檔案管理信息化建設(shè)范文

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篇1

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念

對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長(zhǎng)期的保存下來(lái)，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無(wú)法合理利用檔案資源。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。

參考文獻(xiàn)：

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篇2

關(guān)鍵詞：案管理　信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1.加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

篇3

1 城建檔案管理信息化概述

城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容，是城市的發(fā)展“日記”（1）。對(duì)城建檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)，主要是包括現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統(tǒng)一的納入到信息的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面。現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的建設(shè)，使得管理人員工作任務(wù)十分的繁重，導(dǎo)致他們工作壓力相對(duì)加大，極易出現(xiàn)差錯(cuò)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時(shí)也節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務(wù)更加全面。城建檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理的服務(wù)質(zhì)量更加的優(yōu)化，同時(shí)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)中的人員設(shè)置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務(wù)性能和操作效果。以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為依托的檔案管理能?蛉糜沒?通過軟件單獨(dú)進(jìn)行操作，達(dá)到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲(chǔ)存，能夠更加的方便用戶進(jìn)行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護(hù)上投入大量的人力和經(jīng)費(fèi)，這對(duì)政府來(lái)說，是一項(xiàng)重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質(zhì)高低不一，也對(duì)檔案的管理帶來(lái)了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會(huì)導(dǎo)致城建檔案管理的危險(xiǎn)性。但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務(wù)水平，同時(shí)也優(yōu)化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統(tǒng)化。

4.持續(xù)性更好。傳統(tǒng)的城建檔案儲(chǔ)存和管理方式是將紙質(zhì)的答案放在固定地點(diǎn)存放，一旦發(fā)生意外事件如火災(zāi)、水災(zāi)等，就會(huì)對(duì)檔案帶來(lái)毀滅性的損失，這很容易對(duì)城建檔案帶來(lái)阻礙，難以保證檔案存儲(chǔ)的完整性。計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式是給網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的儲(chǔ)存方式來(lái)進(jìn)行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計(jì)算機(jī)的服務(wù)器中，避免了因?yàn)闉?zāi)害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加的好。

3 城建檔案信息化建設(shè)的策略

1.提高對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的意識(shí)。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揮現(xiàn)代的先進(jìn)科技設(shè)備的真正作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的紙質(zhì)印刷品進(jìn)行資料的儲(chǔ)存，但現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了儲(chǔ)存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質(zhì)等工具進(jìn)行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對(duì)服務(wù)進(jìn)行相關(guān)轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會(huì)的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應(yīng)該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會(huì)服務(wù)。

2.建立城建檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的最重要來(lái)源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網(wǎng)站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發(fā)揮我國(guó)政府的主導(dǎo)作用，將城建檔案中的重要信息公布到網(wǎng)絡(luò)上，供相關(guān)人員和用戶根據(jù)實(shí)際需要查詢（4）。在網(wǎng)站上設(shè)置溝通平臺(tái)，用戶可以將自己不明白的問題通過網(wǎng)站來(lái)咨詢相關(guān)人員，方便管理人員及時(shí)的了解用戶的需要，并通過問題的回答來(lái)提高自己的服務(wù)質(zhì)量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。城建檔案管理的相關(guān)人員是連接政府和社會(huì)的重要紐帶，而檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量的高低也是影響檔案利用效率的直接因素，管理人員的服務(wù)影響著政府相關(guān)部門在民眾心目中的形象。因此，為了能夠保證管理人員專業(yè)素質(zhì)的合格，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高和充實(shí)人員的知識(shí)體系，更好的為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

篇4

0引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值。

1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來(lái)了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無(wú)形之中增長(zhǎng)，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持

檔案管理信息化建設(shè)過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因?yàn)闄n案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們?cè)趯?shí)際的工作過程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過程中就會(huì)出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機(jī)制

完善的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：

第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來(lái)的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來(lái)的損失。

