工程項目檔案的管理范文

導語：如何才能寫好一篇工程項目檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：文書工作、科技檔案、檔案管理、信息化

一.文書工作

文書是在社會活動中，為處理各種事務而形成的具有特定效用的信息記錄。文書工作是對其進行撰寫、傳遞、處理和管理而開展的一系列的活動。文書工作對及時傳達、互通情況、處理問題、交流經驗、傳遞信息、提高工作效率等具有十分重要的意義。

文書工作的基本原則可歸納為下述三個方面：

1.準確。準確既包括文書本身的質量，也包括文書處理程序各環節的質量。文書在處理的過程中，要體現嚴肅、認真的工作作風，做到程序完整，方法縝密，手續齊全。

2.及時。及時是對文書工作效率的要求，也是對文書工作特性的具體體現。從文書工作總體上講，及時的原則要求應視輕重急緩處理文件，加速文件的運轉，做到不積壓、不拖延、不誤事誤時。為此，必須明確辦文的時限，即規定每個具體工作環節的時間，以確保文書工作的整體效率。

3.安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現。圍護文書工作的安全，要保證文書內容的安全，特別是一些文件。

二.科技檔案

首先，為保證歸檔文件的完整，科技檔案在整理、歸檔前都應按項目收集齊全、完整成套。一套科技文件應該能夠完整地反映該項科技活動的全部內容和歷史面貌，既有原始依據性文件，又有過程性和成果性文件。在歸檔前，檔案工作員應根據專業性質和科技、生產活動的特點，認真進行檢查做好歸檔文件的完整性鑒別工作。但有時管理人員對于科技檔案不夠重視，用的著的時候重要，用不著的時候不重要。

其次，科技檔案必須是真實的歷史記錄，形成的所有聲像資料必須在內容上始終與所反映的科技對象一致。要求科技檔案是其科技活動同期形成的真實的歷史記錄，保證如實地記錄和反映科技對象的歷史面貌；同時要求科技檔案能夠動態地反映科技文件歸檔后其科技對象發展變化的基本情況，使科技檔案為歷史研究和現實使用提供可靠的依據和憑證。

三.檔案管理

1.檔案的收集與整理

檔案收集整理工作的具體內容是需對本單位（部門）需要歸檔的文件、未及時歸檔的文件、具有長久保存價值的檔案文件的接收和整理。而檔案的收集和整理工作又可看作為是對檔案工作的前端控制。檔案的收集是前端控制的基礎和出發點，而檔案的整理則是前端控制的重點。工程項目檔案的前端控制是對文件歸檔之前的工程項目的早期參與，工程項目檔案往往形成周期長，涉及專業多，工序復雜，如不及早參與，必定會影響工程檔案的齊全完整，甚至會影響到工程完成后的整體竣工驗收。

總承包項目歸檔的內容可參照城建檔案館所編制的相應歸檔表，可根據該表所列的范圍進行歸檔文件的收集整理。歸檔的文件分為四個大項分別為前期立項文件、設計階段文件、施工文件、竣工階段文件。而檔案資料的收集整理的過程應隨著整個項目的進程同時進行著的，應將檔案工作與工程項目的施工活動實行同步管理，即簽訂合同、下達任務書時提出文件材料的歸檔范圍及要求；檢查項目計劃進度的同時檢查文件材料的形成情況；檢查工程質量的同時檢查檔案材料的完整與準確。

2.檔案的價值鑒定

檔案的價值鑒定是決定檔案是否值得保存的基本手段。如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，將會對于今后的查閱、參考和利用造成不可挽回的損失；反之，如果不適當地保存了無價值的檔案，也會給檔案室徒增人力、物力的消耗，并將真正有價值的檔案淹沒其中，有害無益。

在檔案的管理活動中，注重加強對檔案的前端控制，能有效地解決檔案的質量問題。如果只是被動地接受歸檔工作，那么檔案的質量就會失去必要的保證。為此，應當把檔案的管理模式由結果轉變為過程，應注意利用現代信息技術手段來監控文件和記錄的形成過程、保存和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。

在項目管理的過程中，資料員不能僅僅作為檔案的收集整理人員，了解檔案管理知識即可，也需要學習工程項目管理的相關知識，以此來提高自己的專業水平，這樣才能有的放矢地收集到相關的信息，才能了解到自己所收集的檔案是否齊全是否有效。

3.檔案的價值利用

檔案的保存價值一個重要的方面便是為了檔案能夠為使用者在提供后續工作中全面、及時、準確、有效的服務。

在利用檔案時，我們需要注意以下幾點：

（1）在閱覽時，使用者不得在文件上涂改、作標記等，必須保證檔案文件的原始性及完整性，要愛護所查閱的檔案材料。

（2）如檔案需要外借，檔案員必須做好詳細的登記工作，不能因熟人或領導而忽略此步驟造成文件因借閱長時間后未歸還而忘記是由誰借用。同時，若文件超過借閱期限未歸還，檔案人員需提醒借閱人及時歸還，防止應疏忽而造成的文件丟失。

（3）重要文件或者珍貴文件，應妥善保管，盡量不外借，但若是合理的需要，可提供復印件供其外借使用。

四.檔案信息化

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。

傳統的檔案工作是以紙質文件材料為工作對象，文件形成后由資料員收集立卷，最后交到檔案部門進行歸檔保存，由于紙質檔案的管理工作已經過了長期的實踐，總結出了一套工作流程及方法。在傳統的方式下，檔案收集后，先進行分類、排序、裝訂、編號，然后錄入檔案目錄，并將目錄連同檔案一起裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案歸檔后被長期堆放、得不到及時的處理。此外，雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，這樣一來導致查找和閱覽都變得比較繁瑣。由此可見，曾經使用的傳統的檔案管理方法與信息化管理相比較存在著：檔案的編目流程繁瑣低效；整理時間冗長；檔案查閱耗時；統計工作難以開展等問題。

與此同時，由于如今檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用又帶來了一系列的問題，以前的傳統手工管理現已無法解決檔案工作面臨的種種難題，為了讓利用者能及時地無遺漏地得到所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每個需要利用的地方，這就需要借助于計算機及通訊技術。檔案的信息化管理，可以運用計算機進行文件的起草、查找、借閱、收集、整理、編制檢索工具等。電子文件隨時產生，隨時更改，并存儲在計算機磁盤中。雖然在初期時將紙質文件轉換為電子文件時會遇到許多的問題和麻煩，但經過一段時間的磨合后，電子文檔便捷、高速、直觀的優越性會充分地體現出來，從而提高了利用率及利用時效，并可以不受時間和距離的限制來傳輸所需要的資料。

