檔案管理范文

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篇1

[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。

一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶(hù)來(lái)電話咨詢(xún)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶(hù)前來(lái)咨詢(xún)工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶(hù)接待客戶(hù)。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門(mén)，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專(zhuān)報(bào)專(zhuān)題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類(lèi)載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：

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篇2

1健全制度,落實(shí)責(zé)任制

健全管理制度,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》,樹(shù)立全員責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí),制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,嚴(yán)格執(zhí)行《中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金管理實(shí)施細(xì)則》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金儀器設(shè)備項(xiàng)目驗(yàn)收辦法(試行)》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金檔案管理辦法(試行)》。同時(shí),結(jié)合自身的實(shí)際情況制定了該所的《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專(zhuān)項(xiàng)資金管理辦法》、《作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的具體情況制定符合項(xiàng)目實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和儀器設(shè)備采購(gòu)方案。在項(xiàng)目管理方面,堅(jiān)持項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施,根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項(xiàng)目的決策機(jī)構(gòu),組長(zhǎng)由法人代表?yè)?dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專(zhuān)家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施方案制定、項(xiàng)目招投標(biāo)和人、財(cái)、物協(xié)調(diào)及項(xiàng)目驗(yàn)收等重要事項(xiàng)決定。儀器設(shè)備實(shí)施小組組長(zhǎng)由熟悉儀器設(shè)備的專(zhuān)家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購(gòu)事宜。檔案管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中檔案資料的收集整理。財(cái)務(wù)管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由主管財(cái)務(wù)的所長(zhǎng)擔(dān)任,成員由計(jì)財(cái)處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理。

在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長(zhǎng)督察審查、實(shí)施小組落實(shí)、專(zhuān)職檔案員指導(dǎo)的四級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)制,從而落實(shí)檔案管理體系。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長(zhǎng),負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期報(bào)批階段形成的檔案資料的收集整理,在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)儀器小組檔案資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)單位聯(lián)系落實(shí)收集檔案資料,其在項(xiàng)目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專(zhuān)職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類(lèi)、編號(hào)的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等。總之,只有健全管理制度,責(zé)任落實(shí)到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹(shù)立責(zé)任心和法制意識(shí),從管理制度上保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項(xiàng)目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實(shí)際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購(gòu)的基本流程,即實(shí)施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購(gòu)、招標(biāo)方案,申請(qǐng)?jiān)O(shè)備進(jìn)口財(cái)政審批,委托中介公司進(jìn)行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購(gòu)合同,進(jìn)口設(shè)備辦理進(jìn)口免稅,機(jī)電審批自動(dòng)進(jìn)口許可,進(jìn)口報(bào)關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗(yàn)收,資料收集檔案整理,項(xiàng)目驗(yàn)收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購(gòu)協(xié)議,電子驗(yàn)收單,項(xiàng)目驗(yàn)收。國(guó)產(chǎn)設(shè)備公開(kāi)招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗(yàn)收。根據(jù)上述基本流程,在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實(shí)到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)單位檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、反饋?lái)?xiàng)目資料。項(xiàng)目實(shí)施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實(shí)到課題組,設(shè)置兼職檔案員,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。進(jìn)而抓好項(xiàng)目全過(guò)程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類(lèi)、收集、整理工作。在項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)新參與項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項(xiàng)目實(shí)施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時(shí)將招標(biāo)單位項(xiàng)目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過(guò)程中實(shí)行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項(xiàng)目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓(xùn),參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)。

在資料收集分類(lèi)方面,根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗(yàn)收階段形成的資料和項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的資料。前期資料包括:申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目批復(fù)文件、實(shí)施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進(jìn)口產(chǎn)品審批文件、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等;招標(biāo)合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、購(gòu)置合同、自動(dòng)進(jìn)口許可證(商務(wù)部機(jī)電辦)、免稅證明、報(bào)關(guān)單等;政府采購(gòu)供貨協(xié)議、電子驗(yàn)收單等。安裝驗(yàn)收階段包括:裝箱單、說(shuō)明書(shū)、合格證、證明書(shū)、保修單、質(zhì)量保證書(shū)、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、配件目錄、安裝調(diào)試報(bào)告、大型設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告、測(cè)試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、軟件、光盤(pán)等。項(xiàng)目驗(yàn)收階段包括:財(cái)務(wù)決算專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。特別提醒,項(xiàng)目前期管理文件缺失后不易補(bǔ)齊,注意收集。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會(huì)議及時(shí)寫(xiě)紀(jì)要及時(shí)做保存。

3分類(lèi)整理,歸存精細(xì)化

項(xiàng)目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對(duì)收集的文件、資料等進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)、整理后交檔案小組組長(zhǎng)審查;檔案組長(zhǎng)對(duì)資料的完整性核查無(wú)誤后交所專(zhuān)職檔案員復(fù)核把關(guān);專(zhuān)職檔案員按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見(jiàn),并指導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行整改。項(xiàng)目檔案管理人員在所專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和光盤(pán)等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后,分類(lèi)組卷。

3•2排序分類(lèi)整理

排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價(jià)值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時(shí)間順序排列,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,批轉(zhuǎn)在前,報(bào)告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤(pán)等資料在后。分類(lèi),按照文件、請(qǐng)示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評(píng)標(biāo)文件資料,項(xiàng)目驗(yàn)收資料,設(shè)備按單機(jī)分類(lèi)組卷,說(shuō)明書(shū)單獨(dú)組卷,采購(gòu)合同、裝箱單、安裝調(diào)試報(bào)告等單獨(dú)組卷。整理,根據(jù)國(guó)家檔案管理要求結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類(lèi)辦法及編號(hào)方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點(diǎn)卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對(duì)不符合要求的檔案資料,及時(shí)糾正、補(bǔ)齊。

