圖書檔案管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇圖書檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：房地產權屬；檔案管理；辦法；途徑

所謂房地產權屬檔案，是指城市的房地產行政主管部門在管理房地產權屬工作的過程中保存的歷史記錄。其中，房地產權屬工作包括房地產權屬的登記、變更、調查、權屬轉移以及測繪等工作，歷史記錄則主要包括有一定價值的文字、聲音和圖表等。房地產權屬檔案的管理工作非常重要，隨著信息化和規范化社會的進程，房地產權屬檔案管理工作日益規范化和科學化。特別是《城市房地產權屬檔案管理辦法》出臺之后，如果對房地產權屬檔案的管理不規范合理，就會影響相關機構檢查檔案的查全率，進而影響房地產業的進一步發展。文章針對房地產權屬檔案的管理工作，主要從以下四個方面提出建議和辦法。

1規范房地產權屬檔案的收集范圍

只有保證房地產權屬檔案的完整性和準確性，才能做好房地產權屬檔案的管理工作，進而具備參考價值和利用價值，因此，做好房地產權屬檔案的收集工作非常重要。結合《城市房地產權屬檔案管理辦法》的相關規定，房地產權屬檔案應當包括以下五個部分：①能夠證明房地產權人、房地產權屬登記確認、變更、轉移、以及設定他項權利的文件；②房屋以及所占用的土地使用權的權屬界定位置圖、分層分戶平面圖、分丘平面圖以及分幅平面圖等材料；③諸如房產登記申請表、權屬變更登記表、房地產狀況登記表以及房屋面積計算表等用于房地產產權登記的各種文件材料；④諸如統計報表、計算機軟盤、照片以及錄音帶等可以對房地產權屬狀況加以記載和反映的信息資料；⑤其他與房地產權屬相關的文件材料。在確保房地產權屬檔案全面完整的前提下，應當保證房地產權屬檔案的真實性，作為房地產權屬檔案管理部門，應當做好前期的檢查和控制工作，認真審核相關文件資料，保證檔案的真實性和可靠性，只要不符合歸檔要求的，一律退還補充檔案，通過建立責任制來保障檔案資料的真實客觀。

2加強房地產權屬檔案的現代化管理

傳統的房地產權屬檔案管理方式不但浪費人力物力，而且效率非常低，檔案查詢和抽調非常麻煩。隨著科學技術的不斷發展和計算機技術的普及，作為現代化的房地產權屬檔案管理，應當將計算機技術和網絡技術完全引入。并建立相關的平臺和內部網絡，來對房地產權屬檔案進行保存、修改、傳輸和管理，真正實現網絡化管理，做到互聯網+房地產權屬檔案管理。除此之外，還應當加強對現代光學技術的運用，用電子化的照片和表格來代替紙質檔案，一方面可以節省存儲空間，另一方面高精度、高分辨率的檔案照片也不會影響檔案的完整性和準確性，同時，也可以通過遠距離傳輸的方式提供給使用者，更加方便快捷。

3調查了解檔案使用者的需求

只有深入社會進行調查，了解檔案使用者對房地產權屬檔案的使用要求和范圍，才能避免盲目的管理。作為房地產權屬檔案管理部門，應當以檔案使用者的信息需求和使用方式為基礎，保證房地產權屬檔案開發利用的有效性。（1）在房地產權屬檔案收集之前做好預測工作，通過調查問卷或者其他形式來充分了解檔案使用者的需求。包括城建、司法、房改、房地產市場、規劃、房地產登記部門以及市民對房地產權屬檔案內容和利用特點的需求。（2）開發利用要根據對象的不同而不同，相關部門應當在對調查結果進行保密的前提下，按照服務要求，進行多樣的開發利用。包括證明型、咨詢型、網絡型、宣傳型、借閱型、技術型以及報道型等各種形式。（3）提供服務時要充分顧慮檔案使用者的心理特點，目前房地產權屬檔案使用者的心理特點大多是求快求便。作為房地產權屬檔案的管理部門，應當通過推出開展窗口服務、專題服務、網絡服務以及推薦服務等多種服務渠道，同時編制最為科學的檢索系統和工具，來大大提高房地產權屬檔案使用者查詢檔案的速度和便捷度。

4注重對管理人才的培養

人才是管理工作的關鍵環節，優秀的檔案管理人才是房地產權屬檔案管理工作能夠井然有序的前提和基礎。隨著市場經濟的進一步發展，目前現代化管理已經基本替代了傳統的手工管理方式，因此，在培養復合型房地產權屬檔案管理人才時，應當尤其注重以下幾個方面：（1）房地產權屬檔案的管理隊伍必須政治素質高、德才兼備、知識范圍廣，并且業務能力強，具備優秀的職業道德，能夠時時處處為檔案使用者考慮，才能提供最優質的服務。（2）房地產權屬檔案的管理人員應當具備一定的計算機技術和網絡技術，能夠熟練的操作現代化設備和平臺，同時也應當具備充分的檔案專業基礎理論知識和相關的法律知識，相關部門必須加強這些方面的培訓和教育。（3）提高招聘的水平，盡量在入門門檻上做工作，招聘符合要求的，高素質的，綜合能力較強的檔案管理人才，培養骨干力量，才能真正滿足現代化房地產權屬檔案管理工作的要求。

5結束語

隨著現代化科學水平的不斷提高，對房地產權屬檔案的管理工作也不僅僅要求全面性和準確性，對管理的科學性以及檔案提供的快捷性和有效性的要求也越來越高。作為房地產權屬檔案管理部門，一方面應當加強對管理人員的培訓和教育，不僅提高管理人員的檔案管理基礎理論水平，更要提高管理人員的創新能力和對現代化設備的操作水平。另一方面應當進一步加強市場調研，搞清檔案使用者的需求和意見，才能進一步改進管理方式，提高管理水平，從而推動房地產行業的更高層次發展。

參考文獻：

[1]王淑范,黎玉麗.加強房地產權屬檔案管理的途徑及辦法[J].黑龍江檔案,2006.

[2]周群,夏萍,王恩江,等.權屬檔案信息化建設與權屬登記質量監控[J].城建檔案,2007.

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關鍵詞：醫院圖書檔案 情報 規范化

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2013）6-248-02

近幾年我國的醫療制度發生了一系列的變化，醫院的管理模式也隨之改變，作為醫院管理重點的圖書建檔規范化改革工作也勢在必行。醫院圖書檔案的規范化管理是對醫院整體管理水平的客觀反映。一套全面系統的圖書檔案管理制度不僅有利于醫院圖書管理事業的有序健康發展，還可以節省人力物力財力等工作成本。

一、醫院圖書檔案規范化管理的重要性

醫院進行圖書檔案規范化建設的目的是為了最大程度的共享信息資源，發揮檔案的指導性作用。只有醫院檔案得到了充分的開發，在醫院實際工作中發揮了其的指導性作用，才能體現出檔案管理工作的價值與意義。醫院圖書檔案管理工作的重點一般集中在機構設置、專業人員的素質能力以及信息環境下的一體化管理方面。醫院圖書檔案的規范化管理對于保護醫學類圖書的正版合法權益，加強圖書市場的規范性都具有十分重要的意義。 醫院在進行圖書檔案管理時需要遵守兩個管理原則：

一是制度管理。制度建設是一切管理工作得以正常進行的基礎。醫院管理部門需要建立細致全面的規章制度，結合醫院整體與各工作部門的實際情況，吸取以往的經驗教訓，及時建立補充規章法則，例如建立書籍賠償制度、數字圖書館運營制度、文獻資源館際互借制度等，保證醫院圖書檔案管理的正常有序進行。除此之外，還應明確圖書采購、借閱、管理之間的各項職責分工，制定細化的工作準則。

二是標準化管理。標準化管理的前提是國家制定的相關法規法則，要求醫院圖書檔案管理部門根據國家標準開展管理工作。醫院書籍、資源的分類、編碼、主題索引以及設備配置標準都應該嚴格遵守國家的相關規定。標準化管理的全面執行對于我國醫院圖書檔案實現通用性以及檔案資料共享都具有積極的推動作用。所以說，圖書檔案的標準化管理是保證醫院現代化、信息化、資料共享化進行的基礎。

二、醫院圖書檔案管理中具體的工作內容

圖書檔案管理工作的主要內容包括以下幾個方面：一是搜集電子、書籍、期刊等各種形式的資料。資料的充實程度是評價醫院圖書檔案管理水平的一個重要標準。圖書管理員應該采用各種手段開辟資料來源，實現資料的最大程度整合，在此過程中應該注意既要保證資料的完整性全面性又要剔除無關材料。最終將圖書檔案管理機構建設成一個既切合醫院實際又具有鮮明特色管理部門。二是采用各種手段獲取情報。醫院檔案管理人員應該改變傳統的文獻資料被動收集整理方法，主動深入各科室、病房之中，及時了解臨床治療的進度。三是開展咨詢、出版服務。圖書檔案管理機構在醫院內部還具有提供學術咨詢，如專刊發表、科研計劃制定、學術研究選題等，這些業務咨詢一般具有機密性與戰略性。同時，醫院圖書檔案管理機構還承擔了刊物編輯出版的責任，有權對醫院最新研究成果或科研結果進行編輯出版。四是保證與世界先進科研經驗的及時交流、資源共享。醫院的發展依賴于對最新科研成果的研究或引進，而圖書檔案管理機構的主要職責就是保證其與外界的及時交流、溝通、合作。圖書管理機構需結合醫院實際水平，及時對管理設備進行更新，保證圖書管理實現現代化。

