檔案資料管理措施范文

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關(guān)鍵詞：檔案管理；資料管理；管理措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、引言

在事業(yè)單位管理工作中，檔案資料管理是內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理的重點(diǎn)。檔案資料能夠反映單位內(nèi)部各種活動(dòng)情況，是單位管理的第一手資料，同時(shí)也是單位資產(chǎn)的重要組成部分。良好的資料檔案管理能夠提高單位在發(fā)展中抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，關(guān)鍵時(shí)刻能夠發(fā)揮憑證或依據(jù)作用，確保單位的合法權(quán)益。檔案資料是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中不可替代的資產(chǎn)財(cái)富。

二.檔案資料管理的重要性

事業(yè)單位其本質(zhì)是為民眾提供服務(wù)的，同一般企業(yè)區(qū)別不同，事業(yè)單位具有服務(wù)性和公益性，其經(jīng)營(yíng)并不以資金收益為目的，而是將為人們服務(wù)作為根本目標(biāo)。由于事業(yè)單位涉及的內(nèi)容較多，因此需要保存的數(shù)據(jù)資料相對(duì)較多，導(dǎo)致檔案資料的整理及管理工作難度較大。由于事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)還缺乏陽(yáng)光化和透明化，許多事項(xiàng)都具有隱秘性，在平時(shí)工作檢查時(shí)，就必須要利用資料進(jìn)行反應(yīng)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案資料的完整度及質(zhì)量同單位的工作水平息息相關(guān)，因此事業(yè)單位將檔案資料管理作為內(nèi)部管理的重點(diǎn)。依照當(dāng)前的管理思想來(lái)看，資料檔案的管理程度也能夠間接反應(yīng)事業(yè)單位整體的管理程度。所以，事業(yè)單位中的管理從業(yè)人員需要對(duì)檔案管理的意義及緊迫性進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)，創(chuàng)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真落實(shí)日常檔案管理。假如發(fā)現(xiàn)資料檔案中存在不符合標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，則反應(yīng)出在事業(yè)單位的整體管理方面存在不足。

三.優(yōu)化檔案資料管理的措施

1. 增強(qiáng)員工專業(yè)水平，提升員工自身素養(yǎng)

想要保證單位中的資料檔案管理工作良好開(kāi)展，首先就需要增強(qiáng)員工的專業(yè)水平，提升員工的自身素養(yǎng)。對(duì)于資料檔案的管理人員來(lái)講，應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理水平，同時(shí)具備一些人員管理及相關(guān)能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國(guó)的方針政策。所以，單位在選擇檔案管理從業(yè)人員時(shí)，應(yīng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，細(xì)心選取專業(yè)人才，同時(shí)在員工上崗前進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。另外，從事檔案管理的人員應(yīng)具備獨(dú)立的觀念，遵紀(jì)守法，樹(shù)立良好的職業(yè)責(zé)任感，努力踏實(shí)。檔案管理從業(yè)人員應(yīng)時(shí)常尋味自己的內(nèi)心，保證資料記錄管理整潔、全面、及時(shí)。對(duì)平時(shí)的工作進(jìn)行自省，保證書(shū)寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，不存在遺漏、錯(cuò)誤問(wèn)題。另外，應(yīng)記錄好各個(gè)層面管理人員的意見(jiàn)與建議，并將其落實(shí)到工作中，善于總結(jié)，不斷奮進(jìn)，用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度與飽滿的熱情投入工作。

2. 突出管理職責(zé)，明確分工

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而繁瑣的工作，其中有很多不同的職能，想要讓整體的檔案管理工作更準(zhǔn)確而高效，很有必要在內(nèi)部做好分工，讓人員間的職能劃分更明確。檔案管理部門對(duì)于部門內(nèi)部要定期進(jìn)行梳理，檔案管理要做到分級(jí)管理，單位中的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，建立起單位內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，對(duì)單位實(shí)施全部檔案的綜合管理。此外，檔案管理必須強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化，明確分工，用數(shù)據(jù)說(shuō)話。標(biāo)準(zhǔn)是從事生產(chǎn)、建設(shè)等各項(xiàng)工作的一種共同的技術(shù)依據(jù)，質(zhì)量管理的過(guò)程就是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的采用與實(shí)施的過(guò)程，標(biāo)準(zhǔn)具有統(tǒng)一性、權(quán)威性的約束力。事業(yè)單位檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，單靠行政手段、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理是不可能實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的，如果沒(méi)有明確的分工及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)造成整個(gè)管理系統(tǒng)的混亂。

3. 狠抓制度建設(shè)，做好制度保障

加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案資料管理，就需要采取現(xiàn)代化、規(guī)劃化、制度化的管理措施，這就需要建立健全檔案資料管理制度，以便于優(yōu)化內(nèi)部管理工作，保障檔案資料管理的有效性。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升檔案的管理效率。

4. 優(yōu)化制度，依章辦事。

事業(yè)單位優(yōu)化檔案資料管理，首先要確保管理制度的健全，需要弄清檔案資料管理的權(quán)限及范圍，依據(jù)單位工作特性，做好日常工作記錄、整合相關(guān)文件資料的處理、處理好相關(guān)公函。事業(yè)單位檔案資料管理人員要具備專業(yè)的工作知識(shí)和良好的職業(yè)操守，要按照檔案資料管理需要，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案資料的安全。要嚴(yán)格控制檔案資料的查閱權(quán)限及范圍，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得擅自翻看、查閱案卷，確實(shí)需要查閱相關(guān)資料時(shí)，需要得到單位主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后才可查閱，檔案資料管理人員要做好查閱登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案資料要有序擺放，不得放置和檔案資料無(wú)關(guān)的東西，方便查找。借出的檔案資料要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收回，并做好登記。如果需要繼續(xù)借用的，必須辦理再借用手續(xù)。重要檔案資料或破損的文件資料，在借閱時(shí)不得使用原價(jià)，要復(fù)印后在借閱。同時(shí)，事業(yè)單位檔案資料管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，逐步提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，積極改變管理模式，提高管理水平。

四.結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是事業(yè)單位整體運(yùn)營(yíng)中非常重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的整體文化的塑造也發(fā)揮著不容忽視的作用。為提高事業(yè)單位檔案資料管理的效率，要強(qiáng)化制度建設(shè)，加強(qiáng)人員管理，逐步提高管理員素質(zhì)，確保檔案資料的有效管理。

參考文獻(xiàn)

[[1]張建波.優(yōu)化事業(yè)單位檔案資料管理的措施探究[J].神州,2012,(10):243-243.

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關(guān)鍵詞：建筑工程工程檔案管理措施

前言：自從我國(guó)的改革開(kāi)放以來(lái)，建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，同時(shí)形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案主要是指建設(shè)項(xiàng)目管理的活動(dòng)中形成的檔案性的文件。建筑工程檔案屬于工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，會(huì)影響到工程的質(zhì)量，也會(huì)影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建筑工程檔案是在建設(shè)活動(dòng)中而形成的最原始的真實(shí)記錄。

1.建筑工程檔案管理的重要性

1.1 建筑工程資料建筑工程的真實(shí)記錄

工程內(nèi)業(yè)資料是貫穿施工過(guò)程的真實(shí)記錄，工程施工的每個(gè)步驟都會(huì)牽涉到內(nèi)業(yè)資料的產(chǎn)生，所以必須要收集起來(lái)才能有效地了解工程的進(jìn)程。建筑過(guò)程中要做的工作很多，因此也需要更多的的內(nèi)業(yè)資料。只有根據(jù)這些材料并與工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行對(duì)比，才能更好地了解施工隊(duì)伍的施工過(guò)程。在工程完成以后，也必須進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并真實(shí)記錄下來(lái)。除了記錄的數(shù)據(jù)，照片和錄像等影響資料也可以真實(shí)的反應(yīng)工程的進(jìn)程。通過(guò)工程檔案可以能找到工程的缺陷部分，盡早找到解決的方法。