3•3文件質(zhì)量要求

原件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書(shū)寫(xiě)材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說(shuō)明書(shū)遵循原貌。

3•4頁(yè)碼編寫(xiě)

按自然頁(yè)數(shù)編寫(xiě)頁(yè)碼,凡有文字的頁(yè)面均要編碼,頁(yè)碼編寫(xiě)位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě),避免空號(hào)和重號(hào)。

3•5編寫(xiě)目錄擬寫(xiě)標(biāo)題

按文件題名編寫(xiě)卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫(xiě)目錄,沒(méi)有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫(xiě)目錄。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題時(shí),將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號(hào)依據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行,最后填寫(xiě)備考表。項(xiàng)目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對(duì)檔案資料的分類(lèi)、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進(jìn)行全面復(fù)核無(wú)誤后,填寫(xiě)封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊(cè),編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

4•1領(lǐng)導(dǎo)重視,建立健全檔案管理體系

俗話說(shuō),搞好搞不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo),任何工作只要領(lǐng)導(dǎo)重視,認(rèn)真去抓去管,做好督促檢查,同時(shí)明確各個(gè)階段的管理人員,落實(shí)好分工和崗位責(zé)任制,確保每個(gè)環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓(xùn),資料收集“三勤”

在項(xiàng)目實(shí)施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn),要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個(gè)環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進(jìn)行分類(lèi)、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實(shí)有效的有力對(duì)策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標(biāo)、儀器設(shè)備的采購(gòu)合同時(shí),既要在合同條款中明確對(duì)方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時(shí)間,又要明確違約責(zé)任,以保證檔案資料的真實(shí)完整。

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關(guān)鍵詞：檔案管理模式改革 醫(yī)院檔案管理 應(yīng)用

醫(yī)院檔案是國(guó)家檔案的一塊重要組成部分，其存儲(chǔ)了豐富的醫(yī)療界科技成果，同時(shí)也收錄了各大醫(yī)院內(nèi)所發(fā)生的重大事件，為臨床醫(yī)學(xué)科研的順利開(kāi)展提供出大量重要的數(shù)據(jù)支持。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)醫(yī)療事業(yè)逐漸取得了顯著性發(fā)展，醫(yī)院保存和記錄的檔案數(shù)目也大大增加，也對(duì)檔案管理模式的改革提出更高的要求。在醫(yī)院檔案管理實(shí)際工作中仍存在不少的問(wèn)題，這對(duì)其工作開(kāi)展及自身發(fā)展造成嚴(yán)重的阻礙。因此，為促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也為廣大群眾提供出更優(yōu)質(zhì)、更安全的醫(yī)療服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用就顯得非常具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、前言

我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作從展開(kāi)至今，基本形式可分為：一是在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案管理室，有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)的檔案管理員，且有專(zhuān)用的科室及檔案庫(kù)等；二是在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立檔案管理庫(kù)房，沒(méi)有相應(yīng)的管理科室，但設(shè)有專(zhuān)職或兼職的檔案管理員；三是專(zhuān)業(yè)的檔案管理室，設(shè)立具有專(zhuān)業(yè)檔案管理職能的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部及其行業(yè)系統(tǒng)檔案的專(zhuān)業(yè)管理。這三種醫(yī)院檔案管理形式中，應(yīng)用最廣泛和普遍是檔案管理室[3]。但隨時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)有的檔案基本管理模式已逐漸不能滿(mǎn)足發(fā)展的需求，由于這種形式存在很多的局限性，并面臨來(lái)自不同層次的壓力，進(jìn)行相關(guān)的改革是勢(shì)在必行。

二、醫(yī)院檔案管理模式存在的困境

首先，對(duì)于相關(guān)的醫(yī)院檔案，原有的管理模式具有本能的限制性，甚至排斥對(duì)外提供及利用，雖強(qiáng)調(diào)了保密性工作，但忽略了檔案的開(kāi)放性應(yīng)用；其次，醫(yī)院檔案管理水平及動(dòng)力仍然不足，造成相關(guān)管理工作的積極性十分不強(qiáng)，影響了整個(gè)醫(yī)院檔案管理水平的進(jìn)步和提升，并且投入的管理力度也不夠強(qiáng)，經(jīng)費(fèi)也很缺乏，這些都是需要改革的主要原因；第三，醫(yī)院檔案管理作為幕后服務(wù)工作，還需要各位院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，只有高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作提起高度關(guān)注，才能有序展開(kāi)相關(guān)的改革工作，才能全面提升工作效率與質(zhì)量。

三、分析探索檔案管理模式的改革

現(xiàn)針對(duì)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案管理模式改革的具體內(nèi)容提出幾點(diǎn)建議，力求全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。

