電子檔案管理辦法范文
時間：2023-05-06 18:22:39
導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
四、結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
篇2
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.
篇3
隨著2016年1月1日新《會計檔案管理辦法》的實施，對高校的會計檔案管理提出了一個新的要求。結合現階段高校會計檔案管理中出現的問題，結合現代電子信息技術，從加大設備投入、完善管理制度，明確權責制度方面，加強會計檔案的管理，更全面的完善會計檔案工作。
關鍵詞：
高校會計檔案；信息化；管理制度
一、前言
會計檔案體現了一個單位經濟活動，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈。高校會計檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業務中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經濟的發展和科技的進步，高校財務涉及到的事項越來越多越來越復雜，對財務的各項要求也越來越高，會計檔案僅僅通過紙質的方式，遠遠不能滿足當下的各類需求。特別是越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉變成以電子形式產生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財政部、國家檔案局對原管理辦法進行多方調研論證，再經過科學的研討和嚴格的試點，于2015年12月經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計檔案管理辦法》。
二、高校會計檔案管理現狀及分析
（一）對會計檔案的重要性認識不足，責任不明確，軟硬件配套設施落后
高校財務的工作重點，普遍在預、決算的編制、執行、報賬業務等會計核算工作，而對于涉及到財務的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責是管理學校的相關文件、學生資料等等，而且也是檔案專業的人員負責。對于財務上交的會計資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計人員前去查閱。而財務部門對于會計資料的管理，也沒有專職人員負責，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關的借閱手續，非常不便捷。財務部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規定哪一類會計資料應該存放于檔案部門還是存放于財務部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財務部門、一部分在檔案部門，不利于會計檔案的歸檔。
（二）管理方式落后、會計檔案質量不高，歸檔不齊全
當下很多高校，對于會計檔案的保管，還僅僅是處于紙質檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經過長時間的檔案管理證明，紙質檔案管理存在很大的弊端。打印紙質不僅影響工作效率，大量的會計檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內，紙質檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計檔案資料的完整性；有些檔案管理權責歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學校。這樣就導致資料傳遞不明確，關聯部門之間可能產生推諉，相關聯資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導致資料傳遞過程中的遺失。
（三）核銷不及時，容易造成資源浪費
2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，對各類會計檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因為特殊原因，不能按期銷毀到期的會計檔案。比如很多高校的基建會計檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉入固定資產。針對該項目的會計檔案，有些的保管年限已經超過了保管年限，但是無法進行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經過長時間存放，發黃變質，大大影響閱讀的質量。
（四）保密水平較低，存在安全隱患
目前高校對于會計檔案的保管，多數采用紙質方式，主要體現在各類文件、憑證、原始單據等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報表、申請、回復等等。很多高校并沒有針對會計檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。
三、如何利用現代電子信息技術完善電子會計檔案管理
（一）加大會計檔案管理的投入，建立設施完善的數據庫，實現數字化管理
每年在單位預算經費中，加入會計檔案管理專項經費，用于會計檔案購買設備等項目使用。建立設施完善的數據庫，將財務軟件、會計檔案軟件、學校網絡平臺相結合，便于部門將會計核算產生的憑證、上級部門下達的相關文件、單位內部文件等需存檔文件，轉換為可儲存文件，便于會計核算使用、會計檔案軟件進行保管。將繁瑣的會計檔案工作，通過數字化進行科學的管理。
（二）結合信息化的要求，制定財務檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員
新會計檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細的要求，除了按照制度規定以外，結合本單位實際情況，制定單位會計檔案管理制度，并且據此繪制完整的會計檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負責會計檔案管理。
（三）嚴格按照檔案管理要求建設檔案資料、設備管理場地
對于會計檔案保管，不僅是紙質的要求妥善保管，電子信息檔案及設備也應當按照要求進行保管，因此，保管的場地也必須達到相應的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應的硬件條件必須達到。其次、庫房必須適合紙質文件及電子設備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內，避免電子設備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內，防止紙質文件受潮，防止電子設備受潮變形。必要時安裝空調及除濕機。
四、發展前景及展望
電子信息化與會計工作相結合，是時展必要的過程，特別是對會計檔案的管理具有重大的意義。會計檔案是見證高校發展的各項經濟業務的重要依據，對會計檔案管理的重視，體現了高校對自身經濟發展的重視。會計檔案通過電子信息化進行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學校的發展需求，推動學校經濟管理工作走可持續發展的道路都具有劃時代的意義。
參考文獻:
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篇4
伴隨著時代的進步，現代科學技術突飛猛進，多媒體信息技術在行政事業單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業單位的重要性