1.2 工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應(yīng)的依據(jù)

工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應(yīng)的依據(jù)，通過(guò)對(duì)工程檔案資料的查找，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以做到有據(jù)可依，不單單依靠記憶來(lái)對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行控制。如果能及時(shí)搜集檔案資料，萬(wàn)一發(fā)生數(shù)量不符或質(zhì)量差異的意外情況，就能夠憑借資料記錄追查其中的原因，這樣就能方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程的管理，減輕工程負(fù)責(zé)人的工作壓力。

1.3 工程檔案資料可以成為將來(lái)的工程施工起到借鑒的作用

建筑工程的檔案資料可以記錄過(guò)去工程中采用的技術(shù)和采取的措施以及反饋信息，這樣就能在將來(lái)的工程施工中可以吸取更多的經(jīng)驗(yàn)。例如工程資料中的“竣工報(bào)告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會(huì)提供相關(guān)工程的數(shù)據(jù)信息以及其中的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)等，學(xué)習(xí)和借鑒這些檔案文件對(duì)今后的工程管理會(huì)提供很多的有用信息，提高施工的效率。

2.建筑工程檔案資料的內(nèi)容及特點(diǎn)

2.1 建筑工程檔案資料的主要內(nèi)容

建筑工程檔案資料的主要包括綜合性文件資料，其中包括上級(jí)批準(zhǔn)的文件、工程的計(jì)劃任務(wù)書(shū)，與工程相關(guān)的地質(zhì)、氣象等文件資料，還包括各類的合同、協(xié)議書(shū)等綜合性文件資料。以及建筑工程的水、電等安裝工程施工的文件資料、原材料、半成品和成品的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)資料項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)等觀測(cè)記錄，此外還包括竣工圖等檔案資料，包括總的平面布置圖；室外各種管線的竣工圖，建筑工程的裝飾工程圖，給水和排水的工程竣工圖以及通風(fēng)、空調(diào)等工程的竣工圖。

2.2 建筑工程檔案的特點(diǎn)

建筑工程檔案的特點(diǎn)比較鮮明，主要的特點(diǎn)首先是真實(shí)性。工程檔案是各項(xiàng)工程的實(shí)體寫(xiě)照。工程檔案材料是與工程的建設(shè)是同步形成的，是工程從報(bào)批到竣工整個(gè)過(guò)程的原始記錄，與工程保持完全一致，是建筑工程質(zhì)量部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)所在。建筑工程還具有獨(dú)立性，每一個(gè)單項(xiàng)的工程項(xiàng)目都具有其獨(dú)特的特色，這是工程檔案中最突出、而且最重要的特點(diǎn)。建筑工程檔案的第三個(gè)特點(diǎn)是實(shí)用性。工程檔案具有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)工程檔案的記錄，才可以全面的考核工程建設(shè)的整體工作，并檢查工程是否符合設(shè)計(jì)的要求。

3.提高建筑工程檔案有效管理的措施

3.1 首先應(yīng)該加強(qiáng)施工的管理，強(qiáng)化檔案材料的編制工作

按照應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。如果施工隊(duì)不會(huì)編制工程的內(nèi)業(yè)檔案材料，他就很難具備承包工程的資格。而工程檔案材料的質(zhì)量關(guān)鍵在于編制的形成過(guò)程。施工單位應(yīng)該明確自己的責(zé)任所在，加強(qiáng)訓(xùn)練技術(shù)人員編制檔案材料的能力，不斷的提高編制工程檔案材料人才的業(yè)務(wù)水平。

3.2 其次要加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的檢查工作

在工程建設(shè)的過(guò)程中總是存在著對(duì)工程檔案管理工作并不太重視的現(xiàn)象，而直到工程完工時(shí)刻才開(kāi)始應(yīng)付整理，會(huì)給檔案整理帶來(lái)巨大的難度。如果企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度達(dá)不到一定的高度，那么由于資料整理不全，施工現(xiàn)場(chǎng)過(guò)于繁忙等原因?qū)е鹿こ倘鄙俅罅康馁Y料，最后給企業(yè)造成損失。所以工程負(fù)責(zé)人有必要定期和不定期的檢查工程檔案，使其引起各方面的重視，進(jìn)而避免大量的工作堆積。如果工程負(fù)責(zé)人能規(guī)范工程檔案資料的收集和整理，就會(huì)保證工程擁有完整的記錄，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益等方面也起到依據(jù)和憑證的作用。

3.3 加大對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。

隨著改革開(kāi)放的不斷深入和我國(guó)建筑業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，工程檔案管理工作的特點(diǎn)也有了進(jìn)一步的變化，因此提高檔案隊(duì)伍的管理水平也顯得更加的重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)既包括他們的服務(wù)意識(shí)，也包括服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的水平。檔案管理的人員需要增強(qiáng)服務(wù)的意識(shí)，認(rèn)清工程檔案工作管理的意義與重要性。為了提高服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的水平，應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，并采用最科學(xué)的管理方法，使其更好的服務(wù)于工程的建設(shè)過(guò)程。檔案管理人員應(yīng)該更新陳舊的觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真和學(xué)習(xí)有關(guān)法律和法規(guī)，并靈活的運(yùn)用在工作中，嚴(yán)把工程的檔案質(zhì)量關(guān)。

3.4 利用多媒體設(shè)備，加強(qiáng)工程檔案資料的儲(chǔ)存

要充分利用現(xiàn)代化的手段，從多角度和多層次來(lái)開(kāi)發(fā)建筑工程檔案的信息，做好工程檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。要大力推行縮微檔案的運(yùn)用，以及磁介質(zhì)檔案和電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。這是項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王雁．淺析建筑檔案管理重要性及措施[J]．中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品．2011，07．

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關(guān)鍵詞：土地開(kāi)發(fā)；檔案資料；管理

1土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的意義

為了能更好的監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)程，能讓日后項(xiàng)目的管理更容易，就需要管理好土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料，因?yàn)檫@樣才能全面并及時(shí)的了解整個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程和項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)中的問(wèn)題并進(jìn)行處理，還能提供一些項(xiàng)目建設(shè)管理的信息。土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)：(1)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的資料信息等都包括在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料當(dāng)中，日后接受各級(jí)部門審查等也都是要把這個(gè)作為依據(jù)的。(2)根據(jù)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料可以整治項(xiàng)目建設(shè)中的不良行為。(3)要根據(jù)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，日后出了問(wèn)題也需要用到這些資料進(jìn)行追查。(4)在建設(shè)其他項(xiàng)目時(shí)也可以參考這些土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料。(5)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理規(guī)范化的要求土地開(kāi)發(fā)整理的管理模式有了一定的轉(zhuǎn)變，國(guó)家也開(kāi)始重視土地開(kāi)發(fā)整理,只有不斷完善土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理，才能讓國(guó)家投入的資金不浪費(fèi)，讓土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目有好的效益，而在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理中，土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是很重要的。整個(gè)項(xiàng)目管理活動(dòng)的記錄都在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目的檔案中，這其中保存和積累著項(xiàng)目的工作成果和工作經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目中有些關(guān)鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來(lái)，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目檔案管理是必不可少的。