三、保證醫院圖書檔案規范化管理的具體措施

（一）建立健全管理機構

各司其職、分工明確的管理機構是保證醫院圖書檔案規范化進行的基礎。醫院應根據具體水平設立獨立的情報、圖書、檔案管理機構。首先，設立信息科總歸醫院總務處領導，下屬分別設立情報部門、檔案管理部門、電子信息控制部門等，合理分配資料、進行最新科研成果的搜集、檔案的分類管理、信息的共享與交流等。其次，設立檔案管理與情報搜集兩個獨立的工作部門，并分屬于不同上級領導，將資料收集與編輯、調研工作獨立進行，保證其工作的客觀性與公正性。

（二）進行圖書、情報、檔案一體化的管理改革

1、圖書、情報、檔案一體化的內涵

圖書、情報、檔案一體化管理是指將醫院內部資料管理中這三個獨立的部門相整合，將其形成為一個工作整體。一體化管理可以最大程度的利用信息資源，并發揮獨立部門存在時不具備的全面、整體效用。圖書、情報、檔案管理得以整合的基礎是其具有相同性質的工作原理，都屬于文獻范圍。首先，圖書、情報、檔案管理工作的基本職能都是知識、資料的收集、更新、；工作目的都是儲存有效信息、為臨床治療提供資料支撐、促進醫院治療水平的進一步發展等。其次，圖書、情報、檔案管理的工作程序也具有一致性，都是對文獻資料進行搜索、加工、存儲等。根據上述介紹與我國醫院圖書檔案管理的實際情況，筆者認為圖書、檔案、情報管理工作的一體化的定義分為以下三個方面：（1）管理的一體化。指在圖書、檔案、情報范圍內對信息整合管理的一體化。（2）服務的一體化。管理的最終目標是提供服務，將三者進行整合，可以打破傳統的獨立服務體制，在對外服務上實現一體化。（3）機構設置的一體化。是指建立一個集規劃、管理、監督為一身的管理部門，既保證圖書、情報、檔案工作的整體性又明確責任，促進整體與具體部門之間的協調工作，為醫院以及社會提供完善的信息服務。

2、圖書、情報、檔案一體化的優勢

圖書檔案一體化管理系統是近幾年來醫院圖書管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具備的優越性：

第一，一體化建設可以最大程度的利用館藏資源，進行信息的進一步開發。傳統的圖書檔案管理機制強調獨立封閉運行，各醫院科室閉門造車，這不僅浪費醫療資源，還為信息的篩選造成了阻礙，不能滿足醫療信息資料的全面、及時、準確的基本要求。采用圖書檔案一體化管理的政策，不僅可以實現檔案與圖書管理的及時結合，還在一定程度上改變了管理人員墨守陳規的管理方式，對館藏信息的進一步開發提供了有利條件。例如，在新的科研項目研發環節中可以充分結合圖書檔案一體化管理措施，從課題確定、立項報告以及最后的研發成果發表過程中，及時更新檔案資料，保證各個時期檔案材料與研發實際的一致性，并對課題研究材料進行最終歸檔，為新的項目研究提供資料收集的上的便利。隨著數字化技術的進一步發展，圖書檔案管理系統也引進了網絡技術，提升了圖書檔案資料的重復利用率，及時快速的滿足了醫院需求。如筆者所在醫院就結合網絡信息技術對圖書檔案管理系統進行了升級，完善了資料的檢索系統，設立多種關鍵系檢索方式，時間檢索、專業檢索、案卷檢索等，促使檢索系統更具實際操作價值，便于使用者快速掌握；對內開放檢索目錄，節省了操作者的查詢時間，提高了檢索效率；同時還建立了數字化系統控制下的檢索系統，保證資料查詢的準確性與全面覆蓋性。

第二，圖書檔案一體化建設有利于精簡醫院內部機構，節省財政開支。傳統意義上的圖書管理形式，要求各部門獨立工作，這就造成了人員分配中的重疊現象，工作任務重復，工作涉及面較為單一。實行圖書檔案一體化管理有效的縮減了不必要的醫院圖書管理機構，相關管理人員的素質也由傳統的單一工作演變為集圖書管理、檔案規劃、情報搜集等多種綜合素質為一身，其自身的工作能力得到了提高。機構得到精簡，人員綜合素質得到強化最終節省了醫院圖書檔案管理方面的開支，客觀上為醫院醫療水平的提升創造了條件。

第三，有利于管理人員的素質提升。圖書檔案一體化的管理形式依賴于數字化信息的應用，這就在客觀上推動了管理人員的業務素質的提高。為了掌握信息化工具的應用技術，圖書檔案管理人員必須及時接受培訓，掌握新型的工作方法、不斷充實自身知識，提升自身的能力。除此之外，圖書檔案一體化的管理形式需要對管理人員定期進行業務培訓，這就在客觀上為崗位輪換提供了機會，醫院管理階層的定期崗位輪換不僅有利于管理人員掌握多種業務技巧，提高其的工作能力，還在一定程度上加深了內部員工的溝通交流，為醫院管理創造出一個和諧有序的環境。

3、一體化工作的具體管理措施

圖書、情報、檔案一體化管理是實現醫院資源共享的一種新型管理模式。其在具體執行上需要做到以下幾點：

第一，改革管理制度，實現協調統一發展。現階段的醫院圖書檔案管理仍然受到傳統模式的制約，各部門之間缺乏交流、獨立封閉，難以及時做到信息的整合、交換，這種模式既不利于醫院內部圖書管理水平的進步，也不利于醫院圖書檔案管理發揮其社會優勢。因此，國家通過相關政策的制定，鼓勵醫院內部建立統一的工作體系，鼓勵醫院內部實現資源共享，為社會醫療改革的發展做出貢獻。

第二，統一一體化管理標準。統一的管理標準是監督一體化管理的基礎，沒有標準的制定，圖書、檔案、情報的一體化管理也就無從談起。因此，在信息檢索、設備配置上，醫院內部都需要建立統一的標準，并監督各部門按標準執行，保證內容的共通性、數據測量的標準化以及網絡搜索平臺的實際可操作性等。

第三，提升管理人員的業務素質。管理人員的業務素質提升主要包括三個方面：專業知識的提升、管理素質的提升以及對外交流水平的提升。醫院圖書、檔案、情報管理人員面對的受眾群體以醫療工作人員居多，管理人員搜集整理的信息大多涉及醫療生物領域，其對信息的篩選掌握能力直接影響醫務工作人員的臨床治療，關系到患者的人身安全。而提高管理人員篩選、整理信息的最有效措施就是豐富其的專業知識，將其培養成醫學領域的博才并促使其依賴這種專業的判斷能力對科研成果、項目分析、信息整合等進行有效分析篩選，推動醫院圖書檔案管理機構的縱深發展。管理素質的提升在實際工作中表現為對數字化網絡應用平臺掌控能力的控制。隨著數字化技術的深入發展，醫院圖書檔案管理系統也采取網絡平臺辦公。這就要求醫院內部的資料管理人員不但熟悉操作技能，還要進一步了解計算機的工作原理，能夠及時快速的修復網絡平臺日常故障。網絡資源具有快速性、全面性的優點，但是其也存在信息量大、信息質量不統一、各類信息魚龍混雜的缺陷，所以，醫院的資料管理人員應該具備整合、優化、篩選信息的能力，將大量重復無序的信息簡單有序化，為醫院的醫療水平、教研水平的提升提供充足的后備力量。隨著我國對外交流政策的日益寬松以及網絡傳送的出現，我國醫療衛生事業中與國外的交流逐漸頻繁，國際上先進的科研成果、臨床治療經驗通過網絡信息傳輸不斷影響我國醫療事業的發展，鑒于國際先進經驗、資料的記載形式都是采用國際通過語言英語記載，所以作為醫院的圖書檔案情報收集人員必須具有專業的語言交流基礎，能夠準確全面的理解醫學類外文資料，及時為國內醫療衛生事業的發展提供信息支持。

第四，利用網絡資源優勢，搜集相關信息。準確、全面的醫療信息、科研成果是提升醫院臨床治療水平的基本保障。隨著網絡化的進一步發展，建立靈活、簡便的信息搜集系統成為提升醫院圖書檔案管理水平的重要因素。醫院可以設立專業的網絡操控部門，對于互聯中的的大量信息進行多渠道、多層次的篩選，并根據醫院自身特色進行信息的深度開發，做到知識普及型與獨有性的結合，為臨床治療提供最具價值的資料。

四、結束語

在知識經濟為主的信息時代，如何及時、準確、全面的掌握信息資料成為一個單位能否可持續發展的標準。同樣，在醫療衛生事業中，信息也具有舉足輕重的地位。所以，如何建設醫院圖書檔案的規范化管理制度就成當下醫院管理者需要考慮的新課題。圖書、檔案、情報等工作的一體化管理逐漸成為醫院信息改革的必然趨勢。實現一體化發展需要在網絡數字化應用基礎之上，建立相關的管理制度，提升員工的業務能力，為醫院臨床治療提供優質信息支撐。

