基建檔案管理范文

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篇1

1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項(xiàng)目批復(fù)、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線(xiàn)圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或?yàn)閺?fù)印件；施工文件中材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告是復(fù)印件；招投標(biāo)文件，只有評(píng)標(biāo)、議標(biāo)等文件；主要設(shè)備開(kāi)箱時(shí)由于設(shè)備部門(mén)沒(méi)有及時(shí)通知檔案人員到場(chǎng)，造成設(shè)備開(kāi)箱資料不齊全；工程改動(dòng)缺工程聯(lián)系單，工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核單等。

1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實(shí)際不符

基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實(shí)際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫(xiě)不真實(shí)；竣工圖沒(méi)有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單作相應(yīng)的修改，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性，造成與工程實(shí)際不相符。

1.3 文件填寫(xiě)或書(shū)寫(xiě)簽字不規(guī)范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報(bào)審文件中，只有施工單位申報(bào)內(nèi)容，沒(méi)有監(jiān)理單位審批意見(jiàn)，質(zhì)量驗(yàn)評(píng)等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問(wèn)題，如簽訂的合同、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)監(jiān)報(bào)告、施工記錄等用私章或用計(jì)算機(jī)打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認(rèn)；用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆、復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料簽名或書(shū)寫(xiě)，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。

2 醫(yī)院基建檔案存在問(wèn)題的原因

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只重工程建設(shè)而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；建設(shè)單位未及時(shí)制訂有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，明確基建項(xiàng)目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項(xiàng)目檔案不符合有關(guān)的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位多，工程技術(shù)人員檔案意識(shí)及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)、工程部門(mén)一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴(yán)，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實(shí)不符。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的關(guān)鍵。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將基建檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開(kāi)參建單位檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使檔案工作順利進(jìn)行。

3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建項(xiàng)目從工程建設(shè)一開(kāi)始，必須根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科技技術(shù)檔案工作條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的一整套基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，以規(guī)范基建檔案的管理。實(shí)施細(xì)則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。

3.3 檔案工作與工程建設(shè)同步管理是基建檔案管理的基礎(chǔ)

基建部門(mén)應(yīng)把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：基建項(xiàng)目開(kāi)工與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行。如果不“同步”會(huì)造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設(shè)備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補(bǔ)檔等現(xiàn)象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。

篇2

高校基建檔案是指高校在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，是高校工程建設(shè)全過(guò)程中活動(dòng)的直接記錄，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史的真實(shí)寫(xiě)照，也是涉及各方權(quán)益的依據(jù)與憑證，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理也越來(lái)越受到高校管理部門(mén)的重視。

一、高校基建檔案的作用

（一）歷史記錄作用。高校基建檔案能夠記載學(xué)校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具置，真實(shí)地反映建筑物的建設(shè)全過(guò)程本文由收集整理，包含：工程投資計(jì)劃→工程立項(xiàng)批文→工程地質(zhì)勘查→工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)→工程招、投標(biāo)→工程合同→工程施工進(jìn)程→工程竣工驗(yàn)收→工程決算→工程交付使用及工程設(shè)計(jì)變更等全過(guò)程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程具體、直觀(guān)、清楚地顯現(xiàn)出來(lái)，所含有的是大量有價(jià)值的信息。現(xiàn)今的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、改擴(kuò)建等工作離開(kāi)基建檔案都將寸步難行。

（二）憑證作用。高校基建檔案包含大量依據(jù)性文件，如上級(jí)的工程立項(xiàng)批文，以及政府相關(guān)部門(mén)的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質(zhì)量監(jiān)督、墻改節(jié)能、環(huán)境保護(hù)等相關(guān)批文，這些真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)的歷史情況，對(duì)今后的房產(chǎn)證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據(jù)和憑證作用。

（三）參考作用。當(dāng)工程項(xiàng)目進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實(shí)際情況，快速、準(zhǔn)確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設(shè)計(jì)的盲目性，節(jié)省時(shí)間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進(jìn)度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。

（四）增值作用。工程項(xiàng)目需要進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，如果沒(méi)有準(zhǔn)確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費(fèi)。例如，管網(wǎng)維修時(shí)，如果有具體的管道平面圖，就會(huì)快速準(zhǔn)確地確定管道的具置，就不會(huì)出現(xiàn)刨了埋，埋了再刨的現(xiàn)象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，直接起到增值作用，提高了經(jīng)濟(jì)效益。由此可見(jiàn)，基建檔案具有增值作用。

二、高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料不夠完整。基建工程由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專(zhuān)業(yè)廣，以及歸檔文件套數(shù)多等因素，致使基建檔案數(shù)量很龐雜。在實(shí)際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門(mén)和技術(shù)人員的手中；有些是因?yàn)闆](méi)有及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)，隨意放置，致使部分資料丟失，導(dǎo)致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，直接影響了基建檔案的質(zhì)量。

（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)，編制質(zhì)量不高。由于高校對(duì)基建檔案重視程度不高，導(dǎo)致檔案的收集、整理、編制時(shí)隨意性很大。圖紙?jiān)谑┕み^(guò)程保管不善、丟失、磨損及污染很?chē)?yán)重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導(dǎo)致面目全非。很多資料不符合歸檔規(guī)范要求。

（三）缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案知識(shí)的綜合性專(zhuān)業(yè)人員，檔案員多數(shù)由基建技術(shù)員或者專(zhuān)業(yè)檔案員兼職。基建技術(shù)員多數(shù)對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟悉，未接受過(guò)檔案方面正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)資料不能正確地進(jìn)行整理、立卷、歸檔；因?yàn)榛üぷ骶哂泻軓?qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，專(zhuān)業(yè)檔案員不熟悉基建業(yè)務(wù)，不清楚需要?dú)w檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導(dǎo)致檔案資料不完整。

（四）缺乏有效的管理和約束機(jī)制。大部分領(lǐng)導(dǎo)重視工程前期工作，如工程的立項(xiàng)、開(kāi)工、施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、投資控制等工作，卻對(duì)工程檔案管理不夠重視，這就造成高校基建檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制以及有效的管理手段。對(duì)歸檔的范圍和具體要求等沒(méi)有明確的規(guī)定，無(wú)章可循、無(wú)法可依，不能及時(shí)檢查和總結(jié)，致使基建檔案歸檔滯后、質(zhì)量不高。

三、做好高校基建檔案管理的措施

（一）展開(kāi)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內(nèi)容；其次，領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是增強(qiáng)檔案意識(shí)的關(guān)鍵；最后，強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)，由于基建檔案員大多是兼職，應(yīng)不斷提高檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中不斷地更新觀(guān)念，努力開(kāi)拓信息資源，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）設(shè)立專(zhuān)職基建檔案員，提高業(yè)務(wù)水平。基建檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。不僅要有工程建設(shè)管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此必須選配和培養(yǎng)有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管理人才擔(dān)任專(zhuān)職基建檔案員。同時(shí)，檔案管理人員要定期參加相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在掌握檔案管理工作的先進(jìn)方法的同時(shí)不斷提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

（三）構(gòu)建制度體系，完善約束機(jī)制。基建檔案工作具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、條理性、嚴(yán)謹(jǐn)性、特定性等特點(diǎn)。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于制度。因此，應(yīng)當(dāng)制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度。首先，要在學(xué)校設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)制定崗位職責(zé)，基建部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度，使檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)都按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到有法可依，有章可循。

