng)日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控

（1）將評(píng)估指標(biāo)量化到日常工作中。這就要求我們按照檔案工作質(zhì)量評(píng)估的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案管理專業(yè)人員各自的專長(zhǎng)，在不影響日常檔案管理工作的前提下，把各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)量化到個(gè)人按期完成指標(biāo)任務(wù)。這樣不僅可以發(fā)揮每個(gè)檔案人員的專長(zhǎng)，還可以加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而使得檔案工作統(tǒng)籌兼顧，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。

（2）杜絕形式主義。每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)和部門的軟硬件條件參差不齊，沒有必要為了迎合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)而打亂自身的檔案管理，也沒有必要為了追求整齊劃一而去統(tǒng)一檔案裝具及設(shè)備。應(yīng)該從自身?xiàng)l件出發(fā)，在盡可能改善檔案機(jī)構(gòu)和部門硬件條件的基礎(chǔ)上，深入檔案工作。就檔案設(shè)備而言，要結(jié)合實(shí)際情況添置必要的檔案設(shè)備；就檔案整理而言，每個(gè)時(shí)期有每個(gè)時(shí)期的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原有已整理的檔案，只要是按照某種規(guī)律整理，而且已經(jīng)建有檢索工具查閱方便。對(duì)于還沒整理的檔案，要盡可能制定統(tǒng)一的管理制度。此外每個(gè)檔案部門所屬機(jī)構(gòu)不同，應(yīng)該根據(jù)自身檔案利用者的需求，落實(shí)好檔案管理工作。

（3）充分重視評(píng)估后的整改工作。很多為了升級(jí)評(píng)估而評(píng)估的檔案機(jī)構(gòu)和部門，評(píng)估完畢后，將評(píng)估小組給出的意見和建議置之不理。這樣一來檔案工作質(zhì)量評(píng)估的真正目的就得不到實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的檔案工作質(zhì)量評(píng)估中，我們應(yīng)該根據(jù)評(píng)估小組給出的建議，仔細(xì)審視自身工作逐步完善自身的檔案管理工作。在某市醫(yī)學(xué)院的實(shí)際檔案管理質(zhì)量評(píng)估工作中了解到，該醫(yī)學(xué)院認(rèn)真的依據(jù)2006年評(píng)估小組給出的評(píng)估意見進(jìn)行了整改，到2010年其就成立了獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了足夠的檔案管理專職人員。真正做到了通過檔案工作質(zhì)量評(píng)估，促進(jìn)了檔案工作的深入展開，保證了網(wǎng)絡(luò)和檔案數(shù)字化工作的正常開展。因此，針對(duì)評(píng)估意見進(jìn)行整改是質(zhì)量評(píng)估的關(guān)鍵。只有這樣才能真正促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，以及檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、完善評(píng)估體系

（一）完善自身評(píng)估指標(biāo)

檔案的價(jià)值在于為社會(huì)，各類組織，個(gè)人提供檔案資料的利用服務(wù)。做好檔案資料的服務(wù)和利用工作是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的根本途徑，也是檔案管理工作者應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)所在。所以檔案的利用和服務(wù)功能是檔案工作的基礎(chǔ)和最終，也是存在的價(jià)值所在。這就說明，檔案事業(yè)的發(fā)展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之重。通過檔案的利用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，培養(yǎng)更多人的檔案意識(shí)，使得檔案工作更加全方位的展開和發(fā)展，從而推動(dòng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)展。因此，檔案利用者對(duì)于提供利用服務(wù)的檔案的滿意度直接關(guān)系到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)及滿足利用者需求的程度，進(jìn)一步影響到人們對(duì)檔案工作的認(rèn)同和評(píng)價(jià)。因此，檔案利用者對(duì)于檔案利用的滿意度是考核檔案工作十分重要的一個(gè)指標(biāo)，應(yīng)該體現(xiàn)在評(píng)估體系中，作為檔案工作質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體系中的一部分。

（二）借鑒ISO15489文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)

鑒于我國(guó)集中式的檔案事業(yè)管理體制，我國(guó)的檔案工作質(zhì)量評(píng)估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評(píng)估體系的同時(shí)，也應(yīng)該結(jié)合國(guó)際形勢(shì)，借鑒國(guó)際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，發(fā)展我國(guó)的檔案事業(yè)。基于我國(guó)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定的現(xiàn)狀和需求，吸納先進(jìn)的國(guó)際文件檔案管理原則ISO15489，是我國(guó)文件檔案管理的必然趨勢(shì)。ISO15489-1通用原則由11個(gè)部分構(gòu)成，分別是：本標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、本標(biāo)準(zhǔn)所引用的標(biāo)準(zhǔn)、本標(biāo)準(zhǔn)采用的術(shù)語及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守本標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)所需滿足的方針和職責(zé)、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施、文件管理的過程及其控制、對(duì)于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達(dá)到預(yù)期效果的審核、遵循ISO15489 的機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。ISO/TR 15489-2使用指南由6個(gè)部分構(gòu)成，是對(duì)ISO 15489-1通用原則的補(bǔ)充，而非規(guī)范性指南。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于文件管理規(guī)劃的內(nèi)容包括：確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)中應(yīng)該形成的文件及文件應(yīng)該包含的信息，要以何種技術(shù)捕獲文件，應(yīng)該形成哪些元數(shù)據(jù)及這些元數(shù)據(jù)該如何管理，確定用戶所需文件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求和標(biāo)準(zhǔn)，文件保管在安全的環(huán)境中等。

四、結(jié)論

檔案工作質(zhì)量評(píng)估還在不斷的摸索發(fā)展中，但其對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)卻功不可沒。我們應(yīng)該更加深入、細(xì)致的研究檔案工作質(zhì)量評(píng)估體系和指標(biāo)，為中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；建議