參考文獻：

[1]劉曉芳.圖書、情報、檔案一體化管理是醫院信息化發展的方向[J].西部醫學.2004（03）

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關鍵詞：檔案 醫院檔案管理

1 永城市人民醫院檔案管理目前存在的問題

1.1 管理體制未健全，沒有統一的管理模式

目前我院在管理模式上還未做到統一，由于檔案管理缺乏規范，不僅造成管理漏洞，還影響了檔案的綜合利用和信息開發，使計算機等現代化管理手段的運用造成困難。

1.2 專職檔案管理人員少

我院檔案管理人員一身兼多職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案業務上，同時對檔案法律法規、專業知識學習不夠，法律意識不強，缺乏工作方法，隨意性強，使檔案工作管理處于被動狀態。

1.3 檔案管理過度分散

我院仍沿用過往對檔案分散管理的方法，各科室或各部門各自保存檔案，沒有設置綜合檔案室，造成不少有價值的檔案散落在各專業部門，一方面使大量原始文件資料容易丟失，另一方面檔案利用率低。此外，分散管理還造成重復保管，造成庫房、人力、物力、空間等資源浪費，檔案資料丟失情況時有發生，不利于醫院對整個檔案工作進行統籌規劃。

1.4 重管輕用，沒有發揮檔案應有的作用

受舊的管理模式影響，目前我院檔案管理存在重管輕用現象，檔案收集了，卻忽視了最為重要的檔案信息資源開發和再利用。

許多珍貴的檔案沉睡在檔案柜內，體現不出其應有的價值。

1.5 重病例檔案，輕其它檔案，綜合檔案管理工作相對滯后

病例檔案在醫院檔案管理中有著重要作用，我院對病案保管較為完善，能及時收集、歸檔、且有專人負責管理，體現出我院對此工作的重視，但是缺乏對其它檔案，如文書檔案、科研檔案、設備檔案、聲像檔案等的重視，造成了我院綜合檔案管理的不完整性。

2 針對我院檔案管理目前存在的問題進行分析和制定對策

2.1 健全制度，建立統一管理模式

2.1.1 由于醫院檔案工作具有其獨特性，因此要建立符合醫院實際情況的檔案管理模式，健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定的執行納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。

2.1.2 我院應形成一個由分管院長全面領導、辦公室主持具體方案，各部門負責人和專、兼職檔案員完成日常檔案歸檔管理事務的醫院檔案三級管理網絡。實現統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，這樣不僅有利于檔案的收集和開發利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題，有利于組織監督各職能部門的檔案工作，還有利于醫院檔案的安全和完整。

2.1.3 我院應建立醫院檔案、資料圖書、情報信息一體化管理模式，這不僅是醫院檔案動態管理的需要，也是社會發展的需要。

2.2 培養高素質檔案管理隊伍，增強全員檔案意識

重視檔案，培養專業人才，加強干部隊伍建設，是重視和發展檔案事業的根本。我院可通過組織繼續再教育，積極參加檔案管理部門舉辦的實習班；鼓勵檔案員在職自學，加強新知識和有關知識的補充；大力開展檔案管理經驗交流，請檔案專家講課或組織檔案員外出參加學習來提高檔案管理隊伍素質，同時要大力宣傳學習《檔案法》，從而提高醫院社會群體的檔案意識和法制觀念，使每個職工和領導意識到檔案是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現。

2.3 實現檔案的集中統一管理

集中統一管理是《檔案法》的要求，是檔案管理體系的核心內容，是檔案管理達標升級的標準。醫院具有門類多，載體多樣化等特點，因此，正確處理醫院檔案集中統一與分散的關系，如圖書館、病案室、X片室、CT室等可列入檔案管理網，接受綜合檔案室的監督和指導。

2.4 多途徑、多渠道地開發檔案信息資源

檔案管理的最終目的就是利用，就是使檔案發揮其潛在的社會效益和經濟效益。我院檔案管理工作者應多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使檔案為我院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務。

2.5 重視管理現代化

檔案管理現代化不僅僅是指先進設備的配置，還應包括檔案工作的標準化，管理思想的現代化，管理設備和管理技術的現代化。

3 實現綜合檔案管理的具體措施

檔案管理走法制化、規范化和現代化管理的正確軌道已成為醫療衛生單位現代化管理的一個重要環節。我院要想實現綜合檔案管理的要求，主要要做到以下幾點：

3.1 強化領導，完善機構，明確職責

3.1.1 成立綜合檔案管理工作領導小組：由單位負責人擔任主要領導，由各職能科室負責人擔任領導小組成員，從而對檔案管理工作實行全面領導，統一行動，協調發展。

3.1.2 成立綜合檔案室：綜合檔案室為辦公室隸屬部門，設置1-2名專職人員，主要職責是負責檔案收集、歸檔、保管等管理職能，同時指導和督促各部門兼職檔案員的規范工作。

3.1.3 設立部門兼職檔案員：各職能科室設立兼職檔案員一名，主要負責對本科室在日常工作中形成的有價值材料的收集，定期上送綜合檔案室歸檔，同時對科室正在進行中的資料進行登記和保管。

3.2 建章立制

根據綜合檔案管理要求，制定各種管理制度，如：文書檔案管理制度、會計檔案管理制度、圖書資料管理制度、綜合檔案室管理制度，還制定：檔案管理分類方案、檔案管理崗位職責、檔案工作人員考核辦法等相關規定。

3.3 開張宣傳和業務培訓

一是利用專題會議，對單位職工開展《檔案法》宣傳，使全體職工了解國家對檔案工作的法律法規；二是利用宣傳欄，重點宣傳開展檔案管理的意義和基礎知識，使職工對檔案綜合管理認識不斷提高；三是邀請上級檔案專業人員對專職、兼職檔案員進行業務培訓；四是派出骨干人員參加各級檔案業務培訓班及外出參觀，不斷提高檔案人員的業務水平；五是將各種制度和規定匯編成冊，發至各部門學習，從而統一思想，為檔案管理規范化運作打基礎。

3.4 改善設施，重視投入

按照檔案分類保管標準，把綜合檔案室分成文書檔案、財會檔案、專門檔案等區域，配備檔案工作必備的空調機、吸濕機、電子計算機、復印機、裝具等現代檔案管理設備，為檔案管理提供較好的物質條件。

3.5 突出“三率”，狠抓管理

“三率”指的是歸檔率、完整率、合格率。檔案管理是一門科學，要掌握檔案的規律，樹立現代化意識，以科學發展觀辦事，才能使醫院檔案工作向現代化管理發展。

參考文獻：

[1]杜曉蓉.淺談醫院檔案信息化管理問題[J].價值工程，2011（35）.

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一、健全機制保障，明確管理職責

建立了由公司總經理、辦公室主任、公司專職檔案員、各職能部門和基層單位負責人及專（兼）職檔案人員構成的檔案工作體系。企業信息材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產經營活動的工作計劃和各項管理程序，列入公司領導議事日程，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位職責。并將檔案管理納入各單位企業負責人績效考核，以指標考核推動責任落實、任務落地。

二、加大資金投入，完善基礎設施

改造優化檔案樓，實現了庫房、閱檔、辦公三分開，建筑面積達到3150.42平方米，其中庫區面積1795.3平方米，配備了現代化的檔案管理設備，使檔案整體布局更加合理、功能分區更加科學、檔案存儲更加有序。建立大型檔案展館――電力博物館，由1928年建成的南山電廠廠房改建而成的，是中國第一家依托發電廠房建立的電力主題博物館，也是河北省第一家電力博物館。電力博物館總建筑面積44000平方米，其展品涵蓋了中國有電以來的各個不同時期的電力圖書、實物、圖表等1000余件珍貴文物，系統地展現全國、京津唐、秦皇島的電力發展歷程。

三、執行更高標準，嚴格規范管理

為使檔案工作更加科學化、規范化，依據國家和電力行業標準，編制了《國網秦皇島供電公司檔案管理制度》《國網秦皇島供電公司檔案管理辦法》《國網秦皇島供電公司檔案標準化手冊》《國網秦皇島供電公司歸檔范圍及保管期限表》《國網秦皇島供電公司檔案分類方案說明》等，以更加嚴格的標準指導檔案日常工作，打牢檔案管理的基礎，同時也是提升其管理手段的重要保證。為便于查找和利用檔案建立了檔案統計臺帳，檔案管理人員定期對檔案庫存及檔案借閱利用情況進行統計。為加強檔案的動態管理，充分發揮檔案的保存和利用價值，合理優化庫存，成立了檔案鑒定委員會，并制訂了檔案鑒定銷毀管理制度，進一步規范檔案處置。近三年，國網秦皇島供電公司檔案完整率、準確率均達到100%。

四、加快數字化進程，檔案信息利用安全便捷

1.實施檔案數字化戰略

國網秦皇島供電公司將檔案信息化建設納入公司信息化建設總體規劃和目標，與公司信息化建設協調同步發展。2011年公司全面啟用“協同辦公檔案管理系統”，使檔案管理從傳統的紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變，實現了檔案管理系統在線收集、管理、利用、數據維護、系統權限設定等基本功能，實現文檔一體化管理。

2.推進歷史檔案數字化加工

由于產生時間較長、紙張種類多樣，建國初期以及時間更早的檔案有的已經處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以挽救，很可能造成檔案的損毀。為了更好的保管歷史檔案，2016年開始，國網秦皇島供電公司開始全面啟動歷史檔案數字化加工處理及修復工作，截至2016年 11月，已完成文書檔案1949年至1998年永久、長期檔案案卷目錄1780卷，涉及文件22948件、文字180651頁；科技檔案完成10152條數據錄入和6223條文件材料及圖紙掃描工作，會計檔案條目全部錄入完成；文書檔案、照片檔案、實物檔案數字化率全部達到100%。

3.實現了檔案查詢檢索網絡化

將檔案管理系統與辦公自動化系統互聯，員工可以通過局域網隨時調閱和查詢系統中的檔案信息資源，查閱檔案的原圖原貌、原文原件，從而大幅提高了檔案的利用率和管理人員的工作效率。網絡安全方面，對檔案管理系統所有用戶作了規范限制，根據用戶的不同身份進行了權限合理分配，同時加裝了防火墻等安全保密措施，并由專人維護、提供技術支持，確保系統運行安全穩定高效。

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【關鍵詞】檔案管理；信息自動化；現狀與對策

【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.

