檔案館建設解決方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案館建設解決方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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航星科技采用直屬分公司（辦事處）、戰略合作企業和伙伴三級渠道營銷策略，已實現整體業務的咨詢營銷本地化、實施本地化和維護服務本地化，營銷和技術服務支持網絡現已遍布全國市場。

檔案信息化的迅猛發展，主要得益于國民經濟發展帶動整個軟件產業的快速發展。這一契機給從事信息化服務的企業帶來了怎樣的機會？

航星科技總經理郭彥軍在接受記者采訪時表示：“首先，檔案行業現階段的市場容量較大，信息化起步較晚，現階段還處于初級階段，在硬件設備、數據采集加工、檔案信息化管理平臺、檔案咨詢等服務領域就有近百億的市場容量；其次，檔案信息化行業還無真正強勢的品牌，目前從事檔案信息化的企業有近百余家，每家企業都有自己側重的行業及區域，但銷售規模多處于200萬~5000萬元之間，市場零散，這也是比較好的機會。”他相信，檔案部門是政府和企業的重要職能部門之一，對檔案信息化的投入在未來幾年必將呈高速增長的態勢。

打造檔案信息化優秀品牌

航星科技在信息化領域的目標是打造檔案信息化領域的優秀品牌。據郭彥軍介紹，航星人一直沒有考慮將目標放在行業第一或行業領先者的方向上，這與航星科技的做事風格有很大關系。盡管2009年航星科技的收入就已遠超同行企業，實現了行業第一的目標，但對航星科技而言，扎扎實實將每件事情、每個工作環節做到優秀，才是真正的目標。

經過十年的發展，航星科技產品從C/S模式發展到B/S模式，從單機版發展到網絡版，實施方法從項目開發上升為產品化開發……航星科技不斷從失敗中汲取教訓，積累了大量檔案信息化業務經驗。經過十年的技術沉淀，航星科技終于成功開發出新一代檔案信息資源管理平臺。

在檔案信息化領域，航星科技首次提出以“業務應用為核心，基于標準與服務”的設計理念，并形成了面向政府機關、企事業單位全方位檔案管理的綜合性軟件平臺――航星科技綜合檔案信息管理平臺。該產品基于J2EE體系架構開發設計，以航星科技“協同應用支撐平臺”為基礎，采用先進的平臺化開發與構件技術，融合了海量數據存儲、全文檢索、工作流引擎、OCR、協同通信、數據加密與安全管理等多種技術。平臺現已進入成熟穩定期，已被眾多行業用戶部署及使用。

目前，航星科技產品方案服務已覆蓋到政府、綜合性檔案館、金融保險、電力、電子、通信、建筑、房產、石化、教育、煙草、軍工、法院等20多個行業，客戶數量超過一萬家。尤其在檔案數字化服務領域、干部人事檔案領域，航星科技更是保有極高的市場占有率，在政府、公檢法、煙草、城建、檔案館、電力、通信等行業，也擁有較高的市場占有率。

構建行業核心競爭力

據郭彥軍介紹，航星科技的產品和方案競爭力主要表現在四個方面：平臺產品研發、整體解決方案、可持續創新能力和行業經驗整合共享。

在平臺產品研發方面，航星科技檔案系列產品以綜合檔案資源管理平臺為基礎而研發，涵蓋了檔案信息采集、管理、利用的全過程。平臺還采用了當前最新的開發組件與構件技術，使航星檔案產品具有強大的檔案業務管理和應用延伸能力。

在整體解決方案方面，經過十年的積累，航星科技可以為客戶提供一套完整的解決方案，包括從檔案信息化整體咨詢及規劃、檔案制度及標準設計、檔案信息化人才培訓、相關硬件網絡平臺建設、檔案管理應用軟件設計、檔案數字化資源建設、檔案安全體系建設、檔案信息分析與挖掘服務到檔案信息化培訓交流。

在可持續創新能力方面，航星科技已進入檔案信息化產業鏈的各個環節，在行業規劃及布局、技術與人才儲備、各類資源整合應用上建立起一定的優勢。這為航星科技產品和方案的可持續創新打下了堅實的基礎，確保了客戶檔案信息化管理的持續性。

在行業經驗整合共享方面，航星科技已建立起檔案行業信息化經驗共享平臺，整合了20多個行業檔案業務管理及應用需求，還將不同應用環境下的集成及服務需求進行了整合及共享。檔案行業信息化的經驗整合共享，有助于提升航星科技產品和方案的競爭力，有助于提升全國檔案管理人員的信息化水平。

形成未來檔案行業新勢力

未來，航星科技在檔案信息化市場的規劃是什么呢？對這個問題，郭彥軍表示，航星科技將根據不同層面的市場需求將這個市場劃分為三個部分。

一是全力推廣低碳、智能、知識型的數字檔案館解決方案。根據我國檔案事業“十二五”規劃的內容要求，在綜合性檔案館領域，航星科技除了像其他解決方案提供商一樣提供檔案館信息化產品、技術、方案和服務外，還會按照國家檔案館建設標準，協助檔案館進行實體檔案館建設，幫助綜合性檔案館向低碳、智能、知識型的數字檔案館轉型。

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一、檔案基礎數據庫建設的緊迫性

今天，我們處于信息技術快速發展的知識經濟時代，國家、城市綜合服務資源庫的建設是社會發展的需要，是加強政務公開、實現便民服務的一項基礎性工作。我國已經在人口、法人、自然資源與宏觀經濟四大數據庫的建設方面取得較大成效，檔案作為人類社會活動的歷史記載，檔案資源的開發利用和檔案基礎數據庫的建設已經成為國家信息資源建設的重要組成部分。可以說，檔案基礎數據庫的建設已經成為各級各類檔案館面向社會提供檔案資源利用服務的基本職能，成為我國整合檔案信息資源、弘揚民族文化、提高民族素質的歷史性課題，同時也是我們檔案工作者采用現代化手段記憶當今社會改革、建設、發展真實過程，支撐社會經濟發展的歷史性責任和義務，更是政務公開，提高辦事效率和促進科學決策的依據。

美國、加拿大、澳大利亞、德國、韓國等一些發達國家已經在檔案數字化、文檔一體化、數字資源長期保存、數字檔案館等方面開展了一些預言性、前瞻性和應用性研究，相繼制定了電子文件管理的元數據格式與規范，研究開發檔案管理信息系統、檔案資源共享的網站系統的建設思路和方法。2003年2月國際檔案理事會檔案著錄標準特別委員會正式公布了新修訂的第二版《規范記錄著錄規則》，于2004年第十六屆國際檔案大會上正式頒布修訂后的第二版《規范記錄著錄規則》，該檔案著錄規則對規范檔案目錄數據庫的檢索服務，建立高質量的目錄中心具有重要的參考價值。發達國家的經驗告訴我們，建設基礎數字資源庫的宗旨是遵循國際標準，構建跨區域的開放檔案的共享資源庫，針對公眾對檔案資源的利用需求提供高效率的查準、查全服務機制。

目前在我國，也有一些省市級檔案館開展數字檔案館建設，制定了符合各地區自己需求的數字檔案的元數據格式規范，建立了檔案目錄中心，提供部分開放檔案信息的檢索服務功能，具有典型示范作用的有福建省檔案基礎數據庫建設，它是基于分布式數據庫，在原來單機和局域網絡的基礎上開發完成，它連接了若干分布式數據庫，并建立了檔案目錄數據庫，檔案內容數據庫，等。但是多數檔案館還沒有真正建立全面的、系統的、面向公眾查檔需求的檔案基礎數據庫，而只是建立了一些專門的特定主題的檔案數據庫，只能滿足一些局部的特定的用戶需求，特別是開放的檔案信息資源沒有實現集成，信息結構不統一，檔案數據不系統、不完整、不共享，更為嚴重的是沒有形成一個統一的能夠描述數字檔案資源的格式規范和建設檔案基礎數據庫的標準方法、實現檔案資源的整合、組織與存儲的技術方案和行之有效的建設思路；另外，還由于建設檔案基礎數據庫的關鍵技術，如海量、非結構化的數據存儲解決方案，基于知識管理的數據倉庫和數據挖掘等技術尚未在檔案信息化領域得到廣泛應用，這些因素都大大降低了檔案基礎數據庫建設的速度和質量，致使各類檔案資源難以形成一個統一的資源庫整體，限制了檔案資源的深層次挖掘和廣泛化利用。

因此，研究檔案基礎數據庫的元數據標準集、數字化檔案信息的格式規范以及檔案基礎數據庫建設的思路和方法、各類結構化和非結構化檔案數據的組織、存儲和檢索利用的關鍵技術及整合應用方案，以及提供檔案信息檢索服務的有效機制將成為當前檔案館基礎數據庫建設的重要的基礎性工作。

二、檔案基礎數據庫建設的工作內容

建設檔案基礎數據庫是一個長期的、復雜的系統化工程，它包括各類標準規范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數據存儲服務器和提供數據檢索服務的軟硬件平臺的建設以及開展基礎數據庫建設的組織與團隊及其長效服務機制的形成。而在眾多的數據庫建設工作中，標準規范與數據資源的滾動建設則是最基本的也是最重要的內容。

1．標準規范體系建設。包括元數據格式規范、管理規范和業務工作制度三大方面。制定數字化檔案的存儲標準與格式規范，明確檔案數據庫的存儲與訪問方法。包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式、著錄規則與要求；各種類型檔案內容（包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結構化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。