2土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理存在的問(wèn)題

我國(guó)實(shí)施土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問(wèn)題，土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統(tǒng)的文件并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面的問(wèn)題也有很多，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)地方：(1)填寫(xiě)的一些資料內(nèi)容不準(zhǔn)確。有許多原始資料在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候不能及時(shí)填寫(xiě)，從而造成了土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料內(nèi)容與施工事實(shí)情況不相符，進(jìn)而就導(dǎo)致了有些建筑材料沒(méi)有完整的合格證和質(zhì)保書(shū)等，最終就不能知道項(xiàng)目工程質(zhì)量的具體情況，達(dá)不到符合要求的項(xiàng)目工程資料檔案管理的質(zhì)量。(2)沒(méi)有完善的檔案資料管理制度。許多企業(yè)都沒(méi)有完善的項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，甚至有的企業(yè)就沒(méi)有建立這個(gè)制度。在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質(zhì)量等方面的問(wèn)題。(3)檔案資料管理不規(guī)范。在施工過(guò)程中，檔案資料的格式各式各樣、內(nèi)容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關(guān)部門沒(méi)有統(tǒng)一檔案資料的格式而造成的。資料的內(nèi)容方面，有的資料是因?yàn)闄n案員在編輯的時(shí)候不了解施工的進(jìn)度和相關(guān)情況，導(dǎo)致了編輯的資料和事實(shí)情況不一樣，還有的是因?yàn)椴磺宄┕さ牟僮鬟^(guò)程在填寫(xiě)表格的時(shí)候造成了多填、漏填的現(xiàn)象。還有的資料中有錯(cuò)別字，內(nèi)容敘述的沒(méi)有邏輯關(guān)系，有的資料沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等，資料中出現(xiàn)的這些問(wèn)題都會(huì)在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒(méi)有專門的人負(fù)責(zé)管理檔案。目前，很少有企業(yè)設(shè)立了專門管理項(xiàng)目檔案資料的職位并由專門的人員進(jìn)行管理，大部分的項(xiàng)目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案業(yè)務(wù)，而且他們平時(shí)還有原本的職務(wù)工作要做，就沒(méi)有了時(shí)間去深入的學(xué)習(xí)了解該如何進(jìn)行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來(lái)越多，他們又沒(méi)有辦法跟上節(jié)奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來(lái)越難整理，再加上取閱檔案資料時(shí)不進(jìn)行手續(xù)登記，最終就導(dǎo)致了檔案的丟失。所以，項(xiàng)目檔案資料一定要有專門的人進(jìn)行管理，而且管理人員一定要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

3項(xiàng)目檔案資料管理建議

結(jié)合上述項(xiàng)目檔案資料管理中存在的問(wèn)題來(lái)看，想要土地開(kāi)發(fā)工程建設(shè)有快的進(jìn)度，就一定要重視項(xiàng)目檔案資料管理。具體措施如下：

3.1增強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)

在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)等。所以，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來(lái)了，而且還能對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，從而避免發(fā)生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，認(rèn)真對(duì)待工作。

3.2制定項(xiàng)目檔案資料管理制度

在建設(shè)性工程當(dāng)中，土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目是具有很大規(guī)模的，而在土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整理，并進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃是完善檔案管理制度的基礎(chǔ)。在整個(gè)土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，有許多方面的需要都要與其他企業(yè)進(jìn)行交易等，交易過(guò)程中就會(huì)有許多的報(bào)告、文件等，要把這些資料進(jìn)行劃分歸類，進(jìn)而再統(tǒng)一的進(jìn)行存檔，這樣在日后查詢資料時(shí)就會(huì)更方便。

3.3加強(qiáng)管理人員的技能學(xué)習(xí)

整理、規(guī)范項(xiàng)目檔案資料是需要非常認(rèn)真嚴(yán)格的，所以具備專業(yè)的知識(shí)技能和認(rèn)真的工作態(tài)度是對(duì)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開(kāi)發(fā)整理的政策法規(guī)，了解項(xiàng)目工程中需要的所有的資料，能認(rèn)真準(zhǔn)確的把檔案資料進(jìn)行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識(shí)技能。

3.4建立專人負(fù)責(zé)制度

管理人員需要具有一定的專業(yè)知識(shí)技能，管理過(guò)程中必須要遵守政策,土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的管理工作是很復(fù)雜的，而且時(shí)間長(zhǎng),項(xiàng)目資料的內(nèi)容也很復(fù)雜,因此想要能夠保證這個(gè)工作有效率的進(jìn)行，就一定要讓專門的人對(duì)其進(jìn)行有效的管理，而且還要讓這些人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等，提高他們相關(guān)的管理知識(shí)和技能，進(jìn)而更好的保證檔案管理的進(jìn)行。

4結(jié)束語(yǔ)

篇4

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；有效管理

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展的背景下，建筑業(yè)作為一個(gè)潛力比較大的行業(yè)，已經(jīng)得到了不斷的發(fā)展。我國(guó)的建筑行業(yè)發(fā)展水平逐漸上升，同時(shí)不可避免的有問(wèn)題的產(chǎn)生。建筑工程的檔案資料的重要性已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)可，建筑檔案資料本身的內(nèi)容比較廣泛，對(duì)檔案資料的有效管理是具有比較大的重要性的，必須要深入探討有效的管理措施。

1 建筑工程檔案資料管理的內(nèi)涵分析

建筑工程的檔案資料主要是指建筑工程的項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始到驗(yàn)收結(jié)束整個(gè)過(guò)程中，所產(chǎn)生的過(guò)程資料。建筑檔案資料具有真實(shí)性的特點(diǎn)，同時(shí)還具有單一獨(dú)立性以及實(shí)用性。為了確保檔案資料的完整、安全以及準(zhǔn)確，必須要做好檔案資料的管理工作。建筑工程檔案資料一般應(yīng)該進(jìn)行驗(yàn)收。

建筑工程檔案資料所包含的內(nèi)容包括建筑工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及內(nèi)容比較廣泛，一般可以分為三個(gè)方面，一種是綜合性文件，主要包括計(jì)劃書(shū)、上級(jí)批準(zhǔn)文件以及政府要求拆遷等相關(guān)文件，同時(shí)還包括工程相關(guān)合同，以及審計(jì)內(nèi)容等；還有一種屬于工程施工文件資料，主要包括竣工生產(chǎn)的報(bào)告以及立項(xiàng)報(bào)告，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、變更等過(guò)程中產(chǎn)生的生成性報(bào)告等，同時(shí)還包括例會(huì)內(nèi)容、事故處理等資料。第三種工程檔案資料是屬于竣工圖。竣工圖不僅僅包括工程竣工后的圖紙，同時(shí)還包括建筑工程的平面布置圖、接線圖等。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題

建筑工程具有比較大的復(fù)雜性，所產(chǎn)生的檔案資料比較繁多，其檔案資料管理中主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）檔案管理模式比較混亂，缺乏統(tǒng)一有效的管理

在建筑工程的檔案資料管理工作中，涉及到的管理機(jī)構(gòu)比較多，不少機(jī)構(gòu)形成了專門的檔案處理室，一些機(jī)構(gòu)則并未建設(shè)，因此，在具體的建筑工程施工過(guò)程中，檔案資料的管理模式比較混亂。不少機(jī)構(gòu)的檔案管理工作并未單獨(dú)列出來(lái)，而是交給業(yè)務(wù)部人員來(lái)完成，不利于檔案資料的有效整理以及具體應(yīng)用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，未形成較深入的認(rèn)識(shí)

在建筑工程檔案資料的管理過(guò)程中，不少檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平比較低下，并未認(rèn)識(shí)到檔案資料管理的重要性，在工作態(tài)度上不認(rèn)真。現(xiàn)代信息社會(huì)，信息成為一種財(cái)富，檔案資料的管理工作的重要性逐漸凸顯，而現(xiàn)有的檔案資料管理人員的素質(zhì)水平達(dá)不到時(shí)展的要求。

（三）檔案資料有缺失現(xiàn)象，未及時(shí)進(jìn)行歸檔管理

由于建筑工程項(xiàng)目的工期一般比較長(zhǎng)，在相關(guān)檔案資料的管理中，存在部分資料丟失的情況。當(dāng)檔案資料沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)歸檔時(shí)，資料可能會(huì)丟失，進(jìn)而影響到檔案資料的歸檔工作。