【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures

【中圖分類號】R563.12 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）04-0006-01

醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，特別是加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。現就醫院檔案管理的現狀與對策談綜述如下。

1醫院檔案管理工作的現狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強，檔案利用率較低 對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.5 檔案管理人員業務水平不高 檔案知識欠缺在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高 有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

2加強醫院檔案管理工作的方法

2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案

法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統一管理，不能分散管理 運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高[1]。

2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理 加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.6建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據 由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

3加強醫院檔案信息自動化的對策

3.1推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平 目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平 根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3.3有重點地抓好數據庫建設 目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4小結

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段[2]。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑[3]。

當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。

參考文獻

[1]楊勇，劉晶.關于文書檔案一體化的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003，3（6）：45-47.

[2]彼得？萊曼.把萬維網檔案化.信息化參考，2004，12（13）：123-125.

[3]周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點.中國信息界，2008，10（3）：76-78.

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1 概念界定

1.1 大數據的概念。大數據又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。“大數據”是由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享，交叉復用，形成的智力資源和知識服務能力。

1.2 大數據的特點。“大數據”的英文翻譯是“Big Data”，是繼云計算、物聯網之后信息技術產業又一次顛覆性的技術變革。大數據時代數據成為核心的資產，對各行業傳統業務模式形成挑戰，如果不能運用大數據理解用戶需要并高效分析作出判斷，將對事業發展、行業決策、業務流程形成巨大的阻礙力量。一是數據體量巨大（Volume）。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。除了以文本為主的結構化數據，非結構化數據越來越多，包括網絡日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數據對數據的處理能力提出了更高要求。三是價值密度低（Value）。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。四是處理速度快（Velocity）。這是大數據區分于傳統數據挖掘的最顯著特征。在如此海量的數據面前，處理數據的速度和效率就是行業的生命。

1.3 電子檔案的概念。電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。在大數據背景下，電子檔案是具備數量巨大、結構復雜、類型眾多特征的數據集合。

1.4 電子檔案的建設目標。一是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。二是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的、不可更改的、能夠直接閱讀的、具有法律效力的文檔。一言概之，就是實現紙質檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。

1.5 電子檔案建設環境的功能設計。理想中的電子檔案環境應是為各類檔案提供統一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現、應用的平臺。

1.5.1 統一電子檔案入口。能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，并保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和可追溯性。

1.5.2 對采集的電子檔案進行統一管理。根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節進行全過程管理與監控。并能夠實現對流程的后臺日志進行記錄查詢等操作，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

1.5.3 系統應提供對檔案流程的自定義。使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。流程管理工具應滿足自定義需求。當電子檔案流程變化時，檔案員能夠自行通過平臺增加、刪除或修改流程。并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色，采取可靠的安全防護技術，滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。

1.5.4 能夠功能拓展滿足新業務加載需求。統一的電子檔案管理平臺搭建好后，并在其上加載常規檔案管理業務（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持多類別檔案的業務加載，檔案員根據新增工作需求，能夠使用平臺提供的工具，自行實現其他門類電子檔案（如，專題檔案、業務檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉換成通用格式，或將相關軟件一并收集，并注明其軟硬件環境和相關數據。

1.5.5 實現電子檔案的真實性、完整性和有效性。規范的制度、工作程序、可靠的安全防護技術措施、安全保密規定和防范對策是必要條件。一方面，應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的憑證性、依據性和法律價值。另一方面，要保證電子檔案封裝、傳輸過程，整理、歸檔過程，保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。從電子文件形成開始全流程對所有處理操作環節進行登記記錄，保證處理過程透明公開合規。

1.5.6 實現靈活放權、方便管理。系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應檔案系統不同的程度、不同的保管期限劃定、不同的閱讀人群，適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發放等。安全可靠、適時記錄的操作日志將是靈活放權的技術保障。

2 電子檔案建設的政策依據

2013年5月，河南省信息化工作領導小組印發了《2013年河南省信息化建設專項方案的通知》。通知要求：推進數字圖書館、數字博物館、電子閱覽室等公益性文化信息化基礎設施共建、共享、共用。推進數字檔案館建設和電子文件中心建設，逐步建立檔案信息資源基礎數據庫，實現館藏檔案數字化。

2012年12月25日，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案局館長會議上的講話要求：加快檔案信息化建設，提高檔案科技的驅動力。各級檔案館、室都要把數字化作為主要業務，以數字化為龍頭，帶動檔案信息化與檔案服務體系深度融合，從2013年開始搭建全國開放檔案與政府公開信息資源共享平臺，今后每年，每個省級副省級市檔案館要上傳2萬件以上的開放檔案全文。

河南省檔案局要求全省各級綜合檔案館加快數字化進程，省檔案館每年完成70萬、各省轄市檔案館完成40萬頁，各縣（市、區）檔案館每年完成6萬頁的數字化掃描任務，到2020年實現全省各級綜合檔案館館藏紙質檔案數字總量比2012年翻兩番的目標，同時抓好新增檔案的雙載體接收。

在“寬帶中國”的信息戰略引導和“大數據”撲面而來的時代背景下，檔案信息化得到了前所未有的發展環境和載體支撐。如何順勢而上、乘勢而為，考驗著檔案事業的領導者、檔案專業技術人員的智慧和執行力。良好的環境如何創造一流業績，如何在國家支持信息產業大發展的契機中完成檔案信息化的加速度發展？是各級檔案工作者不可掉以輕心的重大課題。

3 電子檔案建設的保障措施

3.1 建立以服務為主導的檔案信息化體系。各級檔案部門進一步統一思想，凝聚力量，在“寬帶中國”的部署實施中，加快推進檔案信息化建設步伐，及時協調解決檔案信息化推進過程中的重大問題。積極與各級信息化工作領導小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務和民生信息化建設中，新技術研發、新成果推廣盡快應用到檔案信息化建設中，努力實現檔案信息化的新突破和新發展，完善檔案信息數據庫建設，逐步實現檔案信息的交換與共享。

3.2 加大檔案信息化的資金投入。按照國家檔案局、河南省信息化工作領導小組要求，各級檔案部門應積極向財政部門反映，要求落實有關資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標考核要求，出臺政策，強力推進，為檔案信息化順利推進創造條件。

3.3 嚴格信息化體系建設質量標準。建立各級數字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺，實現檔案信息的、監管、通報、防控一體化。按照公安部有關計算機信息管理系統安全工作的要求，嚴格執行檔案信息安全等級保護定級指標，啟用測評軟件，完善信息安全測評體系，制訂各級各單位的檔案信息化應急預案，實施模擬演練，確保檔案信息化安全發展。認真貫徹落實《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規章、標準，盡快出臺《數字檔案館評估指標體系》，做好電子檔案接收與保存的試點工作。

3.4 了解“大數據”動態，跟進“大數據”腳步，用處理“大數據”的技術視野推進檔案信息化建設。越來越廣泛的信息應用改變了各行各業決策的速率和準確率。大數據時代不僅數據量大，更新迅速，使用更具隨機性，數據結構異常復雜，80%以上都是諸如文本、視頻、音頻、郵件、圖片等非結構化數據，數據格式之間互不兼容，給數據的提取、分析、應用帶來很多困難。

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【關鍵詞】文檔管理;一體化

隨著新時期信息工作和檔案工作的發展，檔案學術界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上，是一種較為科學的管理理論，它的出現為檔案管理學理論注入了新的內容。

一、實施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實行文檔管理一體化有其深刻的理論依據，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發展階段，是一個統一的連續體，在其信息內容、物質形態、基本屬性等方面是完全同一的，實施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發展趨勢。

（二）實現文檔管理一體化是信息時代檔案工作的全新的管理方式，是適應電子文檔、電子檔案管理發展的必然要求。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價值的電子文檔，必須要歸檔保護。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實現文檔管理一體化。縱觀目前國內外關于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項目中，因為電子文檔本身的特點決定了電子文檔需要進行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實現文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進行一體化管理，這樣才能體現出檔案管理工作者的獨特作用，也才能給后代留下完整的有價值的真實歷史記錄。