3.2 加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力；再次，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進(jìn)行，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行依賴信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)。可以從以下方面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)：一是明確信息化建設(shè)所需技術(shù)，只有制定了明確的目標(biāo)才能有效地指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)；二是聘請(qǐng)相關(guān)的技術(shù)人員或是專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，讓檔案管理人員熟悉相關(guān)的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設(shè)中做到游刃有余。

篇5

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 信息化建設(shè)； 信息技術(shù)應(yīng)用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 069

［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）10- 0119- 01

蘊(yùn)含豐富信息的檔案信息資料的管理一直是一個(gè)復(fù)雜的工作，但是信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用對(duì)其管理效率的提高發(fā)揮了巨大作用。

1 充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)必要性

目前，由于經(jīng)常性的檔案知識(shí)的宣傳和普及，職工的檔案意識(shí)得到提高，促進(jìn)了檔案的歸檔數(shù)量越來(lái)越多，歸檔范圍越來(lái)越廣，利用率越來(lái)越高。豐富、翔實(shí)的信息資料，通過收集、整理、歸檔后，不但具備了可持續(xù)利用價(jià)值，還將繼續(xù)產(chǎn)生不可低估的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。而傳統(tǒng)的檔案管理模式已漸漸不能適應(yīng)當(dāng)前的信息化進(jìn)程，不能滿足事業(yè)發(fā)展的需要。社會(huì)對(duì)信息的需求量、系統(tǒng)性、時(shí)效性等要求在不斷提高，紙質(zhì)文件數(shù)量的日益增加，庫(kù)存量的日漸飽和，傳統(tǒng)的收集、整理、保管方式使檔案管理工作更加繁重。因此，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行信息化改革來(lái)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，可以更好地促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)既為檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，全面促進(jìn)了檔案管理工作在信息化時(shí)揮更大的作用。檔案管理的現(xiàn)代化，帶來(lái)了檔案管理工作的新活力，保證了檔案管理全面持續(xù)的新發(fā)展，促進(jìn)了檔案信息的深入開發(fā)和利用，推動(dòng)了事業(yè)的平穩(wěn)和快速發(fā)展。

2 全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，檔案信息化建設(shè)離不開檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。電子檔案管理在操作技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、人員素質(zhì)等方面的要求都高于紙質(zhì)檔案，因此，培養(yǎng)一大批思想素質(zhì)好、有創(chuàng)新精神、知識(shí)面廣、能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理人員顯得尤為重要。通過有計(jì)劃、有針對(duì)的系統(tǒng)培訓(xùn)，可以使檔案管理人員盡快掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，緊跟信息技術(shù)發(fā)展的步伐。檔案現(xiàn)代化管理的核心就是檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，是檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算與超強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力使檔案管理工作更科學(xué)有效，檢索方法更先進(jìn)快捷。檔案管理人員要適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)管理以及電子文件的歸檔和管理工作，就必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的拷貝、制作、使用和維護(hù)，才能確保檔案資料的使用安全。在熟練使用計(jì)算機(jī)的同時(shí)，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，善于整理和分析相關(guān)資料，培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)信息的能力，成為一名復(fù)合型人才。借助信息化建設(shè)提供的便利條件，能夠快速準(zhǔn)確地從紛繁復(fù)雜的信息中提取精華，積攢經(jīng)驗(yàn)，為事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

