機關單位檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇機關單位檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.1技術資料和相關的文件采集的不夠完全

由于農業經濟技術科研院所都是以搞農業科研技術為主要任務的地方，擔負著我們國家和省市的重大科研項目工作，這些搞科研的人員對進行科研工作時的資料信息都比較重視，然而他們卻不能夠理解檔案的收集對這些科研工作有更為嚴格的保存方式，根本就沒有對檔案工作給予充分的重視，在他們的思想當中，自己研究的項目內容一定要放在自己身邊才是最安全的，也可以說根本就沒有拿檔案工作當回事，所以也就不愿意他們手里的資料交于檔案室內進行整理歸檔，有時就算給了一些資料，但根本就不夠完整，因此，也就無法全面的反映出單位重要成果的全面性，這樣也難免影響到檔案資料存儲的質量。

1.2在一些文書和資料存檔流程中也是有漏洞存在的

有很多的部門和單位負責檔案管理的人員并不是專職負責此項工作，由他們來負責文書檔案資料的采集、整理、裝訂和歸檔的各項工作。并且這部分兼職檔案員根本就不能固定一這一崗位上，流動性很大，他們各自的文化水平不相同，在工作的性質上也不同，而且對檔案管理知識又了解的少，又不能夠做到讓其長時間的負責，所以這些人也不能夠認真的去學習這項工作，在工作中，就會出現該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的還歸檔了，沒有一個清晰的定義，再有就是多年來在各部門中，沒有把檔案工作作為一項重要的工作來抓過，就使得很多具備保存價值的資料和文件不能夠及時完整的進行歸檔，使后期的檔案工作出現層層困難。

1.3檔案人員配備及成文過程中呈現出資源上的鋪張浪費

在平時的工作中，凡是各類起草之后的各部門的文書材料都要由專職人員進行打印、整理和下發，最后才能歸檔。而且在各機關單位中，都是各負其責，各自管理各自的文件資料，互不交差，相互幫助更是談不上，工作上根本就談不上協調，這種工作的形式，難免會造成人員配備上的浪費，也體現出了機關單位工作中的雜亂局面。農業經濟技術科研院所在科研時資料的印制過程中有著更嚴重的浪費現象。一個項目的起初到最后評審結束要經過一個非常復雜的過程，而且要經過許多職能部門的協作，其中就會有材料的起草、打印和再修改再打印的一系列的工作，時常出現印刷重復和印廢的現象，每年就這些類的紙張印制不知道要浪費掉多少，經費的花銷到底會有多大，沒有人過問此類事情，其實這種財物的浪費也是非常之大的，這些問題的出現都應該引起大家的高度重視，努力在今后工作中加以改善。

2采取有效措施強化檔案管理

2.1努力強化檔案管理機制，從檔案人員的管理意識抓起

健全檔案管理的規章制度，對各類文件的歸檔工作制定出各項實施細則，使工作人員都能有章可循，不致出現不該有的錯誤。在規章制度中要明確標出歸檔文件資料整理辦法和檔案存儲的范圍以及保管期限的具體條件，加上不予存檔文書的管理手續等的有關規定，在制度的要求中還要涵蓋有文件收和發時的登記、查閱時要有記錄。明確檔案管理工作人員的崗位責任制度。通過一系列的制度要求使得我們的檔案工作能夠更好做出成效，讓人們真正的認可這一工作的重要性。領導的大力支持，會給檔案管理工作增加非常大的分量，也使我們在平時的工作中減少許多的阻礙。這在日常的收集整理中，就可以最大程度的保證檔案材料質量和來源的完整性，不至于科技人員的不信任的心理，使得我們的工作能夠順利開展。當然，在工作中，我們更應該做好自身的學習和進步，向領導和業務人員宣傳好我們檔案工作的重要程度和它對單位今后工作進程的影響力，明確檔案工作存在的價值，強化人們的檔案意識，讓人們對檔案工作給予高度的重視，以利于我們工作的圓滿完成。

2.2檔案管理工作人員更要不斷的強化自身素質

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一、機關檔案工作

1、認真貫徹落實《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（國家檔案局令第8號），督促、指導縣直機關完成保管期限表的修訂工作，認真細致地審批各機關單位申報的歸檔范圍和保管期限表。并對年年各機關單位文件材料的立卷歸檔工作進行監督與指導，使檔案管理達到規范化、標準化。

2、機關檔案信息化建設

加強各機關、企事業單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的電子化、數據化、現代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強民生檔案建設

民生檔案是與公眾利益直接相關的檔案，為此我們重點對社會保險檔案工作和社區檔案建設工作加大監督管理力度，協助制定相應的管理辦法，使其更好的為百姓服務。同時根據我縣的實際情況，制定出切實可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調研工作。

二、農業、農村檔案工作

1、繼續開展社會主義新農村建設檔案工作，加強試點鄉鎮、村檔案室基礎業務建設，對未建檔的行政村依據《檔案法》中有關條款，加強監督、檢查、指導，同時建立鄉鎮、村檔案業務工作的指導名冊，使鄉鎮、村的檔案管理工作逐步達到規范化、標準化要求。