（三）實現文檔管理一體化有充分的現實依據和經驗證明。長期以來，文檔分家的現象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時也是文件管理者，隨著新時期的發展需要，實現了不同程度的文檔管理一體化，而國外也有很多實行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實行文檔管理一體化提供了借鑒和經驗。

（四）在網絡環境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經過文件流轉、處理完畢后，就可以歸檔進入檔案信息管理自動化系統進行利用，文件及時轉化為檔案，使文件工作和檔案工作有機地結合起來。

二、實現文檔管理一體化的必要條件

（一）實現文檔管理一體化，要加強標準化建設。文書檔案工作標準化是文檔管理一體化的基礎，沒有統一的標準，則無法進行一體化管理，在制定標準化時：第一，應考慮文書、檔案的國家標準。第二，結合文書、檔案的行業標準，形成文檔一體化管理的規范體系。例如，在對文檔管理一體化系統設計時，既要參照《國家公文格式》，又要參照《檔案著錄規則》，使文書、檔案的標準統一到一個體系里來，特別是電子文檔的運作、管理必須建立一套標準化的體系，而且其嚴格程度和對系統性的要求，也遠遠超過紙質文件的標準化體系。

（二）實行文檔管理一體化，必須改變原有檔案管理的思維模式，探索更加適合計算機管理的現代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進程中，將會遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計算機自動化系統技術的發展對其推動作用是超級大的，不可忽視的，計算機網絡的介入，給文檔工作帶來機遇的同時，也對傳統的手工管理模式提出了挑戰，使得文檔工作管理模式的改革與創新成為一種必然。

（三）實行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調整自己的知識結構。計算機網絡技術成為文檔管理一體化進程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發也需要文檔人員熟練掌握計算機技術。文檔人員要做好電子文檔管理系統的開發，既要懂得計算機設計技術，也需要結合最新的檔案管理學理論、原則和檔案管理方法與技術，才能為加快實現檔案管理自動化建設提供充足的技術支持。

三、要加快文檔管理一體化，應做好以下幾面的工作

（一）加強領導，提高意識。加快文檔管理一體化建設，要提高領導的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領導，必須要不斷加強業務知識的學習和提高。努力把檔案信息化建設作為業務建設的一個首要工作，不斷完善和加強檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務質量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠的發展考慮，適當提高配置能級，以適應檔案管理現展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創造條件實現文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設的發展。

（三）充分發揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發程中，往往疏忽檔案人員在開發過程中的作用。由于軟件開發人員對檔案管理的深層次認識不足，僅憑自己有限的了解和“設想”編制軟件，不能開發出高質量的文檔信息系統，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應主動參與文檔信息化軟件的開發工作。協同辦公平臺（簡稱OA）作為企業信息化建設覆蓋面最廣的重點項目，是公司的信息結構化、流程規范化、決策科學化、信息標準化的基礎平臺。協同辦公平臺力求打通企業內部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質量。項目的實施是讓公司所有的利用者在同一個平臺上實現信息資源共享，構筑公司協同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強管控，提高效率”的具體措施。從傳統管理向現代化管控轉型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實行OA系統以來，公司上下深刻體會到了信息化管理帶來的效益。公司開發了內部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓管理、獎懲記錄、人事合同;還開發了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、商信息、聯系人信息、采購信息、項目跟單記錄、合同管理、售后服務等。

1.無紙化辦公，改變時空觀念，提高工作效率。網上協同辦公管理系統徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關人員的審核、簽字等待時間，實現了短信提醒服務。2.無紙化審批和管理節約了資源。在網絡上實現跨時空的資源共享與數據交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節約了紙張成本。3.統一平臺，方便管理，達到了政務公開、信息透明，實現了隨時隨地均可在權限范圍內查閱相關資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數據輸入、處理平臺。檔案室也抓住公司OA系統管理的機遇，提出了“按件歸檔，及時歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設計、歸案等全過程的監控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉、辦文、行文、發文、文件歸檔、查閱、統計等，并能自動跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統計等功能。通過該系統，檔案室對流轉完畢的文件做到及時自動歸案生成檔案號包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網上查閱等檔案信息服務，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統不斷向深度、廣度推進，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺階，以適應公司經濟發展的需求。

（四）重視調研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設是一項長期投資，立足于公司工作的長遠發展，因此在編制規劃、方案前，必須作充分調研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發工作就越順利，也越有使用價值。

四、在實施文檔一體化過程中，應把握住以下幾個環節

（一）運用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動化系統中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運轉過程中便設計在系統中。檔案工作提前介入到文件工作之中進行前端監督，保證檔案信息收集完整、系統、準確;從文件生產到歸檔全程控制;數據信息重復利用，提高工作效率;能使檔案人員真正享受到自動化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護電子文檔的真實性、可靠性、憑證性，對文件形成和流轉過程實行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，保證文件的真實性、憑證性和合法性。

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關鍵詞：信息職業 圖書館學情報學（LIS）教育 職業需求

中圖分類號： G251.6 文獻標識碼： A 文章編號： 1003-6938（2014）01-0035-06

Research on the Demand of Library， Information and Archival Science Professionals from Different Information Occupations

Abstract The changes in social information environment make different demand for information talents. This article investigates the need of library， information and archival science professionals from different information occupations， including types of recruiting companies， post establishment， post responsibility and ability requirements of different posts. Based on the current situation of information occupation requirement， this article makes suggestions on the reform of library， information and archival science in the aspects of talent training goal， merge of disciplines， curriculum and practice ability cultivation.

Keywords information occupation； library and information science； career requirement

隨著信息技術的迅速發展并向社會生產生活各領域的廣泛滲透，泛在信息環境正在形成，各種以信息的生產、搜集、分析、加工和傳播為活動內容的職業紛紛出現，社會對信息管理人才形成了強大的需求。傳統的圖書館、學、情報學、檔案學教育主要為圖書情報檔案機構培養人才的模式面臨著嚴峻挑戰，面向寬廣的信息職業培養人才，成為近年來圖情檔專業教育改革的重要方向。

社會各領域的信息部門究竟需要什么樣的信息管理人才？今天的圖情檔教育怎樣才能培養出適應不同信息職業需要的人才？這是當今圖情檔教育改革必須弄清楚的問題。2013年，筆者曾對我國圖情檔專業畢業生的就業情況進行調查，試圖從畢業生的就業領域分布、畢業生職業競爭力等方面獲取不同信息職業的人才需求信息。本文則將對近年來各種不同的信息行業的人才招聘信息進行分析，從中探尋社會對信息人才的需求特點，以期促進圖情檔人才培養目標與信息職業人才需求的對接。

1 研究方法與數據獲取

本文采用了問卷調查法、網絡調查法、內容分析法三種研究方法。通過向大型企事業單位的信息主管或人力資源部發放“不同信息職業對圖情檔人才需求”的調查問卷，篩選后獲得有效問卷18份。網絡調查法以與信息職業有關的招聘啟事為調查對象，檢索時間為2013年7月，通過登錄智聯招聘、全國大學生就業一站式服務平臺兩個綜合性招聘網站，以“圖書館學”、“檔案學”、“情報學”、“圖書情報學”、“信息管理與信息系統”、“信息資源管理”和“信息管理”為關鍵詞，檢索出全國范圍內針對圖情檔專業人才的招聘啟事274份。運用內容分析法對問卷調查和招聘啟事中用人單位的類型、崗位設置、對人才學科背景與學歷要求等信息進行定量與定性分析，采用詞頻統計的方法了解信息職業具體的崗位職責與崗位能力要求。

2 調查結果分析

2.1 招聘單位類型分析

社會信息化意味著社會各行各業對信息人才的需求更為旺盛。對圖情檔專業畢業生招聘單位類型進行統計分析，有利于了解不同類型的信息行業對圖情檔人才的需求度。

筆者將回收的18份調查問卷中的用人單位信息與綜合性的招聘網站中收集的274條招聘單位信息進行匯總，并將292個招聘單位劃分為四個類別：①圖書情報檔案機構；②行政機關與事業單位；③信息產業類機構，包括信息咨詢業、軟件開發、通訊、互聯網行業等；④其它公司企業。分類統計結果為：圖書情報與檔案類機構10個，其中9個為高校圖書館，1個為科研院所圖書館；除圖情檔機構以外的行政與事業單位11個；信息產業類機構與其它公司占較大比例，分別為141個和130個。可以看出在所有招聘單位中，圖情檔機構與行政事業單位僅占3.4%和3.8%，而信息產業類機構和其他公司則占到了48.3%和44.5%，而企業在所有用人單位中所占比例超過了90%。這固然與企業相較于圖情檔機構、行政事業單位更熱衷于在綜合性招聘網站中招聘信息有關，但不可否認的是，信息類機構及其它類型企業的信息部門對圖情檔專業人才有較大需求。圖情檔機構與行政事業單位在所有招聘單位中所占比例均不足4%，當然還不能僅憑這一數據推斷這些單位對圖情檔專業畢業生的需求度較小，原因還在于這些用人單位相比企業而言常常通過統一的人事考試，而非招聘啟事的方式招募人才。