（一）重視醫(yī)院檔案管理

詳細(xì)的各類(lèi)檔案資料可向醫(yī)院提供出及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，幫助院領(lǐng)導(dǎo)合理進(jìn)行決策，如：設(shè)備檔案便于查閱其操作手冊(cè)及線路圖等信息，還可體現(xiàn)設(shè)備的運(yùn)行、維修及保養(yǎng)狀態(tài)，幫助醫(yī)院充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能，還可避免出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置、設(shè)備閑置等問(wèn)題；會(huì)計(jì)檔案可精確記錄醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為醫(yī)院檢查財(cái)政記錄提供了可靠的憑證；人員檔案可及時(shí)更新醫(yī)院的人力資料信息，利于醫(yī)院掌握人員變動(dòng)情況，合理分配人力資源；病例資料是醫(yī)院檔案的核心部分，不僅累積了醫(yī)院治療的成果，還促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的創(chuàng)新，還有助于有效藥物的科研工作，是醫(yī)院發(fā)展的根本和動(dòng)力；藥物檔案，醫(yī)院內(nèi)的藥物種類(lèi)極其繁多，如果沒(méi)有相關(guān)檔案管理工作的支持，極易造成藥物混亂、丟失、短缺等重大問(wèn)題，因此健全的藥物檔案管理工作是不可或缺的。因此，為促進(jìn)檔案管理模式改革、提高醫(yī)院管理質(zhì)量，首先要加強(qiáng)醫(yī)院各級(jí)人員對(duì)醫(yī)院檔案管理改革工作的重視程度。

（二）健全管理體制

為能充分做好相關(guān)的醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)模式的改革，醫(yī)院各級(jí)管理人員均應(yīng)加快健全管理的體制，積極開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，明確工作職責(zé)，做到專(zhuān)人收集資料、專(zhuān)人接收并轉(zhuǎn)入檔案、專(zhuān)人保管；待各級(jí)審核后，必須將檔案妥善密封，加蓋密封章，進(jìn)行密封保管；還要全面落實(shí)責(zé)任的追究制度，防止出現(xiàn)隨意改動(dòng)或丟失檔案等情況，切不可未經(jīng)比準(zhǔn)隨意翻閱、復(fù)印、借出、或帶出。

（三）管理信息化、數(shù)字化

隨醫(yī)院檔案數(shù)量的日益升高，亟待建立電子檔案，形成信息化管理體系[4]。這就要求醫(yī)院工作人員及時(shí)更新對(duì)檔案管理的理念與管理模式的改革，充分了解信息化管理體系的高效性，降低以往的工作壓力，實(shí)現(xiàn)效率的大幅提升；同時(shí)，還需要做好配套的軟件系統(tǒng)，加快檔案信息數(shù)據(jù)的整理、維護(hù)和備份工作，從而提高醫(yī)院檔案的使用及研究?jī)r(jià)值。

（四）加隊(duì)伍建設(shè)

充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作人員的積極性，提高其綜合素質(zhì)，醫(yī)院加大培養(yǎng)力度，組織業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使其深刻認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的重要性，并能全面掌握檔案的材料整理、鑒別、歸檔、保管等技術(shù)，并統(tǒng)一規(guī)范檔案的外在形式，確保檔案的真實(shí)性、完整性以及實(shí)用性。

四、討論

合理應(yīng)用檔案管理模式是醫(yī)院管理檔案的根本與關(guān)鍵，及時(shí)針對(duì)各種問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整，勇于打破原有模式，以力求全方位提升醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量。

綜上所述，重視檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，建設(shè)信息化管理體系，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值，以進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]江波.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用思考[J].科學(xué)與財(cái)富，2016，（01）.

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[關(guān)鍵詞] 技校 檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理可以客觀反應(yīng)出一所技校的教學(xué)及管理水平。由于學(xué)校檔案整理并記錄了整個(gè)學(xué)校教學(xué)、管理及運(yùn)行的軌跡，是非常重要的信息資源，并且具有很高的參考價(jià)值。因此，系統(tǒng)和科學(xué)地規(guī)范技校檔案管理，對(duì)于研究和改進(jìn)技校的教學(xué)方法、提高教學(xué)質(zhì)量、提高管理水平以及樹(shù)立學(xué)校自身形象等諸多方面，有著十分重要的意義。

一、技校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.技校對(duì)于檔案管理工作的重視不夠

在短期表象上看，檔案的利用價(jià)值不會(huì)立即體現(xiàn)出來(lái)，因此很容易讓人產(chǎn)生檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要的觀念。當(dāng)前學(xué)校的檔案大多為人事檔案，是記載教師及員工的工作履歷、家庭背景及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容；而反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、教師教學(xué)水平、學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的教學(xué)類(lèi)型檔案記載則相對(duì)較少，學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用不夠重視。因此，技校檔案內(nèi)容信息量小，可利用的價(jià)值不高，也是造成檔案不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求而不被重視的原因之一。長(zhǎng)此以往就會(huì)形成惡性循環(huán)，技校對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)，而不能很好的服務(wù)學(xué)校建設(shè)。

2.技校檔案管理制度規(guī)程不明確

技校檔案室的規(guī)章制度流于形式，管理上較為混亂，缺乏條理。在收集和歸檔工作，制度不完善，制度的執(zhí)行不徹底；收集到的資料不完整，歸檔信息不明確；整理和分類(lèi)的方法不科學(xué)、不統(tǒng)一，這些都嚴(yán)重的影響了檔案管理的質(zhì)量，并且在檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用上存在著重藏輕用的現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。