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中主要存在的問題

（一）機(jī)構(gòu)及人員缺乏較強(qiáng)的人事檔案意識(shí)，未充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。一直以來，存在不少機(jī)構(gòu)及人員缺乏對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案的了解比較片面，將其認(rèn)為是裁剪、裝訂以及保管等工作，缺乏對(duì)工作要求的認(rèn)識(shí)，也對(duì)工作實(shí)施持以一種應(yīng)付了事的心態(tài)。所以，人事檔案管理工作往往被忽略，主要就是因?yàn)橄嚓P(guān)人員缺乏足夠的了解和重視。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度，且未得到有效落實(shí)。部分單位為使管理人員的崗位職責(zé)得到明確，制定的規(guī)章制度也缺乏全面與完善；有的單位僅僅制定了檔案的借閱制度，或者有的單位即使制定了制度，卻受限于有限的管理水平，導(dǎo)致制度并未得到有效實(shí)施，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化及制度化發(fā)展造成阻礙。

（三）人事檔案管理缺乏充足的人員配備，管理隊(duì)伍水平較差。檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，卻未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理時(shí)往往設(shè)置專門的檔案管理人員，而且部分人事檔案管理人員由于缺乏系統(tǒng)的知識(shí)技能培訓(xùn)，其管理工作能力較差。而兼職人員在人事檔案管理工作中投入的時(shí)間和精力有限，以上因素均導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案未能得到快速建設(shè)與發(fā)展，檔案管理的水平也較低，為事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高帶來不利影響。

（四）人事檔案保管不具備與檔案安全保管要求相符的硬件條件。目前檔案庫房大多比較簡(jiǎn)陋，將普通辦公用房作為檔案庫房的比較常見，也有單位將檔案庫房安置在地下室、底層或者辦公樓頂，檔案長(zhǎng)時(shí)間在高溫及潮濕作用下極易受損。庫房的門窗也比較普通，缺乏較好的封閉效果，也不具備理想的防盜、防光、溫度及濕度控制的作用，未進(jìn)行完善檔案安全保管設(shè)施的配置，與檔案安全保管的要求存在較為明顯的差距。

（五）人事檔案缺乏較高的現(xiàn)代化及信息化水平。當(dāng)前不少事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然是紙質(zhì)檔案的建立和保管，仍然將實(shí)體管理作為管理的重心，未隨著科技的進(jìn)步而加強(qiáng)人事檔案的電子化建設(shè)。而部分人事檔案室只是將計(jì)算機(jī)作為檔案目錄打印的工具，未實(shí)現(xiàn)人事信息的查詢及檢索功能，也不能進(jìn)行人事信息的有效處理，信息化水平有待提高，這使得統(tǒng)計(jì)只能依賴人工，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力資源。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)建議

（一）強(qiáng)化宣教，提高事業(yè)單位職工的人事檔案意識(shí)。人事檔案管理部門應(yīng)加大宣傳，首先應(yīng)該從思想層面上提高職工對(duì)人事檔案工作的重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要給予足夠的重視，充分發(fā)揮自身領(lǐng)導(dǎo)作用，加強(qiáng)對(duì)檔案工作現(xiàn)狀及問題的了解；并且，給予人事檔案管理制度上、組織上足夠的支持，提供充足的各方面資源，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利實(shí)施。人事檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，提高人事信息開發(fā)及利用的積極性，為事業(yè)單位各項(xiàng)重大決策，例如人才選拔、人事制度改革等提供有價(jià)值的人事檔案信息，并且確保檔案信息的可靠性與前瞻性，從而使人事檔案部門轉(zhuǎn)變成人事檔案信息中心，同時(shí)實(shí)現(xiàn)綜合服務(wù)職能的提升。

（二）促進(jìn)人事檔案管理制度的完善與實(shí)施。通過制度的建立與完善，使人事檔案管理在制度上有所依據(jù)，有利于人事檔案管理的合理與規(guī)范。在當(dāng)今社會(huì)中，需要切實(shí)按照《干部檔案工作條例》的要求，聯(lián)系事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際狀況，促進(jìn)各項(xiàng)制度的完善，明確規(guī)定人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如接收、傳遞、保管以及查閱等。檔案人員也必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，確保人事檔案管理規(guī)范實(shí)施。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員配備，積極提高職工的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)人事檔案部門的管理，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的具體情況配備充足的專兼職檔案管理人員，要求檔案人員具有充足的時(shí)間和精力開展人事檔案的各項(xiàng)工作，包括建檔、歸檔以及檔案的開發(fā)利用等。并且，針對(duì)人事檔案工作技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)、政策性嚴(yán)的特點(diǎn)，要求檔案人員必須嚴(yán)于律己，切實(shí)做好自身思想政治建設(shè)，提高自身各方面的素質(zhì)修養(yǎng)，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的政策水平以及業(yè)務(wù)技能。此外，也需要憑借先進(jìn)科技的應(yīng)用促使人事檔案管理工作更加合理與規(guī)范。

（四）加強(qiáng)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)人事檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，設(shè)立獨(dú)立的檔案室，并且根據(jù)檔案安全保管的要求進(jìn)行檔案柜以及必需防護(hù)設(shè)備的配備，保證人事檔案保管的安全。

（五）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽取人事檔案工作一線人員的意見，選擇適用于單位的人事檔案管理軟件，促使人事檔案信息化得以實(shí)現(xiàn)。并進(jìn)行人事檔案信息查詢系統(tǒng)的建立，對(duì)個(gè)人及部門設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行了解，并進(jìn)行合理公開，從而為人事工作提供更好的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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篇4

論文摘要：長(zhǎng)期以來，我國(guó)人事檔案管理工作相對(duì)滯后，存在人事檔案意識(shí)薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現(xiàn)代化水平不高等問題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發(fā)揮。本文對(duì)此進(jìn)行了分析，針對(duì)這些問題，提出了全面加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

Key words:The university dossier management dossier control system informationization constructs

Abstract: Since long， our country dossier supervisory work relative lag， existence dossier consciousness is weak， the control system not to be perfect， the administrative personnels to provide the insufficiency， the hardware condition meets the file safe storage requirement not completely， the informationization， the modernized level not higher question， to a certain extent has limited the dossier function display. This article has carried on the analysis regarding this， in view of these questions， proposed strengthens the university dossier supervisory work comprehensively several suggestions.