篇3

一、我國(guó)基建檔案管理存在的問(wèn)題

基建檔案不僅是一個(gè)工程項(xiàng)目在施工建設(shè)過(guò)程中最為真實(shí)的記錄和反映，也是一個(gè)單位建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國(guó)各個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來(lái)越復(fù)雜，難度越來(lái)越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國(guó)基建檔案管理水平較為滯后的問(wèn)題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項(xiàng)目周期短則幾個(gè)月，半年，長(zhǎng)則幾年。但是，對(duì)于基建工程管理而言，場(chǎng)所是臨時(shí)租借、人員是臨時(shí)抽調(diào)、班子是臨時(shí)組合、機(jī)構(gòu)是臨時(shí)成立，所以，有些項(xiàng)目管理人員往往過(guò)于關(guān)注項(xiàng)目施工建設(shè)，而對(duì)于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問(wèn)題，甚至片面認(rèn)為基建檔案管理浪費(fèi)時(shí)間精力。在項(xiàng)目施工建設(shè)中，只注重施工進(jìn)度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因?yàn)槭桥R時(shí)抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人員根本不重視對(duì)基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過(guò)程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實(shí)遺漏。

第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項(xiàng)目建設(shè)用地基本上都是由國(guó)家劃撥而來(lái)的，但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目更多是通過(guò)競(jìng)拍才能獲得的，而且在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過(guò)招投標(biāo)程序才能夠產(chǎn)生；在項(xiàng)目施工建設(shè)過(guò)程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等建設(shè)過(guò)程，在這些基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，都離不開(kāi)項(xiàng)目運(yùn)作，這是基建檔案管理所面臨的一個(gè)新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設(shè)的程序更為復(fù)雜化。但是，應(yīng)該說(shuō)基建檔案管理的每次改革和每個(gè)變化都是一個(gè)新的學(xué)習(xí)過(guò)程，都是一個(gè)新的嘗試，而在這個(gè)學(xué)習(xí)嘗試的過(guò)程中，我國(guó)基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，對(duì)于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。

第三，缺少足夠勝任新形勢(shì)下基建檔案管理人員。目前，我國(guó)基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類(lèi)問(wèn)題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時(shí)指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，難以有效進(jìn)行檔案的搜集整理、歸檔、開(kāi)發(fā)利用；其次，在基建工程施工過(guò)程中往往面臨著人手缺少問(wèn)題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務(wù)較為繁雜，工作量較大，對(duì)于檔案工作往往也是出于疲憊應(yīng)付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行編目、檢索、開(kāi)發(fā)、利用。

二、我國(guó)基建檔案管理完善對(duì)策

第一，要不斷增加基建檔案管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)。基建檔案管理利用不僅是檔案管理工作的職責(zé)，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢(xún)利用。因此，基建檔案管理部門(mén)的工作人員要能夠不斷提升服務(wù)意識(shí)，加大對(duì)館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對(duì)于檔案管理部門(mén)的工作職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)非常神秘的部門(mén)，不能輕易涉足，

針對(duì)基建檔案管理存在的這種問(wèn)題，需要不斷加大對(duì)基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問(wèn)題。在對(duì)基建檔案宣傳的過(guò)程中，檔案管理人員要能夠強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時(shí)，促使檔案管理水平的提高。

第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，除了強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)以外，還需提高相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)和重視程度，只有各個(gè)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個(gè)協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，才能夠使各個(gè)部門(mén)主動(dòng)搜集整理基建檔案材料，并及時(shí)整理歸檔。任何一個(gè)工作的完成都離不開(kāi)一個(gè)良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。

第三，要不斷完善基建檔案的各項(xiàng)管理制度。目前，我國(guó)各個(gè)單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來(lái)看，各個(gè)基建單位也要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。

第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。為更好提高檔案管理水平，提高高校基建檔案管理水平，要不斷加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。基建檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務(wù)水平，確保基建檔案的工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對(duì)于檔案管理人員新要求，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。基建檔案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)手段，促使基建檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建、檔案管理、問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、前言

進(jìn)入新世紀(jì)，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，各醫(yī)院的新建、改擴(kuò)建工程數(shù)量不斷增加，伴隨其形成的大量醫(yī)院基建檔案也越來(lái)越凸顯出重要性。醫(yī)院基建檔案屬于科技檔案范疇，是醫(yī)院在基建管理和基建工程項(xiàng)目，包括項(xiàng)目設(shè)想的提出、立項(xiàng)審批 、方案設(shè)計(jì)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工、竣工、交付使用等整個(gè)過(guò)程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料。

二、醫(yī)院基建檔案管理概述

1. 醫(yī)院基建檔案管理的重要意義

基建檔案管理的最根本的目的是記載基建在使用、改建、維修的過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)的記錄，它以文字、圖、表等方式記載基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀。醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設(shè)的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史痕跡和現(xiàn)狀，及時(shí)收集了基建活動(dòng)過(guò)程中的各種洽商變更、合同協(xié)議、報(bào)批文件等各類(lèi)資料，以及使用過(guò)程中的改建、設(shè)備、裝修、安裝等施工過(guò)程和結(jié)果的詳細(xì)記錄。它既為醫(yī)院的建設(shè)、管理、維修、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的社會(huì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。

2.醫(yī)院基建檔案管理的主要特點(diǎn)

（1）基建項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，影響完整率

基建工程要經(jīng)過(guò)提議、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收并投入使用一個(gè)完整周期，在實(shí)際操作過(guò)程中還可能遇到資金不到位、設(shè)計(jì)變更、增加預(yù)算和不可抗力客觀(guān)因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設(shè)時(shí)間，使基建檔案材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項(xiàng)目卻重要和隱蔽而負(fù)責(zé)人員眾多，不僅易漏責(zé)任人的簽字蓋章，還容易丟失不見(jiàn)。

（2）基建項(xiàng)目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率

一項(xiàng)基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設(shè)計(jì)和勘察、建設(shè)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購(gòu)等十幾家甚至幾十家部門(mén)單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門(mén)、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識(shí)淡薄，在文化程度、業(yè)務(wù)技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對(duì)基建檔案形成的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集歸檔范圍把握不準(zhǔn)確，造成基建材料收集不齊全。

（3）基建項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，影響準(zhǔn)確率

基建材料產(chǎn)生于多個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，有報(bào)建審批表、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書(shū)、合同協(xié)議書(shū)等文字文書(shū)材料，還有紅線(xiàn)圖、施工執(zhí)照、驗(yàn)收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書(shū)等報(bào)表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目運(yùn)作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個(gè)階段要收集上來(lái)，則不能按時(shí)收集每一個(gè)環(huán)節(jié)的原始材料。

三、現(xiàn)階段醫(yī)院基建檔案管理存在的一些問(wèn)題

1. 基建檔案的歸檔流程缺乏系統(tǒng)性

由于對(duì)基建檔案管理的不重視，導(dǎo)致醫(yī)院并沒(méi)有建立完善的基建檔案管理制度，缺乏系統(tǒng)性的基建檔案規(guī)整流程，對(duì)于哪些資料應(yīng)當(dāng)保存、哪些資料可以緩存并沒(méi)有具體規(guī)定，也沒(méi)有明確的目標(biāo)，由此導(dǎo)致基建檔案管理無(wú)法形成統(tǒng)一的歸口管理。在醫(yī)院管理的過(guò)程中，經(jīng)常為出現(xiàn)基建檔案管理人員僅憑自己經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行資料保存的情況，缺乏系統(tǒng)性，由此導(dǎo)致對(duì)于資料的查找具有很大難度，在很大程度上影響到了基建工作進(jìn)行的效率，不利于醫(yī)院管理水平的提升。

