基建檔案的重要性范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇基建檔案的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性

醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在三個方面：

（一）基建檔案是醫(yī)院整體建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)體現(xiàn)。基建檔案真實(shí)記載了醫(yī)院基本建設(shè)過程中的建筑物及構(gòu)筑物位置、建筑物及管線的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工等詳細(xì)情況，積累的文字、數(shù)據(jù)集圖表材料，是醫(yī)院基本建設(shè)的第一手資料，故基建檔案真實(shí)體現(xiàn)了醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展。

（二）優(yōu)化基建檔案管理可為醫(yī)院建設(shè)與維修提供依據(jù)。不僅能為醫(yī)院的建設(shè)規(guī)劃和有關(guān)管理工作提供支撐，還能為醫(yī)院的資料查詢、建筑物維修、科學(xué)研究以及擴(kuò)建服務(wù)提供原始憑證。

（三）強(qiáng)化基建檔案管理能推動醫(yī)院自身建設(shè)。一方面基建檔案管理工作為醫(yī)院的建設(shè)提供憑證支撐，有詳細(xì)、有效的基建檔案資料做基礎(chǔ)，在醫(yī)院供氧設(shè)備、消防報(bào)警、綜合布線等系統(tǒng)的優(yōu)化方面也會便捷很多；另一方面基建檔案管理工作為醫(yī)院發(fā)展及創(chuàng)建提供有效參考，所需資料和信息都能通過查詢檔案獲得。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作的落實(shí)策略

（一）結(jié)合實(shí)際落實(shí)基建檔案管理。1.全面落實(shí)基建檔案管理工作，分派專人負(fù)責(zé)各自的工作內(nèi)容，規(guī)范檔案的收集與整理。在開展日常事務(wù)時，醫(yī)院全體人員都應(yīng)有自覺配合檔案管理工作人員開展工作的意識與行動，確保基建檔案管理工作落到實(shí)處。2.若醫(yī)院有項(xiàng)目需要維護(hù)或是擴(kuò)建、改建，就應(yīng)及時整理并完善地下管線的相關(guān)資料，做好隱蔽性資料的收集與整理工作，仔細(xì)標(biāo)注相應(yīng)地下管線的走向，然后整理歸檔。如此，在未來醫(yī)院某些地方需要修整也有可靠的資料依據(jù)，避免盲目動工。

（二）強(qiáng)化基建檔案管理過程。1.強(qiáng)化落實(shí)宣傳教育工作，促使基建檔案管理人員自覺樹立較強(qiáng)的檔案意識。2.完善基建檔案監(jiān)督與管理制度，確保收集的資料、數(shù)據(jù)和醫(yī)院建設(shè)工程的施工是同步的。3.落實(shí)相關(guān)資料的收集與整理，及時和施工單位溝通交流，并詳細(xì)告知其檔案的歸檔內(nèi)容與相關(guān)要求，確保檔案的收集、整理等都有專人負(fù)責(zé)，進(jìn)而確保檔案的真實(shí)性與完整性。4.基建檔案管理人員的能力和素質(zhì)必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)才予以任職。5.可根據(jù)實(shí)際情況借鑒行政管理方式，促使建設(shè)單位和施工單位協(xié)助落實(shí)及基建檔案資料的收集、整理和歸檔。6.注重基建檔案的開發(fā)和利用工作。醫(yī)院應(yīng)著力開發(fā)基建檔案信息，規(guī)范并健全咨詢服務(wù)工作，制定相應(yīng)的開發(fā)計(jì)劃。還可編制相關(guān)檔案資料的專題目?、數(shù)據(jù)匯編等，便于需要時能快速查詢。

（三）提升基建檔案管理人員能力與素質(zhì)。基建檔案管理人員的能力與素質(zhì)很大程度上決定了基建檔案管理工作的整體水平。事實(shí)上，現(xiàn)階段不少醫(yī)院基建檔案管理工作水平低下的主要因素是因?yàn)闄n案管理人員的能力與素質(zhì)未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。故醫(yī)院必須注重基建檔案管理人員能力與素質(zhì)的提升。一方面應(yīng)要求管理人員懂得建筑工程、熟悉工程建設(shè)，能夠自覺參與醫(yī)院項(xiàng)目的建設(shè)，確保同時提升檔案管理效率與質(zhì)量；另一方面醫(yī)院應(yīng)給基建檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會與平臺，不斷提高其專業(yè)能力和素質(zhì)，使其能更好地開展基建檔案管理工作。如開展專業(yè)講座、組織工作人員相互交流探討、給工作人員提供實(shí)踐平臺等。

（四）注重基建檔案管理信息化建設(shè)。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，各行各業(yè)都逐漸加入到信息化建設(shè)的大潮流中。對醫(yī)院而言，推動基建檔案信息化建設(shè)也是必然發(fā)展趨勢。醫(yī)院在推動基建檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況和需求，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、聲像文件等通過計(jì)算機(jī)或是相應(yīng)設(shè)備轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，在使用者需要相關(guān)資料的時候就能直接通過網(wǎng)絡(luò)快速查詢到。基建檔案信息也能實(shí)現(xiàn)高度共享，使工作效率得到進(jìn)一步提升。此外，在基建檔案管理信息化建設(shè)過程中還必須落實(shí)計(jì)算機(jī)的安全管理工作，如設(shè)置身份認(rèn)證、密碼、安全防火墻等，只有確保了計(jì)算機(jī)的安全，才能進(jìn)一步確保電子檔案信息的安全。

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1 檔案信息化及信息化建設(shè)的必要性

1.1 什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

1.2 紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應(yīng)時展的新舉措。電子文件實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結(jié)合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2.2 檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

2.4 數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

3 檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術(shù)的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)是其中的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)包括檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)及人才隊(duì)伍建設(shè)等。

3.1 加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)。檔案信息化的首要任務(wù)就是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設(shè)，并嚴(yán)格按照制度要求貫徹實(shí)施，層層把關(guān)，責(zé)任到人。根據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各級檔案部門應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實(shí)、完整和安全。

3.2 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)配備必要的服務(wù)于檔案信息化的設(shè)備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術(shù)裝備的要求。

3.3 建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設(shè)需要強(qiáng)大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案原文檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結(jié)合的服務(wù)方式。

3.4 提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。面對新形勢下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，逐步掌握信息技術(shù)，掌握檔案利用規(guī)律，增強(qiáng)服務(wù)的針對性。不斷提高服務(wù)水平，順應(yīng)時展的需要。

4 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化，可遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。

4.1 檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

4.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

4.3 提高整個部門的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

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關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；重要性；措施

Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.