3 注重完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一個(gè)既專業(yè)又安全的檔案保管環(huán)境，有利于提高檔案管理質(zhì)量。檔案室計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施的配置，促進(jìn)了檔案現(xiàn)代化管理。硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用，加快了檔案信息化的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理工作，紙質(zhì)檔案資料占主體，不宜于長(zhǎng)期保存和更新維護(hù)。掃描儀設(shè)備的配備，可以對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行全文原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，較好地保護(hù)了檔案原件。職工檔案意識(shí)的提高，使歸檔數(shù)量和檔案利用率不斷增加，檔案管理工作越來(lái)越繁重。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件配備，具有規(guī)范化、通用化和較強(qiáng)的包容性，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表、借閱登記、催還檔案等工作，使檔案人員能夠從繁雜的日常事物中解脫出來(lái)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的使用實(shí)現(xiàn)了資源共享，豐富的網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)，使各部門之間合作更融洽，互為補(bǔ)充，減少了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了大量人力、物力和財(cái)力。計(jì)算機(jī)的配置和廣泛應(yīng)用，增強(qiáng)了電子信息的存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集和快速檢索，為檔案利用人員提供的數(shù)據(jù)速度更快、系統(tǒng)性更強(qiáng)、完整性更高。檔案信息化建設(shè)中要注意檔案的根本作用即憑證作用，檔案實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。在電子檔案尚未得到確認(rèn)的情況下，注意將電子檔案與紙質(zhì)檔案并重存在，各盡其能，互相依存、互相轉(zhuǎn)化。

4 不斷加強(qiáng)檔案信息技術(shù)的管理

傳統(tǒng)的檔案只有一種紙質(zhì)文件，隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，出現(xiàn)了多種新型載體材料的檔案。隨著辦公自動(dòng)化程度的提高和無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，電子文件越來(lái)越多，只有及時(shí)合理的歸檔管理，才能確保很多具有保存價(jià)值的檔案信息不會(huì)遺漏和消失。信息存儲(chǔ)的電子化已成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。激光全息存儲(chǔ)，比普通微縮影像信息存儲(chǔ)密度高幾十倍，全息攝像機(jī)操作簡(jiǎn)單，記錄快速，內(nèi)容不易丟失，便于保存，可達(dá)數(shù)百年，但還達(dá)不到廣泛普及。目前應(yīng)用率較高的是光盤存儲(chǔ)，是一種光學(xué)信息存儲(chǔ)技術(shù)，可以記錄載有聲像的活動(dòng)畫面以及各種原件的圖形和文字信息，存儲(chǔ)密度高，易于隨機(jī)檢索，還原效果好，便于拷貝復(fù)制，適用范圍廣。但是電子文件在存入光盤后，長(zhǎng)期保存的一定要定期進(jìn)行復(fù)制，防止信息損失，最好不用磁盤存儲(chǔ)。新型存儲(chǔ)介質(zhì)的載體檔案的廣泛應(yīng)用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式上有著不同的特點(diǎn)和要求，要想有效保存和管理這些新型載體檔案，確保檔案信息內(nèi)容安全、真實(shí)、完整，就要不斷地將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。檔案信息化建設(shè)開辟了檔案工作的新領(lǐng)域，推進(jìn)了檔案事業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展。

當(dāng)前，檔案管理工作正由手工操作向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息發(fā)展的必然選擇。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不但擴(kuò)大了檔案管理的功能，而且全面提升了為社會(huì)服務(wù)的能力，促進(jìn)了檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

篇6

一、 現(xiàn)階段人事檔案管理分析

（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實(shí)中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長(zhǎng)期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設(shè)過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)是難以規(guī)避的存在，這也是進(jìn)行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果。現(xiàn)階段對(duì)于人事檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，存在的安全隱患較多。

體制機(jī)制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，人事檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了人事檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已經(jīng)頒布并實(shí)施了一段時(shí)間，但是落實(shí)不足，也沒有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，人事檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號(hào)中并沒有落實(shí)在具體的實(shí)踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時(shí)，人事調(diào)整，人員成果不能及時(shí)反映到紙質(zhì)檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實(shí)現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時(shí)更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)查閱還會(huì)造成對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫(kù)及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對(duì)于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對(duì)與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過信息化建設(shè)的檔案管理能實(shí)現(xiàn)快速的信息篩選和分類對(duì)比，完成多個(gè)角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時(shí)，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對(duì)于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)措施分析

（一）增強(qiáng)安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限。其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來(lái)看應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。