為了強化事業單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業單位的檔案管理相關機構，統一進行集中化管理。
再者，由于事業單位內部的在財務及內部管理上的需求，事業單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據粗略統計，我國目前共有約126萬個事業單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業單位的收支情況，為事業單位的發展規劃，人員編制提供科學可行的依據，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學合理的會計檔案管理也能準確記錄事業單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業單位的經費開支變得更加合理，有理有據，防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發展趨勢
（一）事業單位會計檔案的數字信息化管理
隨著時代的進步與發展，事業單位的會計檔案管理必將走上數字化的道路，逐漸實現會計檔案管理的電子化會計管理，網絡化管理與智能化管理，事業單位在今后的會計檔案管理或者說現在已經逐漸不再局限與傳統的檔案袋紙質管理上，計算機的不斷發展極大地豐富了檔案資料的儲存介質，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業單位在進行會計檔案管理時也必將以網絡管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現網絡智能化的檔案數據管理，節省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務軟件從單純的核算轉型為管理
目前來說，我國的財務軟件大多數仍然局限在單純的數據核算層面上，但由于市場的不斷發展，單純的核算已經不能滿足事業單位的發展，隨著會計電算化的不斷發展，財務軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務核算方面，還會在財務核算上進一步涉及規劃，決策，統一整合數據進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務核算向綜合管理方向發展。全面促進事業單位會計檔案管理的數字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業單位工作壓力也越來越大，傳統事業單位已經漸漸不能滿足事業單位的發展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數據的利用，單純的會計核算逐步轉變為現代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發揮已經成了事業單位發展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預算管理以及的信息化系統建設的發展?v史，再到2008年的全球金融危機爆發之后，預算管理信息系統建設開始走向多維度，全面化，精細化的發展方向，然后在2013年到現在的市場經濟多變與不斷轉型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預算管理軟件與管理會計報告分析應用軟件等會計管理軟件的工具在企業與事業單位中的具體應用，統一標示著現代化數字信息技術在會計管理領域的集中應用，再者為了最先限度的去滿足事業單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發揮出會計檔案作為信息源的應有作用與職能，最后統一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發揮。
四、如何提升事業單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務記錄，要將做好會計檔案管理當作自身的責任，做到對單位負責，對國家負責，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關細節，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領導也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創造良好工作環境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎，事業單位務必要根據相關法律，結合事業單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規劃，運用科學的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現的問題及時指正，端正管理人員工作態度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓，提高工作素養
事業單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業務素養上，還在職業道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責方，其業務水平直接影響到檔案卷宗的質量。會計檔案管理逐步轉向數字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業單位必須加強在職人員的業務培訓，提高管理人員的新型技術學習，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學習，將理論與實踐結合，培養出一批復合型全面的財會人才，最大化發揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規范化
為了全面提高事業單位的會計檔案管理，事業單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關政策，根據事業單位的實際情況制定相應管理機制，規范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
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關鍵詞 文檔一體化；電子文檔；檔案意識
中圖分類號G276 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）57-0216-02
0 引言
檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，每個企事業單位，都在積極的進行信息化建設，各種資源調查平臺的搭建，固定資產平臺的搭建，各類業務化工作陸續實現電子化，這些種種都預示著，信息化建設的迅猛發展，電子政務正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發展方向和必然趨勢。
1 文檔一體化的含義
所謂“文檔一體化”，是指實現從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環節。也就是說，文檔一體化不僅是指機關文書部門和檔案部門的機構一體化和人員一體化，而是內在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。
簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理。
2 建立文檔一體化的必要性
文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據：
檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉化而來的，從現行文件到檔案是一個連續、統一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統一性的內在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產生之前，電子文件的生命周期就已經開始，并分為三個階段：現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現行階段為檔案的形成做好預備，實現檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。
3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用
電子文檔的科學有效管理是實現文檔一體化的重要手段。
電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學應用亦勢在必行。
4 目前電子文檔管理的優勢及幾個缺陷
1）與紙質文檔的區別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產生變革。
目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經歷諸多環節和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環節多，另外還有，產生文件的部門多。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網絡環境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數據就不會丟失的；
2）電子文檔也應及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數據，數據的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導致課題結題時，很多重要的文件已經不復存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；
3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；
4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。
5 電子文檔管理的幾點設想
1）軟件的支持
需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業務工作流程有機的結合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。
2）硬件的支持
鋪設內網、架設網絡安全硬件。將紙質檔案轉化為數字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內外網的隔離是必要條件。
3）政策的支持
（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；
（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；
（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規定，對重要文件、文件進行嚴格界定，對文件的數字化制定特殊的管理辦法。
4）加強業務人員檔案意識，對檔案人員加強培訓數字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學習檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應該理論與實際相結合，不斷提高自身素質，做懂管理、懂業務、懂技術的復合型人才。
6 結論
文檔一體化的實現任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現代信息技術的飛速發展，電子文件的大量產生，電子文件與電子檔案已經沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區別也變的模糊起來，相信現在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發展方向。
參考文獻
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一、當前電子檔案管理存在的主要問題
1.對電子檔案管理認識不足
由于傳統檔案管理手段和模式由來已久，在檔案管理工作人員的頭腦中已經形成了思維定式，電子文件的產生、積累、歸檔、傳輸、存儲、保護和利用等一條龍的作業和服務會使檔案工作者在短時間內不適應。主要表現在以下幾個方面：在形成文件的過程中雖能依靠計算機操作，但最終仍將紙質文件作為檔案管理的對象；對電子文件的重要性認識不足，認為不能將電子文件直接歸檔；不愿接受將電子文件保存載體直接歸檔等。
2.對電子文件是否為原件界定困難
由于電子文件具有隨時產生、隨時更改的特性，并且在改動之后看不出任何痕跡，因此很難界定某個電子文件是“定稿”還是“初稿”，是“原件”還是“復制件”，這種易改性導致了電子文件是否為原件的界定工作具有一定困難。同時，電子文件不具有特定的字跡，可以以不同的字體、字號將電子文件輸出，因此無法從字跡上分辨其原始性。
3.電子檔案的真實性、完整性難以認定
在紙質檔案轉化為電子檔案的過程中稍有失誤，就會導致檔案信息失實，信息內容“出錯”的機會遠遠高于紙質檔案。同時，在電子檔案的復制過程中也容易被篡改，在電子檔案的儲存過程中又容易造成信息的缺損、丟失。
4.對軟硬件設備的依賴性強
電子文件依賴于計算機軟硬件設備。當運用電子設備將信息記錄后，電子文件就離不開設備，只能依靠計算機讀取。隨著科技進步，計算機軟硬件技術不斷更新換代，不少舊版本的電子文件無法在新的軟硬件環境下直接使用。
二、解決問題的主要對策
1.提高認識，更新觀念
要以“以人為本”作為指導思想，通過加大宣傳力度，強化提高主管檔案的領導及檔案工作人員對電子文檔的認識，探索其規律，總結經驗。要加大對檔案館的資金和現代化設施設備投入，以推動檔案館計算機技術和網絡通信技術的發展，加快實現檔案信息資源的共享，最大限度地發揮檔案館在城市文化建設中的“中心輻射”功能，全面提高檔案館文化品位。同時，檔案館要積極運用現代化手段提供利用服務，提高檔案管理技術水平，有計劃、有步驟地開展檔案數字化工作，不斷提高為城市文化建設服務的效率。
2.建立完善的電子檔案管理制度
近年來，我國先后制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件管理暫行辦法》以及《電子檔案移交與接收辦法》，對電子文件的定義、形成、積累、鑒定、歸檔、移交、保管、利用和統計等方面做出了詳細的規定，為規范電子文檔管理奠定了基礎。我們應該結合本單位的實際情況，參照《檔案法》及相關規定，建立一套適合自己的管理辦法。
3.做好歸檔電子文件的技術處理工作
電子檔案管理的好壞，關系到檔案信息的安全性和完整性。檔案管理部門應該重視對檔案管理硬件和軟件方面的投入，配置性能較強的計算機、軟件、刻錄儀器以及高性能的網絡安全軟件，如數據加密技術、防火墻技術等，確保電子檔案的正常運行。
4.加強檔案管理人員的培訓
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運用存儲、傳輸、檢索等技術對電子檔案進行管理，更需要掌握檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應信息技術和檔案事業的發展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養。對在崗人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展過快的需要，同時注意引進多方面的專業技術人才，充實檔案干部隊伍以適應檔案管理工作的需要和檔案事業的發展要求。