Key words: construction engineering; archives management; importance; measures

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性

經(jīng)濟(jì)與社會的快速健康發(fā)展推動著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，這有利于社會的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對和諧穩(wěn)定社會的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認(rèn)識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關(guān)主體以及工作人員全部投入其中。

保持建筑工程檔案的齊全性和完整規(guī)范性，首先要做到對檔案管理工作的統(tǒng)一指導(dǎo)與管理。工程檔案是城市建設(shè)的產(chǎn)物，也是重要的成果。它能作為累積經(jīng)驗(yàn)被加以運(yùn)用和借鑒，也是城市建設(shè)的技術(shù)儲備手段，同時更是城市規(guī)劃建設(shè)工作進(jìn)行的理論與數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是城市建設(shè)和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴(kuò)建工作都要以建筑工程檔案為依據(jù)，城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災(zāi)難、災(zāi)難救護(hù)以及災(zāi)后戰(zhàn)后的重建工作也要依據(jù)建筑工程檔案。

建設(shè)工程檔案不僅指導(dǎo)著城市的救災(zāi)與災(zāi)后戰(zhàn)后重建工作，而且是防災(zāi)與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實(shí)客觀的記錄整個建筑過程并反應(yīng)建筑施工過程各個環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對日后的檢測與維修、改建擴(kuò)建甚至拆除等相關(guān)活動具有指導(dǎo)借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程。工程檔案活力和價值主要還體現(xiàn)在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠(yuǎn)離不開檔案管理的支持與引導(dǎo)；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設(shè)計(jì)建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復(fù)地屢次地利用。它引發(fā)著建筑科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展。

二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病

.鑒于各種原因，工程檔案的質(zhì)量及管理中依然問題重重：

.（一）施工管理文件原件缺失。存在設(shè)計(jì)監(jiān)理建設(shè)單位下發(fā)復(fù)印件形式的施工管理重要文件的現(xiàn)象，不符合工程資料檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求。

.（二）工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設(shè)方在現(xiàn)場驗(yàn)收后未能按國家相關(guān)規(guī)定舉行簽字儀式。

.（三）竣工文件編制不規(guī)范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現(xiàn)象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現(xiàn)象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現(xiàn)象的產(chǎn)生。

.（四）施工驗(yàn)收原始簽證資料格式有失規(guī)范。原始施工驗(yàn)收簽證資料在開工前沒有做到統(tǒng)一規(guī)范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導(dǎo)致資料在格式內(nèi)容方面失去統(tǒng)一性，給統(tǒng)一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。

.（五）施工原始資料書寫不規(guī)范。字跡潦草、字體不規(guī)范甚至錯別字的現(xiàn)象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當(dāng)事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。

.（六）缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨(dú)的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認(rèn)真負(fù)責(zé)。但是還存在大多數(shù)的單位沒有專門的檔案存放地點(diǎn)，沒有專職專業(yè)沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性。

.（七）缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的種種要求。

.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統(tǒng)一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。

三、有關(guān)完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議

.（一）建立健全現(xiàn)場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實(shí)地考察現(xiàn)場施工情況和進(jìn)程，參加相關(guān)工程技術(shù)例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結(jié)的相關(guān)工程建筑經(jīng)驗(yàn)，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實(shí)時檢查、檔案接收以及理論指導(dǎo)，同時要對登記在冊的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項(xiàng)目要著重分析。在進(jìn)行現(xiàn)場指揮過程中，檔案管理人員與建設(shè)單位在思想上要達(dá)到統(tǒng)一，以應(yīng)對建設(shè)施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據(jù)具體情形制定檔案編制方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，逐步創(chuàng)出重點(diǎn)工程服務(wù)的新途徑，能得到建設(shè)單位的普遍認(rèn)可和一致好評。

.（二）要做到統(tǒng)籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內(nèi)容，并且貫穿與工程的整個進(jìn)程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導(dǎo)。尤其建設(shè)初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統(tǒng)籌管理。在工程施工進(jìn)度中，盡快組織形成企業(yè)檔案館、項(xiàng)目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設(shè)進(jìn)度的同步性。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時便要積累文件資料并整理核查，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時文件資料的驗(yàn)收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質(zhì)量。

.（三）加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專職人員，負(fù)責(zé)文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進(jìn)行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計(jì)劃、財(cái)務(wù)、工程等部門形成驗(yàn)收會簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項(xiàng)目日后使用提供方便。

.四、結(jié)語

.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項(xiàng)工作遠(yuǎn)非幾個人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

近年來，受衛(wèi)生規(guī)劃政策影響，各地政府都很重視醫(yī)療單位建設(shè)工作，并對其進(jìn)行扶持，使醫(yī)院服務(wù)工作更具惠民性，而人民群眾看病難、看病貴的問題也得到了解決，有助于區(qū)域醫(yī)療服務(wù)水平的提升。新基建項(xiàng)目越來越多，老基建項(xiàng)目也需要修繕和擴(kuò)建，使基建檔案歸類增多，管理難度也隨之增加，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

（一）基建檔案內(nèi)容。為滿足醫(yī)療服務(wù)要求，醫(yī)院中涉及到的基建項(xiàng)目比較多，既有新項(xiàng)目實(shí)施，又有老項(xiàng)目改建等。具體工程實(shí)踐中，需要有全面可靠的信息資料，為項(xiàng)目工程實(shí)施提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支撐。作為醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中最原始的信息資料，基建檔案非常重要。其涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較多，包括立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過程，有文字、圖表、視頻及音頻資料等。基建檔案中也有很多與基建項(xiàng)目裝修、改建和設(shè)備安裝等相關(guān)的內(nèi)容。醫(yī)院各項(xiàng)決策及戰(zhàn)略制定都以基建檔案為依據(jù)，為后期各基建工作開展提供參考。（二）基建檔案作用。1.無論是醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，還是日常經(jīng)營管理，都將基建檔案作為參考和依據(jù)。基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院建設(shè)工程具體實(shí)施及管理情況進(jìn)行直觀反映，并準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)過程中的質(zhì)量情況，包含項(xiàng)目投資和建設(shè)階段的諸多內(nèi)容。而項(xiàng)目研究過程中，涉及到的相關(guān)記錄也比較多，用以作為后期基建項(xiàng)目實(shí)施過程中的參考。2.基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院基建工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督，核查該過程中是否存在貪污受賄、挪用公款等現(xiàn)象，為審計(jì)部門執(zhí)行監(jiān)督核查工作提供便利，減少不必要的資金浪費(fèi)問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本控制。