2、積極開展村級農民專業合作組織的建檔工作，使農民專業合作組織依據檔案所具有的真實性、可靠性、科學性、健康穩步地向前發展。

三、經濟科技檔案工作

1、民營企業檔案工作

對已上報的規模以上民營企業和新增的民營企業，建檔工作要做到身臨其境，指導到位，使民營企業檔案工作更好地為縣域經濟服務。

2、國有企業檔案工作

加強對國有企業檔案工作的執法力度，對不符合《檔案法》要求的企業，要下發檔案執法檢查通知書，并責令其限期整改。對我縣國有改制企業的檔案工作進行管理和處置，并制定檔案處置意見。

3、林權制度改革試點檔案工作

為更好地開展林權制度改革試點檔案工作，使檔案工作與林權制度改革工作同步進行，我局將與林業部門溝通，積極配合林業部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應的安全防護措施，借以維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。

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關鍵詞：檔案；管理；理念

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）21-0153-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時,由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

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一、檔案資料和登記簿關系

伴隨著檔案管理數字設備使用率的增加，檔案管理水平大幅提升，房屋登記部門大都采用電子登記簿，很多房屋登記從業人員都未見過實質的房屋登記簿，部分人員甚至簡單認為，登記簿就是房產檔案資料。

2007年《物權法》開始實施，這是我國首次從法律層面提到不動產登記簿的概念，該法第16、17條規定，不動產登記簿是物權歸屬和內容的根據。不動產登記簿由登記機構管理。不動產權屬證書是權利人享有該不動產物權的證明。不動產權屬證書記載的事項，應當與不動產登記簿一致；記載不一致的，除有證據證明不動產登記簿確有錯誤外，以不動產登記簿為準。明確了不動產登記簿要高于權屬證書的證明效力，改變了以前的房屋產權證書是房屋權屬證明最高效力的做法，將登記簿的地位和意義進行了明確規定。

房屋登記簿是房屋權利歸屬和內容的依據。房屋登記檔案是權利人在申請房屋登記時向登記機構提交的反映其產權來源的原始憑證以及登記過程中形成的相關材料。因此，登記檔案是登記過程中的原始材料，是判斷登記是否存在錯誤的最基礎的證據材料。房屋登記簿與房屋登記檔案有以下區別：

1.兩者內容不同

房屋登記簿是登記機構制作的記載房屋權利狀況、自然狀況和其他狀況的法定簿冊。房屋登記檔案主要是指登記案卷。登記案卷內除了當事人向登記機構提出的登記申請外，還有當事人提供的各種登記文件資料，以及登記機構在核準該項登記時審核過程的記錄。

2.兩者公開程度不同

登記檔案中有一些涉及當事人個人隱私的內容，如婚姻、收養、遺囑、訴訟等，不宜向公眾公開查閱。而設置登記簿的目的是為了公示，應當允許公開查閱，提供身份信息后，任何人都可以對房屋的自然狀況和權利狀況以及房屋是否設定抵押和地役等情況進行查閱。因此，建立房屋登記簿后，房屋交易人欲知悉房屋權利狀況，通過查詢登記簿即可，而無須查詢房屋登記檔案。

可以看出，房屋登記簿是檔案資料內容的集中體現，源于檔案資料，但又不是簡單的檔案資料的復制版，而是經過登記機構審核制作后，旨在體現房屋的權屬和權利狀況，并且對個人隱私內容進行了屏蔽。而房屋檔案資料是全部的房屋登記信息。兩者在查詢方面也有明顯區別：檔案資料的查詢要比房屋登記簿嚴格很多，要嚴格按照《城市房地產權屬檔案管理辦法》的要求，查詢者必須是所有權人或者利害關系人，或者是上述辦法明確規定的相關部門。

二、房產檔案立卷只能按丘建檔

《城市房地產權屬檔案管理辦法》第14條規定，房地產權屬檔案應當以丘為單元建檔。許多房地產檔案管理部門嚴格按照此規定，以丘為單元進行建檔，丘號的編定按照國家《房產測量規范》標準執行。丘是指地表上一塊有界空間的地塊，只屬一個產權單元時稱獨立丘，屬多個產權單元時稱組合丘。

伴隨著城市化進程不斷加快，舊城改造、棚戶區改造、城市功能區變化，都使城市房屋狀況經常發生變化，房屋的變動具有不可預見性。《城市房地產權屬檔案管理辦法》第15條規定，房地產權屬檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷。卷內文件排列，應當按照房地產權屬變化、產權文件形成時間及權屬文件主次關系為序。因此，如果按照《城市房地產權屬檔案管理辦法》用丘建檔，我們必須給每一丘預留一定的空間，防止房屋變動后，新形成的資料無空間存放。但由于城市變化的不可預見性，所留空間有可能幾年不用，也可能變動頻繁，經常不夠用，因此會產生檔案管理人員最頭疼的檔案倒架問題。