2. 基建檔案管理工作的基礎(chǔ)較為薄弱

在很多醫(yī)院里，由于對(duì)于基建工作不夠重視，導(dǎo)致基建檔案管理缺乏相應(yīng)的管理人員及檔案存儲(chǔ)室，對(duì)于醫(yī)院中的房屋建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施配備等都缺乏專(zhuān)門(mén)的管理人員。一些檔案資料僅掌握在基建現(xiàn)場(chǎng)代表或者是其他相關(guān)人員的手中，有些項(xiàng)目在實(shí)施后并沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行歸類(lèi)整理，形成檔案，沒(méi)有進(jìn)行存儲(chǔ)，由此導(dǎo)致相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施配備資料不完善。當(dāng)醫(yī)院在進(jìn)行進(jìn)一步擴(kuò)建的過(guò)程中缺乏相關(guān)的建筑資料及設(shè)施配備資料，從而導(dǎo)致醫(yī)院的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施在維護(hù)過(guò)程中困難重重。

3. 基建檔案管理人員的素質(zhì)不高

由于醫(yī)院對(duì)于基建工作缺乏重視，很多時(shí)候?qū)τ卺t(yī)院基建檔案資料的管理都只是由現(xiàn)場(chǎng)代表進(jìn)行管理，其他的資料收集人員也并非是專(zhuān)業(yè)人員出身，很多檔案收集人員對(duì)于基建檔案的管理知識(shí)知之甚少，隨著醫(yī)院基建工作的日益復(fù)雜，檔案管理人員的現(xiàn)有能力越來(lái)越不能夠滿(mǎn)足醫(yī)院管理需要，甚至在一定程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。

四、如何做好醫(yī)院基建檔案管理工作

1. 強(qiáng)化收集，監(jiān)督指導(dǎo)工作

基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個(gè)單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門(mén)在項(xiàng)目各個(gè)階段有不同的收集任務(wù)，作為建設(shè)單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項(xiàng)目，了解該項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時(shí)做到心中有數(shù)。

2. 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任到人，建立基建檔案預(yù)立卷制度

基建工程質(zhì)量是“百年大計(jì)”，反映醫(yī)院基本建設(shè)的整體水平。而基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院工程項(xiàng)目管理過(guò)程和項(xiàng)目實(shí)體的全面貌，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識(shí)，把基建檔案收集管理工作納入到基建項(xiàng)目管理和考核全過(guò)程。有分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)專(zhuān)職檔案資料管理員全程專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)各部門(mén)、每個(gè)階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作同時(shí)及時(shí)收集和上交產(chǎn)生在本部門(mén)的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡(luò)體系。

基建工程專(zhuān)職檔案資料員要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰(shuí)形成文件資料誰(shuí)負(fù)責(zé)收集立卷”的預(yù)立卷工作，如合同協(xié)議書(shū)必須是正本，不能是草稿或副本; 簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍(lán)、紅墨水; 驗(yàn)收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏; 文件要保存原件，不能使用復(fù)印件; 工程圖紙要標(biāo)注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專(zhuān)職資料員要在每個(gè)階段及時(shí)整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項(xiàng)目竣工時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，卻因時(shí)間過(guò)久而找不到相關(guān)人員和部門(mén)彌補(bǔ)的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗(yàn)收的損失。

3. 不斷提高基建檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段醫(yī)院基建檔案管理水平無(wú)法提高的主要原因在于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取有效措施提高其素養(yǎng)。對(duì)于基建檔案管理人員，首先要求其懂得建筑工程的專(zhuān)業(yè)人才，熟悉工程建設(shè)，并參與到整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，以確保檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。同時(shí)，醫(yī)院還要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，以確保其素質(zhì)的提高，從而更好地滿(mǎn)足醫(yī)院管理需要，實(shí)現(xiàn)其管理水平的提升。只有不斷促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升，才能夠?qū)?fù)雜繁瑣的工作轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單的工作，以滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。

4. 對(duì)醫(yī)院基建檔案實(shí)行信息化管理

現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院已對(duì)病歷、財(cái)會(huì)、文書(shū)和人事等檔案實(shí)行了信息化管理，尤其是病歷和財(cái)會(huì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，大大提高了醫(yī)院工作效率。然而，醫(yī)院基建檔案卻還停留在傳統(tǒng)管理方式上，或只是采用一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)文檔輔助管理手段，這顯然與醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展水平不相稱(chēng)。因此，對(duì)醫(yī)院基建檔案實(shí)行信息化管理是勢(shì)在必行的。基建檔案的數(shù)量較大，而且大部分內(nèi)容平時(shí)極少利用得上，所以沒(méi)必要進(jìn)行全部數(shù)字化，只需對(duì)其中較為常用的部分進(jìn)行掃描即可。在軟件管理方面，既可以為基建檔案開(kāi)發(fā)一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)；也可以將基建檔案整合到綜合檔案管理系統(tǒng)中。在管理系統(tǒng)中還可以增加一個(gè)工程檔案收集的功能，使基建檔案從開(kāi)始收集到最后利用實(shí)現(xiàn)全程信息化管理。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院基建檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范長(zhǎng)期做好基建檔案的管理工作并非易事，檔案人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)其重要性，努力做好醫(yī)院基建檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

［1］羅軍強(qiáng)：《醫(yī)院改擴(kuò)建基建檔案管理之我見(jiàn)》，《中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志》， 2010年07期

篇5

摘 要 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來(lái)越顯著。然而，一直以來(lái)人們對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案管理制度得不到健全。檔案管理工作關(guān)乎社會(huì)穩(wěn)定，因此，需要做好檔案管理工作，文章分析了檔案管理現(xiàn)狀，提出了應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞 檔案 檔案管理問(wèn)題 檔案管理措施

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）基建檔案管理人員專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)缺乏，管理水平低。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)模糊，收集資料不及時(shí)、整理規(guī)范不明確。有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)工程驗(yàn)收不科學(xué)，結(jié)算不準(zhǔn)時(shí)以及歸檔時(shí)間漫長(zhǎng)等現(xiàn)象。沒(méi)有科學(xué)的監(jiān)管機(jī)制，崗位職責(zé)就難以被落實(shí)下來(lái)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，追究起來(lái)就會(huì)混亂。目前，很多從事基建檔案管理工作的人員并非專(zhuān)業(yè)人員，兼職及半路改行的現(xiàn)象較多，這現(xiàn)象急需改變，他們?nèi)狈φ_的理論知識(shí)，這些是很多企業(yè)普遍存在的檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)中，系統(tǒng)的分類(lèi)是實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化，高效化重要舉措，企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平還不夠，檔案細(xì)化分類(lèi)還沒(méi)真正落實(shí)。