二、醫(yī)院基建檔案管理策略探討

（一）宣傳基建檔案，提高管理意識。對管理人員進(jìn)行思想教育，提高他們的思想覺悟，使醫(yī)院基建檔案管理更加科學(xué)、有效。結(jié)合醫(yī)院日常運(yùn)營及發(fā)展背景，對檔案人員實(shí)施培訓(xùn)，使其具備較高的管理技能。借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、報(bào)紙等，加大基建檔案管理工作宣傳力度，提高醫(yī)院職工的基建檔案管理工作認(rèn)知。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要重視該項(xiàng)工作，在醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中對其進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，宣傳基建檔案管理，使管理過程更加完整、安全、準(zhǔn)確，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。（二）優(yōu)化基建檔案管理制度及方式。醫(yī)院相關(guān)部門要與施工、監(jiān)理單位等建立良好的溝通互動關(guān)系，以檔案分管方式，確保其真實(shí)性和可靠性，實(shí)施基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，明確具體檔案管理任務(wù)。依據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況，將具體管理責(zé)任落實(shí)到個人，為后期基建檔案的收集、整理和匯總奠定良好的基礎(chǔ)，并核查原始資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時勒令修改。管理人員也要結(jié)合具體情況，對竣工文件進(jìn)行編制，交由上級部門進(jìn)行審批。確保竣工圖規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，要有竣工圖章和完整的簽字手續(xù)，以免出現(xiàn)疏漏。實(shí)施崗位責(zé)任制建設(shè)，以定期考核方式，使檔案管理人員在日常工作中更加積極，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作目標(biāo)。（三）采用先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。開展醫(yī)院基建檔案管理工作時，可將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到該過程中，充分借助技術(shù)優(yōu)勢，在基建檔案管理工作中，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，達(dá)到良好的基建檔案管理效果，確保在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，能夠依據(jù)實(shí)際要求，隨時進(jìn)行檔案查詢。結(jié)合醫(yī)院基建項(xiàng)目背景，與相關(guān)技術(shù)企業(yè)進(jìn)行合作，改變以往檔案管理方式，對醫(yī)院基建檔案管理過程及方法等實(shí)施創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用。具體檔案管理工作中，注重細(xì)節(jié)把控，如果醫(yī)院已經(jīng)有制定的基建檔案管理規(guī)章制度，一定要嚴(yán)格遵守，使醫(yī)院基建檔案處于有序的管理狀態(tài)。并對基建檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和鼓勵，使其積極參與到醫(yī)院基建檔案管理工作中，對檔案管理過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，使該項(xiàng)工作質(zhì)量與效率兼?zhèn)洌岣哚t(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，為各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施及工程建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院日常經(jīng)營及發(fā)展中，基建檔案管理工作尤為重要。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代，對醫(yī)院檔案管理工作提出了很高的要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的基建檔案管理思維及觀念，認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，加大基建檔案管理工作宣傳力度，具備較強(qiáng)的工作意識和責(zé)任感，依據(jù)具體項(xiàng)目實(shí)施情況，對基建檔案管理制度和方法進(jìn)行優(yōu)化。在該過程中，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量，使其更具智能化特征，確保醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。

作者:王雨 單位:鄭州市第七人民醫(yī)院

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篇5

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)再現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有可行性研究和立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘踏設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、預(yù)算文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理會議紀(jì)要、造價控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和監(jiān)理報(bào)告等;在施工階段有基礎(chǔ)設(shè)施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗(yàn)及施工日志等文件;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程決算和交付使用財(cái)產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些檢測、指令和批件材料都是評定工程建設(shè)質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，形成齊抓共管的局面，成為新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強(qiáng)

項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動性不高，加上基建工程隊(duì)伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項(xiàng)目建設(shè)成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的工程檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場化、社會化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認(rèn)識基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨(dú)立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實(shí)例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設(shè)中，更應(yīng)主動借鑒國際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，建立符合國情和自身運(yùn)作特點(diǎn)的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國內(nèi)工程建設(shè)一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，對工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)時才能兌現(xiàn)項(xiàng)目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備

檔案人員應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基建檔案工作出現(xiàn)的問題以及配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。積極協(xié)調(diào)建設(shè)符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設(shè)備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實(shí)現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理中

一是基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程以相互獨(dú)立、便于利用為原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務(wù)咨詢答疑等方式，對基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。

篇6

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的高等教育也得到了飛躍式的成長，科教興國，教育的育人理念的不斷深入與高校現(xiàn)代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展開，高校基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)中具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價值，成為不可或缺的組成部分。自從我從事這個基建檔案管理的工作以來，根據(jù)我自身工作經(jīng)驗(yàn)以及對各高校的基建檔案管理現(xiàn)狀的了解，目前高校基建檔案工作不盡如人意，管理不系統(tǒng)，有些資料嚴(yán)重缺失，這不僅對基建工作歷史記錄的完整性的嚴(yán)重破壞，也不能為今后基建基礎(chǔ)設(shè)施的實(shí)施提供合理的資料，使得基建工作依舊處于摸索的初級階段，成為高校基建管理工作發(fā)展的瓶頸，很難實(shí)現(xiàn)行之有效且符合高校基建檔案管理自身特點(diǎn)的管理工作，與此同時，最大限度地提高建設(shè)資金的投資效益也成為空談。基于此種情況，我對高校基建檔案的思考與討論工作就此談一下看法。 1高校基建檔案內(nèi)容概述及特性 所謂的高校基建檔案就是指高校在基建管理和基建工程項(xiàng)目從籌備、決策、立項(xiàng)、審批、勘察、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、監(jiān)理到竣工交付過程中，直接、間接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件資料。它是校園各種建筑物、構(gòu)筑物、管網(wǎng)等建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維護(hù)和檢修等活動的直接記錄，也作為對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證，成為高校檔案中不可缺少的重要組成部分。內(nèi)容分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等類。 從定義和內(nèi)容看，除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等普遍特點(diǎn)外，還具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： 1.1歷史資料的作用