日益豐富的工作實踐證明，檔案管理采用電子化流轉方式，是檔案管理發展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。因此，檔案信息化管理是改變傳統的檔案管理模式、有效提升檔案管理水平的必要手段，也是必經之路。

參考文獻：

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委托整理中值得注意的問題

1． 以為通過項目檔案委托就可替代建設項目全過程檔案工作。某些建設單位在工程開工初始即對項目檔案整理進行委托。殊不知項目檔案質量優劣的根本取決于工程建設全過程檔案的系統管理，文件資料的形成質量和積累內容的齊全、完整與項目各參建單位人員的整體檔案意識和作為完全相關。經常出現在項目檔案中的原始資料質量、原件散失、簽認不全等問題，不可能僅僅通過中介整理機構的參與和努力就能夠實現的。由于工程檔案的本源性、原始性的性質決定了項目檔案文件資料的不可后補和不可替代性，并決定了項目文件資料的形成積累必須同步進行，才能見效。因而，項目檔案整理的委托不能取替工程項目建設全過程的檔案管理工作活動。

2． 認為通過項目檔案委托整理即可保證檔案驗收工作的順利通過。個別建設單位不重視工程建設階段文件資料的平時積累和歸檔，寄托于通過檔案委托整理來通過檔案專項驗收工作。殊不知公路工程檔案的驗收有其標準和要求，項目檔案的質量包括兩方面：一是內容質量，二是案卷質量。內容質量是指檔案所反映的數據準確性。案卷質量是檔案的完整性、系統性、規范性程度。項目檔案要求外觀與內在質量統一，而檔案的內在質量重于外觀形式。對工程建設全過程檔案管理工作極不重視和放任自流所產生的檔案，即使有最好的整理形式，內在質量一團糟時，也不可能通過檔案驗收關。

某些建設項目平時檔案意識不強，到工程后期整理階段發現文件資料短缺不全和質量缺陷時，采取臨時查找、拼湊補救的辦法。個別項目在工程交（竣）工階段或檔案專項驗收時為應付檔案驗收，甚至存在造假情況，由此帶來的項目檔案后期返工、完善補缺工作十分繁重，并造成工程檔案的嚴重失實問題，項目檔案真實性、準確性更無從談起，貽害無窮。

3． 檔案委托整理的技術標準、質量要求不明確。個別工程項目在簽訂委托整理合同時往往忽略了公路工程檔案的行業標準和質量要求，所形成的檔案極易傾向于文書檔案形式特點，與公路工程檔案的行業標準有一定差距。

公路工程項目檔案的委托整理新形式是公路工程引入市場經濟，利用市場機制的必然發展趨勢。公路工程建設走向市場化后的檔案管理是一項艱巨、復雜的系統工程，需要上下左右聯動，正確處理公路工程建設內部與外部環境的關系，值得即時探討的重要問題。

公路工程項目檔案工作必須實行全過程管理

1．明確工程項目檔案整理的主體。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理要求，由文件形成單位進行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規定：“公路工程各參建單位應當將公路工程文件材料立卷歸檔工作，納入公路工程建設項目的管理工作中”；“公路工程建設單位各承辦機構和公路工程的承包單位在項目檔案完成時，應向建設單位移交系統整理過的全部文件材料。”在當前公路建設任務繁重，建設項目檔案專業力量嚴重不足的現實情況下，存在難以如期完成項目檔案整理的實際情況，通過項目檔案的委托整理應是一條可取的、積極的途徑，但檔案管理環節和措施控制是項目檔案質量的根本保證，公路工程項目檔案的質量及完整齊全性取決于工程建設全過程文件資料的形成質量和積累、收集各環節的基礎工作扎實與否，對此項目檔案的基礎工作只能加強不能削弱。

2． 加強項目檔案的平時管理，提高文件資料的形成質量。公路工程建設事關百年大計，質量問題至關重要，且質量的文字表述全部記錄在檔案資料中。公路工程檔案來源于工程建設職能活動，從文件資料的產生到歸檔整理要經歷較長時間，中間經過多種環節，每一環節的工作質量都會直接影響其形成質量、完整性、齊全性和準確性。建設單位在工程建設中對工程質量嚴格把關的同時，應加強對工程參建單位的檔案管理指導、督促和協調作用，項目監理應切實加強工程監理過程中形成的文件資料的完整性、系統性、準確性及隱蔽工程和竣工圖的質量控制。

3． 項目檔案工作須有領導重視支持，并有完善的檔案管理體制和制度，相應的專（兼）職人員網絡組織落實工程建設全過程各環節文件資料的把關和檔案管理制度的執行到位，才是最終檔案質量的保證。而項目檔案的整理立卷只是項目檔案工作中的一個環節，也只是項目檔案管理中的一部分。因此，項目檔案委托整理并不能取代項目建設全程檔案管理工作。

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關鍵詞：項目檔案　事前介入　事中控制　事后驗收

中圖分類號：F270　文獻標識碼：A　文章編號：1007-3973(2011)006-144-02

隨著經濟的發展，企業在工程項目從立項、設計、施工到最后驗收過程中，必然形成大量的工程項目檔案材料。2006年6月14日，國家檔案局，國家發改委下發了《重大建設項目驗收辦法》，從項目檔案的形成到驗收提出規范操作流程。對于企業來講，保證工程項目檔案的管理質量，是保證今后企業長期發展的重要技術性和管理性措施，為此，建立企業工程項目檔案質量管理體系勢在必行。

1　建立工程項目檔案管理體系的重要性

長期以來，雖然檔案部門要求對工程技術檔案實行制度化、規范化管理，但由于有些企業的個別領導和工程技術人員檔案質量管理意識淡薄、工程項目檔案建立的各種規章制度不夠完善、檔案業務人員專業水平不夠規范，從而使工程項目檔案的管理一直不夠規范和細致，并由此造成工程項目檔案收集不夠齊全，管理不夠規范，保管不夠完善，缺乏長效性、規范性和實用性，給企業的發展帶來了不少麻煩。為此，只有建立程序明晰、制度完備的管理體系，使工程項目檔案的管理由“人治”向“法治”的軌道過渡，才能確保工程項目檔案管理的質量。

