采購流程管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇采購流程管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

（一）

優化企業資源配是21世紀財務管理發展的新趨勢，它是通過將資源配置理論（ERP）與企業全面流程管理（TPM）和供應鏈統籌管理（SCM）相結合，對企業實施的一種全新的、系統的科學管理技術和辦法。

資源配置理論（ERP）是以預算來統領企業管理，同時輔以一套嚴密的管理體系來協調企業資源管理，提高企業在市場小的競爭地位。其在采購管理中的基本思路是：先估計采購金額，再擬定市場可能的價格行情，通過各種有效的企業內部分析和市場調查，確立相應的物資采購量，并制定與此相關的采購政策。企業預算是依據內部物資需求來估計采購金額，并由此編制各種物資供應預算，而企業資源配置系統個僅用于預算的編制，它還需要將每天的物資采購資料及時歸關整理，使管理者隨時掌握企業的物資采購狀況，并通過擬定相應的策略來提高企業的競爭力。

全面流程管理（TPM）要求企業的每一項作業（包括采購作業）均應行有準和預定的目標，監控系統要及時、靈敏，對存在的問題要能迅速加以處理。全面流程管理導入企業資源配置系統，有助于提高企業經作管理的水平。從物資采購角度考察，全面流程管理在整個企業資源配置中居于核心地位，起著關鍵作用。它通過分析企業管理的現狀，重新設計采購流程，并盡心能使這一流程簡便、易懂。通常，物資采購流程再造分為兩大塊：

一是組織管理流程再造。即在堅持合理分工、相互制約、不相容職務分離，以及協調關系、明確責任原則的基礎上，建立3個層次的企業流程再造組織體系。第一層是領導層。總經理是當然的最高組織者，日常工作可由總經理助理負責，我們稱之為流程管理主持者，其次是中間管理層。應盡可能壓縮機構數目，建立一套扁平的組織機構。最后是執行者，即配備具有定業務素質和思想品質的工作人員。

二是操作流程再造。主要分5個階段，即計劃、核價、質檢、票審計與考評。下面以亞星公司為例分步說明。

1、計劃制定階段。即各分廠、車間，以及基建、供應部門根據各自所需的物資數量，向計劃部門通批計劃部門經過匯總、初審，由審計處物價科復核，報總經理批準，下達月度物資采購計劃（以下圖表均為亞星公司的操作步驟）。

2、價格比較階段。采購員將自己確定的價格提交物價部門審核，物價部門根據最高物價控制表的規定，按不超過5%叫的幅度批準采購，并反饋給采購部門及業務員。

3、質量監督階段。采購部門通知物管部門檢驗已購進的物資，物管部門通知質檢部門對物資進行檢驗，質檢部門將檢驗結果告之采購部門及物管處，同時報送審計部門。

4、票據審核階段。采購部門將上述各種辦完的手續憑證，交給物價管理部門，物價管理部門經過審核并認可后，交財務中心辦理結算。

5、考核與獎懲階段。主要考核計劃完成、節約額、質量和采購費用4項指標。考核時，對實際采購價低于公司制定的最高控制價的部分按比例提獎對超過最高控制價的部分則全額扣罰。

供應鏈統籌管理（SCM）是與價值鏈管理相配合的一個概念，它與企業資源配置理論的共同點都是要滿足顧客的需求。將這兩者加以結合，可以實現整個價值鏈，即包括研制開發、設計、制造、銷售、配送。售后服務等各環節得到通盤考慮，以發揮整體功效。從采購管理角度考察，此項管理體現在物資采購、驗收入庫和物資領用3個環節（主要是前兩個環節）。

1、物資采購環節。該環節的管理以價格為中心，首先要規定最高控制價。這項工作按月進行，由物資采購部門提出建議價格，在公司調度會上討論后，經總經理辦公會確定，由總經理批準下達（一般采用“最高控制價格表”的形式），具體由采購部門（供應處）執行。其次，分物資種類制定具體的管理辦法。

（1）對于主要生產消耗性原料，簽訂合同、標明質量標準，進廠時嚴格檢驗。上述最高限價也是對這種主要生產消耗性原料而言的。對達不到質量驗收標準但可使用的，須按商定的下浮價格結算。

（2）對于生產消耗性輔助材料，因品種雜、數量少等原因；通常不遵循這種限價，一般由分管經營的副總經理審批。

（3）設備、機電、建材、備品備件、低耗品、勞保用品、辦公用品等按一定金額實行分權管理。如亞星公司規定，單價5000元以下的由部門負責人審批；5000－30000元的由分管副總審化；3000元以上的由總經理審批。

（4）大型設備和成套設備實行招標采購（物價、生產、技術、設備等部門共同提供價格、質量。技術等方面的要求），亞星公司對此項規定的金額標準是30000元以上。

2、驗收入庫環節。采購物資到庫后，質量檢驗人員嚴格按照檢驗規程進行“封閉式”檢驗，不準許采購、供貨和車；司三類相關人員進入分析室，避免人為因素干擾檢驗結果。凡能留樣或規定必須留樣的物資，檢驗后都必須留樣備查。

3、領用環節。具體管理手段有材料限額領料單、內部價券等，也可以實行內部市場化措施，即消耗部門可以用采購部門的材料物資，也可以在符合一定條件的情況下向外部自行采購。

（二）

企業采購環節的資源配置系統要真正發揮作用，必須做好以下幾項工作：一是嚴格制度。亞星公司不僅制定了《物價管理條例》、《定價采購物資辦法》《可追溯責任的比價管理臺賬制度》、《經濟合同管理制度》《主要原材料檢驗辦法》、《經濟責任考核辦法》等一系列規章制度，更重要的是他們真抓實干，使這些制度在企業中真正發揮作用。二是加強采購管理。亞星的做法是將發生在工廠外部的購銷環節，納入到企業內部監督控制；把購銷管理中隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化。采用這項管理辦法以來，亞星每年節約資金上千萬元，使產品的制造成本逐年降低，企業經濟效益連年增長。

篇2

“現在我們進入的是中國石油天然氣集團公司（下稱“中國石油”）流程管理信息系統的多主題界面，從這里可以看到任何一個管理部門信息或專業的流程管理信息。以采購部門為例，這是部門業務描述、這是崗位職責及相關負責人、這是崗位權限……”在中國石油內部控制信息管理系統中，人們只要輕點鼠標就可以瞬間查看任何部門的內控建設情況。

在這里，當記者見證中國石油這家大型跨國石油企業強大的內部控制體系時，記者也迫切期望為讀者揭開其內控建設的神秘面紗。

“內控建設從梳理業務流程開始”

這是中國第一批開始內控建設企業的縮影。

2002年，美國時任總統布什簽署了《薩班斯―奧克斯利法案》（下稱“《薩班斯法案》”），要求加大上市公司的財務報告責任，強化財務披露義務。

2003年，在紐約及香港上市的中國石油，按照監管要求，開始了漫長的內控建設之路。

作為第一個吃螃蟹的人，當時沒有人知道內控這只螃蟹該如何下手。

那一年，中國石油從各部門、專業公司和下屬單位抽調30余人，成立內部控制項目組。

“我們那時候對內控的了解可以說是零，沒有人知道什么是內控，也沒有人知道該怎么做內控。”時任中國石油內控項目組負責人、現任中國石油內控與風險管理部副總經理周國芳向記者介紹當時的懵懂狀態。

內控的探索之路如同摸著石頭過河，邊干邊學，邊學邊干。

內控的目的就是幫助企業加強風險管理，提高管理水平，提升企業競爭力。也可以說，內控的核心就是風險管理。企業經營中面臨的風險可以分為兩個層面，一是企業決策面臨的重大風險，需要管理層根據風險偏好，確定風險應對策略；二是業務層面的風險，需要企業內部制定相應的工作程序、工作流程，明確管控措施、崗位權責，通過規范的程序，保證風險得以防控，最終形成企業風險從戰略到營運的立體防控格局。