在1990年以前，規范的房屋登記部門權屬檔案以丘為單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。這樣的管理模式對數據統計以及檔案管理的規范起到了很大促進作用。但上世紀90年代后房地產業的飛速發展，房產檔案管理現代化水平的不斷提升，檔案管理已經逐步形成以電子管理為主的模式，目錄索引和檔案號的形成大都采用微機管理。如果按丘建檔和對房屋檔案的變化進行并卷，很多城市每年十幾萬卷新增檔案，倒架和預留空間都變得不現實，因此在實務中很多地方采用了流水號進行管理。

《房屋登記技術規程》5.3.3規定，紙質檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。5.3.5 紙質檔案可采用按歸檔流水號制定編號規則。5.4.2 電子檔案應以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。從中可以看出，技術規程制定后，已經不再要求按丘建檔，而是采用更方便檔案管理的流水號管理。根據《立法法》中關于“同一部門制定的法律沖突，新法大于舊法”的規定，雖然住建部未修改《城市房地產權屬檔案管理辦法》，但已經不再強制要求按丘，并采取了開放的態度，以適應新技術和新形式的發展和變化。

三、律師在房產檔案查詢時不受限制

當前，登記部門的很多人員對律師可以查詢房產的范圍不是很清楚，感覺律師是從事司法工作的人員，可以和公檢法等部門工作人員一樣，提供相關證明后就可以和公檢法部門一樣對房產檔案進行查詢復制。

《檔案法》第20條規定，中國公民和組織持有合法證明，可以按照有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第7條規定，房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢。《房屋登記簿管理試行辦法》第14條規定，個人和單位提供身份證明材料，可以查詢登記簿中房屋的基本狀況及查封、抵押等權利限制狀況；權利人提供身份證明材料、利害關系人提供身份證明材料和證明其屬于利害關系人的材料等，可以查詢、復制該房屋登記簿上的相關信息。有關查詢的程序和辦法，按《房屋登記信息查詢暫行辦法》的有關規定執行。可以看出只要申請人提供自己的身份證明，就可以查詢登記簿中的部分內容。《城市房地產權屬檔案管理辦法》第24條規定，房地產權屬檔案管理機構應當充分利用現有的房地產權屬檔案，及時為房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。《律師法》第35條規定，根據案情的需要律師自行調查取證的，憑律師執業證書和律師事務所證明，可以向有關單位或者個人調查與承辦法律事務有關的情況。可以看出，只要律師提供律師事務所證明、本人執業證書和當事人的委托書，委托書只要與被查詢內容有利害關系，就可以查詢登記簿的相關內容。立案證明不應是律師查詢需要提供的必要證件。

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1制定依據《辦法》制定的主要依據包括《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》（DA／T28—2002）、《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發［2006］2號）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB／T11822—2008）、《中國地震局基本建設管理辦法》（中震財發［2008］37號）。2主要內容《辦法》包括總則、管理機制、項目文件材料的收集、項目文件材料的整理和歸檔、檔案的驗收、檔案的歸屬與移交、附則等7個章節。主要內容包括辦法的適用范圍、基本概念、指導原則，各級管理單位職責，文件材料的收集范圍和要求，文件材料的分類、組卷、編號、排列、目錄編制、裝訂和裝具、歸檔要求，驗收的準備、申請、組織，檔案的歸屬原則、移交要求等方面，基本涵蓋了基本建設項目檔案管理的全過程，概念清晰、流程規范、操作性強。

二、領會《辦法》要義，指導基本建設項目檔案管理實踐

1突出了項目法人的重要性和管理職責項目法人是指具有法人資格和地位，依照有關法律、法規要求設定或認定，對建設工程項目負有法定責任的企業或事業單位。項目法人制作為我國投資體制改革的核心內容，已經成為基本建設項目管理的重要基礎。《重大建設項目檔案驗收辦法》等國家有關規定和《中國地震局基本建設管理辦法》中也明確了項目法人單位在檔案管理工作中的職能責任。《辦法》特別強調了項目法人單位在檔案管理中的重要作用。與中國地震局機關以及參與項目建設的其他單位相比，項目法人單位在檔案工作的組織協調、專兼職人員配備、文件材料收集、整理和歸檔、驗收的組織、檔案接收、匯總、保管和提供利用等方面應肩負更多的管理職責。特別是在多個單位參與建設的大中型建設項目中，項目法人單位更應做好項目檔案工作的整體組織管理。除以上各項職責外，還必須將檔案管理納入項目實施全過程管理的范疇，如應在項目總工辦設立檔案工作組負責檔案工作的協調組織，制定項目檔案管理制度、歸檔范圍和分類編號方案，在項目建設各階段對各建設單位的檔案工作進行指導、監督和檢查，等等。