3.技校檔案管理信息化程度不高

學(xué)校檔案管理信息化程度不高造成工作效率低下。隨著科技的發(fā)展，檔案的媒介越來(lái)越多樣化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。還有數(shù)字化檔案，以及錄音、影像、多媒體等多種類(lèi)的檔案。然而。由于經(jīng)費(fèi)投入不多、管理人員人手有限，學(xué)校檔案的管理大多仍停留在傳統(tǒng)管理階段，記載仍以紙為主，操作主要靠手工，管理是記錄與保存。這種方式不僅使檔案管理工作量大，成本也較高，不能達(dá)到信息的利用與共享，收效甚微。同時(shí)，原始的工作方法也造成檔案管理人員由于大工作量及繁瑣的工作流程，而缺乏足夠的時(shí)間和精力去深入開(kāi)發(fā)檔案的內(nèi)在價(jià)值。

4.技校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，缺乏相應(yīng)的進(jìn)修機(jī)會(huì)，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)較少，缺乏創(chuàng)新和活力。信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求檔案人員要有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)；要求檔案人員有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的能力，對(duì)聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理能力，并且具備信息管理和信息服務(wù)能力；要求檔案管理人員有較強(qiáng)的資源規(guī)劃能力，能在學(xué)校教研課題的形成、完成、推廣等多環(huán)節(jié)過(guò)程中進(jìn)行檔案采集、整理能力等。

二、對(duì)于技校檔案管理工作的建議

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視

無(wú)論是校方還是檔案工作者都應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案建設(shè)，善于利用檔案資料統(tǒng)管學(xué)校工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳，將檔案管理納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，建立規(guī)范的制度和人員職責(zé)規(guī)范。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正和總結(jié)。在經(jīng)費(fèi)上予以?xún)A斜，提高檔案工作硬件條件，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備提高檔案室的配備，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，引進(jìn)技術(shù)及管理機(jī)制，運(yùn)用相關(guān)軟件系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)和管理檔案工作，建立完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化。其次，對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，要理解自己工作的重要性，無(wú)論是專(zhuān)職還是兼職人員，都要熱愛(ài)檔案事業(yè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，為學(xué)校積累寶貴的資料，也是在為社會(huì)創(chuàng)造不可估量的知識(shí)財(cái)富。

2.建立健全技校檔案管理制度

一個(gè)健全的管理體制是整個(gè)檔案工作的核心，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。在實(shí)際工作中，比如關(guān)系到教職工切身利益的職評(píng)工作，參評(píng)教師必須具備學(xué)校所提供的個(gè)人檔案，其中包括其年度考核、榮譽(yù)獲獎(jiǎng)、初定材料、等情況，如果檔案材料不齊全，就無(wú)法進(jìn)入評(píng)升，那么直接影響其經(jīng)濟(jì)收入，進(jìn)而影響教職工的工作熱情。因此，只有建立完善的檔案管理制度，制定一套科學(xué)、完整、系統(tǒng)的檔案集中統(tǒng)一管理制度，才能將檔案管理工作捋順，使之規(guī)范化。學(xué)校應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度和檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確規(guī)定檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的程序，以及對(duì)檔案管理者的工作規(guī)范、職責(zé)和管理制度，都做出明確的要求，從制度上保證檔案資料的有效收集和保存，為檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮作用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.加快技校檔案館信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

信息化、網(wǎng)絡(luò)化是技校檔案管理的發(fā)展方向。技校應(yīng)該在上級(jí)管理部門(mén)的支持和幫助下，成立檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃?rùn)n案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張浪費(fèi)、查詢(xún)方式繁瑣、文件歸檔工作量大等突出問(wèn)題，形成了檔案信息處理的質(zhì)量與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無(wú)法滿(mǎn)足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，因此，學(xué)校對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行信息數(shù)字化處理同樣勢(shì)在必行。建立完成數(shù)字化檔案后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，可大大提高其速度和準(zhǔn)確性。然后，通過(guò)建立查詢(xún)終端，使用戶(hù)可以方便快捷的查詢(xún)到所需信息內(nèi)容，而不必像過(guò)去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時(shí)，檔案部門(mén)還可以將非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，這樣就可以有效地增加檔案資源的利用率，真正實(shí)現(xiàn)技校檔案信息資源共享，從而達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護(hù)方面的投資，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，使之盡快適應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的工作方法及運(yùn)行流程。

4.提高技校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案人員的素養(yǎng)，提高其相應(yīng)待遇是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化的必須條件。培養(yǎng)一批思想過(guò)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)過(guò)硬并且愛(ài)崗敬業(yè)的高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍。定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新，提供更多進(jìn)修提升的機(jī)會(huì)。在日常工作中，多做業(yè)務(wù)調(diào)研，多了解學(xué)校發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方法，推動(dòng)管理水平質(zhì)的飛躍。

篇5

人事檔案的功能是由服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實(shí)地反映出記錄對(duì)象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實(shí)現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位選聘人才提供準(zhǔn)確而可靠的信息。對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行改革，需要調(diào)整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會(huì)效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見(jiàn)物不見(jiàn)人，無(wú)法建立起與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹(shù)立科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)理念，從社會(huì)需求的角度出發(fā)，以為人服務(wù)為中心，突破傳統(tǒng)服務(wù)理念、技術(shù)手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ瑥亩龠M(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案管理改革中存在的問(wèn)題及其原因分析

第一，人事檔案材料的誠(chéng)信度不高。近年來(lái)，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動(dòng)人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時(shí)有發(fā)生，誠(chéng)信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無(wú)法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會(huì)就是誠(chéng)實(shí)信用，這也是檔案存在的基本價(jià)值，所以真實(shí)性是人事檔案賴(lài)以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識(shí)檔案的生命。