筆者曾在2013年4月對圖情檔畢業生就業領域進行調查，發現圖情檔本科畢業生在信息產業類機構及各類公司的信息部門就業的人數要遠遠超過在圖情檔機構及行政單位的就業人數，與上述調查結果吻合。這說明信息產業類機構和各類公司企業的信息部門已成為圖情檔專業畢業生就業的主要去向。

2.2 招聘單位崗位設置分析

信息職業根據工作內容的不同可劃分為不同的信息工作崗位。圖情檔機構、行政與事業單位、企業等往往根據本單位的信息工作崗位來招募信息人才。筆者通過網絡調查獲得274條招聘啟事，每條招聘啟事對應一個工作崗位，回復了調查問卷的18家大型企事業單位，每個用人單位設置了多個信息工作崗位，匯總兩方面數據共獲得信息工作崗位326個。根據信息工作崗位的工作內容，將326個工作崗位劃分為11個類別，包括首席信息官/信息中心主任（10個）、信息分析師（27個）、信息咨詢師（7個）、信息技術/信息安全人員（33個）、信息戰略研究員（6個）、信息系統/軟件開發人員（38個）、信息處理人員（4個）、檔案管理（49個）、信息搜集員/市場調研專員（28個）、知識產權專員（4個）、知識管理工程師（5個）、產品經理/項目經理（31個）、文秘/行政人員（6個）、其它（22個）。可以看出，共有60家用人單位設置了信息處理人員的工作崗位，主要工作內容是對信息進行整理、分類、標引、更新，以及單位網站、數據庫的建設。其次是檔案管理崗，有49家企事業單位需要檔案管理人才，從事紙質檔案與電子檔案的管理、傳遞、審核工作，主要針對檔案學、圖書館學畢業生。信息系統/軟件開發與管理、信息技術/信息安全崗位也較多，工作內容涉及企事業單位系統的設計、開發與管理，計算機與網絡維護，信息通訊產品的服務等方面，信息管理與信息系統專業畢業生在這些方面具有明顯優勢。企業在洞察市場需求與產品推廣時需要依靠產品/項目經理、信息分析師、信息搜集員/市場調研與分析等信息崗位，圖情檔專業畢業生在信息查找與分析中的專業素養非常適合企業對這類信息人才的需求。另外，有5家用人單位設置了首席信息官/信息中心主任，6家用人單位設置了信息戰略研究員的崗位。這些職位對于以信息管理為主攻方向的圖情檔專業畢業生來說，無疑具有相當的吸引力。隨著知識管理熱潮的興起，用人單位對知識管理工程師這一崗位的人才需求也正在逐漸增加。而近年來圖情檔專業普遍增設的知識管理類課程，很好地適應了用人單位這一需求。

2.3 招聘單位工作崗位職責分析

信息職業以不同類型的信息活動為工作對象，對信息職業招聘單位工作崗位職責分析有助于了解信息職業的主要工作內容，為圖情檔專業學生專業知識與能力的培養提供參考。筆者對招聘啟事中崗位職責一欄的內容進行詞頻統計，選擇其中與信息工作崗位職責相關并且詞頻較高的關鍵詞，將關鍵詞按照工作內容類別進行分類（見表1）。

從詞頻統計結果可看出，在不同信息職業工作內容中涉及最多的是信息加工、處理類工作，如對企事業單位內部文獻信息資源的管理、維護、分類、標引。大型企事業單位人事、財務、行政、業務檔案的管理是一項重要的基礎性工作，因此對檔案的合理保管與使用也是信息工作的重要組成部分。信息“分析”的詞頻為179次，信息“收集”、“搜集”、“調研”的詞頻為148次，由此可知對用戶需求、行業內部信息、客戶情報、對手情報的廣泛收集與分析是企業提高競爭力所必不可少的一項信息工作。信息服務工作，如對信息資源進行開發、傳遞、提供咨詢服務，以及與信息技術密切相關的工作，如信息系統開發、計算機技術、信息安全工作，出現的詞頻分別為168次和130次，可見信息服務工作與信息技術工作在所有信息工作崗位中占一定比例。而“戰略”、“決策”的詞頻相對較低，說明用人單位目前對信息戰略決策這一較高難度的信息工作的需求相對較低。

2.4 招聘單位對崗位能力要求分析

2.4.1 學歷與學科背景要求

信息職業屬知識和技術密集型的新興行業，對從業者的學歷有較高的要求。本次調查在選取樣本的時候用“本科/學士及同等學力”或“碩士/研究生及同等學力”對招聘單位在圖情檔專業人才學歷方面的要求進行了限定，在274家招聘單位中要求最低學歷為本科的有245家，其中部分招聘信息明確要求本科以上學歷，但是優先考慮碩士生；最低學歷為碩士的有29家，且多為高校、研究所等科研機構。

招聘單位對圖情檔類人才專業背景的要求有圖書館學、檔案學、情報學、圖書情報、信息管理與信息系統、信息資源管理和信息管理（招聘單位對不同專業的人才需求的詞頻統計見表2）。

在招聘信息中，圖情檔類專業通常與計算機、電子信息工程、工商管理、統計學等專業相互替代或補充，招聘單位優先考慮同時具有以上學科背景的圖情檔專業人才。其中，信息管理、情報學、信息管理與信息系統相關專業更傾向于理工科背景。另外，還有部分招聘單位要求了解公司主營產業相關學科的基本知識和概念，如生物、醫藥、金融、動力機械等。

2.4.2 基本能力要求

基本職業能力是求職者在職業活動中不可缺少的能力，一般包括學習能力、文字和語言運用能力、團隊協作能力、對環境的適應能力以及遇到挫折時良好的心理承受能力等。在信息職業中，想要勝任相應工作首先必須具備基本的職業能力，本次調查中的大部分招聘單位都對圖情檔專業人才的基本能力做出了要求，筆者對招聘信息中關于基本能力的描述出現頻次較多的詞進行了的詞頻統計（見表3）。

從統計結果可以看出，超過一半的招聘單位都對圖情檔專業人才的溝通協調能力提出了要求，在信息職業中，無論是傳統的圖書館、情報檔案機構，還是新興的信息咨詢、軟件開發、互聯網行業，都需要與上下級同事、合作機構、服務客戶進行溝通交流，從而調動各方面的工作積極性。

其次，信息職業較為看重的是團隊協作能力，這是因為信息工作己經滲透到各種類型的組織以及組織內部的各個環節中，成為組織正常運作和發展不可或缺的工作，信息職位不僅要求內部工作人員團結合作，還要與其他部門和崗位相互配合，協調工作，才能充分發揮其作用和價值。

文字撰寫能力也是信息人才需要具備的基本能力，包括較強的文字功底，方案編寫整合，文案、專利、分析報告的撰寫等。

學習能力是其他能力的基礎，新的信息環境下，信息職業從業者要學會觀察和參與新的體驗、把新知識融入已有的知識中，從而改變已有知識結構，形成新思想、新理論、新方法，適應社會不斷發展的需要。

信息行業屬壓力較大的行業，信息崗位一般要承受較大的工作壓力，這就要求信息崗位從業人員有較強的心理素質，面對壓力有樂觀的態度和良好的心理適應能力，善于調節，以積極向上的精神面貌從事職業活動，具備較強的抗壓能力。

一部分信息崗位還對圖情檔專業人才的邏輯推理、分析判斷能力、組織能力、獨立分析解決問題的能力提出了要求，還有部分信息服務崗位比較重視從業者的主動服務的意識。此外，大部分招聘單位都認為踏實認真的工作態度、良好的道德品質和職業操守對信息職業有重要的意義。

2.4.3 專業技能要求

專業技能是圖情檔專業人才區別于其他求職者的優勢，是圖情檔專業畢業生在信息領域的核心競爭力。本次調查的274家招聘單位中有198家都對信息人才的專業技能提出了明確的要求，筆者對招聘信息中有關專業技能的描述進行了詞頻統計并分類（見表4）。

根據統計結果，將近2/3（以198條招聘信息為基數）的招聘單位都對應聘者的信息技術提出了要求，這說明對圖情檔專業畢業生來說，信息技術是大部分招聘單位最看重的專業能力。新的信息環境下，信息技術能力對于信息職業人才而言是不可或缺的職業技能。除了熟練使用統計軟件，數據庫分析管理工具的基本要求外，本次調查中的招聘單位還針對信息管理與信息系統和信息管理專業的求職者提出了更高的要求，如數據庫技術、、JavaScript編程，不同環境下軟件開發與管理以及計算機、網絡的安全維護等。

1/3（以198條招聘信息為基數）的招聘單位重點強調了圖情檔專業人才的信息分析能力。信息人才應具備信息分析與預測的能力，利用常用數學模型、定量分析方法或情報學方法，能夠把情報工作與企業戰略、企業流程相結合，根據外部環境的動態發展，運用專業的技術手段對信息或數據進行定量或定性的分析處理，整合提出具有前瞻性的意見和建設性方案策略。

信息是各類信息職業工作的對象，所以信息搜集能力是圖情檔專業人才必須具備的專業技能，主要包括敏銳的觀察能力，前瞻的信息意識，能夠隨時隨地發現信息、并能夠通過一定的途徑獲取信息，有嫻熟的信息檢索能力。