2明確了管理機制和各類主體職責明確了中國地震局、項目法人單位、其他建設單位的職責。《辦法》在重點突出項目法人單位管理職責的同時，也列舉了中國地震局機關在制度標準制定、指導監督檢查、培訓交流組織、驗收組織等方面的職責，以及其他建設單位在文件材料收集整理歸檔、檔案審查、檔案移交、保管和提供利用等方面的職責。明確了建設單位檔案部門和其他各部門的職責。《辦法》要求建設單位中負責實施、監理、財務等項目相關工作的部門，應指定專人負責項目建設各階段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一階段工作完成后，將經整理的文件材料向檔案部門提交歸檔。檔案部門一方面應對各部門的文件材料收集、整理工作進行指導，另一方面應對各部門提交的檔案進行分類、編號，編制案卷目錄及檔案整理情況說明，及時完成歸檔工作。明確了其他文件材料產生主體的責任。除上述主要的檔案管理主體外，《辦法》還關注了項目文件材料產生的重要主體———項目設計、施工、監理等單位的相應責任，要求建設單位相關部門應在簽訂合同時設立專門條款，明確設計、施工、監理等單位對相應文件材料的整理和提交責任。強調了監理的重要作用。由于基本建設項目具有較強的專業性，檔案部門對項目文件材料的實體內容往往很難把握，因此，《辦法》首次明確強調了監理單位對項目施工文件、竣工圖、監理文件等重要文件材料的審核責任。在項目文件材料提交歸檔前，應由專業的監理單位對文件材料內容真實性、形式完備性、程序規范性進行把握，同時通過文件材料的內容對項目建設質量是否達到國家有關標準進行把關。

3明確了項目文件材料的歸檔范圍和全宗管理下的分類原則《辦法》根據《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》，明確了基本建設項目文件材料的收集范圍，包括可行性研究、任務書，設計基礎文件，設計文件，項目管理文件，施工文件，監理文件，工藝設備文件，科研項目文件，涉外文件，生產技術準備、試生產文件，財務、器材管理文件，竣工驗收文件等12類，共83種文件材料，同時確定了各類文件材料的保管期限。項目法人單位應根據各個項目的具體情況，制定出更加詳細具體的歸檔范圍。特別是多個單位參與建設的項目，項目法人單位更應將歸檔范圍細化，使得條目清晰具體，增強可操作性，利于各單位統一標準、規范管理。地震部門的基本建設項目實施一般包括土建、設備儀器購置、地球物理觀測、項目管理等多方面內容，個別項目還涉及一些科研工作，因此按一般科技檔案的分類方法，采用《地震檔案分類表》分類，會出現一個基本建設項目產生的文件材料分別歸入“地震監測與預測預報”、“地震科學研究”、“基本建設”、“設備儀器”、“環境保護及其他”等多個基本類目以及下屬子類的情況。這樣的分類方法會割裂一個基本建設項目中各管理環節、各分項、各工程之間的內在聯系，也不利于統一管理和未來的查找利用。根據國家關于基本建設項目檔案分類的要求，《辦法》明確了基本建設項目的分類編號原則。基本建設項目應實行全宗管理，項目法人單位應根據國家有關規定和項目實際情況制定項目檔案的分類編號方案。大中型建設項目可首先按工程或專業分類，再按照建設單位等設屬類；部門自身建設項目可直接按項目、結構或專業分類。

4加強了對檔案工作各環節操作的規范統一《辦法》整合了國家關于檔案收集、整理、驗收等環節的具體操作要求，確保了地震部門基本建設項目檔案工作各個環節都有較為統一的標準。其中，根據《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》，明確了項目文件材料的分類和組卷方式、案卷與卷內文件排列規則、編頁、編號、編目、裝訂等要求；根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，明確了案卷目錄、卷內目錄、備考表的格式要求，檔案盒、檔號章的規格等；根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，明確了驗收條件、申請報告內容、組織主體和方式、驗收意見內容等。對于檔案整理的基本方法、各類表格的格式和用具的規格，各建設單位可直接按照《辦法》要求執行。對于分類和組卷方法、文件排列要求等專業性較強、《辦法》中表述較為概括的條款，項目法人單位可在《辦法》基礎上，根據各個項目的特點，在項目檔案管理制度中進一步細化，增強可操作性。

5對不同形式、載體文件材料的歸檔提出了概括性要求除紙質文件材料外，基本建設項目實施過程中還會產生其他形式、載體的文件材料。其中，照片檔案對于真實、直觀、準確地反映項目施工等環節的具體過程和工程質量起到不可代替的作用。《辦法》要求建設單位應注意對照片檔案的收集、整理和歸檔。照片檔案的收集和整理工作應參照《照片檔案管理規范》（GB／T11821—2002）等規定執行；而對于照片的收集范圍、內容、拍攝要求、數量等，項目法人單位應在項目檔案管理制度中根據各個項目的實際情況加以明確。對于電子檔案的管理，《辦法》要求建設單位應以案卷目錄和卷內目錄的電子著錄、數據庫管理為基礎，對項目檔案逐步實行全文數字化管理。對重要的項目文件材料，在收集紙質文件材料的同時應收集其對應的電子文件材料，電子文件材料的收集和整理工作應參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T18894—2002）、《中國地震局電子文件歸檔與管理規范》（中震辦發［2009］53號）等規定執行。建設單位還應積極開展檔案數據庫建設，逐步實現全部項目檔案的全文數字化和數據庫管理。

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一、上半年工作

（一）特色工作

1、印發自檔（2009）13號《關于收集反映60周年暨*市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區、縣及市級近30個單位收集反映60周年暨*市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。

