檔案整理知識范文

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【摘要】新時期，文書檔案管理工作必須要與時俱進，使自身的發展與社會發展節奏相適應，并通過不斷地開拓創新，提高檔案整理和歸檔質量。為了進一步促進文書檔案管理改革工作的有序開展，強化和規范檔案管理工作，本文先著重分析了現階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎上提出一些提高管理質量的策略。

關鍵詞 新時期；文書檔案；年度整理；歸檔；質量

文書檔案年度整理歸檔工作是一項最基本的檔案業務工作，在基層各單位檔案工作中占據著非常重要的地位。文書檔案歸檔質量的好壞是一個單位檔案工作水平的具體體現，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項政策來促進文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現階段文書檔案管理的細節上來看，仍然存在一些亟待改善的環節。

一、現階段文書檔案管理中存在的問題分析

（一）重視程度不夠。一些單位的領導對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，因此在工作中也并不重視這方面的關注和投入，從而導致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯系比較少，知識結構更新緩慢，從而導致文書管理工作的效率和質量都比較低。

（二）文書檔案收集存在困難。在實際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領導存在“重經營、輕檔案”的錯誤思想，在這種情況下，就容易導致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機銜接起來。

（三）文書檔案管理人員綜合素質不高。很多機關單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓進行較多的投入，長期缺乏專業的理論知識培訓，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術相適應，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。

（四）現代化程度比較低。因為經費投入不足等原因，導致很多機關單位庫房的設備難以滿足文書檔案管理標準的最低要求，檔案安全保管的標準和信息化程度也比較低，從而導致管理質量低下。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理的現代化程度已經成為檔案管理效率提高的一個重要原因。

二、新時期提高文書檔案整理歸檔質量的策略分析

（一）提高領導對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領導要充分認識到這一點，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機關單位整體管理水平的一個重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時把檔案材料上交整理存檔。嚴格按照有關標準和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時，在檔案的管理工作中，領導要經常給予正確的指導和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進一步做好文書檔案工作。

（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質、高質量、高水平的工作人員隊伍是新時期做好文書檔案管理工作，提高管理質量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導，加強文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項規章制度的認識和了解，從而有效促進工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業技能素質給予充分的重視，通過各項培訓工作來促進職工專業素質和技能的提高，為新時期文書檔案管理提供人力資源支持。

（三）提高文書檔案管理工作的現代化程度。科技化和信息化是時展的潮流趨勢，所有行業都開始將信息技術應用于本行業中，使其更好地推動行業的發展和進步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應時展的潮流，將信息化技術充分應用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應用到文書檔案管理中可以實現辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實現真正的文書檔案管理信息化。

總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時期，信息技術飛速發展，并在各個領域得到廣泛的應用，這就為文書檔案管理提供了一個新的發展機遇。各單位的領導要正確認識文書檔案管理工作的重要性，并加強這方面的資金、人力等方面的投資，通過創新管理方法，完善管理制度，促進文書檔案管理工作逐漸向現代化、規范化和高效化的方向發展。

參考文獻：

[1] 丁宇欣. 提高檔案歸檔質量, 促進檔案事業可持續發展[J].華章,2011,(6):186-186.

[2] 溫力偉. 文書檔案歸檔立卷工作應解決的問題[J]. 齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版）,2010,(2):184.

[3] 吳紅紅. 切實提高文書檔案年度整理歸檔的質量[J]. 檔案與建設,2010,(9):57-58.

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一、 政府的責任

政府是履行以下三大職責的集合體：首先是保護本國社會的安全；其次是為保護人民不使社會中任何人受其他人的侮辱或壓迫；最后就是建立并維持某些公共機關和公共工程。它作為社會的中樞，發揮何種職能，對于社會的發展與穩定具有關鍵性影響。我國社會主義市場經濟條件下的政府職能主要是經濟調節、市場監督、社會管理和提供公共服務。公共檔案館作為一種公共服務部門是政府必須提供的一種制度安排，它是保障公民信息、知識權利的有效措施，體現了政府自身存在的正義性與合法性。

但令人遺憾的是，在現實中，政府的公共事業管理職能明顯弱化，使得教育、科技、文化、社會保障、公共服務等公共事業的發展嚴重滯后于經濟的發展。作為社會記憶集散地的公共檔案館本應當成為政府精心呵護和扶持的花朵，卻因冷漠和撒手而逐漸枯萎，而沒有呈現出與經濟蓬勃發展相協調的發展勢頭。