高校基建檔案用大量的文字和數(shù)據(jù)，如實(shí)地記載了校園基建工程從立項(xiàng)到竣工、交付、使用及運(yùn)行管理全過程的情況，客觀地反映了項(xiàng)目總體規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、構(gòu)建設(shè)計(jì)、組織施工、后期改建等方面的情況，真實(shí)地提供了投資計(jì)劃、預(yù)算、決算等落實(shí)情況。一套完整的基建工程檔案，除了有大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外,還有相應(yīng)的一系列的圖紙、表格，給人以具體、直觀、形象的展現(xiàn)。因此，在具有一套完整基建檔案前提下，再現(xiàn)某項(xiàng)基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。 1.2歷史憑證的作用

基建檔案在記載一項(xiàng)項(xiàng)基建工程的同時，還記載著學(xué)校的總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃。記錄歷史的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片等不僅是人們進(jìn)行社會實(shí)踐活動的真實(shí)的歷史反映，也是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學(xué)依據(jù)。通過連續(xù)的、整套的高校基建檔案，我們可以清晰地了解不同時期、不同地區(qū)的高校基建狀況，并從中描繪出基建工程的發(fā)展歷程，是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。 1.3對以后的基建工作起到參照作用

基建工程的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、擴(kuò)建、改建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料，吸取精華、去其糟粕，不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。2當(dāng)前高校基建檔案工作存在的一些主要問題

高校基建檔案管理工作隨著基建模式的轉(zhuǎn)變，內(nèi)容越來越繁雜。高校基建檔案工作面臨的瓶頸問題沒有本質(zhì)性的變化，依舊集中在基建檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質(zhì)等方面。具體問題有以下幾方面：

2.1思想上不重視一直以來，基建檔案在高校檔案管理中是較不受重視的類別，高校的基建工程部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理工作的認(rèn)識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案部門的宣傳力度也很局限，學(xué)校基建部門也往往重視不夠，在基建檔案管理上花的時間和精力相對較少。造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，以方便自己查閱。由于人員的更換，非常容易出現(xiàn)資料遺失、不完整、破損的現(xiàn)象。

2.2基建檔案管理人員不專業(yè)

基建項(xiàng)目的形成是一項(xiàng)周期性長、專業(yè)性強(qiáng)、完整性高、涉及多部門的工作，在每一步基建過程中都有大量的材料產(chǎn)生，面對如此多且繁雜的材料，收集就需要格外的細(xì)心和專業(yè)，這就對基建檔案管理人員有相當(dāng)高的要求，不僅要有專業(yè)素養(yǎng)，還要熱愛檔案管理工作，然而，目前符合這種要求的基建檔案管理人員比較缺乏，是基建檔案管理工作中的絆腳石。 2.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高

根據(jù)平時歸檔，整理的基建檔案材料中暴露出來的問題是基建檔案材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的整齊程度、清潔程度等。還有一些歸檔材料或圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍(lán)墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫，有的材料被多次涂改，字跡模糊不清，有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件。竣工圖編制不規(guī)范，竣工資料不全。竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署漏缺嚴(yán)重，竣工圖章不符合規(guī)格，存檔圖紙不全，或者被磨損嚴(yán)重，不能真實(shí)準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況。

2.4基建檔案歸檔不夠完整

基建檔案缺失大體分為：一些項(xiàng)目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全；項(xiàng)目招投標(biāo)過程中，由于中標(biāo)單位外發(fā)包或歸檔不及時等導(dǎo)致資料散失；施工單位對在施工過程中所形成的，具有不可見性的相關(guān)檔案材料，如隱蔽工程設(shè)施圖、地下管網(wǎng)等，在收集時的疏漏或缺失；有些基建檔案管理人員忽略對全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件材料、工程監(jiān)理等方面的材料，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷；嚴(yán)重影響到以后的使用查閱。

3完善高校基建檔案管理的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵

學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對基建檔案建設(shè)意識，確立基建檔案管理工作的重要性，建立完善的基建檔案管理組織體系和制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。

（二）增強(qiáng)學(xué)校基建部門收集檔案的責(zé)任感

只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學(xué)校要建立以基建處為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu)，明確基建檔案管理人員。基建部門作為基建管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。基建工程初始就與建立檔案同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)基建檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理部門應(yīng)有針對性地加強(qiáng)基建管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，領(lǐng)會現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識，更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。項(xiàng)目施工過程中，基建部門工地代表要注意工程變更，及時查驗(yàn)、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時反饋給工地代表，確保基建竣工檔案是準(zhǔn)確的第一手資料。

（四）逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理

隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高校基建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。建筑項(xiàng)目的相關(guān)信息如工程名稱、立項(xiàng)批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計(jì)決算價、交付使用時間、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時可以直接檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，同時可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

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關(guān)鍵詞：基建檔案；質(zhì)量管控；反饋評價

根據(jù)國家檔案局的《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28 －2002 ）和《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006 〕2 號），中國商飛制定了《檔案工作管理規(guī)定》和《檔案工作規(guī)范》，明確規(guī)定了對各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管的業(yè)務(wù)要求，上海飛機(jī)制造有限公司作為中國商飛六大中心之一，其檔案管理制度的搭建及內(nèi)容基本上以中國商飛的檔案管理制度為指引性文件。

一、基建檔案質(zhì)量管控問題及原因分析

領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識決定著項(xiàng)目全過程中對檔案管理工作的重視程度[2]，建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和資料員的檔案行為受到檔案意識的影響，對過程資料不重視保管、交接，就會直接導(dǎo)致原件缺失等問題。在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施管理中普遍存在“重建設(shè)進(jìn)度輕檔案質(zhì)量”的思想，缺乏有效的監(jiān)督力量，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作停滯不前。各參建單位項(xiàng)目部的檔案保存空間不能滿足檔案保管的溫濕度及“九防”標(biāo)準(zhǔn)[3]，導(dǎo)致基建檔案存在紙張破損、發(fā)霉、圖紙發(fā)黃發(fā)脆等問題，影響基建檔案的壽命和利用效果。基于基建檔案在管控中存在的問題，根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)踐調(diào)研，再結(jié)合筆者在上海飛機(jī)制造有限公司的基建檔案管理工作實(shí)際，對建設(shè)項(xiàng)目的檔案問題進(jìn)行綜合分析，認(rèn)為產(chǎn)生問題的原因主要是基建檔案管理體制、機(jī)制、落實(shí)方面存在較嚴(yán)重的問題[4]。