隨后，在一些系列學習和調研之后，中國石油決定借鑒國際大公司的成熟經驗，并結合自身的管理實際，將其內控建設思路明確為：以流程管理為載體，以財務報告風險控制為切入點，步步推進，穩扎穩打。

流程管理的關鍵和核心是強調流程的權威大于部門權力，部門是資源庫、信息庫，但一項任務、一個項目是通過流程來完成的。而以流程管理為載體推進風險管理，就是借助流程管理的作用，賦予其新的內涵，將風險嵌入流程中，在業務流轉過程中，識別風險并落實控制措施，從而實現風險管理落地。

“凡是加油站都是13個崗位”

2003年至2005年，中國石油內控建設的重要工作就是流程描述。

經歷過那個階段的內控體系建設的參與者現在回憶起來，感慨地說，那是一個人人談內控、開口說流程的階段。

“首先要明確部門的職責及業務范圍，其次是梳理風險。那時候內控部門和業務部門在一起就討論他們干什么工作，具有什么職責，這些職責由哪些崗位來履行，崗位有哪些權限，需要哪些管理辦法來支撐，流程中存在哪些風險，應該采取什么措施。大家爭得很熱鬧。”彼時，為了首先滿足美國證監會對在美上市企業財務報告真實性、準確性和完整性的監管要求，中國石油首先以財務報告風險控制為切入點，重點規范了財務管理流程，并由此辨識了業務層面的重要風險，形成了一整套成熟的業務流程管理的制度和方法，隨后在業務相對成熟的領域和部門逐漸展開流程梳理。

流程梳理，梳理什么？中國石油內控與風險管理部流程管理處處長曲傳祥介紹，梳理的內容包括“主要業務、重要風險、關鍵控制、必備步驟”，基本工作程序包括“現狀梳理、規范化設計、流程”三個環節。

以加油站為例。加油站的業務相對成熟，也比較穩定和簡便，通過梳理和規范流程，實現了崗位職責、各項風險和應對措施的統一。曲傳祥說：“雖然可能因地區、規模不同，工作人員的數量會有不一致，但在中國，凡是中國石油的加油站都是13個崗位，統一針對23項風險實施30項控制措施。”中國石油按照“自上而下、由易而難、逐步延伸”的實施策略，以總部業務主管部門為引領，推進重點專業流程梳理，成熟后作為公司專業流程規范，在公司所屬各單位推廣實施，形成端到端的全業務流程規范。

“零缺陷”通過外部審計

經過2年多的內控體系建設，2005年12月27日，中國石油《內部控制管理手冊》擺在了每一位員工的面前，標志著中國石油內控體系全面進入正式運行階段。

2006年，中國石油以“零缺陷”通過外部審計。

2007年，美國著名的《財富與風險》雜志評選全球金融界最具影響力的100位人物，中國石油總會計師王國排名第10位。對他的評價是：“以他的努力，引領處于加速成長期的中國企業管理進入遵循《薩班斯法案》的新時代”。

隨著全面風險管理工作的深入，中國石油確立的以流程管理為載體，面向經營管理各領域，深入推進風險管理的總體戰略幫助其實現了管理規范化的快速發展。

例如在物資采購管理上，以業務流程為切入點，中國石油對物資計劃、采購、供應、招標、存貨等業務流程進行了重新梳理，加強對驗收入庫、發出、盤點及處置等關鍵環節的控制，制定了統一的物資驗收單、物資出庫單和基建物資驗收單，明晰了保管崗與稽核崗的工作界面，明確了物資驗收和出庫的程序和依據，保證了物資入庫和發出成本核算的及時準確。

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本次修訂說明

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制修訂人/日期：

制/修訂部門審核/日期：

流程管理部門審核意見：

相關部門會簽意見：

審批意見:

備注:自本文件實施之日起,原

廢止.

公司產品防護管理辦法

1

目的

通過對產品在收發、搬運、儲存、包裝等各階段進行控制，確保本公司產品在這些過程中不發生損壞、變質、丟失、危害產品質量的情況，以滿足質量和安全管理的要求，最終向顧客提供滿意產品。

2

適用范圍

本規定適用公司生產經營全過程的所有原材料、自制半成品、包裝材料、外協加工件以及成品交貨前的防護管理。

3

術語和定義

一般物料：生產上用于各種產品的原材料及輔助材料。

呆滯物料：原材料、半成品、成品的儲存時間超過三個月期限未使用或未出貨者。

報廢物料：生產過程中產生的不良物料、半成品、成品，經品質模塊確認無法維修再使用者。

4

引用標準

ISO9001-2000

7.5.5

產品防護

5

職責

5.1

倉管員負責所有物料收發、儲存保管及組織物資入庫和出庫的搬運。

5.2

生產模塊負責生產過程中所涉及的各種物料、半成品、成品的搬運、交接、標識與防護。

5.3

品質模塊負責所有來料、自制件、半成品、成品的檢驗判定及產品狀態的標識。

6

工作流程

6.1

產品的搬運與裝缷。

6.1.1

來料、半成品、成品于搬運前，搬運人員必須先確認上面的標示，若未經授權、標示不明或未具標示的不得隨意搬運。

6.1.2

對于大宗原材料（如鋼材、鋁材等）和大型產成品（如箱體風機、頂板風機等）的裝缷，一定要根據產品的特征和現場的實際情況選擇適宜的裝缷設備（如航吊、機動叉車）和熟練的操作人員，裝缷時要小心謹慎，防摔、防撞、防電等。

6.1.3

自制件、半成品轉移庫位或在自制件轉工序的過程中，用手動叉車搬運時，要切實保護產品的完整性，并保持原有的標識，以免損壞、丟失等。

6.2

產品的包裝。

6.2.1

在產品采購合同中，必要時應明確規定供應商對包裝要求，防止在運輸、搬運和使用過程中因包裝不當而導致損壞。

6.2.2

生產合格的成品應按客戶的要求進行包裝，并清楚地填寫好物料名稱、規格、數量等。

6.3

產品的儲存和保管。

6.3.1

物料的驗收入庫要嚴格執行《倉庫管理辦法》和《來料檢驗流程》，按已審核的《采購訂單》內容收貨，保證入庫物料的數量準確，質量合格，倉管員應根據物料性質及時填寫入庫臺賬，辦理好入庫手續。

6.3.2

經檢驗合格的物料，倉管員根據其屬性存放在有標識的庫位內，堆放要整齊有序,以便隨時清點數量。

6.3.3

對檢驗不合格的物料要按照《來料檢驗流程》進行控制，隔離到退貨區，檢驗員作好不良標識。

6.3.4

化學品、危險品應設置單獨的倉庫放置，與其它物料隔離，并標識危險告示。

6.3.5

倉庫應根據公司發展的需要進行合理的規劃與布置，儲存區要求清潔衛生，通風良好，并應防火、防盜、防雨、防潮，防止物資變質、損壞及丟失。有特殊要求的產品要進行維護與保養。

6.3.6

倉庫員對庫存產品狀況定期進行檢查，定期盤點記錄，發現物料呆滯、

損壞、丟失或變質時，要整理清單上報領導部門進行處理。

6.3.7

產品出庫。

6.3.7.1

各類材料的發出，原則上采用先進先出法。車間領用的物料必須由車間主任（或其指定人員）統一領取，領料人員憑車間主任或計劃員開具相關憑證向倉庫領料，領料員和倉管員應當面核對物品的名稱、規格、數量、質量狀況，核對正確后方可發料；領料人開具領料單，倉管員確認簽字，并登記入帳。

成品發出必須由銷售模塊開具《發貨通知單》，倉管員憑有財務室和銷售模塊負責人簽名的《發貨通知單》方可辦理發貨手續。

6.3.8

產品保管責任劃分：各分庫位內物料由相應兼職倉庫員負責保管；凡已領出的物料，由領料班組負責保管；生產過程中的在制品由該工位人員保管；產成品檢驗合格后由相應生產班組物料員保管。