制定檔案基礎數據庫建設的管理規范和制度，明確數據庫建設過程中的程序化和規范化操作方法。主要包括數字化數據庫的建設步驟、方法和要求；數字化檔案信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術規范和管理規定；數字化檔案信息的安全管理規范、備份方式與要求；備份的數字化檔案信息的管理方法等；檔案基礎數據庫的原始性保障措施，規定如何采用身份認證、數據加密、電子簽名等技術確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數字化檔案信息的授權訪問制度，定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權管理與訪問制度。

制定檔案基礎數據庫建設的業務規范和制度，明確接收數字化檔案信息和開展館藏檔案數字化加工的工作要求。主要包括數字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內容、范圍、方式、方法及安全保障要求；開展館藏數字化加工的全過程工作方法、安全制度、保密措施、人員要求等；檔案基礎數據庫的滾動建設與完善制度和工作要求。

2．檔案信息資源滾動建設。主要包括數據庫平臺的建設以及數據著錄、數據處理、數據整合與數據備份系統的建設。數據庫平臺是指存儲檔案數據的軟硬件存儲系統，包括網絡存儲設備的選型、安裝、調試和使用，數據庫管理系統，存取數據的軟件平臺，多門類檔案數據存儲方案的確定和實施，以及數據存儲系統的升級、維護與持續服務的計劃和工作要求等。檔案數據存儲系統的建設主要涉及到需求分析、方案確定、設備的購買及其與服務器的連接等內容，網絡存儲設備一般應與服務器的購買同步考慮。多數服務器供應商提供存儲解決方案，并提供服務器與存儲設備之間的集成與互聯。

數據著錄系統是獲取檔案信息的門戶應用，包括檔案內容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內容，著錄系統的建設主要是要將標準規范加以實施，在數據入口處將不合規范的數據進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數據捕獲到數據庫存儲系統中。

數據處理系統是實現批量數據導入、導出、掛接和規范性校驗的自動化數據著錄系統，一般由技術支持人員來完成，系統的建設需要根據檔案業務工作的需求，總結和預先定義數據處理的標準和自動處理規則。

數據整合系統是在數據處理之前，根據檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理與規范化處理，以方便實現檔案信息資源的集成與共享。

數據備份系統建設的目的是提高數據的安全性，根據備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種方式。建設數據備份系統，一方面要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統，一方面要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護，同時還需要對備份的數據實行全面的管理，這三方面內容缺一不可。

三、檔案基礎數據庫建設是實現檔案資源共享、開展社會化服務的基石

社會信息化使檔案信息資源面臨著一個全新的生存環境與發展空間。美國檔案學者杰拉爾德?漢姆先生曾指出：檔案應該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創造一個反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻材料世界”，檔案館藏是反映“人類生活的廣闊領地” ①。因此，檔案資源唯有回歸社會，得到最大限度的利用，才能體現檔案保管的價值和作用。事實告訴我們，實現檔案信息資源的集成化管理和共享化利用是檔案貼近公眾、服務社會的最佳解決方案。

要實現檔案信息資源的共享化利用，首先必須在檔案基礎數據庫的建設上下功夫，而檔案基礎數據庫的建設必須在檔案的形成、存儲和提供利用的各個環節加以重視。檔案的形成是一個從個體知識到組織知識，再到社會知識轉換的文化積累、動態跟蹤和滾動發展的歷史記憶過程，檔案的開發與利用則是人類傳承文明、創新發展的進步與成長的歷史形成過程。如圖1所示。這兩個相互銜接、彼此推動的過程，循環往復、推陳出新構成了人類社會的知識化動增長（Adaptive）和社會化自適應的檔案資源形成過程模型。這表明了檔案文化通過“傳―承―積累―發展―傳”這樣一種類似于文化加工廠的生產工序，隨人類自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、無始無終的傳承環鏈②。

圖1檔案資源的知識化共享和社會化服務過程模型

進入21世紀，我國的電子政務與各行各業的信息化已經進入了以知識管理為核心的快速提升和綜合運營的重要發展階段，信息技術的發展也把知識管理推到了一個核心重要的位置，“以知識為基礎的經濟社會” 的提法更表明了人們對知識和技術在經濟增長中的作用有了更充分的認識。可以想象，未來的互聯網是一個豐富多彩的“知識網”，是一個儲存綜合知識的文化資源大倉庫。檔案作為人類社會活動的原始記錄者和忠實承載者，記錄了人類的社會成果的同時也揭示著人類文化，它是民族文化遺產的重要組成部分。同時檔案在文化傳承中占據著舉足輕重的地位，發揮著不可替代的作用， 正如張輯哲在其《維系之道―檔案與檔案管理》著作中所談：“正是由于有了檔案與檔案管理，人類才能夠不斷地在繼承中存在、發展，在存在、發展中延續，不斷使自己真正成為一個連續的時空整體。檔案與檔案管理是人類社會時空統一性和連續性的維系之道……”。

檔案信息資源必將會成為未來“知識網”中不可或缺的重要組成部分，因此，在開展檔案信息化建設過程中，首要重要的事情是建設高質量的檔案基礎數據庫，充分利用數據挖掘、數據分析工具提供快速檢索與服務，實現檔案信息資源的社會化共享，才能真正體現檔案保存的價值和意義。

注釋：

①.F.杰拉爾德，漢姆，劉越南譯，檔案邊緣，《山西檔案》，1999年第1期．

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一、數字檔案館的架構、特點與功能

數字檔案館與傳統檔案館比較，工作對象由紙張等其他載體轉變為數字信號，但其工作的根本任務仍然是收集、保管、利用、安全四大主要內容。因此收集、保管、利用、安全是構成數字檔案館的模型基礎。這四大主要內容每一項都由相互獨立的一個或幾個子系統組成，通過網絡連在一起，來實現數字檔案館的功能。

1　收集。政務網中歸檔單位的檔案人員通過登錄系統登錄，登錄系統調用身份鑒別技術核對身份，確認正確后同意接收，采集系統接收傳輸來的文件目錄和全文，檢查系統檢查文件目錄是否符合要求及與全文的對應關系，正確后發送消息給歸檔單位，再將目錄與全文分別導入至目錄數據庫和文件存儲系統保存。

數字檔案館另一個信息來源是本館的檔案數字化，通過數字化系統將已有的紙質檔案或以其他形式保管的檔案通過掃描等數字化加工方式轉成以數字保存的方式，并形成目錄數據庫與文件系統。

2　利用。訪問者首先通過網頁或專用登錄系統登錄，連接后系統記錄身份、時間，查閱人填寫查閱內容，發出查閱請求，系統調用目錄管理系統與權限管理系統核對查閱人的權限，權限允許，調用文件管理系統提供文件信息，否則返回消息，告知沒有權限。系統記錄查閱人查閱內容。

檔案利用的另一種形式是直接通過建立網站的形式向社會公布黨政各部門政策文件。

3　保存。檔案目錄存儲系統，根據要求，檔案館每一件檔案文件目錄必須輸入到目錄存儲系統中。數據庫形式。

電子檔案文件存儲系統，文件夾形式，以全宗與年代建立文件夾，便于快速存取。

多媒體檔案存儲系統，如照片、錄音、錄像資料等。

備份系統，為了防止人為失誤和其他事件發生，系統與數據必須有自動備份功能，并能在短時間內恢復。

刻錄系統，為保存電子檔案的原始內容與所有元數據，避免后來的技術升級及硬件損壞而帶來的結構上改變或破壞，對電子文件進行刻錄，實現電子文件的物理歸檔和永久保存。

光盤庫管理系統，建立光盤目錄數據庫管理光盤，實現光盤的自動調用。

4　安全管理。異地容災備份系統，為防止重大自然災害及戰爭的發生，對所有電子檔案數據應當進行異地保存。

身份鑒別系統，利用口令等鑒別技術對登錄行為進行限制。并為權限管理系統提供身份識別。

權限管理系統，結合各種身份鑒別技術對訪問者進行權限管理。控制查、閱檔案范圍、讀寫操作等權限。

防攻擊系統，主要是通過防火墻，防止非法者通過網絡入侵、修改檔案信息和進行其他攻擊活動。

防雷系統，利用防雷技術，防止雷電直接襲擊和感應襲擊機房。

數字檔案館自動化管理系統：

庫房管理，利用門禁系統對進出庫房進行管理并自動進行記錄。溫濕度管理，通過分布在各個庫房的探頭，對溫濕度進行監測，進行實時和分時記錄，并對機械設備進行控制。防盜監控，對檔案館的重要場所進行監控，可根據設置進行實時錄像并自動保存并發出警報。

二、數字檔案館的網絡方案

1　網絡方案關系到數據傳輸質量、速度及安全等性能，是數字檔案設計的一個重要環節

建議省級數字檔案館網絡按交換式千兆級交換式以太局域網設計。交換式千兆以太網的傳輸速率高，是當前傳輸速率較高的一種局域網技術，網絡帶寬高，能提供lGbit／s的獨享帶寬。仍采用CSMA／CD介質訪問控制方法，僅在載波時間和槽時間(SLOT TIME)等方面有些改進。它依靠RSVP、IEEE802.1Q技術標準。提供虛擬局域網(VLAN)服務。提供質量保證(Quality of Service， Qos)，支持多媒體信息的傳輸。數字檔案館在結構上采用使用最為廣泛的拓撲結構組建以太網網絡，層次上使用核心層和接入場券層兩個層次。各個樓層的交換機負責桌面計算機接人，核心交換機完成接入交換機的匯聚和這些交換機之間的數據交換。