（二）重視系統(tǒng)的定期維護(hù)。人事檔案的信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，在此過程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，人員變動(dòng)和成長(zhǎng)都是一個(gè)不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：人事信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過程中應(yīng)對(duì)工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照姓氏和編號(hào)分類，然后依據(jù)人事部門和組織部門在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個(gè)人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評(píng)定和升遷中進(jìn)行比對(duì)、同時(shí)在離退休人員辦理手續(xù)的過程中也能提供全面詳盡的信息。

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一、檔案信息化管理的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程打通，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲(chǔ)及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過程中，運(yùn)用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如：使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)編制數(shù)字化索引目錄等，通過上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

民營(yíng)企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營(yíng)自，相比較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)與政府機(jī)關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營(yíng)企業(yè)自負(fù)盈虧，對(duì)自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面，民營(yíng)企業(yè)同樣擁有完全自。民營(yíng)企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況自主選擇適合的檔案管理方法。

1.民營(yíng)企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值

民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律框架下具有完全自，企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有，在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值的檔案上面，如企業(yè)專利、注冊(cè)商標(biāo)等。民營(yíng)企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)資料，如有需要民營(yíng)企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價(jià)為800萬(wàn)元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。

2.民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度有待提高

民營(yíng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營(yíng)企業(yè)對(duì)于各部門在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對(duì)于直接創(chuàng)造利潤(rùn)的部門盡可能多的配置資源，而對(duì)于諸如檔案管理之類的不能直接創(chuàng)造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)甚至不設(shè)專門檔案管理機(jī)構(gòu)，而將企業(yè)檔案交由其他部門代為保管。以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的浙江省為例，2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計(jì)，年銷售收入500萬(wàn)元以上民營(yíng)企業(yè)開展檔案工作的僅占總數(shù)的50%，而對(duì)于1074家規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。

三、民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，在推進(jìn)的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運(yùn)行效率，還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實(shí)際需要，共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與企業(yè)運(yùn)作流程的塑造，通過及時(shí)改變檔案管理模式、管理制度來(lái)適應(yīng)企業(yè)需要。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實(shí)際需要，民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到如下目標(biāo)：①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步，檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容；②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范；③實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實(shí)物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于專用服務(wù)器內(nèi)；④實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識(shí)庫(kù)，挖掘潛在的集體知識(shí)，提高檢索利用效率；⑤實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化知識(shí)的積累；⑥提高管理自動(dòng)化程度，節(jié)約資源并提升安全管理水平。

四、民營(yíng)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)提高管理效率的需求，企業(yè)應(yīng)對(duì)原流程進(jìn)行全面分析，融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)流程中不合理的部分進(jìn)行改造，設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內(nèi)部對(duì)于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程，應(yīng)從以下幾方面著手：①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工；②根據(jù)信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格，如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時(shí)間等；③根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機(jī)制；④根據(jù)實(shí)際需要，確定檔案開發(fā)利用的范圍、形式，并建立安全規(guī)范。

2.實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息資源整合

傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時(shí)由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合，應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化體系內(nèi)，使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)信息資源有效整合。

3.拓展檔案服務(wù)能力

民營(yíng)企業(yè)自誕生之日起，就面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場(chǎng)拋棄，就必須要有自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門也有相同的要求，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)存在進(jìn)而發(fā)展壯大，就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作，能夠促進(jìn)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。就檔案部門來(lái)說，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)得到重視，就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無(wú)形的知識(shí)儲(chǔ)備，并提高知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力的效率，這就要檔案管理部門主動(dòng)拓展檔案服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：①拓展服務(wù)內(nèi)容，數(shù)字化信息時(shí)代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個(gè)性化定制服務(wù)，就檔案服務(wù)來(lái)說必須改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，改變等檔案利用部門上門來(lái)查閱檔案的服務(wù)模式，主動(dòng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù)，針對(duì)具體用戶的具體需要提供經(jīng)過加工整理的信息資源，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產(chǎn)，且比較耗時(shí)而效率較低。民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數(shù)字化信息化時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)拓展服務(wù)模式，向相關(guān)部門主動(dòng)宣傳新的高效檔案利用方式，并根據(jù)實(shí)際情況開展相關(guān)操作培訓(xùn)，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。