信息管理包括檔案管理、圖書/期刊管理、項目管理和其他信息資源的管理。檔案管理要求求職者熟悉檔案工作基礎知識、檔案管理方法，熟悉有關檔案工作的法律法規、技術標準、管理制度，熟練的操作和掌握檔案管理信息系統和檔案專用軟件，實現文書檔案、科技檔案、財務檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案及企業檔案網絡化；圖書管理要求掌握圖書管理知識和圖書館的工作方法和技能，能熟練運用計算機進行圖書館數字化建設和管理；項目管理則要求求職者熟悉項目管理的各個模塊，掌握項目實施管理程序及知識。

信息分類和整理是圖情檔專業人才傳統的專業技能。然而在198條招聘信息中，只有13條對此提出要求，佐證了社會對傳統的圖情檔專業技能的需求在減弱。對圖情檔學科理論的要求在招聘中也占很低的比例，這當然不能證明理論的無用，但也說明招聘單位更看重人才的實用技能。

2.4.4 其它要求

（1）計算機。信息職業是與計算機技術與網絡技術密切相關的職業，招聘單位對信息人才計算機能力最基本的要求是能熟練使用Word、PowerPoint、Excel等office辦公軟件，會操作SPSS，SAS等統計軟件，熟練使用數據庫（Oracle/SQL/FOX/ACCESS）管理、分析、設計工具。其中，部分技術性較強的信息崗位如技術主管、技術支持工程師、數據分析研究員、信息安全工程師等根據其崗位職責和工作內容對從業者的計算機能力提出了專業性要求，包括精通、JavaScript編程，熟悉SQLserver編程軟件設計及分析，熟悉服務器端口的相關知識以及電腦軟硬件、服務器安全維護，熟練使用UNIX下的C、C++開發及UNIX下的各種開發工具，具備良好的代碼編程習慣及較強的文檔編寫能力等。

（2）外語。本次調查的招聘單位對圖情檔專業人才的英語水平要求一般為本科四級，碩士六級，具備英文文獻查詢、閱讀、整理的能力，英語口語流利，能熟練使用英語進行日常溝通交流。其中，部分外資企業對員工英語水平的要求更為嚴格，要求英語等級六級以上，能熟練使用英語進行工作交流，英語能夠成為工作語言。此外，還有部分招聘單位優先考慮具有其他外語能力（韓語、日語、法語等）的求職者。

（3）工作經歷。工作經歷也是招聘單位選拔招聘人員的主要參考要素之一。在274家招聘單位中，超過2/3的單位都要求求職者有一定的工作經歷（要求1～3年工作經驗的占38%，3～5年工作經驗的占24%，5年以上工作經驗的占9%），并根據不同崗位的工作內容提出具體經歷要求，包括信息管理或圖書檔案管理相關經歷、項目管理或網站運營經歷、咨詢或研究機構工作經歷、軟件開發經驗、信息化建設與管理經驗、信息系統相關項目實施經驗等。另外，在招聘信息中，碩士學歷的工作經歷要求與本科學歷相比較為寬松。

3 從社會對信息人才的需求看圖情檔專業教育的變革

3.1 圖情檔專業教育要面向更寬廣的信息職業

隨著信息化進程的加快，社會對信息人才的需求越來越迫切，并向圖書情報檔案機構以外的各類企業、金融、商業、電子商務和電子政務，以及咨詢、通訊、互聯網等眾多領域擴展。國內的圖書情報教育應該以社會對信息人才的需求為導向，適時調整人才培養目標，突破只為圖情檔行業培養人才的局限，面向更為寬廣的信息職業，培養在企業、銀行、商務機構、網絡公司、信息安全等領域的新型信息服務人才[1]。尤其是對圖情檔專業本科畢業生來說，非圖書情報機構的信息職業已成為其主要就業方向，因此圖情檔本科教育更要面向寬廣的信息職業，淡化專業色彩。可借鑒國內一些高校實行按大類招生，一年或兩年以后細分專業的培養模式，本科階段多開設不同信息職業通用的課程，寬口徑培養信息管理人才。

3.2 圖情檔專業教育要重視學科的交叉和融合

在新的信息環境下，科學自身的發展呈現出學科交叉不斷加深和擴展的特點，圖書館學與情報學也在向與其他學科交叉與融合的方向發展。在職業領域，面向寬廣的信息職業也要求圖情檔教育要加強與其他學科的交叉融合。本世紀初，美國7 所著名的圖書館學情報學（LIS）教育機構為了應對新的信息環境給LIS教育帶來的挑戰，發起了以整合所有與“信息”有關的學科教育為目的的“信息學院運動”（Information Schools Movement，iSchools）。iSchools的顯著特征，就是跨學科（interdisciplinary）[2]。為了使學生適應未來多變的、復合的職場環境，圖情檔專業教育應該通過跨專業課程設置、跨專業課程選修、雙學位等方式鼓勵學生將圖情檔專業知識與理工、文史、社科、經管等學科的知識相融合，注重培養學生的綜合素質，幫助學生建立多學科的知識背景，構建復合型知識結構，提高就業競爭力[3]。當然，這一學科融合必須建立在保持圖情檔專業特色的基礎上，使圖情檔專業在不斷變化的信息環境中既保持專業優勢而又與時俱進，不斷增強對社會的適應性，培養具備綜合性知識結構和圖書情報學科特色的復合型信息專業人才。

3.3 圖情檔專業教育的課程設置要重視信息技術的應用

為了有針對性地培養學生的職業能力，提高學生在未來工作中的適應力和競爭力，國內的圖書情報教育應該面向信息職業與崗位的技能需要，及時進行教學結構的調整和課程內容的更新。從本次調查結果可以看出，信息技術是信息職業最為重視的能力。圖情檔專業畢業生所從事的工作中大都對信息技術有較高的要求，能夠運用先進的計算機技術、信息系統、數據庫技術對信息進行收集、整理、管理、利用的信息人才會更容易得到就業單位的青睞。因此，信息技術應該成為圖情檔教育不斷強化的領域。要在鞏固信息收集、組織、檢索、服務等本學科核心課程基礎地位的同時，增加信息技術課程的設置，如高級自然語言處理與信息檢索、數據庫應用程序設計、Java 程序設計、統計與數據分析導論等諸多信息工作領域專職人員需要掌握的技能課程[4]，改變目前圖書情報教育中存在的“重理論、輕技術”現象，實現學科的均衡健康發展。當然，這種重視不是單純地盲目跟風各種新興技術，而是更重視將先進技術融入圖書情報學的發展中[5]，同時積極引導學生將計算機和信息系統運用到經濟、社會等各個領域中，培養出既有扎實的理論基礎，又掌握先進信息技術的實用型人才。

3.4 圖書情報專業教育要強化實踐能力的培養

在本次調查的招聘單位中，無論是傳統的圖書情報機構，還是新興的互聯網、軟件等信息行業，或是其他類型的公司企業，都更加傾向于具有相關行業或領域工作經歷的求職者，甚至有些單位還可以根據應聘者的工作經歷放寬對其學歷的要求。在招聘單位看來，在相關領域具有一定工作經歷或實踐經驗的求職者對該崗位的工作內容和工作流程較為熟悉，并掌握了相應的工作方法，能夠更快適應該領域的工作。招聘單位對求職者的工作經歷的重視說明信息職業對信息人才的實踐能力有較高的要求。在這一形勢下，圖情檔教育應該以職業需求為依據，注重實踐能力的培養。在課程設置上，重視實習實踐課程，增加圖情檔專業技術類、方法類的核心課程課堂實驗的比重，如數據庫應用設計、Web 站點設計以及信息檢索系統的分析、設計、運行等，培養學生在實際工作中的操作能力；在培養方式上，改變單一的培養模式，通過完善畢業實習制度、改變課程考核途徑、聯合培養等多種方式，使學生能夠真正參與到圖書情報檔案領域的相關工作中，了解圖情檔領域的工作方法，提高實際操作能力，從而能夠較快適應不同信息崗位的工作，更好地滿足信息職業的需求。

參考文獻：

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篇9

關鍵詞：財政檔案；信息化管理；創新

一、對檔案信息設備加大投入力度

想要對財政檔案管理力度進行不斷的提升，需要將相關管理責任作為切入點，根據檔案標準落實梳理工作，使財務檔案管理工作的制度化和規范化能夠得到進一步的提升。與此同時，還要針對財政檔案管理加大專項資金的投入力度，通過專款的撥放，做好各項專用設備的配備工作，包括計算機、空調、掃描儀以及溫度計等，并對管理系統當中的信息進行定期的輸入和更新，以此來保證各項檔案信息的完整性。此外，要對檔案管理方面的相關專家加以聘請，針對財政檔案管理人員加強培訓，以此來提升檔案整理的范圍。而這種目標的實現，需要將以下工作做好：第一，要對工作責任進行強化。將財政檔案管理工作的規范作為推動財政檔案有效管理的主要內容，同時，要對專人管理方案加以明確，確保相關資料的及時收集和整理，使財政檔案管理的有序開展能夠得到相應的保證；第二，對業務培訓工作進行強化。可以采取專業培訓、外出學習以及技術探討等方式，對管理人員的檔案管理技能進行全面的提升，使其能夠更好的落實檔案管理工作。除此之外，要對后續教育工作進行強化，通過不斷的學習，使檔案管理人員的業務知識能夠得到及時的更新，從而對財政檔案管理的相關需求加以滿足；第三，對類型劃分工作進行強化，對財政檔案管理手冊，具體可以將檔案劃分為六類，包括會計、文書、業務、圖書資料、聲像電子以及榮譽實物等，并且要根據檔案管理規定與實際工作相結合，從而明確不同的檔案管理期限；第四，對日常歸檔工作進行強化，對財政檔案管理人員的工作職責進行明確，要求在規定期限當中完成檔案資料的立卷、分類和歸檔工作，并保證卷文的規范性、組卷的合理性以及外觀的統一性[1]。