（二）基建檔案管理涉及到的部門(mén)比較多，管理難度比較大，而管理檔案工作的人數(shù)少。檔案管理部門(mén)的日常工作，一般都會(huì)涉及到工程、技術(shù)及經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等。各部門(mén)對(duì)檔案管理不重視，檔案管理工作混亂，這必然阻礙檔案管理工作順利開(kāi)展。工作中，同業(yè)務(wù)部門(mén)溝通匱乏，使得歸檔管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。當(dāng)下，企業(yè)內(nèi)部橫向檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)檔案管理集約化、管理自動(dòng)化和存儲(chǔ)數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)檔案高效能力還比較低。同時(shí)，企業(yè)缺乏軟件設(shè)計(jì)、軟件分析等高素質(zhì)人才，檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)緩慢，也導(dǎo)致系統(tǒng)維護(hù)工作跟不上國(guó)際先進(jìn)水平。

（三）檔案管理手段單一缺乏高科技管理設(shè)備。在某些企業(yè)的檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有健全相應(yīng)的設(shè)備管理工具，檔案信息更新速度緩慢，特殊的檔案載體需要有特殊的存放地點(diǎn)，如光盤(pán)的存放需要有的防磁柜，實(shí)物檔案根據(jù)管理規(guī)范也要有專(zhuān)門(mén)存放的地點(diǎn)，但是有些企業(yè)對(duì)小規(guī)模特殊檔案的存放并不重視，這種情況普遍存在，也致使這類(lèi)檔案管理的缺失。不論是以何種形勢(shì)存在的檔案類(lèi)型，都是承載了歷史的真實(shí)性，都是不可或缺的，在檔案管理的規(guī)范中都需要有同等的重視。

二、檔案管理措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立起科學(xué)管理檔案理念，動(dòng)員全體員工明確檔案管理重要性，能夠科學(xué)的去看待檔案管理事業(yè)。因此，爭(zhēng)取獲得領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，這是提升企業(yè)檔案管理重要舉措之一。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層都達(dá)成了共識(shí)，并且明確了檔案管理工作的重要性，在工作進(jìn)程中，他們便會(huì)積極協(xié)調(diào)，使得檔案管理工作進(jìn)一步提升。要嚴(yán)格根據(jù)制度開(kāi)展檔案管理工作。制度是檔案管理工作主要依據(jù)，也是硬性指標(biāo)要求。檔案管理部門(mén)根據(jù)我國(guó)制度的《檔案法》對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理，將其納入日常管理工作中。另外，建立起專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的機(jī)構(gòu)，分配責(zé)任，落實(shí)責(zé)任制。還需加強(qiáng)工程技術(shù)人員以及檔案人員業(yè)務(wù)溝通工作，為檔案管理開(kāi)啟新道。進(jìn)行基礎(chǔ)檔案管理工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，整理歸納，做好驗(yàn)收工作文件整合。分類(lèi)管理工作至關(guān)重要，要將其分門(mén)別類(lèi)的放置好，集中歸檔，使得單位檔案管理形成體系。各項(xiàng)資料實(shí)現(xiàn)逐級(jí)分管，對(duì)檔案的歸檔時(shí)間，歸檔周期以及歸檔部門(mén)都要?jiǎng)討B(tài)跟進(jìn)，保障歸檔工作順利開(kāi)展。

（二）堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度，學(xué)習(xí)的內(nèi)容主要是《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。堅(jiān)持學(xué)習(xí)教育活動(dòng)富有成效，可以全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。

（三）完善各項(xiàng)規(guī)章制度，在實(shí)際工作進(jìn)程中，要將歸檔工作落到實(shí)處，嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，創(chuàng)新完善檔案編目、使用、保護(hù)等方面工作。同時(shí)，提升檔案管理透明度，檔案管理使用效率提高，真正做到落實(shí)責(zé)任。同時(shí)，需要加強(qiáng)檔案宣傳工作。檔案宣傳工作毋容置疑要跟進(jìn)，宣傳力度落實(shí)之后，還需開(kāi)展多次人員會(huì)議工作，集中學(xué)習(xí)檔案管理內(nèi)容，學(xué)習(xí)其他企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理方法，這能獲得極大的進(jìn)步。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平快速提升，人們生活在物欲橫流的社會(huì)里，檔案管理工作卻發(fā)展緩慢。社會(huì)新聞時(shí)常報(bào)道，各類(lèi)工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，例如：垮塌、地基下陷、發(fā)生裂縫傾斜等等。一旦出現(xiàn)問(wèn)題需要究其原因，各方便開(kāi)始推諉責(zé)任，工程質(zhì)量問(wèn)題沒(méi)有承擔(dān)方，無(wú)法追究責(zé)任。想要確定哪方面的質(zhì)量問(wèn)題，還需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力。從中可以看出，如果每一步的工程建設(shè)資料都是齊全完整準(zhǔn)確的，入檔驗(yàn)收也是按規(guī)守則的完成的，那么在問(wèn)題發(fā)生時(shí)就能節(jié)省多少不必要花費(fèi)的時(shí)間金錢(qián)，由此可見(jiàn)建立健全檔案管理的規(guī)范是如此的重要，它重要到關(guān)乎民生，因此，作為檔案管理工作中的一員我們更是責(zé)無(wú)旁貸。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮惠玲.從文獻(xiàn)管理到基于信息資源的管理――圖書(shū)情報(bào)與檔案管理學(xué)科的創(chuàng)新發(fā)展之路[J].情報(bào)資料工作，PKU CSSCI-2013.3.

篇6

關(guān)鍵詞高校;基建檔案;檔案管理;對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1673-9671-(2010)032-0183-01

高校基建檔案是高校檔案的重要組成部分,是高等學(xué)校在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的和積累起來(lái)的各類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料,是各種建筑物、構(gòu)筑物及地上地下管線(xiàn)等基本建設(shè)工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中的直接記錄,包括基建文件檔案材料、施工文件檔案材料、竣工圖紙檔案材料。如何科學(xué)管理好基建檔案資料,充分發(fā)揮它的作用,成為擺在每個(gè)基建檔案管理人員面前刻不容緩的問(wèn)題。

1加強(qiáng)高校基建檔案管理的意義

1.1為高校基本建設(shè)發(fā)展提供憑證

基建檔案不僅記錄了學(xué)校建設(shè)的實(shí)際經(jīng)過(guò),而且記錄了人們?cè)诮ㄔO(shè)活動(dòng)中所取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及創(chuàng)造出的成果,因此,基建檔案是人們查考過(guò)去的情況,掌握歷史材料,研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實(shí)地勘探圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工進(jìn)程、竣工驗(yàn)收及各類(lèi)報(bào)告、來(lái)往文書(shū)、圖表、數(shù)據(jù)等都有系統(tǒng)的記錄,這些記錄將會(huì)是考察歷史和處理問(wèn)題的科學(xué)依據(jù)。

1.2為高校基建科學(xué)發(fā)展提供了參考

檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)踐證明,學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理是離不開(kāi)基建檔案的。高校基建檔案不僅是歷史的真實(shí)寫(xiě)照,同時(shí)原建筑工程地質(zhì)資料和施工設(shè)計(jì)圖紙是工程改建、擴(kuò)建,或?qū)ζ茐暮笾匦禄謴?fù)的重要依據(jù)。特別對(duì)那些深埋地下的各種管線(xiàn)及隱蔽工程進(jìn)行檢查和維修時(shí),地面上看不到、摸不著,不能準(zhǔn)確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術(shù)人員便可根據(jù)相關(guān)檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節(jié)約時(shí)間,而且可以節(jié)約經(jīng)費(fèi),提高工作效率。若檔案材料不齊全、圖物不符,改建、擴(kuò)建、維修也就無(wú)從下手,必然會(huì)造成人力、物力和財(cái)力的巨大浪費(fèi)。