2、為慶祝*市檔案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會，編輯出版了《傳承歷史服務現實——*市檔案事業發展五十周年回顧》畫冊。

3、與市科技情報所籌備，利用檔案載體立項，加快我市檔案館館藏檔案數字信息化進程。

（二）日常工作

1、2009年上半年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標任務的47%，檔案著錄1982條，完成目標任務的49.5%。

2、按照省下達的檔案工作規范化管理目標任務，年初以自檔［2009］28號文制定下發了《關于對納入2009年檔案工作規范化管理達標晉升和復查單位進行驗收的通知》，對2009年納入市、區、縣檔案工作規范化管理及復查的檔案館、機關、事業、企業、科技事業單位進行了安排部署，明確了驗收、復查的時間。2009年上半年，全市共完成5個單位檔案工作規范化管理達到省級標準。其中*電業局、*市精神中心（市五醫院）為省一級，市委辦、*電業局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。

3、為全面推進依法行政工作，以自檔（2009）26號印發了《*市檔案局全面推進依法行政總體規劃》。對金融、保險、證券、郵電行業的15個單位開展了專項檔案行政執法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入自井、富順開展檔案“兩個體系”建設和家庭檔案建設工作的調研。

4、為加快社會主義新農村建設，加強對民生檔案的監督、指導，我局以自檔[2009]25號文印發《*市社會主義新農村建設檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區）、鎮（鄉）、行政村社會主義新農村建設文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發縣（區）檔案局執行。

5、為紀念建市70周年，我局自2008年初接到編寫《因鹽設市紀錄》一書任務后，工作人員夜以繼日的工作，2009年3月底完成初稿，經修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設市紀錄》一書已交付出版單位正式出版。

6、黨務、黨建、黨風廉政建設、行政效能、社會維穩，做到領導重視，機構健全，年初有工作計劃，工作有記錄，未發生安全事故，無違法、違紀行為發生。

7、積極全面落實科學發展觀各項工作，深入社區、企業、農村開展調研，尋找檔案工作如何為社區、企業、農村服務的切入點。

8、草擬、論證、修改了《*市家庭檔案管理辦法》、《*市中介組織檔案管理辦法》2個規章。與相關部門協調籌備*市民營企業檔案工作會議，并草擬了相關材料。

9、四川省重點檔案搶救川南片區現場交流會3月在*圓滿召開，接待與會代表100余人，得到省檔案局的表揚。

10、四川省經科檔案工作協作組第四組檔案學術暨經驗交流會于2009年4月22——23日在*順利召開，交流學術論文13篇，接待與會代表70余人。

11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復檔案1087卷，接收進館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關單位協調解密工作。

12、接收原市體改辦檔案文書、財會等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現行文件120余份，上傳40余份現行文件到*市檔案局網站。

13、積極參與落實市紡織廠等4戶國有企業政策性破產檔案處置工作。

14、完成*市檔案館愛國主義教育基地參觀接待任務，共接待參觀者400余人。

15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準備工作。

16、規范整理檀木林賓館和*市勞教所等單位的檔案近20000件。

二、存在問題

1、個別單位及個別領導對檔案工作重視不夠，認識上存在差距。致使出現檔案不齊全、完整和規范。

2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。

三、下半年工作打算

1、圍繞市委、市政府的中心工作和“四川省2009年度檔案工作目標管理責任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標任務。

2、根據四川省發展和改革委員會、四川省檔案局聯合印發的川發改投資（2009）482號文件《關于編制縣級綜合檔案館建設規劃的通知》要求，全面、準確、完整、及時的編制我市區、縣檔案館庫建設規劃和上報審批工作。

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地方職工檔案規章制度建設的實踐與社會效應

計劃經濟時代，立法側重于維護國家利益，而不注重或者說忽略對公眾合法利益的維護。2003年哈爾濱市檔案局在市委、市人大和市政府的關心和重視下，經過大量地調查研究，廣泛聽取各方意見，歷經數十次修改，起草制定了《哈爾濱市檔案管理條例》(以下簡稱《條例》)，并于6月經市人大常委會審議通過，經省人大常委會審議批準，頒布出臺了《條例》。《條例》共34條，是哈爾濱市第一部規范全市檔案和檔案工作的地方性法規。《條例》中的一個創新點是從法規上予以明確了職工檔案丟失、損毀可以補救問題，即《條例》第二十條：“機關、團體、企業事業單位和其他組織人事檔案發生丟失、損毀的，有關單位應當及時采取補救措施。補救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認定或者批準。具體認定辦法由市人民政府另行制定。經認定的補救材料與原檔案具有同等的法律效力。”

2005年，根據《條例》授權，為了解決職工因檔案丟失、損毀無法辦理養老保險、醫療保險、社會低保以及職工在改制中無法享受經濟補償、相關福利待遇、人員流轉等社會實際問題，哈市檔案局與市勞動局共同起草制定了《哈爾濱市企業職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》(以下簡稱《補救認定辦法》)。該《補救認定辦法》確定了責任單位，明確了補辦認定程序和要求，規定了相應的法律責任，體現了政府保護職工切身利益，為群眾辦實事的宗旨。市人事局和市勞動局依據《補救認定辦法》又相繼制定出臺了《哈爾濱市非企業人員人事檔案補辦認定實施細則》、《哈爾濱市未參加基本養老保險統籌已經沒有生產經營能力且無力繳納基本養老保險的城鎮集體企業退休人員發放生活費工作的實施辦法》。