第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問(wèn)題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說(shuō)服力的正面材料，但是事實(shí)證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門(mén)沒(méi)有及時(shí)更新和補(bǔ)充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過(guò)去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無(wú)法判斷出人的個(gè)性特征，無(wú)法滿(mǎn)足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價(jià)值。

第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類(lèi)生活和工作的方式，而人事檔案管理部門(mén)仍然處于手工填寫(xiě)、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：其一，缺乏對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個(gè)人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個(gè)人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個(gè)人整治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個(gè)人德能勤績(jī)的歸檔，所以無(wú)法全面真實(shí)地反映出一個(gè)人的性格與成長(zhǎng)經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問(wèn)題的重要因素之一。

三、采取有效措施，改革人事檔案管理

（1）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來(lái)抓，牢固樹(shù)立以人為本的管理理念，建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)建誰(shuí)管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用，從而為國(guó)家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。

（2）加強(qiáng)管理，保證人事檔案材料的真實(shí)性。人事檔案材料來(lái)不得半點(diǎn)需求，所以必須加強(qiáng)材料內(nèi)容的真實(shí)性。人事檔案管理人員工作中必須嚴(yán)把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān)，對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)明正身，有疑問(wèn)的材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，從源頭上切斷問(wèn)題文件入口。二是管理工作人員要把好驗(yàn)證關(guān)，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行材料鑒定，檢查材料是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否清楚，重點(diǎn)信息是否完整，確定無(wú)誤后方可入檔。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對(duì)調(diào)動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和裝訂，由專(zhuān)門(mén)的單位進(jìn)行取送，要求檔案公章完整，個(gè)人不能私自帶出人事檔案。

篇6

《中華人民共和國(guó)檔案法》將檔案定義為：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

檔案種類(lèi)繁多，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的還可建立專(zhuān)門(mén)檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

檔案管理，也稱(chēng)檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)就是檔案管理。

檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案局管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，也稱(chēng)檔案信息組織。

做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類(lèi)整理好，不出差錯(cuò)，更重要的是必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱(chēng)。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

1.良好的政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具備各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅(jiān)持社會(huì)主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強(qiáng)的政治素質(zhì)。無(wú)論何時(shí)何地，都應(yīng)堅(jiān)持正確的政治方向，立場(chǎng)堅(jiān)定，嚴(yán)守機(jī)密。

2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對(duì)本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

（3）全面、扎實(shí)的實(shí)踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實(shí)際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時(shí)掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

3.愛(ài)崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛(ài)檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

4.與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責(zé)任心，具備較強(qiáng)的表達(dá)和溝通能力，具備高度的安全意識(shí)，具備一定的專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)。

三、加強(qiáng)檔案管理的措施與方法

加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.建立以人為本的檔案管理制度

檔案種類(lèi)繁多，形式各異。要實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理，就必須以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)，建立符合組織實(shí)際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個(gè)人需求與自我實(shí)現(xiàn)和組織協(xié)調(diào)發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學(xué)習(xí)型的組織氛圍，促進(jìn)組織成員個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，從而形成組織成員個(gè)人的自我實(shí)現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.嚴(yán)格規(guī)范文件的制發(fā)

檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過(guò)程中必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實(shí)體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類(lèi)歸檔；

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整；

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，便于整理。

3.科學(xué)管理電子檔案

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強(qiáng)電子文件的管理。

（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

（2）建立電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的電子文件管理體制，正確進(jìn)行電子文件的分類(lèi)與歸檔。

（3）做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（4）解決好電子文件的保存與利用。

4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢(shì)得到廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案在唯一真實(shí)的原始性、無(wú)法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無(wú)法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問(wèn)題：一是注意解決好檔案立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

5.創(chuàng)新檔案管理工作

用科學(xué)發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。

（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)，強(qiáng)化檔案使用效率意識(shí)。

（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

（3）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

6.堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。

篇7

第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國(guó)家的寶貴文化財(cái)富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。人事檔案是一個(gè)人的客觀的歷史記錄，特別是那些優(yōu)秀人才以及專(zhuān)家學(xué)者高度集中的高校，人事檔案不僅對(duì)個(gè)人非常重要，而且對(duì)單位以及國(guó)家也是非常重要的。人事檔案是一個(gè)具有歷史價(jià)值以及文字財(cái)富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠?qū)⒏咝Ｈ瞬诺木薮髢?yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。由于高校是人才高度集中的一個(gè)地方，這就要求人事檔案管理部門(mén)要對(duì)高校人才進(jìn)行分類(lèi)、分析，從而能夠解決高校人才的實(shí)際困難，最終能夠調(diào)動(dòng)高校知識(shí)分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發(fā)揮高校知識(shí)分子的潛能以及智慧，從而使得每一個(gè)知識(shí)分子能夠充分發(fā)揮自己的才能。

第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進(jìn)學(xué)校的教育改革以及發(fā)展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯(lián)系學(xué)校的各項(xiàng)改革。比如：勞動(dòng)人事制度的改革以及人才的進(jìn)出以及流動(dòng)；有關(guān)提拔以及使用干部；培養(yǎng)以及配置相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學(xué)的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對(duì)學(xué)校的教育改革以及和諧發(fā)展起著一個(gè)積極的推動(dòng)作用。