一些地方檔案館建設的滯后,政府擔有責任：一是缺乏對公共檔案館作用的正確認識。我國《憲法》明確規定：“國家發展為人民服務、為社會主義服務的文學藝術事業、新聞廣播電視事業、出版發行事業、圖書館博物館文化和其他文化事業（公共檔案館屬于這類），開展群眾性文化活動。”但是一些地方政府把公共檔案館事業發展作為軟任務，沒有把它放在應有的位置，在一些政府報告中，對公共檔案館事業的發展問題往往只有只字片語，一筆帶過。二是缺乏硬性的約束機制。上級政府對下級政府的考核指標中，經濟指標比較明晰，如經濟發展速度、財政收入等，而很少有公共檔案館等社會公共單位的發展指標。三是沒有認清政府的真正職能。長期以來，政府管了一些不該管的事，而忽略了應該管的事。政府直接投資和干預競爭領域的企業已是屢見不鮮，而忽略應該投入和扶持的公益事業發展①。

二、 政府推動公共檔案館管理體制創新的障礙分析

1.創新動力的問題

從政府的角度看，在以經濟建設為中心的社會背景下，包括公共檔案館在內的公共事業改革和發展并不是十分重要、緊急的事情，所以，在促進公共事業發展上政府不但缺乏應有的主動性與自覺性，而且常以地方財力不足來為自己推進公共事業發展的消極態度辯解，認為好鋼要用在刀刃上，有限的財力應該主要用在促進生產力的發展上，政府及其大部分官員從思想上就沒有認識到公共檔案館等部門發展的重要性，創新動力自然也就成了水中月、鏡中花的事情了。從公共檔案館的角度看，長期形成的思維定勢使檔案館害怕擔改革的風險，“等”、“靠”、“要”的思想仍然有很大的市場。從利用者的角度看，在人均收入比較低、人們更多地為物質生活而奮斗的階段，再加上公共檔案館本身的非親民形象，使人們對公共檔案館改革和發展并不十分關心，認為那是一件對自己還很遙遠的事情。

2. 制度環境的問題

從系統論的角度來看，任何一項制度安排都是“嵌在”制度結構中，只有當新制度與其他制度安排能夠很好地兼容耦合時，創新才能真正發生。公共檔案館管理體制創新涉及檔案資源的整合、人員的分流、利益的調整和各種相關制度的創新，需要各方面的政策緊密配合才能完成。公共檔案館事業要得到真正的發展，需要政府公共服務職能的加強，需要形成經濟社會協調發展的共識和機制；實現公共檔案館資源的共建共享，需要打破條塊分割的行業管理與財政體制體系，需要重塑政府與公益單位的關系，需要法律法規的支持；公共檔案館人事體制還有待進一步優化，公共檔案館的服務制度還有待進一步完善；需要健全的社會保障體制的支持與協助等。但在相當長一段時間內，我國公共檔案館管理體制創新都缺乏相應的制度支持，改革往往表現出各自為政、單兵獨進的特點，沒有從系統的角度出發去全盤考慮問題，從而延緩了創新的進程。

三、 政府推動公共檔案館管理體制創新的思路分析

1. 借政務信息公開之東風，提升公共檔案館之地位

目前政府職能體系中并未設立政務信息中心，政務信息公開的主體是各級政府部門。而又由于我國政府條塊分割的官僚體制的存在，從而造成長期以來信息分散、各自為戰，信息“尋租”現象常有發生。因此搭建一個公正、公開、公平的制度平臺尤為必要, 從而在全社會形成一個穩固的開誠布公的氛圍。對此, 政府的制度保障就顯得至關重要, 通過政府管理創新, 規定某部門從事政務信息收集、整理、整合工作, 通過傳統和現代技術手段公布政務信息。此部門雖可新設或可兼管,但考慮重新設立難度大、成本高, 兼管是比較可行的做法。具有信息服務職能的檔案館成了理想的當然首選。可以通過爭取政府支持, 給檔案館重新進行制度安排: 各級綜合檔案館作為當地的政務信息公開的場所, 在機構設置中給予明確定位②。

2. 利用政府行政管理體制改革之時機，理順政府與公共檔案館之關系

公共檔案館應借此有利時機，從以下幾個方面進一步理順與明確政府與公共檔案館之間的關系：一是從法律上進一步明確政府與公共檔案館的關系。法律是國家的象征，是公共檔案館發展的最有力保障。盡管我國《憲法》明確了國家發展公共檔案館等文化事業的使命，但作為規范和推進公共檔案館事業發展的《公共檔案館法》卻始終沒有頒布，使得對于公共檔案館的管理、運行過程中的各種社會關系的調節無法可依。二是建立公共檔案館投入預算約束機制。公共檔案館作為文化事業發展的重要組成部分，其經費應像科技、教育等事業一樣有硬性約束。三是發揮政府的行政調控能力，促進公共檔案館事業發展。在公共檔案館的建設上，政府應有所調控，使公共檔案館不僅外觀應成為一個地方的標志性建筑與形象，內部也應有先進的設備，嚴格的科學管理，合理的人員結構，并且制定具有扶持性的制度與傾斜性的政策。