截止到2009年，市勞動局依據《補救認定辦法》為760名職工補辦檔案、為1026名職工認定檔案，解決了因無檔案或檔案不完整無法辦理養老保險、醫療保險等問題；依據《哈爾濱市未參加基本養老保險統籌已經沒有生產經營能力且無力繳納基本養老保險的城鎮集體企業退休人員發放生活費工作的實施辦法》為9800余名退休人員認定檔案，解決了社會最低保障、享受補助等問題；市人事局依據《哈爾濱市非企業人員人事檔案補辦認定實施細則》為9名職工補辦檔案、為30名職工認定檔案，解決了流動人員流轉、自主擇業等問題。在這些補辦認定檔案人群中，下崗失業職工占80％以上，通過補辦認定檔案，解決了下崗失業職工最基本生存問題，有效維護了社會穩定，促進了和諧社會建設。

近幾年，隨著企業改革的深入、人員的頻繁流動和老職工退休事務的增加，對職工檔案管理的重視程度更加弱化，職工檔案無人問津，亂扔亂放，甚至丟失。目前，哈市除機關、少數國家大型骨干企業、事業單位的職工檔案實行規范化管理外，多數用人單位的職工檔案工作是分散管理的。好一點的用人單位將職工檔案放到人事勞資部門管理，差一點的用人單位將職工檔案放到業務管理部門保管，更為嚴重的用人單位將職工檔案放到人事勞資人員家中或者單位領導手中。有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續。一些改制破產企業的職工檔案隨意更改，檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整、不準確等。這樣的管理方式，有悖于國家關于職工檔案管理的規定，給職工檔案管理工作帶來許多麻煩，影響了檔案管理的嚴肅性，侵害了職工個人利益，不利于促進勞動力合理有序流動，建設科學、規范的勞動力市場。職工檔案問題就是民生問題。2007年，在解決補救檔案丟失這一突出問題后，市檔案局經過反思，認為有必要從根本上解決職工檔案問題。因此，為進一步明確職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等，以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，我們起草并提請市政府于2008年出臺了《哈爾濱市職工檔案管理辦法》(以下簡稱《職工檔案辦法》)。《職工檔案辦法》對職工變動檔案管理的問題做出規定：“職工在勞動合同期限內變動工作單位或者解除(終止)勞動合同的，用人單位應當在30個工作日內將其檔案轉交其新的用人單位或者其戶籍所在地的檔案代管機構。用人單位不得扣押職工檔案。用人單位無故扣留職工檔案，職工可以到所在地勞動、人事行政部門申請仲裁”。并對對職工檔案利用的問題做出規定：“職工個人查閱本人檔案，應當憑身份證，用人單位查閱職工檔案憑加蓋有用人單位公章的介紹信。查閱檔案應當申明查閱理由，由檔案管理機構根據規定和需要提供檔案材料”。可以說，《職工檔案辦法》在立法內容上充分有效地體現了以人為本的理念。

職工檔案規章制度建設的原則和工作思路

實踐中，我們遵循“實踐需要、條件成熟、特色鮮明、重點突出、切實管用”的立法原則，并以此確定了工作思路：

一是體現立法的可操作性。地方法規的精髓在于根據國家和有關上位法律、法規的精神對其進行補充和細化，條文盡量做到明確具體、簡明扼要、備而不繁、切合實際。如：人事檔案移交問題。《檔案法》、《企業職工檔案管理工作規定》對企業事業單位終止人事檔案移交工作沒有做出規定，我們在制定《條例》時，提出了“企業事業單位終止，其人事檔案應當移交給人事或者社會勞動保障部門保管”的規定。地方立法不是“宜粗不宜細”而是“宜細不宜粗”，盡可能對規范的事項做出明確、具體的規定，確保地方檔案法規有較強的操作性。

二是力求立法的創制性。對沒有規定而實踐中急需做出規定的事項做出規定，是體現地方立法創制功能的一項重要內容。在制定地方法規時，要著重解決本地區實際存在的需要由法律來調整的，而不是對國家和有關上位法規的簡單翻版，要考慮現實需要。如：公民知情權問題。隨著市場經濟的發展和民主建設的推進，我國公民對社會生活的參與度越來越高，他們受《憲法》所保護的知情權和監督權也迫切需要得以實現，而《企業職工檔案管理工作規定》中提出“任何個人不得查閱或借用本人及親屬的檔案”的規定，顯然與當前實際和《憲法》相悖。因此，我們在制定《職工檔案辦法》時，明確“職工個人查閱本人檔案，應當憑身份證”這一保障公民知情權、監督權得以實現的檔案開放制度。隨著政務公開工作全面開展，這一條款的規定在工作中發揮了獨特的作用，體現了地方立法的創制性。