具體網絡方案

核心層交換機采用Cisco Catalyst 4500系列交換機產品，它支持網絡融合，提供了高性能、高彈性的交換基礎架構，CiscoCatalyst 4500系列提供了全線速的第2到第4層的交換，同時還提供了集成彈性和增強控制，擴展了從骨干網絡到邊緣網絡的智能網絡服務，它的無源主板和集中式體系結構允許通過ciscoCatalyst Supervisor引擎增加先進的聯網功能；它擁有48端口10／100／1000 BASE-T網卡，支持高密度千兆以太網到各個系統及桌面；還有集成的、冗余的路內電源供應、內置高密度10／100M以太網卡、智能業務；它的模塊化設計、豐富的Cisco IOS軟件特性和附加模塊使其能夠根據用戶特定的需求定制各種服務。64Gbit／s帶寬及強韌的智能業務、全面的安全性和簡單的可管理性等，滿足用戶對多業務、高可靠、大容量、模塊化的需求。

接入層交換機采用Cisco Catalyst 3550系列交換機，該交換機部署簡單，每個非GBIC端口的自檢測能力能夠檢測到所連設備的速度，并自動地配置端口進行10、t00或者1000Mbit／s的操作，從而簡化了交換機在混合了10、100和1000BaseT的系統中的部署。通過一個可更換的GBIC模塊，支持兼容IEEE802.3z的1000BaseSX、1000BaseLX／LH、1000BaseZX和1000BaseT物理接口，在部署交換機時有很強的靈活性。同時具有出色的冗余性，確保在發生故障時進行及時的備份，Cisco UplinkFast／BackboneFast技術可以確保迅速的故障恢復，提高網絡的整體穩定性和可靠性。

2　省級數字檔案館網絡方案特點

――構建兩套網絡，物理隔離，建設

高安全、高可靠網絡；本次網絡建設新建兩套網絡，一套接省電子政務外網，一套接Internet公網，兩套網絡之間物理隔離，實現各自的應用。

――核心交換機、接入層交換機設備均為高可靠設計。核心交換機關鍵模塊冗余。

――滿足未來幾年后的需求、OA、視頻網絡發展的高性能支持；網絡建設選用設備具有極高的處理性能，豐富的業務支持能力和擴展能力保證未來幾年檔案信息服務發展的需要。

――強大的業務區別服務能力支持，滿足多種媒體統一網絡的需求；網絡承載語音、視頻的系列技術：IP Qos、RTP、RTCP技術已經相當成熟，整個網絡為以后新服務開展提供通用的網絡平臺，支持平滑升級；高帶寬鏈路為業務開展提供帶寬保證；選用的核心交換機支持豐富的Q0s策略，可以承載多個應用而能保證視頻、語音的開展。

――統一、經濟的跨平臺網絡管理方案，集群解決方案；網絡建設選用的網絡設備支持豐富的網管策略，可以對全系列產品進行網絡管理，節省網絡管理的人力和精力投入。

――支持未來網絡平滑升級；智能網絡能夠減輕新的網絡需求所帶來的壓力，智能交換機可以提供更多未經處理的帶寬和連接。它們比標準的第2層交換機提供了更多的數據流應用，不僅能夠識別網絡流量設備，而且能夠識別用戶和應用。

――網絡建設選用的核心設備交換機預留了足夠的接口，相比其他產品具有極強的可擴展性，保證隨著未來業務增加進行設備平滑升級。

三、數字檔案館的安全系統建立

眾所周知，網絡世界方便快捷，但隨之而來的安全問題也是檔案信息部門需要著力解決的重要問題。

1　數字檔案館檔案信息安全的風險

一是未經授權的資源訪問，可能會泄露檔案機密，導致未經授權的系統操作，影響系統正常運行。二是數字檔案信息的泄露、修改、破壞，授權訪問的密碼等可能在傳輸過程中或在存儲時被修改或因設備故障破壞。三是惡意代碼，也就是病毒和后門程序，主要是未經授權的非法程序執行，對信息數據、系統數據、操作權限構成嚴重威脅。四是外部入侵和破壞，指來自Internet網的黑客入侵和破壞。五是內部入侵，來自內部網絡的侵入。六是服務網站遭受各種拒絕服務攻擊，利用系統的錯誤或資源的限制，造成系統崩潰、性能下降、損耗系統資源，從而使服務不能正常提供。或利用本地網站作為跳板對第三方目標發動攻擊等。七是物理安全，指雷擊、火災、電源中斷等。

2　數字檔案館保證檔案信息安全的主要技術

――身份鑒別，對訪問者進行身份識別。如將口令或動態口令用于系統管理、其了登錄管理、各個數據服務器的管理，數字證書用于對歸檔單位請求歸檔時的管理，生理模式識別用于庫房、主機房管理。

――訪問授權，訪問控制／授權是安全保護中極其重要的一環，這是在身份識別的基礎上，根據身份對其要求調用或訪問的資源請求加以控制。

――入侵檢測，通過發現訪問者的非法訪問行為而對其隔離。

――DoS防御，通過判斷源IP包從而限制其進入及其他技術等。

――陷阱和追蹤，引誘攻擊者入侵假目標，記錄并追蹤。

――病毒防御，利用殺毒軟件查殺服務器、計算機及網絡中的病毒。

――加密，在傳輸機密信息時使用加密手段。

――備份，有日常備份、在線備份、在線鏡像三種方案。

3　涉及硬件的安全方案

(1)數字檔案信息備份

備份任務是數字檔案館的重要工作，備份系統是數字檔案館的必不可少的重要系統。一個好的備份系統不僅不會給管理者帶來很多的工作，相反為系統管理帶來了許多的維護上的方便。備份系統的作用主要有：

――備份的自動化，降低由于誤操作帶來的風險；

――各種數據庫(包括目錄與文件)在線備份；

――文件系統及數據庫數據的恢復時間點，歷史版本管理；

――防止設備故障及入侵破壞而進行的網絡備份和防止災難而實現異地備份；

―系統與數據的快速恢復。

備份技術經歷了幾個發展階段，從傳統的軟盤、磁帶機，以及到現在的DAS、NAs和SAN三大存儲模式、IP網絡存儲的出現，存儲的技術方式都在不斷更新。但無論采用哪種方式，容量大、具有先進自動管理功能、性能穩定、可用性強都是首要考慮的因素。

考慮數據的類型、數據量、備份策略(增量備份)、數據的保留時間及管理等因素，數字檔案館選擇NAS設備作為備份系統較為合適。NAS是一種即插即用的網絡存儲設備。采用標準的RJ-45網絡接口，通過交換機就可直接連接到網絡上。NAS對各種格式文件網絡高速共享的同時，還可讓存儲空間完成在線擴容，以解決網絡存儲隨著使用產生的容量不足的問題。

(2)防雷系統

各種設備設施由于雷電帶來的損壞現在仍時有發生，有的甚至威脅到了人生命安全。因此，數字檔案館建設必須考慮完備的防雷系統。雷電對數字檔案館的影響主要來自兩個方面，一是雷電直擊，二是雷電產生的感應電壓。而后者由于環境影響范圍更廣。因此，應針對不同的建筑物及其內部設備配置情況，從直擊雷防護、感應雷防護和地網建設等方面考慮，采取綜合治理、整體防御、多重保護、層層設防的防雷方案。

(3)防火墻

為了有效地解決防火墻的瓶頸問題，省級數字檔案館采用千兆級防火墻。

省級使用Quidway Eudemon 1000與Internet網進行連接。Eudemon防火墻是基于華為專業電信級硬件平臺和VRP軟件平臺，采用新一代硬件設計的高速狀態防火墻，不僅支持豐富協議的狀態檢測及地址轉換功能，而且具備強大的攻擊防范能力，提供靜態和動態黑名單過濾等特性，可提供豐富的統計分析功能和日志。Eudemon防火墻還可支持Q0s、VPN等特性。

Quidway Eudemon防火墻提供了標準和擴展的ACL包過濾。華為ASPF(Application Specific Packet Filter)技術可實現對每一個連接狀態信息的維護監測并動態地過濾數據包，防止地址欺騙，身份偽造等惡意攻擊行為。

篇4

[關鍵詞]知識門戶　檔案信息化　信息化服務

[分類號]G273

計算機及網絡技術催生的信息革命對人們的社會生活造成了深遠的影響，也為檔案事業的發展提出了新的挑戰，主要表現為兩方面：①檔案館能否積極應用先進技術，使自身的管理水平和業務能力站上新的高度；②面對大量的電子文件與電子檔案，檔案館能否善用自己在長期檔案管理實踐中積累的經驗，解決網絡環境下電子文檔管理的新問題。若應對得當，則正如加拿大檔案學者特里?庫克所說：“我們就可能抓住了一個絕妙的時機來提高我們的地位……像古埃及檔案同神一樣，重新坐回上帝的身邊”。為此，當前各國檔案界無不將信息化服務作為應對挑戰的主要手段，美國、英國及加拿大等國的國家檔案網站已基本實現在線檔案資源整合及國內各檔案數據庫的“一站式”檢索，并可提供形式多樣、內容豐富的檔案全文信息，有效地促進了檔案利用。

1　我國檔案信息化服務瓶頸剖析

我國檔案信息化工作通過多年來的建設，歷經從計算機輔助檢索到檔案網站，再到數字檔案館的發展進步，已取得相當的成績。但具體到檔案信息化服務方面，用戶卻始終無法方便快捷地從檔案館獲取急需的、有應用價值的信息資源與服務，造成檔案資源利用率低，檔案館無人問津的尷尬局面。究其原因，是因為我國檔案信息化服務實施過程中還存在諸多障礙：