4.根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況建立適合的檔案信息化管理系統(tǒng)

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【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 建設(shè) 對(duì)策

一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的意義

在人類進(jìn)化和發(fā)展的長(zhǎng)河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡(jiǎn)等慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)榻募垙垼@種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術(shù)，從而有效提高當(dāng)代人事檔案管理的效率和水平。

結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設(shè)的意義主要分為理論和現(xiàn)實(shí)意義兩個(gè)方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術(shù)改革和建設(shè)工作不僅是社會(huì)科技發(fā)展的根本趨勢(shì)，還是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平的必要條件，同時(shí)更是我國(guó)未來(lái)人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；其次，人事檔案信息化建設(shè)還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時(shí)通過科學(xué)的檔案管理還能夠讓個(gè)人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達(dá)到人盡其才的效果，進(jìn)而對(duì)維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的制約因素分析

在檔案管理信息化建設(shè)中往往存在著諸多制約因素，以下將針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)的主要制約因素進(jìn)行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設(shè)工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認(rèn)識(shí)不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導(dǎo)致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重的制約，而這些因素也導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)水平相對(duì)落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對(duì)接，從而制約檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

3、信息化建設(shè)成本較高

軟硬件設(shè)施作為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設(shè)工作仍處于起步階段，其軟硬件設(shè)施的建設(shè)和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來(lái)了強(qiáng)大的壓力，同時(shí)也給信息化建設(shè)的周期和水平帶來(lái)了嚴(yán)重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴(yán)峻

檔案作為一個(gè)人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會(huì)給所有者帶來(lái)嚴(yán)重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設(shè)施的仍處于建設(shè)階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機(jī)，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫(kù)而造成檔案信息的泄密或損毀也將會(huì)給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)毀滅性的災(zāi)難。

三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)對(duì)策

通過對(duì)上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設(shè)的道路中仍需要注意許多問題，而在實(shí)際建設(shè)中采取合理的方案和對(duì)策也顯得尤為重要：

1、加強(qiáng)信息化建設(shè)的投資力度

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而這些設(shè)施的建設(shè)離不開資金的支持，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和意義，并加大信息化建設(shè)的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來(lái)長(zhǎng)久的利益和支持。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)力度

人才作為21世紀(jì)最寶貴的財(cái)富，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中同樣也需要大量高素質(zhì)的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)；因此，人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)在對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)和提高的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)型和復(fù)合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質(zhì)的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

一方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視程度，加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權(quán)限的控制，從而防止內(nèi)部n案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，并對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。

四、總結(jié)與展望

總之，21世紀(jì)作為信息化時(shí)代，人類幾乎每一項(xiàng)生命生產(chǎn)活動(dòng)都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時(shí)還對(duì)重要事件或信息起到了記錄和存儲(chǔ)的作用，而檔案作為一個(gè)人發(fā)展和成長(zhǎng)中的重要信息，在對(duì)其進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄和管理同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)敢于探索應(yīng)用高科技信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學(xué)合理高效。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 朱偉玲. 人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，10：201.