3 建筑工程項(xiàng)目檔案資料有效管理方法

（―）完善建筑工程項(xiàng)目管理制度，統(tǒng)一管理模式

在建筑工程項(xiàng)目過(guò)程中，建設(shè)比較完善的建筑工程檔案資料管理制度，按照國(guó)家的政策法規(guī)將檔案資料的管理模式進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確。建筑工程檔案資料管理，必須要通過(guò)對(duì)責(zé)任的明確，保證檔案資料的真實(shí)性，進(jìn)而為建筑單位的合法權(quán)益提供必要的保障。

（二）提高檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)用多種培訓(xùn)方式

在建筑工程的檔案資料管理工作中，檔案資料管理人員是工作的核心，檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案資料管理水平。通過(guò)應(yīng)用有效的培訓(xùn)手段，促進(jìn)檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高，可以有效提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。建筑企業(yè)應(yīng)該積極開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)講師，提高培訓(xùn)效果，全面促進(jìn)檔案資料管理人員的素質(zhì)水平，同時(shí)不斷提高檔案資料的真實(shí)性，促進(jìn)歸檔工作的順利進(jìn)行。

（三）積極應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的信息化

在信息時(shí)代，建筑工程檔案資料的管理工作需要積極引進(jìn)高新技術(shù)，不斷促進(jìn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化。建筑工程企業(yè)應(yīng)該積極引入信息技術(shù)，促進(jìn)檔案資料管理的水平，通過(guò)檔案資料錄入系統(tǒng)的建設(shè)，不斷促進(jìn)檔案資料管理效率的提高，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑工程項(xiàng)目資料信息的完整以及真實(shí)錄入，有助于展開(kāi)嚴(yán)格控制。

（四）加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，促進(jìn)資料的實(shí)效性的提高

建筑工程的檔案資料在實(shí)際的工程驗(yàn)收中具有重要的應(yīng)用作用，是一種必要憑證。建筑工程的檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范，全面審核建筑工程檔案資料，并做好竣工檔案的驗(yàn)收工作，進(jìn)而提高建筑工程檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

4 結(jié)束語(yǔ)

建筑工程檔案資料管理在建筑工程中具有重要的應(yīng)用意義，建筑工程企業(yè)應(yīng)該積極應(yīng)用多種有效策略，促進(jìn)檔案資料管理水平的提高。通過(guò)提高對(duì)檔案資料管理的認(rèn)識(shí)，采用多種有效培訓(xùn)方式，以及積極運(yùn)用信息技術(shù)等有效方法，促進(jìn)建筑工程檔案資料的管理效率以及質(zhì)量的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對(duì)策研究――以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，29（12）：364-367；373.

篇5

【關(guān)鍵詞】工程檔案、管理、控制

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

【正文】工程檔案資料是指工程項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過(guò)程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。

工程項(xiàng)目檔案資料的概念和熱點(diǎn)

工程項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目提出立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程管理中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設(shè)單位在上述項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中形成并收集整理的具有歸檔保存價(jià)值的文書(shū)檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過(guò)程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測(cè)量監(jiān)測(cè)記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工驗(yàn)收資料、質(zhì)量評(píng)定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案。竣工文件包括工程規(guī)劃驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收文件、工程竣工驗(yàn)收備案文件等。

工程項(xiàng)目檔案是一個(gè)有機(jī)載體，其特點(diǎn)主要有三：

（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項(xiàng)目完整的成套性整體；

（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項(xiàng)目檔案，還是國(guó)防性建設(shè)項(xiàng)目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到建成使用的全過(guò)程；

（3）現(xiàn)實(shí)性。它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計(jì)質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗(yàn)收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護(hù)和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實(shí)性依據(jù)。

二、工程項(xiàng)目檔案資料管理的過(guò)程控制的三部曲

1. 工程檔案資料管理的事前控制

事前控制，是指工程檔案資料的質(zhì)量管理關(guān)口前移，建立工程檔案資料質(zhì)量控制機(jī)制。要從工程檔案資料材料形成開(kāi)始，把好檔案檔案資料來(lái)源即檔案資料的質(zhì)量關(guān)。把好檔案資料材料的質(zhì)量關(guān)，其關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機(jī)制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。

加強(qiáng)工程檔案資料的前期管理控制

（1）首先要做好工程項(xiàng)目編碼的劃分和編碼系統(tǒng)編制，確定本合同工程項(xiàng)目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。

（2）編制統(tǒng)一的工程質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定有關(guān)信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經(jīng)確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。

（3）編制工程項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。

建立檔案管理機(jī)構(gòu)和工作制度

（1）建立檔案管理機(jī)構(gòu)，即檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案管理工作制度，加強(qiáng)對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。

（2）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，明確工程檔案管理工作程序和各部門在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過(guò)程中的工作職責(zé)，并建立考核獎(jiǎng)罰制度。

（3）建立崗前培訓(xùn)制度，將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為檔案人員上崗前的必修課。

2．工程檔案資料管理的事中控制

事中控制，是指對(duì)工程正在進(jìn)行過(guò)程中的檔案資料的形成進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的全過(guò)程跟蹤管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)過(guò)程中，依據(jù)前期制定的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

施工檔案資料是施工過(guò)程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格的檔案資料。事中控制就是要根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行同步檢查和經(jīng)常檢查。

所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗(yàn)收階段、中間驗(yàn)收階段、交工驗(yàn)收階段等等，檢查工程原始資料是否真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量是否規(guī)范，滿足業(yè)主要求。

所謂經(jīng)常檢查就是工程檔案資料質(zhì)量檢查要進(jìn)行經(jīng)常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行及時(shí)糾正。

3．工程檔案資料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對(duì)工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對(duì)承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案驗(yàn)收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過(guò)驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行初驗(yàn)，檢查各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對(duì)所存在的問(wèn)題提出整改措施并限期整改，在工程總驗(yàn)收前檢查整改結(jié)果，提出驗(yàn)收意見(jiàn)。對(duì)于在工程檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時(shí)按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時(shí)要及時(shí)糾正。 檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開(kāi)展。

篇6

[關(guān)鍵詞]建筑工程；資料管理；問(wèn)題及策略

中圖分類號(hào)：TU353 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）40-0157-01

工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理各個(gè)環(huán)節(jié)都涉及工程質(zhì)量管理問(wèn)題。政府質(zhì)量監(jiān)督部門主要對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量及施工過(guò)程中參建各方的質(zhì)量行為和質(zhì)量保證體系、工程質(zhì)量的驗(yàn)收實(shí)施監(jiān)督，要確保為工程質(zhì)量實(shí)施有效的監(jiān)督和確保工程質(zhì)量，就需要核查有效的、完整的、準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的和高質(zhì)量的工程資料。

一、建筑工程資料管理的意義

現(xiàn)代建筑施工行業(yè)摒棄了傳統(tǒng)模式下的粗放型建設(shè)模式，追求項(xiàng)目建設(shè)更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、準(zhǔn)確化，而工程資料管理工作正是其中最重要的一環(huán)，同時(shí)也是衡量企業(yè)建設(shè)實(shí)力和管理秩序、評(píng)價(jià)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量好壞的最有效標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)建筑行業(yè)已推行的各項(xiàng)重要政策法律規(guī)定中，都對(duì)工程資料管理工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)等予以了明確要求，規(guī)定項(xiàng)目的驗(yàn)收與核定必須充分考慮到這一要素。同時(shí)，工程資料真實(shí)客觀地記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全貌，涉及項(xiàng)目技術(shù)措施、質(zhì)量控制、建設(shè)管理、安全生產(chǎn)等方方面面的信息，是項(xiàng)目后續(xù)建設(shè)過(guò)程中最可靠的原始檔案，同時(shí)，也是工程項(xiàng)目維修檢查、使用管理、改擴(kuò)建、預(yù)決算審計(jì)等工作的最主要信息憑據(jù)。因此，必須高度重視建筑工程資料的管理工作。