1.1　共建共享組織不力

我國各級主管部門對檔案信息化服務缺少“頂層設計”，導致檔案館共建共享工作滯后，具體表現為：①檔案館之間各自為戰，權威標準的缺乏使得大多數檔案館仍孤立、分散地進行資源建設和服務開發，形成了大量的“信息孤島”，檔案信息資源往往因存儲結構或載體的不同而不能互通，給用戶利用造成了很大不便；②與其他信息服務機構缺少合作，圖書、情報等信息服務機構中一些先進的服務方式頗值得檔案部門借鑒，其信息儲備也可作為檔案資源的有力補充，擴大檔案服務范圍，但一直以來檔案部門未能與之實現資源共享，致使檔案信息化服務發展緩慢；③與檔案形成機關對接不暢，政府機關形成的文件是檔案館館藏的不竭來源，然而我國檔案館與其他政府機關缺乏配合，使得檔案文件接收不暢，“原材料”更新緩慢自然不利于檔案信息化服務的順利運行。

1.2　信息開發層次偏低

目前國內檔案部門對檔案信息資源的開發意識較薄弱，政策上對開發工作的權責分配不夠明確，再加上開發手段、技術、人員等方面的不足，直接導致我國檔案信息資源開發深度的缺乏。例如作為我國檔案信息化建設主要成果的檔案網站，多數只包含“局館概況”、“領導致辭”及“全宗簡介”等欄目，內容質量偏低。檔案館中可供利用的檔案材料大多也處于一次文獻狀態，沒有得到有效的開發與增值。這樣的信息開發層次無疑會增加用戶利用檔案資源的難度，產生負面的影響，使得用戶怯于接受檔案信息服務，從而影響了檔案資源利用率，制約了檔案信息化服務的有效開展。

1.3　服務理念落后

隨著信息技術的不斷進步，用戶對信息服務的要求也在逐步提高。當前用戶需要的首先是知識化的服務，要求檔案館不再只提供孤立的信息片段，而是可以解決具體問題的知識；其次是個性化的服務，要求檔案館能夠針對用戶個人的需求提供專門服務；最后是互動式的服務，不但要求檔案館與用戶進行互動，還需要檔案館搭建用戶間互動的平臺。但是目前我國檔案信息化服務工作仍主要以檔案館及其館藏資源為導向，以閉門造車的方式進行，未能充分考慮用戶的利用需求，其服務理念還相當落后。

2　檔案知識門戶及其優勢

2.1　檔案知識門戶的概念

面對瓶頸，我們只有開拓視野，充分借鑒其他領域的相關經驗，才能取得突破。放眼圖書、情報及企業領域可以發現，建立知識門戶是推進其信息化服務的最新手段與方向。面對“信息孤島”和內外網互動問題，企業界選擇了企業知識門戶(EKP)作為應對措施；圖書、情報領域也開始了關于知識門戶的理論研究和實踐探索，泰達網上圖書館、上海圖書館網上聯合知識導航站的建立起到了良好的表率作用。鑒于此，發展檔案知識門戶極有可能成為檔案信息化服務取得突破的關鍵。

追本溯源，檔案知識門戶是網絡門戶的一種，所謂網絡門戶則是互聯網資源與服務的統一接入點，為人們提供了獲取某領域相關信息的中心人口。知識門戶即是一種支持知識獲取、傳播和存儲的網絡門戶應用。其概念最初發源于企業領域，目前學界普遍將其理解為企業知識管理系統與信息門戶的結合，是企業業務參與者所需相關知識的統一入口，提供高級商務智能和決策支持。將知識門戶與檔案管理實踐有機結合則形成檔案知識門戶，它著眼于管理和服務兩個方面。對內，檔案知識門戶構成知識管理系統，輔助檔案業務處理，挖掘館員隱性知識，搭建館員學習交流平臺，以保障檔案管理部門的高效運轉與穩定發展；對外，檔案知識門戶發揮知識服務系統的作用，依托掌握的各類信息資源(尤其是檔案信息資源)，綜合運用知識發現、獲取、組織、挖掘、轉化等方法，供給用戶包含新智力要素的知識信息，幫助用戶在解決問題的同時提高知識獲取與知識創新能力。綜上，筆者認為，檔案知識門戶是為滿足檔案信息化需要應運而生的一種應用平臺，它以檔案機構內外部異構資源與服務整合為基礎，以融入新智力要素的知識發現、轉化、開發和導航為手段，在促進機構知識管理實現的同時向用戶提供統一知識資源獲取入口和個性化獲取方式，實現知識交流共享與創新。

2.2　檔案知識門戶的優勢

2.2.1　尊重用戶需求　用戶需求可分為三個層次：基本需求、期望需求和潛在需求。基本需求是服務提供過程中必須滿足的屬性與功能；期望需求不是完成服務所必須的，但是用戶想要得到滿足的需求；潛在需求則屬于用戶自身并未認識到，但得到滿足后會帶來高滿意度與驚喜的需求。長期以來，檔案館資源導向型服務方式是制約檔案信息化和檔案價值廣泛實現的重要因素之一，而檔案知識門戶恰能提供用戶需求導向服務，即以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務。檔案知識門戶以廣泛全面的知識采集整理、準確清晰的知識導航與便捷的獲取手段滿足用戶基本知識需求；通過定制服務、專家匹配、在線交流及備忘錄等功能滿足用戶的期望需求；憑借對用戶行為的收集與挖掘及據此完成的知識資源推送主動發現且及時滿足用戶的潛在需求，從而實現用戶需求導向型服務。

2.2.2　服務差異化　由于身份、年齡、教育背景及利用目的等不同，用戶對檔案知識資源的需求也會有千

差萬別。如，歷史學家需要的可能是真實、準確、互相關聯且完整性較高的原始記錄及歷史事件的內在聯系，而普通公眾更感興趣的可能是歷史掌故類閱讀材料。因此，檔案信息化服務必須體現差異性，以差異化服務滿足個性化需求，才能有效提高用戶滿意度。

檔案知識門戶不但對知識資源按學科領域進行縱向梳理，更能夠按知識深度橫向分層，以針對性地滿足有著不同知識需求層次的用戶。其豐富的個性化服務內容、清晰的導航功能和靈活的個人應用界面，更為用戶以最習慣的方式獲取到最需要且最適合的知識提供了有力保障。

2.2.3　擴大檔案服務可及性　檔案知識門戶除定向收集檔案資源外，還可通過互聯網采集全球范圍內知識資源，從內容上保證了檔案信息化服務的普適性。同時，作為數字檔案資源的統一獲取入口，它幫助用戶在不了解專業檔案檢索途徑的條件下，仍可在第一時間檢索獲取所需檔案材料，且比普通搜索引擎具有更高的準確度。這不但意味著現有檔案資源在網絡服務設施上的集中展示，更賦予任何有利用需求的用戶方便獲取檔案知識資源的能力，使得檔案信息化服務的可及性得到前所未有的擴展，充分發揮檔案社會服務作用，進而擴大檔案行業影響力。

基于以上突出優勢，筆者認為，將知識門戶與檔案業務實踐有機融合而成的檔案知識門戶無疑是我國檔案信息化服務突破當前瓶頸的努力方向。

3　檔案知識門戶體系架構及其功能

由于目標及環境的不同，檔案知識門戶在技術上不會有也不需要固定的解決方案，但設計完善的體系架構則能為其提供統一而良好的建設平臺。所謂體系架構，指系統各組成部分及它們之間的交互。美國學者奧斯汀認為，典型的組織架構應包括三層(數據層、業務處理層和用戶界面)，加拿大學者杜非則認為包括知識管理輔助工具、知識獲取工具、知識存儲、知識原型和用戶界面的五層架構更適合于知識門戶系統。本文在參考融合此兩種架構模型的基礎上，結合檔案實踐具體特點，設計了檔案知識門戶體系架構，如圖1所示：

3.1　檔案知識門戶架構

3.1.1　知識基礎層　知識儲備是檔案知識門戶提供服務的基礎。檔案館通過信息資源采集與開發模塊對館藏信息資源、合作單位共享資源、內外部網絡信息資源及館員經驗知識進行廣泛地收集，并由專人進行分類、加工和整理后存入知識庫。鑒于所采集的知識類型、格式各有不同，知識存儲也可采用文件服務器、數據庫、群件服務器、文檔管理系統或網站等多種形式來實行，每種存儲形式都是獨立的物理實體，它們聯合起來則構成統一的虛擬知識庫。中間件為門戶的功能集成與拓展提供支持，通過應用集成接口檔案館可實現外部服務或內部業務的廣泛集成。

3.1.2　應用功能層　檔案知識門戶應包括個性化、業務支持、協同共享和知識地圖4個主要功能模塊。其中，個性化功能貫穿著整個門戶的服務理念與過程，貼合用戶需求，使用戶以最習慣的方式獲取到最需要的知識；業務支持模塊可作為館員的辦公入口，協助館員完成日常工作；協同共享模塊提供了館員、用戶、專家及合作單位等多方交流平臺，為館內各業務的協同開展及館內外知識共享、轉化與創新提供了良好的環境；知識地圖能夠跨越邏輯分類和存放地點的限制，在數據孤島間建立連接，實現異構資源的虛擬整合，支持知識檢索與導航，為用戶展現整個館藏中的知識對象。

3.1.3　用戶界面層　檔案知識門戶通過應用程序調用接口實現功能響應，通過頁面聚合技術完成可視化的需求反饋，最終由個人界面將知識內容以用戶要求的方式呈現給用戶。這里的用戶可以是一般意義上的檔案館用戶也可是檔案館館員、管理者或合作單位等。此外，檔案知識門戶還可通過用戶界面實現訪問控制和身份驗證，滿足檔案信息資源保密性的要求。