3. 明確主體責任，啟動創新之動力

政府是公共事業管理的主體③，這是毋庸置疑的。那么政府就應該有發展公共事業的主動性與責任，改善公共事業狀況也是促進民眾福利的一種有效途徑，也是政府基本職能的體現，所以財政資金的分配與使用應當向公共事業部分傾斜，政府及其官員在促進公共事業上應當具有必要的積極性與主動性。向公共事業傾斜的財政政策，不僅是一種讓利于民的舉措，也是一種分配思想的根本變革，也是政府心系民生、建設和諧社會的具體體現，更是激發公共檔案館等公共事業部門工作人員工作熱情、開啟其創新動力的有效手段。同時，調整權力的分配，給公共檔案館以恰當的權力，如部分人事任免權等，并且在給予權力的同時明確規定公共檔案館的對社會、民眾的義務，并且吸引民眾參與到對其的監督體系范疇中，充分發揮民眾的積極性與創造性。我們期待，公共財政的縷縷陽光能夠盡快普照到社會的角角落落。

總之，公共檔案館事業的發展根本在自身，責任在政府，關鍵在體制，出路在創新，其成敗在很大程度上取決于我國政府改革的整體進程。因此，公共檔案館管理體制的創新不可能一蹴而就，是一個漫長的過程，在這個過程中，政府要本著對民眾與歷史負責任的態度，不斷完善公共檔案館事業，為其發展提供環境，為其壯大提供動力。

注釋：

①韓安意，政府與公共圖書館關系的思考，鄉鎮經濟，2002(9)

②王厲魏寶麗，政務信息公開中的檔案館角色研究，中國檔案，2007(7)

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法律法規對鄉鎮檔案工作的職責要求

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對鄉鎮檔案工作的職責要求都做了相應規定，明確了鄉鎮政府負責管理本機關的檔案和對本鄉鎮所屬單位和組織的檔案工作實行監督和指導，并為基層和群眾提供檔案利用服務。長期以來，按照檔案法律法規要求，鄉鎮的檔案工作一直作為鄉鎮黨政機關的重要工作，落實了分管領導、責任部門和檔案人員。

《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級人民政府“應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責本行政機關政府信息公開的日常工作”。同時要求鄉(鎮)人民政府應當在其職責范圍內確定主動公開的政府信息的具體內容，明確規定了需要重點公開的八個方面的政府信息。

已經于2004年施行的《上海市政府信息公升規定》也規定了檔案部門為政府公開信息受理點，同時要求“有條件的政府機關應當設置公共查閱室或者公共查閱點，配備相應的設施，方便公眾對相關政府信息的檢索、查詢、復制”。

綜上所述，檔案相關法律法規明確的鄉鎮政府檔案工作職責歸納起來有四大任務：管理好本機關檔案；監督指導本鄉鎮所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務；進行政府信息公開并提供公開信息的公共服務。

鄉鎮檔案監管和服務職能分離的必要性和迫切性

檔案政府監管和檔案公共服務兩種職能的屬性小同。上述鄉鎮檔案工作四大職責任務中，管理和監督指導職責歸類為政府的監管職能；檔案利用服務(應包括檔案實體的接收、整理、保管、開發利用等工作內容)和政府信息公開及提供信息的利川服務屬于公共服務事業性質。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區)級以上的機構由于檔案局和檔案館兩個機構的同時設置已經做了明確分工。然而在鄉鎮一級未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉鎮檔案事業發展的最大難點。

鄉鎮行政區域的成倍擴大和新農村建沒事業的發展迫切要求拓展鄉鎮檔案的公共服務職能。在農村綜合改革過程中，經過鄉鎮區劃調整，行政區域成倍擴大，使鄉鎮檔案工作的對象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區為例，從2002年以來進行了兩次大的區劃調整，由原來的22個鄉鎮最后撤并為7個鎮，管轄范圍和對象是原來的3倍。如區政府所在地的南橋鎮，轄區內需要對檔案工作直接進行監管指導的行政村、居委會、直屬企事業單位就達70多家。同時新農村建設事業的發展使檔案服務的工作內容不斷增加。政府在建設親民政府，打造法制政府、責任政府、服務政府中為民做實事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關，在保護群眾利益、調解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會發揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發利用等服務工作既是政府的責任，又是一件十分繁重而困難的事情。

現行的鄉鎮檔案管理體制檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。我國經濟和社會各項事業越發展，對檔案公共服務的需求越廣泛，檔案工作的任務越繁重。當前，阻礙鄉鎮檔案工作健康發展的主要原因是目前的體制、機構和人員狀況與檔案事業的發展要求不相適應，鎮機關明確的檔案人員身兼數職，無法承擔起鄉鎮檔案工作的各項法定職能，檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。在鄉鎮機構改革中，機關編制的壓縮更嚴重影響了檔案公共服務職能的發揮并制約了鄉鎮檔案事業的發展。