二、建筑工程資料管理中存在的問(wèn)題

1、重視力度不夠

由于部分檔案資料管理人員對(duì)檔案資料的歸納與整理不夠重視，同時(shí)建筑工程施工單位的監(jiān)管力度不夠，加之施工企業(yè)的管理水平不同，導(dǎo)致了在建筑工程竣工后，工程檔案資料不夠完整，或是還沒(méi)有形成。這樣不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無(wú)法很好的反應(yīng)建筑工程的施工質(zhì)量。

2、丟失問(wèn)題嚴(yán)重

工程資料的丟失是資料管理工作中較為常見(jiàn)的問(wèn)題。在檔案人員管理不善，進(jìn)度落后和我國(guó)建筑工程單位普遍不重視資料管理的大環(huán)境下，工程項(xiàng)目的資料收集一般較慢，回檔率也偏低。同時(shí)在借閱或管理人員易手情況下，缺乏妥善的管理機(jī)制配合，導(dǎo)致資料缺失。多數(shù)企業(yè)在工程竣工后，認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)完成，資料歸檔則無(wú)關(guān)緊要，因此存在普遍缺失工程主體資料，工程監(jiān)理資料及工程物資資料等現(xiàn)象，這樣不僅影響的工程進(jìn)度與質(zhì)量，延緩了竣工工程的驗(yàn)收工作，也對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)與發(fā)展造成了一定的影響。

3、缺乏科學(xué)保存機(jī)制

工程資料本身具有較高的邏輯性與嚴(yán)謹(jǐn)性，因此，在進(jìn)行工程資料歸納存檔時(shí)，也應(yīng)該遵照規(guī)定，妥善保存，不能出現(xiàn)任何疏漏和差錯(cuò)。但目前我國(guó)工程施工單位對(duì)工程資料的保存工作并不到位，需要進(jìn)行頁(yè)碼有序排列和裝訂的文件常常出現(xiàn)混亂，且相關(guān)證件的原件和復(fù)印件常常放在一起進(jìn)行保存，這使得區(qū)分選取的過(guò)程變得繁瑣，造成不必要的麻煩。部分施工單位甚至還出現(xiàn)錯(cuò)裝和部分文件內(nèi)容遺失的問(wèn)題發(fā)生，嚴(yán)重影響了建筑工程的正常開(kāi)展，造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

4、管理機(jī)制不全

由于各施工單位水平良莠不齊，多數(shù)施工單位沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)制，因此檔案機(jī)制不健全，是建筑工程資料收集與整理面臨的突出問(wèn)題，這就使得建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設(shè)同步進(jìn)行，也可能造成了有關(guān)建筑檔案資料嚴(yán)重缺失，也在一定程度上影響制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進(jìn)，更為嚴(yán)重的是也必然影響了建筑工程的施工建設(shè)及進(jìn)度。

三、規(guī)范我國(guó)建筑工程資料管理的辦法

1、加強(qiáng)工程資料管理理念的培育

加強(qiáng)工程資料管理理念的培育，是提高工程資料管理總體水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為此，應(yīng)首先抓好工程資料管理相關(guān)法律規(guī)章制度體系的建設(shè)，從制度上夯實(shí)工作的基礎(chǔ)，明確好不同單位、部門、人員在此工作上的責(zé)任。同時(shí)，還要對(duì)其進(jìn)行廣泛地宣傳，提高企業(yè)各部門人員對(duì)資料管理的重視程度，促進(jìn)全體員工養(yǎng)成良好的工程資料收集整理的習(xí)慣。另外，采取各種方式在員工中間展開(kāi)大規(guī)模的集中教育培訓(xùn)，擴(kuò)大工程資料管理知識(shí)、法規(guī)制度的教育普及范圍，使員工更加明白資料管理的價(jià)值意義、同自身工作的密切程度等。應(yīng)倡導(dǎo)將教育培訓(xùn)擴(kuò)展至企業(yè)全體員工中，包括管理層、機(jī)關(guān)人員、施工人員等，做到教育的全方位、全覆蓋，從而切實(shí)提高工程資料管理的基礎(chǔ)。

2、重視資料的收集管理過(guò)程

強(qiáng)化工程資料的收集管理過(guò)程，加強(qiáng)相關(guān)人員基本業(yè)務(wù)能力素質(zhì)培養(yǎng)，使其對(duì)工程資料收集整理的全過(guò)程要求清楚明白。資料管理人員必須認(rèn)識(shí)到，工程資料管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期基礎(chǔ)性工作，信息是否真實(shí)可靠將會(huì)影響工程項(xiàng)目的總體建設(shè)水平和最終收益，需要管理人員本身具備較強(qiáng)的責(zé)任心、使命感，需要將規(guī)范化的管理流程貫徹于資料管理工作的始終。此外，應(yīng)提倡將城建檔案工作納入到建設(shè)行政程序中，促使前者在工作方式方法、流程上有所創(chuàng)新突破。項(xiàng)目開(kāi)工前，施工方、建設(shè)單位、監(jiān)理部門等的資料員、負(fù)責(zé)人應(yīng)做好檔案資料交底工作，施工進(jìn)程中，還要定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)上的指導(dǎo)，確保工程資料管理工作取得更好的效果。

3、夯實(shí)資料管理人才隊(duì)伍建設(shè)與管理的基礎(chǔ)

應(yīng)為工程資料管理工作配備能力素質(zhì)責(zé)任心較強(qiáng)的專業(yè)性人才，確保人員素質(zhì)同崗位要求相匹配。充分挖掘企業(yè)內(nèi)部人才的潛力，鼓勵(lì)優(yōu)秀員工積極到資料管理崗位上換崗鍛煉，并將其作為員工提職晉升的重要依據(jù)。同時(shí)，將資料管理的效果納入領(lǐng)導(dǎo)干部、員工的年終考評(píng)體系中，對(duì)資料管理不好的單位、個(gè)人，應(yīng)予以嚴(yán)肅的批評(píng)和經(jīng)濟(jì)上的處罰，從而提高全體員工對(duì)這一工作的重視程度。在項(xiàng)目開(kāi)工前[3]，應(yīng)安排專門人員對(duì)工程資料實(shí)時(shí)跟蹤收集編制，整理好與項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定密切相關(guān)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，確保資料管理工作同工程施工進(jìn)度間保持同步連貫，實(shí)現(xiàn)信息上的“無(wú)縫連接”。當(dāng)工程管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)規(guī)定其必須完成資料上的交接手續(xù)，同時(shí)制訂相應(yīng)責(zé)任制，規(guī)定資料不交接好就不允許人員離崗，確保資料交接關(guān)卡不發(fā)生混亂。

4、提高工程資料的編寫(xiě)質(zhì)量

項(xiàng)目伊始，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本單位自身實(shí)際特點(diǎn)需要，在國(guó)家規(guī)章制度的許可下，對(duì)技術(shù)資料的表格樣式進(jìn)行統(tǒng)一，以便在后期資料編制整理時(shí)，查閱更加方便、使用更加順利，改變資料格式上的不規(guī)范性。嚴(yán)禁工程資料發(fā)生后期造假行為，對(duì)不符合要求的建筑取樣材料，不能給予取樣試驗(yàn)報(bào)告，防止后續(xù)一旦出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題或者改擴(kuò)建需求，工程資料無(wú)法滿足調(diào)閱查詢的需要。相關(guān)主管、監(jiān)理部門也應(yīng)定期對(duì)工程資料進(jìn)行可靠性、真實(shí)性方面的檢查，對(duì)其中出現(xiàn)的違規(guī)行為應(yīng)予以堅(jiān)決處罰，制止并責(zé)令其整改。資料管理人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)報(bào)告中的項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)事求是的填寫(xiě)，需要進(jìn)行計(jì)算的數(shù)據(jù)必須加以計(jì)算核實(shí)，不能對(duì)內(nèi)容主觀臆斷、瞎編亂造。杜絕技術(shù)資料中代簽行為的發(fā)生，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任追究制，保證資料的使用價(jià)值和可信度。當(dāng)施工進(jìn)程發(fā)生工藝、外觀、形式、結(jié)構(gòu)等方面的變化時(shí)，必須對(duì)工程竣工圖進(jìn)行重新繪制，確保圖紙真實(shí)反映出工程建設(shè)的實(shí)時(shí)變化。