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【關(guān)鍵詞】血站；檔案管理；信息化

一、信息化之于血站檔案管理的沖擊與挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨促使社會(huì)信息化發(fā)展程度大幅提高，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可比擬的作用，傳統(tǒng)檔案管理工作也不可避免地受到了來(lái)自信息化時(shí)代的沖擊，而這一沖擊既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，血站檔案管理工作也不例外。在信息化沖擊下，傳統(tǒng)血站檔案管理工作應(yīng)如何應(yīng)對(duì)，信息化建設(shè)成為迎接時(shí)代挑戰(zhàn)的必由之徑。

血站以公益性作為其職能屬性定位，其檔案作為采供血工作流程的重要書面承載形式，是后續(xù)工作開展的重要數(shù)據(jù)。在信息化時(shí)代沖擊下，固有的血站檔案管理方法已無(wú)法迎合當(dāng)前血站現(xiàn)代化建設(shè)的需要，只有以信息化時(shí)代為依托，將信息化手段引入血站檔案管理領(lǐng)域，通過局域網(wǎng)建設(shè)革新血站檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)與利用。由此可見，信息化建設(shè)之于血站檔案管理有著緊迫性與必要性。致力于在新形勢(shì)下于血站檔案管理領(lǐng)域引入信息化手段，一方面將通過數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，僅需要設(shè)置檔案信息管理員等即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的錄入、存儲(chǔ)以及后續(xù)利用；另一方面，信息化建設(shè)將利用電子檔案形態(tài)，相較于傳統(tǒng)手工錄入與人工查找，數(shù)據(jù)化形態(tài)的檔案信息存儲(chǔ)與調(diào)取更為便捷，有助于實(shí)現(xiàn)血站檔案管理工作的高效化與高質(zhì)化。新形勢(shì)下為迎合時(shí)展需求，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化與系統(tǒng)化是血站檔案管理突圍的緊迫而又必然的選擇。

二、血站檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境

根據(jù)我國(guó)有關(guān)血站管理的法律、法規(guī)及規(guī)范性文件等的規(guī)定，血站檔案管理信息化進(jìn)程已然開啟，信息化建設(shè)正在革新著傳統(tǒng)的檔案管理手段。但需要注意的是，血站相關(guān)信息化建設(shè)工作發(fā)展速度并不如預(yù)期，原因在于信息化建設(shè)受到管理意識(shí)、人才、資金及信息化技術(shù)等諸多因素的共同影響，信息化開展面臨著諸多現(xiàn)實(shí)困境。

（一）信息化管理意識(shí)欠缺且統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺失。血站檔案管理的信息化是時(shí)展的必然要求，但因受傳統(tǒng)檔案管理理念及方式的桎梏，諸多血站出于多種因素考量而未將檔案信息化管理納入血站建設(shè)內(nèi)容，仍沿用陳舊的管理手段，欠缺信息化管理意識(shí)，并未對(duì)血站檔案信息化管理加以系統(tǒng)性的研究探討。信息化管理意識(shí)的欠缺嚴(yán)重制約血站檔案管理信息化建設(shè)。此外，血站檔案管理國(guó)標(biāo)與行標(biāo)缺失致使管理規(guī)范性差，檔案信息利用效率低下。也因檔案信息化管理發(fā)展時(shí)間較短，多集中于地方層面，因此檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范地域化特征突出，由此需對(duì)血站檔案信息化管理予以一體化、規(guī)范化，確保其安全性。

（二）信息化建設(shè)難度高、任務(wù)量大且周期較長(zhǎng)。血站檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)并非一蹴而就的，并非只要建立起血站血液信息管理系統(tǒng)即完成任務(wù)，管理系統(tǒng)的建成只是信息化建設(shè)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，原有數(shù)據(jù)的錄入工作量十分巨大，需利用手工錄入、掃描等當(dāng)時(shí)將紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，此環(huán)節(jié)存在一定難度且任務(wù)十分繁重。檔案管理的信息化在進(jìn)行電子信息轉(zhuǎn)換的同時(shí)，仍需對(duì)原有書面檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。如此高難度、大工作量的血站檔案建設(shè)也意味著其信息化管理真正收效有著較長(zhǎng)的周期。