新出臺的鄉鎮機構編制設置方案不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。不管是現行的鄉鎮檔案行政管理體制還是部分地區新出臺的鄉鎮機構編制設置方案，都不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。比如在新批準的上海市奉賢區各鎮機關職能配置、內設機構和人員編制方案中，鎮黨政辦公室的主要工作職能有關檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導本鎮各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規定從積極的意義上看體現了政府機關的職能轉變。然而，屬于公共服務事業性質的“檔案利用服務、政府信息公開和提供服務”等公共服務職能在機關和同時出臺的鄉鎮事業單位機構設置方案中，都沒有作出明確規定，這就會造成在鄉鎮這一層面上檔案公共服務職能的缺失。

強化鄉鎮檔案政府監管和拓展公共服務職能的對策

提高對鄉鎮檔案工作監管和服務職能分離重要性的認識。鄉鎮檔案監管和服務職能分離對拓展和落實鄉鎮檔案公共服務職能具有十分重要的意義。首先，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是鄉鎮機構改革的基本方向。建設小政府大社會管理體制的要求勢必讓那些政府機關無力承擔的公共事務性工作從政府機關中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強依法行政，強化政府監管，推進各項事業的全面發展。其次，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是發展檔案服務事業、推進新農村建設和維護群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務事業機構，才能有效地保障各項社會事業發展和群眾利益對檔案公共服務的各項需求。

推廣試行地區的成功經驗和做法。據了解，山東省膠州市營海鎮改革鄉鎮檔案管理模式取得新成果。該鎮建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級事業單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現行已公開文件利用、鎮政務信息公開、鎮情村情教育、檔案業務監督指導等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮黨委、政府和27個鎮直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農村機構改革試點縣，由原來的64個區、鄉、鎮合并成16個鄉鎮。他們抓住機遇，經縣委、縣政府聯合發文，由縣編委認可全部建立了鄉鎮檔案館，為股級單位，管理人員列入公務員或事業編制，檔案館的工作經費列入了鄉級財政預算。

以上兩種做法共同的特點是為鄉鎮檔案工作建立了專門機構，配備了人員編制，拓展了服務功能，實現了鄉鎮檔案政府監管和公共服務職能的分離。其中山東營海鎮的經驗更具有時展特點，對沿海經濟較發達地區在鄉鎮機構改革中更具有參考價值和推廣意義。

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到2020年基本實現義務教育區域內均衡發展，是教育規劃綱要的明確目標，也是提高國民素質、促進教育公平的必然要求。2010年12月9日的《中國教育報》刊文稱，應當看到，當前義務教育的不均衡現象依然存在,主要體現在城鄉之間、地區之間，也體現在同一地區內不同區域、不同學校、不同群體之間。可以說，擇校現象是我國義務教育不均衡發展的突出問題，解決擇校問題反映了廣大民眾對優質教育資源的強烈需求。把均衡發展作為義務教育的重中之重，把義務教育均衡發展作為國家推動教育發展的奠基工程，應完善政策措施，加大工作力度，抓好重點環節。

首先，要明確職責任務，把推進義務教育均衡發展納入經濟社會發展規劃。要以縣域內實現均衡為工作重點，大力推進縣域內義務教育均衡發展，并積極鼓勵有條件的地方擴大推進義務教育均衡發展的區域范圍。要多策并舉推進縣域內義務教育均衡發展，加強城鄉薄弱學校改造，提高農村學校的辦學條件。其次，要加強隊伍建設。義務教育階段正是孩子身心發育的關鍵時期，校長和教師發揮著舉足輕重的作用。即使學校建得再好，沒有合格的校長和教師，義務教育均衡也是空談。要通過體制機制創新，加大義務教育階段校長和教師的培訓、交流力度，繼續探索和創新農村中小學教師補充機制。此外，均衡發展要與提高質量同步進行。要進一步完善政策措施，保障全體學生平等接受義務教育。要不斷強化督導評估，建立義務教育均衡發展激勵機制。教育均衡發展，并不是取消差異、不要特色。怎樣能使不同的學生在學校得到更充分的有個性的發展，適應社會的多樣化要求，也是學校在保證每一個學生接受公平教育的前提下，必須予以考慮的。