1.3為學(xué)校維權(quán)提供了佐證

由于歷史的原因,過(guò)去在相關(guān)制度方面不完善,在學(xué)校權(quán)屬、土地糾紛等方面,許多高校一直存在著與周邊單位或農(nóng)民地界爭(zhēng)議問(wèn)題。科學(xué)管理,充分利用好基本建設(shè)檔案,能夠有效維護(hù)產(chǎn)權(quán)所有者,解決好這些爭(zhēng)議糾紛,可以讓檔案發(fā)揮其獨(dú)特的功能優(yōu)勢(shì)。因?yàn)榛n案真實(shí)地記載了學(xué)校房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的全過(guò)程,是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)。

2高校基建檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1檔案意識(shí)不強(qiáng)

一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有把檔案工作放到應(yīng)有位置,重視基建工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量和資金投入,而忽視基建工程檔案管理工作。另一方面,建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理各方的職能部門(mén)、相關(guān)工作人員,檔案意識(shí)不強(qiáng),素質(zhì)不高。他們甚至都不知道資料的收集范圍,總以為收集檔案材料是分外的事,工作積極性不高,加上管理措施不力,結(jié)果是大量重要的資料丟失,嚴(yán)重影響了檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

2.2基建檔案自身的特殊性易造成歸檔難

基建檔案具有專(zhuān)業(yè)性、成套性和效益的潛在性等特點(diǎn),在一定程度上造成了收集歸檔難。首先,基建檔案專(zhuān)業(yè)性要求兼職檔案員既要了解檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),又要熟悉基本建設(shè)的相關(guān)知識(shí),專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)使立卷工作難度大,要求高。目前高校基建部門(mén)普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案知識(shí)的人員,而兼職檔案員工作任務(wù)繁雜,對(duì)基建檔案無(wú)暇顧及,工作上力不從心。再加上基建項(xiàng)目參建單位的專(zhuān)(兼)職檔案人員變動(dòng)頻繁,導(dǎo)致檔案收集工作不到位。其次,基建檔案形成于基建工程的建設(shè)過(guò)程中,周期短則數(shù)月,長(zhǎng)則數(shù)年,檔案又形成于設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等多個(gè)部門(mén),牽扯到很多方面,并且這些方面又環(huán)環(huán)相扣、聯(lián)系緊密。其整體性要求易造成收集難。再次,由于基建檔案的主要作用是為日后的管理、維修、改建等提供依據(jù),沒(méi)有立竿見(jiàn)影的效益,其效益的潛在性、滯后性使某些人認(rèn)為建立基建檔案是費(fèi)時(shí)、費(fèi)力而無(wú)效益的勞動(dòng),從而造成基建檔案無(wú)專(zhuān)人管理,丟失嚴(yán)重,導(dǎo)致無(wú)法彌補(bǔ)的損失,影響工程后續(xù)維護(hù)和利用。

2.3高校基建檔案提供利用方式單一

建立基建檔案的最終目的是為了利用。目前,高校基建檔案的提供利用,除個(gè)別電話(huà)查詢(xún)外,多為利用者親自到檔案部門(mén)說(shuō)明要利用檔案的內(nèi)容,檔案工作人員手工檢索,提供檔案原件供利用者查詢(xún)或借閱。這種利用方式有許多弊端,因頻繁使用,原件(特別是圖紙)易破損,且不能保證其安全。因此傳統(tǒng)的檔案檢索利用方式已滿(mǎn)足不了信息社會(huì)發(fā)展的要求。

3加強(qiáng)高校基建檔案管理工作的對(duì)策

3.1宣傳檔案法規(guī),增強(qiáng)基建檔案意識(shí)

首先,應(yīng)大力宣傳檔案法規(guī),加強(qiáng)法制觀(guān)念。高校要利用各種形式,廣泛宣傳檔案法規(guī),做到依法治檔,使各基建檔案相關(guān)部門(mén)認(rèn)識(shí)到基建檔案工作的重要性。其次,應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校基建部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。學(xué)校基建部門(mén)是學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的直接管理單位,肩負(fù)著全校房屋建設(shè)和舊房修繕維護(hù)的重任。從而學(xué)校基建部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)是搞好學(xué)校基建檔案收集工作的保證。同時(shí)學(xué)校檔案部門(mén)也要與基建部門(mén)等其他相關(guān)職能部門(mén)及時(shí)聯(lián)系、及時(shí)溝通,建立完善的機(jī)制和健全的基建檔案歸檔制度。在基建項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí),應(yīng)將檔案工作納入到工程的各個(gè)階段,納入基建人員職責(zé)范圍之中。基建管理部門(mén)作為基建檔案歸檔單位和使用單位,應(yīng)當(dāng)自覺(jué)提高各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺(jué)性。并加強(qiáng)制度建設(shè),有合理科學(xué)的工作流程,形成人人尊重制度,個(gè)個(gè)按章辦事的風(fēng)氣,經(jīng)常性督促檢查,確保基建檔案工作做好。

3.2明確各方職責(zé),建立基建檔案收集的網(wǎng)絡(luò)體系

面對(duì)基建檔案收集、歸檔難這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,應(yīng)明確工程建設(shè)各方職責(zé),責(zé)任到人,建立一個(gè)層次分明、責(zé)任明確的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。其具體做法:一是明確學(xué)校內(nèi)部檔案工作的職責(zé)。由于工程建設(shè)大多以基建部門(mén)或?yàn)樾滦^(qū)建設(shè)成立的基建工程指揮部負(fù)責(zé),因此,基建檔案應(yīng)明確由基建部門(mén)或新校區(qū)基建工程建設(shè)指揮部為主,學(xué)校檔案部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收入庫(kù)的內(nèi)部管理模式。二是明確建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等各方職責(zé)。建立基建檔案收集責(zé)任制度,檔案收集檢查監(jiān)督制度等。如文件、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)等由文書(shū)負(fù)責(zé)收集;合同、協(xié)議、審批手續(xù)等由負(fù)責(zé)印章管理人員來(lái)收集;預(yù)決算由預(yù)算人員收集;施工記錄、驗(yàn)收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員收集;項(xiàng)目決算,固定資產(chǎn)投資等由審計(jì)人員收集;最后由檔案員負(fù)責(zé)匯總,所形成的檔案就會(huì)不漏、不缺,有資料、有分析,否則讓哪一個(gè)人來(lái)完成這項(xiàng)工作都是難以勝任的。三是基建檔案收集與工程撥款掛鉤。在施工合同、設(shè)計(jì)合同和監(jiān)理合同中,應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)基建檔案工作提出的具體要求,在明確結(jié)算工程款時(shí),設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各方負(fù)責(zé)的檔案資料必須經(jīng)驗(yàn)收合格后方可支付,從經(jīng)濟(jì)上對(duì)各方予以約束。