二、基建檔案質(zhì)量管控模式

合同是項(xiàng)目管理的一個重要手段，企業(yè)檔案部門要提前介入，在簽訂合同時設(shè)立專門條款，把項(xiàng)目文件材料的移交范圍、類別、套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等列入合同中，明確歸檔責(zé)任，確定各方在項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)當(dāng)履行的責(zé)任和義務(wù)。項(xiàng)目檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步[5]，做好各分部分項(xiàng)工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)項(xiàng)目資料的審查，推行“項(xiàng)目檔案示范樣本”制度。項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員定期或不定期地對參建單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時著重加強(qiáng)監(jiān)理單位和質(zhì)監(jiān)部門的聯(lián)合指導(dǎo)。

三、基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標(biāo)體系的建立與實(shí)現(xiàn)

在實(shí)際的基建檔案管理過程中，常常需要對資料重要性較高、缺陷會造成嚴(yán)重后果的部門進(jìn)行處理，因此需要對資料質(zhì)量管控中的影響因素進(jìn)行重要性排序，構(gòu)成基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標(biāo)體系。

（一）評價指標(biāo)的提取

綜合分析基建檔案管理方法和企業(yè)檔案工作者的基建檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從建設(shè)單位對基建檔案質(zhì)量管控角度，根據(jù)現(xiàn)有建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對建設(shè)過程中的資料實(shí)行全過程和全方位的質(zhì)量管控工作。將其他領(lǐng)域的檔案評價指標(biāo)體系[6]與基建檔案管理的關(guān)鍵過程相結(jié)合，構(gòu)建基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標(biāo)體系，如圖1 所示。

（二）評價指標(biāo)的確立與權(quán)重賦值

采用德爾菲法確立各單位具體的評價指標(biāo)及指標(biāo)說明，本文僅以施工單位為例，其指標(biāo)如表1 所示。利用層次分析法[7]（AHP）對德爾菲法獲得的定性結(jié)果進(jìn)行定量分析，構(gòu)建出遞階層次結(jié)構(gòu)模型后，通過兩兩比較的方式，選用1-9 標(biāo)度法構(gòu)建判斷矩陣，將14 個二級指標(biāo)劃分成9 個等級，根據(jù)指標(biāo)重要性排序情況形成兩兩判斷矩陣。見圖2 。通過和積法和方根法求出判斷矩陣的特征向量：該判斷矩陣滿足一致性檢驗(yàn)要求，所以該特征向量即為權(quán)重向量，施工單位各指標(biāo)的權(quán)重賦值見表1 。按照相同的計(jì)算方法可計(jì)算出監(jiān)理部門、項(xiàng)目實(shí)施部門和項(xiàng)目投資部門評價指標(biāo)的權(quán)重?cái)?shù)。

（三）評價指標(biāo)體系的實(shí)現(xiàn)

通過建立基建檔案質(zhì)量管控反饋評價信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對檔案的全過程管理、對檔案驗(yàn)收的針對性評估、對各參建方在某建設(shè)項(xiàng)目全過程中表現(xiàn)的分析。系統(tǒng)主要使用ASP.NET和Access2010 數(shù)據(jù)庫建立高效的鏈接，實(shí)現(xiàn)了密切高效的基建檔案質(zhì)量管控過程。在分析實(shí)際業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過模塊化的設(shè)計(jì)方法把系統(tǒng)從總體上劃分為項(xiàng)目管理模塊、評估反饋模塊和系統(tǒng)管理模塊，功能結(jié)構(gòu)如圖3 所示。在系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，評估反饋模塊實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的檔案管理工作的評估以及評估結(jié)果的分析統(tǒng)計(jì)，其中對項(xiàng)目檔案管理工作的評估是從參與對象維度進(jìn)行評估，評估結(jié)果的分析統(tǒng)計(jì)主要是以圖表的形式展現(xiàn)。系統(tǒng)管理員在項(xiàng)目評估界面選擇項(xiàng)目、階段以及評估對象，系統(tǒng)會自行根據(jù)輸入的信息跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)單位的評價指標(biāo)界面，如圖4 所示。在分析統(tǒng)計(jì)界面可以從項(xiàng)目單體維度和參建方維度比較各建設(shè)單位檔案管理綜合質(zhì)量。后續(xù)將綜合考量更多的因素，在實(shí)踐中不斷修改調(diào)整，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)基建檔案管控的系統(tǒng)化、信息化和動態(tài)化；基建檔案質(zhì)量管控反饋評價信息系統(tǒng)后續(xù)將與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與項(xiàng)目實(shí)體的同步，使得信息交流更加便捷與快速。

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一、監(jiān)獄基建檔案的特點(diǎn)

（一）基建涉及部門眾多、內(nèi)容雜。監(jiān)獄在制定一個工程建設(shè)項(xiàng)目以后，需要與多個部門進(jìn)行溝通。最先是需要獲得城建部門的批準(zhǔn)，才能開展規(guī)劃設(shè)計(jì)工作，之后需要與環(huán)保、消防等部門做好溝通，深入實(shí)地開展勘察工作，并與承包單位取得聯(lián)系，采購所需物資。同時工程監(jiān)督涉及環(huán)節(jié)也很多，參與單位較多，經(jīng)手人員更是數(shù)不勝數(shù)。因?yàn)榍闆r非常復(fù)雜，單位人員很多，辦事人員素質(zhì)也有高有低，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)基建相關(guān)檔案上交不及時的情況。此外，相關(guān)人員在業(yè)務(wù)能力、文化水平上也存在較大差異，這樣收回的監(jiān)獄基建檔案就不完整，丟失了大量寶貴的材料。

（二）基建項(xiàng)目時間長，材料容易丟失。對監(jiān)獄基建工程而言，需要經(jīng)過一系列流程，包括提出方案、成立項(xiàng)目、審核批準(zhǔn)、實(shí)地勘察、施工建設(shè)、完成項(xiàng)目等內(nèi)容。在工程建設(shè)期間，容易出現(xiàn)各種問題，從而對其進(jìn)程造成了不利影響，如缺乏足夠的資金，設(shè)計(jì)方案出現(xiàn)變更等。如此一來，要通過較長的時間才能確認(rèn)，在這個時間段內(nèi)，極易發(fā)生檔案丟失的問題，因?yàn)橄嚓P(guān)負(fù)責(zé)人較多，項(xiàng)目比較分散，很難及時將責(zé)任人找出來。