2. 取消重點學校 建立師資流動機制

為何目前優質教育資源明顯增加，老百姓的公平感卻更差了？2010年12月8日的《法制與新聞》評論認為，教育資源分配不均與財政投入支持不足，是擇校之亂的原因根本。北京理工大學教育科學研究所楊東平教授表示，破解的根本之道，是政府履行公共服務的職責，足額提供義務教育經費，促進義務教育均衡發展，減緩并逐漸消除擇校熱。就解決教育資源的公平分配問題，楊東平提出5點建議。首先，以規范小學階段的義務教育秩序為重點。擇校熱的重點主要在初中。如欲治亂，必須實質性地取消初中階段事實上存在的變相的重點學校，實行示范性高中與所辦初中完全脫鉤。事實證明，凡是做到這一點的地方，如上海、杭州等地，義務教育階段的秩序就比較正常，反之如北京、成都等地，擇校競爭愈演愈烈。其次，改革中考制度，落實《教育規劃綱要》提出的將“優質普通高中招生名額合理分配到區域內初中的辦法。”在楊東平看來，“指標下放”的做法各地已普遍實行，下放的比例在內蒙古為50%，安徽為60%，河北為80%，在山東招遠甚至已達100%。這并不會降低教育質量，通過生源的均衡能有效促進學校均衡。措施之三，建立義務教育學校教師和校長流動機制。楊東平認為這既是發達國家的慣例，也是《教育規劃綱要》的明確規定。據悉，目前武漢市、無錫市已先期實行，流動比例為15%左右。措施之四，分步驟治理亂收費。從現實可行性出發，第一步，家長繳付的擇校費、贊助費由教育主管部門統一收取，不再返還給學校，以削弱學校的擇校動機。第二步，宣布從2011年春季或秋季學期起，禁止收取任何擇校費，違者以違法亂紀論處。上海市嚴禁義務教育階段學校收取任何費用，做到令行禁止，早已成為不可觸碰的“高壓線”。對于“條子生”、“共建生”的老大難問題，楊東平特別指出，中小學與政府部門和大型國企等“共建”，通過利益交換使這些部門的子女能享受“優質教育資源”，是北京義務教育均衡發展的主要障礙。改變特權對教育公平的侵犯，也可以遵循公開――減少――取消的不同步驟。在這個問題上，政府部門如能率先行動，才能樹立公眾的信心，帶動整體的改革。最后，楊東平認為還應建立行政問責制，應當有高于教育部門的黨政、人大等機構介入，有社會力量的參與和監督。

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1.1 行政審批制度改革的背景與歷程

受到過去計劃經濟體制的影響，行政審批在社會各行各業都進行著廣泛的管理，但是在市場經濟發展的過程中卻凸顯出越來越多的問題，甚至形成對社會生產一定程度阻礙，在此背景下，國家開始就進行改革，經過多輪改革實施、研究談論，取消了六批審批項目，并且頒布了行政審批法，時至今日行政審批制度的改革仍在繼續，并且各地已經探索設立了推進和實施改革的機關部門。

1.2 行政審批制度改革內容概述

在較長時間內持續實施的行政審批制度改革在內容上也涉及很多方面，在此筆者主要介紹三項內容：

第一，對行政審批項目的取消和調整，從第一批取消789項行政審批事項開始，相繼進行了六批次的取消和調整，對于一些市場主體能夠自主決定的，市場機制能夠調整的，相關組織能夠規范管理的事項，政府逐漸退出。對于取消和調整的行政審批事項，政府并不是一消了事，而是確定了政府的監管職責。

第二，行政審批新設立的規范化，在社會的發展中總會有一些事項不再需要政府審批，因此改革中就取消了，但是也在不斷出現新的事項需要通過政府的行政審批進行管理，也就必須要新設立一些行政審批，但是對于新設行政審批中嚴格執行依法設立，同時對設立行政審批規定了法定程序。

第三，推進行政審批服務體系的健全，作為政務工作的一項重要內容，行政審批服務體系的健全被納入到政務中心建設中，并隨著政務服務向基層的發展，在基層政務服務大廳也都設立了行政審批窗口，建立了多級聯動的行政審批服務體系。同時，在服務方式上也更加便民，推行了網上審批、并聯審批，并做出了服務質量公開承諾等做法，使得近年來行政審批服務水平有了顯著的提高。

2行政審批檔案管理工作的必要性與存在的問題

2.1 行政審批檔案管理工作的必要性

在市場經濟體制中我們發展經濟需要政府在服務方面提供完善的保障，這也是我們進行行政審批制度改革的一個出發點。政府在行政審批中不但要做好業務的辦理，更要做好檔案的管理工作，

2.2 行政審批檔案管理工作中存在的問題

行政審批制度改革一直在持續，每一次的改革都涉及相關工作的調整，在檔案整理中存在著改革前的檔案沒有及時整理，在改革后整理的過程中出現了名稱混用、存檔資料類目存檔不全等問題，對于改革后的行政審批檔案也存在名稱錯誤、收集檔案類目過多或者不全、審批等級出現錯誤等問題，由于這些問題存在，必須進行反復修改，給檔案管理工作帶來了新的難度。此外，行政審批制度改革在一些地方是通過設立臨時性改革小組的方式進行的，改革中一些文件資料與有關部門之間沒有形成良好的交接和傳遞，尤其是一些分段進行的改革，前后參與的人員不同也會造成文件資料的丟失，這就導致改革中一些事項存在不明，造成后續改革中落實改革存在理解上的偏差，執行不同的標準，給檔案管理工作帶來諸多的困擾。