結(jié)語(yǔ)

工程建設(shè)過(guò)程中應(yīng)高度重視工程檔案資料管理工作，確保實(shí)現(xiàn)工程檔案資料管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。政府質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)該對(duì)工程檔案資料管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，確保竣工檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使竣工檔案資料真正發(fā)揮憑證作用。從而留下一套真實(shí)有效、系統(tǒng)和有價(jià)值的工程建設(shè)資料。使工程建設(shè)資料管理和利用走向法制化、規(guī)范化道路，更好地為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)奠定牢固的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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［關(guān)鍵詞］ 建筑工程； 檔案資料； 管理制度； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

［中圖分類號(hào)］ G275.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1 建筑工程檔案資料歸檔范圍分析

建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據(jù)本行業(yè)的工作特性，主要包括工程和設(shè)備檔案資料。工程檔案資料是指各類報(bào)批文件（對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件及批復(fù)文件、對(duì)外收發(fā)的文件）、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理工作文件、工程的施工記錄、工程相關(guān)的會(huì)議記錄，以及各種驗(yàn)收證件、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。建筑工程設(shè)備檔案一般是評(píng)定和鑒別工程建設(shè)所使用的機(jī)械設(shè)備技術(shù)的文件資料，是實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)代化的技術(shù)保障和后勤服務(wù)，它可以確保工程技術(shù)的正常應(yīng)用，使機(jī)械設(shè)備處于最好的運(yùn)行狀態(tài)。包括建筑工程需要的預(yù)購(gòu)設(shè)備儀器的申請(qǐng)表、批復(fù)表，購(gòu)買協(xié)議與合同等；建筑器材的驗(yàn)收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗(yàn)單、隨機(jī)備件圖冊(cè)；安裝調(diào)試、試驗(yàn)記錄，存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；設(shè)備儀器的保養(yǎng)、維修、改裝、報(bào)廢處理等檔案資料。

2 建筑工程檔案資料管理人員的職責(zé)詮釋

作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛(ài)自身的本職工作，遵紀(jì)守法，具備檔案資料管理的專業(yè)知識(shí)和技能，具有較高的職業(yè)操守和良好品行，有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)。作為管理人員要有效做好工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設(shè)提供及時(shí)的服務(wù)，并且及時(shí)積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問(wèn)題，自覺(jué)接受相關(guān)部門的管理和監(jiān)督。能主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。

3 建筑工程檔案資料的保密制度研究

建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設(shè)的內(nèi)部資料，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業(yè)的工作知識(shí)、良好的職業(yè)操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不泄露公司的機(jī)密。凡涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時(shí)，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。針對(duì)加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，不允許任何人擅自拍照、復(fù)制和傳播，這些必須形成制度性的規(guī)范條例。針對(duì)無(wú)用的檔案資料，需要采取有效的措施進(jìn)行處理，但前提是保證公司機(jī)密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實(shí)行專人專職專管，在文件處理的過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任制。

4 建筑工程檔案資料存放制度分析

在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱，并且做好相關(guān)的登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，有序整理，檔案柜內(nèi)不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發(fā)現(xiàn)無(wú)關(guān)的資料需要及時(shí)清理，如缺失有關(guān)的檔案資料需要及時(shí)還原和正確處理。做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲(chóng)蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。及時(shí)檢查，如有問(wèn)題，立刻反饋，果斷處理。針對(duì)檔案資料，有關(guān)儀器設(shè)備的相關(guān)資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來(lái)使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。

5 建筑工程檔案資料安全制度簡(jiǎn)介

建筑工程的檔案資料涉及很多的商業(yè)機(jī)密，必須嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。

6 建筑工程檔案資料查閱利用制度解析

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，如需要續(xù)借的，必須嚴(yán)格規(guī)范辦理程序和手續(xù)，做好登記。對(duì)于重要的或者破損的文件資料，在查看的過(guò)程中，不得使用原件，一律使用復(fù)印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要采取有效措施，確保文件完好無(wú)損，不得任意涂畫(huà)、丟棄或者損壞，按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單后方可交付。查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上畫(huà)線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，對(duì)于造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

篇8

教務(wù)處及實(shí)訓(xùn)中心是關(guān)鍵的兩個(gè)綜合職能管理部門,相互配合協(xié)調(diào)好,建立一支有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的實(shí)訓(xùn)檔案管理人員,并保持相對(duì)穩(wěn)定,有利于加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)資料技術(shù)的管理工作,充分挖掘?qū)嵱?xùn)的潛能,為學(xué)生實(shí)踐學(xué)習(xí)活動(dòng)提供現(xiàn)代化的實(shí)訓(xùn)環(huán)境。對(duì)于專職檔案資料管理專業(yè)人員,應(yīng)與教學(xué)、科研、圖書(shū)管理人員同等對(duì)待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。并逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。為檔案部門添置必要的管理設(shè)備,以便于開(kāi)展工作。檔案資料室的設(shè)置,可設(shè)在實(shí)訓(xùn)中心辦公室,設(shè)保管專柜、多媒體室的影象信息資料專柜等。各二級(jí)學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)室也應(yīng)設(shè)實(shí)訓(xùn)檔案專柜,負(fù)責(zé)保管好院系的各種實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備資料,使檔案資料管理工作細(xì)化。實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)教師,除完成本部門本室的實(shí)訓(xùn)工作任務(wù)外,平時(shí)要注意收集整理材料,要對(duì)與本部門的實(shí)踐教學(xué)資料包括學(xué)生實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)報(bào)告歸檔。實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于管理人員的素質(zhì)。必須要求檔案管理人員,加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極學(xué)習(xí)借鑒社會(huì)上的檔案專業(yè)知識(shí)理論和管理知識(shí)理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,使實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作跟上辦公自動(dòng)化步伐,為高職院校教學(xué)、科研和其它工作服務(wù)。

高職院校實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作的規(guī)范化

要把實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)講義備齊備全,缺少的講義及時(shí)組織編寫(xiě),并把學(xué)生的實(shí)習(xí)報(bào)告作為短期實(shí)訓(xùn)檔案保存。全面普查更新補(bǔ)充由于我院列入并通過(guò)國(guó)家示范性高職院校項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收,實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備投入量大。學(xué)院合并組建初期,一些儀器設(shè)備已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展的需要,已在更新淘汰之中。在搬遷過(guò)程中,有些儀器設(shè)備沒(méi)有資料,或有的資料混亂。資料不全、遺失缺少不可避免。因此全面普查實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備管理資料,更新補(bǔ)充,有的要上網(wǎng)收集,或廠家重新提供,補(bǔ)充齊全。這是實(shí)現(xiàn)我院儀器設(shè)備檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。注重收集,加強(qiáng)管理高職院校的實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作,是一個(gè)以教學(xué)工作為中心,突出實(shí)踐教學(xué)的特點(diǎn),把儀器設(shè)備管理眾多資料及時(shí)匯總存檔的工作,歸檔的過(guò)程方法管理很重要。首先要整理收集資料,并剔除淘汰設(shè)備的無(wú)用資料,才能避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料歸檔管理,是以二級(jí)學(xué)院為劃分單位的管理檔案,分設(shè)儀器設(shè)備資料檔案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心儀器設(shè)備存檔資料表。列好檔案宗卷計(jì)劃號(hào),按年度、保管期限、起止件號(hào)等。制定儀器設(shè)備存檔資料(表),以及電子檔案(設(shè)多版本保存,防止損壞數(shù)據(jù)遺失)。按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)好儀器設(shè)備的采購(gòu)日期、儀器設(shè)備名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品資料留存明細(xì)(驅(qū)動(dòng)盤(pán)、保修期、說(shuō)明書(shū))、存放地標(biāo)示清楚。由于大部分儀器設(shè)備要長(zhǎng)期實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)使用,設(shè)備不淘汰,相應(yīng)的檔案資料也應(yīng)長(zhǎng)期保存。存檔的具體技術(shù)資料:對(duì)操作說(shuō)明書(shū)、合格證、檢定證書(shū)、保修卡、軟件光盤(pán)、使用說(shuō)明書(shū)進(jìn)行存檔保管。