3.3加強(qiáng)硬件建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

傳統(tǒng)的基建檔案資料主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體,不便于管理和使用,且易損壞。隨著計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)的普及,檔案管理也從傳統(tǒng)型管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理,從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理過(guò)渡,逐步采用先進(jìn)技術(shù)管理。在設(shè)備配備上要加大投入力度,添置和更新計(jì)算機(jī)、工程復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施,采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件來(lái)進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用,并結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體技術(shù),實(shí)現(xiàn)基建檔案收集、歸檔和利用的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

篇7

關(guān)鍵詞　高校　基建檔案　管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近幾年，我國(guó)的高等教育發(fā)展較快，高校基本建設(shè)的投資規(guī)模也逐步擴(kuò)大，很多高校都將院校進(jìn)行了擴(kuò)建、改建，成立了多所分校，或?qū)⒃盒ｉg合并與重組，這些都使高校發(fā)展日益壯大，那么高校的基建檔案管理工作也必須要跟上形勢(shì)，在加強(qiáng)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時(shí)，也要做好基建檔案管理工作。因此，筆者針對(duì)提高基建檔案管理工作淺談以下幾點(diǎn)看法。

一、明確高校基建檔案的概念

高校基建檔案是高校檔案的組成部分之一，是高校進(jìn)行整體建設(shè)、規(guī)劃的重要組成部分，它是在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、 圖表及聲像載體，它不僅是學(xué)校建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)記錄，更是為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)和參考依據(jù)。

二、抓住高校基建檔案建設(shè)的特點(diǎn)，提高檔案管理建設(shè)工作

基建檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、在收集、整理過(guò)程中又涉及較多單位，使其對(duì)高校基建檔案在自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、方便性上都提出了更高的要求，采用科學(xué)現(xiàn)代化的管理方法管理檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化改革發(fā)展的需求，也是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在，其特點(diǎn)表現(xiàn)為：

（一）廣泛性。

每一個(gè)基建項(xiàng)目從項(xiàng)目開(kāi)工前到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的審批、設(shè)計(jì)、材料來(lái)源涉及政府部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)、施工及監(jiān)理等多處單位的評(píng)定。

（二）成套性。

形成完整的基建檔案,需要工程項(xiàng)目前期到竣工驗(yàn)收后，每一項(xiàng)活動(dòng)、每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄, 其完整性決定每一個(gè)單項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的銜接。

（三）專(zhuān)業(yè)性。

基建檔案技術(shù)含量高，基本建設(shè)過(guò)程涉及到設(shè)計(jì)、 勘探、 施工、 安裝、 消防等多種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容, 也是今后維修、驗(yàn)收、審查提供的唯一依據(jù)。

（四）龐大性。

基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專(zhuān)業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，所形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他檔案多。

（五）實(shí)用性。

學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建、改建；以后基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)、修理和對(duì)房屋的翻新改造；解決工程經(jīng)濟(jì)、土地、質(zhì)量事故糾紛等相關(guān)管理工作,基建檔案起到了尤為重要的證明作用。

（六）原始記錄性。

基建檔案記錄了每一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，真實(shí)反映了從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工過(guò)程中直接形成的歷史記錄，為基建工程以后的決策及規(guī)劃提供了有效的依據(jù)和憑證。

（七）滯后性。

由于基建項(xiàng)目是一個(gè)周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、投資大的工程建設(shè)過(guò)程, 且涉及面寬而廣,當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改后要進(jìn)一步對(duì)其整理文檔材料，因而基建檔案的形成相對(duì)滯后。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，隨著高校基建項(xiàng)目的不斷擴(kuò)大，但基建檔案的管理卻沒(méi)有同步前進(jìn)，其檔案信息與利用率之間還存在著很大偏差，檔案資源沒(méi)有得到有效的共享與發(fā)揮用途，嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值與學(xué)校發(fā)展工作，其存在的問(wèn)題主要?dú)w納為以下幾點(diǎn)：

(一 )檔案管理意識(shí)淡薄。

基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，因缺乏有效的管理和約束機(jī)制，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，造成基建檔案的材料收集不齊全、質(zhì)量不高、存檔圖紙不完整，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員，歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，嚴(yán)重滯后了基建檔案工作。

（二）基建歸檔質(zhì)量不高。

由于基建工程和檔案的專(zhuān)業(yè)性，基建檔案人員不僅要對(duì)基建項(xiàng)目的運(yùn)作熟知，也要掌握基建檔案的整理工作。工程人員和檔案人員互相不了解專(zhuān)業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力及相互溝通，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件, 或者一些簽字、 蓋章都不全, 失去原有作用；文件歸檔材料、 紙張大小不統(tǒng)一, 個(gè)別材料用鉛筆、 圓珠筆書(shū)寫(xiě), 字跡模糊，對(duì)檔案資料簡(jiǎn)單裝訂、圖紙隨意折疊，沒(méi)有系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)化地按照要求管理,甚至還有經(jīng)手人員將項(xiàng)目資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子, 沒(méi)有及時(shí)把資料移交給檔案員歸檔的現(xiàn)象, 造成不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，材料文件處在分散、損壞、丟失等情況下，直接影響了基建歸檔質(zhì)量,制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）紙字檔案利用存在弊端。

基建檔案的材料套數(shù)多及復(fù)雜性，在長(zhǎng)期利用中提供檔案原件和復(fù)印件時(shí)，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過(guò)程中遺失、缺漏等問(wèn)題，將每一個(gè)項(xiàng)目的同種圖紙用線(xiàn)裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性，但利用起來(lái)不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。

三、結(jié)合實(shí)際問(wèn)題，合理提升治檔質(zhì)量

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念，樹(shù)立科學(xué)理念。

“全員參與”和“與供方互利”是根本上提高基建檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。學(xué)校各部門(mén)及教職員工不僅是學(xué)校檔案利用者，同時(shí)也是高校檔案的最大供給方。本著“以人為本”，樹(shù)立科學(xué)的檔案觀(guān)，加強(qiáng)檔案宣傳力度，將收集、管理和保護(hù)好學(xué)校檔案資源成為全校每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)，使其變被動(dòng)為主動(dòng)，真切體會(huì)到“我為檔案，檔案為我”的責(zé)任意識(shí)。

（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。

基建項(xiàng)目因其周期長(zhǎng)、復(fù)雜性等特點(diǎn)，高校基建檔案應(yīng)從本校的實(shí)際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，通過(guò)相應(yīng)的規(guī)章制度，突出崗位責(zé)任制的主導(dǎo)作用，明確管理職責(zé)，深化職能，落實(shí)到人，嚴(yán)格按照基建檔案的管理程序做好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。

（三）領(lǐng)導(dǎo)支持，提高檔案工作的重要性。

每一項(xiàng)工作的實(shí)施與成效，都需要依靠領(lǐng)導(dǎo)的決策及支持，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否, 是做好基建檔案工作的主要因素。基建檔案的管理不僅是專(zhuān)職或兼職檔案人員的工作，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在所需的人、財(cái)、物和工作環(huán)境上給予檔案工作的大力支持，對(duì)保質(zhì)保量完成檔案歸檔工作的部門(mén)，對(duì)其進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)，這樣不僅肯定了檔案工作人員作出的成績(jī)，也調(diào)動(dòng)了歸檔的熱情和積極性，提高了歸檔效率。