Key words:The university dossier management dossier control system informationization constructs

一、目前高校人事檔案管理中存在的問題

1、相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的人事檔案意識(shí)薄弱，對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員對(duì)高校人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的高校沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)。隨著高校師資隊(duì)伍的不斷壯大，教職工人事檔案數(shù)量增多，個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，檔案管理工作任務(wù)繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。

5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。這些問題的存在與高校人事制度改革的需要嚴(yán)重沖突。

二、加強(qiáng)高校人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)人事檔案的宣傳教育工作，切實(shí)提高廣大教職工的人事檔案意識(shí)。人事檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對(duì)人事檔案工作的高度重視和支持。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問題；同時(shí)在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

2、要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對(duì)新時(shí)期新任務(wù)新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。

3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，高校人事檔案部門應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

4、加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

5、加快高校人事檔案信息化建設(shè)，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

全面加強(qiáng)高校人事檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地推動(dòng)人事檔案工作更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；現(xiàn)狀；建議

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）06-0-01

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家和單位檔案的重要組成部分；隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作的要求也越來越高。

一、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)，其收集范圍一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證除轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；會(huì)計(jì)賬簿包括總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺(tái)賬、低值易耗品臺(tái)賬等輔助登記備查簿。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，并準(zhǔn)確認(rèn)真填列各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫；會(huì)計(jì)報(bào)表分月、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫頁碼，其方法與會(huì)計(jì)賬簿相同；屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

二、會(huì)計(jì)檔案形成與保管

(一)上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析)3年；銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后5年；總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等保管期限為永久。保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。

三、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

(一)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。

(二)會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。

(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。

(四)財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。

(五)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。

四、完善會(huì)計(jì)檔案工作管理的建議

(一)各單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起足夠的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”可見從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化軌道。同時(shí)應(yīng)依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和考核的重要內(nèi)容，有效地防范問題進(jìn)而起到應(yīng)有的重要作用。

(二)整理各類會(huì)計(jì)檔案，認(rèn)真妥善保管。對(duì)存放的手工會(huì)計(jì)檔案，要及時(shí)認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時(shí)整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會(huì)計(jì)檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的保管，應(yīng)打印以紙質(zhì)形式便于保管，其保存期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

(四)要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門，積極做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，相關(guān)人員簽字確定并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。

篇6

教學(xué)對(duì)象現(xiàn)狀

教學(xué)片的制作主要針對(duì)市、縣級(jí)交通質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，制作單位需要摸清人員情況，了解人員最需要什么，這是教學(xué)片制作的方向。（一）人員流動(dòng)性大在市、縣級(jí)交通質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員大多為兼職，多數(shù)人員身兼數(shù)職，大部分從事行政管理類工作，條口管理多，事務(wù)繁瑣，經(jīng)常出現(xiàn)人員留不住或人員調(diào)動(dòng)頻繁現(xiàn)象。（二）人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，專業(yè)性不強(qiáng)基層多數(shù)檔案員的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)低，檔案意識(shí)談溥，檔案要求執(zhí)行不到位，自身檔案工作無法正常進(jìn)行，更不能指導(dǎo)其他工作人員做好檔案工作。檔案員很少有機(jī)會(huì)接受專業(yè)性檔案培訓(xùn)課程，獲得上崗證書并取得檔案專業(yè)技術(shù)職稱的更是少之又少。（三）人員有學(xué)習(xí)訴求，質(zhì)監(jiān)檔案培訓(xùn)渠道少市、縣級(jí)交通質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)開展質(zhì)量監(jiān)督工作后，建立質(zhì)量監(jiān)督檔案事在必行，基層檔案員希望有專業(yè)性指導(dǎo)，雖然有上級(jí)對(duì)口專業(yè)交流學(xué)習(xí)或考察觀摩機(jī)會(huì)，但由于時(shí)間有限，吸收與帶回的知識(shí)不多，在執(zhí)行過程中仍會(huì)遇到諸多問題。基層檔案員需要條理清晰、要求明確，最好能夠手把手、面對(duì)面的教學(xué)。

制作教學(xué)片

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檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)、有序的進(jìn)行。要做好檔案工作，需要利用相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范化管理檔案的征集工作。因此，新時(shí)期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時(shí)，應(yīng)出臺(tái)和完善相關(guān)的檔案征集管理?xiàng)l例和辦法，對(duì)檔案進(jìn)行有效地利用和保護(hù)，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。

1.檔案工作中存在的問題簡(jiǎn)析

1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識(shí)

受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國(guó)檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動(dòng)征集檔案的意識(shí)，不愿主動(dòng)走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會(huì)群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)不到位，不愿配合或支持這項(xiàng)工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制

新時(shí)期下，隨著相繼出臺(tái)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》，同時(shí)一些地區(qū)也根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。

1.3檔案征集方式較滯后

當(dāng)前我國(guó)各級(jí)檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費(fèi)的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費(fèi)、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動(dòng)宣傳、被動(dòng)接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場(chǎng)相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的探討

為了對(duì)檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個(gè)工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。

2.1制定合理可行的工作計(jì)劃

在檔案征集工作的整個(gè)流程中，提前制定合理可行的工作計(jì)劃對(duì)整個(gè)征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評(píng)估和鑒定征集對(duì)象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計(jì)劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個(gè)階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點(diǎn)以及整個(gè)征集過程的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財(cái)務(wù)人員實(shí)行對(duì)檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費(fèi)支付憑證、專家鑒定回憶的會(huì)議記錄及檔案點(diǎn)交記錄表等方面對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評(píng)估

在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件及相關(guān)材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對(duì)象的持有人是否完全自愿地出讓征集對(duì)象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對(duì)象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對(duì)象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對(duì)持有人所提出的要求包括對(duì)所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評(píng)估專家。

2.3召開專家鑒定會(huì)

檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會(huì)的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象的圖片和資料及征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會(huì)的鑒定人員，最后以專家對(duì)征集對(duì)象的鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對(duì)征集價(jià)格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時(shí)候，應(yīng)將征集對(duì)象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請(qǐng)表和意向書的正本、征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要及征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。

篇8

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位；重大活動(dòng)；檔案管理

中圖分類號(hào)G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708（2011）35-0064-02

重大活動(dòng)檔案管理是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分。但由于各方面的原因，我國(guó)的重大活動(dòng)檔案管理還存在一些問題，檔案部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制不健全；重大活動(dòng)檔案管理工作協(xié)調(diào)困難，各方責(zé)任不明確；檔案部門參與重大活動(dòng)的工作效率低；重大活動(dòng)檔案資料收集的不完善等。這些都制約了我國(guó)重大活動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

1 建立檔案部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制

檔案管理部門一般處于管理的后端，不容易受到重視。單位重大活動(dòng)涉及部門多、范圍廣，重大活動(dòng)檔案收集和整理工作，要靠檔案部門自己獨(dú)立完成，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系存在很大的困難。要抓好重大活動(dòng)的檔案管理工作，必須由辦公室出面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理，建立健全檔案管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制，同時(shí)還要建立完善的規(guī)章制度。制定《單位重大活動(dòng)檔案管理辦法》，落實(shí)相應(yīng)人員，協(xié)助籌備機(jī)構(gòu)建立必要的檔案管理規(guī)章，培訓(xùn)必要的專、兼職檔案人員，幫助建立規(guī)范的檔案工作程序，做到專人管理，責(zé)任明確。重大活動(dòng)是單位黨政和各部門的共同行為，檔案部門要明確自身的權(quán)限，不能包辦代替。檔案部門具有檔案管理和收集檔案的雙重職能，應(yīng)主要負(fù)責(zé)單位重大活動(dòng)檔案收集管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促、歸檔工作。各承辦單位也應(yīng)明確自己的職責(zé)，在籌備活動(dòng)時(shí)就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門的工作，成立臨時(shí)檔案機(jī)構(gòu)，指定專人收集檔案材料，幫助檔案管理部門收集完整、準(zhǔn)確的檔案信息。同時(shí)要把重大活動(dòng)檔案資料收集工作列入活動(dòng)主辦單位、檔案部門和檔案人員的責(zé)任目標(biāo)，與其他業(yè)務(wù)工作同考核、同獎(jiǎng)懲，從而使重大活動(dòng)檔案資料收集工作有章可循。

2 加強(qiáng)重大活動(dòng)的檔案收集工作

2.1 主動(dòng)參與重大活動(dòng)

只有主動(dòng)的參與到重大活動(dòng)中來，才能更好的了解重大活動(dòng)各方面的信息，才能更好的做好檔案工作。首先，要提前介入。檔案工作往往被人認(rèn)為是事后工作，許多的檔案工作者往往是在活動(dòng)中或者是活動(dòng)后發(fā)揮其有限的作用。其實(shí)做好重大活動(dòng)檔案管理工作，不僅需要檔案工作者積極地參與到活動(dòng)之中，掌握活動(dòng)的全過程，而且必須提前介入到重大活動(dòng)中來。即對(duì)收集計(jì)劃必須作提前安排，對(duì)收集內(nèi)容作提前預(yù)測(cè)。在每次重大活動(dòng)舉辦之前，檔案工作者要克服畏難情緒，廣開視聽，并主動(dòng)向重大活動(dòng)的主辦和承辦單位發(fā)放信息表和登記表，以便及時(shí)掌握情況。根據(jù)總體活動(dòng)方案為每個(gè)具體活動(dòng)制定檔案工作方案，并編入活動(dòng)組委會(huì)的工作大綱。其次要廣泛參與。在重大活動(dòng)開展過程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性和必要性，提出具體的要求和有關(guān)建議，并指導(dǎo)進(jìn)行重大活動(dòng)的各項(xiàng)檔案工作，當(dāng)場(chǎng)解答承辦單位提出的業(yè)務(wù)問題。第三，做好重大活動(dòng)中檔案收集的指導(dǎo)工作。在單位重大活動(dòng)開展過程中，檔案部門要直接對(duì)重大活動(dòng)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。幫助承辦單位按照重大活動(dòng)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，指導(dǎo)其確定重大活動(dòng)材料的收集范圍。以電視臺(tái)重大活動(dòng)的檔案工作為例：電視臺(tái)重大活動(dòng)的檔案管理工作在提前參與上是非常重要的。具體的講，電視臺(tái)可以根據(jù)重大活動(dòng)的主題，對(duì)重大活動(dòng)開展廣泛的宣傳工作。廣播電視新聞節(jié)目在做好常規(guī)宣傳的同時(shí)，還可以制作一系列的專題節(jié)目，全方位、多視角的對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行宣傳。

2.2 善抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)部位

重大活動(dòng)涉及單位多，范圍廣，內(nèi)容繁雜。對(duì)重大活動(dòng)的檔案收集工作如果采取一把抓的形式，也是不現(xiàn)實(shí)的。只有針對(duì)性的進(jìn)行資料收集，才能找出重大活動(dòng)的精髓，因此，重大活動(dòng)的檔案管理工作要突出重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。第一，抓承辦單位。協(xié)助重大活動(dòng)承辦單位搞好重大活動(dòng)檔案工作的整體規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，配備具有崗位資格證書的檔案管理人做好重大活動(dòng)檔案的收集、整理、保管和移交等工作；第二，抓領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。重大活動(dòng)中的領(lǐng)導(dǎo)批示文件有的在承辦單位存放，有的在黨政機(jī)關(guān)的辦公室存放。檔案工作人員要主動(dòng)與黨政機(jī)關(guān)的辦公室等相關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)把重要的文稿歸檔；第三，抓新聞媒體。新聞單位是宣傳重大活動(dòng)的主要宣傳者，檔案工作者應(yīng)引導(dǎo)各新聞單位在參與重大活動(dòng)宣傳報(bào)道時(shí)做到專題匯集，對(duì)重大活動(dòng)做到專卷拍攝。