高職院校實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備技術(shù)資料檔案管理工作的目標(biāo)化

篇9

關(guān)鍵詞：高速公路；監(jiān)理；檔案；措施

中圖分類號(hào)：U412文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

1、工程監(jiān)理檔案資料信息的重要性

所謂建設(shè)工程監(jiān)理是一種對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程控制管理的工作。監(jiān)理單位接受建設(shè)單位的委托，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的前、中、后期的全過(guò)程進(jìn)行控制管理，具體落實(shí)到工程項(xiàng)目的可行性研究，工程招投標(biāo)，工程施工過(guò)程控制、協(xié)調(diào)，工程竣工綜合驗(yàn)收等全過(guò)程、全方位的管理。工程監(jiān)理作為一種工程管理行為，具體體現(xiàn)在一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)理人員在實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)預(yù)定的“三控制、二管理、一協(xié)調(diào)、一履職”的監(jiān)理目標(biāo)，而形成的各種信息記錄，也就是最終的監(jiān)理檔案資料。示范監(jiān)理項(xiàng)目部創(chuàng)建成功與否，項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案資料管理工作是關(guān)鍵。

1.2、監(jiān)理檔案資料是評(píng)價(jià)監(jiān)理工作成效的重要依據(jù)，也是創(chuàng)建省示范項(xiàng)目的重要指標(biāo)之一。工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過(guò)收集、加工傳遞，以監(jiān)理檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存，成為有重要價(jià)值的監(jiān)理信息資源。監(jiān)理檔案資料管理工作，嚴(yán)格要求把監(jiān)理過(guò)程各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行及時(shí)、完整、統(tǒng)一地管理和保存，以確保文件和檔案資料的時(shí)效性、真實(shí)性、完整性。監(jiān)理資料的形成經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收的各個(gè)階段，是與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行的，因此監(jiān)理資料是評(píng)價(jià)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理工作成效的重要依據(jù)。

2、高速公路工程監(jiān)理檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1、重工程建設(shè)，輕文件材料管理

過(guò)于重視工程建筑，忽視管理，尤其是施工方案等文件的管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高速路工程在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的作用越來(lái)越突出，人們對(duì)工程的質(zhì)量越來(lái)越重視，因而參建方不僅要重視公路工程的施工質(zhì)量，而且要注重施工方案、材料等方面的管理工作。然而，在實(shí)際的施工過(guò)程中，工程資料發(fā)揮的作用是隱性的，因而常常會(huì)被忽視。施工單位在實(shí)際施工過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)工程檔案的資料缺失的情況，施工單位都比較注重施工質(zhì)量以及工程的開(kāi)展進(jìn)度問(wèn)題。對(duì)資料管理方面的問(wèn)題重視程度不夠，甚至出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。通常是在竣工后在進(jìn)行資料的整理工作，處理時(shí)間的限制再加上之前施工過(guò)程中沒(méi)有做好記錄，給相關(guān)管理工作者的工作增加了一定的難度。

2.2、工程檔案管理制度不健全

工程檔案管理制度不完善，對(duì)與質(zhì)量管理體系的制定、工程檔案資料涉及的內(nèi)容不還充足。雖然一些施工單位也開(kāi)始重視檔案資料的管理工作，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)的管理制度也不健全，這樣就導(dǎo)致后期的資料整編工作無(wú)法順利進(jìn)行。施工單位缺乏了一些控制檔案文件質(zhì)量的措施，是因?yàn)閷?duì)工程檔案資料的編制要求不明確。施工單位對(duì)質(zhì)量安全的保障體系和措施的建立，沒(méi)有將檔案管理放在領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)內(nèi)容中，也沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行高度的提升。

2.3、對(duì)平常的檔案資料管理不規(guī)范

在高速公路工程的建設(shè)施工中，在檔案管理方面雖然花費(fèi)了人力、物力、財(cái)力。但對(duì)平常檔案資料的管理并沒(méi)有形成規(guī)范的管理要求。在檔案管理的工作上，沒(méi)有認(rèn)真地收集、整理資料，對(duì)資料管理的深度不夠，最后的整編歸檔也沒(méi)有與工程進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合。高速公路工程施工的報(bào)檢，只是滿足工程的規(guī)范以及施工的質(zhì)量要求，簽認(rèn)后監(jiān)理工程師就不再過(guò)問(wèn)其他的事情了。但施工單位相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行資料的收集、整理、歸檔的過(guò)程中，并沒(méi)有專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)。

2.4、缺乏專業(yè)人員

專職檔案人員缺少，工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案人員大多是兼職人員，專業(yè)的檔案人員嚴(yán)重匱乏，有的檔案員多“半路出家”，有的檔案人員甚至由一些老弱病殘的擔(dān)任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)掌握較少。工程監(jiān)理檔案專業(yè)性很強(qiáng)，需要既懂監(jiān)理專業(yè)知識(shí)又懂檔案管理知識(shí)的人員，或者需要懂檔案管理和懂工程施工現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)理人員相互配合，但現(xiàn)實(shí)是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員肩的雖然有專業(yè)技術(shù)，但現(xiàn)場(chǎng)施工監(jiān)理水平差，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)，影響到檔案的質(zhì)量。雖然部分單位也配備了一些專門檔案管理人員，但他們?nèi)狈こ瘫O(jiān)理方面的專業(yè)知識(shí)基本不懂工程監(jiān)理；而工程監(jiān)理人員又不熟悉檔案管理的有關(guān)規(guī)定，缺少相關(guān)的知識(shí)，兩者未得到很好的配合，導(dǎo)致監(jiān)理工作與檔案工作脫節(jié)。

3、高速公路工程監(jiān)理檔案管理措施探討

3.1、設(shè)置專家資料監(jiān)理員

按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等；收集、整理本項(xiàng)目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)以及監(jiān)理工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、文件、指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制中形成的各種簽證見(jiàn)證記錄、報(bào)驗(yàn)審批資料等；對(duì)各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案。

3.2、建立健全相關(guān)管理制度

建設(shè)單位在招標(biāo)文件中明確各參建單位在項(xiàng)目文件材料的形成、整理、檔案移交等方面的義務(wù)，并在工程建設(shè)過(guò)程中采用有效的經(jīng)濟(jì)手段，將檔案與計(jì)量掛鉤，嚴(yán)格實(shí)行“資料不全不予計(jì)量”的管理模式；與信用評(píng)價(jià)掛鉤，與經(jīng)濟(jì)處罰掛鉤，對(duì)檔案滯后嚴(yán)重的必要時(shí)公示或通報(bào)監(jiān)理單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。監(jiān)理單位在管理上建立本單位檔案管理工作規(guī)章制度。組建相應(yīng)檔案機(jī)構(gòu)及分工。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過(guò)程的特點(diǎn)，實(shí)行“誰(shuí)監(jiān)理、驗(yàn)收，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。