2　工程項目檔案管理體系的構成

工程項目的實施過程時間跨度一般較長，參與的單位也較多。因此，對工程項目檔案的管理必須實施事前介入，事中控制，事后驗收的全過程管理體系，并應由檔案管理部門、專業主管部門及項目建設、設計、施工和管理部門共同參與實施。

2.1　提前介入機制

對工程項目檔案的管理必須在工程立項時就提前介入，并對今后項目實施過程中的檔案工作計劃和方案，以及可能出現的問題作提前準備，防止“亡羊補牢”。

(1)建立健全組織和制度。作為建設單位，必須將檔案工作作為整個工程項目建設的一個組成部分列入議事日程，并開展檔案材料的收集，同時應根據工程項目的特點，明確檔案工作的管理體制、歸檔范圍、質量和進度要求，組織和經費保障等。健全工程檔案管理制度，制定工程項目峻工資料的編制和移交辦法、檔案分類編號方案、文件材料的歸檔范圍和保管期限表等規范性文件。

(2)工程招標內容應包括文件材料形成、歸檔等管理要求、峻工文件材料的編制水平應做為選擇施工、監理單位的依據之一。在進行勘測、設計、施工、管理以及設備采購時，也應有工程項目檔案移交的明確要求。

(3)加強對建設單位、施工單位、監理單位的工程文件管理人員的培訓、教育、監督。

建設單位、施工單位、監理單位方面的檔案工作人員要落實到位，明確責任。建設單位檔案員一般負責收集工程前期資料、工程管理資料，并對施工單位、監理單位的檔案工作進行指導和監督；施工單位、監理單位，負責本單位工作范圍內檔案工作；建設單位應在施工合同和管理合同中對工程項目檔案的管理作出明確規定，并輔之以經濟手段加以保障。管理單位應負責監督施工檔案的管理情況，審查竣工檔案的質量。

2.2　事中控制機制

在工程項目的建設過程中，應將檔案工作與工程實體的建設同等重視。

(1)開工時應明確各參建單位檔案員，建立檔案管理網絡。印發有關工作標準，召開專項會議，舉辦業務培訓，提高全員檔案意識，統一檔案管理標準，規范檔案員業務素質，明確施工、監理等單位工作職責。

(2)檔案工作應貫徹建設過程始終。建設單位在檢查工程進度、質量時，應同步檢查檔案工作情況，對已產生的檔案資料的形成、管理進行監管，對現場的資料管理人員進行業務指導。在進行單項工程驗收時，應驗收歸檔文件材料的完整度和整理質量。最好利用現代化手段，通過網絡化的項目管理系統或檔案管理系統監控施工單位、監理單位檔案的形成與管理情況，還應將檔案工作與經濟責任結合起來，在工程計量支付時，考核施工原始記錄和質量評定資料的形成與管理情況，對于未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的，扣發其工程質量保證金。

施工單位現場資料管理人員應嚴格規范各種施工記錄的填寫，并經有關責任人確認。有關責任人在確認時應仔細核對記錄的真實性、準確性、規范性，無誤后方可簽字。

(3)監理單位須將檔案工作納入監理工作范圍。監理單位應對在施工過程中出現的施工文件資料不完整、不準確、不規范的情況及時指出。改進后，方可進入下一階段施工。在進行單位、分部、分項工程質量評定時，同時評定文件資料的形成質量和完整程度。監理單位作為項目建設全過程的控制者，必須明確其對檔案工作的監督職責，這是建立工程項目檔案工作質量管理體系的關鍵。

(4)重視視聽檔案的收集和歸檔。隨著社會的進步，各種新技術手段的應用，勢必帶來檔案載體的變化。因此在施工階段，各單位的資料管理人員一定要重視錄音、錄像、照片、光盤、磁盤等特殊載體的視聽檔案的收集，因為它們更簡單、直觀，記錄更真實、迅速，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性。

2.3　竣工檔案的編制與驗收

工程完工時，建設單位、施工單位、設計單位一定要編制好竣工檔案。如果設計單位不再出具竣工圖，有關人員要依據實際施工情況對施工圖加以修改、并加蓋工圖章。此時，各種工程資料已全部形成，檔案管理部門和人員要依據國家有關規定，對工程資料進行歸檔審核。審核的內容通常包括：

(1)審核文件、資料的有效性。文件、資料必須是原件，這是由檔案的憑證性決定的；同時要看文件上簽名、蓋章是否完整有效。這是工程文件合法性、有效性的標志。同時審核視聽檔案是否能有效使用。并標明存儲格式。

(2)審核文件資料的形式與內容。資料用紙、用墨必須規范。紙張過脆、過薄、酸度過大，或用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等字跡不耐久工具書寫，或用不合格金屬器裝訂，都不利于檔案的保存。不能出現隨意涂改的現象。各項內容填寫完整，并能夠反映工程項目施工過程的詳細情況。工程項目建設的承建單位須根據國家標準要求，使用統一的資料格式和標準圖紙格式，實現資料標準化、規范化。

(3)審核竣工圖與實際的一致性。竣工圖是今后工程的管理、使用、維護、維修、擴建等的重要依據，必須與實際竣工后的工程相符。要審核簽字、蓋章手續是否完備，是否規范。必要時需有工程技術人員參與。

審核完畢后，最好將平時同步歸檔的項目檔案系統匯總，全面審核一遍，發現問題，及時調整。最后由檔案行政管理部門和專業主管部門組織檔案專項驗收，并將驗收中出現的問題和專業主管部門組織檔案專項驗收，并將驗收中出現的問題，進一步整改，完善檔案的質量，確保順利移交。

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關鍵詞：電力工程 項目委托管理 工程檔案管理

中圖分類號：C271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2011）01-217-01

隨著項目管理變得越來越普及，為探索提高企業管理水平和經濟效益的途徑，提高企業在全行業的競爭力，中電投電力工程有限公司率先在電力行業實行項目委托管理制試點，取得了令行業矚目的成果。其中，在工程檔案管理方面實現了其管理目標，從確定目標到實現目標，涉及項目立項、可研、初步設計、核準、采購、施工安裝、監理、調試、性能驗收和竣工達標環節等復雜的各個系統交叉管理的過程記錄文件。為整個項目目標的實現提供了軟管理的保障。在國家規定質量終身制，誰建的誰負責，工程檔案的可追溯性和可鑒定性在竣工驗收時所起到的定論作用不言而喻。工程檔案管理工作與工程建設是如此的一致性和相輔相成，促使項目管理者把追逐管理的目標定格在了管理好工程檔案這個軟管理環節。