（三）資金投入得不到保障。充足的資金是血站檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，缺乏足夠的資金支持，信息化建設(shè)將舉步維艱。不論是血站檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)置以及信息的電子化轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)皆以充足的經(jīng)費(fèi)作為工作開展的保障。然而，在諸多地方尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度低的衛(wèi)生部門，其經(jīng)費(fèi)較少，能夠投入信息化建設(shè)中的部分極為有限，大部分經(jīng)費(fèi)只能對(duì)醫(yī)療及醫(yī)保等基礎(chǔ)性、緊迫性更為突出的領(lǐng)域發(fā)揮保障作用。由此也就導(dǎo)致了地方血站檔案管理信息化建設(shè)一直未被提上日程或建設(shè)力度薄弱。

（四）管理人員專I化程度低。信息化對(duì)于血站檔案管理人員提出了更高的專業(yè)化要求，因信息化建設(shè)后檔案管理人員需要從事的檔案管理工作內(nèi)容包括信息系統(tǒng)的運(yùn)作及檔案管理等多項(xiàng)工作，對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)及思想道德素質(zhì)有著更高的要求，相關(guān)管理人員應(yīng)為復(fù)合型人才。然而觀之當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀，基層檔案管理工作人員中的大部分并非檔案專業(yè)出身，且多由血站行政管理人員直接兼任，在此崗位上的管理人員并未具備完備的專業(yè)知識(shí)及信息技術(shù)技能，嚴(yán)重制約著基層血站檔案管理信息化建設(shè)。

三、強(qiáng)化血站檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑

血站檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)面臨上述四種現(xiàn)實(shí)困境，如何突圍從而強(qiáng)化信息化建設(shè)，本文旨在從檔案管理一體化、資源數(shù)字化、資金投入充足化以及管理人員專業(yè)化4方面提出完善建議。

（一）檔案管理一體化。基層血站在開展信息化建設(shè)進(jìn)程后，通常會(huì)積極采購(gòu)血液信息管理系統(tǒng)，但由于信息化檔案管理尚不普及，且管理系統(tǒng)往往因血站規(guī)模的大小及具體要求而有所差別。由此也造成了當(dāng)前血站檔案信息化發(fā)展程度不一、地域性標(biāo)準(zhǔn)差異明顯的不良后果。因此，亟須統(tǒng)一當(dāng)前不同地域之間血液檔案信息化管理，統(tǒng)一國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化一體化建設(shè)。在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間搭建起信息交流、共享的平臺(tái)，促進(jìn)不同地區(qū)血站在醫(yī)療、科研等領(lǐng)域的交流合作。（下轉(zhuǎn)第90頁(yè)）（上接第83頁(yè)）血站檔案信息化管理一體化亟須相關(guān)部門強(qiáng)化管理意識(shí)。在強(qiáng)化外部一體化的同時(shí)，還應(yīng)注重血站內(nèi)部檔案管理一體化建設(shè)，涉及的內(nèi)容包括檔案信息整理、工作流程以及信息存儲(chǔ)及提取等。在血站內(nèi)部搭建一體化檔案管理平臺(tái)，在不同電腦之間實(shí)現(xiàn)檔案信息錄入及提取。

（二）檔案資源數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化是血站檔案管理信息化極為重要的一環(huán)，也是難度高、任務(wù)量繁重的重要環(huán)節(jié)。為加快檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化質(zhì)量及效率，血站可通過與具有打印及掃描業(yè)務(wù)功能的公司進(jìn)行合作，通過專業(yè)人員集中性開展原有數(shù)據(jù)電子化轉(zhuǎn)換工作。同時(shí)，血站也應(yīng)強(qiáng)化員工職責(zé)，注重檔案信息收取時(shí)符合血站規(guī)范要求，確保信息準(zhǔn)確與完整。此外，相關(guān)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)更符合血站血液管理需求，實(shí)現(xiàn)文字與圖像信息及瀏覽功能在目錄數(shù)據(jù)下加以管理。檔案資源的數(shù)字化作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，需集中人力、集中時(shí)間與精力高質(zhì)高效地予以推進(jìn)。