二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

目前，高校人事檔案管理工作存在一些問(wèn)題。然而從總體上來(lái)說(shuō)，高校人事檔案管理工作不能夠適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發(fā)揮其自身的作用。

其次，在人事檔案管理工作中，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案的宣傳以及交流的作用。在高校人事檔案管理的工作中，由于在校內(nèi)以及校外沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的宣傳，從而使得人事檔案管理工作不能夠得到應(yīng)有的重視。

再次，在人事檔案管理工作中，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案的參謀作用。目前，雖然高校人事檔案中包含了豐富的內(nèi)容，但是高校人事檔案沒(méi)有得到利用，從而使得高校人事檔案中出現(xiàn)了一些“死檔案”，最終不能夠?qū)Ω咝Ｈ瞬胚M(jìn)行合理的管理。

最后，管理人員的素質(zhì)以及設(shè)備的現(xiàn)代化水平存在著缺陷。目前，在高校人事檔案管理工作中，由于管理人員的素質(zhì)參差不齊，這就要求高校要不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平。除此之外，檔案管理設(shè)備的落后在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

三、加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的有效措施

在高校人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不僅影響著個(gè)人以及部門(mén)的利益，而且影響著整個(gè)學(xué)校的利益。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的工作，這就要采取以下的措施來(lái)加強(qiáng)高校人事檔案的管理工作。

第一，要加強(qiáng)人事檔案管理的收集工作。目前，一部人的人事檔案管理中只有幾份簡(jiǎn)歷表，然而這幾份簡(jiǎn)單的簡(jiǎn)歷表不能夠?qū)⒁粋€(gè)人的實(shí)際情況充分地反映出來(lái)。在人事檔案管理的工作中，人事檔案的管理人員要抱著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，在收集材料的時(shí)候要抱著為當(dāng)事人負(fù)責(zé)任的態(tài)度，并且要不斷地為當(dāng)事人的檔案進(jìn)行資料填充，最終能夠使得當(dāng)事人的人事檔案得到豐富。

第二，不斷提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及能力。高校的人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，并且要隨著時(shí)代的發(fā)展潮流進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，最終使得人事檔案管理工作能夠適應(yīng)教育的改革以及發(fā)展。與此同時(shí)，學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的政治教育，從而能夠使得人事檔案管理人員使用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力得到提高，并且能夠提高管理人員研究新情況、解決新問(wèn)題的能力，最終能夠使得管理人員更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。

第三，在人事檔案管理工作中，要促使檔案管理手段以及設(shè)備的現(xiàn)代化。高校人事檔案管理的手段以及設(shè)備要逐漸現(xiàn)代化，從而使得高校人事檔案管理工作能夠充分地發(fā)揮作用。第四，在人事檔案管理工作中，要根據(jù)檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容為學(xué)校進(jìn)行策劃。目前，高校人事檔案的管理工作處于被動(dòng)的地位。然而在以后的人事檔案管理工作中，要將“死檔案”變成“活檔案”，從而能夠根據(jù)我國(guó)的發(fā)展形勢(shì)以及學(xué)校的發(fā)展要求對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改革，最終使得人事檔案中的人力資源得到充分的發(fā)揮。

四、結(jié)語(yǔ)

篇8

關(guān)鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作

前言

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類(lèi)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒(méi)有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒(méi)有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒(méi)人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒(méi)有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專(zhuān)職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專(zhuān)以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專(zhuān)業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專(zhuān)業(yè)）的66人，專(zhuān)科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專(zhuān)業(yè)工齡短、專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來(lái)文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。

事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說(shuō)，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問(wèn)題復(fù)雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤(pán)帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門(mén)去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專(zhuān)柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣！

4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6．8％；而無(wú)設(shè)備無(wú)聲像檔案、有設(shè)備無(wú)聲像檔案、有聲像檔案沒(méi)集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒(méi)了來(lái)源。源頭沒(méi)控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?

6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開(kāi)重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書(shū)、畫(huà)冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書(shū)、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門(mén)、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門(mén)、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督，分類(lèi)指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專(zhuān)業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門(mén)配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過(guò)正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門(mén)收集和征集。④廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門(mén)實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

（五）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專(zhuān)柜或設(shè)專(zhuān)室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化 規(guī)范化 現(xiàn)代化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C 文章編號(hào)：1672-1578（2015）10-0259-01

1 引言

作為檔案管理的工作人員，其自身需要將其管理水平得以提高，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這樣才能使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，能夠?yàn)樯鐣?huì)及各企事業(yè)單位及時(shí)提供所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。本文主要對(duì)檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并針對(duì)這一系列問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策，并對(duì)檔案管理如何進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)行了分析。

2 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理的重視程度不夠

長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作者對(duì)于檔案的認(rèn)知度上存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理只是單純的對(duì)資料進(jìn)行記錄，將一些日常性事物進(jìn)行保管等，認(rèn)為這對(duì)企事業(yè)的發(fā)展沒(méi)有任何的重要作用，只要完成好資料的錄入及檔案妥善保管好，不丟失就行。從以上的分析中可以知道，很多的企事業(yè)對(duì)于檔案管理工作的實(shí)質(zhì)缺乏了解，沒(méi)有了解到其對(duì)企業(yè)的發(fā)展的重要性，這就導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理信息化改革上跟不上步伐。