電力工程參建單位多，建設工期長，形成的工程檔案數量大，內容龐雜，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，要確保項目工程檔案的完整、準確、系統就要特別重視檔案的過程收集與集累，將項目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全過程控制的記錄體系，將項目檔案工作和項目建設一樣納入項目管理程序，與項目建設的各階段同步進行，從項目開工前就應籌劃檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實踐證明，抓好工程項目檔案管理與工程建設管理的“三同步”，就可以實現工程檔案完整、準確、系統化。

以河南某兩個大型電力基建項目為例，實踐中，為了實現電力工程項目委托管理階段的工程檔案管理工作統一領導、分級管理，確保工程檔案的完整、準確、系統、規范整理，安全保管和有效利用的目標，作為項目建設階段的管理方從項目開始就著手對工程檔案管理進行了策劃，組建了有效的管理團隊，機構編制隸屬工程部，借鑒國際國內先進的管理經驗，根據項目的具體特點編制了相應的工程檔案管理實施細則，對檔案管理人員進行了相關的培訓。實踐證明，這些舉措從機構、人員配備和管理制度上為實現項目工程檔案管理目標做了充分準備。

實踐中，項目管理方與項目參建方實施了項目合同制。例如，與項目公司（兩大發電有限公司）簽訂了項目委托管理合同，與設計、安裝、監理、調試等單位簽訂了相關的委托合同。以合同制來約束各方的職責和利益關系，其中，就約定了合同主體與相對方在工程檔案管理方面的職責和相互關系，明確合同各方的職責。例如，委托管理合同中約定，項目公司職責：（1）負責前期文件、設計基礎文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負責工程竣工驗收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負責考核期運行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責：（1）認真履行管理范圍內檔案工作的統一組織和管理的職能，負責對項目部各職能部門以及參建各方檔案工作的指導、監督、檢查和驗收工作；（2）負責制定《項目竣工檔案管理實施細則》，提供統一標準的檔案裝具和管理設施；（3）負責工程管理性文件（包括招投標文件、合同、協議、來往文件、會議紀要）、工程未完工項目文件的收集整理歸檔工作；4、負責按管理合同的要求向項目公司移交竣工檔案資料。設計合同中約定設計單位的職責：（1）負責按工程建設要求，及時提供工程設計文件并編制施工圖總清冊；（2）負責按設計合同要求提供設計文件的歸檔資料；（3）負責對匯總的設計變更文件進行最終審核。保證其完整、準確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責：（1）建立單位工程總清冊，并按細則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負責自購材料的資料收集整理工作；（3）每臺機組移交前，及時整理完整、準確的設計變更單和與設計變更有關的工程聯系單等有關編制竣工圖的依據，在機組移交試生產后一周內提交工程管理公司項目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關單位審核，匯總后及時移交設計單位編制竣工圖；設備材料代管理方職責：負責設備技術文件的收集整理工作。

實踐中，項目管理方制定了一整套科學、合理、適用和操作性強完善的工程檔案管理細則，從機構、人員、培訓措施到領導管理體系、職責分工等行政職能層面和對檔案的收集整理、分類組卷等等業務職能層面進行了分項規范。實踐證明，制定完善的項目檔案管理制度，是實現項目檔案管理目標的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時做到有章可循、標準統一、職責分明。

實踐中，項目管理方的檔案主管編制了管理方內部各有關部門的歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔的質量要求，定期對文件的產生和收集、檔案編制工作進行檢查、指導。項目管理方通過這種內部的職責分工和過程控制，首先做出了表率作用，各個職能部門在實施作業的過程中把好了每一個重要的文件收集、編制和歸檔節點，形成了能夠起表率作用和行為標準的工程檔案卷冊，完成了既定目標。以此為標準，約束和引導整個項目參建單位過程文件的收集歸檔管理。實踐證明，項目管理與引導作用是項目參與單位檔案管理規范化的保證。

實踐中，項目管理方的檔案主管加強了與各參建單位的溝通協調力度和檢查過程管理，對參建單位的檔案主管進行業務培訓，統一思想、統一認識、統一標準。兩個項目成立由發電有限公司（項目公司）、項目管理方（工程公司）及主要參建單位領導組成的項目竣工檔案管理領導小組，負責領導和協調竣工檔案管理工作；組織檢查組，對竣工檔案資料管理情況進行監督檢查，領導和組織竣工檔案預審及竣工檔案移交工作。項目管理方（工程公司）工程部具體負責竣工檔案工作，建立項目檔案管理網絡，不定期地組織監理公司及工程公司的技術人員對各參建單位的過程資料進行了檢查評比，保證了檔案的真實性、完整性和及時性，做到了移交精品工程的同時移交高標準的工程檔案。在項目所有參建方的檔案管理過程統一采用了PAP工程管理系統軟件并多次對各參建單位的檔案管理人員進行了檔案專業知識及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓，既減少了協調的頻率，又提高了管理效率。規范化的電子文檔提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現了在參建單位之間資源共享，也對檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過程中還嚴把案卷質量關，按照對原件、抄件、供應商資質報審附件、質量驗評文件、工程技術記錄表式等的歸檔要求，對施工、監理、設計、調試等單位的檔案組卷情況進行了嚴格的過程檢查，實踐證明，采用先進的管理模式、有效控制案卷質量、遵循合理化的組卷原則，大大強化了項目管理各方的檔案管理，其結果使得工程檔案更加標準化、規范化，統一化。

通過以上的行政和業務管理環節，項目管理方組織各個參建方完成了約定的168小時后三個月期限內的基建工程檔案的整體移交，實現了項目工程檔案全方位的管理和既定目標（完整、準確、系統、規范）的實現。以此為契機，管理方將此兩個項目管理中的檔案控制經驗經過系統的梳理總結，形成完整的理論與實踐相結合的項目委托管理工程檔案管理手冊并在項目實施過程中與企業內部的各個在建項目交流完善，不斷擴大應用項目范圍，造就了企業各個參建項目管理的檔案控制風險，最終實現了企業項目管理和經濟效益的雙贏。

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【關鍵詞】公路工程建設項目檔案；規范化；管理

公路工程建設在國家建設項目中占有非常重要的地位，因此公路工程建設檔案同樣具有很重要的作用，它不但記錄公路工程建設的全過程，還有助于公路以后的管理、維護、改建等工作，具有很高的應用價值。