3.2　檔案知識門戶功能實現

概括來講，檔案知識門戶為檔案知識管理與知識服務提供了實現平臺，通過知識管理的理論與方法提供知識服務。其主要功能包括如下方面：

3.2.1　資源整合　資源整合是檔案知識門戶的核心，是其他功能的前提，可分為基礎資源整合與應用資源整合。前者通過信息采集與開發對形態、來源、結構、格式及內容各異的檔案信息資源、知識和服務進行無縫集成，為知識服務提供“原料”基礎。后者能夠屏蔽各種應用系統在技術、接口和實現語言方面的差異，通過一個核心組件服務器將其集成在一起實施各系統的獨立或聯合應用。

3.2.2　知識開發　檔案知識門戶依托整合的信息資源，對其進行加工、過濾、提煉、分類與重組，自動抽取元數據，幫助用戶認知檔案知識信息及其相互間關系，使檔案信息資源從獨立的信息片段升華為系統的知識，在存入知識庫的同時以可視化知識地圖的形式為用戶導航。對檔案機構來講，檔案知識門戶在整合的業務環節中注重對個人隱性知識的析取與總結，使其提升為組織顯性知識，為檔案機構組織文化形成、自身成長和長遠發展提供支持。

3.2.3　統一獲取　在資源整合的基礎上，用戶可以通過檔案知識門戶“一站式”地檢索并獲取所需的各種異構檔案知識與服務，或與掌握知識的個人或機構取得聯系，從而完成知識發現，獲得面臨問題的解決方案。組織內部員工與合作伙伴可透過門戶的應用資源整合功能掌控各業務環節，獲取業務處理相關信息與數據，高效履行辦公與管理職能。

3.2.4　交流共享　檔案知識門戶為檔案部門、協作單位、員工和用戶構筑了交流溝通平臺，以虛擬會議室及網絡留言板等形式迅速建立知識擁有者和知識需要者間的聯系，促進顯、隱性知識間轉化，以達到知識共享目的。在這種交流共享的過程中，知識會不斷得到升華，產生創新。各參與主體均可通過檔案知識門戶獲取所需知識，解決實際問題。

具體來說，檔案知識門戶的資源整合功能在異構信息資源間建立了廣泛連接，實現了檔案館、檔案形成機關與合作單位的三方互通，有效解決了我國檔案信息化服務共建共享組織不力的問題；其知識開發功能幫助檔案館對檔案信息進行深入開發與整理，促進從信息到知識的升華，為檔案館知識服務提供了內容支撐，能夠充分改善檔案信息開發層次較低的現狀；其資源統一獲取接口大大削減了用戶獲取檔案知識資源與服務的障礙，提高了檔案信息化服務的知識性、互動性和主動性，滿足用戶個性化需求，解決了服務理念更新的方法論問題；其交流共享功能為檔案館館員協同工作、充分交流以及用戶獲取館內外知識資源、參與討論、進行利用反饋架設了平臺。

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（一）異步參考咨詢服務

異步參考咨詢服務也稱非實時參考咨詢服務，常見的服務模式有電子郵件參考咨詢、FAQ常見問題解答、電子公告板等。1.電子郵件參考咨詢服務電子郵件參考咨詢服務是虛擬參考咨詢服務的主要方式之一，用戶和館員的咨詢和答疑以電子郵件進行溝通。有的網站上提供郵件地址鏈接，用戶只需點擊該鏈接便可啟動郵件；有的網站以在線表單呈現，用戶將相關咨詢內容填進表單并點擊發送即可。電子郵件咨詢不受時間地點的限制，非實時的信息反饋可以增加館員思考的時間及回答問題的深度，但這種咨詢方式缺乏互動，在郵件安全性和保密性上存在危險。2.FAQ常見問題解答FAQ咨詢解答的是常見問題。檔案館將用戶問得最多的問題做一個匯總，而后分門別類地將這些問題顯示在頁面相關條目中，用戶點擊這些問題便會出現全面而詳盡的解答。FAQ咨詢，可看成一種參考指南，用戶可根據問題的羅列按圖索驥，節約時間。但該方式缺乏互動性，資料庫需要隨時更新，且在解決個體用戶特殊的咨詢需求上無法給出具體的答復。3.電子公告板電子公告板向用戶提供信息瀏覽與推送等服務，對用戶提出的問題進行解答，或通過與用戶討論進而得到最佳答案。電子公告板尋求解決問題的最佳方案，但存在暴露隱私的危險及問題解決方案不明確的缺點。

（二）實時虛擬參考咨詢服務

1.即時信息軟件和網絡聊天室即時信息軟件增加了用戶與編纂者的互動，用戶和館員可實現聊天式的咨詢。常用的即時信息軟件有AOLIn-stantMessenger、ICQ、Yahoo、Messenger、IOCQ等。網絡聊天室與即時信息軟件類似，都是通過聊天的方式進行詢問。但前者是在一個網頁頁面上進行，后者需要一個軟件為載體。網絡聊天室需檔案館在相關網頁上注冊一個虛擬聊天室，用戶需要咨詢時便登陸該聊天室進行咨詢。提供該種服務的有Anexa、Yahoo！Clubs等。2.視頻會議只需要準備視頻會議軟件、帶攝像頭和麥克風的電腦，便可開展視頻會議咨詢，這樣的咨詢方式使人際互動又進了一步，但該咨詢成本較高，且受時間限制，目前還未能完全普及。3.基于web2.0的實時咨詢服務隨著web2.0時代互聯網新型公眾服務平臺和技術的出現，在提供信息服務方面，越來越多的檔案館普遍提供RSS的推送服務，在具有廣泛影響力的交友、圖片、視頻、播客等網站（平臺）（如Facebook、Flicker、Twitter、Youtube、微博）上建立自己的賬號，提供播客服務（Podcast），利用維基（Wik）i技術建立用戶知識共享平臺、建立用戶的個性化檔案館等加強公眾與檔案館之間的聯系。

二、將虛擬咨詢服務融入檔案編纂成果傳播的實現途徑

（一）完善數字檔案館建設，構建技術支撐

虛擬參考咨詢服務的技術是整個服務運行的核心。技術的構建，可以從自行設計系統及購買軟件兩種方式來提供咨詢。在系統設計方面，清華大學圖書館與同方公司合作開發的虛擬參考咨詢系統（THLVRS）是國內較為先進的咨詢系統。該系統設計兼顧讀者與館員的用戶體驗。對讀者而言，可以利用自助的FAQ瀏覽與檢索，也可以選用電話、表單、實時咨詢中任一服務方式尋求館員指導。在館員模塊中，可以很容易地進行管理、統計、值班日志、表單咨詢等一系列功能操作，非常方便③。在國外，澳大利亞國家圖書館的參考咨詢服務系統設計也較為獨特，網頁清晰明了，直指服務范圍，減少用戶不必要的時間浪費。在參考咨詢頁面之前，網站以超鏈接的形式增加了四項內容：分別是“whatwecando（我們能做什么）”、“whatwecan’tdo（我們不能做什么）”“howlongwillittake（花費多長時間）”，頁面還包括FAQ及相關的服務章程和隱私聲明④。由于自主研發系統需要技術、資金、人員等支撐，購買軟件成為主要的技術解決手段。外國常用的參考咨詢軟件有AOLInstantMessenger、ConferenceRoom、Question-Point、LSSIVirtualReferenceToolkit、24/7Reference等。檔案館可酌情考慮相關軟件來進行服務。

（二）構建全方位的規范體系

將圖書館虛擬參考咨詢服務方式植入檔案編纂成果的傳播中，是借助外力充實內在的表現，因此需要規范的體系確保該項服務模式順利運行。通觀圖書館參考咨詢服務，其也是建立在一系列規范上的。國外主要的參考咨詢服務規范有《IFLA數字參考咨詢指南》《虛擬參考服務實施與維護指南》《問題/答案流程處理協議》《K-12數字參考服務信息咨詢專家指南》等；而國內的主要為《CALIS虛擬參考咨詢服務規范》和國家科學數字圖書館網絡參考咨詢服務系統服務規范（簡稱CSDL-DRD規范）⑤。同時除了相關的技術規范，還需出臺與隱私權、免責權、版權相關的法律來保證參考咨詢傳播檔案文獻編纂成果在法律界限內運行。在構建適用于檔案文獻編纂成果傳播的規范體系時，可考慮一種自頂而下的直線型規范模式，即中央統一制定相關的規范標準，地方檔案局根據實際情況制定相關的執行標準，保證該項服務方式順利實施。

（三）整合檔案資源庫，構建館際協作參考咨詢特色資源庫

亞里士多德曾言道“：整體大于部分之和”，因此僅限于一館內開展的編纂活動已逐漸走向以聯合體為依托的協作模式。自2004年以來，全國20個省、市的80個公共圖書館、高校圖書館緊密合作，積極聯合開展網上參考咨詢及文獻傳遞活動，圖書館聯盟已經初具模型。檔案部門也可以突破單一部門服務的方式，逐漸轉向跨館、跨地域、跨專業式地提供編纂成果。目前，中國的部分檔案部門已先行，通過協作式合作傳播檔案文獻。比較有代表性的有貴州和上海檔案局合辦的《黔姿百態———貴州省國家級非物質文化遺產檔案展》，該展覽由第三方公司負責運營，通過政企的合作模式，實現了資源的最佳整合。