三是立足立法的前瞻性。在社會轉型、體制轉軌的特殊歷史階段，地方立法要正確處理公共利益和公民的合法權益關系，維護最大多數人的最大利益；要正確處理強制與引導的關系，注意發揮法律規范的引導功能；要正確處理立足現實和改革創新的關系，力求不斷有所創新。如：職工個人檔案的保護問題。《檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》對這一問題沒有規定。因此，我們在制定《條例》時，規定對職工個^檔案發生丟失、損毀的，要求“有關單位應當及時采取補救措施。補救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認定或者批準。經認定的補救材料與原檔案具有同等的法律效力”。這一條款與《憲法》中強調“公民的合法權益不受侵犯”精神是一致，彰顯了以人為本的思想，體現了地方立法的前瞻性。

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會計電算化環境下會計檔案管理工作的重要性試論

一、會計檔案的作用

1.會計檔案直接影響經濟工作

從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯

改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體

電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善

由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

參考文獻:

[2]周衛珍.談會計電算化后會計檔案的變革.山東檔案,2002(4).

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一、海防部隊地籍檔案管理工作的基本任務

地籍，即土地的“戶籍”，是國家為了一定的目的，記載土地的權屬、界址、數量、質量和用途等基本情況的圖簿冊。軍用土地的地籍檔案，依據《中國人民地籍管理辦法》第二十七條之規定，是我軍各級組織“在土地管理工作中形成的具有永久保存價值的文字、數據、圖件、計算成果和聲像等資料”，基建營房部門“必須做好地籍檔案的管理工作，充分發揮檔案資料的作用”。

科學的地籍檔案管理工作是用好、管好軍用土地的重要保證。海防旅團進行地籍檔案管理的基本任務是按照集中、統一的管理原則和要求，科學地管理本部隊所屬軍用土地的地籍檔案，為本級黨委首長的決策指示以及上級基建營房部門的業務指導提供服務和依據。這些任務要通過收集、整理歸檔、鑒定、保管、統計和利用等6項工作內容來實現：

──收集：將基建營房業務工作中有關地籍的有后續查考和利用價值的資料收集、保存起來。

──整理歸檔：將分散零亂的地籍材料按一定規則進行分類、排列、編號、編目，使之有序化、系統化。

──鑒定：旅團單位的營房圖檔室在上級業務部門的指導下，視情會同本級保密檔案室，判定檔案材料的價值，確定保管期限。

──保管：按照檔案的保管要求，通過改善庫房條件、完善管理制度，盡可能地延長地籍檔案的壽命，以及防止丟失和失泄密問題。

──統計：以表冊、數字的形式，反映地籍檔案及地籍檔案工作的有關情況，以便更好地了解與掌握本單位軍用土地的管理情況，以及研究地籍檔案工作自身的規律性。

──利用：海防部隊對地籍檔案的利用形式，除了服務于上級業務部門的決策外，主要是與地方相關單位交涉有關軍用土地資產事務時提供合法、有效的憑證。

二、海防部隊地籍檔案管理的現狀

地籍檔案作為科技檔案的一種，其管理工作應當遵循完整、準確、系統和安全的要求，以便于發揮其應有的作用與效能。完整，就是要做到地籍檔案材料齊全、成套，不可殘缺不全;準確，就是要做到檔案材料能有效反映地籍實情及其發展變化過程;系統，就是要保持檔案材料之間的有機聯系;安全，就是要有科學、可靠的軟硬件環境，確保檔案得到妥善保管。

海防旅團處于我軍軍用土地管理體系的前沿，擔負著集中管理本單位地籍檔案的任務。近年來，盡管地籍檔案管理的軟硬件條件有了一定程度的改善，但仍存在以下幾個方面的不足：

（一）標準化程度低，完整度不高

海防旅團因基本戰備任務有別于機動作戰部隊，所轄營區的分布往往呈現點多、線長、面廣的特點，既有一茬茬官兵連續使用了數十年的在用營區，也有歷次精簡整編而產生的空閑營區，還有近年來為滿足多樣化軍事任務和實戰化訓練的需要而征用的新建營區。各種類型軍用土地的地籍檔案材料由于制成年代與單位的不同，往往要素不齊、格式各異，有的檔案中缺少交界雙方簽字蓋章的紅線圖，有的檔案中無土地沿革變化資料，有的未將征撥土地批文或拆遷補償協議整理歸檔;而有的國防工程，建設前未歸口到營房部門承辦，建成后也未將相關資料按規定移交到地籍檔案庫。

（二）自動化程度低，精確度不高

宗地草圖、地籍調查表等測繪調查成果，是地籍檔案中最重要的基礎資料。海防旅團現有的地籍檔案中，約九成以上形成于上世紀八十年代甚至更早，限于當時的技術與設備條件，其宗地圖、紅線圖等均采用的是皮尺丈量等手工作業方式而成的模擬地籍圖，成圖精度不高（從下圖中的主要地物的位置和形狀可見誤差之顯著），邊界、距離、面積的測量測算不夠準確，給軍用資產的維權保值帶來了困難。九十年代中后期，隨著電腦在機關日常辦公中的日益普及，各單位地籍管理工作特別是相關圖紙的繪制，逐步采用了Auto-CAD等計算機輔助設計手段，盡管這在一定程度上實現了自動化作業，但由于實地測繪仍主要以手工作業為基礎，因而精確度依然不高。