6.4

為確保產品安全的運送至客戶,應注意相應預防防護措施。

6.4.1

包裝設計應符合客戶的要求，做到防震、防潮、耐壓等條件。

6.4.2

運輸商應備有防雨設備，避免雨淋，以免破壞包裝及產品。

7

相關文件

7.1

《來料檢驗流程》

篇4

財務信息系統是一個精細化財務管理平臺，統一了單位日常業務流程管理，建立了會計數據共享機制，動態化反映了單位的財務運行狀況，使單位財務管理工作躍上了一個新臺階。財務信息系統運行狀態是否良好，離不開內部控制的執行效力。

二、財務信息系統內部控制重要性

信息技術的不斷發展，財務信息系統的建設使會計核算的方法、內容和程序有了質的改變。會計核算是財務管理的重要基礎，財務管理是每個單位的核心工作，因此，傳統的財務管理理念需要更新，舊的內控制度已不適應時代要求，提高財務管理水平，建設完善的內控制度迫在眉睫。

經濟業務越來越復雜，單位的財務管理要求越來越全方位、精細化、科學化，所以，根據本單位經濟活動特點、復雜程度和風險防控制定相適應的內部控制機制，是對經濟活動實行風險防控，預防舞弊與腐敗，維護資金安全完整的重要保障，是保證財務信息系統產出準確可靠信息的關鍵。

三、財務信息系統內部控制措施與方法

（一）完善內部控制制度，加強財務人員控制意識

根據單位財務信息系統功能模塊的建立，應制定一套完整的內控制度來監管日常經濟業務活動。在《財務管理辦法》的基礎上，從源頭抓起，制定了一系列制度，如《預算管理辦法》、《項目管理辦法》、《合同管理辦法》、《政府采購管理細則》、《國有資產管理辦法》、《招投標管理細則》、《績效考評管理辦法》、《崗位責任制》等。

俗話說“沒有規矩，不成方圓”，通過制度建設加強單位領導及相關人員內控意識，可以有效推動內部控制工作的順利開展。如某些單位領導控制意識淡薄，權利過于集中，尤為突出的表現為一些干部徇私舞弊、失職瀆職、貪污受賄、挪用公款。這種腐敗現象出現正是缺乏內部控制意識，缺乏內部控制監督，沒有嚴格實施和貫徹執行內控制度，把內控制度流于形式與表面，從而走向了犯罪。

（二）加強組織控制，實行崗位分離，職責分明

財務信息系統的使用，在基本財務核算人員的基礎上，又增添了不同的崗位，如網絡維護、系統維護、硬件管理等信息系統維護人員，人員結構的變化，使得財務管理更加復雜。財務負責人應按照信息系統各個功能定員定崗，各個崗位分工要精細，職責要明確，責任到人，確保辦理業務的不相容崗位相互分離、制約、監督，減少操作錯誤和舞弊發生。

在處理事務各環節中，涉及崗位應嚴格按照內控制度規定的職責與權限處理事務。防止“家長式”管理，防止越權控制與操作財務信息系統，強制業務處理程序化，強化業務信息公正、公開，保證事前、事中、事后的內部控制，使得工作順利高效的開展。

（三）實施全過程的內部控制，產出真實可靠的財務信息數據

財務信息系統通過預算、收支、采購、資產、基建項目、合同和預警監督、財務分析與決策等模塊對全過程實行智能化管理，實現了無紙化操作，即實現了網上報銷、事項審批、經費支出范圍劃分、審批權限、網上支付及財務報告形成等業務，沒有時間地點限制，大大提高了工作效率，高速度形成了財務信息數據庫。

1、全面預算管理的預算指標控制

在主管單位預算指標正式下達后，各單位應進一步細化預算，根據指標分解、調整，額度控制，錄入系統預算模塊。在指定專人實時對預算執行情況進行統計跟蹤。發現錯誤與問題，及時糾正與解決。保證資金的合理高效使用。

2、日常業務結算嚴格程序控制

比如：貨幣資金的內部控制，要做到人員控制――授權控制――支付程序控制――限制接觸控制等，有效利用“網銀系統”、“公務卡結算系統”等網絡處理方式，規避貨幣資金的短缺、安全、使用效益的風險。

3、加強資產管理與信息系統的關聯控制

發揮政府采購、基建、資產管理等部門在內部控制中的作用。目前有些單位資產管理部門與財務管理部門相分離，各自進行資產登記，工作具有重復性，財務信息系統與資產管理信息系統相關聯，各部門共享相關信息，能大大提高工作效率。實現資產采購后登記、變動、折舊、盤點、收益等全過程的關聯。為管理者提供實時的相關信息，有利于及時發現資產閑置或浪費，達到資產合理配置。

4、嚴格合同管理控制，加強執行進度監控

通過信息系統中詳細的合同檔案和生成的合同收付款計劃，按照收付款提醒控制預警，監視合同的執行力度，避免超概算、超預算、超進度執行合同，確保相關資金的安全性、有效性。

5、財務報告的內部控制，為領導提供可靠的決策依據

及時有效的處理整合財務信息數據，形成財務報告，通過分析來控制業務工作的開展進度，進行實際執行與預算的比較，以很好地規劃未來，控制未來。

（四）信息系統數據的安全控制，保證財務信息的不毀損、不泄露，不丟失

要制定嚴密的操作控制流程。財務信息系統數據的處理要經過輸入、審核、入賬、保存、輸出等多個環節，各環節崗位操作人員要嚴格執行內控權限，杜絕越權使用信息系統，確保原始數據的完整性，真實性，保證信息系統的有效性和實用性。

會計信息的網上實時處理，數據都是通過網絡傳輸、處理的，由于互聯網的開放性或網絡病毒的侵襲，對數據安全存在隱患。網絡管理人員應該實時殺毒維護，加強防火墻技術、信息加密技術等現代化技術維護財務信息系統數據的安全，時刻保證良好的網絡環境。按時對信息系統數據選擇適用的存儲介質，完成數據檔案材料，建立完整的財務檔案。

（五）建立內部控制監督平臺

首先應建立財務信息系統自我監督平臺，實現系統內部各個環節的實時控制。實行批準業務與執行業務相分離、執行與核算業務相分離的控制原則，設定信息系統重點環節風險防控點，做好內控制度執行效果的自我評價，建立獎懲機制，不斷完善信息系統內控機制的薄弱點。

其次應當充分發揮內部審計紀檢監察部門的作用。內部審計機構是內控系統的重要組成部分，在信息系統中給予其一定的權限，共享數據庫，做好資金使用、業務活動的實時監管，切實發揮內部審計的作用。在執行審計工程中，提出意見或建議，不斷改進單位內部控制機制，保障單位具有健康、活躍的生命力。

篇5

一、優化業務流程,明確控制程序

一是健全完善統一、適用、有效的企業規章制度。中國石油的業務涉及范圍廣,不僅擁有油氣主營業務,還有管道、銷售、工程技術、工程建設、裝備制造、礦區服務和金融業務,各項業務之間錯綜復雜。為此,在整章建制方面,要組織人力按照專業類別進行調查研究,對現有的各項規章制度進行認真整理,歸類匯總,分析說明,從而建立起統一、適用、有效的企業規章制度,使制度真正成為石油企業生產經營管理過程中針對存在的不足和風險而制訂的相應措施,為企業全部業務梳理提供制度保障。