（三）基建項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，易出現(xiàn)誤差。在監(jiān)獄基建工程中，涉及眾多專業(yè)性很強(qiáng)的知識，基本上所有資料都是專業(yè)術(shù)語，包括工程設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)算資金分析報(bào)表、合同簽訂書、承包商投保書等，同時資料的形式也多種多樣，有文字、照片、圖表等，題材也不相同。此外，對于負(fù)責(zé)監(jiān)獄基建檔案管理的人員來說，很少通過專門的培訓(xùn)，不了解監(jiān)獄基建工程運(yùn)作情況，極易發(fā)生錯誤，導(dǎo)致一些重要檔案出現(xiàn)丟失的情況。

二、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的重要性

（一）能夠促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展。基建檔案是監(jiān)獄建設(shè)活動期間產(chǎn)生的第一手資料，通過加強(qiáng)基建檔案管理工作，能夠?qū)⒈O(jiān)獄基建在建設(shè)、改建、維修、使用等方面的情況反映出來。在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，重點(diǎn)是做好收集工作，主要包括從開工前到竣工交付使用后整個過程產(chǎn)生的各種批報(bào)文件、合同協(xié)議、洽商變更等資料。對于監(jiān)獄基建項(xiàng)目而言，具備成本投入高、建設(shè)周期長、涉及環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，所有生成的檔案載體和數(shù)量也很多，且具備極高的保存價值。因此，加強(qiáng)對監(jiān)獄基建檔案的管理力度，可以有效推動監(jiān)獄的建設(shè)與發(fā)展。

（二）為監(jiān)獄規(guī)劃、建設(shè)和管理提供可靠依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案涉及單位眾多，包括工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位，同時還涉及相關(guān)政府部門，對于建設(shè)工程項(xiàng)目來說，若是缺乏完整、真實(shí)的基建檔案，那么就無法為今后的使用與改造提供依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案除了可以將建筑物變化與發(fā)展情況反映出來以外，還可以為監(jiān)獄的規(guī)劃、建設(shè)以及管理提供可靠依據(jù)，在促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展上發(fā)揮著巨大作用。監(jiān)獄基建檔案可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛和科學(xué)研究提供素材，能夠服務(wù)于監(jiān)獄今后的發(fā)展，需要引起監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。

三、監(jiān)獄基建檔案管理中存在的問題

（一）對監(jiān)獄基建檔案管理重視程度不足。通常來說，監(jiān)獄基建檔案工程項(xiàng)目周期較長，很多都在半年以上。從基建工程管理來說，場所租借、人員抽調(diào)、班子組合、機(jī)構(gòu)成立等都是臨時性的，對此很多項(xiàng)目管理人員將工作重心放在項(xiàng)目施工建設(shè)上，在很大程度上忽視了對基建檔案材料的收集、整理等工作。且很多基建檔案管理人員思想上存在誤差，認(rèn)為基建檔案無法為監(jiān)獄帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以投入的時間與精力有限。隨著項(xiàng)目施工建設(shè)的進(jìn)行，一味狠抓施工進(jìn)度，忽視了工程資料，在基建檔案管理工作上，也顯得非常混亂，加之很多管理人員為臨時抽調(diào)，無法保證監(jiān)獄基建檔案的真實(shí)性、完整性。此外，一些項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人思想上也忽視了基建檔案的收集和整理工作，沒有妥善保存。在監(jiān)獄基建施工期間，沒有同步對基建檔案進(jìn)行收集和整理，從而導(dǎo)致基建檔案出現(xiàn)遺漏、丟失的問題。

（二）監(jiān)獄基建檔案管理不夠規(guī)范。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理和投資上出現(xiàn)了翻天覆地的變化。如原來基建項(xiàng)目建設(shè)用地主要由國家進(jìn)行劃撥，不過在市場經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目需要經(jīng)過競拍，且隨著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)行，需要經(jīng)過招投標(biāo)確定施工單位與監(jiān)理單位。而在項(xiàng)目施工建設(shè)期間，還需要經(jīng)過征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等階段，對于以上基建項(xiàng)目的建設(shè)，與項(xiàng)目運(yùn)作密不可分，從而為監(jiān)獄基建檔案管理帶來了巨大變化，檔案內(nèi)容也更多更復(fù)雜，同時監(jiān)獄基建檔案建設(shè)程序也更加復(fù)雜。不過在監(jiān)獄基建檔案改革、?化的過程中，都可以看作是一個學(xué)習(xí)的過程，可以不斷進(jìn)行新的嘗試，而由于監(jiān)獄基建檔案管理缺少規(guī)范性指導(dǎo)，同時在資料收集、整理、歸檔以及利用等方面標(biāo)準(zhǔn)不明確，影響了監(jiān)獄基建檔案作用的發(fā)揮，需要盡快作出改進(jìn)。

（三）監(jiān)獄基建檔案管理人員素質(zhì)有待提升。從現(xiàn)階段監(jiān)獄基建檔案管理人員現(xiàn)狀來看，不僅素質(zhì)不高，能力也不強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，因?yàn)楹芏啾O(jiān)獄基建檔案管理人員為臨時抽調(diào)，沒有接受專業(yè)檔案培訓(xùn)教育，不了解檔案業(yè)務(wù)，檔案管理方面的知識也很匱乏，為檔案的收集、歸檔和開發(fā)帶來了不利影響。第二，在監(jiān)獄基建工程施工期間，經(jīng)常出現(xiàn)人手不足的情況，檔案管理人員大多是兼職，業(yè)務(wù)非常繁雜，工作量很大，不能將自身全部時間與精力投入到檔案管理工作中，也疲于應(yīng)對。這樣就導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案管理方法非常落后，無法充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案的編目、檢索、開發(fā)和利用效率很低。

四、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的問題

（一）切??增強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理部門服務(wù)意識。對監(jiān)獄基建檔案管理利用來說，除了是檔案管理工作職責(zé)以外，還是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。不過就現(xiàn)階段監(jiān)獄檔案管理工作情況來說，其利用率還有待提升，分析其原因，主要是監(jiān)獄基建檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，且檔案管理基礎(chǔ)工作很薄弱，對監(jiān)獄基建檔案的查詢與利用帶來了嚴(yán)重的影響。對此，監(jiān)獄基建檔案管理人員需要盡快增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷改進(jìn)工作方法，大力宣傳館藏內(nèi)容。由于很多檔案管理人員對監(jiān)獄基建檔案管理工作內(nèi)容與職責(zé)認(rèn)識不到位，需要大力宣傳監(jiān)獄基建檔案管理利用的重要性，確保監(jiān)獄基建檔案利用效率低、方式單一、范圍較小等問題得到解決。在宣傳監(jiān)獄基建檔案的時候，需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，盡快轉(zhuǎn)變工作理念，主動開展服務(wù)工作，不斷提升檔案管理工作水平，確保監(jiān)獄基建檔案的作用充分發(fā)揮出來。