2.2管理水平低，管理力量弱

絕大部分檔案管理者在入職之前都沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的檔案管理的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和存檔時(shí)常常分不清步驟，更談不上對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)及管理中的具體要求了。一些企業(yè)由于一些其他因素，使得其檔案管理員還需要兼職其他工作，這就使其無(wú)法專(zhuān)心的完成檔案管理工作。在對(duì)一些資料進(jìn)行收集時(shí)，由于檔案管理者沒(méi)有真正的了解到檔案管理的本質(zhì)，因此收集到的資料無(wú)法準(zhǔn)確的反映出真實(shí)的情況，在存檔時(shí)也無(wú)法做到及時(shí)的修正補(bǔ)充，這就導(dǎo)致了檔案管理的功能無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。

2.3檔案管理工作者在宣傳檔案管理的重要性上力度不夠

一方面檔案管理人員都身兼數(shù)職，因?yàn)橐恍l件的限制使得其無(wú)法及時(shí)的參與檔案管理的知識(shí)及技能的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)；另一方面，檔案管理工作者自己都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，更不要提對(duì)其的宣傳了。

2.4檔案管理手段相對(duì)落后

在檔案管理中，由于其管理的手段還處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，因此很容易丟失及損壞，并且這是一項(xiàng)耗時(shí)耗力耗物的工作，傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法與計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案處理軟件相提并論，傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的查找，有著很大的不便之處。

3 檔案管理對(duì)策及思考

檔案作為最真實(shí)的記錄，其記錄下了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展史，記錄了企業(yè)的最低谷也見(jiàn)證了企業(yè)的最高峰，記錄了企業(yè)中所有優(yōu)秀人員的工作經(jīng)驗(yàn)及心得，是企業(yè)最為寶貴的財(cái)富。就目前檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，針對(duì)其提出了幾點(diǎn)有效的對(duì)策。

3.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，制定檔案管理制度

需要將檔案管理者及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行講解，讓他們認(rèn)識(shí)到其的重要性，這樣才會(huì)提升檔案管理的設(shè)施。改善檔案管理的實(shí)施模式，將計(jì)算機(jī)及管理軟件引入到檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理方式舍棄。同時(shí)還需要提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及工作態(tài)度，這樣才能使檔案管理中資料的準(zhǔn)確性得以保障。

3.2完善檔案管理制度

在制定檔案管理工作制度時(shí)需要遵從以下幾點(diǎn)來(lái)進(jìn)行：第一，在制定規(guī)則制度時(shí)需要能夠?qū)n案管理中的科學(xué)化、規(guī)范化和合理化體現(xiàn)出來(lái)，并且需要根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)對(duì)其進(jìn)行制度的調(diào)整及完善；第二，在制定管理制度時(shí)，其條款需要簡(jiǎn)明實(shí)用。檔案管理制度的制定需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行，要確保其的可操作性，制定的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔易用，目標(biāo)性強(qiáng)，這樣才能讓檔案管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)有章可循；第三，在制定檔案管理制度時(shí)，需要全面的考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工等各方面的因素，領(lǐng)導(dǎo)作為制度的執(zhí)行者，員工屬于管理制度的操作者，要對(duì)這兩者起到約束作用。制定的制度需要管理部門(mén)嚴(yán)格的執(zhí)行，才能使其規(guī)范起來(lái)。

3.3加大對(duì)檔案管理的宣傳，提升檔案管理工作者的責(zé)任感

在對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行大量宣傳的同時(shí)需要先將管理工作者的意識(shí)提高，能夠準(zhǔn)確的將所收集的資料進(jìn)行審核，完整無(wú)誤的錄入到檔案庫(kù)中。在對(duì)檔案進(jìn)行鑒別時(shí)，檔案工作者能夠認(rèn)真仔細(xì)，能夠確保檔案的完整，對(duì)檔案工作的重要性能夠有正確的認(rèn)知，了解其的重要性。

3.4在對(duì)檔案的管理過(guò)程中，積極融入信息化，從而有效提高對(duì)檔案的管理效率

21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，其信息化的管理方式已然被社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域所接受，也逐漸被使用，其中包括檔案管理工作。目前，檔案管理工作人員面臨的最大難題就是在管理工作中有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。另外，在規(guī)定使用權(quán)限時(shí)，部分信息必須具有開(kāi)放性和共享性，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的公開(kāi)化。在這種情況下，能夠幫助員工樹(shù)立并增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而進(jìn)行合理的檔案管理工作，為提高檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前所有企業(yè)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，為了做到這一點(diǎn)，要時(shí)刻明確出現(xiàn)在檔案管理工作中的問(wèn)題并及時(shí)解決相應(yīng)的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，加上不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，以及將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理有效地與檔案管理結(jié)合起來(lái)，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]翟海燕.淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2013（15）.

篇10

關(guān)鍵詞：民生檔案；管理；問(wèn)題與對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、民生檔案相關(guān)概念

民生檔案不是一類(lèi)具體檔案的名稱(chēng)，指?jìng)€(gè)人、社會(huì)組織和機(jī)關(guān)形成的，關(guān)乎人民群眾利益的檔案。民生檔案涉及民生領(lǐng)域，它包括人民群眾社會(huì)管理、食品安全、醫(yī)療、教育、社會(huì)保障、勞動(dòng)就業(yè)等方面。民生檔案的形成具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)、種類(lèi)多、范圍廣等特點(diǎn)，且在服務(wù)民生的整個(gè)過(guò)程中有著重要的、積極的作用。檔案事業(yè)要用科學(xué)的發(fā)展觀對(duì)其進(jìn)行重新審視，探究民生檔案的建設(shè)和管理，使民生檔案更好的服務(wù)于社會(huì)民生建設(shè)是當(dāng)代檔案事業(yè)建設(shè)的重要任務(wù)。