2.3 加強(qiáng)事中監(jiān)督

事中監(jiān)督是加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理的重要保證。檔案部門在重大活動(dòng)即將結(jié)束之前，要集中力量對(duì)重大活動(dòng)檔案的各方面完成情況，如收集、整理情況等進(jìn)行摸底調(diào)查，針對(duì)其過程中存在的問題及時(shí)向承辦部門反饋，并提出相應(yīng)的整改意見。承辦部門要切實(shí)履行自己的責(zé)任，按照整改意見和要求進(jìn)行整改。如在整改過程中發(fā)現(xiàn)其他問題，應(yīng)及時(shí)的與檔案部門人員進(jìn)行溝通，共同協(xié)商解決。

3 加強(qiáng)單位重大活動(dòng)檔案的移交工作

重大活動(dòng)設(shè)計(jì)的部門多、范圍廣、材料多，整個(gè)活動(dòng)形成的材料分散在各部門或分管人員手中。如何快速、準(zhǔn)確、完整的將這些資料移交給檔案管理部門是非常重要的。檔案人員應(yīng)指導(dǎo)分管文件材料的專兼職人員，督促他們?cè)谂R時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷之前完成檔案的收集和整理工作。在整理過程中，應(yīng)尊重文件的來源原則，按組織機(jī)構(gòu)劃分文件，避免重復(fù)歸檔。各種重大活動(dòng)檔案立卷、專題編目，按所屬類別歸檔。單位重大活動(dòng)結(jié)束后，主辦單位或承辦單位應(yīng)配合檔案管理部門，將重大活動(dòng)的檔案進(jìn)行歸檔。經(jīng)過檔案部門驗(yàn)收合格后，一般在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月之內(nèi)移交單位檔案部門。

4 做好特殊檔案的整理工作

現(xiàn)階段，重大活動(dòng)檔案除了紙質(zhì)的檔案以外，還涉及到聲像檔案、照片檔案等。對(duì)于這些檔案的管理和保存需要注意的地方比較多。例如：數(shù)碼照片像素應(yīng)在500萬以上，單幅照片不小于3M；數(shù)碼相機(jī)及與圖片掃描儀連接的計(jì)算機(jī)均應(yīng)設(shè)置準(zhǔn)確時(shí)間；歸檔的數(shù)碼照片一般要求為JPEG、TIFF格式；紙質(zhì)照片一般要求沖印成6″照片；歸檔照片應(yīng)為清潔、無劃痕、無病毒、未經(jīng)剪切及修改的原件。對(duì)于重大活動(dòng)，同一場(chǎng)景的多張照片選取最佳的1張~2張歸檔，涉及重要活動(dòng)和重要人物的可以適當(dāng)多保留幾張。目錄編制以一個(gè)活動(dòng)為基本單位，目錄中應(yīng)包含檔號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個(gè)基本要素。

5 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員綜合素質(zhì)是提高檔案工作效率的重要保障。首先，要提高檔案人員的工作熱忱，確保單位檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，沒有三五年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，要想真正做好檔案管理工作是難以辦到的。尤其是對(duì)于重大活動(dòng)的檔案管理，更需要有經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能扎實(shí)的檔案人員，才能確保重大活動(dòng)檔案收集工作的順利進(jìn)行。因此，我們要提高檔案人員的工作熱忱，使他們真正愿意留在檔案部門工作，確保單位檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定；第二，加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)。檔案工作是比較枯燥的工作，需要有較強(qiáng)的責(zé)任心，才能更好的完成檔案工作，因此，要加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)。第三，要提高專業(yè)技能。檔案工作人員除了要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)以外，還要有其他方面的知識(shí)，比如：計(jì)算機(jī)知識(shí)、攝影知識(shí)、錄像知識(shí)等以適應(yīng)社會(huì)的不斷變化對(duì)檔案工作要求的不斷提高的需要。檔案工作人員當(dāng)前要注意學(xué)習(xí)專業(yè)的攝影、攝像以及圖像制作體制等技術(shù)，較為熟練地掌握相關(guān)的信息化技能以及其他的相關(guān)技能。

6 結(jié)論

加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案的管理工作可以有效促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理工作的質(zhì)量；還可以完善的保存重大活動(dòng)的相關(guān)資料，為以后的宣傳工作以及其他的相應(yīng)工作提供依據(jù)；還可以展示我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，對(duì)社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

[1]崔秀博，孫秀芹.以創(chuàng)新意識(shí)抓好重大活動(dòng)檔案歸檔監(jiān)督[J].科技信息，2009(23)：734.

[2]謝江濤.重大活動(dòng)檔案征收集工作的問題與對(duì)策[J].陜西檔案，2009(2)：36.

篇9

檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著舉足輕重的作用，主要記錄了個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的奮斗經(jīng)過，隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，創(chuàng)新檔案管理體系與實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理具有非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】

檔案；創(chuàng)新體系；數(shù)字化建設(shè)

檔案管理在檔案工作中處于重要地位，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值與檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，則需改革當(dāng)前的管理模式和服務(wù)思路，引進(jìn)科學(xué)化管理措施才能發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

一、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（一）思路的創(chuàng)新。

1.管理觀念的創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變思想是非常重要的一環(huán)。只有首先轉(zhuǎn)變觀念才有利于推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，在開展管理創(chuàng)新過程中，觀念創(chuàng)新首當(dāng)其沖，只在轉(zhuǎn)變管理觀念，實(shí)現(xiàn)了觀念的創(chuàng)新，管理工作才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，在人們的意識(shí)中，總以為檔案管理工作就是保存檔案資料，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2.管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案室不能收藏所有的文獻(xiàn)，因此在利用館藏資源時(shí)會(huì)感到缺乏，不能滿足用戶查閱資料的需求，因此當(dāng)前急需創(chuàng)新管理內(nèi)容，不能滿足于當(dāng)前保存的資料，而應(yīng)該有目的、有計(jì)劃地搜集檔案資源，檔案資源才能做到實(shí)時(shí)、豐富、高質(zhì)量，做到這些，檔案室才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.管理方式的創(chuàng)新。管理質(zhì)量的優(yōu)劣決定著一種事物的成敗，因此要認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作。當(dāng)前的社會(huì)要求在各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，因此檔案管理方式也要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和改革。改革就是改變傳統(tǒng)思想、傳統(tǒng)思路，創(chuàng)新就是依據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況認(rèn)真進(jìn)行管理，發(fā)揮當(dāng)前設(shè)備、資源、人員的最大作用，要利用現(xiàn)代的眼光看問題、謀發(fā)展。