（四）提高基建檔案管理人員工作業(yè)務(wù)水平。

1、不斷完善基建檔案人員的溝通能力。基建檔案管理工作，每一個(gè)項(xiàng)目階段都是一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)檔案資料的缺漏都可能影響其他階段工作的開(kāi)展，所以，在制定基建檔案收集范圍、歸檔的時(shí)間及質(zhì)量上要求的同時(shí)，基建檔案人員要及時(shí)與檔案部門(mén)相互溝通，檔案部門(mén)需全過(guò)程跟蹤服務(wù)，提出改進(jìn)方法，確保基建檔案及時(shí)移交歸檔。

2、基建檔案工作與基建工程建設(shè)同步啟動(dòng)，要求檔案人員的業(yè)務(wù)能力更具全面性。高校要積極組織各單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在基建檔案人員對(duì)自身工程建設(shè)程序了解的同時(shí)，檔案部門(mén)也要對(duì)基建檔案人員進(jìn)行基建檔案整理指導(dǎo)，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，共同學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面。

3、強(qiáng)調(diào)“以利用者為中心”的檔案利用服務(wù)理念。從過(guò)去以“整理保管”向現(xiàn)在以“提供利用”為中心轉(zhuǎn)變，深化利用，提高檔案服務(wù)效率，做好檔案管理工作。另外，基建檔案也具有性，檔案人員也應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，提高檔案工作的責(zé)任感。

（五）檔案數(shù)字化、信息化。

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對(duì)高校基建檔案收集的質(zhì)量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用現(xiàn)代化的管理方式是全方位、多形式地提高檔案信息服務(wù)的發(fā)展需求。

信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和開(kāi)發(fā)利用，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，不僅節(jié)省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；減少檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發(fā)揮檔案的信息優(yōu)勢(shì)，提升檔案信息的價(jià)值。

總之，基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，它不僅為學(xué)校的現(xiàn)在而服務(wù)，更為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展而服務(wù)，因此，我們必須嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，鼓勵(lì)每位員工積極參與到管理工作中來(lái)，主動(dòng)表達(dá)意見(jiàn)和建議，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案資源的完整性、提高高校基建檔案管理水平，做好進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)與利用工作，是我們義不容辭的重要任務(wù)。

（作者單位：長(zhǎng)江職業(yè)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]韋嬴．高校基建檔案信息化管理工作探析, 北京檔案, 2010（06）.

篇8

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)再現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)工程準(zhǔn)備、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有可行性研究和立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘踏設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、預(yù)算文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、造價(jià)控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和監(jiān)理報(bào)告等;在施工階段有基礎(chǔ)設(shè)施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工日志等文件;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專(zhuān)業(yè)竣工圖、竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程決算和交付使用財(cái)產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等，這些檢測(cè)、指令和批件材料都是評(píng)定工程建設(shè)質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，形成齊抓共管的局面，成為新形勢(shì)下基建檔案管理的重要任務(wù)。

二、基建檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動(dòng)性不高，加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員,工程各參建部門(mén)缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專(zhuān)業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專(zhuān)業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項(xiàng)目建設(shè)成本考慮，許多單位沒(méi)有建立基建檔案管理部門(mén)，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職檔案人員，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案工作場(chǎng)所和檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，基建檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿(mǎn)足檔案管理需要，檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的工程檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在打字記錄水平，這些問(wèn)題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價(jià)值。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀(guān)念，增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場(chǎng)化、社會(huì)化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認(rèn)識(shí)基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門(mén)等眾多部門(mén)，單憑檔案部門(mén)是無(wú)法獨(dú)立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹(shù)立全局意識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)的重視與配合，通過(guò)檔案利用實(shí)例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門(mén)都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國(guó)工程建設(shè)中，更應(yīng)主動(dòng)借鑒國(guó)際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，建立符合國(guó)情和自身運(yùn)作特點(diǎn)的現(xiàn)代化基建檔案專(zhuān)業(yè)管理模式。比如，目前國(guó)內(nèi)工程建設(shè)一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，對(duì)工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時(shí)，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能兌現(xiàn)項(xiàng)目承包獎(jiǎng)，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備

檔案人員應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基建檔案工作出現(xiàn)的問(wèn)題以及配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。積極協(xié)調(diào)建設(shè)符合檔案保管“八防”要求的檔案庫(kù)房和設(shè)備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實(shí)現(xiàn)過(guò)程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理中

一是基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程以相互獨(dú)立、便于利用為原則，構(gòu)成分類(lèi)清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。通過(guò)工程項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問(wèn)題，形成現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等文件，還可采取外聘檔案工作專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)演示、開(kāi)展業(yè)務(wù)咨詢(xún)答疑等方式，對(duì)基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。

篇9

關(guān)鍵詞：高校基建檔案管理；創(chuàng)新；硬件實(shí)施

高校基建檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，有其特殊的專(zhuān)業(yè)性和多樣性等特點(diǎn)，對(duì)基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來(lái)隨著科技的進(jìn)步，高校基建檔案管理工作也在逐漸地進(jìn)行改革，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下的需要。下面將對(duì)高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用進(jìn)行分析和討論。

一、高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理有所忽視

要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的科學(xué)性，首先應(yīng)保證檔案的完整。就目前的情況來(lái)看，管理人員對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)有了一定的認(rèn)識(shí)，卻在建設(shè)的過(guò)程中常常忽視積累的文字材料。主要表現(xiàn)為：在認(rèn)識(shí)程度上明顯不足，雖然形成了相關(guān)的文件資料，卻很難進(jìn)行使用；在管理中只重視建筑工程質(zhì)量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門(mén)與基建部門(mén)之間溝通甚少，對(duì)竣工文件等不能完善地進(jìn)行管理。

2.缺少完善的基建檔案管理制度

高校基建檔案管理工作有著較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用來(lái)規(guī)范基建檔案。當(dāng)前的高校基建檔案管理中由于檔案的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，而在這個(gè)過(guò)程中又有可能出現(xiàn)管理人員的調(diào)整，而每個(gè)人對(duì)檔案的分類(lèi)理解都會(huì)出現(xiàn)不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達(dá)到統(tǒng)一。

3.缺少綜合性強(qiáng)的管理人員

當(dāng)前的高校基建檔案管理人員大多是基建技術(shù)人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又有檔案管理能力的綜合性管理人員。基建技術(shù)人員雖然在基建業(yè)務(wù)上比較熟練，但沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)材料很難進(jìn)行科學(xué)的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)，但他們普遍對(duì)基建業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理的重視等，使得檔案材料出現(xiàn)了不完整的情況，這些都嚴(yán)重地影響著高校基建檔案管理的建設(shè)。

二、高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

1.強(qiáng)化基建檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)

在高校基建檔案管理工作中，最重要的就是管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。基建檔案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識(shí)，同時(shí)也需要具備足夠的檔案管理知識(shí)，這樣才能對(duì)基建檔案進(jìn)行正確的分類(lèi)整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮出自身的作用。

2.建立信息化管理系統(tǒng)

隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各界中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可以說(shuō)為基建檔案管理提供了一個(gè)強(qiáng)大的技術(shù)支持。通過(guò)信息化技術(shù)建立起基建檔案管理系統(tǒng)，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統(tǒng)中找到備份的檔案，而不會(huì)因此耽誤日后的工作。