5.重要文件采用“雙軌制”歸檔法
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關鍵詞：互聯網+；會計檔案；管理；創新發展
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）05-0022-01
2015年12月11日出臺的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱管理辦法）第三條提出，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；國務院《關于加快構建大眾創業萬眾創新支撐平臺的指導意見》提出，要加快推廣使用電子發票，并允許將電子發票作為報銷憑證。
1 互聯網+模式下實行電子會計檔案的必要性
傳統會計檔案采用紙質歸檔，人們認可看得見摸得著的紙質檔案，但紙質檔案存儲占據大量空間，查找也不方便，審查時經常花費大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯網+時代，會計檔案應適應信息化發展需要，采用電子發票實行電子檔案歸檔。
2014年國家為推進電子商務示范工程，在中國電信等3家企業開展電子會計檔案和電子發票的試點，這些企業集團采用ERP系統記賬，產生大量的電子檔案，由于財務集中到省市級部門，企業遇到兩方面問題：一是分公司紙質會計檔案大量聚集到財務共享中心，原預計使用兩年的庫房三個月就裝滿了；二是數量巨大的電子會計憑證需要打印、整理，需要耗費大量成本。可見雙套式歸檔造成資源浪費。
《管理辦法》第八條規定：單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案；第九條：單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
高校是信息化程度較高的部門，應嚴格遵照《管理辦法》的規定執行，財務部門要積極促進電子會計檔案的歸檔，從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。
2 日本高校網上報銷程序
因出差報銷人員：（1）先登錄學校局域網的出差系統，錄入個人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請，按照系統提示填寫國內出差、國外出差，在“向審批人傳達信息”欄中錄入需要說明的其他事項，有同行人的需錄入“同時申請者”一欄，出差人與同行人均需在網上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內容，出差申請完成；（3）購買車票、A訂賓館，通過局域網系統購票及預訂賓館，超標準部分應點擊“差額自己負擔”，局域網系統中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司；（4）出差回來后，在規定時間內錄入信息進行結算，點擊結算處理中的“國內出差”或“國外出差”，在出差結算申請信息一覽表頁面選擇要結算的業務，進入 “出差補助計算”一欄，上面顯示出差人申請時填寫的各項信息，如果有追加內容可以補充錄入相關信息；上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”；點擊“補助區分”，在下拉表中顯示補助、餐費字樣，按照系統提示錄入相應信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數；在“實際費用”一欄通過“JTB時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發票，再錄入出差地發生的車費；經審批人審核通過后，系統自動計算出這筆差旅費的總和，出差人確認后，打印結算書；如果有每筆2000日元以上的支出，應提供原始發票，系統提示打印相關的原始發票粘貼單，并將原始發票貼在此粘貼單上；報銷人將打印好的結算書和貼好的原始發票投遞到財務部門。
每筆業務都需要審批人兩次審批，先是申請審批，有通過、保留、重做三個選項，結算審批有通過、不通過兩項，審批人根據實際情況進行審批，只有最后通過的審批，系統才能結算。審批工作不再受時間、地點的限制。
在整個報銷流程中智能取代人工，財務部門的工作從臺前轉移到幕后，財務人員集中精力辦理業務，減免差錯的發生；為報銷人節省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間；解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內及合作單位共享，電子發票，節約資源。
3 電子會計檔案的發展
日本高校網上報銷流程將報賬由事后審批變為事前審批，明確審批人責任，原始票據粘貼單需要時打印，節省財務管理成本，電子憑證、電子發票在各合作單位之間傳遞報賬存檔，提高工作效率，節省庫房空間，采用直接轉賬的形式付款，減輕財務人員工作負擔。
全國各單位應全面實行規范的電子會計檔案管理，實現電子會計檔案的對接。審計署2010年制定《財經信息技術會計核算軟件數據接口 第一部分：企業》（GB/T 24589.1――2010），對企業會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數據進行規范，審計署認可了電子會計檔案的有效性。
檔案部門力求存檔電子化，推動電子發票的接收存檔，促進電子商務管理平臺的利用，創新電子檔案制度建設。
參考文獻
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關鍵詞：農業基本建設項目；檔案管理；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以來，我國對“三農”的投資力度不斷加大，農業基本建設也不斷加強。以農業部歸口管理的農業基本建設資金為例，“十一五”期間，國家安排農業基本建設投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農業基本建設項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農業部基本建設項目財務管理辦法》、《農業基本建設項目管理辦法》、《農業基本建設項目竣工驗收管理規定》及《基本建設項目檔案管理辦法》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等一系列管理辦法。但是，農業基本建設項目的承擔單位很大部分是科研事業單位，專業管理意識較差，重建設、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。
筆者擬就農業基本建設項目建設檔案管理存在的問題進行分析，并結合自身單位在農業基本建設項目檔案管理過程中的經驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農業基本建設檔案管理作出一定的貢獻。
1 農業基本建設項目檔案的概念
農業基本建設項目，是指全部或部分使用農業部管理的基本建設投資，以擴大生產（業務）能力或新增工程效益、增強農業發展后勁和事業發展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續建工程項目。 農業基本建設項目檔案即指在整個農業基本建設項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農業基本建設項目檔案在工程建設階段是農業基本建設項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發展和支持農業的憑證和依據，在農業決策中是國家農業建設項目投資的重要參考。
2 農業基本項目建設項目檔案的特點
2.1 涉及主體多方位性