一、建設公路工程檔案的意義

公路建設能夠促進地方經濟的增長，對地方具有非常重要的作用，因此建立齊全的公路檔案，能夠提高公路的有效運用，延長公路的使用壽命，同樣有利于地方經濟的發展。公路建設檔案可以記錄公路建設過程中的多種技術資料，是建設施工的真實反映，不但是公路工

程質量的評價資料，公路以后的改造、擴建、維護都要以此為根據；不但是公路管理的組成部分，又是國家技術檔案的一個分支，檔案管理機關一定要保證檔案的真實性和有效性，并在長期保存。

二、公路工程建設項目檔案的特點及整理原則

1.公路工程建設項目檔案的特點

第一，成套性。工程建設檔案的特點是由公路工程建設項目的特點決定的。因此，圍繞著一個工程建設項目的基本建設活動就自然形成了一個相互之間密切聯系的工程建設項目的整體，共同反映了一個建設項目活動的全貌。

第二，材料形成的階段。 一個公路工程建設項目的形成具備階段性特點。大致可分為工程前期準備階段、施工設計階段、竣工驗收階段、掌握其階段性特點。對工程建設項目檔案的收集和初步整理具有指導意義。

第三，產生時間的延續性。有些公路工程建設項目投資大，工期長，其文件材料的產生也是隨著整個工程的進展而逐漸產生，并一直延續到工程竣工驗收結束。這就構成了公路工程檔案會產生時間上的延續性特點。

第四，工程資料使用的頻繁性。公路工程建設是在先進行圖紙設計，后按圖紙施工的原則下進行的。其文件材料，尤其是工程設計圖紙的利用率很高。從工程施工到竣工驗收，以及以后的大修，改建等都離不開它們做依據。原始資料的使用要求在公路工程建設中嚴格各種檔案管理制度，以確保文件材

料的完整和安全。

2.工程項目檔案的整理原則

第一，集中性原則。集中統一管理工程建設的檔案資料是其建檔案工作的首要要求。堅持專人領導負責、定期收集歸檔。前期工作檔案應以分散的初步整理為主。這一時期應采取哪個部門產生文件材料哪個部門負責整理的辦法，對前期工作檔案進行分散初步整理。然后移交工程項目內業管理人員。

第二，完整性原則。竣工驗收階段的檔案應以集中的系統整理為主。建設工程竣工驗收

階段，應首先組織工程檔案內業管理人員制訂工作方案，進行科學分類，然后進行系統整理工作，最后移交檔案主管部門。要從質量上保證檔案的完整。

第三，準備性原則。要密切注意工程各單位的具體動態。對設計變更、圖紙變更、事故處理、合理化建議審批等工程變動情況要了如指掌，以使收集的檔案材料能夠準確地反映

整個工程項目建設的真實歷史面貌。

第四，系統性原則。要遵循建設公路工程項目檔案的自然形成規律，注意保持檔案材料的內在聯系。

三、做好公路工程建設項目檔案管理的措施

1.公路工程檔案收集要全面而完整

公路工程檔案資料的收集工作是一項復雜、長期、全面的工作，中間會涉及很多管理單位，內容范圍非常寬廣，所以要全部人員共同參與，一同收集，本單位的全部職工都要參加檔案資料的收集工作，并要對所收集的資料負責，對工程的文件、各種數據、音像材料都要指派專人負責，不放過任何工程，對于工程建設過程中的各種技術資料，各種文件資料都要進行收集入檔，做到種類齊全、形式多樣，保證入檔的資料齊全完整。

2.關于公路工程質量資料的記錄和整理

在公路工程建設當中，有很多質量問題不能使用儀器來測量，所以一些關于公路質量的文字記錄材料顯得非常重要。因此，在公路的實際建設中，一定要有齊全的公路建設資料，來證明公路的建設質量，這些公路建設資料要齊備、長期、妥善保管。在公路建設完工后，用戶在對公路進行質量驗收時，根據公路建設資料就可以對公路建設情況有一個全面的了解。

3.保證公路工程技術資料的完整

在各種技術資料當中，容易遺漏的有混凝土試塊（剛性防地面細石混凝土強度試塊、地面基層混凝土強度試塊、抗滲用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊）和水泥砂漿試塊強度，因此，在整理技術資料時，要特別注意資料的完整，假如沒有這部分材料，那么在測定公路質量時就會遇到很多困難。如果一個公路工程分包給幾個建筑單位進行施工建設，那么總包單位應對全部公路的質量負責，各個承包單位要依據國家關于公路建設標準進行施工建設，并把公路建設中完整技術材料和各種文件資料及時整理上交到總包單位，由總包單位進行公路質量的評定，并接受用戶的督促與審查。

4.運用現代化的檔案管理模式

原來檔案管理方法主要依靠手工完成，工作人員勞動強度大，操作復雜，有很多檔案資料不能及時入檔。伴隨科學技術的飛速發展，計算機技術與網絡技術的普遍應用，同時有力推動了檔案建設工作前進的步伐，逐步轉向信息化管理，從而大大提高了檔案管理的工作效

率，實現檔案內容資源共享，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。公路建設單位要在檔案建設方面加大投資力度，改善檔案管理工作的工作設備與工作環境，運用現代最新科技手段進行檔案管理，促進檔案管理工作的科學化與規范化。

5.加強檔案人員的專業培訓

公路工程建設項目各施工單位配備的專、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業知識的人員卻廖廖無幾，他們對立卷的方法和各類案卷的國家標準都比較陌生，盡管工作很認真負責，也做了大量的工作，但整理出的案卷質量不是很高，離國家標準尚有一定差距，往往在向檔案室移交時，還要返工重整。這樣不僅浪費了人力、物力，頻繁的折卷還不利檔案的保護。

為此，各公路建設項目建設單位檔案部門應加大對各施工承建單位檔案的培訓力度，使他們盡快熟悉公路建設檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目等知識；同時，加大對各施工單位檔案員的業務指導。發現問題，及時整改。為了保證案卷質量，除提高各級檔案員的業務素質外，還應做好平時立卷工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。實踐證明，凡是突擊整理案卷的單位，其案卷質量都不是很高。做好平時立卷工作，還有利于保證檔案的齊全、完整，因為平時立卷時。若發現某些文件材料沒有及時歸檔，還可以找有關人員查尋彌補，若等到竣工驗收時整理案卷，有關人員可能已不在施工現場，缺少的文件材料可能己無法彌補。