二是對業務流程進行評估評價,優化流程。根據中國石油生產經營管理現狀,按照生產、銷售、商務、財務、人事等職能部門對相應的業務流程進行評估現有控制的合理性和有效性。針對石油企業生產經營活動中存在著各種風險,進行分類分析,有些風險需要引起石油企業的高度關注,要求在成本效益原則內實施控制;有些風險則需要石油企業極為重視,投入相當的人力和物力進行控制,如涉及資金安全等。為此,對現有控制進行評價,才能滿足有效控制經營風險,簡化業務控制環節,提高工作效率。經過評估分析做出評價后,對現有的業務流程進行優化,減少不必要的控制環節和控制人員,在提高效率的同時也節約了石油企業的控制成本。

三是形成規范的業務流程,強化控制、規避風險。石油企業的各項業務流程優化后,按照流程統一、控制集中、界面清晰、簡潔高效的工作目標,遵循風險導向、業務驅動、規范描述、強化執行的原則,突出控制和效率,全面開展業務流程梳理,形成規范的業務流程,指導實際工作。業務流程管理是實現業務規范化、程序化的有效載體,業務驅動是全面提升流程管理價值的重要推手。要以業務流程描述為切入點,全面反映業務狀況,落實各項管控措施,為業務驅動提供平臺和載體。同時,通過落實業務管理要求,進一步規范和優化業務流程,提高管理的效率和效益,逐步建立由人治轉到以制度和流程為基礎的法治管理軌道。

二、嚴明監管機制,保障執行有效

一是實現內部控制系統運轉有效,必須建立健全內部監督體系。依照法律法規和國內外同行業的先進經驗,建立健全內部控制管理制度和優化依法穩健經營的運行秩序,建立和強化統一的內部控制監管模式,不斷完善聯合監督工作機制,有效整合監督力量,建立監察、審計、內控聯合管控模式,突出重點、減少重復和交叉,降低監督成本,提高監督的效率和效益。對物資采購、工程建設、產品營銷等重要生產經營領域,開展重點監督工作,不僅要發現問題,更要認真分析、查找規律,提出有較高價值的工作意見和應對措施,提高聯合監督檢查質量。

二是加大現場和非現場監督力度,提高防范和抗拒風險的能力。企業應當對各項業務制定全面、系統、成文的政策、制度和程序,并在全局范圍內保持統一的業務標準和操作要求,保證政策、制度連續性和穩定性,在接受監管部門全方位監管的同時,內部控制制度的制定必須以各項法律法規為依據,依照有效性、審慎性、全面性、及時性和獨立性等原則,將所借鑒的國內外先進經驗細化為符合石油企業特點的有自己公司特色的規章制度,形成橫向和縱向的相互制約的內部控制架構,真正達到內控制約監督有效的目的。

三是將內控執行納入考核指標體系。內控作為石油企業規范化管理的重要內容,首先是一個企業在激烈競爭的市場環境中,不斷提高核心競爭力,提高運行效率,提高經營效益的重要管理手段,備受重視。其次,內控的關鍵和核心是強調流程的權威大于部門權力,部門是資源庫、信息庫,強調一項任務、一個項目是通過流程來完成的。為此內控的執行應該納入考核指標體系,使定期檢查的結果列為考核依據,獎懲兌現。有效鼓勵執行內控的單位和人員,調動員工執行內控的積極性,同時對違反內控的行為進行相應的懲處,規范執行內控的行為準則。

三、提高人員素質,創造運行環境

一是創新用人機制,研究制定中國石油科學發展和諧發展所需關鍵人才管理辦法。石油企業現有用工總量偏大、結構性缺員矛盾突出、潛在用工風險較大,如何控制用工規模,盤活用工存量,依法規范用工管理是創新用人機制的關鍵。研究制定中國石油科學發展和諧發展所需關鍵人才管理辦法,必須把控制用工規模與調整產業結構結合起來,按照“有所為、有所不為”的原則,對與主營業務關聯度不大、效益不好的業務,該退出的退出,該淘汰的淘汰,減少企業實際用工數量。必須加強用工計劃管理,嚴格控制新增人員,優化隊伍結構,總的原則是力保一線、控制二線、壓縮三線。必須研究人力資源內部調劑政策,將富余人員轉移到新建、上產等缺員單位,逐步實現人力資源跨地區、跨企業的優化配置。

二是要加強人工成本管理,制定科學的薪酬考核政策。組織開展人工成本分析,從人工成本構成項目、各類附加費用提取比例控制等多個方面,進一步加強人工成本管理。同時嚴格規范工資總額調控范圍和調控對象,著力完善工效掛鉤機制,充分體現崗位靠競爭、收入憑貢獻的原則,強化工資總額分配的激勵約束作用。一個科學的薪酬考核政策包括兩個方面,一方面以目標考核為基準,注重實效,便于管理人員有充分發揮潛能的空間。另一方面兼顧石油企業文化環境,薪酬考核政策應該體現企業文化,比如鼓勵團隊精神,考核就要將團結、協調、寬容能力作為考核指標;鼓勵真抓實干,考核就要將過程管理作為考核內容;鼓勵一切注重實效,考核時就要將經營業績作為否決指標。

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1.1、提高了業務效率，規范了數據管理

基礎數據關系到整個企業的信息流轉能否通暢。傳統物資管理模式下，企業相關數據太多、太雜，難以得到有效的整合，數據的真實性和便捷性都大打折扣。企業在物資管理中實施ERP系統后，實現了對信息的實時共享，信息的傳遞更加及時和準確，在ERP系統中，物資需求單位在系統中直接錄入需求信息，ERP系統自動進行物料需求計劃平衡，系統將一些基礎數據，如單位編碼、物料編碼等進行了統一，所有的數據信息都能在系統中清楚的反映出來，訂單輸入、提交、審核、入庫、出庫、退貨等以工作流方式自動傳遞，杜絕了傳統物資管理模式下，由于人為因素造成的采購計劃準確性不高和盲目采購的弊端。并通過系統軟件的功能可以對數據進行隨時的查詢、統計和輸出，采購和物資管理人員可以隨時掌握企業采購和庫存的狀況，保證了實物收、發、存的正確性、及時性，實現了對每筆業務的價格審核、審批，堵塞采購漏洞，為保證賬實相符奠定了基礎。

1.2、規范了操作和過程控制

ERP系統具有審核、控制功能，ERP系統的實施完善了物資采購的過程控制，把計劃管理、采購、庫存業務結合成一個有機的整體。實現了物資從需求計劃填報、需求計劃審批、電子化招投標、合同簽訂等整個物資采購流程的規范化。先由物資采購人員編制采購的計劃單，然后將入庫單信息等輸入系統，企業采購的供應商信息和產品目錄等也要同步輸入到系統中，如果供應商未經準入或者采購的產品不在采購的目錄范圍內，就不能形成采購訂單，也就不能進行手續的收貨業務處理等；只有等到該采購計劃被審核通過后，才能形成采購訂單，才能進行后續的業務操作。采購產品到貨后，倉管人員先對產品進行認真的驗收和檢查，然后在ERP系統中進行確認。整個過程按照統一的物資供應管理標準業務流程模板，實現了庫存管理、計劃管理、采購管理一體化，如果哪一個環節若未按規定程序實行審核，就不能進行下一環節的業務操作，大大規范了流程。

1.3、降低企業經營成本

利用ERP實施物資采購管理有利于規范企業成本核算，降低企業經營成本。以往，企業物資供應部門的材料成本核算采用的是物資計劃價格計價，通過材料價差來反映材料真實成本。這種成本核算方式簡單易行，但弊端也是明顯的。當材料成本與市場價格之間出現較大偏差的時候，企業材料成本不能準確的反映出產品價格的變化情況，以此為采購標準就失去了價值。ERP系統的推廣應用使企業物資部門告別物資管理長期實行計劃價格的計價方式。ERP模式下，當采購產品的市場價格發生變動時，企業會及時調整物資價格，使其與市場價格基本保持一致，從而可以真實地反映出庫存物資價值和材料消耗成本。另外，實施ERP系統后，企業實現了集中采購，發揮了批量采購在價格上的優勢。