4.人才資源的創(chuàng)新。不但包括上面的內(nèi)容，人才資源的創(chuàng)新在檔案管理當(dāng)中也屬于非常重要的一環(huán)，在確定檔案管理人員時(shí)，不但要求具備較高的個(gè)人能力而且還需擁有較強(qiáng)的觀察力，同時(shí)開展培訓(xùn)工作，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員不但要具備高超的專業(yè)技能而且還需具備較高的學(xué)習(xí)能力與靈敏的思維能力。

（二）手段的創(chuàng)新。

傳統(tǒng)檔案管理工作較多應(yīng)用手工完成，隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)也得到了較快發(fā)展。如果依然應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式則會(huì)與當(dāng)前社會(huì)脫節(jié)。利用自動(dòng)化系統(tǒng)展示自己的要求和意見，發(fā)揮新時(shí)期計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，促進(jìn)教研工作的順利發(fā)展，保證管理手段逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、多元化與優(yōu)質(zhì)化。

二、檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐

（一）引進(jìn)以人為本的管理理念。

在檔案管理工作中要切實(shí)做到以人為本，管理人員在管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動(dòng)性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個(gè)工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發(fā)工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

（二）加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開展資源整合。

1.豐富室藏資源，優(yōu)化館藏資源，做到物盡其用，發(fā)揮館藏的價(jià)值。

2.強(qiáng)化信息技術(shù)利用，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息技術(shù)的快捷、高效性。

（三）人才資源管理。

1.要考慮到員工的發(fā)展?jié)摿Γ瑸榱诉M(jìn)一步激發(fā)員工的工作熱情可以應(yīng)用績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)的做法，激勵(lì)員工創(chuàng)新。

2.在編排工作輪崗時(shí)要做到科學(xué)，保證員工有充足的學(xué)習(xí)時(shí)間，可以利用開展講座和討論會(huì)，吸引員工參與，有利于提高員工的專業(yè)知識(shí)技能。

3.利用員工的在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，有利于提高員工的專業(yè)知識(shí)水平，開展適量的培訓(xùn)課程，將當(dāng)前的新技術(shù)傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）觀念問題。

不重視檔案管理工作，不進(jìn)行設(shè)備的更新和新技術(shù)的引進(jìn)，不能發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，管理效率低下。雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實(shí)質(zhì)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

（二）技術(shù)層面的問題。

1.在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實(shí)際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。

2.互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)安全不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴(yán)重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。

3.要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實(shí)際中應(yīng)用；

4.建立數(shù)字檔案就是為了保證讓更多的人享受資源，但當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達(dá)到人們的滿意。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題解決對(duì)策

（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定。

檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，首要問題就是制訂系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，只有具備規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)才有利于順利實(shí)施，因此制訂科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)才有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的規(guī)范化。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。

隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，當(dāng)前已進(jìn)入信息化時(shí)代，在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的管理軟件，才能保證數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，因此可以與軟件公司合作，也可以開展自主研發(fā)，從而確定自己的管理軟件。

（三）安全性方面的建議。

保證信息安全在數(shù)字化檔案管理中具有舉足輕重的作用，因此要提高信息安全意識(shí)，建立完善的管理制度，及時(shí)備份館藏資源，專門針對(duì)電子檔案中的盒音像檔案建立專庫，切實(shí)保障數(shù)字化管理的安全。

總之，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新和數(shù)字化，才能與時(shí)展相適應(yīng)，才能逐步實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與完善，才能促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，才能滿足人們的需要。

作者：董源 單位：白城市政府辦公自動(dòng)化管理中心

【參考文獻(xiàn)】

[1]于明明.淺論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新[J].城建檔案,2013(01).

篇10

前言

醫(yī)院人力資源管理是指通過人力資源規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、招聘與配置、教育培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估、薪酬與激勵(lì)、職業(yè)發(fā)展等管理形式對(duì)醫(yī)院內(nèi)部與外部的相關(guān)人力資源進(jìn)行有效運(yùn)用，以保證醫(yī)院目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院?jiǎn)T工發(fā)展的最大化。醫(yī)院人力資源檔案即是醫(yī)院在人力資源管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的記述和反映醫(yī)院職工在社會(huì)生活和醫(yī)院工作中的歷史經(jīng)歷、思想品德、知識(shí)才能、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工作業(yè)績(jī)等情況的原始記錄。如何管理好、利用好醫(yī)院人力資源檔案，是關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療水平提升、醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。本文試從醫(yī)院人力資源管理工作實(shí)踐入手，淺談對(duì)提升醫(yī)院人力資源檔案管理的六點(diǎn)建議。

1醫(yī)院人力資源管理實(shí)踐工作的六大模塊

醫(yī)院人力資源管理是預(yù)測(cè)醫(yī)院人力資源需求并做出人力需求規(guī)劃、招聘選擇人員并進(jìn)行有效組織、考核績(jī)效支付報(bào)酬并進(jìn)行有效激勵(lì)、結(jié)合醫(yī)院與職工個(gè)人需要進(jìn)行有效開發(fā)以便實(shí)現(xiàn)最優(yōu)績(jī)效目標(biāo)的全過程。在具體實(shí)踐工作中主要包括：醫(yī)院人力資源規(guī)劃、醫(yī)院人才招聘與配置、醫(yī)院人才培訓(xùn)與發(fā)展、醫(yī)院人力資源績(jī)效管理、醫(yī)院人員薪酬福利管理、醫(yī)院人員勞動(dòng)關(guān)系管理等六大模塊。