四、結語

總之，施工單位檔案管理工作是一項系統工程，是涉及各個專業技術部門的一項復

合型工作。要保證施工檔案的完整、準確、系統、齊全，真實的記錄和反映施工及竣工驗

收的全過程，就必須不斷加強建設單位、監單位和施工單位的基礎管理水平，加強制度建設，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關，充分發揮各級檔案人員的監督指導作用。

參考文獻：

[l]張薇.公路工程檔案管理若干問題的研究[J].黑龍江史志，2010（21）

篇6

一、總承包商檔案管理的現狀

1.重視程度不夠

各級項目管理人員重建設輕管理，檔案管理思想意識單薄，認為檔案管理只是檔案人員一個人的工作，過程中沒有必要進行精細化管理，只是在項目結束后再查缺補漏就能滿足檔案驗收要求，甚至個別項目在結束后才從零入手“做”資料。“重有形輕無形，重技術輕檔案”這一觀念導致檔案管理是目前整個項目管理的薄弱環節，已成為項目建設的短板。

2.管理不規范，制度不健全

雖然從總承包商到小的分包隊伍，都由專兼職的人員負責收集、整理檔案資料，但是基本都是按照自己既往的思路及經驗管理自己范圍內的檔案，總承包商很少能做到統籌全局，統一部署，也就沒有統一的檔案管理體系架構和規范的制度約束，直接導致各單位之間的歸檔范圍和歸檔形式大相徑庭，嚴重影響檔案資料的完整、準確、系統及安全。

3.人員水平低

目前大部分項目雖然配備了一些專門的文檔管理人員從事檔案管理工作，但這些人員基本都缺乏相應的工作經驗，最多也就是做過施工單位的資料員或者有個資料員證，日常工作主要是負責收發文和存取借閱，基本不懂工藝技術，缺乏成熟的工程建設和檔案管理方面的理論知識，而且大部分都是臨時聘用，導致人員流動性差，直接造成資料分散甚至丟失的困境。

二、做好總承包檔案管理工作的措施

1.構建管理體系，做好全面策劃

總承包商要做好統籌協調工作，起好牽頭抓總作用，從體系中明確決策層、執行層的檔案管理職責，積極組織、協調、檢查、指導、培訓本單位和參建各方，務必要將檔案管理與規范要求納入各項目參建方的工作職責中并實施考核，加強管控力度，做到真正對建設單位負責[2]。總承包商在構建體系時應注重檔案體系的策劃，把控項目過程的檔案管理，控制驗收移交的檔案資料，尤其是要與各參見單位明確檔案驗收移交的標準規范，按照《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）把責任點落實到協議、合同細則中。同時總承包商要賦予執行層的檔案管理人員充足的知情權、參與權、話語權，并增加其在項目管理中的權重，在體系中明確其審核、考核、驗收等權利。

2.完善管理制度，強化逐級審核

要在“凡事有章可循，凡事有人監督，凡事有據可查”的理念指導下建立統一的項目檔案管理制度，把管理制度和業務規范程序化、規范化，做到全面覆蓋、職責明確、要求具體，考核有力，把檔案管理和項目管理緊密結合，實行節點把握，全程受控。在項目簽訂時先與建設單位明確該行業的檔案標準規范，在該標準指導下按照單位內部程序文件和作業文件指定本項目管理標準，在招投標和簽訂下游合同時與中標單位明確該標準內容，建議把標準細化到操作手冊的程度。標準中可涵蓋歸檔明確的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔分數等歸檔要求，也可涵蓋過程階段檢查、開箱驗收、文件模板等細節操作，同時也可在標準中明確總承包商內部各專業工程師的專業檔案職責，強化工程師的專業審核意識，審查各項內容要保留書面記錄，實現閉環整改。

3.加大培訓力度，提高業務素質

總承包項目涉及業務范圍廣，這就要求檔案人員不僅需要熟悉工程項目的建設程序、內容等基本信息，還要善于組織管理進行各項工作間的協調，更重要的是要有很強的檔案邏輯性。檔案管理人員業務素質的高低，直接影響著檔案工作的質量，總承包商要加強各級檔案管理人員及指導人員的配備和培訓，從多方面入手保證檔案隊伍的相對穩定[3]。培訓顆粒度要細化到檔案頁碼、檔案名稱的編寫和檔案的借閱，尤其要注重電子檔案的收集整理培訓，注重“最佳實踐轉移”的經驗總結和分享，使管理人員具備較高的、相應的專業知識。

三、結論

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摘 要 幾年來，通過糯扎渡水電工程檔案管理工作實踐，對目前水電工程檔案管理工作進行總結分析，對檔案管理工作中存在的一些題，提出一些粗淺解決建議。

關鍵詞 檔案管理 問題 建議

目前，我省水電建設正處于快速發展關鍵時期，不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍，星羅棋布在各條江河上。糯扎渡水電站就是其中的一個，電站總投資450億元，裝機容量5850MW（9×650 MW），施工總工期為11年，糯扎渡水電工程是世界級巨型工程，為云南省境內在建、籌建規模最大的水電站，其攔河大壩、溢洪道、地下廠房多項技術指標名列國內外前茅。摻礫粘土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；開敞式溢洪道規模、泄洪功率和流速居世界第一；地下廠房是目前國內規模最大的地下廠房之一。所以形成的工程檔案質量關乎工程檔案專項驗收的成敗，也是水電工程達標投產六項考核項目指標之一。

糯扎渡水電站按照統一領導、統一制度、分級管理的原則，對工程檔案實行集中統一管理。本文就以目前水電工程檔案管理工作中存在的一些問題，提出一些粗淺解決建議，借此拋磚引玉，以期共同推動工程檔案管理工作的發展。

一、目前水電工程項目檔案管理存在的問題

（一）重工程建設，輕檔案管理

為了使工程項目盡快發揮效益，業主和參建單位在工程建設中只注重工程的有形建設，忽視了檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄，未把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊，施工任務重等情況下，只重視建設工程的進度、質量、安全和資金的控制，而忽視了施工過程工程檔案資料的收集、整編等工作，使得工程檔案管理與工程建設不能同步進行。