（二）改善監(jiān)獄基建檔案管理的外部環(huán)境。為切實(shí)提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平，改善服務(wù)質(zhì)量，不僅要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要在提高思想認(rèn)識，高度重視基建檔案管理工作，要充分意識到基建檔案管理工作的意義，盡快建立起協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，督促各部門主動做好基建檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。監(jiān)獄方面需要不斷改善外部環(huán)境，為基建檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好條件，這樣才能促進(jìn)監(jiān)獄基建檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）健全監(jiān)獄基建檔案管理制度。從當(dāng)前監(jiān)獄基建檔案管理工作來看，主要參照《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則。這樣一來，雖然能夠讓監(jiān)獄基建檔案更加規(guī)范，但是在某種程度來說，對于監(jiān)獄基建檔案管理工作而言，也需要結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度。通過嚴(yán)格落實(shí)制度，才能確保監(jiān)獄基建檔案管理工作有序開展，促進(jìn)管理水平提升，讓基建檔案得到充分利用。

（四）增加監(jiān)獄基建檔案硬件投入。從以往監(jiān)獄基建檔案檔案工作來看，檔案載體以實(shí)物與紙質(zhì)兩種為主，這樣除了在管理與查閱上非常不方便以外，還極易導(dǎo)致出現(xiàn)損害、丟失的情況。在當(dāng)今信息時代背景下，要將現(xiàn)代化管理手段用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，便于監(jiān)獄基建檔案的存儲、檢索和查閱，提升監(jiān)獄基建檔案管理的現(xiàn)代化水平。所以，監(jiān)獄需要在基建檔案管理上增加資金投入，不斷改善硬件設(shè)備，如盡快購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件等，同時應(yīng)用好現(xiàn)代化管理技術(shù)，為監(jiān)獄基建檔案的電子化和現(xiàn)代化創(chuàng)造良好條件。此外，在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，為更好地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，還要設(shè)計(jì)單位提供相應(yīng)電子版圖紙，確保可以在圖紙上完整、系統(tǒng)地反映工程設(shè)計(jì)情況。針對一些保存價值較高的圖紙，還需要建立電子檔案，讓其得到長久性保存。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力。監(jiān)獄基建檔案管理工作具有復(fù)雜、細(xì)致等特點(diǎn)，為進(jìn)一步提升基建檔案管理工作水平，需要定期開展對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作，不僅要讓他們學(xué)習(xí)更多與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，還要提升他們的操作技能，同時也能夠形成良好的職業(yè)道德，能夠認(rèn)真做好監(jiān)獄基建檔案的收集、整理、歸檔和利用工作。此外，對于監(jiān)獄基建檔案管理人員來說，需要深刻認(rèn)識到學(xué)習(xí)的緊迫性，在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多新知識、新技能，如檔案管理學(xué)、檔案學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等。這樣才能更好地將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，不斷提升基建檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。

篇9

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理 檔案管理 對策

[Abstract] Construction project is related to hundred policy, direct influence generations to come. Strengthen infrastructure scientific management of archives work is also vital, Strengthen the service consciousness, the active participation of hospital construction management, do scientific, standardized, information, give full play to the infrastructure archives in hospital modernization in an important role.

[Key words] Hospital management; Archives management; countermeasuresy

引 言

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，應(yīng)做進(jìn)一步的思考與研究。

1、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最根本目的是記載基建在使用、改建、維修的過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)紀(jì)錄。它以文字、圖、表等方式記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史和狀態(tài)。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同、洽商變更等，以及交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄。基建檔案管理的可追溯性還包括基建隱蔽工程的各種標(biāo)志，保存基建檔案還必須同時做到基建隱蔽工程標(biāo)樁要做到圖物相符。

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了基建的所有任何技術(shù)參數(shù)，缺少了建設(shè)的使用和改造的依據(jù)。它不僅從靜態(tài)上反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程設(shè)計(jì)提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。工程建設(shè)百年大計(jì)，直接影響子孫后代，因此加強(qiáng)基建檔案管理工作具有十分重要的意義。

2、基建檔案管理存在的問題

醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，檔案資料收集、積累不及時造成檔案殘缺不全；檔案資料收集、積累過程中存在無人負(fù)責(zé)的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差，有的工程圖紙會審意見和設(shè)計(jì)變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應(yīng)的修改和注明變更說明，造成竣工圖紙失去準(zhǔn)確性；竣工圖用舊圖代替新圖編制，造成歸檔質(zhì)量沒保證等：（1）對檔案管理工作重視不夠。由于醫(yī)院建筑物改變設(shè)計(jì)用途不是經(jīng)常施行，因而醫(yī)院往往忽略了基建檔案的管理，或是管理不善，導(dǎo)致檔案殘缺不全等現(xiàn)象。（2）檔案管理水平跟不上。在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在執(zhí)行上也存在“軟”現(xiàn)象。（3）檔案專業(yè)人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)老化，知識層次低。在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術(shù)人員，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件制作，用電腦操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

3、對策和建議

3.1、領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案意識，認(rèn)識到醫(yī)院基建檔案管理對醫(yī)院基礎(chǔ)性工作的深遠(yuǎn)影響，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案形成的意識，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，就要追究有關(guān)人員的責(zé)任。同時，檔案管理工作要納入醫(yī)院的計(jì)劃和規(guī)劃，納入醫(yī)院的管理制度，納入有關(guān)干部的年終目標(biāo)考核內(nèi)容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視管理的問題［2］。同時開展宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識，利用一切機(jī)會向員工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規(guī)性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，取得支持。

3.2、建立健全制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證 基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建：（1）健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。近幾年，醫(yī)療事業(yè)為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和加快現(xiàn)代化建設(shè)的需要，各綜合醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)的改革，隨之而來的新建、擴(kuò)建、改建工作也日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便，如果檔案管理者不了解情況，不及時進(jìn)行收集、整理，文件材料易分散，零亂及遺失。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。（2）醫(yī)院基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。及時歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