3.強(qiáng)化硬件設(shè)施

要想切實(shí)地保障高校基建檔案管理工作，應(yīng)盡量地將檔案管理做好，保證每一個(gè)檔案管理庫(kù)房都能夠達(dá)到應(yīng)有的安全標(biāo)準(zhǔn)。如果條件允許的情況下，應(yīng)及時(shí)地建立起檔案管理大樓，在硬件設(shè)施上保證基建檔案管理的安全。此外，應(yīng)在日常的管理工作中強(qiáng)化檔案管理責(zé)任制，積極地落實(shí)好檔案管理“八防”工作。對(duì)檔案室門(mén)口及周邊的一些危險(xiǎn)物品應(yīng)及時(shí)清理，以便保護(hù)檔案安全。

4.完善基建檔案管理制度

高校基建檔案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項(xiàng)目建立的初期就應(yīng)將檔案管理深入到每一個(gè)工作的環(huán)節(jié)中。高校基建檔案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學(xué)合理的管理制度，讓每一個(gè)管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風(fēng)氣，同時(shí)高校應(yīng)定時(shí)監(jiān)督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行。

高校基建檔案管理工作十分復(fù)雜，對(duì)檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)。雖然當(dāng)前我國(guó)高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就一定能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。在當(dāng)代信息化發(fā)展迅猛的時(shí)代，做好高校基建檔案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數(shù)字信息化，這樣才能幫助高校基建檔案管理不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉玲.我國(guó)高校基建檔案管理對(duì)策初探[J].硅谷，2010（04）：24.

篇10

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；基建檔案；管理

基建檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄。它既是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。隨著檔案法律、法規(guī)的不斷健全，企業(yè)基建檔案的管理更加有章可循。因此，如何加強(qiáng)企業(yè)基建檔案管理工作，已成為我們必須深入思考的課題。

一、企業(yè)基建檔案的重要性

基建檔案是一種特殊的信息資源，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為企業(yè)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)企業(yè)總體發(fā)展發(fā)揮著重要作用。還為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)。同時(shí)，它對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類(lèi)的資料。這些檔案為企業(yè)的建設(shè)、維修、管理、改建和擴(kuò)建服務(wù)。所以，做好基建檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、企業(yè)基建檔案的管理現(xiàn)狀

從目前企業(yè)基建檔案管理的情況來(lái)看。雖然基建檔案由綜合檔案室統(tǒng)一收集、整理、保管.但仍存在―些問(wèn)題：

（一）基建檔案收集不齊全

基建檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、不系統(tǒng)等問(wèn)題，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成基建檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了基建檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。這些問(wèn)題的存在使基建檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。因此，采取有效措施，加強(qiáng)基建檔案管理工作刻不容緩。

（二）基建檔案管理標(biāo)推不統(tǒng)一

目前，在企業(yè)基建檔案的管理上沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各單位在收集范圍、期限劃分、案卷組合等方面都不一致。比如：收集歸檔中，竣工圖紙都劃歸在基建檔案門(mén)類(lèi)之內(nèi)，但有些文字材料、有關(guān)批文以及部分合同等，由于歷史原因卻歸在文書(shū)檔案內(nèi)，割裂了基建檔案的自然形成規(guī)律。在保管期限劃分上，也沒(méi)有按其重要程度劃分保管期限，所有基建檔案都是永久保管，管理缺乏科學(xué)性。在組卷問(wèn)題上，各單位也是自己摸索經(jīng)驗(yàn)，有些單位學(xué)習(xí)城建檔案的組卷方法，將竣工圖紙裝訂成冊(cè)，整齊、美觀(guān)，便于保管，但不太便于利用，查閱一張圖紙，要將整卷借出，有時(shí)會(huì)造成損壞，歸還后又要重新整理裝訂。有些單位將圖紙編號(hào)折疊，裝盒保管。

（三）基建檔案管理業(yè)務(wù)較為生疏

現(xiàn)在企業(yè)檔案管理人員，一般對(duì)文書(shū)檔案管理還較為熟悉，但對(duì)基建檔案的管理則缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的基建檔案的收集、組卷、編目、統(tǒng)計(jì)等工作也都是邊干邊學(xué)，摸索經(jīng)驗(yàn)，他們不甚了解基建檔案的形成特點(diǎn)，缺乏對(duì)基建部門(mén)在檔案資料形成積累過(guò)程中的檢查指導(dǎo)，工作往往處于被動(dòng)局面.檔案編研和信息開(kāi)發(fā)利用也較欠缺，沒(méi)有通過(guò)分析、歸納，使原始資料轉(zhuǎn)化為更高層次的二次信息。因而使整個(gè)基建檔案管理處在較低水平。

三、加強(qiáng)基建檔案管理工作的措施

（一）提高意識(shí)，加強(qiáng)宣傳

近幾年檔案部門(mén)在社會(huì)上開(kāi)展了多層次的宣傳活動(dòng)。但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開(kāi)的，對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外，我國(guó)的檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”，只滿(mǎn)足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，頭腦中缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳的意識(shí)，從而影響到社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)的重視

近幾年根據(jù)基建檔案工作的實(shí)踐證明，搞好基建檔案工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的支持，是搞好基建檔案工作的關(guān)鍵。把檔案的形成、積累、整理、立卷歸擋工作納入基建規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度中，在基建工程的招標(biāo)中，提出對(duì)檔案工作的要求，并將其納入基建管理人員職責(zé)范圍之中。檔案行政管理部門(mén)在規(guī)范單位總體歸檔要求時(shí)，也應(yīng)對(duì)特殊載體的檔案給予更多的監(jiān)督力度，以增加歸檔部門(mén)的重視程度。

（三）加強(qiáng)基建檔案的收集工作.提高歸檔率

首先，要深入學(xué)習(xí)宜傳檔案法規(guī)，加強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位的檔案意識(shí)和守法意識(shí)。其次，要根據(jù)本單位的實(shí)際，制定可行的制度.還可與基建部門(mén)簽訂歸檔責(zé)任書(shū)，把基建檔案管理納入崗位責(zé)任之中.使基建檔案的收集、歸檔有章可循、有法可依；第三.檔案人員要積極理順收集渠道。基建項(xiàng)目由于工程期長(zhǎng)，檔案資料要逐步形成積累和收集，在這期間，檔案人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行宣傳、檢查、指導(dǎo)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)施工文件材料的形成積累情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，做到基建工程開(kāi)始與資料收集整理同步進(jìn)行，工程前期準(zhǔn)備之時(shí)，就是基建檔案資料收集的開(kāi)始.工程竣工驗(yàn)收之日，就是基建檔案資料歸檔之日。

（四）建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制

檔案的收集、整理應(yīng)該是建設(shè)活動(dòng)的各方主體共同的責(zé)任，同時(shí)明確各方主體應(yīng)負(fù)的責(zé)任。建立檔案管理不善責(zé)任追究制，對(duì)責(zé)任人要嚴(yán)肅追究責(zé)任。另一方面，在招標(biāo)投標(biāo)與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，在合同、協(xié)議內(nèi)明確有關(guān)工程檔案管理的具體要求，即同時(shí)簽訂負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的收集、整理和報(bào)送內(nèi)容、時(shí)間和履約承諾。對(duì)檔案工作不合格的單位除督促整改外，嚴(yán)格按合同進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

檔案管理員是檔案的形成者和管理者，要具有一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的立卷意識(shí)、管理和利用意識(shí)。加強(qiáng)基建檔案管理人員在基建管理和檔案管理兩方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，使之適應(yīng)社會(huì)的需要。

參考文件：