1.1醫(yī)院人力資源規(guī)劃

根據(jù)醫(yī)院內(nèi)外環(huán)境和條件的變化，通過對(duì)醫(yī)院未來的人力資源的需要和供給狀況的分析及估計(jì)，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行組織設(shè)計(jì)，對(duì)人力資源的獲取、配置、使用、保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行職能性策劃，制訂醫(yī)院人力資源供需平衡計(jì)劃，以確保組織在需要的時(shí)間和需要的崗位上，獲得各種必需的人力資源；

1.2醫(yī)院人才招聘與配置

根據(jù)醫(yī)院人力資源規(guī)劃的要求，尋找、吸引那些有能力又有興趣到醫(yī)院任職的人員，從中選出適宜人員予以錄用，并根據(jù)醫(yī)院崗位設(shè)置和崗位用人需求合理將新錄用人員進(jìn)行崗位配置的全過程；

1.3醫(yī)院人才培訓(xùn)與發(fā)展

科學(xué)評(píng)估醫(yī)院內(nèi)部的培訓(xùn)與發(fā)展需求，提供有針對(duì)性的、高效率的培訓(xùn)與設(shè)計(jì)，以滿足醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展需要；

1.4醫(yī)院人力資源績(jī)效管理

通過對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的工作業(yè)績(jī)、醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)等績(jī)效考核，結(jié)合工資薪酬、職務(wù)職稱、福利待遇的獎(jiǎng)懲激發(fā)員工工作業(yè)績(jī)和工作效率的提升，推進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)；

1.5薪酬福利管理

在現(xiàn)行法律、法規(guī)體制框架下，結(jié)合醫(yī)院人力資源規(guī)劃和醫(yī)院人力激勵(lì)制度設(shè)計(jì)和提供科學(xué)合理的薪酬和福利方案標(biāo)準(zhǔn)，以激勵(lì)員工創(chuàng)造更高的工作業(yè)績(jī)，確保醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和穩(wěn)定的優(yōu)秀人才；

1.6醫(yī)院人員勞動(dòng)關(guān)系管理

依照《勞動(dòng)法》等法律、法規(guī)實(shí)施醫(yī)院?jiǎn)T工勞動(dòng)合同管理，規(guī)范和明確醫(yī)院和醫(yī)院?jiǎn)T工間的權(quán)利與義務(wù)，推進(jìn)醫(yī)院與醫(yī)院?jiǎn)T工間關(guān)系更加法制化、和諧化。上述六大模塊是醫(yī)院人力資源管理的核心工作，在具體工作中形成大量的文字、圖表、音像等檔案資料，這些在醫(yī)院人力資源管理工作過程中形成的醫(yī)院人力資源檔案關(guān)系到醫(yī)院人力資源科學(xué)發(fā)展和優(yōu)化配置的成敗，關(guān)系到醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度與績(jī)效優(yōu)劣，因此，醫(yī)院人力資源檔案管理工作的重要作用就不言而喻。

2制約醫(yī)院人力資源檔案管理的四大癥結(jié)

目前制約醫(yī)院人力資源檔案管理發(fā)展主要包括：檔案管理制度不健全、檔案管理隊(duì)伍不專業(yè)、檔案管理安全保障弱、檔案信息化管理程度低等四大癥結(jié)問題。

2.1檔案管理制度不健全

“人力資源”這一概念最早是1954年由彼德·德魯克在其著作《管理的實(shí)踐》提出并加以明確界定，20世紀(jì)80年代以來，人力資源管理理論不斷成熟，并在實(shí)踐中得到進(jìn)一步發(fā)展，為企業(yè)廣泛接受，并逐漸取代原有的人事管理理論。進(jìn)入20世紀(jì)90年代，人力資源管理理論不斷發(fā)展，也不斷成熟。但在國(guó)內(nèi)，雖在以往的人事管理理論基礎(chǔ)上，對(duì)人力資源管理理論進(jìn)行一些有益的探索與實(shí)踐，但仍處于初步階段，理論體系尚不健全和成熟，體制、機(jī)制尚不完善，相關(guān)配套制度尚未建立和健全，這對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理的發(fā)展來說是最關(guān)鍵的制約因素之一。

2.2檔案管理隊(duì)伍不專業(yè)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)HR（人力資源管理人才）缺口達(dá)50萬之眾，隨著人力資源管理在全國(guó)各企業(yè)、事業(yè)單位需求的大幅增加，人力資源管理類職業(yè)證書含金量大幅提高，目前，人力資源管理師、助理人力資源管理師、人力資源管理專員三個(gè)級(jí)別職稱考核通過率僅為30%左右。因此，目前醫(yī)院人力資源管理部門中的在崗員工取得上述三種級(jí)別職稱的人員少之又少，甚至基本沒有。醫(yī)院如何“引才、用才、留才”是決定醫(yī)院發(fā)展成敗的關(guān)鍵所在，而專業(yè)的人力資源管理團(tuán)隊(duì)則是這一關(guān)口的核心把控者，在這種現(xiàn)實(shí)情況下，醫(yī)院就需更多的具備人力資源管理職稱的、同時(shí)具備檔案管理知識(shí)素養(yǎng)的專業(yè)人才隊(duì)伍來推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案管理事業(yè)發(fā)展。所以，專業(yè)的人力資源檔案管理隊(duì)伍的缺失是制約當(dāng)前醫(yī)院人力資源檔案管理發(fā)展的另一個(gè)核心因素。