（四）加強政府外部性支持和館內內部性支持

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關鍵詞高校檔案信息系統安全防護優化管理

隨著信息技術的快速發展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢發展，且數據量越來越大，具備了大數據的特征。面對著種類繁多、結構各異的海量數據和互聯網的不確定性，檔案信息管理系統面臨著安全和超負荷的困境。為此，2016年1月4日，國家檔案局辦公室印發了《檔案信息系統安全保護基本要求》，其中《檔案信息系統安全保護的管理要求》及《檔案信息系統安全保護的技術要求》分別從管理及技術上提出了信息系統安全保護的要求[1]1。如何在實際工作中對信息管理系統進行安全防護及優化管理，成為目前高校檔案館信息化建設中的亟待解決的問題。

一、高校檔案館信息系統管理過程中存在的問題

1.館內信息化設備陳舊與存儲設備的不足使得信息管理系統運行環境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進程的推進，檔案數字化資源增加，檔案數據庫數據量及并發用戶數量也隨之增多。一臺性能先進的信息化設備在信息化建設中必不可少，但是據筆者在一些高校調研中發現，不少高校檔案館在信息化建設過程中由于缺少相關部門的支持及配套資金，致使檔案館信息化設備陳舊。陳舊設備和有限的存儲空間使得信息管理系統的運行困難且無法兼容和升級，其結果常常出現數據庫服務器無法正常運行、運行錯誤或利用響應時間長、死機等問題。甚至有些高校為節省資金，將檔案數據資源與圖書館數據資源共同分享同一存儲設備，使得圖書與檔案大量數據資源堆積導致存儲設備常常陷于癱瘓狀態，嚴重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗及檔案館的信息化建設進程。

2.數字化工作的監管力度不夠，致使管理系統中數字資源質量得不到保證。對于高校檔案館來說，信息化建設的首要工作就是將紙質檔案數字化。但是目前，大多數高校檔案工作人員缺乏相關數字化技術操作培訓，且人手有限，所以除了少數高校自己開展數字化掃描外，大多數高校檔案館采用數字化掃描業務外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數字化建設速度，但由于缺乏相關規范性監管制度及嚴格的數據驗收把關手段，使得外包公司數字化工作人員一些不規范及失誤操作，產生錯誤數據、丟失數據及泄密等現象。同時，對于掃描后數據的質量難以保障。這些現象若得不到及時處理，會對后期原文掛接和數字資源安全管理帶來很大障礙。

3.信息系統管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統成為簡單查詢、數據堆砌的工具，無法發揮其管理價值。在大數據、大網絡時代，數據資源形式出現了多樣化發展趨勢，而檔案信息管理系統也相應朝著更廣泛的網絡型B/S結構發展，隨著其功能的完善，將成為網絡時展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術與檔案管理能力。而目前大多數高校檔案館由于條件限制，缺乏相關技術人員，無法對信息管理系統性能進行優化及數據防護，無法對數字資源有效管理，故而檔案信息管理系統成為簡單的數據堆砌與查詢工具，數字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對檔案數字資源管理缺乏責任心，使得檔案信息管理系統安全保密性得不到保障。諸如，對在數據錄入過程中出現的不完整數據、重復數據、不規范數據、無用數據等不予及時處理，導致管理系統數據存儲空間不堪重負；數字資源存放不規范，每當利用時經常找不到相關資源；信息管理系統管理權責不明，使得人人可以登錄系統隨便擅改數據，且出現問題時相互推卸責任；用戶使用數字資源后沒有嚴格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數據備份不及時，每當出現問題時無法及時恢復，對檔案數據的安全性、保密性造成嚴重威脅。5.信息管理系統選擇不當導致管理系統平臺前端兼容性差，無法實現信息管理功能。當前市面上檔案管理系統種類多而雜，且良莠不齊，既有單機版又有網絡版，還有B/S版等，功能不同且價格千差萬別，一些高校檔案館在選擇系統時缺少必要的提前調研及充分了解自身館的特點，購置回來的系統前端瀏覽器及系統兼容性差，二次開發功能差，檢索準確率低，管理起來費時費力，嚴重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統安全防護及優化管理的必要性

1.通過對信息管理系統進行安全防護及優化管理，不但保障信息管理系統的安全運行環境，而且減少不必要的資源與服務時間浪費，將員工從煩瑣重復的利用工作中解脫出來，為員工提供更多時間去提升個人素養及進行資源開發創新等工作，為檔案館的發展提供有效保障。

2.通過對信息系統進行安全防護及優化管理，使數字資源在收集、存儲、管理和應用過程中更加安全化與規范化，存儲空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數字資源，對以后整合各類資源及跨平臺對接起到有效的推進作用。

3.通過對信息系統進行安全防護及優化管理，能夠轉變檔案工作者傳統思維模式，使他們享受到信息技術帶來的便利，看到信息技術強大的功能，有了開發信息化建設的愿景，加強了參與信息化建設的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統安全防護及優化管理方法

1.轉變檔案工作人員的傳統思維，提高工作人員的管理意識和責任。檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎，其信息化思維觀念的強弱直接關系到信息化建設的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對檔案工作人員不定期進行信息化業務和知識培訓，學習其他院校信息化管理經驗，讓每個人參與到信息化建設當中，讓他們充分意識到信息化的優越性；同時大力培養信息化管理素養，使工作人員多方位、多才能發展；增強工作人員創新性思維及責任心，使得他們在資源管理和存儲上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統的防護和管理的可行性打下基礎。

2.利用信息技術對數據庫服務器進行優化，建立信息系統外部環境防護壁壘。（1）服務器系統與性能優化。服務器是數據資源存儲與管理的核心，其服務器性能與操作系統的選擇關系到信息系統運行環境的第一道屏障是否安全有效。通常服務器操作系統要比普通操作系統更加穩定及安全，為此選擇一款相適應的服務器操作系統對信息系統安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門的操作系統windows2012r2服務器版，它具有強大的安全性、保障性及獨樹一幟的虛擬存儲管理特性，且操作相對簡單，對于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。另外，通過采取一些技術方法對服務器性能進行優化。如通過設立二級身份認證來用以封堵隱私漏洞及特權賬號、系統轉存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫；操作系統遵循最小安裝的原則，系統補丁及時更新；隨時在網絡邊界處監視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網絡蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數據資源安全性最大化。（2）檔案數據庫自身性能優化。在檔案館信息管理系統中，通常都有一個用以存放數據資源的數據庫，不同管理系統用不同的數據庫，無論使用哪種數據庫，對數據庫自身性能的設置與優化，對于檔案信息管理系統的順利運行與檢索利用都起著關鍵性作用。為此，首先在數據庫版本的選擇上應盡可能選擇較新版本，因為每個軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數據庫，其2008年之前的版本對于非結構化數據的管理不是很占優勢，而2008年后的版本則對非結構化數據有了相應的解決方案，為不同結構數據存儲打開了便捷之門。其次，在數據庫性能方面，可以通過對數據庫實例配置或用SQL語句優化來提高數據庫吞吐量、相應時間、容錯能力等性能[2]3。最后，采取一些技術方法來優化數據庫安全性能，如對數據庫訪問權限及數據庫對象安全性進行核查；設立數據有效性檢驗功能，保證通過人機接口輸入或通過通信接口輸入的數據格式或長度符合系統設定要求；監控數據庫狀態，尋找數據庫性能瓶頸；定期對數據庫存儲檢查，對數據庫碎片進行重組、數據分析及容量規劃；定期對數據采取多樣備份以應對在非正常狀態下的數據恢復等，盡可能保證數據庫性能最優化。

3.優化信息管理系統配置，實現信息資源內部管理最優化。檔案信息管理系統是檔案信息化建設中數據管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關系到信息化后期建設的發展。當前市場上檔案信息管理系統種類繁多，功能強大，適合高校的品種很多，但大多數管理系統只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個性需求，為此首先在認真調研基礎上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實現系統二次開發性能及能與校級OA系統對接[3]9。其次，根據高校自身數字資源特點來開發檔案資源管理系統的各項功能，巧妙地將各類功能結合起來進行優化配置，最大程度實現自身個性需求。如通過配置系統內各門類數字資源錄入規則，剔除錯誤數據、不規范數據和無用數據，來釋放數據庫存儲空間；通過啟用訪問控制功能，依據安全策略控制用戶對資源的訪問；根據權限需求下放各個端口給用戶，來保證每個用戶權限獨立，杜絕幾個人共同使用一個權限的現象出現；通過及時刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標識唯一和鑒別信息復雜度檢查功能，來保證應用系統中不存在重復用戶身份標識，身份鑒別信息不易被冒用；通過實行個人對個人數據負責的方式，杜絕非相關人員對數據的操作，加強數據安全保密性，盡可能做到數據管理最優化。

4.利用信息系統全文檢索與信息化挖掘技術結合，實現人性化檢索服務。借助信息挖掘技術與信息管理系統全文檢索技術相結合方式，對數據管理系統中數字資源進行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價值的數據，將這些數據結合系統全文檢索功能，提供操作簡單、響應在秒級以內的關鍵詞常規檢索服務，同時還提供各種智能化搜索服務分析，實現遠程服務利用，實現辦公效率最優化、資源利用價值最大化。

5.建立完善數字化外包監督審查制度，保障信息管理系統數據質量體系。數字化建設中對數字外包工作實行全程監管，保障檔案實體安全，利用信息技術對USB端口及外網進行控制，同時將IP地址的限定結合信息管理系統用戶權限密級設置，令信息管理系統中數據資源安全性及保密性實現最大化[4]86。總之，有效的檔案信息管理系統的安全防護與優化管理是高校檔案信息化建設的關鍵性一步，如果能很好地開發利用各類信息化技術來優化信息系統的防護與管理，不僅會使得各類數字資源管理變得更加規范，存儲空間更加合理，而且對于整合各類資源進行跨平臺對接起到了有效的推進作用，最終實現檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發揮檔案的利用價值。

參考文獻

[1]國家檔案局.檔案信息系統安全保護基本要求[EB]，2016（1）.