（二）檔案管理人員配備不足且素質不高

各參建單位配備的檔案人員多數為兼職，往往有工程管理人員或單位辦公室人員兼任，且沒有接受過檔案管理專業知識系統的學習，有一些檔案人員只是參加過一些檔案管理的培訓學習，只是粗淺地了解檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，對水電工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水電工程檔案管理質量較差。檔案收集意識淡薄，沒有真正意識到檔案管理的重要性和必要性。而且檔案管理人員變動頻繁，基本上是一兩年一換，導致業務培訓難以跟上步伐。

（三）水電工程檔案管理規章制度不健全且執行不到位

水電工程建設檔案管理點多、面廣、量大、周期長、參建單位多，且各參建單位各自相互獨立。由于工程建設檔案管理制度不健全，缺乏完善約束機制；加上檔案管理不重視，造成執行不到位，出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視以及不配合，不予支持等不良現象。

（四）檔案歸檔不及時且質量不高

水電工程建設周期長，且施工過程形成文件材料的收集整理工作又具有持續性，受水電工程建設參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，由于各參建單位對建設過程中形成的文件材料未及時收集整理和妥善保管，造成部分文件材料遺失。等工程項目完工需要辦理竣工驗收手續時，才來組織大量的人力、物力、突擊補充檔案資料，導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面，檔案文件資料的真實性、完整性、準確性難以控制。

（五）未發揮監理的作用

監理工作沒有將檔案納入現場質量監督的范圍，常會出現原始資料失真的問題。由于監理工作管理松懈，人員素質低，現場持證人員到位率差等原因，監理單位忽視檔案的管理。少數監理人員甚至于施工單位“串通一氣”，對現場簽證工作把關不嚴，甚至篡改原始記錄，事后編造假資料。

二、水電工程檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度、增強檔案意識

在工程項目開始時，就應對來自四面八方的參建單位及人員進行相關檔案工作法律法規的宣傳教育，增強工程檔案管理意識，爭取得到領導及各參建單位的配合與支持，提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感，樹立“依法治檔”的觀念，得到他們的重視和支持，擺脫檔案管理工作處于被動局面。

（二）加強檔案隊伍建設，提高業務素質

配足檔案人員、保證檔案人員的相對穩定。針對各參建單位檔案管理人員業務水平不高、流動性大的實際，加強業務培訓工作，主要包括三個方面的培訓：首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使其掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行；最后對項目建設單位的檔案專業人員進行工程文件編制的現場指導，通過“傳、幫、帶”的形式 ，提高各參建單位專兼職檔案人員的業務素質和專業技能。

（三）健全檔案管理制度、規范檔案管理

檔案管理制度是檔案規范化管理的重要途徑之一，一是結合工程實際情況建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循；二是制定檔案管理工作約束機制，將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理，并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核；三是提高執行力，嚴格落實檔案管理規定，實行檔案管理工作與工程建設“三同步”，執行檔案人員“三參加”，落實檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。

（四）加強項目跟蹤檢查，深化過程控制

為保證工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關，使其滲入到工程建設各個階段、各環節中。為此，在工程開工前就將檔案工作納入議事日程，建立健全檔案管理體系，制定明確目標和計劃；在工程開工準備階段統一標準，將有關檔案管理辦法和制度要求傳達到各參建單位，并要求各參建單位指定分管領導，配備專職檔案人員，明確業主、施工和監理單位等各方的職責，建立全項目水電工程檔案管理網絡；在工程施工階段實時監控，在每月檢查工程項目質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點檢查和指導如何立卷，案卷質量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查；在工程竣工驗收階段，重點加強案卷整理，做好缺陷和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查，同時指導和檢查竣工圖的制作、文件材料的質量情況，以及案卷和卷內目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規范、標準、統一，發現問題及時整改。

（五）充分發揮監理的作用

各監理單位再抓工程質量的同時，把好工程資料質量關，負責督促、檢查工程建設中其監理業務范圍內各施工單位形成的歸檔文件材料收集、積累和完整、準確情況；負責竣工文件和竣工圖的審核，并簽署意見；協助檔案管理部門對施工文件實行跟蹤建檔，并采取不定期的檢查、抽查，確保歸檔資料完整、準確、真實。

三、結語

水電工程建設項目它是由多個單項工程組成，建設周期長、投資大、環節多，在整個工程建設中形成的檔案數量大、種類多、專業性強。作為一項系統工程，只有參建各方領導重視，機構人員落實，檔案管理制度健全，建立檔案管理網絡，有效做好過程控制和全程跟蹤，才能保證做好水電工程建設檔案管理工作，從而滿足水電建設快速發展的要求。

參考文獻：

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【關鍵詞】電網；建設項目；檔案管理；問題；對策

隨著電網建設項目的不斷發展，電網工程設計、施工、運維、管理等方面的檔案資料越積越多，這些資料牽涉面非常廣泛、專業性很強、形成周期相當長，所以妥善管理好這些資料，并為以后電力工程的決策、生產經營及從事科學研究提供全面、及時、準確的優質服務，具有非常重要的現實意義。然而電網建設項目檔案管理中仍存在的一些問題，并且這些問題已經妨礙了其作用的發揮，因此清醒地看待這些問題并采取積極有效的對策，是檔案管理工作者面臨的緊迫而重要的任務。

1.電網建設項目檔案管理中的問題分析

1.1檔案管理體系不完善，影響檔案管理的成效。檔案管理體系不完善主要反映在檔案管理制度不健全、檔案管理工作不規范、檔案保管條件差等方面。一些單位不嚴格按照《檔案法》的原則和要求落實本單位的檔案管理制度，如設計單位不按要求管理檔案，設計變更不使用統一編號等；施工單位記錄不全面，材料無質量證明文件等；驗收時補錄材料、盲目接收等。檔案管理時記錄方法雜亂，不遵循統一標準，給檔案的整理、信息化帶來較大困難。施工現場條件簡陋，材料保管達不到“八防”標準要求。所有這些都影響了檔案管理工作的成效。

1.2檔案管理人員配備不足，難以適應檔案發展需要。電企檔案管理人員往往身兼數職，加上綜合素質參差、工作變動頻繁，難以全身心投入檔案管理工作中，也嚴重影響到隊伍的穩定性。目前，各企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作。很多單位配置檔案工作人員只有兼職的1～2人，顯然不能適應檔案管理的需要。