二、供電企業物資管理的現狀分析

2.1、物資采購流程分析

物資采購流程中通常存在供應商管理不完善、物資報價咨詢流程過于簡單、采購過程和采購價格不透明以及物資采購集中管理過程中缺乏關鍵的業務信息平臺的問題。供應商管理不完善主要表現為現階段物資采購部門并未構建科學的供應商評估制度，難以對不同供應商的信用和能力等級進行分類管理，不能和優秀供應商建立長期穩定的合作關系；物資報價咨詢流程方面，根據電網企業物資管理辦法規定，物資購買過程中應當之上選擇三家以上供應商進行對比，但實際過程中由于利益、成本等方面的原因，企業多采用優先選擇熟悉的供應商的方式；在采購過程中，由于企業非財務信息和業務監管制度不完善，物資采購的過程和最終價格透明度不高；公司和子公司物資采購過程進行集中管理需要構建業務信息平臺，而該平臺尚未構建完成。

1.2、物資管理流程分析

首先，在電力企業物資管理過程中存在相關物資沒有建立完整的庫存信息，物料可能在部分區域出現短缺，部分區域出現積壓，難以實現物資分配平衡。其次，物資和財務管理使用不同系統，相互獨立，導致兩者之間信息交換效率低，難以及時溝通，容錯率不高。再次，物料的領用與實際使用存在一定差異，難以按照預留的數量來控制物資領用。同時，物資配給過程中可能存在走后門等不良現象。

三、ERP系統軟件在供電企業物資管理中的具體應用

3.1、實施統一的物料編碼及主數據管理

為了保證系統中的物料等公用基礎數據是準確和規范的，更好的集中管理和維護物料主數據，本電力公司將物料主數據申請、審核以及維護的相應操作流程實現于SPA系統中；結合物資本身的屬性來進行物資分類，對物資標準進行了合理制定，在物料編碼的過程中，借助于物料的基本特征來進行區分，為了避免一物多碼問題的出現，在分類的基礎上，還給出了物料特征，利用這些特征，確定出來的物料都是唯一的。因為電力行業涉及到較為繁多的物料品種，如果細化管理，就會有較為龐大的物料編碼，因此，將10位流水碼應用到物料主數據。

3.2、集中化的業務流程管理

在物資管理流程中，關鍵用戶和實施方結合國網典設，進行調研分析以及藍圖設計之后，刪減和修改了典設的流程，最后確立出來了30個業務流程，與公司物資管理特點所符合，如庫存管理、采購管理、主數據管理等等，對系統中每一個角色的工作內容以及傳遞流程進行了明確。

3.3、根據不同的項目類型自動生成不同類型的采購申請

在物資采購環節中，采購申請發揮了巨大的作用；項目部門借助于SAPPS模塊，就可以將采購申請自動生成，標準配置只能夠對一種類型的采購申請進行生成，但是在實際的業務流程中，需要結合項目類型，生成差異化的采購申請，并且對不同的審批策略進行配置。本供電企業在ERP物資模塊的實施過程中，通過一系列的強化措施，結合項目類型，可以對對應的采購申請進行自動生成，并且依據采購申請單據類型，來進行后續配置。

3.4、采購申請中采購策略的維護

在采購環節中，非常重要的一個依據就是采購策略，采購策略會對采購申請的審批流程起到決定作用，并且還會影響到后續的采購方式，因此，本供電公司在ERP系統的實施過程中，依據物資類別來對采購策略進行維護。

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［關鍵詞］醫院;內部審計;科研經費

在《國家中長期科學和技術發展規劃綱要(2006—2020)》實施的大背景下，隨著我國醫療衛生事業的快速發展以及科研成果應用的不斷強化，國家近年來對醫院的科研經費投入也在不斷地增加，同時配合科研經費“放管服”改革的不斷推進，科研經費管理變得具有復雜性和多樣性，為科研經費的管理模式帶來調整與挑戰。提升科研經費的管理能力與服務水平，提高資金使用效益，不僅有利于促進醫療科研事業的健康發展，更有利于加強人才建設，提升醫療質量，實現科教興院的目的。

1醫院科研經費管理現狀

1．1項目資金來源渠道多

醫院的科研經費按照來源的不同，可以分為三種:一是通過承擔國家、地方政府常設的計劃項目或專項項目取得的科研項目經費，一般由財政撥款，簡稱縱向經費。二是通過承接企業/社會科技項目、開展科研協作、轉讓科技成果、提供科技咨詢所取得的收入，簡稱橫向經費。三是由科研項目承擔單位用自籌資金按一定比例匹配經費，簡稱配套經費。不同的項目資金來源適用于不同的經費管理制度，如《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》、《國家臨床重點專科建設項目資金管理暫行辦法》、《上海市科研計劃項目(課題)專項經費管理辦法》等文件對科研經費管理要求不一，容易造成多頭管理、監督混亂的情況。

1．2片面注重預算執行率

目前，醫院的科研項目負責人大多專注于科研項目的開展，對科研經費的使用較為粗放，僅在即將結題時關注預算整體執行率以通過驗收審計;而科研管理部門也往往側重于科研經費的預算完成情況，以評價項目組是否達到可結題驗收狀態，通常對如何合理、合規地使用科研經費關注度不夠。

2醫院科研經費內部審計發現的問題

2．1科研項目負責人重立項輕預算

2．1．1預算編制、調整隨意性大

醫院科研項目的負責人一般都是臨床科主任或技術骨干，缺少專業的財務知識，因而在編制項目申報書預算經費時更多依靠的是以往經驗的預估，隨意性相對較大，缺少事前的精確測算以及相應的依據，從而容易造成所提交的預算缺乏合理性，由此則會造成后期經費實際使用時擅自改變資金使用用途、不經預算調整程序即隨意頻繁調整預算等一系列的問題。

2．1．2預算執行環節問題突出

一是期末預算執行率低會導致科研項目組人員在中期檢查或者臨近結題時“拆東補西”，賬務調整較為頻繁［1］;二是有些項目前期幾乎沒有支出，導致結題時為避免產生大量結余而突擊花錢，造成子項目超支的現象。

2．2科研經費管理缺乏完善的內控機制

2．2．1制度修訂不及時

相關制度缺失一是國家相關科研項目經費管理制度陸續更新出臺，醫院科研管理部門卻仍沿用多年前制定的科研經費管理辦法;二是存在制度空白，比如缺乏對橫向科研協作/合作項目經費的管理制度，對委托外單位開展的科研項目缺乏相關的招投標流程，對未達到政采要求的檢測費等服務類支出缺乏競爭商談或內部邀標機制等。

2．2．2科研部門審核職能淡化

目前醫院科研部門對課題組上報的經費使用審批流于形式，僅審核該筆費用支出是否在預算內。忽視審核該支出與課題的相關性、真實性;忽視課題組是否有存在重復購買、拆分發票以規避合同簽訂或規避招標的情況;忽視審核科研項目檢驗、測試、化驗及加工等外購服務是否按規定招投標等現象。

2．2．3科研試劑、耗材采購自主化

缺少出入庫手續由于科研試劑、耗材等具有較強的針對性，且個性化采購較多，醫院沒有形成統一采購模式及采購平臺，科研項目組一般自行采購，憑發票直接報銷，缺少出入庫環節，易存在虛開發票、套取現金的潛在廉潔風險。

2．3科研項目結題環節管理不到位

2．3．1項目結題財務決算未按實際使用情況編制

項目結題決算書一般由項目組自行編制，在審計時常常會發現項目組編制的決算書執行率往往高于實際執行率。由于項目組成員缺乏財務知識，通常容易將已支出但尚未進行財務報銷、已簽訂合同尚未實際支付或分期支付但未全部支付的金額都作為已執行項目計算;同時也存在為順利通過結題，高估、高冒經費支出的情況，這樣就會導致決算書執行率高于財務系統計算執行率的現象，增加科研項目結題財務驗收風險。