3.3、加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高檔案工作人員的素質(zhì) 面對經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握計(jì)算機(jī)電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代管理理論的技能。必須提高檔案人員素質(zhì)，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著力點(diǎn)，對檔案專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，同時要大力引進(jìn)檔案專業(yè)中高級人才，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。

3.4、做好檔案的開發(fā)利用工作 隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，為不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的開展，積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務(wù)，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達(dá)到檔案價值的真正目的。

建設(shè)工程是關(guān)系到百年大計(jì)，直接影響到子孫后代，加強(qiáng)基建檔案資料的科學(xué)管理工作同樣至關(guān)重要，我們應(yīng)在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中開拓創(chuàng)新，增加服務(wù)意識，積極主動參與醫(yī)院建設(shè)管理，力求基建檔案資料做到科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，積極開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供完整、正確、真實(shí)的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】顧曄 基建檔案工作探析醫(yī)院管理 2006；3:39-41

篇10

電力基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強(qiáng)單位整體工程檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

二、電力工程基建檔案的內(nèi)容與作用

1、電力工程基建檔案的內(nèi)容

電力工程基建檔案是指從電力工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、施工到竣工驗(yàn)收交付使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘查測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工文件等內(nèi)容，由于檔案內(nèi)容較多，并且涉及多個參建單位，要把基建檔案收集完整、齊全，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。電力工程基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了電力工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

2、電力工程基建檔案的作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具置，就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能。基建檔案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，齊抓共管，是新形勢下基建工程檔案管理的重要任務(wù)。

三、電力工程基建檔案管理中存在的問題

1、檔案管理意識不強(qiáng)

檔案管理意識不強(qiáng)是當(dāng)下電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。許多建設(shè)單位都意識不到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員對于這項(xiàng)工作也沒有給予足夠的重視程度。在電力基建工程項(xiàng)目中，檔案管理有著非常重要的作用與價值，這些檔案不僅是整個項(xiàng)目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來源。很多建設(shè)單位意識不到這一點(diǎn)，覺得檔案管理工作就是普通的文書管理，在檔案管理建設(shè)上十分滯后。在這樣的氛圍下也會使得檔案管理工作人員對于檔案管理缺乏重視意識，不僅平時的工作效率十分低下，專業(yè)化程度也非常有待提升。思想層面上對于檔案管理意識的不足是電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。

2、缺乏完善的檔案管理制度

高效的檔案管理工作有賴于完善的檔案管理制度與檔案管理體系，然而，現(xiàn)今的許多基建企業(yè)在這方面都非常滯后。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而繁瑣的工作，需要對于不同產(chǎn)生時間、不同類型以及不同性質(zhì)的檔案資料進(jìn)行精細(xì)而準(zhǔn)確的分類，并且讓這些資料都能夠有妥善的保存。想要讓這項(xiàng)工作得以高效展開，這需要有一整套科學(xué)完備的檔案管理制度為依托，需要對于管理過程的各項(xiàng)工作有細(xì)致而明確的劃分，這才能夠讓工作的展開過程有據(jù)可依，才能夠讓工作人員更好的完成自己的工作職責(zé)。從實(shí)際情況來看許多基建單位在這一點(diǎn)上都做得不夠，許多單位都沒有完善的檔案管理制度與管理體系，工作人員的工作模式也非常陳舊，檔案管理信息化程度也很低。這都是當(dāng)下的許多基建單位在檔案管理中實(shí)際存在的問題，也是造成這些單位檔案管理效率低下的原因。

3、檔案管理人員專業(yè)化程度低

檔案管理人員專業(yè)化程度低在許多基建單位內(nèi)都能夠看見，這也是當(dāng)下電力工程基建檔案管理中的另一個障礙。許多管理人員都沒有相關(guān)的專業(yè)背景，類似的工作經(jīng)驗(yàn)也十分欠缺，在這樣的前提下在展開實(shí)際工作時必然會存在各種障礙。不僅如此，許多管理人員在工作模式上也非常陳舊，不懂得如何借助現(xiàn)代化管理設(shè)備與管理體系來輔助檔案管理工作更為高效的得以展開，陳舊的工作模式不僅會讓檔案管理的工作量更大，檔案管理的準(zhǔn)確度也不高。

四、處理對策

1、增強(qiáng)檔案管理意識

想要讓電力工程基建檔案管理更為高效的得以展開，這首先需要增強(qiáng)基建單位的檔案管理意識。檔案管理工作是基建項(xiàng)目展開過程中的重要組成部分，這些檔案不僅是整個項(xiàng)目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來源。基建單位只有充分意識到這一點(diǎn)，才會給予檔案管理工作更多的支持，才會加強(qiáng)檔案管理制度與體系的建設(shè)，在檔案管理人才培養(yǎng)上更為重視。增強(qiáng)檔案管理意識是提升檔案管理質(zhì)量的第一步，也是讓檔案管理工作更為高效的前提與基礎(chǔ)。

2、建立健全檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度與管理體系是非常有必要的，這不僅能夠讓檔案管理工作更系統(tǒng)與規(guī)范，也能夠讓管理人員的工作展開過程更有針對性。檔案管理工作是較為細(xì)碎的，工作量也非常大，想要讓這些工作落到實(shí)處，這必須以完善的檔案管理制度為依托。好的制度能夠?qū)τ诠芾砣藛T的工作內(nèi)容與工作職責(zé)有更為明確的劃分，讓管理人員的工作更有章可循、有據(jù)可依，是確保工作的高效與準(zhǔn)確的前提。因此，基建單位很有必要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，讓檔案管理工作能夠更有效。

3、提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)今的許多基建企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都十分欠缺，不僅不具備完善的理論知識體系，在實(shí)操經(jīng)驗(yàn)上也十分缺乏，這必然會給實(shí)際工作的展開帶來各種障礙。對于這一點(diǎn)很有必要做出改善，首先基建單位在檔案管理人才的招聘上應(yīng)當(dāng)相應(yīng)提升門檻，這是打造出一支更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)的有效方法。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷完善他們的理論知識，也要加強(qiáng)人員間的合作交流。此外，要提升管理人員在檔案管理工作中的效率，應(yīng)當(dāng)更多的將計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具與管理技術(shù)引入到管理工作中，這不僅能夠讓檔案管理更準(zhǔn)確，也會讓管理過程更輕松。