農業基本建設項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農業部及財政部審批、地方政府部門及設計、施工、監理、材料及儀器設備供應商等多方位的主體，這決定了農業基本建設項目檔案材料來源具有廣泛性。
2.2 涉及內容的整體性
農業基本建設項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構成一個整體。
2.3 涉及專業的復雜性
農業基本建設項目涉及勘察設計、環保、建安、結構、給排水、配變電、消防、儀器設備等眾多專業領域，這些專業領域在整個項目建設過程中的有機結合，決定了項目檔案管理所涉及專業內容的復雜性。
2.4 保存時間具有長久性
根據國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328—2001）規定，建設項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。農業基本建設項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內仍發揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。
2.5 服務三農效益評價的重要性
農業基本建設項目的宗旨是服務三農，增強農業發展后勁和事業發展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經濟效益、社會效益及生態效益等方面來綜合評價該農業基本建設項目的效益，能讓建設單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設單位的總體布局以及發展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。
3 農業基本建設項目檔案管理存在的主要問題
3.1 建設主體對檔案管理意識不強
農業基本建設項目檔案資料不齊全、整理不規范的現狀，究其根源是建設主體對檔案規范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設計單位及監理單位等各相關單位都不會對規范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設置專業人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。
3.2 檔案資料收集整理缺乏規范性和實效性
部分農業基本建設項目的承擔者是科研事業單位，這些單位的檔案管理人員對農業基本建設項目的建設過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現象普遍存在，文件資料的整理缺乏規范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。
由于農業基本建設項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現象非常普遍。往往某一建設工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設卻進入下個環節，檔案資料后補的現象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設工程同步發展的現象在項目竣工驗收時常會遭到質疑，對建設單位造成不良影響。
3.3 系統化檔案管理意識薄弱
鑒于農業基本建設項目檔案管理存在涉及內容整體性的特點，項目建設的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產生的檔案資料也應是一個連續的、有跡可循的整體，應將各個階段產生的檔案資料進行系統化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規范都會造成整體檔案質量下降，建設單位應樹立牢固的系統化檔案管理意識。
3.4 檔案管理的硬件投入不足
國家住房和城鄉建設部于2007年頒布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求建設項目在形成紙質檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎上，農業基本建設項目實現信息化管理是十分必要的。在項目建設過程中產生的大量電子文件，須跟紙質文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術處理及設備方面都有了較大變革，而農業基本建設項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。
3.5 檔案管理人員的專業水平有待提高
建設項目檔案管理人員的專業水平也是影響檔案質量的關鍵因素，由于農業基本建設項目檔案涉及內容的廣泛性，大部分建設單位檔案管理人員并不具備這方面的專業知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現象，加上基本建設項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質量不高、流失嚴重。
4 加強農業基本建設項目檔案管理的對策
4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度
首先應加強對建設項目檔案管理規范及農業基本建設項目管理辦法中相關檔案管理規范的宣傳力度，從上到下各級領導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設單位及施工單位、監理單位、設計單位等相關單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質量同等重要的位置，這是做好基本建設項目檔案管理工作的有力保證。
4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設同步進行
從項目的提出、方案的設計開始，隨著項目建設的環環相扣，農業基本建設項目的檔案資料的收集、整理，與建設項目的立項、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。
由于農業基本建設項目涉及主體的多方位性，參與建設的設計、施工、監理、儀器設備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內主體的檔案資料也必須管理到位。例如設計單位應向建設單位提交設計文件資料，監理單位應提供監理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內容是否齊全、質量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設程序，待該階段的檔案資料規整到位后方可進入下一步建設，這樣從源頭上對項目建設檔案質量進行把關，確保檔案資料管理與工程建設同步進行。
4.3 建立系統化、規范化的檔案管理制度體系
建立系統化、規范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現，只有健全檔案管理制度，才能使農業基本建設項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設過程中建設主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質量、完整程度、數量等作出規范，明確建設單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協調，并給予指導解決。
4.4 提高檔案管理人員的專業素質