二、對檔案信息化管理加強組織領導

在日常管理工作中，要安排專門的人員使用計算機對檔案管理工作加以負責，在對計算機進行使用的過程中，需要根據要求設置使用密碼，并且不得連接互聯網，以此來保證計算機的安全性，使財政檔案的信息化管理能夠得到不斷的深化。與此同時，要對檔案的收集、分類、整理、排列、編目、編號、裝訂以及上架等制度加以落實。要將財務會計檔案的相關管理工作列入到單位年度工作任務當中，使財政檔案的管理能夠具有較高的科學性，另外，要對財政檔案管理工作的規范性進行不斷提升，對電子檔案加強開發和利用，所有完成整理的檔案都需要在數據庫當中進行錄入，確保檔案的存儲管理，使檔案錯漏問題能夠被及時的發現和校補，并推動相關信息的遠距離共享。對于一些常用的財政檔案信息，要在逐步進行電子掃描以后，對核心檔案信息數據庫進行有效的建設，使檔案查詢工作不再需要進入到庫房當中對紙質材料進行翻閱，從而實現電腦查閱和打印[2]。

三、針對檔案業務以及信息保密制度加強培訓教育工作

要對財政檔案管理人員的業務水平以及責任意識進行不斷的提升，使檔案建設及相關管理工作能夠得到有效的落實，同時要對檔案管理方面的保密工作和細則要求保持重視，不僅要對庫房管理工作進行強化，還要將檔案移交工作以及銷毀工作認真做好，將科學化、現代化、制度化以及規范化作為檔案管理的主要目標，通過對管理工作的強化，提升相關操作的規范性，以此來保證檔案管理工作的水平和質量。此外，相關領導應該對會議活動以及業務學習活動進行積極的組織，帶領工作人員對《檔案法》的相關內容進行深入的學習。并且要對各項硬件設施進行改造和添置，使財務檔案管理方面的硬件設施能夠得到不斷的完善，從而達到改善財務檔案管理條件的目的，使檔案室能夠與辦公室分離，確保檔案保存質量。而財政部門還要對專職人員進行組織，針對實物檔案、會計檔案以及文書檔案進行歸檔、整理和分類，并保證信息的真實性、內容的詳細性以及查閱的便利性。并且要對一系列的管理制度進行建設，包括檔案保密制度以及檔案管理制度等，利用規章制度為檔案管理工作的有序開展提供支撐，并確保各崗位職責的明確性。而為了對財政檔案加強組織領導，推動綜合檔案室的有效建設，還需要全體工作人員在落實自身工作的基礎上，主動完成各項財務資料的收集、整理和移交工作，另外，為了強化工作責任，還要在工作總體規劃當中納入檔案管理內容，確定相關管理目標和工作責任，將其與其他工作共同進行部署、考核、檢查和獎懲，并且要對檔案管理會議進行定期的開展，對各項工作的落實情況進行全面的了解，為檔案管理工作提供必要的資源保障，確保檔案管理工作的順利開展[3]。

四、對財政檔案信息服務方面的相關工作加強創新

（一）建立多樣化的有償服務

負責財政檔案管理的部門，應該通過多種方式對自身的價值進行凸顯。例如，在為經濟建設以及企業管理提供相關參考和有效憑證時，可以對這些服務進行公開量化處理，通過經常化的建設，使財政檔案的價值能夠得到有效的關注。此外，財政檔案部門具有較高的科技水平，包括圖文繪制、復制修表以及整理裝訂等，管理部門可以對此進行市場化建設，從而為檔案部門的建設提供經濟來源渠道，使財政檔案管理能夠獲得相應的支撐[4]。

（二）對工作方法加強創新

財政檔案部門應該對自身的管理理念和工作方法進行積極的轉變，對以往只出不進的管理理念進行改進，通過對財政檔案信息價值以及憑證價值的充分利用，為所在區域的經濟發展謀取福利[5]。

（三）對檔案資源進行全面的構建

對于各種文件及檔案資源，應落實網上采集、查詢及管理服務，推動財政檔案規劃及管理工作的信息化，實現各項資源的有效整合，利用統一的平臺及標準，對資源查詢中心以及交換中心進行建設，使檔案資源數據能夠實現無縫集成。對于管理業務流程而言，需要根據國家相關標準，建立在線工作機制，確保檔案信息處理的便利性[6]。

（四）在部門之間加強聯動，實現主動服務

在財政檔案管理中，需要對一些與群眾密切相關，且具有較強政策性、服務性、公益性和法規性的文件及檔案進行復制，將其納入到宣傳資料當中，在各鄉村集市以及社區街道進行大力的宣傳，為群眾宣傳相關政策法規，使檔案自身的信息功能能夠得到充分的發揮，并讓群眾從中真切感受檔案對于自身的實惠，使檔案部門和群眾之間的距離能夠不斷縮短[7]。

五、結語

篇10

試論檔案的社會作用

隨著社會主義經濟文化的不斷發展，檔案工作的規模日益擴大，內容日益豐富，職能日益擴展，其社會作用也日益凸顯。檔案作為失去改革開放、促進經濟發展、加快社會主義物質文明和精神文明建設的重要服務載體，發揮著越來越重要的作用。

一、檔案社會作用的表現

1、檔案是社會文明進步的重要標志。從歷史的角度看，檔案是歷史的記錄，通過檔案可以摸清歷史脈絡，了解重要史實，從歷史的發展和演變中總結經驗，吸取教訓，探索歷史發展規律。從現實的角度看，檔案是當今社會發展的真實寫照，它記錄了黨和國家在經濟建設、社會建設等方面的路線、方針、政策，讓老百姓有廣泛的知情權、參與權；檔案是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫，是科學研究不可缺少的第一手資料，借助珍貴的檔案資料研究和解決實際問題，可以減少人力、物力和財力的浪費，不斷提高工作效率。

2、檔案是社會宣傳教育的生動資料。檔案不僅記錄了人們生產活動的全過程，而且還凝結了人們在各種社會活動中積累的經驗智慧，是進行革命傳統教育和愛國主義教育的生動素材。在社會發生深刻變革、信息傳播途徑日益多樣化的新形勢下，我們要通過各種宣傳渠道傳播文化，統一人們的思想和行動，充分發揮檔案在意識形態領域中的重要作用，切實把檔案館（室）辦成愛國主義教育基地，通過舉辦檔案圖片展覽、編輯出版圖書、發表紀念文章等人民群眾喜聞樂見的形式，開展內容豐富的教育活動，加深人們對歷史文化的認識，增強民族意識、團結意識和發展意識，增強中華民族的身心力和凝聚力，促進社會和諧發展。

二、檔案社會作用的拓展

1、檔案是服務黨和國家工作大局的重要參考。服務黨和國家工作大局就是把為社會經濟建設、政治建設、文化建設、構建和諧社會服務擺在檔案工作的突出位置，做好經濟領域的檔案工作，規范企業檔案管理，積極建立有利于民營企業發展的檔案工作管理制度，使檔案工作更好地為國民經濟快速發展服務，為和諧社會建設服務。同時，我們還要緊扣人民群眾目前最關心的“三農”、社會治安、社會保障體制、協調城鄉發展、人口資源環境等問題，做好檔案服務工作。

2、檔案是實行對外開放、擴大對外交往的重要工具。檔案是國家信息資源的重要組成部分。在改革開放和對外交往的過程中，通過對各種檔案資料的綜合分析、加工，發揮檔案資源的信息交流、社會共享作用，客觀、公正、真實地展示我國社會主義建設事業取得的巨大成就，展現中華民族的偉大力量，對擴大與世界各國交流和合作，增強與世界各國人民的團結和友誼，將起到積極的作用。首先，要建立檔案信息網，將有關檔案信息，如經濟類、社會管理類、公共服務類、科普類方面的信息網上公布，使用戶方便、快捷地查詢到所需的檔案信息。其次，要加大檔案資源開放力度，滿足對外文化交往需求。近幾年，為擴大雙邊關系，多數國家以舉辦文化年的形式，加強兩國之間的文化交往。如中澳兩國共同挖掘檔案史料，編輯出版的《莫理循在中國》等書籍，對追尋歷史足跡、擴大兩國人民的文化交流和失去世界和平起到了重要作用。

三、提升檔案社會作用的有效措施

檔案館（室）只有為社會提供優質服務才能使檔案價值得以實現，充分發揮其社會功能。為此，我們要切實加強檔案基礎業務建設和檔案開發利用工作，為檔案社會作用的發揮創造前提條件。