（三）資金投入充足化。資金是否充足決定著血站檔案管理信息化建設(shè)開展與否以及開展的程度。衛(wèi)生管理部門在經(jīng)費(fèi)來(lái)源充足的情況下，加大信息化建設(shè)資金投入力度予以充分的物質(zhì)保障。相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)規(guī)劃要求，通過撥款支持血站采購(gòu)血液信息管理系統(tǒng)以及電腦、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)性管理物資，通過局域網(wǎng)建設(shè)互通有無(wú)，對(duì)信息系統(tǒng)及檔案信息安全性加以保障。此外，為保障信息化建設(shè)順利開展，應(yīng)通過多元途徑籌措經(jīng)費(fèi)。相關(guān)部門在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)劃撥時(shí)以當(dāng)前財(cái)政狀況為依據(jù)選取經(jīng)費(fèi)劃撥方式，或一次性劃撥或分期劃撥。經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用也應(yīng)當(dāng)高效合理，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)時(shí)應(yīng)以實(shí)用為主，而非以高價(jià)格為準(zhǔn)，致力于實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用效益的最大化。

（四）管理人T專業(yè)化。信息化建設(shè)要求血站檔案管理人員為復(fù)合型人才，血站應(yīng)通過多種途徑實(shí)現(xiàn)管理人員的專業(yè)化。一方面，可加大對(duì)高素質(zhì)專業(yè)型檔案管理人才的引進(jìn)，另一方面，對(duì)現(xiàn)有管理人員專業(yè)技能進(jìn)行提升，由此為血站信息化建設(shè)打造出一支專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)突出的檔案管理隊(duì)伍，從而提升檔案管理的信息化程度。專業(yè)人才的引進(jìn)是不可或缺的，通過吸納先進(jìn)管理工作者，通過其專業(yè)技能及管理經(jīng)驗(yàn)分享將有效帶動(dòng)檔案管理水平的提升。對(duì)當(dāng)前與檔案管理相關(guān)的工作人員而言應(yīng)加大培訓(xùn)力度，實(shí)行定期培訓(xùn)與考核制度，對(duì)其檔案管理業(yè)務(wù)水平做出評(píng)價(jià)并進(jìn)行結(jié)果反饋。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)涉及計(jì)算機(jī)基本技能、數(shù)據(jù)庫(kù)使用以及檔案管理等具體知識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化對(duì)于血站檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，血站應(yīng)立足于當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的現(xiàn)實(shí)困境，諸如管理意識(shí)問題、資金不足問題以及管理人員專業(yè)化程度低問題等，旨在通過提出強(qiáng)化管理意識(shí)、強(qiáng)化資金保障、引進(jìn)人才與培訓(xùn)相結(jié)合等具有針對(duì)性的完善建議，以期血站檔案管理工作迎合信息化時(shí)展的需求。

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篇10

（一）檔案管理信息化的意識(shí)薄弱在實(shí)際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡(jiǎn)單的將其看作是檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒有認(rèn)識(shí)到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒有考慮到建立一個(gè)綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案難以給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項(xiàng)目,對(duì)檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對(duì)檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設(shè)尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無(wú)法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點(diǎn)問題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問題也需要企業(yè)時(shí)刻關(guān)注。首先，要做到對(duì)員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來(lái)的人，對(duì)于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進(jìn)。其次，對(duì)于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個(gè)人的個(gè)人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強(qiáng)安全管理工作。

二、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實(shí)施力度及信息化的程度。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實(shí)踐及現(xiàn)實(shí),正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進(jìn)行合理和準(zhǔn)確的投入,針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作的各項(xiàng)問題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進(jìn)優(yōu)秀管理人員信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)來(lái)說是發(fā)展的必要?dú)v程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進(jìn)優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對(duì)其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)針對(duì)管理工作需要引進(jìn)科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點(diǎn),建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。譬如企業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù),能夠集合企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進(jìn)一步開拓市場(chǎng)和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。

三、總結(jié)