除了制度上對檔案管理加以統籌規范外，檔案管理人員的專業素質也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰。面對檔案管理新技術的挑戰，檔案人員應不斷加強業務學習，積極主動參加檔案管理相關理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現代信息，與時俱進，以適應檔案管理現代化的需要。
總之，農業基本建設項目檔案管理是一門系統化工程，應不斷探究其內在規律，加強對檔案的系統化、規范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農業基本建設的發展。
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一、圍繞中心，努力提高檔案工作服務水平。
（一）繼續推進服務新漁農村建設檔案工作。根據市委四屆九次全會和全市經濟工作會議提出的工作目標，在五年內分期分批把182個漁農村新社區建設成為經濟發展、生活富裕、鄉風文明、環境優美、社會和諧、體制創新的小康社區。市委、市政府今年已確定20個漁農村社區為創建小康社區試點，并在漁農村實施“創業工程”、“增收工程”、“文明創建”工程、“平安社區”工程、“環境整治”工程和“體制創新”工程等，市檔案局將在去年出臺的《*市漁農村新型社區（村）檔案管理辦法（試行）》基礎上進一步細化《漁農村小康社區檔案管理規范化創建標準》。各級檔案部門要結合當地實際認真做好漁農村小康社區檔案規范化管理的指導服務工作。
各縣（區）要加強調研，密切與有關部門的聯系，積極開展創建“全省百個新農村示范檔案室”活動，力爭全市有12個社區（村）檔案室達到創建標準。同時在開展鄉（鎮）檔案室與便民中心一體化管理試點工作的基礎上，積極開展檔案信息與現行文件資料下鄉進村活動，為漁（農）民提供政策法規和科技信息、文化信息，為構建和諧社會服務。
（二）繼續抓好社會保障檔案工作，全面實施社會保障檔案的規范化管理。構建社會就業、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，是建設“平安*”促進社會和諧穩定的重要內容，做好社會保障檔案工作，惠及廣大人民群眾。要根據省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳、衛生廳聯合下發的《關于加強社會保障檔案工作的意見》及有關《檔案管理辦法》的文件精神，加強與相關部門聯系溝通，加強監督指導，形成齊抓共管的局面，進一步規范全市最低生活保障、社會保障和新型農村合作醫療檔案管理工作。一要正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，歸檔材料完整齊全、真實準確、安全耐久。二要抓好社保檔案的科學整理與編目工作，使社保檔案管理符合規范化要求。三要推進社保檔案管理信息化、現代化，督促推動各有關單位將社會保障檔案管理納入社會保障業務管理系統中，做好電子文件歸檔管理，實現文檔管理一體化。同時，加快社保檔案數字化和網絡化步伐，充分發揮社保檔案信息的效用。
（三）抓好知識產權保護領域的檔案工作。黨的*屆五中全會和全國科學技術大會把提高我國的自主創新能力，建設創新型國家作為“*”時期的重要戰略任務之一，各級檔案部門也要為提高自主創新能力做好服務。今年我們將在調研的基礎上加強科研單位、特色產業及品牌建設檔案工作，突出抓好專利商標等知識產權保護領域的檔案工作。各級檔案部門要積極開展調研工作，指導和幫助有關知識產權部門、企業和科研單位，制定知識產權檔案管理規章制度，認真規范和抓好知識產權檔案的收集、管理和開發利用工作，為提高自主創新能力服務。
二、加強監管，全面推進檔案工作依法行政。
（一）建立健全檔案行政執法責任制。按照省檔案局、市政府有關行政執法責任制實施的要求，建立健全檔案行政執法責任制，明確檔案行政執法責任主體，梳理執法依據，明確執法范圍，劃分執法責任，分解崗位職責，把執法責任落實到人，并建立評議考核和責任追究制度。今年，市檔案局將印發《*市檔案行政執法責任制》和《*市檔案執法情況報告制度》，規范和監督檔案行政執法活動。各縣（區）要注意研究和解決在貫徹檔案行政執法責任制工作中出現的新情況、新問題，全面推進檔案行政執法責任制工作的實施。
（二）加大重大活動、重點建設項目檔案監管力度。
1、規范重大活動檔案管理。要認真貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》，切實加強重大活動檔案的規范管理。重點做好“首屆世界佛教論壇”、第四屆中國*海鮮美食文化節、第八屆中國*國際沙雕節、第四屆普陀山南海觀音文化節等節慶活動的檔案工作，各承辦單位要切實做好重大活動檔案的收集工作，各級檔案部門要加強協調，主動介入，確保檔案的齊全完整。今年下半年，省、市檔案局將會同有關部門開展貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》專項執法檢查，以進一步促進重大活動檔案的規范管理。
2、繼續加強重點建設項目檔案管理。各重點項目建設單位要認真貫徹執行《浙江省實施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設項目管理辦法》的規定，在項目前期工作中把項目檔案工作納入項目管理的“五制”之中，即工程質量領導責任制、項目法人責任制、工程招投標制、工程監理制度、工程合同管理制度。項目參與單位要認真履行各自職責，將檔案的形成納入建設項目工作程序，納入工程質量日常檢查內容，嚴格執行檔案管理制度，對現有檔案資料進行科學管理，實現項目檔案與項目建設同步。各級檔案部門要主動加強與各有關主管部門和項目建設單位的聯系與協調，繼續實行重點建設項目檔案登記、驗收制度，重點做好大陸連島工程、大陸引水二期工程、中遠集團修造船基地項目、六橫煤電一體化項目等事關*經濟社會發展百年大計的省、市級重點建設項目檔案工作，加大對重點建設項目檔案工作的監管力度，規范重點建設項目檔案管理。
（三）扎實推進基層檔案室工作。
1、完善監管手段，加強日常監督。今年將繼續實行文件材料歸檔年檢工作，加強監管手段，重點檢查各單位各門類檔案的齊全、完整情況，對檢查中發現的問題，要發出限期整改通知書，對不整改的單位依法予以查處，讓機關檔案年檢工作發揮執法檢查的效應。各檔案室要完善設施設備的配置，加強科學管理，確保檔案安全。同時在機關、團體、企事業單位繼續開展檔案工作目標管理認定活動和復查工作。對檔案管理水平降低或管理水平未按新的要求開展工作的單位予以降級或撤銷認定資格，同時責令其限期整改。建立完善監管長效機制，進一步推動機關檔案工作再上一個新臺階。
2、加強培訓，著力提高檔案人員工作能力。結合新形勢下檔案工作的新要求，圍繞加強檔案隊伍建設、基層檔案室規范化建設和重點工程檔案規范管理的需要，市檔案局將舉辦不同專題內容的檔案業務培訓班，以著力提高檔案人員工作能力，推進基層檔案室規范化管理的水平。
三、開拓創新，加快檔案信息化建設。
（一）加強對檔案信息化建設的規劃。各縣（區）要將檔案信息化建設規劃納入當地政府信息化建設和電子政務建設的總體規劃。并聯系本地實際，制定好“*”檔案信息化建設規劃，
（二）積極推進檔案網絡化建設。市局在繼續做好全市檔案網絡化管理軟件試運行工作和重大活動檔案管理等功能模塊設置完善的同時，今年將在市屬機關開展檔案網上年檢、移交等試點工作。市、縣（區）館要啟動《館藏檔案資源建設系統》網絡管理軟件的應用，開展電子檔案目錄移交、保管、利用、統計等各項業務工作的網絡管理。同時要積極開展機關檔案室電子文件、檔案管理方法的探索。制定統一、便于長期保管的電子文件、電子檔案收集、歸檔業務規范，啟動進館前電子文件、檔案的數字化工作。各機關檔案室要運用網絡管理系統積極開展電子文件、電子檔案的及時收集與積累，并認真做好網上移交。
（三）加快檔案數字化建設。市檔案館在繼續完成館藏檔案文件級目錄數據庫、照片檔案數據庫的同時，要逐步開展多媒體檔案數據庫、全文數據庫的建設。籌建視音頻采集系統，啟動*市重大活動電視節目的數字化采集工作。各縣（區）檔案館要抓緊完成館藏檔案文件級目錄數據庫建設，逐步開展照片檔案數據庫、全文數據庫建設。并圍繞省檔案局提出的“數字檔案室工程”要求，積極探索縣（區）級以上黨政機關傳統檔案數字化工作。