3 行政審批制度改革背景下檔案管理工作的對策

在行政審批制度改革背景下，行政審批檔案管理工作也要做出相應的調整，適應改革的新要求和行政審批的新情況，做好檔案管理工作為行政審批提供服務保障，以下筆者結合自身工作的經驗和認識對如何做好行政審批檔案管理工作提出幾點意見。

3.1 認清改革背景下行政審批業務與檔案管理之間的關系

行政審批檔案管理是對行政審批所形成的檔案進行管理，同時也是行政審批整個制度中的一項內容，因此一定要對改革背景下的行政審批業務以及檔案管理工作有清醒的認識。改革不但是業務的改革，更是一種理念的轉變，我們從過去的行政理念中走出來，樹立服務的行政理念，及時的按照改革的要求開展行政審批工作，這樣才能有效的開展檔案管理工作。從科學的角度來講，行政審批業務與檔案管理之間存在著相輔相成的關系，只有重視并做好行政審批改革，才能在檔案管理方面提供充分的保障，而檔案管理工作的強化和完善又能夠為行政審批業務的開展提供更好的服務。

3.2 建立并完善行政審批檔案管理的規章制度

行政審批事項種類繁多，具體的審批也由不同的行政機關的不同部門負責，在改革的背景下，要想確保改革的順利推進和落實，要想實現對行政審批規范化管理就必須要建立起統一規范的制度，其中也必然包括檔案管理的內容。檔案管理規章制度的建立要從改革開始就確定下來，這樣能夠有效避免上文所述問題中因為人員變動而造成政策解讀的偏差。筆者認為檔案管理規章制度的建立需要由行政審批制度改革領導小組在整體的規章制度中就進行制定，明確檔案管理的責任人制度和檔案管理人員的崗位責任制；同時還要制定規范化的行政審批檔案管理辦法，包括檔案收集、整理的規范要求；檔案管理制度中還應當包括檔案的利用制度，因為行政審批檔案管理的功能之一就是提供查詢和利用服務，尤其是我們當前進行的信息化檔案管理更是具有利用的良好基礎和條件，因此有必要在查詢、利用方面進行規范。

3.3 利用現代科學技?g發展現代信息化檔案管理

在行政審批領域不但有制度方面的改革在不斷深化，現代科學技術也逐漸得到了應用，當前以計算機網絡為代表的技術正在促進著行政審批檔案管理的信息化發展，不但大大提升了檔案管理的質量水平，也擴展了行政審批檔案的功能，通過檔案資源的共享為政務公開提供了重要資源。現代信息技術還有很多功能可以開發應用在行政審批檔案管理中，我們還要進一步的進行技術的應用，結合行政審批制度改革的內容，將取消的行政審批事項、調整后的行政審批事項及具體辦理方法利用網絡進行公示，為公眾提供網絡自主查詢等。

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按照新區**局黨組部署和要求，在教育實踐活動中分局通過召開專題民主生活會，座談會和問卷調查對于""問題展開自查和調研，經過認真梳理歸納出""方面的主要問題，7條并針對問題進行整改，提出整改方案如下。

一、""方面的主要問題

（一）形式主義方面的主要問題

1.政治學習不夠深入。缺少主動深入學習的熱情，政治理論水平和務實的工作能力有待于進一步提高。

2、政治紀律不夠硬。有的干部當面不說、背后嘀咕，抓工作熱衷于開會、發文件，蜻蜓點水，存在應付場面的形式主義。

3、創新意識不夠強。在工作中，思想不夠解放，創造性地開展工作不夠，辦法不多、有時措施不力，工作中缺乏力度和深度。

（二）官僚主義方面的主要問題

4、為民意識還有差距，服務意識還不夠強，部分干部還存在工作作風不扎實，服務不到位。

5、調研積極性不高、能力不強

（三）享樂主義方面的主要問題

6、有貪圖安逸的心理，存在紀律作風有要求不嚴的情況。

（四）奢靡之風方面的主要問題

7.在生活和工作中對奢靡等問題思想麻痹、抵制不足，有些方面還存在迎合的現象。

二、整改方案

（一）統一思想，提高認識

召開組織生活會，開展批評和自我批評，集思廣益，聽取意見，落實整改。

（2）邊查邊改、邊整邊改

1、堅決克服形式主義。一要加強和深化政治理論學習。主要解決學習理論浮于表面，學習形式單一，學習不能有效聯系實際等問題。處級干部要帶頭學，要聯系實際學，努力提高學習的實效性和自覺性。二要努力消減各類形式性事務，增強工作實效。樹立創新意識、解放思想、與時俱進，創造性地開展工作。三要加強調研工作，提升調研水平。要聯系工作實際，加強調研工作，了解情況解決問題。處級干部要積極走訪聯系點調研，幫助解決單位和群眾在生產和生活中遇到的的突出問題。