[2]布合力其木艾爾.SQLServer2008數據庫設計與優化[J].電腦知識與技術，2015（12）.

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“二元檔案實踐”理論

在對“數字檔案館”的概念進行設計之前,有一些觀點要事先向大家闡明,以確保我們能站在相同的視角審視數字檔案館。

檔案是檔案實踐得以存在的物質基礎，檔案理論與實踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學檔案學系劉新安教授提出了“檔案物質實體雙重構成”的思想，他認為“檔案物質實體雙重構成是檔案物質實體構成的一種形態，是一種由‘文件實體集合’和‘檔案歷史聯系的記錄’兩種物質構成的形態”。②而檔案實踐的對象是檔案，當檔案物質實體出現了雙重構成的形態后，“檔案的形成”也相應地被分解為兩項實踐，一項是形成“文件實體的集合”，另一項是形成“檔案歷史聯系的記錄”，而只有形成了這兩種物質，我們才能將它們整合為檔案。

雖然這兩項檔案實踐的目的都是為了形成構成檔案的物質，但就實踐的對象和性質而言，“文件實體的集合”與“檔案歷史聯系的記錄”的形成是兩類不同性質的檔案實踐。“文件實體集合”的形成屬于以“文件實體”為對象的檔案實踐，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯系的信息”為對象的檔案實踐。“文件實體集合”的形成屬于“檔案實體管理”，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質實體雙重構成”出現之后，檔案實踐就從傳統的一元檔案實踐，演變為“檔案實體管理”和“檔案信息整理”二元構成的檔案實踐。③

基于“二元檔案實踐”理論的形成，我們可以站在現代檔案學理論的角度重新審視和設計數字檔案館的概念。

數字檔案館的概念設計

業內人士在討論數字檔案館概念的時候，大多是關注傳統檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數字化檔案館等概念的比較和區別。筆者認為，在建設數字檔案館之前，很有必要對數字檔案館內部結構進行細致和深入的分析，以便清晰、準確地把握概念本身的內涵，有效地開展工作。

“概念設計”是一個在現代設計領域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產品設計、建筑設計甚至城市規劃設計之中。“概念設計”，可以歸納為一種以形象進行設計描述，設計構想不拘泥于具體的設計形式；它企圖憑借新觀念和新構想，進行一種理想化的設計描述，以求在其中誕生新的設計類型。“概念設計”對未來的科技發展和人們的生活方式進行合理預測，最終形成概念產品。概念產品的存在形式可以是三維實物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設計”被看做是實施全新設計之前的理論思考和理論形態的設計，盡管也許會有技術實現上的難度或者缺陷，但其本身已經是一個完整的設計形態了。④

（一）數字檔案館概念設計圖

如圖所示，數字檔案館首先是一個實體檔案館，也就是說數字檔案館是以單個檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實體的一種新形態。⑤數字檔案館是由兩個實體子系統構成的，即文件實體集合系統和檔案歷史聯系的記錄系統。

（二）文件實體集合系統

此系統由兩種不同載體形式的文件實體集合系統組成，即紙質文件實體集合子系統和電子文件實體集合子系統。

1. 紙質文件實體集合子系統

它是指傳統檔案館中原有館藏的紙質檔案。這些紙質檔案保持著進館時的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計算機技術普遍應用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會對這些紙質文件進行數字化。而這一過程生成的數字化文件不是當時社會實踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當時社會實踐的實物憑證，尤其是在數字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質文件的實體集合顯得尤為重要。

2. 電子文件實體集合子系統

隨著信息技術的發展，各單位為提高工作效率產生了大量的電子文件。在計算機條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實體集合子系統。

在電子文件實體集合子系統中，電子文件“實體”在硬盤上的物理存儲方式遵循著計算機自身固定的邏輯和算法。具體地說，計算機在確定電子文件“實體”存儲位置時，會考慮到文件的存取速度、存儲空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實體”在計算機中的物理存儲位置，相應地也就失去了對電子文件“實體”進行排列的權力。此時的“電子文件實體集合”如同一堆未經過整理的散亂的紙質文件，顯然人們很難從這樣的“文件實體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯系。而文件之間一旦失去了這種內在聯系，將不能稱之為檔案，為了體現檔案學基礎理論中最為重要的歷史聯系，必須建立一個“檔案歷史聯系的記錄系統”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。

(三) 檔案歷史聯系的記錄系統

檔案歷史聯系的記錄系統是專門記錄電子文件之間歷史聯系的系統，它是由無數“檔案歷史聯系的記錄”組成的。“檔案歷史聯系的記錄”也是一個電子文件，在這個電子文件中記載著一組具有歷史聯系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關聯的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內容一樣。當檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯系的記錄系統”從歷史的角度檢索出具有關聯的文件代碼，再通過“文件實體集合系統”去查找檔案的具體內容。

檔案歷史聯系記錄系統的出現，是數字檔案館系統的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對電子文件進行實體排列的問題，而且它的出現可以使我們獨立地發展記錄檔案歷史聯系的原理和技術，使記錄檔案歷史聯系的方法由傳統的“一維”發展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉向紙質檔案領域，紙質檔案是利用文件實體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯系，即我們只能選取檔案歷史聯系中的一個要素（如來源）對其進行整理。這樣形成的紙質檔案只能從一維的角度記錄歷史。“檔案歷史聯系的記錄系統”出現后，紙質檔案整理時不再受傳統檔案整理方法的制約，可以運用虛擬整理技術記錄紙質檔案的歷史聯系，這時形成的紙質檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯系。這樣，“檔案歷史聯系記錄系統”出現后，可以運用統一的技術方法來同時記錄紙質檔案和電子檔案的歷史聯系，形成多維的歷史聯系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會歷史。

結束語

1． 數字檔案館的本質

數字檔案館，顧名思義，它是在計算機及其技術高度發展的條件下發展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數字檔案館館藏信息的全部數字化，它是能同時融合紙質檔案和電子檔案的一種高度整合的技術形態，其實質是檔案歷史聯系的數字化，即當計算機技術發展到一定程度，能用同一技術標準將紙質檔案和電子檔案歷史聯系數字化時，數字檔案館隨即形成或應運而生。

2． 數字檔案館的發展趨勢

數字檔案館是實體檔案館，而將多個數字檔案館中的信息利用虛擬技術與網絡技術，連接在一起形成一個虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網絡空間，強調的是利用電子網絡遠程獲取檔案文獻信息的一種方式。它的建立是以數字檔案館中的信息為基礎和支持的，是數字檔案館建設的必然發展趨勢。

當前，檔案界同仁的首要任務是要認清數字檔案館的本質，加快數字檔案館的建設，最大限度地為社會提供檔案信息資源。

參考文獻

[1][5]于麗娟.再論數字檔案館[M]，21世紀的社會記憶，北京:中國人民大學出版社,2001

[2]劉新安.檔案物質實體的雙重構成[J]，檔案學通訊,2003（5）

[3]劉新安.二元檔案實踐及其體系[J]，檔案學通訊,2004（1）

[4]彭圣芳.概念設計探議[J]，美與時代,2005（12）

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【關鍵詞】檔案；管理；業務指導；信息；素質

一、檔案

檔案是原始記錄，是歷史的第一手資料。它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。從外觀上看，檔案并不是新產生的事物，而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉化而來的，不僅具有歷史使命，還具備責任感。

二、檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

三、業務指導

1、提高有關領導及檔案管理工作人員認識

檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。

2、檔案管理的指導人員要加強自身的常規業務建設

管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規性、基礎性業務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業技能，減少因業務不熟練而造成的錯誤。

3、指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數

指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。

4、建立完善網絡檔案管理

檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。

5、指導人員要注意語言藝術

指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。

6、指導人員的管理手段要與時俱進

社會不斷向前發展，新事物層出不窮，檔案管理事業也在不斷的發展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發展。

四、檔案管理信息數字

隨著計算機的普及，互聯網技術的引入，我們現在已有非常成熟的檔案管理軟件，逐步實現公文辦理和檔案管理規范化與一體化，積極開展網上查詢服務，最大限度地提高利用的效果和質量。這樣一來既節約能源、節省時間，又和國際接軌，做到無紙化辦公、綠色環保。這需要我們熟練掌握計算機操作，更加強調應用機密等級，應用的保密措施能夠和數據機密性配套。我們要比前輩們在辦公條件上更快捷，以前辦公是用手抄，光查找工具就有什么卷內目錄、案卷目錄、文號目錄、全引目錄等等，工作量極大，又特別繁重。尤其1992D2003年的檔案有十大類分類，查找起來更難。而現在查找一份文件，輕輕一點擊計算機就可以了，實在太方便了。

五、檔案管理人員素質的提高

怎樣能在檔案管理工作中創新，很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動和激情，從而促進檔案管理工作的更好發展是每一個檔案管理工作人員應該思考的問題。提到哪行哪業都要說到人員素質，素質決定了思想的高度，決定了工作的質量。敬業是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發現問題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經驗，不滿足于目前的成績。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個流程，對各個門類的檔案都要有所研究，對各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據新形勢、新要求，對舊有的管理模式有所突破，創造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時代是一個日新月異的時代，每天都會出現新情況，我們要有求實創新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發現新規律，扎實、有效、開拓性地開展工作。

總而言之，每個人的知識結構都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。除了要補充知識以外，還要虛心向身邊從事過這個工作的老同事取經，實踐出真知，借鑒前人的經驗可以讓自己少走彎路。向身邊的人學習，向同行學習，向實踐學習，向社會學習，只有不斷地學習，檔案工作才會在新世紀有個飛躍性的突破。

參考文獻：

[1] 王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導工作》.