1.3檔案記錄不完整欠準確，資料真實性與價值不足。由于電網建設參建單位較多、建設周期長，加上各單位檔案意識淡漠、管理手段落后、資金投入不夠，造成檔案保管設施不全，以致檔案資料遺失現象時有發生。同時檔案數據記錄不真實、不準確，經常出現錯漏，如工程變更沒有反映在圖紙上、簽字以圖章或打印代替現象等，這些為工程以后運營、維護與管理帶來不少麻煩。另外，檔案收集只注重紙質資料，忽視聲像資料的歸檔，造成聲像檔案不完備，其開發利用價值也難體現出來。

1.4檔案編研開發力度小，缺乏實用有價值成果。檔案編研、開發是充分利用檔案信息資源并將其轉化為生產力的最有效方式，遺憾的是這方面的力度遠遠不夠。對許多檔案室而言，能夠做好檔案的收集、整理、歸檔和保管工作已屬不易，何況是編研開發呢，但無疑要提高檔案的利用價值和服務水平，編研、開發是必由之路。

1.5檔案管理信息化程度低，資料更新慢工作效率低。雖然計算機與網絡已相當普及，但一般企業也僅是單機、條目式錄入，與信息化管理的要求差距較大，主要原因是[1]：信息化管理手段落后；檔案信息數據庫建設滯后；信息化管理無統一標準，管理混亂、不規范；信息化人才缺乏。由于這樣的現實，檔案信息化管理徒有其表，體現不出它的優勢。

2.提高電網建設項目檔案管理水平的對策

2.1健全檔案管理體系，明確職責加強領導。檔案管理應按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的原則和要求，強化檔案法制觀念，建立健全檔案管理體系。為此應做到：（1）力爭企業領導的重視和支持。只有領導重視檔案工作，并將檔案管理納入生產經營活動中，才能真正解決檔案管理中的實際問題，使檔案管理工作走上正軌。（2）完善檔案管理規章制度。檔案管理要走上規范化、標準化道路，必須有制度做保證，使檔案工作有章可循、有據可依。（3）明確檔案管理職責。檔案收集、整理、歸檔、保管都需要專人負責，只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。（4）檔案管理必須統一平臺、集中管理。從設計、施工到竣工驗收，所有相關單位都應該按照統一的要求建檔、歸檔，保證檔案管理歸一化、程序化。（5）將聲像檔案資料放在與紙質檔案資料同等重要的地位，重視聲像檔案資料收集、整理、開發和利用。

2.2加強檔案業務

培訓，提高工作人員素質。檔案管理人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，應著眼于企業的長遠發展，按照檔案管理工作的需求，設立專門檔案室和配置專職人員。為了不斷提高檔案工作人員的綜合素質，必須加強業務培訓工作，可以采用“走出去，請進來”的方式進行培訓和教育。為了充分調動檔案工作人員學習熱情和工作積極性，應將檔案工作人員的業績與工資待遇、職稱評定等掛鉤。

2.3統一領導分級管理，合同約束檔案質量。電網建設項目檔案管理過程是與項目建設同步進行的，并貫穿于項目建設的始終，按照“統一領導，分級管理；誰形成，誰負責”的原則落實項目法人、建設單位及勘察、設計、監理、施工、供應、運行等所有參建單位檔案管理職責，而要實現這一目標應在簽訂合同時就明確相關細節和責任，通過合同的法律約束力，達到將檔案管理納入法制軌道的目的，使各參建單位明確自己的職責，自覺地按照合同的規定做好檔案管理工作。但僅有合同約束還是不夠的，因為電網建設檔案數量龐大、內容繁雜，各單項工程完工時間有先后，為了保證檔案管理同步、準確和完整，必須建立相應的監督機制，由項目法人或委托建設管理單位與監理單位監督其他參建單位執行情況，檔案管理部門再對前者的檔案管理進行監督和指導。

2.4創新觀念整合資源，編研開發創造價值。檔案管理要克服傳統觀念的束縛，在管理技術和方法上有所突破，就要在觀念上創新[2]。檔案編研不同于歸檔，而是根據“存真、提煉、適用”的原則開展的研究性工作，沒有創新意識、勇于探索的精神，不可能產生有價值的成果。同時，編研開發又要擅長利用不同的數據資料，整合各種資源，例如檔案管理信息化建設是發展趨勢，就要善于利用計算機技術和網絡資源，提高編研開發的效率和質量。

2.5轉變傳統管理的模式，實現檔案管理信息化。傳統檔案管理模式是“你歸檔，我保管”、“你移交，我接收”、“你借閱，我檢索”，隨著工程項目檔案文件數量與日俱增，這樣一種管理模式使檔案管理人員應接不暇，即使花費較多人力、財力，效果也不理想，所以要轉變管理模式。現代科技為這種轉變提供了良好的物質基礎，檔案管理信息化就是最有效的辦法。實現檔案信息化管理可從以下幾方面著手：（1）加強基礎設施建設，如規劃網絡設備、建設數據庫存儲系統。（2）建立信息化標準規范。（3）通過多媒體手段實現檔案文件數字化。（4）通過引進、培養建立檔案管理信息化人才隊伍。

3.結語

電網建設項目檔案既是電網項目建設過程的記錄——對歷史負責，又是未來發展的奠基石——開發利用好檔案資料可以為新項目提供最有價值的參考坐標，所以加強檔案管理是非常重要而有意義的事情。提高檔案管理水平需要興利除弊、繼往開來，本文分析了電網建設項目檔案管理中存在的問題，探討并提出了相應的對策，希翼能對電力建設檔案管理能有所幫助。

參考文獻

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第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。

第五章 附則

5.1 本制度由項目部負責解釋。

5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。

第五章 附則

篇10

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：B文章編號：1008-925X（2012）11-0067-01

摘 要 以編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則為例，探討研究了如何加強供電企業技術檔案管理，以更好地服務企業中心工作。

關鍵詞 技術檔案；管理：服務；供電企業

檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。

1 技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。

一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

2 編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段

近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。

編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

2.1 豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍：一是以電力企業檔案分類表為綱。《電力企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的

二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。

三是以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。

2.2 明確類目設置：電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。

2.3 確定整理方式：按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。

3 供電企業輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果

3.1 工程項目文件的歸檔范圍：國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。

3.2 工程項目文件的分類方法： 編制電網建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高電網建設工程項目文件整理的規范化、標準化水平。

3.3 工程項目文件的整理方法：編制電網建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

電網建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。

4 供電企業輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益

電網建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：

第一，提高了勞動生產率。電網建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。