2．3．2結題后結余資金管理混亂

按照當前的政策文件規定，一般允許科研項目結題后在規定時間內繼續使用。許多科研人員為了避免項目經費被收回而過度支出，導致科研經費的浪費和過多的預算外支出行為。

2．4勞務費支出審批不嚴

由于不同課題對于勞務費發放的規定細則不盡相同，勞務費的支出審批不嚴，容易造成違規發放勞務費的現象。主要表現為違規發放給課題組成員、違規發放給有工資薪金收入的人員、發放比例不符合規定、發放超標準。

2．5資產管理薄弱

容易造成資產流失由于科研資產是通過科研經費購置的，特別對于通用設備或金額較低的專業設備，容易存在監管盲區。設備的采購事前論證不足、事后監管不夠，往往會造成重復購買相同的科研設備，如筆記本電腦等，造成儀器設備的閑置和科研經費的浪費［2］。

2．6轉撥經費監管缺失

目前，醫院科研經費管理中對轉撥經費監管尚處于空白階段，對于項目任務書中簽訂的課題合作協議，尤其是與企業的橫向合作協議，一般在協議書中僅寫明總金額而缺乏詳細的經費預算，存在承擔單位對合作單位監管不力的情況，如合作企業對科研經費未單獨核算，經費使用未嚴格按照子課題預算執行等問題。

3從內部審計視角看新形勢下醫院科研經費管理的側重點

3．1新形勢下審計重點的轉變突顯科研經費管理側重點

自2018年以來國家與地方政府陸續出臺一系列政策文件確保推進科技領域“放管服”改革的要求，給項目承擔單位和項目負責人提供良好的外部政策環境(表1)。國家對科研經費管理方面進行較大程度的權力下放，為科研人員使用科研經費帶來諸多便利，同時也讓原來科研經費內部審計發現的問題已不完全適用于新形勢下科研經費管理的要求，內部審計方式與重點的轉變同樣也影響科研經費管理模式與重點的轉變。首先，從改革內容來看，嚴格預算細化、嚴格子項目預算執行、嚴格預算調整審批流程等不再是新形勢下審計重點;其次，審計內容不再是單一的經費使用情況，而要涵蓋資金使用效益、廉潔風險以及內部控制建設等內容。合作經費收支、結余經費使用、資金支出規范、采購程序完善、資金使用效益等都是科研經費內部審計需要檢查評價的重要內容，同時也是新形勢下科研經費管理的重點內容;再者，科研經費內部審計從簡單的財務收支審計逐步向制度審計、效益審計轉變，由此可見科研經費管理也要從簡單的經費支出管理向內控管理、科研誠信管理、科研績效管理的管理模式轉變。

3．2強化科技成果轉化

注重科研成果社會效益目前大部分醫院對科研項目結題與評價僅停留在經費執行率及論文的發表數量上，而沒有建立績效評價機制，忽視科研成果產出效益。新形勢下，如何在松綁式的大環境下，在防范科研管理漏洞的同時，改變科研成果單純流于紙質論文的現狀，提高科研成果轉化率，帶來較好的社會效益，將成為醫院科研經費管理的核心內容［3］。

4內部審計視角下醫院科研經費管理優化策略

4．1改進預算管理方式

關注預算編制合理性預算編制工作是科研項目申請的首要環節，預算編制的內容要有可執行性［4］、合理性。雖然當前政策改革在很大程度上下放預算的調整權利，預算調整的靈活性更強，但如果項目預算在執行過程中頻繁進行調整也必然會影響到項目開展的進程［5］。因此，建議可參考采用概算管理方法，確定項目總經費的支出方向與使用范圍，減少經費使用過程中頻繁的預算調整工作，強調預算使用范圍的合理性以及經費支出與科研目標的相關性，同時對項目經費使用情況進行動態管理，避免出現經費后期突擊使用和不同課題交叉使用的情況，提高科研項目開展效率。

4．2強化制度建設規范流程管理

增強過程風險防范加強醫院內部科研經費制度建設，進一步完善縱向經費、橫向經費、專項經費、合作(轉撥)經費、配套經費等各項經費的實施細則，建立統一適用的制度規范，明確審批權限、強化流程管理;同時完善醫院內控機制建設，構建科研試劑、耗材統一采購機制，建立科研試劑的出入庫機制，并按規定實施實物驗收程序，統一物資及服務采購流程;通過加強合同管理、采購管理、預算管理等確保內部控制制度的落實，提高管理效能，增強科研經費使用過程風險防范。

4．3加強項目結題驗收控制

科研經費管理部門在結題驗收環節，應做到全過程控制，在賬務梳理環節，在關注執行率的同時也應核實項目組編制的決算書與財務賬戶的實際支出金額，避免出現實際支出與決算金額脫節的情況。在第三方驗收審計時，建立溝通反饋機制，對驗收審計中提出的問題做到及時發現、及時解決，以“審計問題”為導向，促進科研項目財務驗收管理規范化。科研項目結題后，要做好結余經費使用的管理工作，審核后續經費支出的合理性與延續性，避免過度使用、重復購買等情況，防止科研經費的閑置與浪費，提高科研資金的使用效益。

4．4防范資金廉潔風險

建立科研信用體系在新形勢下相對自由的經費使用環境中，對有效管控科研經費使用和防范資金廉潔風險提出更高的要求，防止在經費使用過程中出現虛列支出、套取科研資金，暗箱操作、關聯交易，重復立項、騙取科研資金等行為。可以采取實施科研人員信用管理的方式，通過建立科研信用體系，強化科研誠信管理，采取如羅列負面清單或紅線管控的方式，對科研人員進行信用評級機制，并與下一次科研立項相關聯，對信用評價良好的科研人員適當簡化程序;而對于存在違紀違規、學術不端、項目不能如期完成等情況的科研人員則要加強檢查和內部審計，且在一定程度內公開，通過加大違紀違法成本的方法，從源頭上遏制科研誠信問題，做好科研經費管理的風險防范工作。

4．5對轉撥經費實施源頭化管理

細化轉撥經費管理要求，不得簽訂簡單總額合作協議，將轉撥經費同其他經費支出一樣納入子項目預算管理，對于轉撥經費的支出要有支出明細表并附相關支出憑證，同時要求合作企業對轉撥經費單獨核算，做到專款專用。

4．6建立科研經費管理績效評價體系

加快成果轉化目前，績效評價在醫院的科研經費管理中尚處于起步探索階段，新形勢下的科研經費管理應將“注重績效”作為資金管理的基本原則，制定科研經費的績效考核制度，結合本單位的實際情況構建相適應的科研項目績效評價指標。從項目資源、項目管理以及科研產出等多個方面對科研項目進行科學的評價與分析，全面考核科研項目預算的執行情況、經費使用情況、經費結余率等［6］，結合定性考核與定量考核，將經費使用與科研成果產出建立勾稽關系，從而建立科研經費管理績效評價體系，并從社會效益與經濟效益對科研項目進行綜合評價，配合相應的獎懲機制，在激發科研人員研發動力的同時，也能促進科研人員高質量地完成科研項目，加快成果轉化。

【參考文獻】

［1］劉佳．科研項目經費內部控制管理研究［J］．納稅，2019(26):206－207．

［2］楊鶯．淺談醫院科研經費管理問題及對策［J］．行政事業資產與財務，2019(14):28－29．

［3］申小梅．“放管服”背景下的高校科研經費管理研究［J］．行政事業資產與財務，2018(19):39－40．

［4］胡羽佳．綜合型醫院科研經費管理存在的問題及對策［J］．中國煤炭工業，2019(3):72－73．

［5］李廣林．審計視角下事業單位科研經費管理問題探究［J］．當代會計，2019(13):107－108．

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關鍵詞:J2EE構架;流程化管理;管理系統

中圖分類號:TP311 文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2010)02-478-02

隨著公司日益發展壯大,越來越多新型設備不斷投入運行,對備品備件(生產設備、辦公設備、網絡設備)種類及數量的需求也越來越多。如何對備品備件進行科學高效的管理、提高利用率、節約生產成本是本系統解決的主要問題。