篇9

高校檔案記錄著高校的歷史發展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值，是高校大學文化建設和大學精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對高校檔案的管理也應該提升到關乎大學發展的戰略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業素養才能勝任此項工作，才能更好的服務高校的發展和社會需要。但是，現實的情況是:長期以來，我國大部分高校的檔案部門在檔案的知識管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉或者是特殊安置的非專業人員和兼職人員，大多沒有受過檔案專業的訓練，更有甚者其基本的文化程度還沒有達到要求，保證高校檔案管理的規范化和科學化就不能落到實處。所以，造成高校檔案管理質量低下，甚至亂象頻生的現象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識水平以及學術研究能力，是對高校檔案進行知識管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識技能標準有哪些呢?邁克爾•庫克在《培訓檔案和文件管理人員的國際標準》一文中說:“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標管理、數據庫管理、文件系統設計、統計方法、預算和成本利潤分析等，這些知識是任何一位合格的專業檔案人員所具備的。”

這是邁克爾•庫克在20世紀末期對所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當時間進入到21世紀的今天，對高校檔案管理人員的管理技能和知識結構的要求也發生了不少變化，尤其是對高校檔案管理人員的知識化要求更高。這也是21世紀經濟全球化背景下社會發展對高校檔案知識管理的新要求。具體到我國高校這個層面，高校檔案管理人員必須提高思想認識，轉變固有的工作觀念，加強檔案管理的業務學習，不僅要充當高校檔案的保管者、大學歷史文化的守護者，更應該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認識到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡單事務，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學、文獻學、編輯學、寫作學以及計算機、外語等基礎知識，因此，檔案人員應該不斷學習，積累豐富的知識，提高對檔案文獻的研究分析能力，提高對檔案材料的鑒別能力，提高語言文字讀寫能力，提高計算機操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關的基礎知識，不具備相應的文化知識修養以及學術研究能力，則無法正確認識高校檔案的價值，高校檔案文化資源的開發和文化管理也不可能真正實現。

二、高校檔案知識管理的價值實現

(一)知識組織對高校檔案館而言，知識組織是檔案管理人員對檔案資源進行知識管理的方式。潘連根曾經講過:“對數字檔案館而言，知識組織就是通過知識挖掘對館藏文檔信息進行精簡、提取，發現隱含在文檔信息中的有用知識單元，并對其進行集合組織的過程。”［4］這段話說明:檔案管理人員是高校檔案知識組織的主體，通過他們的知識化的組織行為給予檔案以知識化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無可比擬的歷史性和真實性，是高校發展歷程的見證，具有豐富的文化、知識、思想、歷史內涵，是高校在進行大學文化建設的重要資源。可以說，對人物檔案文化性的集合組織，是表現大學文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對其進行充實和完善時，要針對高校人物的不同家庭情況，首先要重點組織易分散、易損毀和遺失的資料，進行統一的收集、整理、編研、保存，這一過程實質上就是一項對檔案資源的知識組織過程。高校檔案的知識組織工作的發揮無疑也取決于主管高校檔案的行政干部領導水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識素養和水平決定了高校檔案知識組織的質量。事實上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應時宣傳和完成領導要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領導和管理人員依然堅守著傳統的檔案管理思想，對檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識組織管理水平，更不能為本校的高校大學文化建設做出任何貢獻，對這種浪費資源的行為，應該積極加以改正。新時期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領導結合本校實際，突出檔案管理者的知識組織作用，強化檔案管理者的知識素養，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時，還要考慮到檔案信息的大學文化建設和社會發展的現實需要，在此前提下進行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現知識組織優越性的分類、整理和編研的環節。

(二)知識開發如果說知識組織是對檔案資源進行的分類管理和整合規劃，那么，知識開發就是在知識組織的基礎上，通過對檔案的知識資源的深加工，有目的、有針對性的創造出社會和個人所需要的知識解決方案和知識產品。因此，知識開發同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養和水平，更需要較高的學術素養和學術研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務于所在高校的建設需要。高校所進行的獨具特色的大學文化建設和大學文化戰略，其目的是增強大學的文化影響力和提高大學在國內和國外競爭力。大學文化建設的內容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學建設的一切領域和層面，但是其精髓在于培育大學的靈魂和精神支柱，即大學精神。大學精神是是大學文化的核心，在大學的生存發展中起著至關重要的作用。因此，大學文化建設的關鍵是從大學的歷史發展中提煉自己的大學精神。高校檔案記錄了高校進行教學、科研工作的全部內容，如專業設置、教學改革、教學大綱、教師情況、招生情況、學籍成績等內容。對這些檔案材料進行總結、提煉，可以為大學教育理念和大學精神的形成和明晰，為高校的教學改革和發展走向提供經驗借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對高校檔案的知識開發就是每一個高校必須要高度重視并切實實行的重要的工作。

(三)知識傳播高校檔案工作不僅肩負著保存記憶、資政育人的責任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識傳播環節中，首先要向學生和社會公眾宣傳高校的核心價值觀。價值觀具有濃郁的時代特征，是高校一切工作的出發點和最終歸宿，可以說是大學文化建設的重中之重。其次要宣傳高校的辦學理念。辦學理念是高校的發展規劃、歷史使命和大學精神的主要表現。最后要塑造大學的形象。大學形象是大學文化本質的外部顯現，是通過高校長期的建設、由高校所有的精神文化和物質文化綜合形成的現實存在。這種通過宣傳由社會公眾所賦予的大學形象無疑會在高校競爭中處于重要的地位。高校檔案具有真實性、直觀性和歷史性的特點，是高校文化向內部和外部進行知識傳播的重要媒介、有效形式和載體。經過知識組織和知識開發之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發等方式來體現，不僅有助于學生和社會關注高校的辦學理念、人才培養質量及教育改革成果，向學生和社會展示大學形象，而且將是提升大學文化建設和社會影響力的有效措施。此外，通過高校檔案的知識傳播，把大學文化資源發揚光大，延續大學文脈，傳承大學文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責任。因此，高校檔案的知識傳播對于高校大學文化建設和大學精神的弘揚，對全社會的文化貢獻具有十分重要的作用。

(四)知識服務“公共檔案館”是近年來隨著檔案館服務功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現的。檔案館的公共性是實現檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實現自身發展的迫切需要。“面向社會，面向公眾，擴大檔案服務范圍，改變傳統官方機構為現代的公共檔案館，實現檔案資源的最大限度的開發利用，是現代綜合檔案館自身存在和發展的必由之路。”［5］高校檔案館作為全國檔案館的的一個分支，毫無疑問也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務，還要為社會和所有需要的公民服務。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會的關注，為社會提供知識服務就成為了高校檔案館的重要責任。“知識服務不僅滲透和凝聚了檔案專業人員的知識積累和專業貢獻，也彌補了利用者的知識空缺。”［6］因此，高校檔案的知識服務應該以管理人員對檔案的知識創造為前提，使這種經過知識加工后的知識資源在高校與社會各界建立聯系時，可以極大地增強高校的知名度、美譽度，提高高校的社會影響力。加強高校檔案公共服務功能，提升高校檔案的知識服務能力，首先要強化知識服務意識，重視和把握社會需求及其發展趨勢。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務性的傳統觀念，積極面向未來，主動對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會提供優質的知識服務，使全社會共享對高校檔案的知識開發成果。

三、結語

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上海中信信息發展股份有限公司（簡稱中信信息）是一家以電子政務為核心的集團型企業，主要從事信息資源管理相關的軟件開發、系統集成及其相關業務的運維服務， 為檔案局（館）、食品流通追溯領域相關的機關企事業單位、政府部門等重點領域客戶提供軟件產品與整體解決方案。

成立十余年來，中信信息不斷發展壯大，現已成為國內檔案行業的領軍企業，在各級檔案局（館）系統、食品流通追溯系統、政法（司法）系統、企業集團等領域積累了大量的優質客戶資源，這些客戶多為政府機關部門和事業單位具備較高的客戶忠誠度。自主研發的核心技術不斷開發與創新，始終處于國內領先水平，在檔案信息領域有著堅實的實力與競爭力。

中信信息堅持“一個中心”、“四個基本點”、“五個轉變”的企業發展戰略：堅持以檔案業務為中心；轉變觀念和理念；堅持技術、業務、管理創新，堅持以人為本、事業留人；為員工提供發展的空間和舞臺，提供優良的薪酬和福利制度，引進高級、尖端人才，形成人才高地；堅持讓客戶滿意；堅持以利潤為導向，從高成本、低利潤業務向低成本、高利潤業務轉變；加快市場布局和分公司團隊建設和人才引進和培養，將工作重心從上海走向全國；通過技術創新，研發高利潤、高附加值的軟硬件產品；培養業務型和管理型人才并重，加快管理型人才隊伍的建設以適應公司快速發展的需要；管理模式從中、小型企業向集團型企業管理過渡，建立管、辦分離，行政、業務分離的新型矩陣管理組織。