2、堅決消除官僚主義。一要堅持群眾觀點。牢固樹立立黨為公、執政為民宗旨，在履行工作職責中堅持以人民群眾的需求為出發點和落腳點，一切依靠群眾、一切為了群眾。二要牢固樹立全心全意為人民服務的宗旨意識。端正服務態度，改進工作作風，創新工作方法。擺正位置、清醒頭腦。解決好我是誰、依靠誰、為了誰的問題。三要打牢爭創一流的信念。認真貫徹落實分局和分局黨組目標任務，牢固樹立爭創一流的信念，始終把爭創一流擺在創新發展的首要位置；高標準、求實效。

3、防止和杜絕享樂主義、奢靡之風。一要振奮精神，積極進取。進一步加強思想政治工作，鼓勵全體同志"追求卓越，力爭上游"。二要嚴格工作標準，提高工作質量。要在逐步規范各有關工作標準的同時，從嚴要求，從嚴把關，提高工作效率和質量。三要整肅作風、嚴肅紀律。認真落實上級實踐教育活動的各項要求，堅持路線教育和業務工作"兩手抓、兩促進"，切實加強工作作風建設，以嚴謹的作風、嚴格的紀律，貫徹和完成上級的各項工作部署。四要艱苦奮斗、厲行節約。堅持并牢記我黨艱苦奮斗的光榮傳統。堅決反對鋪張浪費，杜絕享樂主義和奢靡之風。堅決反對講排場、浮夸等不切實際、形式主義的浪費行為。堅持勤儉辦公、勤儉辦事、勤儉生活。

**分局黨的群眾路線

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關鍵詞：水利工程；檔案資料；收集與整理

中圖分類號：TV11 文獻標識碼：A DOI：10.11974/nyyjs.20161033217

1 當前檔案資料收集、整理工作中的問題

1.1 部分建管單位對檔案工作重視不夠

從工程項目的提出開始到立項、審批、招投標、勘測、設計、生產設備、施工、監理、竣工驗收結尾，這些工程建設與工程管理過程中產生把那個歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的材料都是水利工程建設中的檔案資料，其收集與整理是檔案管理中的重要組成部分。

1.2 檔案管理水平不高且沒有科學管理

據調查分析，近幾年我國水利工程施工單位檔案管理水平普遍較差且體質不健全，許多施工單位規章制度如同虛設，沒有形成有效的管理制度與監督機制。

1.3 知識結構老化且缺乏檔案專業人才

當前我國水利工程檔案資料的收集與整理工作中缺乏相關專業的管理人才，導致知識結構老化且知識層次相對較低。這是因為在我國部分水利工程建設中，企業中管理檔案的人員一般為新參加工作的員工或是工程技術人員，這些人員在一定程度上缺乏檔案專業知識，且對水利工程檔案比較模式。其無法科學規范、系統有效的收集并整理相關檔案，時常是按上級部門的要求將手中資料進行歸納整合，且在整合中對資料內容要求不嚴，對檔案系統性完整性與準確性要求不高。

2 改善檔案資料收集、整理工作相關建議

2.1 理解水利工程歸檔范圍要求

為科學規范的對工程項目建設中的檔案資料進行收集與整合。首先檔案相關管理人員應深刻理解工程歸檔范圍要求。如：項目法人在項目劃分完成后，可以根據該單位工程、單元工程與分部工程劃分其具體情況，制定出整個工程文件材料的歸檔范圍、檔案分類與保管期限方案，同時分類方案應注重統一管理。相關檔案管理人員與技術人員在接到檔案規范時應注重學習，理解水利工程歸檔范圍要求，以方便之后的收集與整理工作。另外，為避免資料收集時的重復與盲目性，相關管理者應制定統一標準、統一表格，制定各專業相應資料收集清單，做到人人心中有數。

2.2 建立健全的檔案管理責任制

《水利工程建設項目檔案管理規定》中要求建設單位應認真做好工程檔案收集與整理工作，同時應加強對各參建單位歸檔工作的監督、指導與檢查。另外，也明確表明相關技術人員與檔案管理人員是工程檔案管理工作的負責人，應積極做好工程檔案資料的收集與整理等工作。另外，在《重大建設項目檔案驗收辦法》中要求，法人應將檔案工作納入項目建設管理工作中，并科學嚴格制定相關的企業領帶責任制與崗位責任制，以此提高檔案管理水平，保證檔案的科學管理。