3.2、科學(xué)管理好監(jiān)理檔案

建議監(jiān)理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：合同文件、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、綜合管理。監(jiān)理機(jī)構(gòu)采取按標(biāo)段劃分管理的原則，每個(gè)標(biāo)段采取單獨(dú)的文號(hào)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)的資料，應(yīng)與施工單位資料文號(hào)相對(duì)應(yīng)。施工過(guò)程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時(shí)能及時(shí)核對(duì)資料是否完整、文號(hào)是否一致，有利于資料的完善統(tǒng)一。要善于應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量。

3.4、實(shí)行日常動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理及獎(jiǎng)優(yōu)罰劣制度

建設(shè)管理單位按照相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范的對(duì)定和要求，層層落實(shí)檔案管理工作，督促監(jiān)理單位在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行自檢、互檢、交接檢三檢制度和檔案驗(yàn)收移交制度。在施工過(guò)程中，定期或不定期的對(duì)監(jiān)理單位內(nèi)業(yè)資料收集整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)檔案管理先進(jìn)單位和個(gè)人及時(shí)進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)公路建設(shè)檔案工作中有法不依、有章不循的違法單位和個(gè)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以促進(jìn)各單位積極性，為搞好監(jiān)理檔案管理工作提供保證。監(jiān)理單位按照規(guī)范做好每個(gè)部位監(jiān)理工作的質(zhì)量控制工作交底，明確各部位控制指標(biāo)，總監(jiān)理工程師應(yīng)不定期簽閱監(jiān)理日記及巡視現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)施工情況，督促各監(jiān)理人員按規(guī)范要求做好監(jiān)理工作。

參考文獻(xiàn)

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[3]羅超紅.公路工程監(jiān)理檔案管理[J].城建檔案，2014，03:56-57.

篇10

一、總體目標(biāo)

全面完善規(guī)范脫貧攻堅(jiān)以來(lái)產(chǎn)生的所有檔案資料，做到以事實(shí)為根據(jù)，以精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎(chǔ)，以印證性資料為要件，確保各項(xiàng)資料齊全真實(shí)，實(shí)現(xiàn)貧困戶進(jìn)出軌跡隨時(shí)可查、隨時(shí)追蹤，檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國(guó)扶貧開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)中的村戶數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容真實(shí)、過(guò)程真實(shí)、數(shù)據(jù)真實(shí)，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實(shí)可信、經(jīng)得起檢驗(yàn)。

二、主要內(nèi)容

（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內(nèi)。檔案封皮要寫(xiě)清楚戶主姓名、聯(lián)系電話、家庭住址、脫貧狀態(tài)，并根據(jù)戶內(nèi)實(shí)際情況對(duì)清單目錄進(jìn)行如實(shí)勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項(xiàng)。

1.基礎(chǔ)工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊(cè)》、分年度家庭收入測(cè)算表。

2.精準(zhǔn)幫扶方面：包括“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計(jì)劃（需上墻），義務(wù)教育階段適齡人口接受義務(wù)教育情況證明，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)（代繳）憑證，基本醫(yī)療保險(xiǎn)繳費(fèi)票據(jù)，住房安全等級(jí)認(rèn)（鑒）定表（或竣工驗(yàn)收表），住房安全達(dá)標(biāo)認(rèn)定書(shū)。

3.精準(zhǔn)退出方面：包括貧困戶退出驗(yàn)收達(dá)標(biāo)證明。

4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報(bào)銷憑證（或醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷明白卡），精準(zhǔn)扶貧專項(xiàng)貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協(xié)議），合作社帶動(dòng)協(xié)議，入股配股帶貧協(xié)議（或入股分紅憑證），入股協(xié)議書(shū)、股權(quán)證及分紅記錄表，農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)或就業(yè)技能培訓(xùn)證書(shū)，扶貧政策到戶到人明白冊(cè)。

（二）村級(jí)檔案資料。村級(jí)檔案資料要體現(xiàn)精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出全過(guò)程，按照要求分類裝檔，檔案盒標(biāo)簽要醒目清楚，便于查閱；村級(jí)檔案資料重點(diǎn)包含4類9項(xiàng)內(nèi)容。

1.基礎(chǔ)工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅(jiān)規(guī)劃。村級(jí)常住人口花名冊(cè)、駐村幫扶和結(jié)隊(duì)幫扶花名冊(cè)。

2.貧困人口動(dòng)態(tài)管理資料（按年度規(guī)范）：貧困人口識(shí)別、退出程序性資料。

3.精準(zhǔn)幫扶資料：農(nóng)村飲水安全花名冊(cè)，義務(wù)教育階段適齡人口接受教育情況花名冊(cè)，基本醫(yī)療保險(xiǎn)和享受參保資助花名冊(cè)，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺(tái)帳，產(chǎn)業(yè)和就業(yè)扶貧臺(tái)帳。

4.貧困識(shí)別退出資料：貧困村退出程序性資料。

（三）駐村幫扶工作隊(duì)資料。工作隊(duì)要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅(jiān)檔案資料的基礎(chǔ)上，及時(shí)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)駐村幫扶工作隊(duì)各項(xiàng)臺(tái)賬資料；駐村幫扶工作隊(duì)資料主要包括8項(xiàng)內(nèi)容。

1.文件類檔案資料：省、市、縣印發(fā)的脫貧攻堅(jiān)文件資料。

2.出勤請(qǐng)休假資料：考勤簽到簿、請(qǐng)銷假記錄、工作隊(duì)職責(zé)分工、輪流值班計(jì)劃表。

3.學(xué)習(xí)會(huì)議類資料：學(xué)習(xí)計(jì)劃、會(huì)議記錄、黨小組會(huì)議記錄、工作日志。

4.工作臺(tái)賬、花名冊(cè)：駐村工作隊(duì)工作臺(tái)賬、幫辦實(shí)事好事臺(tái)帳、幫扶干部進(jìn)村入戶臺(tái)帳、群眾來(lái)電來(lái)訪記錄、幫扶責(zé)任人與幫扶戶結(jié)對(duì)幫扶花名冊(cè)。

5.公示公開(kāi)臺(tái)帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項(xiàng)目公示公開(kāi)臺(tái)賬、工作交接清單、工作隊(duì)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)銷臺(tái)賬。

6.總結(jié)整改類臺(tái)帳資料：工作隊(duì)工作總結(jié)、季報(bào)表、幫扶單位臺(tái)賬、問(wèn)題整改臺(tái)帳。

7.上墻張貼資料：駐村工作隊(duì)員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊(duì)工作職責(zé)、隊(duì)內(nèi)分工，扶貧政策宣傳材料等。

8.其他資料：“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計(jì)劃村內(nèi)留存?zhèn)浞荩ぷ髁咙c(diǎn)，其他階段性工作臺(tái)帳資料等。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料。按照《省<精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》文件和村級(jí)脫貧攻堅(jiān)檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范管理。

三、工作要求

脫貧攻堅(jiān)檔案資料規(guī)范整理工作采取全面核查的方式開(kāi)展。以村為單位，對(duì)全鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有貧困人口的村實(shí)行村村過(guò)、戶戶清、項(xiàng)項(xiàng)核。由鎮(zhèn)扶貧站進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格對(duì)照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行脫貧攻堅(jiān)檔案規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類清晰、信息真實(shí)準(zhǔn)確、填寫(xiě)規(guī)范詳細(xì)。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。檔案資料是精準(zhǔn)扶貧工作的重要組成部分，是“踏石有印，抓鐵留痕”的體現(xiàn)，更是開(kāi)展精準(zhǔn)幫扶的基礎(chǔ)；各村要充分認(rèn)識(shí)脫貧攻堅(jiān)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化目標(biāo)責(zé)任，采取有力措施，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)、精準(zhǔn)意識(shí)，要深入村戶，與群眾“面對(duì)面、心貼心”算細(xì)賬、核準(zhǔn)賬，確保脫貧攻堅(jiān)檔案資料收集齊全、信息準(zhǔn)確、利用高效。