（三）數字化程度低，利用率不高

檔案管理的最終目的是利用，地籍檔案亦不例外，只有讓地籍檔案充分服務于日常的軍用土地管理工作，才能真正體現出其價值。目前，海防旅團的地籍檔案大多以紙質件形式存在，且集中存放于營房部門的圖檔室，這種傳統的檔案保管模式雖有一定的歷史原因與合理性，但在地籍檔案的利用需求正逐步增長的今天，已經顯得難以適應形勢發展的需要：分散在各個點位上的海防分隊作為各宗地的實際使用者，同時也是最得力的日常管理責任單位，但基層單位很難查閱到地籍檔案，以致于甚至無人能準確地掌握本營區的權屬界線究竟在何處。

（四）通俗化程度低，可讀性不高

地籍檔案具有較強的專業性，對管理人員的素質提出了較高的要求，既要了解檔案管理的一般原則和程序，也要熟悉科技檔案的標準和制度，但旅團級單位通常沒有培訓的途徑和名額，負責地籍檔案的干部或士官依靠崗位自學往往是似懂非懂。即使是最直觀的紅線圖，也與官兵日常訓練使用的軍事地形圖有較大差別，對于沒有任何專業基礎的普通官兵來說，進行判讀有一定難度，特別是作為海防分隊營區，各宗地往往依山傍海，形狀極不規則，并且地物地貌變化較大，難以依靠傳統的圖地對照辨明實際界址。

三、加強和改進海防部隊地籍檔案管理的對策建議

海防部隊現轄的各個營區大都地處沿海農村地區，這些原本坐落偏僻、無人問津的軍用土地，隨著駐地經濟建設的不斷發展而價值上升，有的開始出現權屬爭議，有的被地方人員逐步蠶食，甚至有的被個別政府部門“誤占”。要破解軍用土地權益保護面臨的這些困局，需要從多個方面入手，而其中最基礎的一項當屬加強和改進地籍檔案的管理工作。

（一）加強地籍檔案管理工作的組織領導。凡事預則立，不預則廢。管理好地籍檔案，首要的是要加強組織領導，周密統籌安排。一是強化后勤機關的領導力度。旅團保障部（處）要將地籍檔案管理工作列入年度工作要點，并分工一名副職領導負責，及時協調該業務工作遇到的矛盾和困難。二是列入營房部門的重要議事日程。要通過科（股）務會、定期檢查等途徑做到常抓常議，適時分析地籍檔案管理工作形勢，及時向部（處）黨委和分管副職領導報告情況。三是爭取相關部門的指導和支持。向上要積極求得上級營房處（科）對本單位地籍檔案管理工作的指導和幫帶，向下要大力呼吁營連黨委（支部）對該業務工作的重視和支持，在本級要主動與司令機關保密檔案部門協調，及時借鑒他們好的經驗做法。

（二）建強配強地籍檔案管理的人才隊伍。人才，是事業興旺的關鍵，管理好地籍檔案，根本的是要建立和保持一支專業人才隊伍。一是通過院校進行系統培訓。地籍檔案管理人員是部隊的“小兵種”，也是“技術兵種”，培訓周期長、保留人才難，但又不可或缺，部隊自身缺乏足夠的培訓力量，因此應當由相關院校集中承訓。尤其對旅團級單位的受訓對象，院校培訓應注重基礎概念與實際操作的結合，使之能較快、較好地適應地籍檔案管理工作一線的崗位需求。二是在崗位實踐中提高能力。海防旅團要把地籍檔案管理專業的相關內容列入本級機關業務年度訓練計劃，督導管理責任人員搞好自學和崗位練兵，適時組織考核與檢查，同時要注重多給他們交任務、壓擔子，鼓勵他們出點子、想辦法，讓他們在推動地籍檔案管理正規化建設的大項任務中得到鍛煉和提高。三是通過輪訓抓好人才儲備。參照總部有關主戰和復雜專業崗位的人才隊伍建設規定的要求，地籍檔案管理人員由于編制員額少、技術性強，應當有不少于100%的超額訓練和儲備對象。海防旅團應當根據本單位軍用土地數質量情況、地籍檔案管理現狀等實際，確定適當的儲備比例，以分期輪訓、以工代訓、定期勘察等方式，選好、訓好預任管理人員，使之經常保持較好的地籍檔案管理工作技能狀態，在現任管理人員出缺時能夠盡快接替上，保證業務工作的正常開展。

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一、上市公司會計檔案的屬性和特征

會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。

1．規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。

2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。

3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。

二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題

自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。

1．上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0．4億港元，1998年虛構利潤0．38億港元，1999年虛構利潤0．13億港元,2000年虛構利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。

2．會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。

3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。

4．會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。

三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議

1．更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。

在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。

2．保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。

3．加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。

參考文獻：

①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003．12