2.3 加大對檔案人才的培養力度

企業可以：要求并組織企業現有的相關檔案管理人員通過參加培訓、進修與委培的形式學習檔案相關專業知識，同時有利于開闊其視野，優化這部分人員知識結構，實現工程檔案資料收集與整理的科學、規范化。另外，企業可以通過直接引進檔案專業人才以及有經驗的檔案管理人員，通過短期的培訓使其快速的融入企業檔案管理工作中，有利于使其更好的為水利建設項目服務。

3 總結

綜上所述，檔案資料的收集與整理在水利工程中占據重要位置。因此相關人員應積極研究并發現當前我國水利工程檔案資料收集、整理工作中的問題。然后針對相關問題積極分析原因并找出相關對策，改進并完善我國水利工程檔案資料收集與整理，通過多種有效措施保證我國水利工程檔案資料系統性、準確性與完整性。

參考文獻

[1]杜曉曉，姚金棟.淺議水利工程檔案資料的整理[J].河南水利與南水北調，2013（16）：96-97.

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關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。

系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。

1 總體功能結構圖

“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。

檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。

2 檔案歸檔

檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。

2.1 各個子模塊任務

2.1.1 預歸檔

1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；

2）歸檔部門領導審核；

3）檔案管理部門領導審核；

2.1.2 歸檔整理

1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；

2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；

2.1.3 檔案整理

檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；

2.2 檔案歸檔流程步驟

如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。

2.2.1 標準流程歸檔

對應上圖的全部五個步驟12345。

2.2.2 直接歸檔

歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。

2.2.3 檔案部門審核

對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。

2.2.4 歸檔部門審核

對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。

3 檔案上交

檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。

4 結束語

中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。

參考文獻：

[1] 師玉強,王政.大型工程檔案收集整理模式探討[J].現代商貿工業,2010(7).

[2] 劉宏.關于建設工程檔案收集整理標準化的思考[J].北京檔案,2010(10).

[3] 魏薇,高強.檔案收集整理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術,2011(2).

篇9

【關鍵詞】檔案管理 城市建設 管理意識

中圖分類號：K206文獻標識碼： A

0、前言

城市建設檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但城市建設檔案的整理工作繁瑣，而且勞動強度大。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技的協助下檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可以充分發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在城市建設檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點擊查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間。只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理，在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計，同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理，設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

一、城市建設檔案及其相關規范

在《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》中，對城市建設檔案的定義為：城市建設檔案是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。做好城市建設檔案的管理工作，對一個地區社會和經濟發展，有著重要意義，對城市規劃建設、管理和維護有著重要作用。早在2001年，建設部和國家質量技術監督局聯合制定了《建設工程文件歸檔整理規范》，并作為一個檔案國家標準于2002年5月1日頒布實施，該規范是對城建檔案流向的進一步細化，對建設單位進行城建檔案的整理、移交具有很強的指導意義，是城建檔案館驗收、接收城市建設檔案的主要依據性文件。隨后，國家檔案局于2002年制定了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，并作為一個檔案行業標準于2003年4月1日頒布實施，該規范強調了重大建設項目的準確、完整、系統性，強化了建設單位在重大建設項目檔案管理中的主導地位，有利于建設單位重視并做好自身檔案的管理工作。

二、加強管理意識

城市建設檔案管理是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

三、掌握現代化管理技能，

提高綜合素質以前，城市建設檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要城市建設檔案管理工作者去掌握和運用。城市建設檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是城市建設檔案工作者的必然方向。所以，城市建設檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理能力。

四、利用現代化技術，整理檔案

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

五、加強繼續教育

城市建設檔案管理員首先要明確繼續教育的原則從而選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，繼續教育具有更直接的目的性、現實性和和時效性，繼續教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。要堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。

第一，要刻苦學習檔案專業知識。繼續教育應給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。

第二，學習相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。

第三，學習現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為此，繼續教育肩負著更為重要的職責。

篇10

關鍵詞：檔案員；管理；檔案；措施；職業道德

Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高機關工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。 科學規范的管理檔案，是衡量一個單位工作成效與管理水平的重要尺度。 檔案管理工作做好了，一方面為機關高層管理人員及時了解本機關整體工作狀況，適時調整政策、策略提供準確依據；另一方面有利于社會各方準確認定機關單位工作成效。 因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升本單位的社會地位具有重要意義。

一、現代檔案管理者應具備的基本素質

1、堅定的政治素質。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業心和責任感。

2、優良的思想品質。要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。

3、扎實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。

4、廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

5、過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業務知識，不斷提高業務能力和技術水平，成為業務精通的行家里手。

6、良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛一行，專一行。“熱心”就是滿腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地里干一番事業的信心和決心。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發和統計工作，為領導決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

4、檔案管理程序規范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以采用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

5、加強檔案信息化建設，提高檔案管理質量。微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用。

（1）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。

（2）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網絡管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。

（3）微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在這方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。