（四）進一步提高網站質量。今年，市檔案局將對黨政網和英特網上的《*檔案信息》網站進行全面更新，由自助式改為自建式。各縣（區）檔案局要加快網站建設，認真做好網站容量的擴增、內容的擴充以及板塊的更新，使網站的質量有明顯的提高。積極爭取在今年的全省檔案信息化建設評估和優秀網站評比中取得好成績。
四、強化基礎，全面提升檔案館功能建設。
篇10
[關鍵詞] 電算化會計檔案；雙套制；永久共存
[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03
1 雙套制是電算化會計檔案的基本管理模式
20世紀90年代以來，伴隨醫院現代化建設的發展，電子計算機技術在醫院財務管理領域廣泛滲透，雙套制替代傳統單一的紙質檔案管理，逐步成為醫院電算化會計檔案的基本管理模式。
所謂雙套制，是指“電子和紙質兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。
財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會計檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會計檔案的管理范圍不僅包括“計算機打印輸出的傳統紙質記賬憑證、會計賬簿、財務報告等專業會計核算材料”，還包括“機內會計數據、軟盤等備份的會計數據、系統開發資料和會計軟件系統 ”。
在電算化會計環境下，會計檔案存貯載體發生了巨大變化。從紙質文件到電子文件的出現，是檔案存儲方式的變革，也是檔案管理范式的轉變。電子和紙質兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優勢互補，并行發展的模式，要求在推進電子檔案管理的同時，也要重視紙質檔案的管理和研究，對傳統檔案管理理念與現代管理技術進行科學整合，尋找出一條既符合時代要求，又符合科技發展特征的醫院電算化會計檔案管理之路。
2 電算化會計檔案的優勢和不足
電算化會計檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時空和載體傳遞的限制，實現了資源共享。磁性介質的采用，有效避免了手工記錄中易出現的重復記錄現象，簡化了管理環節，豐富了儲存空間。
擴展了信息處理功能，實現了無紙化查閱、自動檢索、自動管理和自動計算、分析，強化了會計數據的完整性、準確性和及時性；促使會計檔案工作規范化，提高了效率；減少錯誤，提高了會計工作的質量；有利于充分發揮會計的職能，及時反映（據估計約有70%的信息來自會計部門），為醫院領導決策當好參謀助手。滿足了社會對會計檔案信息的系統性、時效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現了會計檔案發展的方向。
然而，電算化會計檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經濟業務的原貌，無法保證會計信息的真實性。未經授權的人員出于私利或不正當目的，有可能復制、偽造或銷毀一些重要的會計數據而不留任何痕跡。會計信息的完整性、安全性因此受到挑戰。電子文件磁性記錄介質易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。
3 紙質會計檔案的優勢和不足
在我國，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質檔案是會計檔案信息儲存的傳統標志。
紙張具有較強的耐久性和穩定性。紙質文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。
紙質檔案具有信息與載體相依附的特點，從當時使用的文件直接轉化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質檔案的根本優勢。
從法律角度講，紙質檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別，可以在法庭上作為司法鑒定的依據，能從技術及法律的角度嚴格保證會計憑證的原始性和真實性，具有無可爭議的法律效力。
現階段電子化會計資料打印成紙質文檔后，經當時當事會計人員和有關責任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會計檔案的紙質副本。2009年1月總后衛生部頒布《軍隊醫療機構電子病歷管理辦法》，2010年3月衛生部頒布《病歷書寫基本規范》，均認可打印簽名后的紙質病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質會計檔案和紙質病歷都是紙質檔案，新版《會計檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質會計檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質會計檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據，使電算化會計檔案有了法規上的應用依從。
紙質檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質占據空間大，查找檢索不便，清點移交歸檔工作量大，裝訂成冊和流轉繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風險。面對社會越來越高的發展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。
4 雙套制的主要任務是保證電算化會計檔案法證作用的實現
新版《會計檔案管理辦法》指出，“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。證據即憑證。憑證作用是會計檔案的的基本價值和主要作用。
在經濟犯罪案件的查處中，常常通過對會計檔案資料的審查、核對、比較和分析，來收集涉案證據。
在司法訴訟過程中，從會計檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運動過程，證明與資金有關案件事實的會計報表、會計賬簿和會計憑證所記載和反映的事實，是證明犯罪行為的有力證據，在經濟犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。
隨著經濟的發展，不同類型經濟組織之間的經濟交往日益頻繁，經濟環境變得復雜，經濟違法犯罪和經濟糾紛問題日趨增多。在經濟案件和經濟糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會計檔案往往成為法院審理的重點，會計檔案的法律憑證作用日益突出。
檔案的本質特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據法的一個非常重要的問題。按照法律規定，只有書面形式的紙質會計檔案才有法律效力。
電算化會計檔案往往以無紙形式的電子數據作為基礎，難以對其原件進行鑒定，它的法律憑證作用難以實現。
由于電算化會計檔案的法律憑證作用難以實現，它在法庭上不可避免地要遇到證據上的法律障礙，它的合法性必然受到質疑。為了保證會計檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會計檔案的合法性建立在傳統紙質會計檔案的基礎之上，實行兩套檔案同時歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質檔案以及法律認可 “機打紙質會計檔案”的法律效力等同于紙質檔案的技術手段和管理方法，滿足電算化會計檔案原件形式的法律要求，保證電算化會計檔案的合法性。
雙套制盡管可以保證會計檔案法證作用的實現，但它在帶來兩種文件形態相輔相成的同時，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關財力、物力的消耗，并且隨著時間的積累，造成醫院運營成本的不斷升高，形成醫院經營管理中的一個大問題。