2.3檔案管理安全保障弱

當(dāng)前，隨著人力資源檔案管理在各行各業(yè)起到的重要作用和直接效益的不斷提升，社會(huì)對(duì)人力資源檔案資料的安全意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，2016年，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》，強(qiáng)調(diào)檔案安全是檔案工作“底線”的地位。但在實(shí)際人力資源檔案管理過程中，由于受到檔案管理人員素質(zhì)低下、檔案安全管理意識(shí)薄弱、個(gè)別部門檔案管理重視程度不高等客觀因素影響，醫(yī)院人力資源檔案管理仍然存在檔案收集整理不及時(shí)造成檔案資源缺失、檔案存儲(chǔ)不規(guī)范造成檔案丟失或毀損、檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一形成檔案資料不完整、檔案借閱管理不規(guī)范造成檔案資源流失等檔案安全管理隱患。由此可見，檔案管理安全保障弱化是制約醫(yī)院人力資源檔案管理發(fā)展的又一重要因素。

2.4檔案信息化管理程度低

時(shí)代的發(fā)展和科技的廣泛應(yīng)用使檔案管理發(fā)生質(zhì)的變化，過去以紙質(zhì)為主要載體的檔案存儲(chǔ)模式已逐步被當(dāng)前以磁帶、磁盤、光盤、膠片、云盤等為主要載體的檔案存儲(chǔ)模式所替代，在檔案的檢索、調(diào)閱、利用和開發(fā)等檔案管理工作中，也逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、系統(tǒng)軟件模塊化、數(shù)據(jù)信息云計(jì)算等大變革。但由于醫(yī)院人力資源檔案管理具有其醫(yī)療職業(yè)的專業(yè)性特點(diǎn)，近年來，專業(yè)性開發(fā)應(yīng)用的醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)仍不多，醫(yī)院人力資源檔案管理在電子信息化建設(shè)仍處于探索與實(shí)踐的起步階段，檔案管理信息化程度仍不高，這也是制約當(dāng)前醫(yī)院人力資源檔案管理發(fā)展的主要因素之一。

3提升醫(yī)院人力資源檔案管理的六點(diǎn)建議

綜合當(dāng)前醫(yī)院人力資源檔案管理發(fā)展的四大制約因素分析，筆者以為要提升醫(yī)院人力資源檔案管理應(yīng)從提升檔案管理意識(shí)、健全檔案管理制度、打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)、強(qiáng)化檔案安全管理、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、提升檔案開發(fā)利用等六方面入手，以推動(dòng)并提升醫(yī)院人力資源檔案管理水平。3.1提升檔案管理意識(shí)推動(dòng)醫(yī)院人力資源檔案管理，首先要提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策者的思想認(rèn)識(shí)，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策層充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人力資源檔案在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展、人力資源建設(shè)中起到的重要作用和積極意義，全面提升對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理的重視程度；其次要提升醫(yī)院人力資源管理部門的檔案管理意識(shí)，從人力資源檔案管理的專業(yè)角度上領(lǐng)會(huì)和掌握人力資源檔案管理的理論知識(shí)和專業(yè)技能，推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案建設(shè)。

3.2健全檔案管理制度

醫(yī)院人力資源檔案管理制度建設(shè)重點(diǎn)在于健全和完善具有醫(yī)院人力資源管理特色的檔案管理制度。

3.2.1健全和完善醫(yī)院在招聘、配置、辭退等人力資源使用方面的檔案管理制度；

3.2.2健全和完善醫(yī)院在薪資待遇、績(jī)效考核等人力資源激勵(lì)方面的檔案管理制度；

3.2.3健全和完善醫(yī)院在教育培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系等人力資源發(fā)展方面的檔案管理制度；

3.2.4健全和完善醫(yī)院在人力資源檔案存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移、借調(diào)、利用等環(huán)節(jié)中的檔案安全管理制度；與此同時(shí)，應(yīng)將醫(yī)院事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和人力資源管理規(guī)劃融入到醫(yī)院的人力資源檔案管理工作制度中，切實(shí)保障醫(yī)院人力資源檔案管理制度緊扣醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的脈搏，有效推進(jìn)醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

3.3打造專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院人力資源檔案管理團(tuán)隊(duì)不僅要具備醫(yī)院人力資源管理的專業(yè)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，還需要同時(shí)具備檔案管理的理論知識(shí)和專業(yè)技能，這就需要醫(yī)院人力資源管理部門強(qiáng)化人力資源管理和檔案管理雙重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，建立崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)先聘用具有人力資源管理和檔案管理雙重職稱或執(zhí)業(yè)資格的員工進(jìn)入醫(yī)院人力資源檔案管理隊(duì)伍，逐步淘汰無執(zhí)業(yè)資格、專業(yè)知識(shí)和技能水平較差的員工，全力打造專業(yè)化的醫(yī)院人力資源檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3.4強(qiáng)化檔案安全管理

堅(jiān)決貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》精神，守牢檔案管理“安全”底線，在醫(yī)院人力資源檔案收集、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移、借調(diào)、利用等環(huán)節(jié)中強(qiáng)化制度約束、規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)、建立機(jī)制監(jiān)督和加強(qiáng)績(jī)效考核，確保醫(yī)院人力資源檔案在檔案管理的全過程中實(shí)現(xiàn)收集及時(shí)、整理規(guī)范、存儲(chǔ)集中、轉(zhuǎn)借備案、利用登記，有效保證醫(yī)院人力資源檔案歸集安全、存儲(chǔ)安全、流轉(zhuǎn)安全和利用安全。

3.5推進(jìn)檔案信息化建設(shè)推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)可從三方面入手：

3.5.1推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案的紙質(zhì)化向電子數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，切實(shí)提升檔案檢索、查閱、和開發(fā)利用的工作效率；

3.5.2推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)和應(yīng)用，將醫(yī)院人力資源檔案管理工作涉及到的六大模塊集成嵌入系統(tǒng)軟件，引入數(shù)據(jù)匯總、篩選、分析功能，提高醫(yī)院人力資源檔案信息的匯總整理和分析利用效率；

3.5.3推進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案信息云平臺(tái)大數(shù)據(jù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源檔案信息在區(qū)域間、行業(yè)間甚至跨區(qū)域、跨行業(yè)的大數(shù)據(jù)資源共享，推進(jìn)區(qū)域間、行業(yè)間醫(yī)院人力資源流動(dòng)與交流。