二、民生檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）管理權(quán)不夠集中

廣泛的社會(huì)領(lǐng)域都為民生問(wèn)題所涉及，民生檔案被保存在不同的部門(mén)、不同的單位，而由此所造成的后果是民生檔案管理權(quán)不集中。民生檔案管理權(quán)不集中主要體現(xiàn)在同一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)的檔案分散給不同的科、不同類(lèi)型的檔案分配給不同的管理部門(mén)。同一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)的檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理，卻分散給不同的科保存。

（二）管理水平較低

民生檔案管理水平低下的體現(xiàn)是民生檔案規(guī)范、體系、制度不健全，且各行業(yè)、各部門(mén)、各級(jí)別在民生檔案的管理水平方面也不同。例如一些地區(qū)多年努力建設(shè)與管理民生檔案，初步形成一個(gè)關(guān)于民生檔案建設(shè)與管理的體系，但是因?yàn)橐恍┲骺陀^原因一些單位檔案管理水平低下。他們沒(méi)有意識(shí)到民生檔案管理的重要性，對(duì)此項(xiàng)工作的重視度不夠，而且檔案建設(shè)滯后。有些民生檔案歸檔很久卻也未對(duì)其進(jìn)行整理保存。還有一些不重視檔案的安全管理，檔案存在安全隱患。

（三）沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)槊裆鷻n案涉及的部門(mén)數(shù)量眾多，為了規(guī)范民生檔案，使其更好的被管理，一些檔案管理部門(mén)就制定相應(yīng)的規(guī)范，如《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》、《婚姻登記檔案管理辦法》等，效果也顯著。但是，有的民生檔案管理領(lǐng)域沒(méi)有自己的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。此外，因?yàn)樗贫ǖ墓芾硪?guī)范幾乎為各業(yè)務(wù)主管部門(mén)自行設(shè)計(jì)，沒(méi)有注重檔案的專(zhuān)業(yè)需求，因此所制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。

三、完善民生檔案管理的主要對(duì)策

（一）進(jìn)行管理權(quán)的集中

民生檔案管理權(quán)不集中是目前民生檔案管理的重要問(wèn)題，要解決這個(gè)問(wèn)題，使民生檔案管理權(quán)集中就要理順民生檔案管理體制，明確檔案管理部門(mén)的權(quán)利與責(zé)任。而理順民生檔案的管理體制的做法是對(duì)其進(jìn)行立法。立法是讓各單位、各行業(yè)檔案管理的部門(mén)受到各自行業(yè)檔案的行政管理部門(mén)及主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)。行業(yè)主管部門(mén)的責(zé)任是對(duì)民生檔案的實(shí)體進(jìn)行建設(shè)，并且提供建設(shè)經(jīng)費(fèi)及人力。通過(guò)立法，使各主管部門(mén)及行政管理部門(mén)能夠明確各自的責(zé)任及權(quán)利，也讓民生檔案管理體制得到更好的梳理，從而使民生檔案管理權(quán)高度集中。

（二）提高民生檔案管理的水平

提高民生檔案的管理水平，讓民生檔案造福民生，必須把向各部門(mén)分散的民生檔案資源進(jìn)行整合，建立一個(gè)完善的民生檔案相關(guān)的資源體系，達(dá)到資源共享，向人民群眾提供全方位、系統(tǒng)的、綜合的信息服務(wù)。對(duì)數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多的民生檔案有效整合的方式是信息整合，形成一個(gè)共用共享的平臺(tái)。信息有效整合的方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)民生檔案網(wǎng)絡(luò)管理方面的系統(tǒng)，形成一個(gè)網(wǎng)上民生檔案館，這個(gè)平臺(tái)對(duì)外提供在線檔案查詢(xún)的服務(wù)。

（三）逐步統(tǒng)一管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

依法治檔能夠使民生檔案對(duì)社會(huì)及民生進(jìn)行更好的服務(wù)。立法才能使民生檔案建設(shè)與管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，才能使民生檔案在對(duì)人民群眾進(jìn)行服務(wù)時(shí)有法可依，從法律的角度對(duì)檔案管理的有序運(yùn)行進(jìn)行保護(hù)。雖然《檔案法實(shí)施辦法》及《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，但是民生檔案非常復(fù)雜，并且人民群眾和檔案管理者的檔案法律意識(shí)非常淡薄，所以檔案管理的法制建設(shè)需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。民生檔案涉及廣泛的社會(huì)領(lǐng)域，因此對(duì)其進(jìn)行立法要以滿(mǎn)足公眾的需要為立足點(diǎn)，要采納人民群眾的意見(jiàn)。無(wú)論民生檔案的普法途徑、執(zhí)法方式、立法主體還是立法角度都要體現(xiàn)公共性。

結(jié)論

綜述所述，民生檔案的管理工作至關(guān)重要，不只是關(guān)乎廣大人民群眾的利益，同時(shí)，還有利于和諧社會(huì)的構(gòu)建，因此，從各個(gè)渠道加強(qiáng)民生檔案的管理工作是非常必要的，只有這樣才能讓民生檔案為人民服務(wù)、造福民生、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]陸慶華.民生檔案建設(shè)和管理存在問(wèn)題探析[J].池州學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，26（6）：84~86.