談到這個問題，我們可以先拿電算化會計檔案雙套制和醫院電子病歷進行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會計檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現實問題。為了保證病歷的法律效力，醫院目前也對電子病歷實行雙套制管理，同樣也給醫院帶來運營成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計算機耗材成本數量的增大也是電算化會計檔案所無法比擬的。據測算，醫院實行電子病歷雙套制管理，給醫院所帶來的效益增長遠遠快于成本的上升。總體來看，電算化會計檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會計檔案的法律效力，會給醫院帶來良好的社會效益，也有助于提高醫院的經濟效益，其正面效果明顯超過了負面效應。
5 會計憑證是醫院電算化會計檔案雙套制永久化的決定因素
會計檔案包括會計賬簿、會計報表和會計憑證，都是會計檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎，記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明。
原始憑證的內容具有不可更改性和真實性。《中華人民共和國會計法》規定：“原始憑證記載的各項內容均不得涂改。記賬憑證應根據經過審核的原始憑證及有關資料編制”。
原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。
原始憑證具有特殊的歸檔保管規則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機粘貼在記賬憑證的后面并注明張數。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號順序裝訂成合格的會計檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。
這種情況同其他紙質檔案是明顯然不同的。其他紙質檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內容輸入計算機成為電子文檔之后，如果電子檔案已經采用可靠技術手段解決了電子檔案符合法律、法規要求的原件形式問題，達到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國電子簽名法》第二條有關數據電文書面形式的要求，就可以將其內容直接在機內存檔和使用，不再需要打印出紙質副本。這樣，紙質檔案便會被徹底淘汰。
由上可知，一方面，兩種會計憑證之間互為條件的特殊關系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規則，它必須以 “粘貼于機打記賬憑證之后”的方式脫機存在，從而導致原始憑證即紙質檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質檔案得以永久保存，以同時保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會永久存在。在這里，檔案界關于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質的共識，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點被顛覆了！
兩種檔案永久共存既是電算化會計檔案雙套制的重要特點，也是電算化會計檔案同其他電子檔案的重要區別。
6 討 論
電算化會計檔案代表了會計檔案現代化的發展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質疑。實行雙套制，將紙質檔案和電子檔案同時歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個意義上看，雙套制是電算化會計檔案長期發展過程中必須經歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩妥的變通辦法”。
由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質檔案可以在當前經濟犯罪案件和經濟糾紛處于上升勢頭的復雜形勢下，保證檔案法證作用的實現，維護權益人和醫療機構的合法權益。發展尚不成熟的電算化會計檔案，顯然不符合形勢發展的要求。這一點正是實行電算化會計檔案雙套制的關鍵理由。
電算化會計檔案是決定雙套制過渡期長短的主要矛盾。由于電算化會計檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發展過程。就是說，如果電算化會計檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會計檔案的合法性必須繼續建立在紙質檔案的基礎之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。
在電算化會計檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優勢，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創造出一種“相互融合，永久共存，優勢互補，并行發展”的和諧新形式。這種形式是由會計憑證之間所存在的特殊關系和原始憑證的特殊歸檔保存規則所決定的。可以說，會計憑證對電算化會計檔案雙套制的整體發展過程產生了深遠的影響，不僅對雙套制本身，對和雙套制有關的檔案意識、管理理念、管理模式和管理方法等都產生了根本的影響。
雙套制的核心要處理好電子和紙質兩種會計檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運行，實現其理想動作境界，避免出現兩者機械相加的現象，使內部管理達到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術的融合發展、檔案管理改革、人才培養方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現階段電子檔案與紙質檔案有接軌問題”。
針對電算化會計檔案需要永久性實行雙套制的特點，提出如下對策和建議：
一要高度重視醫院會計檔案工作人員的選用與培養。把掌握現代化計算機技術、傳統紙質檔案管理技術和潛在創新意識及能力的復合型人才作為今后人才培養的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補充具備計算機、財會、檔案管理等學歷背景的專業技術人才。加強會計檔案人員的繼續教育，提高他們掌握和運用現代信息技術和傳統紙質檔案管理技術的意識和技能，逐步滿足雙套制模式下現代醫院檔案工作的發展需要。
二要努力提高檔案人員的職業道德水準，建立科學的績效考核制度，強化各項規章制度，嚴格防止惡意修改軟件程序、篡改數據、非法取得口令等不良行為的發生。
三要強化電算化會計系統網絡環境的管理維護工作，保障電算化網絡環境的安全運行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內容邏輯上準確，使兩種檔案發揮同等社會效益。
四要做好電算化會計檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴格的借用制度、定期備份制度和分權限調用制度等，保證會計檔案的安全，減少人為修正的可能。
五要建立和加強電子文件管理制度，逐步實現電算化會計檔案管理的標準化和制度化，推進檔案工作現代化的步伐。
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