1 現狀分析

備品備件管理是設備管理的重要組成部分,科學合理的對備品備件進行管理是公司安全生產的重要保障,管理模式陳舊、利用率不高、資金占用大是當前備品備件管理中存在的主要問題。

2 系統技術及特點

1) 數據庫

數據庫采用大型關系型數據庫OracleXE,Oracle數據庫高效、安全、穩定、數據吞吐能力強。采用標準的SQL結構化查詢語言,具有數據透明、網絡透明,支持異種網絡、異構數據庫系統,支持多種系統平臺,采取快照SNAP方式完全消除了分布讀寫沖突。自動檢測死鎖和沖突并解決。

2) 開發語言及框架

系統采用JAVA語言開發,Spring+Hibernate+Struts多層模式設計,分為表現層、中間層(業務邏輯層)和數據服務層。三層體系將業務規則、數據訪問及合法性校驗等工作放在中間層處理。客戶端不直接與數據庫交互,而是通過組件與中間層建立連接,再由中間層與數據庫交互,使系統安全性高、可移植、面向對象、易于系統維護和更新。

Struts :MVC設計模式可以使我們的邏輯變得很清晰,負責控制業務邏輯層與表現層的交互,調用業務邏輯層,并將業務數據返回給表現層作組織表現,該系統的MVC框架采用Struts 。

Spring :IOC和AOP可以使我們的產品在最大限度上解藕,實現組件重用。Spring的作用貫穿了整個中間層,將Web層、Service層、DAO層及PO無縫整合,其數據服務層用來存放數據。

Hibernate:實體對象的持久化。

Service層(就是業務邏輯層),負責實現業務邏輯。業務邏輯層以DAO層為基礎,通過對DAO組件的正面模式包裝,完成系統所要求的業務邏輯。

DAO層,負責與持久化對象交互。該層封裝了數據的增、刪、查、改的操作。

PO,持久化對象。通過實體關系映射工具將關系型數據庫的數據映射成對象,很方便地實現以面向對象方式操作數據庫,該系統采用Hibernate作為ORM框架。

3) 開發工具

Eclipse3.2+MyEclipse5.5

4) Web服務

Tomcat6.0

5) UI設計

系統UI設計采用Flex技術,Flex是一種RIA開發技術,具有更好的網絡交互能力,更加絢麗的表現效果,同時在企業級的擴展上也游刃有余,和JAVA無縫結合的非常完美,給用戶更加大的視覺沖擊。Flex Charting讓我們可以靈活地進行圖表編程,對系統的數據進行更加直接的分析展示。

6) 報表打印

報表打印系統采用開源報表系統BIRT,它主要是基于Java與J2EE的Web應用程序,該系統界面友好,支持多表數據,支持動態SQL查詢,支持Javascript腳本和CSS樣式界面控制,提供PDF、HTML格式進行打印。

3 系統設計和實現

系統以備品備件數據字典庫為基礎,以庫存數據為依據,以流程控制為核心,設備臺賬和手機短信提示為輔,建立起一個完整、嚴謹、及時和規范的系統體系。

對于低值易耗,常用易購買備件,采取零備臨夠管理方法,用戶提出申請,審批完成后才能由物資采購部門進行采購,從而大大減少了備件的庫存率和資金的占有率。

首先,各部門建立起自己部門的備品備件數據字典庫,并給分類一個唯一的編碼,以此可快捷方便的申請和計劃備品備件,用戶通過編碼就知道備件分類屬性,在系統中輸入部分編碼,就可以查詢出此類所有型號的備件,根據具體情況進行選擇。

其次,系統業務的辦理都必須是以流程審批的方式進行處理,任何系統的合法用戶都不能單獨辦理任何業務,部門領導、公司領導嚴格按照公司有關制度,以庫存數據和實際情況為依據,達到一種高效、嚴格、規范的管理制度,保證數據的合法性、真實性、實時性、完整性和準確性,更好的為設備的檢修和定檢,日常辦公提供有力保障。在流程辦理的過程中,并給相關的辦理人員提供手機短息提示。

最后,用戶根據系統歷史數據、實時數據進行統計和分析,以此為備品備件的計劃采購提供強有力的依據,從而減少備品備件的盲目和過剩采購,制定更加合理的備品備件采購計劃。

4 系統功能劃分

本系統主要包括以下五大功能模塊:

1) 系統平臺管理系統

此管理子系統主要包括系統用戶管理、模塊管理、角色管理、模塊權限分配、角色權限分配管理,對整個系統的用戶和模塊權限分配進行有效安全的統一管理。

2) 系統流程管理系統

此管理子系統主要是對系統業務模塊的流程配置,通過此模塊的配置,對備品備件的出入庫,采購,計劃等業務模塊進行流程審核管理,保證數據的合法性和工作的高效性。

3) 備品備件管理系統

此管理子系統主要是備品備件的綜合管理,是備品備件系統的業務核心模塊,涵蓋備品備件的基礎數據維護、計劃、申請、采購、入庫、出庫、盤點和預警等業務模塊。

4) 統計管理系統

根據備品備件的出入庫,使用情況,對備品備件數據進行統計分析,對今后備品備件的采購做出合理的計劃。

5) 報表打印管理系統

給系統相應的業務模塊配置相應的打印功能。

5 系統實例和特點

1) 基于相關技術規范和具體業務需求,功能實用、全面

2) 符合“統一管理、分級存放、快速高效”的管理模式原則要求

3) 穩定可靠的管理平臺,能夠對全公司備品備件進行實時動態的監督與管理

4) 實現技術先進性、可靠性、易操作性、易維護性、易擴展性和安全性

5) 實用、多視角的查詢、統計分析報表

6) 系統采用J2EE+ORACLE+FLEX核心技術,易于系統的移植、擴展和維護

7) 流程化管理,保證業務的合法性和數據的完整性

6 使用成效

通過備品備件系統的投入使用,對公司各部門原有的備品備件進行了一次完全徹底的清查、統計并分類入庫。用戶在申請和計劃采購備件時,部門領導根據庫存情況和實際需求進行審批,很好的控制了備品備件的盲目申請和采購,規范了備品備件的管理,提高了備品備件的使用率,節省了公司在備品備件上所占有的資金比率,從而為公司的設備檢修、網絡運行和日常辦公提供強有力的保障。

參考文獻:

[1] Joey Lott,Darron Schall,Keith Peters.ActionScript 3.0 Cookbook中文版[M].陳建勛,譯.北京:電子工業出版社,2007.

[2] David Flanagan.JavaScript權威指南[M].李強,譯.北京:機械工業出版社,2007.

[3] Rod Johnson,uergen Hoeller.Expert One-on-One J2EE Development without EJB中文版[M].JavaEye,譯.北京:電子工業出版社,2005.

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財務信息化在過去一段時間取得了巨大的進步，符合時代潮流的財務核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業單位和政府機關都在用先進的財務分析軟件進行財務核算和分析。財務信息化的巨大進步極大地提升了企事業和政府機關財務管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機制的滯后和技術成熟度的限制，會計檔案電子化的進程相當緩慢，成為財務管理信息化發展的瓶頸。財政主管部門敏銳地把握了會計檔案電子化的趨勢，并出臺極具現實意義的政策措施。

2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發展必將產生十分深遠的影響。

電子會計檔案轉正史

1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。但隨著我國經濟社會的快速發展和信息技術的廣泛應用，會計檔案工作的方方面面均發生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。

從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發改委針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。

2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務管理具有不可估量的現實意義。

會計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均會產生重要影響―――除了節省成本，還有利于提升會計工作監管成效，最大限度地防范財務風險。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費

紙質電子檔案的耗材成本巨大，如農商銀行業務系統每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務支出1萬元以上，對于擁有30余個網點的縣級行而言，紙質會計檔案成本之高可見一斑。

電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式。

（二）有利于提升財務管理效率

在企事業財務管理實踐中，很多財務管理的流程都會產生紙質會計檔案，這些檔案都需要專業的財會人員分門別類管理，財務部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現因處理不當導致檔案擺放雜亂、無序堆放等現象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現代化、標準化檔案室匱乏，因而制約了當前檔案規范化管理。

會計檔案電子化有利于優化財務管理流程，以前需要現場辦理的，現在可以不用現場辦理，節省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務管理效率。

以電子票據會計檔案為例，如果將電子票據會計檔案以電文數據形式存放在會計檔案電子管理系統中，通過充分集成并關聯實體會計檔案，逐步形成安全規范的電子會計檔案調閱管理流程，這樣既滿足了調閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數據的安全保密。

這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關部門打通快速通道，實現財政票據會計檔案在更大范圍內的廣泛利用和高度共享，創造更加靈活便利的會計信息查閱環境，使傳統的以紙質會計檔案為主，加快轉向電子會計檔案與紙質會計檔案并重，為實現真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎。

（三）有利于財務大數據的發展

國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。企業發展也需要大數據的支撐，通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。

（四）有利于會計監督和檢查

電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。

會計檔案電子化的案例

中國聯通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結合其業務財務一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現了會計檔案規則化、查詢簡單化和管理規范化。這種探索實踐對于基層核算及財務管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯通的各類會計檔案均采用紙質打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統計繁，不利于規范化管理；紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務的資源消耗。隨著公司規模不斷擴大，業務快速發展，以及經營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統、子模塊業務處理同時自動生成的會計分錄數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式已滿足不了規范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。

依托中國聯通統一建設的數字檔案管理系統，與大ERP建立接口，使會計檔案實現電子化、系統化管理成為可能。大ERP系統固化了公司業務處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經營活動過程中產生的相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制流程，并通過業務系統與財務系統無縫連接和定義自動會計規則，實現從獲得原始憑證到形成最終財務報告全過程的系統自動化處理，使會計信息的相關性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統在建設之初就納入了公司整體的信息安全框架內進行管理。在系統的規劃設計、建設實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構建了全程全網的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設一級架構系統，支撐集團、省、地市三級應用，有效支撐一套會計政策、一套核算規則、一套立體科目、一套風險控制體系、一本賬（即一套財務核算及業務管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務基礎報表、管理類報表、分析類報表）的“六統一”財務管理目標，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎。

會計檔案電子化，具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均產生重要影響。項目推進期，廣西聯通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領導小組和財務、綜合、信息化三個專業線工作組，統一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務組經過對204項紙介質的梳理，制訂了《ERP系統記賬憑證及對應單據管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎工作的統一規范。

現階段，廣西聯通實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應的紙質憑證和賬簿，節約了大量的紙張及IT耗材成本。以區公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優化流程、提高效率的重要抓手。

推行會計檔案電子化管理應把握的重點

推行會計檔案電子化必須從實際出發，緊密結合企業的現實情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會計檔案電子化應堅持的原則

1.安全性

會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會計檔案資料泄密會給農商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，因而應從提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規范性

會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。

4.兼容性

會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。

5.智能性

一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱調閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。

（二）推行會計檔案電子化應注意的問題

1.要制訂詳細的執行方案

會計檔案電子化，對企業來講是一件大事，馬虎不得。企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。

2.要重視軟硬件建設

會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業經營的核心秘密，如果企業沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規范性等均難以保證，一旦發生泄密等，對企業的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓

會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉移的客觀事實。企事業單位要把握這一趨勢，并結合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉變。

參考文獻：

篇10

關鍵詞：物料申請；ERP；SAP；SPM

中圖分類號：TP311.11 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 09-0000-01

New Materials Application and Certification Process Platform Development Based on SAP

Liu Wei

(Zhuzhou Electric Locomotive Research Institute,Times Electric,Zhuzhou412005,China)

Abstract:According to the information technology Zhuzhou leading group's"create a unified platform,unified logistics platform"ideas and"unified technology management processes,a unified data center,unified PLM and ERP software,"the five standard requirements to carry out a unified coding ZELRI work.New material application and certification process is a unified coding part of the platform,through this platform,Zhuzhou the main body of the business application materials at the same platform,so as to achieve a unified coding purposes,and thus can help companies harmonization of procurement,and management of materials,reduce costs.

Keywords:Materials application;ERP;SAP;SPM

一、引言

株洲所統一物料編碼項目組已經制定了物料編碼的相關規則，并制定了物料編碼與認證的管理辦法，并調研了各業務主體現在物料申請工作的流程。根據株洲“統一制造平臺、統一物流平臺”的思路及“統一技術管理流程、統一數據中心、統一PLM和ERP軟件”的五統一要求，完成物料申請與認證流程的開發.通過此流程，將物料的基本屬性，工廠屬性，財務屬性，物料綜合等級等寫入到SAP。

二、新增物料申請與認證流程流程圖

三、設計與實現

（一）步驟一：設計表單。采用微軟的Visual Studio 2005開發工具設計表單，表單包括以下內容：申請人界面，預審核界面，確認認證方式界面，技術人員審核界面，編碼審核界面，維護工廠屬性界面，維護財務屬性界面，技術認證界面，商務認證界面.數據庫采用微軟SQL Server 2005。（二）步驟二：設計流程圖。采用Borg公司的SPM（商業流程管理系統）開發設計流程圖.采用拖拽的方式設計圖形化的流程圖。在實際使用過程中，可以通過此流程圖觀察整個流程的狀態，比如已經走到哪一關了，處理過的關卡的處理人和處理狀態是什么，都是一目了然。（三）步驟三：將流程中某個關卡與表單綁定。流程圖設計好以后，要將每一關卡綁定一個表單，同時設置每一關的處理者，定義每關是否退回，改分，是否可以上傳附件，是否發郵件通知相關處理者。（四）步驟四：用代碼控制流程的走向。在TaskPane001.aspx的文件中設置SPM-Next Handler，比如SPM-Next Handler="編碼員"，就可以控制流程下一關跳轉到編碼員關卡。（五）物料主數據傳入SAP接口。本系統傳入到SAP的數據是通過調用SAP ABAP函數的API，打開Softwise SAP Explorer Tool工具，設置SAP服務器的地址，登陸用戶名和密碼、客戶端號、語言、然后選擇ZFUN_MATNR_IMPORT函數，產生類，然后調用類完成數據到SAP的傳遞過程，關鍵代碼如下：

四、開發難點

（一）物料唯一性檢查。以前的物料申請流程，沒有設置物料編碼的唯一性檢查，當有重復的編碼時，存在兩個問題，首先是最后的編碼會覆蓋老的編碼信息，給編碼員和用戶造成疑惑，其次是各業務主體物料信息彼此孤立，不能判斷統一物料編碼是否在其他業務主體存在。（二）控制工廠屬性維護和財務屬性維護的字段動態顯示。目前物料申請時物料類型有10個，工廠有8個，根據不同的物料類型和一些特定工廠，工廠屬性維護的字段會有所不同。分為必填、不填、可填三種情況。因為工廠屬性維護的字段比較多，加之還要對應10個物料類型，以前項目組也沒有相關的成熟方案，所以有一定難度。

采用了JavaScript腳本的方式解決此問題，在前臺頁面寫每個字段是否顯示的函數，在后臺判斷如果是編碼環節，那么就調用前臺的腳本函數來控制字段顯示。此功能實現后，因為根據不同的物料類型屏蔽了冗余的字段，所以工廠屬性維護人員與財務人員工作的效率有很大提高。